21-006 Bijlage 4. Ingekomen stukken AB
Tekst van het document
Activiteit
Tijdspad
Verkennen en benutten van de mogelijkheden van OCR en HTR.
2021 e.v.
Onderzoek andere methoden van beheer en ontsluiting beeldmateriaal
2021
Voortzetting crowdsourcingsprojecten
2021-2014
Verkennen en benutten van de mogelijkheden van Linked Open Data
2021 e.v.
Meer educatieve activiteiten op de scholen in het werkgebied van onze nieuwe partners.
2021-2024
11 Passagiers aan dek van een schip van de Stoomvaart Maatschappij Zeeland (SMZ) tijdens de dagdienst van Vlissingen naar Harwich, Engeland, 1930-1935. Foto: P.L. Kuijt. Zeeuws Archief, Collectie Kuijt, nr 83.
12 Steiger met boot van de Provinciale Stoombootdienst te Walsoorden, ca 1925. Zeeuws Archief, Fotoarchief J. Torbijn, inv.nr WAL-5.
28
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
Organisatie en bedrijfsvoering
De digitale ontwikkelingen gaan snel en de doorwerking daarvan op ons werkveld is groot. Dit vereist een organisatie die leergierig en flexibel is en tijdig investeert in mensen en middelen. In dit hoofdstuk beschrijven we beknopt wat er in de komende jaren nodig is.
Personeel De medewerkers vormen ons grootste kapitaal, zij zijn de dragende kracht van het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief wil een goede werkgever zijn omdat plezier in het werk en aandacht voor gezondheid en welbevinden van de medewerkers essentieel zijn voor een goed functioneren organisatie. In de beleidsplanperiode zal onder meer gewerkt worden aan vitaliteit, management stijl en sleutelvaardigheden en competenties van medewerkers. Constant vooruitkijken en inspelen op veranderingen zijn daarnaast essentieel om te komen tot een toekomstbestendige organisatie. Een voorspellende blik is nodig en de HR-strategie en het duurzame personeelsbeleid moeten een logisch onderdeel vormen van de bedrijfsstrategie. In de vorige beleidsperiode is hard gewerkt aan de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot. Op personeelsvlak is er daarom flink geïnvesteerd in uitbreiding van de formatie door het aannemen van nieuwe medewerkers met de benodigde competenties. Daarnaast is geïnvesteerd in de ontwikkeling van digitale kennis en competenties van de medewerkers. Ook in de komende beleidsperiode blijft dit een essentieel aandachtsgebied. Waar nodig huren we additionele expertise in. Een aspect dat in de komende beleidsperiode aandacht verdient is strategisch personeelsbeleid. Door middel hiervan kunnen we inspelen op toekomstige veranderingen.
Voorbeelden van strategisch personeelsbeleid zijn nieuwe manieren van werving en selectie, het bijscholen van personeel met als doel duurzame inzetbaarheid, en het actueel houden van de arbeidsvoor waarden. In de beleidsperiode gaat een beperkt aantal medewerkers met pensioen. In de volgende beleidsperiode loopt dit aantal op. Het is zaak hierop in deze periode voor te sorteren. Uitgangspunt bij het strategische personeelsbeleid is dat het aansluit bij de visie, missie en kernwaarden van het Zeeuws Archief. Interne communicatie Interne communicatie is van belang om de organisatie goed te laten functioneren. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wat er in en met de organisatie gebeurt waardoor eenieder zich betrokken voelt bij zijn of haar werk, inzicht heeft in de processen binnen de organisatie en samenwerking en afstemming efficiënter laat verlopen. Daarnaast is interne communicatie van belang bij de verbinding van de diverse disciplines die bij het Zeeuws Archief aanwezig zijn. Het draagt bij aan goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling.
29
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
Sleutelwoorden voor de interne communicatie van het Zeeuws Archief zijn: openheid, transparantie en samenwerking. De instrumenten die hiervoor worden ingezet blijven worden, zijn: > Structuur van teams en project-/werkgroepen die samenwerken en kennisdelen bevorderen > Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), tenminste 4x per jaar of zoveel vaker als nodig. Directie en medewerkers informeren elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, relevante projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc. > Agenda, hoofdpunten en notulen van de (tweewekelijkse) MT-vergaderingen worden zo spoedig mogelijk nadien gepubliceerd op intranet. > Het intranet van het Zeeuws Archief, wordt actief gebruikt voor onderlinge informatie voorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken. De open en transparante wijze van interne communicatie wil het Zeeuws Archief voortzetten, de componenten intern samenwerken en kennisdelen versterken. Dat kan door medewerkers in staat te stellen én te motiveren, inspireren en stimuleren om samen te werken en kennis met elkaar te delen.
Gebouwbeheer & Facilitaire Zaken Het Zeeuws Archief huisvest het Genealogisch Centrum Zeeland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, het Natuurkundig Gezelschap, de Walcherse Archeologische dienst, het Etty Hillesum Onderzoekscentrum, Fotoatelier Art in Print, de Stichting Godshuizen Middelburg en het Roosevelt Institute for American Studies. Het pand van het Zeeuws Archief wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor het onderhoud, beheer en instand houding van het pand. De huurovereenkomst met het RVB heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd tot de minister van OCW eventueel een ander standpunt inneemt. In de beleidsperiode wordt naar aanleiding van een evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel duidelijk welk standpunt dit zal zijn. Doordat het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk is voor het beheer, onderhoud en instand houding is er meer invloed op welke werkzaamheden wanneer plaatsvinden. Ook kan het Zeeuws Archief zijn duurzaamheidsambitie makkelijker realiseren. Zo zullen er in de beleidsperiode zonnepanelen op het nieuwbouw dak geplaatst worden. Daarnaast wordt het energieverbruik intensief gemonitord en word mogelijkheden onderzocht om meer energiebesparende en verduurzamingsmaatregelen te nemen.
