1.16.1 Bijlage - De Hoogeveense RekenKamer - Onderzoeksrapport Scala

Voorwoord Op 21 september 2023 heeft de raad van Hoogeveen een motie aangenomen, waarin de rekenkamer van de gemeente Hoogeveen verzocht wordt onderzoek te doen naar de gang van zaken rondom Stichting SCALA-Centrum voor de kunsten. Scala is de kunst- en cultuurinstelling, die vanaf 2006 tot het faillissement op 21 maart 2023 gesubsidieerd door de gemeenten Hoogeveen, Meppel, Steenwijkerland, Westerveld en de Wolden. Uit genoemde motie blijkt dat het voor de gemeenteraad van Hoogeveen niet duidelijk is, hoe het kan, dat Scala in een heel kort tijdsbestek (2022-2023) van een ogenschijnlijk gezonde financiële organisatie in een crisis geraakte, dat al vrij vlot leidde tot een faillissement. Aangezien de gemeenteraad een nieuw subsidiekader ter vaststelling voorgelegd gaat krijgen, wil de raad lering trekken uit de situatie die zich voorgedaan heeft rond Scala. De Hoogeveense Rekenkamer komt met dit onderzoek tegemoet aan de wens van de raad. De Hoogeveense Rekenkamer dankt de medewerkers van de ambtelijke organisatie, de bestuurders van Scala en alle andere geïnterviewden, als ook de fractieleden van de gemeenteraad voor hun medewerking aan dit onderzoek. Deze rapportage bestaat uit de volgende delen: Voorafgaand: De bestuurlijke boodschap 1. Het Bestuurlijk Rapport 2. De Nota van Bevindingen

HRK Onderzoek Scala

1

Bestuurlijke boodschap Het faillissement van Scala kwam in 2023 de gemeente(raad) van Hoogeveen rauw op het dak. Het is gebleken dat Scala niet in control was. Als eigenstandige organisatie draagt Scala daarvoor zelf de verantwoordelijkheid. Maar hadden de subsidieverstrekkers niet eerder op signalen kunnen en moeten acteren? De gemeenteraad van Hoogeveen is weliswaar in de periode van crisis goed geïnformeerd geweest, maar had niet eerder een lichtje moeten gaan branden? Had de gemeente(raad) niet eerder problemen kunnen verwachten? De raad heeft immers in het kader van de schone lei in 2020 de nodige bezuinigingen vastgesteld; en een stevige bezuiniging heeft altijd consequenties. Het heeft, met de kennis van nu, ontbroken aan drie zaken: 1. Een gezamenlijke sturing en toezicht op Scala door de vijf gemeenten die Scala subsidieerden (tot 2021); 2. Zicht op de effectiviteit van de toegekende subsidies; 3. Voldoende zicht op de consequenties van de in 2020 vastgestelde bezuiniging op Scala. Hier kan men drie hoofdzaken van leren: 1. Maak bij gedeelde gemeentelijke verantwoordelijkheid in een subsidierelatie afspraken over gezamenlijke inrichting en sturing/toezicht; a. De Awb verplicht immers elke vijf jaar een verslag te publiceren over de doeltreffendheid van subsidies 2. Versterk de focus op de bijdrage van subsidies aan de beleidseffectiviteit; 3.

Besluit als raad niet alleen waarop een bezuiniging moet plaats vinden, maar laat je ook goed informeren over keuzes die in de uitwerking daarvan gemaakt dienen te worden. Kortom, samen subsidiëren vraagt afstemmen en vooruitzien: een hele kunst. De Hoogeveense Rekenkamer herhaalt daarvoor nog maar eens haar boodschap: “Raad, neem je positie door hem te krijgen, en krijg je positie door hem te nemen” …ook samen, als je samen een organisatie subsidieert.

HRK Onderzoek Scala

2

Inhoud Bestuurlijk rapport ..................................................................................................................... 4 Aanleiding en doel van het onderzoek................................................................................... 5 Onderzoeksvragen.................................................................................................................. 5 Onderzoeksuitvoering ............................................................................................................ 6 Samenvatting van de bevindingen en conclusies .................................................................. 6 Hoogeveen ......................................................................................................................... 7 Gemeenteraad van Hoogeveen ......................................................................................... 7 Scala .................................................................................................................................... 7 Aanbevelingen ........................................................................................................................ 8 Nota van bevindingen …………………………………………………………………….………………………………… 10 Bestuurlijke Reactie ……………………………… ………………………………………………………………………….54 Nawoord Rekenkamer…………………………………………………………………………………………………………58

HRK Onderzoek Scala

3

Bestuurlijk rapport

HRK Onderzoek Scala

4

Aanleiding en doel van het onderzoek Op 21 september 2023 heeft de raad van Hoogeveen een motie van de fracties van Gemeentebelangen en het CDA aangenomen waarin de rekenkamer van de gemeente Hoogeveen verzocht wordt onderzoek te doen naar de gang van zaken rondom Scala. De kunst- en cultuurinstelling ging op 21 maart 2023 failliet. Stichting SCALA-Centrum voor de kunsten werd vanaf 2006 tot het faillissement in 2023 gesubsidieerd door de gemeenten Hoogeveen, Meppel, Steenwijkerland, Westerveld en de Wolden. Uit genoemde motie blijkt dat het voor de gemeenteraad van Hoogeveen niet duidelijk is hoe het kan dat Scala in een heel kort tijdsbestek (2022-2023) van een ogenschijnlijk gezonde financiële organisatie in een crisis geraakte, dat al vrij vlot leidde tot een faillissement. Aangezien de gemeenteraad binnenkort een nieuw subsidiekader ter vaststelling voorgelegd krijgt, wil de raad lering trekken uit de situatie die zich voorgedaan heeft rond Scala. De rekenkamer Hoogeveen komt tegemoet aan de wens van de raad en heeft besloten het onderzoek ter hand te nemen. In een vrij kort tijdsbestek is de situatie in kaart gebracht, zodat de conclusies en aanbevelingen meegenomen kunnen worden bij de afwegingen rond het nieuwe subsidiekader.

De geïnterviewde wethouder kunst en cultuur heeft laten weten dat er afstemming is geweest met collega-wethouder verantwoordelijk voor subsidiebeleid. Er wordt daarom gewacht met het in routing brengen van het nieuwe subsidiekader zodat de uitkomsten van dit rekenkameronderzoek meegenomen kunnen worden. Het doel van dit onderzoek is inzicht te krijgen in de inrichting, rechtmatigheid en governance van de subsidierelatie met Scala, zodat de gemeenteraad hieruit lering kan trekken voor het nieuwe subsidiekader.

Onderzoeksvragen De centrale vraag is: Hoe was de inrichting, rechtmatigheid en governance van de subsidierelatie met Scala ingericht, en wat kan de gemeente(raad) van Hoogeveen hieruit leren voor het nieuwe subsidiekader? Deze vraag is onderzocht langs de lijn van drie deelvragen: 1. Hoe was de subsidierelatie met Scala ingericht? 2. Hoe is het faillissement van Scala verlopen en hoe is de raad in het proces meegenomen? 3. Welke lessen kunnen geleerd worden voor het nieuwe subsidiebeleid?

