Document · PDF

06-2023710 AB Begroting 2024

Commissie Algemeen Bestuur 12 september 2023, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Zeeuws Archief AB 10-7-202311.530 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Vastgestelde Begroting 2024 Zeeuws Archief

Middelburg, 10 juli 2023

Vastgestelde begroting 2024, 10 juli 2023

Inhoudsopgave Inleiding………………………………………………………………………………………

Beleidsbegroting: Programmaplan………………………………………………

5 Programma beheer………………………………………………………………………………………………….. 5 Wat willen we bereiken?.................................................................................................. 5 Wat gaan we daar voor doen?.......................................................................................... 5 Wat mag dit kosten?......................................................................................................... 9 Programma informatie en kennis…………………………………………………………………………….. 10 Wat willen we bereiken?.................................................................................................. 10 Wat gaan we daar voor doen?.......................................................................................... 10 Wat mag dit kosten?......................................................................................................... 12 Programma publieksbereik……………………………………………………………………………………… Wat willen we bereiken?................................................................................................. Wat gaan we daar voor doen?......................................................................................... Wat mag dit kosten?........................................................................................................

13 13 13 18

Overzicht algemene dekkingsmiddelen………………………………………………………………………… 19 Overzicht overhead…………………………………………………………………………………………………….. 22 Overzicht vennootschapsbelasting………………………………………………………………………………. 22 Overzicht onvoorzien………………………………………………………………………………………………….. 22

Beleidsbegroting: Paragrafen……………………………………………………..

23 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer………………………………………………………... 23 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen……………………………………………………………………… 25 Paragraaf financiering…………………………………………………………………………………………………. 26 Paragraaf bedrijfsvoering……………………………………………………………………………………………. 27

Financiele begroting: Overzicht van baten en lasten…………………..

Financiele begroting: Financiele positie……………………………………… Stand en verloop reserves………………………………………………………………………………………….. Stand en verloop voorzieningen…………………………………………………………………………………. Geprognosticeerde begin- en eindbalans……………………………………………………………………. EMU-saldo…………………………………………………………………………………………………………………..

34 34 37 38 38

Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakgebied………

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Inleiding Het Zeeuws Archief heeft een belangrijke rol in Zeeland in het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Dat geldt zowel voor de papieren bronnen, de gedigitaliseerde archieven als voor de born-digital informatie. In 2024 vinden onderzoekers en aangesloten overheden hun informatie in het Zeeuws Archief. Dat kan digitaal, via de website, maar ook door fysiek bezoek in de studiezalen in Middelburg, Terneuzen en Zierikzee. Het beeldmateriaal is via de website te raadplegen, de archieven zijn fysiek te raadplegen, gedigitaliseerde archieven zijn online raadpleegbaar, en nu nog fysieke documenten zijn digitaal te bestellen in de Archiefbank. Overheden krijgen opgevraagde stukken digitaal aangeleverd en hebben toegang tot hun informatie in het Zeeuws e-Depot. Het beleidsplan Verbinden en Inspireren van het Zeeuws Archief is leidend en zal in 2024 tot een afronding komen. Een nieuw beleidsplan zal eind 2024 gereed zijn. Naar verwachting zullen nog steeds e-Depot en publieksbereik daarin centrale thema’s zijn. Een goed publieksbereik kan alleen vanuit een collectiebeheer dat op orde is en door een grote mate van digitale beschikbaarheid.

Het Zeeuws Archief zet in 2024 dan ook onverminderd in op extra digitalisering van veelgevraagde bronnen, evenals op een vergroting van de dienstverlening middels de Archiefbank en door het benutten van de kansen die het nieuwe programma Metamorfoze biedt. De intentie is om het archief van de Deltadienst hiervoor aan te melden. De afgelopen jaren zijn al grote archieven digitaal toegankelijk gemaakt, zoals bouwdossiers, de rechterlijke archieven Zeeland, de bevolkingsregisters en andere veel geraadpleegde bronnen. De gedrukte notulen van de Staten van Zeeland zijn tevens via OCR machineleesbaar gemaakt. Aansluitend op de afgelopen jaren zal in 2024 veel inzet worden gepleegd op diverse nieuwe technieken van machineleesbaarheid van handgeschreven archieven, het programma Transkribus, en op linked data, waardoor de informatie in archieven gekoppeld kan worden aan informatie in andere bronnen. Ook het verder uitrollen van de aansluitingen op het e-Depot heeft een grote prioriteit. Ieder jaar is er de mogelijkheid voor nieuwe overheden om toe te treden tot het Zeeuws e-Depot om daarmee een langdurige en veilige bewaring van de born-digital informatie te garanderen. Onderdeel van de langdurige digitale bewaring is de nauwe betrokkenheid van het Zeeuws Archief bij overheden door toezicht op de vormgeving van de informatiehuishouding.

Tevens adviseert het Zeeuws Archief de aangesloten overheden. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering, openbaarheid en migraties. Het Zeeuws Archief biedt deze vorm van dienstverlening aan, zowel met eigen deskundigheid als ook door inhuur van externe partijen. Naar verwachting zullen de Archiefwet 2021, het archiefbesluit en de archiefregeling per 1 juli 2024 in werking treden. De voorgenomen uittreding van de minister uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, is vooralsnog bepaald op 1 januari 2025. Ook in 2024 zullen de gesprekken met OCW gevoerd worden, om te komen tot een gedragen en zorgvuldige afronding van het langdurige traject van uittreding. Diverse stappen zijn al genomen. Het overleg is constructief en zal leiden tot nieuwe gemeenschappelijke regelingen. Het is de intentie van het Zeeuws Archief om de gemeenschappelijke regeling na uittreding van het Rijk te versterken met nieuwe partners in de regio. Daarmee zal er een sterk bestuurlijk orgaan blijven, dat de publieke taken van de decentrale overheden in een publiekrechtelijke organisatie heeft vormgegeven. In de nieuwe Archiefwet 2021 wordt de delegatieopdracht van de minister voor beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief opgenomen.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