Ieder jaar wordt op basis van het MOIP (Meerjaren onderhouds- en investeringsplan) bekeken en begroot welke werkzaamheden zullen worden uitgevoerd. Het MOIP wordt dan ook jaarlijks bijgesteld. Binnen het taakveld facilitaire zaken wordt de komende jaren ingezet op een excellente klantfocus, zowel intern richting de medewerkers, als extern richting onze bezoekers en klanten. Dit willen we bereiken door goede samenwerking met de andere taakvelden. Doel is een optimaal verloopt van het primaire proces.
30
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
Bestuur Het Zeeuws Archief heeft een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een afvaardiging van het Rijk (ministerie OCW), de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Het algemeen bestuur houdt toezicht op het dagelijks bestuur en komt minimaal twee keer per jaar bij elkaar. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Het Zeeuws Archief volgt de jaarlijkse beleids-en begrotingscyclus en legt jaarlijks verantwoording af via jaarverantwoordingen inclusief een controleverklaring van een accountant.
Risico’s Het Zeeuws Archief onderkent twee risico’s voor de komende beleidsperiode. Ten eerste bevinden wij ons op het moment van schrijven in de pandemie van Covid-19. Welke langetermijneffecten dit heeft op de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief is moeilijk in te schatten. Wij monitoren of het verwachte na-ijl effect van deze crisis impact heeft op de komende beleidsperiode. Zo nodig sturen wij bij en treffen we maatregelen. Ten tweede zien wij een risico in de evaluatie van de minister van OCW van het rijkshuisvestings stelsel. Het pand van het Zeeuws Archief is eigendom van Rijksvastgoedbedrijf en wordt door het Zeeuws Archief gehuurd.
31
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
13 De Zeelandbrug tussen Noord-Beveland en Schouwen in aanbouw, 1964. Foto: Firma J. Torbijn. Zeeuws Archief, Fotoarchief J. Torbijn, BRG-P-9.
14 Aan boord van de veerboot Maria van de familie Maas, op de lijn Anna JacobapolderZijpe, juli 1955. Zeeuws Archief, Beeldbank Schouwen-Duiveland, nr SGP-1101.
32
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
Terugblik 2017-2020
In de beleidsperiode 2017-2020 hadden we drie doelstellingen. 1 het Zeeuws Archief laten groeien naar hét e-Depot voor Zeeland 2 dienstverlening: beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie 3 collecties en publieksbereik Daarbij heeft het zwaartepunt gelegen op de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot en in het verlengde daarvan de (digitale) dienstverlening. Het Zeeuws Archief heeft goede resultaten geboekt wat betreft het behoud van de analoge collecties. Qua publieksbereik is er veel georganiseerd en de eerste nieuwe stappen voor een groter publieks bereik zijn gezet. We zien, onder meer tijdens de open dagen, dat er animo is voor publieks activiteiten en verwachten dat we het onderdeel publieksbereik in de volgende periode verder kunnen uitbouwen. We gaan hieronder per doelstelling verder in op de context en de resultaten van de afgelopen periode.
Doelstelling 1 Hét e-Depot van Zeeland Het Zeeuws Archief heeft belangrijke stappen gezet in het streven uit te groeien naar hét e-Depot van Zeeland. De verdere ontwikkeling van het tech nische deel van de voorziening was een belangrijk onderdeel daarvan, maar ook de begeleiding van de aangesloten of aan te sluiten overheden bij het op orde brengen van hun informatiebeheer om opname mogelijk te maken. Daarnaast zijn allerlei activiteiten georganiseerd om kennis over digitale duurzaamheid van overheidsinformatie te delen met alle Zeeuwse overheden, in de vorm van groepsactiviteiten en individueel advies. Naast overheden heeft de acquisitie van digitale niet-overheidsarchieven onze aandacht gehad. Dit heeft nog niet geleid tot de opname van particuliere digitale archieven
Resultaten 1 Implementatie e-Depot De nodige investeringen zijn gedaan in de technische infrastructuur en de ontwikkeling van digitale kennis en competenties van medewerkers. Er zijn nieuwe medewerkers aangetrokken om de expertise op digitaal vlak te verbreden en het team inspectie en advies is versterkt om de dienstverle ning aan de zorgdragers adequaat uit te voeren. 2 Aansluiting overheden op het Zeeuws e-Depot We hebben afgelopen periode intensief samen gewerkt met zorgdragers binnen de gemeenschap pelijke regeling en met de DVO-partners en de verschillende overheden in Zeeland. We hebben vijf overheden in Zeeland aangesloten op het Zeeuws e-Depot: de Provincie Zeeland en de gemeenten Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland en Terneuzen. In deze samenwerking met de overheden hebben wij de zorgdragers voorzien van kennis en advies op het gebied van informatiehuishouding. In een aantal gevallen zijn voorafgaand aan de aansluit trajecten pilots uitgevoerd om het beoogde traject te toetsen.
3 Ondersteuning en voorbereiding andere overheden De samenwerking met Zeeuwse overheden inzake digitale duurzaamheid en overbrengingen naar het Zeeuws e-Depot had in de afgelopen periode vooral het karakter van kennisopbouw en voorbereiding op de verduurzaming van de informatiehuis houding: dit betrof veelal analyses, uitzoekwerk, in kaart brengen van het werkveld, dit werkveld onder de aandacht brengen bij de zorgdrager en het management overtuigen van nut en noodzaak van te treffen maatregelen. In het kader van het voorbereiden van de niet aangesloten overheden hebben we voorlichtingsbijeenkomsten en workshops georganiseerd over optimaal digitaal informatiebeheer voor archiefvormers. De aanpak van de aansluittrajecten voor meer overheden en
33
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
particulieren is geconcretiseerd in een planning en loopt door in de nieuwe beleidsperiode 2021-2014. 4 Niet-overheidsarchieven Met enkele bedrijven en met enkele kerkelijke- en onderwijsinstellingen zijn gesprekken gevoerd, waarbij adviezen gegeven zijn over het digitaal informatiebeheer. Dit heeft nog niet tot aansluiting geleid.