HRK Onderzoek Scala

5

Onderzoeksuitvoering Om antwoord te krijgen op genoemde vragen, is de gang van zaken rondom Scala in de periode 2020-2023 onderzocht. Er is een uitgebreide documentenanalyse uitgevoerd. Door de ambtelijke organisatie is een daartoe een uitgebreid dossier aangeleverd. Waarvoor dank. Er zijn interviews afgenomen met de portefeuillehouder kunst & cultuur, beleidsmedewerkers kunst & cultuur die destijds betrokken waren, een financial, met bestuursleden van Scala 1 en een beleidsmedewerker van Steenwijkerland. De raadsfracties zijn in de gelegenheid gesteld om schriftelijk een aantal vragen te beantwoorden over het faillissement van Scala. Negen van de tien fracties hebben de vragen beantwoord. Waarvoor dank.

Samenvatting van de bevindingen en conclusies De subsidiërende gemeenten De vijf gemeenten die Scala subsidiëren hebben tot 2021 geen gezamenlijke sturing en toezicht op Scala ingericht. Pas in juni 2021 wordt een gezamenlijk convenant gesloten bij herziening van de subsidierelatie aan Scala. De gemeenten hebben tot de splitsing in 2021 geen zicht op effectiviteit van de toegekende subsidies. Het binnenschoolse aanbod en het vrijetijdsaanbod was verweven. De gemeenten vinden de verantwoording van Scala niet transparant. Bestuurders van de gemeenten wijzen het bestuur van Scala (oud) erop, om te werken aan meer transparantie. Volgens de gemeenten was er sprake van een patroon van niet transparante en onsamenhangende financiële rapportages. 2 De gemeenten hebben bij de splitsing van Scala geen zicht op de haalbaarheid van Scala (nieuw), ze hebben geen inzicht in leerlingenaantallen, de financiële positie van Scala (zowel oud als nieuw) of marktgegevens. Toetsing op haalbaarheid van het concept Scala (nieuw) is niet gebeurd. Dit wordt primair als verantwoordelijkheid van Scala gezien. De gemeenten sturen op Scala (nieuw) op basis van een medio juni 2021 vastgesteld convenant ‘herinrichting subsidierelatie Scala’. Daarmee leggen de gemeenten de afbouw van de subsidierelatie vast en beperken de gemeenten hun financiële risico’s.

De sturing vanuit de gemeenten is in 2021 en 2022 gericht op de naleving van het convenant, en niet op continuïteit van Scala (nieuw), laat staan op het behalen van doelen. In het najaar van 2022, wanneer Scala zich in crisis bevindt, richten de gemeenten bestuurlijk een crisisorganisatie in en voeren regie. Het crisismanagement is gericht op het beperken van de financiële risico’s van de gemeenten, en op continuïteit van het aanbod; in mindere mate op continuïteit van Scala (nieuw).

Het (interim)bestuur van Scala ‘oud’ wenste niet deel te nemen aan een interview Het is overigens wel opvallend dat als subsidiënten dat vinden, ze de instelling niet verplichten betere rapportages te maken.

1 2

HRK Onderzoek Scala

6

Hoogeveen De subsidie aan Scala wordt door de gemeente Hoogeveen over de jaren 2022 en 2023 rechtmatig op basis van de ASV toegekend. Bij de subsidieverlening 2022, laat de gemeente Hoogeveen een strakke sturing op rechtmatigheid zien, maar is er ook een flexibele houding om Scala (nieuw) financieel tegemoet te komen. Gemeenteraad van Hoogeveen De raad heeft in 2020 de bezuiniging op Scala vastgesteld, zonder voldoende zicht te hebben op de consequenties ervan. Bij de opgelegde bezuiniging(en) is onvoldoende rekening gehouden met de consequenties ervan voor Scala. Hoogeveen zat in de tijd zelf ‘in zwaar weer’ en wilde een ‘schone lei’. De raad is in 2021 geïnformeerd over de voorgenomen splitsing van Scala en het opgestelde convenant. De raad wordt op 26 oktober 2022 geïnformeerd over Scala die zich in zwaar weer bevindt en op 8 november 2022 over het besluit dat Scala besluit te stoppen. De raad wordt intensief meegenomen in de afhandeling van het faillissement. Raad roept het College op om in gesprek te gaan met het collectief van docenten dat zich verzameld heeft om te zorgen dat de lessen gecontinueerd worden tot de zomer van 2022.

Scala Scala (oud) heeft het concept voor het vrije tijdsaanbod te weinig doordacht. Er is (voor zover bekend) geen haalbaarheidsstudie uitgevoerd. “Scala handelt vanuit wensdenken”, zo is in interviews aangegeven. Het door Scala (oud) voorgenomen tijdpad voor ontvlechting van de organisatie/bedrijfsvoering is niet haalbaar gebleken, het tijdpad voor het opvangen van de bezuinigingen is niet realistisch gebleken, met het schrappen van kosten en het aanboren van nieuwe markten, de gewenningsperiode voor het personeel is onderschat. Scala (oud) heeft in haar strategische visie een keuze gemaakt voor splitsing van de organisatie. Met de splitsing van de organisatie en de invulling van de bezuiniging op Scala (nieuw) is er een niet haalbaar businessconcept neergelegd. Onduidelijk blijft, of er door het oude bestuur en directie een bewuste keuze gemaakt is om het vrijetijdsaanbod te offeren ten faveure van het binnenschoolse aanbod of dat er alleen sprake is geweest van naïviteit en weinig realiteitszin. Zoals gezegd: het oude bestuur wilde niet met ons praten. Daar zijn ze overigens ook niet toe verplicht. Scala (nieuw) was niet in control (of in control te brengen in deze korte tijd(. Scala (oud) was niet transparant en had de bedrijfsvoering volgens de opvolgers, het bestuur Scala nieuw, niet op orde. Met de splitsing kwam dit aan de oppervlakte.

De moeizame ontvlechting leidde tot sturen in de mist bij Scala (nieuw).

HRK Onderzoek Scala

7

Scala (nieuw) heeft geen zicht op de eigen bedrijfsvoering, is niet in control. Er is onvoldoende menskracht om de bedrijfsvoering op orde te brengen en de doorontwikkeling te realiseren. De ‘lucratieve’ onderdelen zijn naar CultuurKlik gegaan, op Scala (nieuw) werd de facto de bezuiniging afgewenteld.

Aanbevelingen De Hoogeveense Rekenkamer geeft op basis van de bevindingen en conclusies van het onderzoek, aan de gemeenteraad van Hoogeveen, de volgende drie aanbevelingen: 1:

Besluit als raad niet alleen waarop een bezuiniging moet plaats vinden, maar laat je ook goed informeren over keuzes die in de uitwerking daarvan gemaakt worden. Zoals raadsleden aangaven, zich af te vragen: ● De verantwoording voor de bedrijfsvoering ligt bij de subsidieontvanger, maar in hoeverre wordt er getoetst op continuïteit en levensvatbaarheid van een (potentiële) subsidieontvanger?