De bekostiging zal in de vorm van een specifieke uitkering plaatsvinden. De RHC’s dienen de duurzame digitale bewaring van overheidsinformatie in hun regio’s vorm te geven. Zij zullen in een netwerk blijven samenwerken en kennis blijven delen conform het uitgangspunt van de minister om robuuste RHC’s in de regio’s in een sterk onderling verbonden netwerk te houden. Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van het gebouw, waarbij de bekostiging van OCW wordt ontvangen. In 2021 heeft de evaluatie met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) plaatsgevonden. De bevindingen waren positief. Naar verwachting zal ook het nieuwe huisvestingsstelsel definitief ingaan per 1 januari 2025. De begroting 2024 is onderverdeeld in een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. In het programmaplan staat de toelichting op de reguliere werkzaamheden van het Zeeuws Archief, onderverdeeld in de hoofdstukken programma beheer, programma informatie en kennis en programma publieksbereik. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de financiële positie ten aanzien van de stand van de reserves en voorzieningen, de geprognosticeerde eindbalans en het EMU-saldo. Tot slot is een bijlage van baten en lasten per taakveld toegevoegd.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Beleidsbegroting: Programmaplan Programma beheer Wat willen we bereiken? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de implementatie van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Doel is dat alles dusdanig geconserveerd en beheerd wordt, dat het vind- en raadpleegbaar is. Wat gaan we daarvoor doen? Inrichting depot en klimaatbeheersing Voor het behoud van de stukken is klimaatbeheersing van de depots noodzakelijk. Om het goede klimaat in stand te kunnen houden zijn speciale filters geplaatst, die jaarlijks onderzocht worden op luchtzuivering. Daarnaast beschikt het Zeeuws Archief over dynamische temperatuur- en RV-controle voor de depots in Middelburg. Door permanente bewaking en bijsturing van temperatuur en luchtvochtigheid worden met behulp van algoritmes de depots dusdanig gebalanceerd dat er een minimale energievraag is. In alle depots wordt het klimaat constant en regelmatig gecontroleerd. Verder is onderdeel van een zorgvuldig depotbeheer dat de depots regelmatig extra gereinigd worden en is er een gedragsprotocol voor het omgaan met archiefstukken.

Het Zeeuws Archief beschikt op diverse plekken in Zeeland over depotruimte: in Middelburg in het pand van het Zeeuws Archief, in Terneuzen in het kantoor van het Waterschap Scheldestromen, in Vlissingen in de Hellebardierstraat en in Zierikzee in het stadskantoor. Alle vier de locaties worden regelmatig gecontroleerd op kiemgetallen en ongedierte. Ook vinden er regelmatig visuele inspecties plaats. Conserveren en restaureren Het Zeeuws Archief beschikt zelf over ruimte en medewerkers die conserverings- en restauratiehandelingen kunnen verrichten. Onder conservering en restauratie valt onder andere bemonstering van aanwinsten, verzorging van de logistiek rond de ontsmetting van archief door gammabestraling, actieve conservering (b.v. stukken voorbereiden voor digitalisering in het kader van eigen digitaliseringsprojecten en Metamorfozeprojecten), het maken van presentaties en het restaureren. Ook in 2024 worden extra uitzendkrachten ingehuurd voor herverpakkingsprojecten voor de diverse partners. Metamorfoze Het Metamorfozeproject Zeeuwse Families wordt naar verwachting december 2023 afgerond. De (financiële) eindrapportage zal plaatsvinden in begin 2024. Na goedkeuring van de rapportage ontvangt het Zeeuws Archief in 2024 het laatste subsidiebedrag. Het project Zeeuwse Molukse Woonoorden voor het Programma Indisch Erfgoed Digitaal wordt ook in 2023 afgerond.

De (financiële) eindrapportage moet uiterlijk december 2023 plaatsvinden. Het laatste subsidiebedrag zal, na goedkeuring van de rapportage in 2024 aan het Zeeuws Archief worden uitgekeerd. Het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden gaat van start in 2023 en zal doorlopen in 2024. Naar verwachting wordt dit project afgerond in 2025.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Het Zeeuws Archief streeft ernaar een aanvraag te doen voor een nieuw Metamorfozeproject betreffende de archieven van de Deltadienst. Afhankelijk van een aantal factoren zal deze aanvraag plaatsvinden eind 2023 of in 2024.

e-Depot: Digitaal duurzaam en het Zeeuws e-Depot Digitale duurzaamheid bij lokale overheden en de deelname aan een goed geoutilleerd Zeeuws eDepot, zijn ook voor 2024 speerpunten voor het Zeeuws Archief. Inzet is om duurzame bewaring en beschikbaarstelling van de digitale archieven van de Zeeuwse overheden, gemeenschappelijke regelingen en particuliere archiefvormers in Zeeland, te kunnen verzekeren in het Zeeuws e-Depot. Ook in 2024 staat de samenwerking met op het e-Depot aangesloten zorgdragers centraal: digitale archieven op orde, archiefvorming inclusief openbaarheid en vernietiging ‘by design’, tijdige overbrenging en uitplaatsing naar het Zeeuws e-Depot. Naar verwachting zijn op 1 januari 2024 acht Zeeuwse overheden aangesloten op het e-Depot. Het streven is in 2024 nog twee overheden aan te sluiten. Het Zeeuws Archief ondersteunt en adviseert de Zeeuwse overheden bij de transitie die zij doormaken van analoge naar digitale archiefvorming, veelal via een bewerkelijke hybride situatie als tussenstap. Aansluittrajecten In de aansluittrajecten is het Zeeuws Archief naast het realiseren van overbrenging en uitplaatsing, nadrukkelijk ook betrokken bij creëren van overzicht en inzicht van de digitale archieven bij een lokale overheid en het per archief bepalen van de juiste bewaarstrategie. Doel: in control zijn of komen doordat de informatie op orde is.

In samenhang met de inspectietaak, vraagt de archiefvormer hier een bredere adviesrol, betrokkenheid bij applicatie- en werkprocesinrichting. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering en bestandsformaten: archiving by design. Waar mogelijk wordt de verbinding gelegd met zorgdragers met overeenkomstige vraagstukken, voor het delen van ervaringen en gezamenlijk optrekken naar leveranciers. In de aansluittrajecten is er nauwelijks sprake van kant en klaar over te brengen digitale archieven. Naast bovengenoemde (meer technische) uitdagingen voor het digitaal atelier, is er veelal sprake van het achteraf op orde brengen van informatieobjecten voorafgaand aan overbrenging: denk aan completeren van dossiers en toekennen van metadata. Onderzocht wordt welke mogelijkheden er zijn om hiervoor nieuwe methoden en technieken toe te passen. Inzet externe deskundigheid Concrete opgaven in aansluittrajecten van de Zeeuwse overheden vragen inzet van externe expertise voor het genereren van exports indien zorgdrager en diens applicatieleverancier deze niet beschikbaar kunnen stellen en voor het converteren van bestandsformaten in conversie van nietvoorkeursformaten of zelfs ‘exoten’. Dit alles vergt grote inzet van kennis en middelen waarvan de kosten veelal worden gedragen door de zorgdrager.