Conclusie: veel gerealiseerd Er is veel werk verzet. We hebben een werkend e-Depot, het personeel is goed geëquipeerd en overheden zijn aangesloten. Het werkveld van het Zeeuws Archief is door de groei van het Zeeuws e-Depot vergroot, zowel op bestuurlijk als op uitvoerend niveau zijn de werkprocessen complexer geworden. Dit vraagt veel van onze medewerkers.
Doelstelling 2 Dienstverlening: beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie Het doel was om zowel online als offline actief te zijn bij het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van Zeeland. Het aanvankelijke plan om voor beheer en behoud uit te wijken naar het landelijke, fysieke depot in Emmen hoefden we niet uit te voeren dankzij nieuwe ontwikkelingen in het Zeeuwse.
Wat betreft het beschikbaar stellen van materialen, had de publieke toegankelijkheid in het bijzonder onze aandacht. Daartoe hebben we de dienstver lening in de fysieke studiezaal gecontinueerd. Daarnaast wilden we een digitale onderzoeks omgeving bouwen, om zo onderzoekers in staat te stellen vanuit huis onderzoek te doen. Tot slot wilden we ook de analoge archieven beter ont sluiten door metadatering van archieven en bijzondere collecties beter af te stemmen op het verwachtingspatroon van publiek en door de toegangen geschikt te maken voor hergebruik als open data. Ook scannen op verzoek was onderdeel van de dienstverleningsdoelstelling, zowel voor partners als publiek: om sneller op de vraag in te kunnen spelen én om de stukken niet meer uit te hoeven lenen.
Resultaten 1 Beheren en bewaren In de beleidsperiode zijn de analoge archieven van de volgende Zeeuwse overheden onder de hoede van het Zeeuws Archief gebracht: Terneuzen, Vlissingen en het de Zeeuws-Vlaamse archieven van Water schap Scheldestromen. Ook met de gemeente Schouwen-Duiveland is een proces gestart om het gemeentearchief gefaseerd onder beheer van het Zeeuws Archief te brengen, een proces dat per 1 januari 2021 wordt afgerond. Veel werk is verzet om de van deze zorgdragers overgenomen archieven te integreren in de bedrijfsvoering, op te nemen het collectiebeheer systeem van het Zeeuws Archief en beschikbaar te stellen voor publiekszaken en (daarmee) de dienstverlening aan gebruikersgroepen. Hierbij worden de toegevoegde archieven en collecties in toenemende mate ook online raadpleegbaar gemaakt. Werk dat in de volgende beleidsperiode wordt voortgezet. Het aanvankelijke voornemen om gebruik te maken van het landelijk depot in Emmen is niet geeffectueerd. Dankzij de aansluiting van de
34
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
gemeente Vlissingen kon het depot aldaar worden toegevoegd aan de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief en was het niet nodig om uit te wijken naar Emmen. 2 Beschikbaar stellen van informatie Fysiek zijn de collecties en het archief toegankelijk en te raadplegen in de studiezaal en online, waar onverminderd gebruik van wordt gemaakt. Daarnaast hebben we stappen gezet om de analoge archieven te voorzien van metadata en deze beschikbaar te stellen als open data. Ook hebben we ingespeeld op de behoefte van gebruikers om onafhankelijk van tijd en plaats de mogelijkheid te hebben om met onze collecties en het archief aan de slag te gaan. De beschikbaarheid van het archief is vergroot door de nieuwe website en digitale onderzoeksomgeving. Deze omgeving stelt bezoekers in staat om online de collecties en het archief 24/7 te raadplegen, vragen te stellen en in contact te treden met andere onderzoekers. Veruit het merendeel van de gebruikers doet online onderzoek in de archieven en collecties of maakt gebruik van de hiervoor ingerichte webpagina’s onder ‘Onderzoek-het-zelf’. Sinds de livegang van de nieuwe website op 1 november 2018 steeg het aantal paginaweergaven, evenals de gemiddelde bezoekduur aan de website. Het aantal verzoeken voor informatie via e-mail en sociale media is ook in de afgelopen periode toegenomen.
Het totale aantal verzoeken om informatie ligt jaarlijks rond de 1.000. We hebben online tools ingezet om het archief nóg toegankelijker te maken en via deze tools stimuleren we actieve publieksparticipatie. Zo hebben we de afgelopen jaren ervaring opgedaan met deelname van het publiek aan het indexeren van bevolkingsregisters via het crowdsourcings platform ‘Vele Handen’. De werkgroep Paleografie in Zeeland (PaiZ) en andere vrijwilligers gebruikten de transcriptietool om transcripties van hand geschreven bronnen beter toegankelijk te maken. Ook zijn er enkele kleine projecten uitgevoerd
waarbij oud-medewerkers van bedrijven met hun kennis beeldmateriaal uit de door het Zeeuws Archief beheerde bedrijfsarchieven beschrijven. We hebben ons ingespannen om de dienstverlening aan onderzoekers te verbeteren. Daartoe ontwikkel den we de dienst ‘scannen op verzoek’ om de analoge archieven digitaal beter bruikbaar te maken. In de afgelopen periode zijn de kosten die hiervoor in rekening gebracht worden stapsgewijs afgebouwd. Het infocentrum is tijdens kantooruren ook bereikbaar via WhatsApp.
Conclusie: dienstverlening sterk verbeterd Op het gebied van dienstverlening kunnen we vaststellen dat het Zeeuws Archief in de afgelopen periode klantgerichter is geworden. Er zijn veel stappen gezet en inspanningen geleverd om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en, zoals we van onze digitale bezoekers vernemen en terugzien in het online gebruik van onze collecties en archief, is dit ook gelukt. Tegelijkertijd kan ook worden vastgesteld dat er nog altijd werk te verzetten valt op het gebied van het toegankelijk maken van de analoge archieven door middel van digitalisering. Als gevolg van de aansluiting van de gemeentearchieven Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland zijn niet alle voornemens op dit gebied gerealiseerd.