2:

Maak bij gedeelde gemeentelijke verantwoordelijkheid in een subsidierelatie afspraken over gezamenlijke inrichting van de relatie en maak afspraken over basisbeginselen die elke gemeente in acht neemt. Zoals de raadsleden aangaven, zich af te vragen: ● In welke mate zijn gemeenten bereid om gezamenlijk afspraken te maken over de financiële ondersteuning van een subsidieontvanger en dus in gezamenlijkheid de beginselen van behoorlijk bestuur in acht te nemen? ● Hoe wordt de relatie ingericht met de subsidieontvanger, zeker bij meerdere betrokken gemeenten is dit van belang. ● Bij gedeelde verantwoordelijkheid is er nog meer noodzaak om strak te sturen op doelen. 3: Versterk de focus op, en aanpak van, de effectiviteit van subsidies. Onderzoek of subsidies niet alleen rechtmatig verstrekt worden, maar of er bij subsidieverlening in voldoende mate in kwalitatieve zin bijgedragen wordt aan vastgestelde maatschappelijke en beleidsdoelstellingen. Zoals de raadsleden aangaven, zich af te vragen: ● Zijn er duidelijke prestatieafspraken gemaakt met subsidieontvangers? Hoe wordt er gemonitord en met welke frequentie? ● Wordt er voldoende gekeken of het aanbod bijdraagt aan maatschappelijke doelen zoals verwoord in het kunst- en cultuurbeleid? ● Hoe wordt de relatie ingericht met de subsidieontvanger, zeker bij meerdere betrokken gemeenten is dit van belang.

HRK Onderzoek Scala

8

De Awb verlangt dat tenminste eenmaal in de vijf jaar een verslag wordt gepubliceerd over de doeltreffendheid en effecten van de subsidieverstrekkingen in de praktijk.

HRK Onderzoek Scala

9

Nota van Bevindingen

HRK Onderzoek Scala

10

Scala Hoogeveen Een casestudy naar het faillissement van Scala

Inhoudsopgave 1

2

3

4

5

Inleiding ......................................................................................................................... 4 1.1

Aanleiding voor het onderzoek .............................................................................. 4

1.2

Doel, onderzoeksvragen en methoden .................................................................. 4

1.3

Leeswijzer ............................................................................................................. 4

Subsidierelatie met Scala ............................................................................................... 6 2.1

Inleiding ................................................................................................................. 6

2.2

Organisatie & activiteiten Scala ............................................................................. 7

2.3

Bezuiniging en herinrichting Scala ......................................................................... 8

2.4

Subsidieverlening 2022 en 2023 ............................................................................ 9

2.5

Faillissement ....................................................................................................... 10

Rol gemeente(n) als subsidieverstrekker(s) ................................................................. 12 3.1

Inleiding ............................................................................................................... 12

3.2

Inrichting subsidieverleningsproces ..................................................................... 13

3.3

Samenwerking vijf Scala gemeenten ................................................................... 14

3.4

Governance Scala ............................................................................................... 14

Scala nieuw – bestuurlijk perspectief ........................................................................... 17 4.1

Inleiding ............................................................................................................... 17

4.2

Perspectief bestuurders Scala nieuw ................................................................... 17

Gemeenteraad ............................................................................................................. 21 5.1

Inleiding ............................................................................................................... 21

5.2

Informatievoorziening aan raad ........................................................................... 21

5.3

Verbeterpunten volgens de raadsfracties............................................................. 23

Bijlagen ............................................................................................................................... 25

3

1

Inleiding

1.1

Aanleiding voor het onderzoek

Op 21 september 2023 heeft de raad van Hoogeveen een motie van de fracties van Gemeentebelangen en het CDA aangenomen waarin de rekenkamer van de gemeente Hoogeveen verzocht wordt onderzoek te doen naar de gang van zaken rondom Scala. De kunst- en cultuurinstelling ging op 21 maart 2023 failliet. Stichting SCALA-Centrum voor de kunsten werd vanaf 2006 tot het faillissement in 2023 gesubsidieerd door de gemeenten Hoogeveen, Meppel, Steenwijkerland, Westerveld en de Wolden. Uit genoemde motie blijkt dat het voor de gemeenteraad van Hoogeveen niet duidelijk is hoe het kan dat Scala in een heel kort tijdsbestek (2022-2023) van een ogenschijnlijk gezonde financiële organisatie in een crisis geraakte, dat al vrij vlot leidde tot een faillissement. Aangezien de gemeenteraad binnenkort een nieuw subsidiekader ter vaststelling voorgelegd krijgt, wil de raad lering trekken uit de situatie die zich voorgedaan heeft rond Scala. De rekenkamer Hoogeveen komt tegemoet aan de wens van de raad en besluit het onderzoek ter hand te nemen. De Parma Groep is ingeschakeld met de opdracht om in een vrij kort tijdsbestek de situatie in kaart te brengen, zodat de conclusies en aanbevelingen meegenomen kunnen worden bij de afwegingen rond het nieuwe subsidiekader.

De geïnterviewde wethouder kunst en cultuur liet weten dat er in deze afstemming is geweest met collega wethouder verantwoordelijk voor subsidiebeleid. Er wordt gewacht met het in routing brengen van het subsidiekader zodat de uitkomsten van dit rekenkameronderzoek meegenomen kunnen worden.

1.2

Doel, onderzoeksvragen en methoden

Het doel van dit onderzoek is inzicht te krijgen in de inrichting, rechtmatigheid en governance van de subsidierelatie met Scala, zodat de gemeenteraad hieruit lering kan trekken voor het nieuwe subsidiekader. De hoofdonderzoeksvragen zijn: Hoe is de subsidierelatie met Scala ingericht? Hoe is het faillissement van Scala verlopen en hoe is de raad in het proces meegenomen? Welke lessen kunnen geleerd worden voor het nieuwe subsidiebeleid? Om antwoord te krijgen op genoemde vragen is een documentenanalyse uitgevoerd. Er zijn interviews afgenomen met de portefeuillehouder kunst & cultuur, beleidsmedewerkers kunst & cultuur die destijds betrokken waren, een financial, met bestuursleden van Scala en een beleidsmedewerker van Steenwijkerland. De raadsfracties zijn in de gelegenheid gesteld om schriftelijk een aantal vragen te beantwoorden over het faillissement van Scala. Negen van de tien fracties hebben de vragen beantwoord.

1.3

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de vraag hoe de subsidierelatie met Scala was ingericht en hoe de organisatie in een faillissement raakte. Aangezien de raad ook lering wil trekken voor toekomstig subsidiebeleid, wordt in hoofdstuk 3 ingegaan op de vraag hoe de

4

gemeente Hoogeveen in algemene zin het subsidieverleningsproces inricht en hoe de rechtmatigheid geborgd wordt. Ook wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de vraag hoe de gemeenten in gezamenlijkheid het toezicht op Scala organiseerden. Hoofdstuk 4 gaat in op de zienswijze van Scala nieuw. Hoofdstuk 5 gaat in op de informatiepositie van de gemeenteraad en de inzichten van de raadsfracties. In bijlage 1 is een tijdpad opgenomen waarin de gebeurtenissen chronologisch en met bron gedocumenteerd zijn. Bijlage 2 bevat een analyse van de subsidieverstrekking in de jaren 2022 en 2023. Bijlagen 4 en 5 bevatten respectievelijk de lijst van personen die bij het onderzoek zijn betrokken en de bronnenlijst.