Preservica en digitaal atelier Ook in 2024 zal de focus nog gericht zijn op het verder in control komen en goed borgen van alle eDepot-processen, van ingest tot en met beschikbaarstelling en publicatie in en vanuit Preservica. Hierbij zal aandacht uitgaan naar het gebruik van de nieuwe mogelijkheden die Preservica biedt en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen als de toegangverlening, bijvoorbeeld met gebruik van API’s, maar ook de integratie van de zoekfunctie op de website van het Zeeuws Archief en de beschikbaarstelling van open data. Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Mogelijk is in 2023 besloten tot opschaling naar een Enterpriseversie. Dit besluit leidt ook in 2024 tot extra werkzaamheden. Daarnaast wordt rekening gehouden met externe inhuur voor de inrichting en doorontwikkeling van functionaliteiten en opslag van e-depotapplicatie en digitaal atelier. Preserveringsbeleid In 2024 wordt het preserveringsbeleid geactualiseerd met daarin een set van maatregelen en een uitvoeringspraktijk voor monitoring en herstel of vervanging. Hierbij wordt nadrukkelijk gekeken naar de ontwikkelingen bij het Nationaal Archief en de RHC's. Scans Ook in 2024 wordt alle ruimte die er is om te ingesten in Preservica benut, en worden de scans van analoge archieven opgenomen. Daarnaast wordt onderzocht of en hoe de beschikbaarstelling van scans vanuit Preservica kan worden gerealiseerd, zodat de dubbele opslag (in MAIS-MDWS en Preservica) mogelijk kan worden uitgefaseerd. Landelijke ontwikkelingen en samenwerking Dutch User Group (DUGP) De DUGP is de samenwerking van de Nederlandse gebruikers Preservica. Het Zeeuws Archief zal hier bijdragen leveren en eigen ervaringen inbrengen. Doel is om samen op te trekken om de mogelijkheden van Preservica te benutten en uit te breiden. Bijvoorbeeld door het gezamenlijk formuleren van gewenste ontwikkelingen, om zo sterk te staan in het richting geven van de leverancier binnen een grote internationale gebruikersgroep.

Maar ook door zaken mogelijk te maken in een gedeeld opdrachtgeverschap. Architectuurcommissie Ondanks het wegvallen van de gedeelde technische infrastructuur in de landelijke aanpak e-Depot blijft de Architectuurcommissie een belangrijke ontmoetingsplek om af te stemmen over de architectuur van de RHC's: hoe organisatie, processen, techniek en “harde” infrastructuur met elkaar samenhangen zodat een vertaling kan worden gemaakt naar de benodigde voorzieningen, standaarden en producten en diensten m.b.t. collectiebeheer en beschikbaarstelling. Ontwikkelingen als Common Ground en Bewaren bij de bron worden gevolgd en zo mogelijk vertaald in een aanpak voor het Zeeuws Archief in de Zeeuwse context. Een ander belangrijk aandachtspunt is de beschikbaarstelling van de scans van analoge archieven vanuit Preservica en de eisen die dit stelt aan de informatiearchitectuur van het Zeeuws Archief. Stadhuiscollecties Verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg Het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Veere en Middelburg wordt uitgevoerd door het Zeeuws Archief. De objecten uit deze verzamelingen zijn van belang voor de Zeeuwse geschiedenis.

Tot het beheer wordt gerekend: • het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; • registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; • het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; • het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; • het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collectie; • het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen. Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

•

Uitvoering geven aan de aanbevelingen in de rapporten van bureau Raadsaam over herplaatsen van de collectie. • het deelnemen aan manifestaties over de historische relatie met Schotland: Samenwerking met Nationaal Archief van Schotland. In 2024 wordt verder gewerkt aan een effectieve presentatie van beeld- en kunstcollecties en een doelmatig fysiek beheer van de collecties van Middelburg en Veere.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2022 783.528 -60.877 722.651

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

1.033.665 -61.075 972.590

1.009.364 -63.792 945.572

1.162.199 -66.343 1.095.855

1.020.675 -66.343 954.332

Specificatie programma beheer 1e wijziging

Realisatie 2022 Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere

Saldo

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

588.280

700.458

636.375

756.229

51.191

50.699

57.449

52.699

44.326 0 99.731 195.248

122.954 500 159.054 333.207

105.402 500 209.637 372.988

100.762 500 252.009 405.970

-17.393 -43.484 -60.877

-17.450 -43.625 -61.075

-18.226 -45.566 -63.792

-18.955 -47.388 -66.343

722.651

972.590

945.572

1.095.855

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Begroting

Programma informatie en kennis Wat willen we bereiken? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij aangesloten overheidsorganisaties. Wat gaan we daarvoor doen? Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Inspectie In de afgelopen jaren zijn verdere aanpassingen in de werkwijze met betrekking tot het toezicht voorbereid die een efficiëntere werkwijze tot doel hebben. Deze konden in 2023 niet geïmplementeerd worden in verband met de personele wijzigingen die in het team plaatsvonden. Dit vindt in 2024 wel plaats. De serie audits routinematige vervanging die eind 2022 tijdelijk moest worden onderbroken, wordt in 2024 voortgezet. Hiervoor wordt externe ondersteuning ingezet. De ontwikkelingen in relevante wet- en regelgeving worden gevolgd en waar nodig volgen de teamleden hiervoor opleidingen. Acquisitie In 2023 wordt een nieuwe acquisitiebeleidsplan opgesteld. De daarin benoemde prioriteiten worden vanaf 2024 uitgevoerd. Daarnaast komt steeds meer digital born materiaal richting het Zeeuws Archief. De leden van het team acquisitie worden opgeleid om deze bestanden adequaat te kunnen opnemen en de bijbehorende werkprocessen van digitale opname tot en met beschikbaarstelling worden vormgegeven.

Primair toegankelijk maken In 2023 is gestart met het vormgeven van nieuw beleid voor toegankelijk maken en nader toegankelijk maken. Het streven is om ontoegankelijke archieven sneller te verwerken maar ook om in de vormgeving van de toegangen beter aan te sluiten op de eisen die vanuit integrale toegankelijkheid (zoals het aanbieden via linked data) gesteld worden. Zo kan het publiek de archieven sneller gaan gebruiken voor onderzoek, maar wordt het ook gemakkelijker om relaties te leggen tussen archieven en collecties binnen én buiten het Zeeuws Archief. Inventarisatie Aan de verbetering van de toegankelijkheid, materiële verzorging en digitalisering van de archieven van de Deltadienst wordt verder gewerkt. Door de eigen medewerkers en door enkele geschoolde vrijwilligers wordt gewerkt aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de analoge en digitale archieven, zowel die van de overheid als die van particulieren. Daarnaast wordt net als in 2023 met inzet van externe deskundigheid gewerkt aan het toegankelijk maken van een aantal analoge archieven. MAIS-Flexis Net als in 2023 wordt extra ingehuurd voor applicatiebeheer zodat toegangen die bijna gereed zijn voor publicatie, versneld kunnen worden afgerond. Nader toegankelijk maken Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Beeld & Geluid In 2024 wordt de uitvoering het in 2023 vastgestelde beleidsplan voor beheer en beschikbaarstelling van Beeld & Geluid voortgezet. Voor de krantenfoto’s die in 2023 gescand zijn, wordt in 2024 een crowdsourcingsproject gestart en voor het gedigitaliseerde AV-materiaal wordt een plan voor de ontsluiting gemaakt en in uitvoering genomen Data science Het Zeeuws Archief krijgt steeds meer te maken met complexe bewerkingen van grote hoeveelheden data en scans. Dit vergt aanpassingen in MAIS-Flexis en op de website. Het beschikbaar maken van data als Linked Open Data wordt integraal aangepakt zodat de achterkant (de data in MAIS-Flexis) en de voorkant (de presentatie op het web) goed op elkaar worden afgestemd. Dit vraagt in 2024 wederom om inhuur van specifieke kennis van data scientists. Data delen – proefproject LOD Het Zeeuws Archief is bronhouder van digitaal erfgoed. Als bronhouder zorgt het Zeeuws Archief ervoor dat erfgoedinformatie naar elkaar kan verwijzen, bijvoorbeeld door het gebruik van gemeenschappelijke terminologiebronnen. Het Zeeuws Archief wil zijn erfgoedinformatie gaan delen volgens de principes van Linked Open Data (LOD). Daardoor kunnen dienstverleners erfgoedinformatie combineren en er bruikbare toepassingen mee ontwikkelen voor hun eindgebruikers. Deze afspraken vallen binnen de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA).