Doelstelling 3 Collecties en publieksbereik De derde doelstelling viel uiteen in een onderdeel behoud van analoge collecties en het onderdeel publieksbereik. Behoud was gericht op analoog archiefbeheer in veilige en geklimatiseerde fysieke
35
> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024
depots. Het streven is dat alle papieren archieven fysiek raadpleegbaar zijn. Daartoe dienen de analoge archieven en collecties in een goed klimaat en onder goede hygiënische omstandigheden bewaard te worden, en worden reguliere behouds activiteiten uitgevoerd. Wat betreft publieksbereik was het doel om zowel online als offline dé werkplaats te zijn om de geschiedenis van Zeeland persoonlijk te ontdekken en onderzoeken. Hiertoe werden activiteiten ontplooid die zowel binnen Zeeland als landelijk een grote uitstraling hadden. Daarnaast speelt het Zeeuws Archief een voortrekkersrol bij het organiseren van regionale activiteiten op het gebied van de Zeeuwse geschiedenis en identiteit. Onder meer de open dagen en (de medewerking aan) analoge en digitale tentoonstellingen lenen zich ervoor om (delen van) de Zeeuwse geschiedenis zichtbaar te maken voor een groot publiek.
Resultaten 1 Behoud: analoog archiefbeheer De reguliere werkzaamheden om de collecties deskundig en adequaat te beheren en te behouden, zijn ook in de afgelopen periode gecontinueerd; deze zijn onderdeel van het primaire proces. Beheer en behoud bestaat niet alleen uit preventieve conservering: in de afgelopen periode conserveerden we ook objecten en stukken actief. Zo hebben we in ons restauratieatelier de materiële voorbereiding, conservering van het archief van het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen en het archief van de Deputaten van Oost- en West Indische zaken van de classes Amsterdam, Schieland en Walcheren uitgevoerd. Dit werd financieel mogelijk gemaakt door het landelijk programma Metamorfoze. We hebben verder ook gezorgd dat kwetsbare acquisities direct werden geconserveerd en gedigitaliseerd om deze te behouden voor de toekomst.
2 Publieksbereik De rijke collecties en archieven boden ons elk jaar weer de mogelijkheid een scala aan activiteiten te ontplooien en zo een breed publiek te bereiken. We trokken hierin op met het culturele veld in de regio. Lezingen, cursussen, rondleidingen, tentoonstel lingen en boekpresentaties waren vaste onderdelen van onze programmering. Ook presenteerden we regelmatig diverse topstukken in wisselende exposities, zowel in onze eigen tentoonstellings ruimte als in bruikleen op andere locaties. Een voorbeeld met landelijke uitstraling was de bruikleen van delen uit het archief van de MCC aan de Grote Surinametentoonstelling in de Nieuwe Kerk in Amsterdam, een tentoonstelling met maar liefst 183.000 bezoekers. In 2018 bestond Stichting Vrienden van het Zeeuws Archief 25 jaar, tijdens de jaarlijkse open dag is hier ruim aandacht aan besteed, onder andere door het brouwen van een eigen ‘Archiefbier’, gebrouwen door de Stads brouwerij Middelburg naar een recept uit de collectie van het Zeeuws Archief. We organiseerden ieder jaar educatieve activiteiten en ontwikkelden onderwijsprogramma’s voor het primair, voortgezet en beroepsonderwijs. Ook werkten we samen met University College Roosevelt en de Hogeschool Zeeland aan onderzoeksactiviteiten en speciale projecten. In samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit organiseerden we cursussen.
Meerdere offline en online kanalen hebben we in de afgelopen periode ingezet om een breder publiek te bereiken en het werk van het Zeeuws Archief zichtbaarder gemaakt. Zo leverden wij content en kennis aan de website Zeeuwse Ankers. Ook toonden we via het platform Google Arts & Culture in 2017 een eerste expositie. Hiervoor ontvingen we in 2019 de juryprijs van Geschiedenis Online. De bezoekerscijfers van onze website en online kanalen zijn na de lancering van de website en de online onderzoeksomgeving weer gestegen.
Badgasten in Vlissingen, ca 1925. Zeeuws Archief Foto Dert, nr 13126.
15
Zeeuws Archief Hofplein 16, Middelburg • info@zeeuwsarchief.nl • www.zeeuwsarchief.nl • t (0118) 678800
15
Auditplan 2020
Auditcommissie gemeente Middelburg 3 december 2020
Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland
Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9895 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de Gemeente Middelburg Postbus 6000 4330 LA Middelburg Datum
3 december 2020 Onderwerp
Auditplan 2020 Ons kenmerk
2012B79104/GTR Behandeld door
drs. R.J. Huser-Egter van Wissekerke RA
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Middelburg voor het boekjaar eindigend op 31 december 2020. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2020 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren alsook onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2017-2020. Het auditplan hebben wij op 3 november 2020 besproken met de auditcommissie. De input uit deze bespreking hebben wij verwerken in deze definitieve versie verwerkt. Het auditplan is een dynamisch document dat wij met u tussentijds bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Middelburg hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis zijn in ieder geval een belangrijke ontwikkeling die impact heeft op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van de gemeente als op de controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2020. Uiteraard zijn de exacte gevolgen voor de aard en reikwijdte van de accountantscontrole en de mogelijke invloed op de oordeelsvorming over de jaarrekening 2020 nu nog niet in te schatten. In het voorliggende auditplan hebben wij voor zover nu bekend en in te schatten een aantal belangrijke contouren en aandachtspunten ter zake geschetst.
Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie als de ambtelijke organisatie en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij. Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2020. Dat stelt ons in staat steeds op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal fungeren als certificerend accountant van uw gemeente. Wij gaan ervan uit dat de bijgevoegde informatie u van nut is en zijn indien gewenst graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend,
Deloitte Accountants B.V.