5

2.3

Bezuiniging en herinrichting Scala

In de meerjarenbegroting die op 26 november 2020 door de gemeenteraad van Hoogeveen besproken werd, was het voorstel opgenomen om de subsidie voor Scala op 0 te zetten, vanwege het feit dat de gemeente zware financiële tekorten had en genoodzaakt was om over te gaan tot vergaande bezuinigingen. Dat betekende dat er € 462.000,- aan subsidie geschrapt zou worden. Op 3 december van datzelfde jaar besloot de gemeente om niet de gehele subsidie stop te zetten, maar € 90.000,- op Scala te bezuinigen. Naast Hoogeveen bezuinigde ook de gemeente Steenwijkerland € 65.000,- op Scala. Dat besluit werd in 2019 genomen, de bezuiniging zou stapsgewijs afgebouwd moeten worden. In verband met COVID werd de bezuiniging in Steenwijkerland opgeschort. Scala ontwikkelde een strategie ‘Scala, een ander geluid (en beeld)’ voor de jaren 20222024. Scala stelt daarin dat met de komst van de bezuinigingen in de gemeenten Hoogeveen en Steenwijkerland er een nieuwe situatie ontstaat die om een nieuwe aanpak vraagt. Scala formuleert als volgt de centrale vraagstelling voor dit strategisch plan: “Welke strategie past bij de interne en externe aspecten en ontwikkelingen van Scala teneinde een nieuwe, stabiele organisatie (financieel gezond en blijvende erkenning als preferred supplier voor de huidige gemeenten) te creëren”.

In het plan wordt de uitwerking van de strategie direct in operationele termen weergegeven. Zo kondigt Scala in dit plan de splitsing in twee entiteiten aan en presenteert het aan de gemeente Hoogeveen op 17 februari 2021 en aan de gezamenlijke betrokken wethouders van de vijf Scala gemeenten op 24 maart 2021. In de presentaties zegt Scala de gehele bezuiniging van € 155.000,- vóór 1-1-2022 te kunnen realiseren. Tijdens de bijeenkomsten presenteert Scala een planning voor de splitsing en het proces van ontvlechting. Voor het proces van ontvlechting, wordt een tijdsbestek van 9 maanden (april – december 2021) genomen. In een plenair overleg van wethouders Scala gemeenten van 24 maart 2021 onderschrijven wethouders de hoofdlijnen van het strategisch plan Scala en onderkennen de noodzaak om te splitsen, maar vragen om extra onderbouwing van de praktische consequenties. In de periode december 2020 t/m april 2021 hebben de vijf Scala gemeenten samen met Scala een convenant opgesteld, gebaseerd op het strategisch plan van Scala. Het College van B&W van Hoogeveen ondertekent het convenant – na enkele herzieningen - op 18 juni 2021. In het convenant staan afspraken over de subsidierelatie voor de bestaande activiteiten van Scala in de periode 2021-2025.

In het convenant spreken gemeenten ook af dat zij elkaar betrekken bij voorgenomen, lokale beleidswijziging en dat ze bij besluitvorming omtrent subsidieverlening rekening houden met het convenant. Op hoofdlijnen houdt het convenant het volgende in: Het binnenschoolse aanbod blijft gesubsidieerd op het huidige subsidieniveau, met Cultuurklik als uitvoerder. De subsidie op het vrijetijds aanbod wordt in 3,5 jaar (en 3 gelijke stappen) afgebouwd naar 0 met uitzondering van subsidie voor huisvesting en hafabra; De vrijkomende middelen worden ingezet voor het innoveren van het aanbod. De gemeenten zeggen toe zich maximaal in te spannen om de vrijkomende middelen te reserveren voor activiteiten en projecten die aansluiten bij de kaders. In Hoogeveen is

8

dat de cultuurvisie. Hoogeveen wil de subsidie beschikbaar stellen voor nieuw aanbod dat de verbinding maakt tussen cultuur en het sociaal domein. Uit het convenant blijkt dat zowel Scala nieuw als Cultuurklik aanspraak kunnen maken op de vrijkomende middelen als een stichting aanbod ontwikkelt dat aansluit op de cultuurvisie. Uit interviews komt naar voren dat de vijf gemeenten echter de intentie had om deze middelen te gebruiken voor de ontwikkeling van Scala nieuw, dus voor de ontwikkeling van een marktgeoriënteerd vrijetijds aanbod. Uit de interviews blijkt ook dat CultuurKlik een kans zag om aanspraak te maken op de vrijgekomen middelen en diende subsidieaanvragen in. Scala nieuw wist daar nog onvoldoende gebruik van te maken. Naar de letter van het convenant waren de vrijkomende middelen echter bestemd voor Scala nieuw of Cultuurklik.

2.4

Subsidieverlening 2022 en 2023

Direct al bij de start van Scala nieuw (verder genoemd: Scala) loopt het anders dan beoogd (zie voor achterliggende informatie bijlage 4). Subsidieverlening 2022 Op 6 december 2021 verzoekt Scala schriftelijk om een half jaar langer aan het pand Markt 5 te mogen blijven dan afgesproken. Scala verzoekt tevens om de subsidie voor hafabra voor het jaar 2022 te handhaven op het niveau van 2021. De gemeente Hoogeveen zegt € 30.833,- incidenteel voor het jaar 2022 toe ter compensatie van de huisvesting. De hafabra subsidie wordt nog niet verleend, wel wordt gestart met bevoorschotting. Gemeente wil in de eerste helft 2022 in gesprek met Scala over de subsidie en prestatieafspraken maken. Op 13 juli 2022 verleent de gemeente Hoogeveen een subsidie van € 155.832,-. Dat is € 42.835,- minder dan aangevraagd, omdat de subsidie voor het project Urban Art wel door Scala is aangevraagd, maar niet wordt toegekend omdat het wordt uitgevoerd door Cultuurklik. Subsidieverlening 2023 Het subsidieverleningsproces voor het jaar 2023 verloopt moeizaam, Scala heeft grote moeite om het gevraagde te leveren, gedurende het proces wordt duidelijk dat de organisatie niet in control is en de administratie niet bij is. De aanvraag voor subsidie over het jaar 2023 wordt ingediend en weer ingetrokken.

Uit mailwisseling tussen gemeente en Scala blijkt dat de ingetrokken aanvraag niet compleet was, zowel inhoudelijk (doelstellingen te veel intern gericht), als financieel (ontbreken van meerjarenplan, dekkingsplan voor de begroting) was de aanvraag niet toereikend. De definitieve subsidieaanvraag volgt op 27 juli 2022. De gemeente Hoogeveen reageert op 10 november 2022 schriftelijk op de aanvraag. Gemeente verzoekt dringend om aanvullende stukken en wijst er ook op dat er op verschillende momenten contact is gezocht om informatie te verkrijgen. Op 2 november 2022 concludeert het bestuur van Scala dat de financiële situatie van Scala onhoudbaar is geworden en informeert hierover de betrokken vijf gemeenten. In de mail aan gemeenten staat dat er alarmerende inzichten zijn over de financiën nu Scala inzicht heeft gekregen in de ledenaantallen voor het seizoen ‘22-‘23. Scala had gehoopt dat het ledenaantal aan zou trekken na de coronacrisis, maar dat bleek niet het geval, het ledenaantal was veel lager dan verwacht. In de bijgevoegde begroting op basis van het nieuwe inzicht in de actuele ledenaantallen staat dat het verwachte resultaat over de eerste