Toegangen en nadere toegangen van het Zeeuws Archief worden als open data aangeboden via MAIS-MDWS in de website van het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief verwerft gestaag meer kennis van LOD en doet daar stapsgewijs ervaring mee op. Eerder zijn in samenwerking met anderen, waaronder het Nationaal Archief en het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), de mogelijkheden verkend voor het omzetten van datasets naar LOD. Het Zeeuws Archief heeft een tijdelijk ruimte in de NDE-triple store gekregen voor het toekomstige hosten van de proef-LOD-set. In 2022 is zijn de datasets verder bewerkt tot Linked Open Data. In 2023 is een volgend LOD-project gestart en in 2024 wordt onderzocht of grotere databestanden kunnen worden geschikt gemaakt voor LOD. Handschriftherkenning Het Zeeuws Archief gebruikt de applicatie Transkribus om scans van enkele archieven te transcriberen. Het Zeeuws Archief heeft eerder met notariële archieven deelgenomen aan het project ‘De ijsberg zichtbaar maken’ van het Nationaal Archief. Hierbij werden scans met kunstmatige intelligentie via de applicatie Transkribus getranscribeerd, waardoor teksten doorzoekbaar worden. Deze transcripties zijn downloadbaar vanaf de website Zenodo. Alle transcripties van archiefstukken uit het Zeeuws Archief moeten doorzoekbaar worden op Zeeuwsarchief.nl.

Het Zeeuws Archief gaat na op welke wijze(n) deze doelstelling gerealiseerd kan worden. In 2024 is het doorzoeken van transcripties mogelijk via de website, via MAIS-(M)DWS of op andere wijze. Digitalisering In de loop van 2023 wordt bepaald welke archieven in 2024 zullen worden gedigitaliseerd. De digitale voorbereidingswerkzaamheden zullen reeds zijn gestart in 2023. DVO’s fysiek archief De externe kosten die rechtstreeks samenhangen met het uitvoeren van het bewaren, beheren en beschikbaarstellen van de analoge archieven van de DVO-partners worden hier inzichtelijk gemaakt. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld om de inhuur van uitzendkrachten voor verpakwerkzaamheden inclusief de benodigde gebruiksgoederen voor conservering en restauratie, knaagdierpreventie in de verschillende depots buiten Middelburg, ICT-voorzieningen en specifieke digitaliseringsprojecten. Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Zakelijke dienstverlening Vooralsnog wordt in 2024 alleen rekening gehouden met de bijdrage van de gemeente Kapelle voor het uitvoeren van behoudswerkzaamheden.

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2022 1.967.259 -331.877 1.635.382

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

1.865.266 -20.000 1.845.266

2.303.702 -68.363 2.235.339

2.005.144 -5.000 2.000.144

1.584.122 -5.000 1.579.122

Specificatie programma informatie en kennis 1e wijziging

Realisatie 2022 Salarislasten programma informatie en kennis Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie - primair toegankelijk maken - nader toegankelijk maken - digitalisering - DVO's fysiek archief - zakelijke dienstverlening

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

1.372.071

1.282.887

1.442.785

1.340.466

5.495

4.500

116.310

4.500

61.685 16.397 138.784 125.823 247.004 595.188

209.311 48.500 273.750 46.318 0 582.379

257.786 103.000 255.579 128.242 0 860.917

267.364 102.000 169.916 120.897 0 664.677

-331.877 -331.877

-20.000 -20.000

-68.363 -68.363

-5.000 -5.000

1.635.383

1.845.266

2.235.339

2.000.144

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Programma publieksbereik Wat willen we bereiken? Het Zeeuws Archief is een gastvrij kenniscentrum, online én offline, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een bron van informatie en inspiratie voor iedereen die belangstelling heeft voor de Zeeuwse geschiedenis. Het programma publieksbereik omvat: • een digitale onderzoekomgeving via de website, met dienstverlening op maat; • een website die het publiek uitnodigt tot participatie; • een website waar overheidsorganisaties en het publiek alles vinden over de taken en de organisatie van het Zeeuws Archief; • een groeiend aanbod van archieven en collecties, online en offline; • zoekgidsen voor hulp bij onderzoek geven contextuele informatie die de toegang tot de archieven en collecties vergemakkelijkt; • een goed lopend fysiek infocentrum; • het coördineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, het organiseren en verzorgen van cursussen, het stimuleren van het online en offline gebruik van bronnen en het fysiek en digitaal zichtbaar maken van archieven en collecties door middel van tentoonstellingen en presentaties; • het organiseren van open dagen, symposia, lezingen, workshops en rondleidingen; • het aanreiken van persinformatie, artikelen en publicaties aan media; • het actief en passief naar buiten

presenteren van de instelling en de collectie; • actieve samenwerking met andere erfgoed- en culturele instellingen. Met deze verscheidenheid aan middelen breidt het Zeeuws Archief het publieksbereik van zowel de instelling als de collectie uit en profileert het zich als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Wat gaan we daarvoor doen? Infocentrum, fysiek en digitaal Het belang van digitale dienstverlening blijft een belangrijke ontwikkeling. Het Zeeuws Archief kan de bezoekers steeds meer online van dienst zijn. De website stelt mensen in staat meer (achtergrond)informatie te vinden, onder meer door middel van zoekgidsen voor hulp bij onderzoek. Deze zoekgidsen worden ook gebruikt om gestelde vragen snel en efficiënt te beantwoorden. De reguliere werkzaamheden in de studiezaal worden uitgevoerd, zoals het helpen van bezoekers en het beantwoorden van vragen die via de email, per brief en telefonisch binnenkomen. Steeds meer vragen worden digitaal gesteld. In het Zeeuws Archief Terneuzen worden de archieven van waterschap Scheldestromen van ZeeuwsVlaanderen beschikbaar gesteld. Tevens worden daar op aanvraag stukken van de gemeente Terneuzen ter inzage gegeven voor bestudering door bezoekers. In het Zeeuws Archief Zierikzee worden de archieven van Schouwen-Duiveland voor bezoekers ter inzage gegeven.