J. van Koert MSc RA
W.A. de Leeuw MGA RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave
© 2020 Deloitte The Netherlands
2
Auditplan 2020 Inhoudsopgave Inleiding en introductie
4
•
Accountantscontrole
5
•
Verbinding gemeenteraad, auditcommissie en accountant
6
•
Controleproces gemeente Middelburg
7
•
Goedkeuringstoleranties
8
Toelichting opdracht
9
•
Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
10
•
Reikwijdte en kernelementen van onze controle
11
•
Risico’s en aandachtsgebieden
12
•
Tijdspad
14
•
Rapportage en communicatie
15
•
Auditbudget
16
Bijlagen
17
•
A - ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
18
•
B - Het Deloitte-team
19
•
C - Onafhankelijkheidsbeleid en –procedures
20
•
D - Onze kwaliteitsbelofte
21
© 2020 Deloitte The Netherlands
3
Inleiding en introductie
© 2020 Deloitte The Netherlands
4
Inleiding en introductie Accountantscontrole Als accountant controleren wij voor u of de jaarrekening overeenkomstig de regels is opgesteld en of de (financiële) informatie bruikbaar is om een goed politiek verantwoordingdebat te voeren. Relevante aspecten hierbij zijn onder andere: 1.
Raad is opdrachtgever van de accountant.
2.
Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: • Auditplan; • Managementletter (tussentijdse controle); • Verslag van bevindingen; • Controleverklaring.
3.
Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.
4.
Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
5.
Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS).
© 2020 Deloitte The Netherlands
5
Inleiding en introductie (vervolg) Verbinding gemeenteraad, auditcommissie en accountant Doelstellingen auditcommissie 1.
Afstemming en communicatie.
2.
Verstrekken opdracht accountant en aansturen controleproces.
3.
Versterken controlerende rol gemeenteraad.
4.
Versterken horizontaal toezicht.
5.
Versterken politiek debat in de gemeenteraad.
6.
Versterken kwaliteit bestuurlijke informatievoorziening.
Rollen auditcommissie 1.
Coördineren.
2.
Afstemmen.
3.
Informeren.
4.
Adviseren.
5.
Géén besluitvormende bevoegdheden.
Verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant 1.
Auditcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.
2.
Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
© 2020 Deloitte The Netherlands
6
Inleiding en introductie (vervolg) Controleproces gemeente Middelburg
© 2020 Deloitte The Netherlands
7
Inleiding en introductie (slot) Goedkeuringstoleranties Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 169 miljoen =
€
1,7 miljoen
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 169 miljoen =
€
5,1 miljoen
Fouten
€
1,7 miljoen
Onzekerheden
€
5,1 miljoen
Rapporteringstolerantie
© 2020 Deloitte The Netherlands
8
Toelichting opdracht
© 2020 Deloitte The Netherlands
9
Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Doelen en kwaliteitsbelofte In overeenstemming met de Europese aanbesteding voor de accountantscontrole 2017-2020 heeft uw gemeenteraad Deloitte aangewezen als accountant. Wij bevestigen de met de gemeente Middelburg gemaakte afspraken over de opdrachtaanvaarding 2020 nog formeel met een aan de raad uit te brengen opdrachtbevestiging. In dit auditplan presenteren wij de gemeente Middelburg onze controleaanpak voor de jaarrekening 2020. Doelstellingen Deloitte biedt in dit auditplan de opdracht aan voor de jaarrekeningcontrole 2020:
•
Onze primaire doelstelling is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2020 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. De controle voeren wij uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden.
•
Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad.
•
De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen en andere gebieden alsook ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.
Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: •
Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten evenals significante tekortkomingen in de interne beheersing.
•
Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor verbeteringen in de bedrijfsprocessen en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die tijdens onze controle worden geïdentificeerd.
Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor de gemeente Middelburg is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente Middelburg die zich vertalen in onze risicoanalyse en specifieke aandachtsgebieden. Controle van hoogstaande kwaliteit Wij committeren ons aan het leveren van een hoogwaardige controle. De tijd die wij besteden aan een opdracht is 1 van de belangrijkste kwaliteitskenmerken. In bijlage D geven wij een meer gedetailleerde toelichting op onze kwaliteitsbelofte.
© 2020 Deloitte The Netherlands
10
Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Naast de reikwijdte van onze controle, vormen de risico-inschattingswerkzaamheden een belangrijke fase van onze controle. Het doel van deze beoordeling is de gebieden te bepalen waar wij onze controlewerkzaamheden op richten tijdens onze controle van de jaarrekening. Initiële risicoanalyse
Op basis van onze initiële risicoanalyse, spitsen wij onze controlewerkzaamheden toe op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het plannen van onze respons op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de interne beheersing van de gemeente Middelburg. Waar mogelijk maken wij bij onze werkzaamheden gebruik van data analyse. Controle als proces De jaarrekeningcontrole voeren wij in fasen uit. Deze fasen - inclusief de bijhorende planning, de activiteiten en resultaten - werken wij in het vervolg van het voorliggende auditplan nader uit. Cybersecurity en privacy Cybersecurityrisico’s blijven toenemen, in het bijzonder vanwege de volgende 3 oorzaken: •
Het continu stijgende automatiseringsniveau binnen organisaties maakt hen ook kwetsbaarder voor schade aan IT-processen, bijvoorbeeld vanwege cybercrime.
•
Steeds ingenieuzer aanvallen maken dat preventieve veiligheidsmaatregelen alléén niet effectief genoeg zijn.
•
Nieuwe wetgeving is van kracht (zoals de AVG) die organisaties dwingt hun informatiemiddelen efficiënt te beschermen. Indien een organisatie verzuimt de vereiste maatregelen te nemen om inbreuken op de veiligheid te verhinderen of te rapporteren, kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd.
Cybersecurityrisico’s dient u op efficiënte wijze te managen om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen in het behalen van de doelstellingen. Deze risico’s zijn steeds belangrijker, ook voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze controle benaderen wij uw organisatie kritisch ten aanzien van het identificeren van cyberrisico’s, de feitelijke beschermingsmaatregelen tegen cyberrisico’s, het identificeren van feitelijke cyberincidenten, de feitelijke reactie wanneer zich cyberincidenten voordoen en het efficiënte en effectieve herstel indien gegevens en systemen schade hebben opgelopen. Aandacht voor de ‘Tone at the Top’ Uit maatschappelijk oogpunt is de ‘Tone at the Top’ een zeer relevant onderwerp. Het is een onderwerp waar verscheidene partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de ‘Tone at the Top’ gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden: de ‘soft controls’ genoemd. Een meer gedetailleerde toelichting op de ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse is opgenomen in bijlage A.