9

helft van 2023 € 283.261,-(negatief) is. Scala zegt genoodzaakt te zijn om de volgende besluiten te nemen: te stoppen met Scala omdat Scala afstevent op een faillissement; de lessen tot einde cursusjaar ‘22/’23 te willen blijven geven. De besturen en raadsleden van de Scala gemeenten worden door Scala per brief op 6 november 2022 vertrouwelijk geïnformeerd over de financiële zorgen die bestuur en zakelijk leider hebben geconstateerd. Op 2 december 2022 versturen de vijf gemeenten een brief aan Scala om toelichting te krijgen op de financiële gegevens die Scala bij de berichtgeving over de zorgelijke financiële situatie stuurde. Deze informatie wordt geleverd rond 6 december 2022. Scala trekt vervolgens de subsidieaanvraag 2023 in en dient een nieuwe aanvraag in voor de eerste helft 2023, omdat de lessen tot medio 2023 doorgang zullen vinden. Naar aanleiding van de zorgelijke situatie heeft Scala haar cijfers door een externe accountant laten beoordelen en is ook aan gemeenten gevraagd of de gemeentelijke controller de situatie wil analyseren en adviseren. Op basis van de analyse volgen er drie denkbare scenario’s: de subsidieaanvraag 2023 van stichting Scala af te wijzen op grond van financiële continuïteit; de subsidieaanvraag 2023 voor maximaal 3 maanden te verlenen of de subsidieaanvraag 2023 voor maximaal 6 maanden te verlenen.

Op 19 december maken Scala en de bestuurders van de vijf gemeenten afspraken over het vervolg van de subsidie. Onder voorbehoud van besluitvorming van de colleges wordt besloten de subsidie met 3 maanden te verlenen conform het convenant, met de optie om het met 3 maanden te verlengen (collegebesluit op 20 december 2022). Ook wordt besloten dat deze subsidie wordt aangevuld met een extra subsidie waardoor de stichting haar lessen in deze maanden kan blijven verzorgen. De aanvullende subsidie blijft binnen het budget dat voor Scala in 2023 in de begroting beschikbaar is gesteld.

2.5

Faillissement

Eind 2022 wordt duidelijk dat Scala het niet gaat redden, de gemeenten schakelen een extern bureau in om te bekijken hoe het vrijetijds aanbod voor de toekomst bewaard kan blijven en er wordt een noodplan ontwikkeld met docenten. In december 2022 wordt Blueyard, een extern bureau, gevraagd om te onderzoeken wat een haalbaar businessmodel is om het vrijetijds aanbod voor te toekomst zeker te stellen, dit in het licht dat een collectief van docenten een doorstart willen maken. Uitkomst: het vrijetijds aanbod kan niet zonder gemeentelijke financiering georganiseerd worden. 2 februari 2023 vraagt Scala per brief om uiterlijk 14 februari 2023 nadere subsidies aan Scala toe te kennen. De aanvraag betreft de voortzetting van de reguliere subsidie, inclusief aanvulling tot 1 juli 2023 en toekenning van een eenmalige subsidie ter dekking van de frictiekosten. Op 14 februari 2023 is het stichtingsbestuur per brief ingelicht over het gemeentelijke besluit om de subsidie voor het tweede kwartaal en incidentele subsidie ter dekking van de frictiekosten nog niet toe te kennen. De gemeente geeft als reden dat het stichtingsbestuur nog niet heeft voldaan aan de voorwaarden die bij de subsidieverlening zijn gesteld.

10

Op 21 februari doet Scala per brief een herhaalde oproep aan de vijf gemeenten om de gevraagde subsidie toe te kennen. Daarbij doet Scala de mededeling dat Scala de besluitvorming van de gemeente niet kan afwachten en dat er maatregelen getroffen worden. Scala deelt mee een verzoek tot surseance van betaling voor te bereiden. Op 24 februari 2024 dient Scala het verzoek in bij de Rechtbank Noord-Nederland. Scala heeft haar faillissement aangevraagd op 21 maart 2023. Op 18 april 2023 informeert het college de raad per brief over het volgende. Docenten van het voormalige Kunstencentrum Scala uit de regio Hoogeveen- De Wolden hebben een noodplan gemaakt voor de maanden april tot juli 2023 zodat lessen in het cursistenseizoen afgemaakt kunnen worden. Aangezien de gemeenteraad het college opgeroepen heeft om in gesprek te gaan wordt de raad geïnformeerd over het bereikte resultaat. Lessen worden gecontinueerd vanaf 17 april 2023.

11

3.2

Inrichting subsidieverleningsproces

Subsidieverlening in algemene zin Vanaf 2021 werkt de gemeente Hoogeveen met een nieuwe beleidsnota voor cultuur ‘Cultuurvisie 2021-2025, van voor en door’. De ambities op het gebied van kunst- en cultuur staan hierin verwoord en deze worden geconcretiseerd in een jaarlijkse uitvoeringsagenda waarbij de kunst- en cultuurinstellingen betrokken worden. De inrichting van het subsidiebeleid is vastgelegd in de algemene subsidieverordening. Geïnterviewden geven weer dat de verordening geen uitspraken doet over hoe de governance van een subsidiepartij moet worden ingericht. Er wordt momenteel aan een nieuw subsidiebeleidskader gewerkt. Subsidieverlening Scala, toezicht en monitoring Ten tijde van de subsidierelatie met Scala was er een actueel cultuurbeleid en een geldende subsidieverordening. De beschikkingen bevatten afspraken over de producten die de gemeente afnam en wat daarvoor geleverd moest worden. Volgens geïnterviewden zijn de subsidies conform de verordening verleend (aanvraag, verlening, aanvraag vaststelling, vaststelling). Uit de diverse stukken over de subsidieverlening aan Scala hebben we als onderzoekers kunnen vaststellen dat de subsidieverlening (aan Scala nieuw) inderdaad conform de verordening plaatsvond. In het proces van subsidieverlening is toezicht op rechtmatige verstrekking geborgd.

Er is niet nader onderzocht hoe de subsidieverlening ten tijde van Scala oud plaatsvond. Geïnterviewden geven aan dat de situatie voor de splitsing anders was; eerder op vertrouwen gebaseerd en minder gericht op het maken en nakomen van prestatieafspraken. Het huidige subsidieverleningsproces wordt door geïnterviewden als volgt beschreven: ‘[…] bij het ontvangen van een subsidieaanvraag wordt deze beoordeeld door de accounthouder in samenwerking met een financial en een jurist, ieder vanuit hun eigen expertise. Op basis hiervan wordt een conceptbeschikking opgesteld, inclusief alle relevante stukken, die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de wethouder. Vervolgens wordt de verleningsbeschikking verzonden. Dit proces wordt herhaald bij de controle van de verantwoording. Ook dan worden alle stukken opnieuw beoordeeld door de financial en de jurist, waarna een vaststellingsbeschikking wordt opgesteld en wederom aan de wethouder wordt voorgelegd. De volgende verantwoordingsdocumenten worden gevraagd: een jaarrekening, een accountantsverslag en een inhoudelijk jaarverslag.’