Steeds meer materiaal is na scanning via de website van het Zeeuws Archief te benaderen. Zowel in 2023 als in 2024 is een grote toename van gescand materiaal gepland. Enerzijds kan het publiek daarmee zonder tussenkomst sneller en gemakkelijker antwoorden op vragen vinden, anderzijds is het niet ondenkbaar dat dit grotere aanbod weer andere, misschien zelfs meer vragen oproept. Bij zowel medewerkers als publiek is het zaak mogelijkheden en beperkingen van dit nieuwe aanbod onder de aandacht te brengen door persoonlijke begeleiding, en verwijzing naar zoekgidsen en andere hulpmiddelen. Publieksbereik is daartoe een belangrijk instrument.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

De ambtenaren van de provincie, het waterschap, de gemeenten Middelburg, Veere, Vlissingen, Schouwen-Duiveland, Kapelle en Terneuzen ontvangen de door hen opgevraagde stukken die nodig zijn bij de beleidsvoorbereiding en beleidsverantwoording digitaal. In de studiezaal worden genealogische onderzoekers deskundig geholpen bij hun onderzoek door zowel medewerkers van het Genealogisch Centrum Zeeland als door medewerkers van het Zeeuws Archief. De gezamenlijke dienstverlening levert voor de bezoekers een duidelijke meerwaarde op. Ook het RIAS maakt met studenten veelvuldig gebruik van de studiezaal. Relatiebeheer Schouwen-Duiveland In 2024 worden de reguliere werkzaamheden in de studiezaal uitgevoerd. De relatiebeheerder is het inhoudelijke aanspreekpunt voor bezoekers en onderzoekers, en tevens voor de verschillende musea op het eiland en de gemeente Schouwen-Duiveland. Webuitingen De webuitingen spelen een belangrijke rol in publieksbereik. Ze betreffen enerzijds eigen media en anderzijds publicatie in of via media van anderen. Onder de eigen media vallen twee websites en verschillende sociale media. Daarbij is een hoofdrol weggelegd voor de website Zeeuwsarchief.nl. Media Zeeuws Archief Sites Zeeuwsarchief.nl Eenigheid.slavenhandelmcc.nl Marketingplatform MailChimp

Sociale media Facebook Twitter Pinterest LinkedIn WhatsApp

YouTube Instagram Flickr

Media derden Data delen Archieven.nl & Zeeuws e-Depot OpenArchieven/ Bob Coret Genealogie WieWasWie Netwerk Oorlogsbronnen Archives Portal Europe Europeana (alleen via derden)

Content op platforms derden Google Arts & Culture Wat staat daer? Wikimedia VeleHanden Zeeuwse Ankers Geheugen van Nederland

Website Zeeuws Archief De website is in 2023 uitgebreid met content over de partners van het Zeeuws Archief en hun collecties. Blijvende aandacht is nodig om aan alle partners op gelijkwaardige wijze redactionele aandacht te besteden. Onderzoek naar Zeeland wordt gefaciliteerd met het Zeeuwse woonplaatsen ABC. Bezoekers vinden zo beknopte achtergrondinformatie over Zeeuwse woonplaatsen, de betreffende archiefdienst, en een link met zoekresultaten in de archieven en collecties van het Zeeuws Archief. De toepassing wordt prominent op Zeeuwsarchief.nl gepresenteerd. Het aanvullen en updaten van de zoekgidsen gebeurt in samenwerking met studiezaalmedewerkers (archivarissen/archiefassistenten). De zoekgidsen bieden hulp bij onderzoek in de archieven en collecties. Daarbij worden links toegevoegd naar inventarisnummers. Het Zeeuws Archief maakt een zoekgids met bronnen over het Zeeuwse slavernijverleden. De content van de website van het Zeeuws Archief wordt verder aangevuld met actuele informatie bestaande uit nieuws, blogs en achtergronden of ‘Zeeuwse verhalen’. Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Projectwebsites De blog Eenigheid.slavenhandelmcc.nl betreft de trans-Atlantische handelsreis van tot slaaf gemaakte Afrikanen van het schip de Eenigheid in 1761-1763. De website onderging eerder technische en grafische verbeteringen, waardoor de site onder andere voldoet aan de overheidseisen voor digitale toegankelijkheid. Het Zeeuws Archief draagt bij aan de landelijke herdenking en viering van de afschaffing van slavernij. In 1873 werden slaafgemaakten in de Nederlandse koloniën vrij. Het Zeeuws Archief brengt de blog opnieuw onder de aandacht mede via de in 2023 opgeleverde projectwebsite met scheepsreizen van de Middelburgse Commercie Compagnie. De site bevat een datavisualisatie van een datamodel dat op termijn kan worden aangevuld met nieuwe gegevens. Daarnaast wordt een blogfunctie ingericht die in 2024 wordt ingezet om verhalen uit archiefstukken te publiceren in het thema ‘Vrijheid en gevangenschap’. Tevens is in 2024 de uitbreiding op de nieuwe projectwebsite gereed, met gegevens van de meer dan 28.000 slaafgemaakten die door de MCC werden verkocht in Suriname, Guyana, Curaçao en Sint Eustatius.

Zoeken en vinden in het e-Depot via de website Het Zeeuws Archief handhaaft in 2024 de huidige zoek- en presentatiefuncties die mogelijk gemaakt worden door MAIS-MDWS en die via webcomponenten, digikoppeling en webservices openbare archiefstukken uit het e-Depot toegankelijk maakt voor de gebruiker van de website. Thema: slavenhandel Het Zeeuws Archief draagt bij aan herdenkingen en vieringen van de afschaffing van slavernij. In 1873 werden slaafgemaakten in de Nederlandse koloniën vrij, nadat in 1863 de slavernij werd afgeschaft. Het Zeeuws Archief publiceert een zoekgids met bronnen over het slavernijverleden in de collecties van het Zeeuws Archief. Daarnaast brengt het Zeeuws Archief bij voortduring de blog over de driehoeksreis van de Eenigheid onder de aandacht. Het Zeeuws Archief is deelnemer aan de Black Achievement Month – Zeeland en levert ook dit jaar een inhoudelijke bijdrage. Het Zeeuws Archief is deelnemer aan de Zeeuwse kerngroep ter voorbereiding op het Kenniscentrum Slavernijverleden, waarvan de verwachting is dat in 2023 het Kenniscentrum Slavernijverleden Anton de Kom wordt opgericht. Thema: water Het Zeeuws Archief ontwikkelt een onderzoeksdossier met zoekgidsen en bronnen voor het doen van onderzoek naar water-gerelateerde onderwerpen, zoals de strijd tegen het water, waterbouwers, waterstaatkunde en klimaatvraagstukken.