© 2020 Deloitte The Netherlands
11
Risico’s en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Om relevant te zijn én blijven alsook meerwaarde te bieden aan de gemeente Middelburg, blijven wij op de hoogte van actuele ontwikkelingen en geven deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages. In 2020 is sprake van diverse ontwikkelingen van binnen en buiten uw organisatie alsook de activiteiten die de gemeente Middelburg uitvoert. Deze ontwikkelingen krijgen - voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole - een plaats binnen onze risicoanalyse en controleaanpak. Effecten coronacrisis Eén van de belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2020 is de coronacrisis. Gemeenten hebben hierbij te maken met veel nieuwe ontwikkelingen en acute vraagstukken vanuit de lokale omstandigheden (zoals tijdelijke opschorting van verplichtingen voor huurders van gemeentelijke accommodaties) en vanuit het rijk (zoals doorbetalingen in verband met omzetgaranties aan zorgaanbieders en diverse regelingen om onder andere zelfstandigen financieel te ondersteunen). De coronacrisis vraagt extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van deze (nieuwe) geldstromen en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente.
Daarnaast leidt dit tot extra aandacht en vraagstukken bij de accountantscontrole van het boekjaar 2020, zoals de wijze waarop achteraf bepaalde prestaties zijn vast te stellen en hoe om te gaan met situaties waarin gemeenten zijn gevraagd door te betalen zonder dat er een prestatie geleverd wordt. Mogelijk heeft dit ook gevolgen voor de mate waarin achteraf de getrouw- en rechtmatigheid van bepaalde geldstromen is vast te stellen en afhankelijk van de omvang van de onzekerheden voor de oordeelsvorming bij de jaarrekening 2020. Bij de controle van de jaarrekening 2019 hebben kennis genomen van een eerste voorlopig beeld van de corona-effecten voor de gemeente Middelburg. Hierbij is – mede op basis van de beschikbare rapportages, de daaraan ten grondslag liggende detailinventarisatie van corona-effecten en het VNG-overzicht met coronaeffecten – een analyse op hoofdlijnen gemaakt van de (verwachte) effecten van de coronacrisis op de financiën van de gemeente Middelburg (zoals extra uitgaven voor (inkomens)regelingen en inkomstenderving bij parkeerbelastingen).
Van belang daarbij is ook na te gaan in hoeverre bestaande interne beheersmaatregelen (zoals het uitvoeren van het autorisatie- en betaalproces ‘op afstand’ vanwege thuiswerken) zijn beïnvloed en hoe nieuwe processen en interne beheersmaatregelen (vooral de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers, Tozo) zijn geïmplementeerd. Wij hebben op basis van de nu beschikbare informatie en rekening houdend met de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2020 de volgende onderwerpen benoemd waarvoor extra aandacht en/of werkzaamheden nodig zijn bij zowel de in- als externe controle: • Tozo-regeling; • Debiteuren (meer specifiek de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van vorderingen); • Inkoop en aanbesteding (in ieder geval de wijzigingen in het autorisatie- en betaalproces door thuiswerken); • Subsidieverstrekking; • Wmo en jeugd (onder andere prestatielevering, continuïteit van zorg en omzetgaranties); • Parkeerbelasting en –boetes. Gedurende de controle van het boekjaar 2020 vullen en passen wij deze onderwerpen waar nodig aan, waarbij wij de met de auditcommissie geplande overleggen mede gebruiken om met elkaar bij te praten over de financiële effecten van de coronacrisis inclusief de verwachte c.q. mogelijke gevolgen voor de auditfee 2020 en de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2020.
© 2020 Deloitte The Netherlands
12
Risico’s en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Integratie werkzaamheden voormalig Porthos Vanaf 1 januari 2020 worden de werkzaamheden die door (voormalig) Porthos werden uitgevoerd door de gemeente Middelburg (TIM) zelf gedaan. Wij zullen vaststellen dat de inrichting van de werkprocessen en de geïmplementeerde beheersmaatregelen en getrouwe en rechtmatige verantwoording van die elementen van het sociaal domein mogelijk maken. Aandachtspunten daarbij zij de tijdigheid van oplevering van verantwoordingsinformatie door zorgleveranciers, de (rechmatigheids)controle op de prestatielevering en de kostenbeheersing. Overige niet limitatieve ontwikkelingen en aandachtsgebieden Een aantal, niet-limitatieve, andere ontwikkelingen en aandachtsgebieden zijn: •
Bedrijfsvoering, financieel beheer, financiële positie en bezuinigingen.
•
Grondexploitatie: • interne beheersing (procedures rondom de (waardering van) grondexploitaties, toetsen uitgangspunten en periodiciteit kostprijscalculaties en procedures rondom kostenbewaking van de complexen). • ontwikkelingen in relatie tot de raming (grondverkopen). • nieuwe c.q. in 2020 in exploitatie genomen grondexploitatie- en anderszins majeure projecten. • besluitvorming en implementatie beheersmaatregelen voor exploitaties langer dan 10 jaar. • invloed van corona crisis
•
Inkoop en aanbesteding en naleving externe regelgeving: beheersing en zichtbare naleving externe inkoop- en aanbestedingsregels, onrechtmatigheden.
•
Uitgaande subsidies: Kaderstelling, controleprotocol en naleving subsidievoorwaarden, onrechtmatigheden.
•
Volledigheid overige opbrengsten Beheersing en zichtbare controle op de volledigheid van overige opbrengsten (bijv. parkeeropbrengsten en lijkbezorging/begraafrechten).
•
Risicomanagement (interne beheersing) en beheersing frauderisico’s.
•
Interne beheersing en interne controle.
•
Rechtmatigheidsverantwoording (voorbereiding): • rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W in de jaarstukken vanaf boekjaar 2021. • dienstbaarheid interne controle.
•
Digitalisering, EDP audit en cyberrisico’s, belegd bij de gastgemeente Vlissingen. Ontwikkelingen om te komen tot een control reliance strategie.