De subsidie aan Scala bestond uit een combinatie van financiering voor activiteiten en een bijdrage aan de exploitatie, zoals huisvestingskosten (al vanaf 1998 en tot aan het faillissement). Het is dus niet zo dat alleen specifieke activiteiten werden gesubsidieerd; subsidie voor de exploitatiekosten waren een belangrijk onderdeel tot en met het faillissement. Volgens geïnterviewden (ambtelijk gemeente) heeft Scala in het convenant een financiële uitwerking opgesteld waarin de bestaande subsidies werden gesplitst in drie subsidies: voor huisvesting, vrijetijds aanbod en hafabra). Deze splitsing vormde de basis voor het inrichten van de nieuwe subsidierelatie. Scala heeft zelfstandig besloten de splitsing in drie subsidies door te voeren en de afbouw van de subsidies op deze manier vorm te geven. Scala heeft per onderdeel beoordeeld hoeveel subsidie nodig was. Samen met de vijf gemeenten is afgesproken dat middelen die daardoor vrijkwamen beschikbaar bleven voor cultuur (zie ook paragraaf 2.3).

13

3.3

Samenwerking vijf Scala gemeenten

Hoe werd met de andere gemeenten samengewerkt? Uit interviews blijkt dat er tot 2019 niet veel contact was tussen de vijf Scala gemeenten over kunst en cultuur. De gemeente Steenwijkerland zocht in 2019 contact met de andere gemeenten om van elkaar te vernemen hoe ze omgingen met de subsidieverlening en prestatieafspraken met Scala. In die tijd werkte Hoogeveen met name op basis van vertrouwen en was er nog weinig vastgelegd over de subsidieverlening op kunst- en cultuur. Tijdens de eerste ambtelijke en bestuurlijke overleggen van de vijf Scala gemeenten werd gedeeld dat de gemeenten Steenwijkerland en Meppel de aanvragen van Scala te diffuus vonden. Men constateerde dat er veel overhead zat in de totale begroting. Scala kon dit ook niet gemakkelijk weerleggen. Tijdens COVID is de samenwerking tussen de vijf gemeenten geïntensiveerd. Het raadsbesluit van Hoogeveen van december 2020 om om helemaal geen subsidie meer aan Scala te verstrekken - door de andere gemeenten ‘de nacht van Hoogeveen’ genoemd – was de aanleiding om het overleg nog verder te intensiveren. De ‘nacht van Hoogeveen’ leidde tot het besef dat een dergelijk besluit van een gemeente grote consequenties zou hebben voor de andere gemeenten. Afstemming in de crisisperiode & proces faillissement Tijdens het gehele proces overlegt Scala frequent met gemeenten afzonderlijke en gezamenlijk.

In het convenant spreken gemeenten af elkaar te betrekken bij voorgenomen, lokale beleidswijziging en om bij besluitvorming over subsidieverlening rekening houden te met het convenant (zie ook paragraaf 2.3). Eind september 2022 heeft Scala nog een bijeenkomst met alle stakeholders georganiseerd (ambtelijk, bestuurlijk en raadsleden) voor alle vijf gemeenten. Scala vertelde dat het wel moeilijk was, maar dat ze bezig waren met de bouw van een nieuwe website en de implementatie van een nieuw systeem om meer zicht te krijgen op de administratie. Scala ging uit van een positief verloop. Volgens geïnterviewden zijn er destijds ook vragen gesteld over ledenaantallen, exploitatie en bemensing. Bij de eerste signalen dat Scala er financieel niet goed voorstond (2 november 2022) wordt direct opgeschaald van ambtelijke naar bestuurlijke coördinatie. Bij alle bestuurlijke overleggen met Scala zijn steeds alle vijf wethouders aanwezig. Uit interviews blijkt dat het signaal dat Scala er financieel slecht voorstond voor gemeenten onverwacht kwam (De gemeenten hadden wel een signaal bij ontvangst van het jaarplan 2022 op 26 april 2022. Er was een begrotingstekort en nieuwe inkomsten (markten) waren er nog niet. Scala ontwikkelde een bijsturingsplan en gemeenten hadden de indruk dat Scala daar vertrouwen in had).

In het bestuurlijk overleg van december 2022 is afgesproken dat de wethouder van Steenwijkerland samen met de wethouder van Hoogeveen de lead zouden nemen in de bestuurlijke behandeling van de ontstane crisis.

3.4

Governance Scala

Bezuiniging in relatie tot organisatiekeuze De organisatorische splitsing tussen het binnenschoolse en het vrijtijds aanbod was geen keuze van de gemeente(n). De gemeente Hoogeveen zegt zelfs twijfels uitgesproken te hebben over het tempo en de haalbaarheid van de aanpak. Wel was het de wens van de gemeente Hoogeveen om een duidelijke splitsing aan te brengen in de verantwoording over de beide onderdelen om beter inzicht te krijgen in de effectiviteit van de subsidies. Omdat bij 14

Scala beide onderdelen nauw verweven waren, ontstond er vanuit meerdere gemeenten druk om keuzes te maken, mede in het licht van bezuinigingen. Hierop heeft Scala zelf het initiatief genomen om een plan voor de toekomst te ontwikkelen, waarin de organisatorische splitsing tussen de twee onderdelen centraal stond. De bezuinigingen zijn volgens geïnterviewden (gemeente) wel aanleiding voor Scala geweest zich te heroriënteren op hun positie, maar het is door Scala ingevuld. De splitsing is door Scala zelf voorgesteld als een stap richting de toekomst. Het doel van de splitsing was om de discussie te verminderen over wat precies wordt gesubsidieerd: het binnesnschoolse aanbod of het vrijtijds aanbod. Het tijdpad is ook bepaald door Scala. Gemeenten stellen dat de financiële situatie van Scala oud en (daardoor) de splitsing van de organisatie van meet af aan problematisch was. ‘Er ontbraken stukken, en er was geen helder overzicht van de balans of reserves, waardoor er onvoldoende inzicht was in de financiële positie. Bij de splitsing werden aannames gedaan zonder dat deze goed konden worden onderbouwd, mede door een gebrek aan actuele informatie, zoals leerlingenaantallen en markgegevens. Er was sprake van een patroon van niet transparante en onsamenhangende financiële rapportages, wat ook in de bestuurlijke gesprekken werd benadrukt.’

Raad van toezicht/directie Scala vervangen Tijdens interviews is gevraagd hoe de gemeente Hoogeveen aankijkt tegen het feit dat de Raad van Toezicht en de directie volledig vervangen zijn en dat de nieuwe mensen de aanpak en het bijbehorende tijdpad vorm en inhoud zouden moeten geven. De gemeente Hoogeveen geeft aan dat de governance van Scala een verantwoordelijkheid is van Scala. De gemeente heeft bij een subsidierelatie als deze geen bevoegdheid bij keuzes in het aanstellen, sturen of toezicht houden op de organisatie. Implementatie ontvlechting Uit interviews komt naar voren dat veel afspraken over personele en financiële middelen op 1 januari 2022 nog niet helder waren of niet vastgelegd waren en nog uit onderhandeld moesten worden. Hoewel de scheiding tussen de twee stichtingen een feit was, moest dit in de praktijk nog volledig worden geëffectueerd. Het gekozen tijdspad bleek hiervoor te kort. ‘Met de kennis van nu blijkt dat het tijdspad te krap is geweest. Na de formele splitsing bleek dat er nog van alles uit onderhandeld moest worden tussen Scala en Cultuurklik. Bij Culltuurklik verliep het proces goed, mede omdat het een sterkere organisatie was. Scala kwam net uit een moeilijke fase door de coronacrisis, die het culturele veld als geheel zwaar heeft getroffen. Dat herstelproces vergde veel inspanning.