In 2022 heeft het Zeeuws Archief de erkenning van de UNESCO Memory of the World voor de lijst van Nederlands Erfgoed ontvangen voor de archieven van de Deltadienst. In 2023 en 2024 wordt verder onderzocht of het archief voldoende toegankelijk is, in welke selectie een digitalisering mogelijk is en welke partners daarbij kunnen worden betrokken.

Educatie & exposities Voor educatie en exposities wordt verder gewerkt aan de speerpunten gericht op onderwijs, online en offline gebruik van de archieven en collecties en fysieke en digitale zichtbaarheid: • Bijstellen educatieprogramma voor het schooljaar 2024-2025 in het kader van het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit voor het primair onderwijs;

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

• • • • • •

Training van vrijwilligers ten behoeve van archieflessen in het kader van het Zeeuws Archiefprogramma voor het Cultuurmenu-basisaanbod binnen het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit voor het primair onderwijs; Onderzoeken van de mogelijkheden tot samenwerking met erfgoedinstellingen en overkoepelende organisaties op het gebied van educatief aanbod, zoals in de landelijke project GeschiedenisLokaal. Voorbereiden van deelname van het Zeeuws Archief aan de provinciale variant van het educatieve project Reizen in de Tijd. Coördineren en uitvoeren van werkzaamheden en activiteiten ten behoeve van de deelname van het Zeeuws Archief aan de landelijke paleografietool ‘Wat staat daer?’ en het mede-ontwikkelen en onderhouden van educatieve en publieksgerichte toepassingen; Organiseren van cursussen in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit en mogelijke andere partners; Inrichten en op onderdelen aanpassen van de lopende tentoonstelling in de tentoonstellingsruimte in het Van de Perrehuis.

Externe Communicatie Het Zeeuws Archief inspireert met zijn archieven en collecties inwoners binnen en buiten Zeeland. Met bronnen over het verleden biedt het Zeeuws Archief perspectief aan het actuele debat. Ook speelt communicatie in op de actualiteit met artikelen, ontvangsten en ondersteuning van samenwerkingsinitiatieven. De communicatie betreft het laatste jaar van beleidsplan 2021-2024 ‘Verbinden en inspireren’. Hierin staan de doelen van het Zeeuws Archief omschreven als ‘verbinden, inspireren en perspectief bieden’. De verbinding betreft erfgoed, de collecties en het publiek, zowel individuen als organisaties. Communicatie ondersteunt het Zeeuws e-Depot voor overheidsorganisaties en bedrijven. Communicatiespeerpunten in 2024. • Het communicatieplan van 2023 wordt uitgevoerd met als speerpunten de vernieuwing in multimedia en social media. • De versterking van het publieksbereik ondersteunen, met speciale nadruk op het nieuwe communicatieplan met werktitel ‘bewaren, beheren, beschikbaar stellen’. • De beleidsthema’s water en slavernijverleden ondersteunen in externe communicatie. De inzet van externe communicatie is vooral gericht op zichtbaarheid en effectief publieksbereik. Het Zeeuws Archief wil historisch onderzoek bevorderen en het werk van het Zeeuws Archief en het belang zichtbaar maken.

Erfgoedsamenwerking Samenwerking met andere erfgoedinstellingen projecten, websites en onderzoeksprojecten: • Samenwerking in het ZCO, het Zeeuws Cultureel Overleg; • Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in het bestuur en voert het secretariaat van de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland (SHOZ); • Samenwerking met Walcherse erfgoedinstellingen, met name bibliotheken, musea en Erfgoed Zeeland; • Er vindt structureel overleg plaats met het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen (KZGW) ten behoeve van het beheer van de collectie Zelandia Illustrata; • Samenwerking met het KZGW vindt tevens plaats op het terrein van de Werkgroep Cultuurhistorie; • Samenwerking met Erfgoed Zeeland aan Zeeuwse Ankers, de cultuur-historische website van Zeeland; Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Samenwerking met de Werkgroep Industrieel Erfgoed; Heemkundige Kring Walcheren; medewerking aan het vier keer per jaar uit te geven Walcherse heemkundige tijdschrift ‘De Wete’; Samenwerking met de Historische Vereniging Arnemuiden; Samenwerking met de Heemkundige kringen en verenigingen in Zeeuws-Vlaanderen; Samenwerking met Omroep Zeeland en PZC ten aanzien van historische programma’s; Samenwerking UCR voor specifieke onderwijsprogramma’s en ondersteuning van studenten; Samenwerking met de cultuur-historische instellingen in Schouwen-Duiveland, en met Stad en Lande Samenwerking met de Stichting Vrienden van het Vlissings Museum en Archief; Samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam; Samenwerking met Roosevelt Institute for American Studies voor onderzoeksprojecten; Samenwerking met het Genealogisch Centrum Zeeland; Samenwerking met de Stichting Zeeuws Weerzien; Samenwerking met Schotse universiteiten inzake de Schotse Stapel; Samenwerking met Zeeuwse Bibliotheek; Samenwerking met de Stichting Etty Hillesum Huisvesting en het Etty Hillesum Onderzoekscentrum; Samenwerking met de Middelburgsche Teekenacademie; Samenwerking met vele partijen voor een symposium in de Black Achievement Month; Samenwerking van een Zeeuws Slavernij Kenniscentrum in oprichting over het slavernijverleden en de doorwerking ervan; Bestuurlijke vertegenwoordiging in De Blauwe Lijn, een platform

voor waterstaatkundige geschiedenis; De directeur is lid van de ethische commissie CABR.

Verder is er sprake van collegiale uitwisseling met collega’s in Zeeland in het Diensthoofden Overleg Zeeuwse Archivarissen (DOZA), en met collega’s in Oost- en West Vlaanderen en Zeeland in het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg. Diverse medewerkers van het Zeeuws Archief nemen deel aan bestuurs- en redactielidmaatschappen van erfgoedinstellingen en erfgoedverenigingen in Zeeland. Het Zeeuws Archief biedt huisvesting aan het Genealogisch Centrum Zeeland, de Walcherse Archeologische Dienst, het Natuurkundig Gezelschap, de Stichting Godshuizen Middelburg, de Middelburgsche Teekenacademie, de conservatoren van het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen en het Roosevelt Institute for American Studies (RIAS).