•
Opvolging punten managementletter 2019.
© 2020 Deloitte The Netherlands
13
Tijdspad accountantscontrole 2020 Afgestemd op de Middelburgse P&C-cyclus Vooraf afgestemde planning, aansluitend op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en de P&C-cyclus van de gemeente. Periode
Activiteit
Resultaat
september 2020
Evaluatie 2019, concept auditplan 2020
3 november 2020
Afstemming concept auditplan met auditcommissie
2 november tot en met 21 november 2020
Interim-controle
18 december 2020
Bespreken managementletter met MT en portefeuillehouder Financiën
19 januari 2021
Bespreken managementletter met auditcommissie
Managementletter 2020
22 tot en met 26 februari 2021
Controle belastingen en opleggen privaatrechtelijke en publiekrechtelijke vorderingen – gastgemeenten Jaarrekeningcontrole
Controleverklaringen belastingverantwoording en verantwoording opgelegde privaatrechtelijke en publiekrechtelijke vorderingen Op te leveren stukken - Jaarrekening Concept accountantsverslag | College en directie Controleverklaring Accountantsverslag 2020
29 maart tot en met 23 april 2021 mei 2021 juni 2021
juni 2021
Bespreken accountantsverslag 2020 met DT en portefeuillehouder Financiën Bespreken accountantsverslag 2020 met auditcommissie
Presentatie accountantsverslag 2020 in commissie Algemeen Bestuur
Concept auditplan 2020 Werkafspraken 2020 Auditplan 2020 Op te leveren stukken – Interim-controle Ambtelijke terugkoppeling bevindingen Managementletter 2020 | College en directie, audit commissie en gemeenteraad Managementletter 2020
Accountantsverslag 2020
Presentatie accountantsverslag 2020
De data voor de overige besprekingen in 2021 worden in onderling overleg in december 2020 bepaald.
© 2020 Deloitte The Netherlands
14
Rapportage en communicatie Rapportages op maat voor elk gremium De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages: Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Bestuurlijke samenvatting managementletter voor de auditcommissie/gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle
Bestuurlijk relevante aandachtspunten; mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Managementletter voor het college en de directie
Na afronding van de interim-controle
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.
Controleverklaring voor de auditcommissie/gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken
Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften (Bbv), alsmede over de financiële rechtmatigheid.
15
Auditbudget 2020 Een faire prijs voor de hoogste kwaliteit Het basis auditbudget voor 2020 is overeenkomstig onze inschrijving op de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2017-2020 en de naar aanleiding hiervan met uw gemeente afgesloten meerjarige overeenkomst. Voor het boekjaar 2020 zijn op dit moment geen wijzigingen bekend in de wet- en regelgeving (waaronder Bbv) en de reikwijdte van de accountantscontrole. Wel worden vanaf het boekjaar 2020 de werkzaamheden die voorheen door Porthos werden uitgevoerd door de gemeente Middelburg zelf gedaan waardoor de omvang van onze controlewerkzaamheden zal toenemen. In de onderstaande kostenopstelling hebben wij dat tot uitdrukking gebracht. Zoals vermeld onder ‘Actuele ontwikkelingen’ heeft de coronacrisis wel een belangrijke invloed op de aard en reikwijdte van de accountantscontrole voor het boekjaar 2020 en mogelijk ook de oordeelsvorming over de jaarrekening 2020. De exacte impact ervan is op dit moment nog niet in te schatten en de verwachte benodigde extra werkzaamheden zijn daarom hierna in de opbouw van de auditfee 2020 als ‘PM’ opgenomen. Gedurende de controle bespreken wij periodiek met de organisatie en de auditcommissie de (mogelijke) gevolgen voor de controlewerkzaamheden en auditfee. Wij doen daarom het volgende voorstel voor de auditfee van 2020: Opbouw auditfee
Auditfee 2020 in €
Basis auditbudget 2019
87.110
Meerwerk non reliance strategie automatisering
10.264
Indexatie auditbudget 2019 voor 2020 (= 1,65% x auditbudget 2019)
1.607
Uitbreiding werkzaamheden die door voormalig Porthos werden uitgevoerd
PM
(WMO, Collectief Vervoer, leerlingenvervoer: recht op zorg, controle productieverantwoordingen/facturen, prestatielevering; de audit fee zal worden bepaald aan de hand van de uit te voeren inventarisatie) Extra werkzaamheden als gevolg van coronacrisis Auditfee 2020 (incl. corona en werkzaamheden voormalig Porthos als PM)
PM 98.981 + PM
Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voor doen in de wet- en regelgeving (waaronder Bbv), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande perioden zijn vastgesteld, die impact (kunnen) hebben op de auditfee 2020, dan treden wij hierover tijdig in overleg met u. © 2020 Deloitte The Netherlands
16
Bijlagen
© 2020 Deloitte The Netherlands
17
Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Middelburg. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity.
Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.
Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
© 2020 Deloitte The Netherlands
18
Bijlage B - Het Deloitte-team
De accountantscontrole voor het boekjaar 2020 wordt uitgevoerd onder leiding van Jesper van Koert. In verband met de toenemende complexiteit, het hogere activiteitenniveau en de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld aan de (wettelijke) accountantscontrole van een gemeente zetten wij een ervaren en gedreven controleteam in. De sleutelposities in het controleteam zijn, behoudens de lead client service director, ongewijzigd ten opzichte van het boekjaar 2019, zodat behoud van kennis en consistentie in aanpak en werkwijze zijn geborgd. Jesper van Koert neemt de rol van Wim de Leeuw als eindverantwoordelijke voor de controle-opdracht over, waarbij Wim als advisory partner optreedt en bij alle relevante besprekingen aanwezig is.
Jesper van Koert MSc RA
Wim de Leeuw MGA RA
Lead client service director
Advisory partner
06 12 01 07 79
06 55 85 35 88
jvankoert@deloitte.nl
wdeleeuw@deloitte.nl
drs. Ron Huser-Egter van Wissekerke RA Senior manager 06 55 85 32 23 rhuser@deloitte.nl
Bob Schmelzer MSc Manager 06 83 33 93 91 bschmelzer@deloitte.nl
drs. Danny Graus RE RA
Mr. Martijn Weijers
Director IT audit
Director vennootschapsbelasting
06 5311 9327
dgraus@deloitte.nl
06 – 52 04 84 66 mweijers@deloitte.nl
19
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures
Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Middelburg. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: •
Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken.