Destijds moest de organisatie een aanzienlijke ommezwaai maken, waaronder veranderingen in de zakelijke leiding. Het doel was om een stevige organisatie neer te zetten, maar de beschikbare tijd was hiervoor simpelweg te kort. Uiteindelijk is dat niet gelukt.’

Businessconcept Scala De gemeente stelt achteraf dat Scala nieuw niet levensvatbaar was, mede door de hoge huisvestingskosten en personeelskosten die Scala nieuw bleef dragen. ’Cultuurklik maakte geen gebruik van het pand van Scala. Scala moest óf een andere locatie zoeken of medehuurders vinden. Hoewel beide opties zijn onderzocht, is het niet gelukt om een geschikte oplossing te vinden. De opgave voor de zakelijk leider was bijzonder uitdagend, aangezien deze niet

15

alleen extra inkomsten moest genereren om het aanbod te versterken en de bedrijfsvoering te stabiliseren, maar ook te maken had met de bijkomende problematiek rondom de huisvesting.’

De vijf Scala gemeenten geven in december 2022 een opdracht aan een extern bureau, Blueyard, om te onderzoeken hoe een haalbare businesscase gemaakt kan worden om het vrijetijds aanbod in de regio te behouden. De vijf gemeenten vroegen aan Blueyard “op welke manier een kostendekkend en fair payed vrijetijds aanbod tot stand kan komen op een toekomstbestendige manier, passend binnen de visie en het beleid van de gemeenten en gebaseerd op de behoefte van beoogde doelgroepen”. Een collectief van docenten heeft interesse om het aanbod te continueren, haast is geboden, zo wordt gesteld. De uitkomst van het onderzoek is duidelijk: “Op basis van ons onderzoek kunnen we vaststellen dat een businesscase op basis van kostendekkend en fair-payed aanbod, dat aansluit bij visie van de gemeenten, niet haalbaar is zonder aanvullende bijdrage van de gemeente(n).” Gemeenten hebben ‘aan de voorkant’, dus bij de ontvlechting van Scala, niet overwogen om een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar het nieuwe Scala- concept. Dat leek op dat moment niet nodig, zo wordt in interviews aangegeven.

16

reclame en meer zichtbaarheid. Het doel (en de noodzaak) hiervan was om te komen tot een ton extra omzet. Geen inzicht in eigen bedrijfsvoering Vrij snel na het aantreden van het nieuwe bestuur werd duidelijk dat er veel niet op orde was: De bestuursleden zeggen hierover: ‘De cursusadministratie liep achter. Het was administratief een enorme puinhoop. Ook bleek geen deugdelijke inhoudelijke en financiële verantwoording te hebben plaatsgevonden naar de subsidieverstrekkers, in ieder geval niet over het jaar 2021. De gedachte was om extra subsidie te vragen, maar dat voelde niet goed, omdat er geen deugdelijke verantwoording kon worden afgelegd. Daarbovenop bleek dat de splitsing wel een feit was, maar dat de ontvlechting nog lang niet rond was. Er was onduidelijkheid over de inventaris: wat was van Scala en wat van CultuurKlik?’

Het nieuwe bestuur had zich verkeken op de financiële kennis die nog bij Scala achtergebleven was. De controller was ontslagen bij de splitsing tussen Scala en Cultuurklik, de overgebleven administrateur was onvoldoende onderlegd om een kloppende balans of V&W-rekening te maken. Het bestuur heeft vervolgens een huisaccountant ingeschakeld om zicht te krijgen. De cursusadministratie bleek niet alleen achter te lopen en niet te kloppen, maar bleek ook niet gekoppeld te zijn aan de financiële administratie. Facturatie was daardoor ook lang niet in orde. Het voelde voor het bestuur of ze “een lijk in de kast” hadden aangetroffen. Over de ontvlechting zegt het bestuur: ‘De stichtingen waren gesplitst op 1 januari 2022, maar het ontvlechten was nog niet afgerond. De splitsing van de inventaris was niet afgerond. Het personeel was wel ontvlecht, er waren mensen ontslagen en er was een groep zzp-ers over voor volwasseneneducatie. Er was een paar fte in dienst (veel kleine contracten). De ontvlechting was niet gebeurd op de balans. Er stonden nog 225.000 euro liquide middelen op de balans, maar daarvan moest 145.000 euro nog naar CultuurKlik, dat wisten we eerst ook niet. Er bleef dus 80.000 euro over, waarvan 30.000 euro bestemd was en dus 50.000 euro weerstandsvermogen. De inventaris moest nog ontvlochten worden.

En het bleek dat alle kosten van de ICT - die steeds duurder werden - op Scala drukten, terwijl daar ook nog een grote update naar de Cloud op de planning stond’’

De ingehuurde accountant heeft uiteindelijk de cijfers op orde gekregen. Toen bleek dat het cursusgeld voor het seizoen ‘22-’23 lang niet was wat er nodig was door het tegenvallende aantal jaarcursisten, werd de conclusie getrokken dat het niet meer goed zou komen met Scala nieuw. Het aantal cursisten fluctueert per seizoen maar inkomsten worden berekend over een kalenderjaar. Het aantal cursisten in een voorjaar zegt dus niks over inkomsten van een najaar. De cursistenadministratie was niet op orde. Maar daarbij kwam ook dat pas eind september / begin oktober duidelijk werd hoeveel jaarcursisten er zouden zijn voor het beginnende seizoen. En dat was nog weer lager dan daarvoor. Terwijl men eigenlijk hoopte dat het gelijk zou blijven, dan wel zou aantrekken omdat corona achter de rug was.’

Terugblikkend zegt het bestuur dat als ze hadden geweten wat ze zouden aantreffen, dat ze dan niet waren ingestapt. “Maar toen we er eenmaal in zaten, hebben we ons 100% ingezet, vooral in het belang van de cursisten.”’

18

Plannen Scala nieuw Het plan voor Scala nieuw bleek in de parktijk niet haalbaar. De bestuurders liepen tegen deze zaken aan: het aantal cursisten is bepalend voor het succes van Scala. Scala had 1.000 cursisten op vijf vestigingen, maar dat was bij lange na niet voldoende om het geheel kostendekkend te krijgen. De subsidie was vooral voor de exploitatie, “een druppel op een gloeiende plaat”. Scala nieuw kwam er niet aan toe om nieuwe markten te ontdekken om aanspraak te kunnen maken op de vrijgekomen subsidie. Alle tijd ging op aan bedrijfsvoering: o de gemeenten stelden veel vragen om te kunnen controleren. Scala moest iemand inhuren om rapportages te maken om aan alle subsidievoorwaarden te kunnen voldoen; o de gemeente Hoogeveen stelde in 2022 veel eisen er handhaafde strikte op procedures, tot op het detail van de te gebruiken formuliertjes aan toe; o Scala kreeg geen enkele ondersteuning vanuit CultuurKlik hierbij. CultuurKlik wilde afrekenen en splitsen; docenten zaten in de weerstand en konden nog niet meebewegen met de nieuwe koers, vooral het vaste personeel, sommige docenten stonden bij zowel Scala als CultuurKlik op de loonlijst, wat voor best een ingewikkelde situatie zorgde.