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Wat mag dit kosten?

1e wijziging

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2022 1.195.685 -12.169 1.183.516

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

1.217.454 -9.000 1.208.454

1.306.947 -9.000 1.297.947

1.330.119 -9.000 1.321.119

Specificatie programma publieksbereik 1e wijziging

Realisatie 2022 Salarislasten programma publieksbereik Materiële lasten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Baten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Saldo

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

900.558

929.697

956.615

1.000.650

186.315 89.165 4.105 15.542 295.127

120.343 123.425 14.000 29.988 287.757

148.640 117.615 9.225 74.852 350.332

161.857 128.435 14.226 24.950 329.468

-9.551 0 -1.661 -956 -12.169

-9.000 0 0 0 -9.000

1.183.516

1.208.454

1.297.947

1.321.119

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Begroting

Overzicht algemene dekkingsmiddelen 1e wijziging

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten/waterschap Verhuur depot- en kantoorruimte Belastingteruggave omzetbelasting Verrekening BTW Rente Vrijval projecten Overige algemene dekkingsmiddelen Totaal algemene dekkingsmiddelen

Realisatie 2022 -1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 0 -78.536 -55.857 -59.904 -16.829 -145.609 -31.908 -7.055.198

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

Begroting 2027

-1.336.951 -1.761.945 -50.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -695.767 -121.216 -349.744 -35.692 -406.193 -103.926 -264.836 -462.818 -64.020 -48.308 0 -80.891 0 -76.000 0 -30.000 -434

-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -520.015 -87.009 -149.831 -39.824 -743.052 -133.338 -373.513 -38.118 -433.799 -114.319 -282.835 -494.272 -70.422 -53.139 0 -86.389 -200.000 -129.568 -80.000 -20.962 -6.207

-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -520.015 -90.489 -149.831 -41.417 -772.774 -138.671 -388.454 -39.643 -451.150 -118.891 -294.148 -514.042 -73.239 -55.264 0 -89.845 0 -129.568 -80.000 -125.000 -500

-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -520.015 -90.489 -149.831 -41.417 -772.774 -138.671 -388.454 -39.643 -451.150 -118.891 -294.148 -514.042 -73.239 -55.264 0 -89.845 0 -129.568 -80.000

-1.388.240 -1.855.163 0 -520.015 -90.489 -149.831 -41.417 -772.774 -138.671 -388.454 -39.643 -451.150 -118.891 -294.148 -514.042 -73.239 -55.264 -50.000 -89.845 0 -129.568 -80.000

-95.499

-6.649.120

-7.350.013

-7.366.346

-7.336.345

Toelichting algemene dekkingsmiddelen De overige algemene dekkingsmiddelen zijn vanaf de 1e wijziging begroting 2023 hoger omdat sinds het laatste kwartaal 2022 weer rente wordt ontvangen op de rekening van het schatkistbankieren. In deze begroting wordt er vanuit gegaan dat dit ook voor de komende jaren zal gelden. Hierbij is uitgegaan van Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

een bedrag van € 80.000,- op jaarbasis. Daarnaast is in 2022 overlegd met de belastinginspecteur over de optimalisatie van de BTW-positie. Dit heeft in februari 2023 geresulteerd in teruggaven over de jaren 2017 en 2019 die in de jaarrekening 2022 zijn verantwoord. Voor de jaren 2018, 2020, 2021 en 2022 is ook teruggave aangevraagd. Naar verwachting gaat het hierbij om € 200.000,-. Vanaf de 1e wijzing 2023 is verder rekening gehouden met een hogere jaarlijkse teruggave. Overzicht bijdragen GR-partners, DVO-partners en SPUK Bijdragen partners 1e wijziging

Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000

Realisatie 2022 -1.388.240 -1.855.163 -150.000 -3.393.403

Gemeente Middelburg Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot

Realisatie 2022 -520.015 -79.099 -599.114

Begroting

Gemeente Veere Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot

Realisatie 2022 -149.831 -36.204 -186.035

2023

-4.178.552

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

-1.336.951 -1.761.945 -50.000 -3.148.896

-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -3.293.403

0 0 0 0

Begroting

1e wijziging Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

-500.785 -79.099 -579.884

-520.015 -87.009 -607.024

-520.015 -90.489 -610.504

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

-144.290 -36.204 -180.494

-149.831 -39.824 -189.655

-149.831 -41.417 -191.248

-4.083.164

-4.090.082

-4.095.156

-801.753

1e wijziging

Totaal bijdragen GR-partners

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

1e wijziging

Bijdrage specifieke uitkering Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: laatste keer € 50.000 Totaal Specifieke uitkering

Realisatie 2022 0 0 0

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

Begroting 2027

0 0 0

-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -3.293.403

-1.388.240 -1.855.163 0 -3.243.403

1e wijziging

Dienstverleningsovereenkomsten archiefbeheer DVO Provincie Zeeland DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland

Realisatie 2022 -675.502 -339.557 -34.653 -394.362 -257.123 -449.338 -2.150.535

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

-695.767 -349.744 -35.692 -406.193 -264.836 -462.818 -2.215.050

-743.052 -373.513 -38.118 -433.799 -282.835 -494.272 -2.365.588

-772.774 -388.454 -39.643 -451.150 -294.148 -514.042 -2.460.212

1e wijziging

Dienstverleningsovereenkomsten Zeeuws e-Depot DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Terneuzen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten

Totaal Dienstverleningsovereenkomsten

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Realisatie 2022

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

-121.216 -103.926 -64.020 -48.308 0 -337.470

-133.338 -114.319 -70.422 -53.139 0 -371.217

-138.671 -118.891 -73.239 -55.264 0 -386.066

-138.671 -118.891 -73.239 -55.264 -50.000 -436.066

-2.488.005

-2.552.520

-2.736.805

-2.846.278

-2.896.278

Overzicht overhead 1e wijziging

Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksvastgoedbedrijf Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten Totaal overhead

Realisatie 2022 817.096 128.345 380.347 235.816 1.331.572 294.951 69.341 13.810 0

Begroting

begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

861.210 158.704 391.758 329.559 1.224.987 337.909 68.023 10.139 0

944.636 250.739 390.177 362.081 1.318.383 372.743 67.542 10.139 0

966.178 271.503 394.387 358.186 1.294.205 309.573 61.141 6.248 0

966.178 221.503 394.387 358.186 1.239.556 234.573 61.141 6.248 0

3.271.278

3.382.289

3.716.441

3.661.422

3.481.773

Realisatie 2022 5.707

Begroting 2023

begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

1.000

Realisatie 2022

Begroting 2023

1e wijziging begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

10.000

Begroting

Overzicht vennootschapsbelasting 1e wijziging

Vennootschapsbelasting

Overzicht onvoorzien

Onvoorzien

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Beleidsbegroting: Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze begroting het volgende verstaan: • Weerstandcapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen van de GR-partners bedragen. Bestemmingsreserves Naast de Algemene reserve beschikt het Zeeuws Archief ook over diverse bestemmingsreserves. Deze tellen niet mee in het weerstandsvermogen. Bestemmingsreserve personeel Deze reserve wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, e.d. Bestemmingsreserve behoud De middelen hiervoor zijn ontvangen uit de bijdrage van het Rijk en worden besteed aan specifieke eenmalige behoudswerkzaamheden.