•
Diepgaande monitoringprocessen.
•
Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert.
•
Training voor alle partners, directors en professionals.
•
Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen.
•
Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers.
•
Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid.
•
Openbaar maken van de fees.
•
Besprekingen van het controleteam.
Specifieke waarborgen en procedures
Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: •
Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad.
•
Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
© 2020 Deloitte The Netherlands
20
Bijlage D - Onze kwaliteitsbelofte
De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Middelburg. Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.
Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: •
Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen.
•
Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening.
•
Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen.
•
Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving.
•
Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling.
•
Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag. Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Middelburg geborgd.
© 2020 Deloitte The Netherlands
21
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2020 Deloitte The Netherlands
Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad
Datum
11 december 2020 Kenmerk
COS/U202001040 Lbr. 20/089 Telefoon
070 373 8393 Bijlage(n)
-
Onderwerp
Nieuwsledenbrief coronacrisis nr. 21
Samenvatting Hierbij ontvangt u opnieuw een overzicht van de actuele ontwikkelingen rond corona. Wij gaan in op het extra budget voor ondersteuning van jongeren, de regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK), de start van de VNG Taskforce voor duurzaam herstel van de regionale economie, veelgestelde vragen rond de Tijdelijke Wet maatregelen COVID-19 (Twm) en de bereikbaarheid van de VNG tijdens de feestdagen.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl
U202001040
PROD
Aan de leden
Datum
11 december 2020 Kenmerk
COS/U202001040 Lbr. 20/089 Telefoonnummer
070 373 8393 Bijlage(n)
-
Onderwerp
Nieuwsledenbrief coronacrisis nr. 21
Geacht college en gemeenteraad, Hierbij ontvangt u opnieuw een overzicht van de actuele ontwikkelingen rond corona. Wij gaan in op het extra budget voor ondersteuning van jongeren, de regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK), de start van de VNG Taskforce voor duurzaam herstel van de regionale economie, veelgestelde vragen rond de Tijdelijke Wet maatregelen COVID-19 (Twm) en de bereikbaarheid van de VNG tijdens de feestdagen. Extra budget perspectief voor jongeren in coronatijd Het kabinet heeft € 58,5 miljoen vrijgemaakt voor de ondersteuning van jongeren in coronatijd. Het budget is bedoeld om de dialoog met jongeren te starten, activiteiten te organiseren, voor jongerenwerk en om extra aandacht te geven aan de mentale weerbaarheid van jongeren. In de kamerbrief ‘Stand van zaken COVID-19 8 december 2020’ wordt aangegeven dat dit bedrag langs drie lijnen beschikbaar komt: • via het gemeentefonds (totaal € 40 miljoen) • via het programma maatschappelijk diensttijd (€ 15 miljoen) • € 3,5 miljoen voor mentale weerbaarheid. De middelen via het gemeentefonds worden begin januari 2021 ter beschikking gesteld, samen met een aantal andere toevoegingen aan het gemeentefonds. • Extra budget perspectief voor jongeren in coronatijd (9 december 2020) De VNG vindt het belangrijk dat de dialoog met jongeren steeds nadrukkelijker op de agenda staat bij gemeenten en Rijk.
Eerder heeft de commissie Depla gemeenten opgeroepen hiermee voortvarend aan de slag te gaan en voorbeelden met elkaar te delen. Op 17 december wordt ook een VNG-webinar gehouden over het perspectief voor de jeugd.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl
U202001040
PROD
Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) Op 9 december heeft het kabinet bekendgemaakt € 130 miljoen beschikbaar te stellen voor mensen die in coronatijd in financiële problemen komen. Via de gemeenten zal extra hulp worden geboden door tijdelijke ondersteuning bij noodzakelijke kosten als deze door inkomensterugval niet meer betaald kunnen worden, zoals woonkosten. Het kan gaan om zelfstandigen die veel van hun opdrachten zien verdwijnen, of werknemers die vanwege quarantaine inkomsten mislopen. Deze regeling, de Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK), wordt op korte termijn in samenwerking met VNG, Divosa en gemeenten nader uitgewerkt. Het streven is dat gemeenten deze doelgroep vanaf 1 februari kunnen helpen. VNG Taskforce voor duurzaam herstel regionale economie Door de COVID-19-crisis verandert de economie ingrijpend, met gevolgen voor onder andere het midden- en kleinbedrijf (MKB), de arbeidsmarkt, en de binnensteden en dorpskernen. De gemeenten willen de komende jaren een belangrijke rol spelen bij het duurzaam herstel van de economie. De VNG heeft een taskforce onder leiding van wethouder Boaz Adank ingesteld, die zich richt op een duurzaam herstel van de regionale economie.
De taskforce richt zich daartoe op het volgende: • Versterking en transformatie van regionale economie en arbeidsmarkt met aandacht voor MKB • Aanpak maatschappelijke opgaven rond klimaat, energie, digitalisering en circulaire economie • Investeren in gebiedsontwikkeling: duurzame woonwijken, aantrekkelijke centra en werkgebieden en leefbaarheid van binnensteden en dorpskernen • Investeren in mensen: op de regionale arbeidsmarkt met een human capital agenda. De commissie doet een oproep aan gemeenten om hun initiatieven, vraagstukken en praktijkvoorbeelden te delen, zodat de VNG deze kan verbinden, opschalen en kan agenderen op landelijke tafels. Webinar herstel regionale economie Donderdag 10 december is ook een webinar over herstel regionale economie gehouden. Daarin werden ook de uitkomsten gedeeld van de enquête naar de ondernemersdienstverlening van gemeenten. Ondernemers gaven aan in ruime mate tevreden te zijn op de manier waarop ze worden ondersteund en gefaciliteerd door hun gemeenten. • •