Bestemmingsreserve programma’s Dit betreft een reserve om specifieke eenmalige werkzaamheden voor de programma’s over meerdere jaren uit incidentele middelen te dekken. Bestemmingsreserve digitalisering Om grote digitaliseringsprojecten aan te kunnen gaan, wordt er specifiek voor dit doel gereserveerd. Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief vanwege zaken die samenhangen met de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief zoals bijvoorbeeld ICT, informatiebeveiliging, informatiebeheer e.d. Egalisatiereserve Er kunnen verschillen optreden tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van de totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt. Indien het vastgestelde percentage hoger is dan de reële prijsstijgingen, wordt het meerdere niet teruggevorderd van het Zeeuws Archief. Evenmin wordt in geval van een indexeringspercentage dat lager is dan de reële prijsstijgingen nadere compensatie verleend. Om verschillen meerjarig op te kunnen vangen, heeft het Zeeuws Archief een egalisatiereserve gevormd. Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Risico’s Indexering Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor instandhouding, beheer en onderhoud van het gebouw. Hiertoe heeft het Zeeuws Archief van OCW een budget ontvangen. In 2021 is deze stelselwijziging geëvalueerd. De evaluatie is positief. Verwacht wordt dat op 1 januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel definitief wordt ingevoerd.

Kengetallen

Realisatie

1e wijz begroting

Begroting

Kengetallen

2022

2023

2024

2025

2026

2027

netto schuldquote

-25,92%

-18,54%

-13,02%

-12,00%

-9,98%

-7,96%

solvabiliteitsratio

35,79%

28,37%

15,12%

17,85%

12,01%

11,65%

structurele exploitatieruimte

1,95%

-1,20%

-1,21%

0,00%

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Gebouw en onderhoud Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een nieuwbouwvleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 1 januari 2019 voert het Zeeuws Archief het onderhoud en de investeringen in het pand zelf uit. Voor de huur van het pand is een huurovereenkomst gesloten die per 1 januari 2019 is ingegaan en een looptijd heeft van drie jaar. De overeenkomst kan worden beëindigd door wederzijds goedvinden of op de dag waarop het door de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media gekozen definitieve huisvestingsstelsel voor Regionale Historische Centra bij het Regionaal Historisch Centrum feitelijk wordt geëffectueerd, zonder dat hiervoor enige opzegging of andere rechtshandeling nodig is. Het beheer, onderhoud en instandhouding wordt door het Zeeuws Archief gedaan op basis van een vierjaarlijks bij te stellen Meerjaren onderhouds- en investeringsplan. Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief een bijdrage van OCW ten behoeve van het beheer, onderhoud en instandhouding. Het gedeelte dat in een bepaald jaar niet wordt besteed wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud gebouw om er voor te zorgen dat er voldoende middelen zijn om het MOIP uit te kunnen voeren.

Inventaris De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier zijn eigendom van het Zeeuws Archief. Dat geldt ook voor de ICT-apparatuur. Voor 2024 zijn geen investeringen voorzien.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het met een prudent karakter uitzetten van gelden en afsluiten van leningen. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk vindt per kwartaal plaats en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten worden door de gemeente Middelburg maandelijks in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief aan de gemeente Middelburg betaald. De DVO-partners betalen tweemaal per jaar op factuurbasis. De huurkosten worden door het Rijksvastgoedbedrijf per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief tijdig betaald.

Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor gemeenschappelijke regelingen is dit percentage bepaald op maximaal 8,2%. Leningen Het Zeeuws Archief heeft een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: • 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro. Financiering van de investeringsuitgaven Er staan voor 2024 geen grote investeringen ingepland. Uitzettingen Aangezien het Zeeuws Archief verplicht is mee te werken aan het zgn. schatkistbankieren is er geen sprake van uitzetting.

Vastgestelde begroting Zeeuws Archief 2024, 10 juli 2023

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie De totaal begrote salariskosten zijn voor 2024 € 4.063.523,- zijnde 51,68 fte. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks factureert de gemeente Middelburg hiervoor de kosten. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden. Bestuurlijke organisatie Het Zeeuws Archief is een gemeenschappelijke regeling, met als partners het Rijk (OCW), en de gemeenten Middelburg en Veere. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten met het waterschap Scheldestromen, de provincie Zeeland, de gemeenten Terneuzen, Kapelle, Vlissingen en Schouwen-Duiveland voor het beheer van hun papieren archieven. Tevens is er een DVO met de provincie Zeeland, de gemeente Tholen, de gemeente Schouwen-Duiveland en de gemeente Terneuzen voor het Zeeuws e-Depot. Ook de gemeenten Middelburg en Veere zijn aangesloten op het Zeeuws e-Depot. De gemeenschappelijke regeling het Zeeuws Archief is in 2016 opnieuw vastgesteld en zal herzien worden, aangezien de minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media in 2018 de intentie heeft uitgesproken zich terug te trekken uit de gemeenschappelijke regeling. In 2023 wordt dit voornemen zoals verwacht in een beslissing omgezet. De uittreding zal plaatsvinden op 1 januari 2025.

Het bestuur van het Zeeuws Archief kent een dagelijks en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer A. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, de heer E. Smit, wethouder Middelburg en mevrouw F. Schouwenaar, burgemeester Veere. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw M. Vermue-Vermue, rijksbestuurder en de heer R. Schonis, wethouder van de gemeente Middelburg. Mevrouw J.L. Kool-Blokland is directeur van het Zeeuws Archief. Huisvesting Zie ook paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Medezeggenschap Het Zeeuws Archief heeft een Ondernemingsraad. De ondernemingsraad bestaat uit vijf leden. Interne communicatie Interne communicatie is van belang om de organisatie goed te laten functioneren. Team interne communicatie signaleert behoeften intern en de HR-adviseur vraagt ondersteuning. De afdeling communicatie voert uit. In de dienstverlening van het Zeeuws Archief zijn openheid, transparantie en samenwerking belangrijk. Ook voor de interne communicatie met medewerkers en vrijwilligers zijn dat belangrijke uitgangspunten. En goede onderlinge informatieuitwisseling, samenwerking en kennisdeling zijn essentieel. De onderstaande instrumenten worden hiervoor ingezet.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13100217/1