Tijdens de bijeenkomst met stakeholders in september 2022 heeft het bestuur van Scala nieuw wel gezegd dat het moeilijk was, maar zij gingen die avond voor een positieve boodschap, vooral richting de docenten: “We willen proberen er samen iets van te maken.” Scala nieuw had die avond ook nog geen inzicht in de tegenvallende aantallen cursisten. De bestuurders ontdekten toen ook dat docenten speelden met uurtarieven en groepsgroottes, daar was bijzonder weinig sturing op. Uit het interview blijkt dat Scala nieuw heeft geprobeerd om te snijden in de huisvestingskosten door te schrappen in ruimtes en lokalen, maar dat ging niet makkelijk. Dat kwam ook vanwege de weerstand bij docenten om van ruimte te wisselen. Volgens de bestuurders van Scala was het in Hoogeveen de bedoeling dat Scala samen met de Tamboer een ruimte zou gaan delen. Scala vermoedt dat de gemeente hier ook nog andere redenen dan alleen een kostenbesparing voor had. In Meppel is geprobeerd lokalen op te offeren aan de welzijnsinstelling of aan de inpandige school die graag wilde uitbreiden, maar zover is het nooit gekomen. Overlegstructuur Scala had na de ontstane crisis elke 2 weken overleg met bestuurders, 1 keer digitaal, 1 keer op locatie bij Scala. Scala heeft 6 of 7 interne bijeenkomsten voor personeel gehouden, deels online, deels fysiek. Vanaf september 2022 kwam iedereen bijna wekelijks bij elkaar.

Tot slot als bestuur alles overwegend Het faillissement had volgens het bestuur niet voorkomen kunnen worden. Scala bestond uit veel creatieve geesten die niet erg zakelijk zijn ingesteld. Verder waren er onvermijdelijke kosten: grote gebouwen, en een vaste kern van niet-ondernemende mensen (op inhoud gedreven, gericht op dans en muziek, etc) En de administratie bestond uit houtje-touwtje systemen. Het bestuur reflecteert:

19

Er is genoeg geld beschikbaar voor cultuur vanuit fondsen. We zouden het hebben moeten kunnen doen zonder subsidie.[…] De vorige directie kreeg het ook niet voor elkaar. Vanaf januari 2022 is Scala begonnen met nieuwe plannen: nieuwe markten ontwikkelen en minimaliseren van de kosten, maar het tijdpad was veel te kort. De toenmalig manager heeft daar echt aan getrokken. Maar de docenten waren niet klaar om mee te bewegen’

Het bestuur heeft het gevoel overgehouden dat Scala nieuw ‘voor de bus is gegooid’ om de binnenschoolse activiteiten (die veel rendabeler zijn) te redden. Als onderzoekers hebben we de interim manager die tot 2022 aangesteld was door het Scala bestuur (oud) gevraagd om deel te nemen aan dit onderzoek. Daar wenste hij niet op in te gaan.

20

In oktober 2021 informeert het college de raad met een brief over de splitsing van Scala in CultuurKlik en Scala nieuw. Het college deelt de raad verder mee dat een convenant met vijf gemeenten in ontwikkeling is, waarin beschreven wordt hoe de subsidie voor het nieuwe Scala (en dus het vrijetijds aanbod) in stappen zou worden afgebouwd en hoe Scala zou transformeren en commerciëler worden. Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Had u er vertrouwen in dat de splitsing en de afbouw van de subsidies zou leiden tot twee financieel gezonde organisaties met voldoende aanbod voor de inwoners van Hoogeveen?’ Acht fracties hebben deze vraag beantwoord. Vijf van hen geven aan destijds ‘enig of veel vertrouwen’ te hebben gehad in de aanpak van Scala en de gemeenten. Een van deze fracties baseerde het vertrouwen op positieve berichtgeving in de media. Een tweede fractie vond het positief dat in ieder geval het binnenschoolse aanbod geborgd was en hoopte op een positieve doorstart van Scala nieuw. Een derde fractie had enig vertrouwen, maar benadrukt dat er wel een continue monitoring van het verloop van de splitsing moest plaatsvinden. Drie fracties hadden ‘geen of weinig vertrouwen’ in de splitsing en het convenant.

Een van de fracties beschrijft in de toelichting hoe de splitsing kon leiden tot een ‘uitsterfconstructie’ omdat onvoldoende inwoners van Hoogeveen zonder subsidie cultuurles kunnen betalen. De raad wordt geïnformeerd over financiële problemen Op 28 september 2022 zijn raadsleden uitgenodigd op de informatiebijeenkomst voor belangstellenden, waarbij het bestuur van Scala een negatief resultaat presenteert, maar geen reden tot acute zorg uitspreekt. Op 27 oktober 2022 stuurt het college een brief van Scala vertrouwelijk naar de raad. In de brief schrijft Scala dat de opgave van Scala niet toekomstbestendig bleek te zijn en dat Scala daarom nu in financieel zwaar weer verkeert. Het college licht de brief van Scala toe in een raadsbrief. Uit de raadsbrief blijkt dat het college dan nog altijd stuurt op een duurzame oplossing om Scala overeind te houden, maar waarbij de subsidie wel wordt afgebouwd tot nihil in 3 jaar. De raad wordt geïnformeerd over de beëindiging van de activiteiten van Scala per 1 juli 2023 Op 8 november 2022 stuurt Scala een vertrouwelijke brief aan de raad en het college waarin Scala aangeeft tot 1 juli 2023 haar activiteiten voort te willen zetten en de stichting per 1 juli 2023 te willen beëindigen.

De raad wordt gedetailleerd geïnformeerd over de ontwikkelingen bij Scala Nadat Scala in november 2022 heeft besloten om de werkzaamheden per 1 juli 2023 te staken, neemt het college de raad gedetailleerd mee in de ontwikkelingen. Er volgen in de periode 13 december 2022 tot en met 7 maart 2023 nog vier raadsbrieven over de garantstelling, de problemen rondom de subsidieverlening voor 2023, het onderzoek door Blueyard, de tegenvallende financiële situatie van Scala, de aanvraag van surseance van betaling en de toekenning daarvan door de rechtbank. De raad stemt in met de beëindiging van de subsidie aan Scala Op 14 maart 2023 volgt een raadsvoorstel om per 1 april te stoppen met de subsidieverlening aan Scala. De raad stemt hiermee in op 23 maart 2023.

22

Aan de raadsfracties is gevraagd ‘Vindt u dat het college goed heeft gestuurd op de aflopende subsidierelatie en waarom vindt u dat?’ Acht van de negen fracties vinden dat het college goed heeft gestuurd op de aflopende relatie. Het was volgens de fracties duidelijk dat de directie van Scala de zaken niet goed op orde had en dat de verantwoordelijkheid daarvoor bij Scala lag en niet bij de gemeente. Het college heeft door de strakke sturing tijdens de crisis verstandig gehandeld. Eén fractie vindt dat het college niet goed heeft gestuurd, omdat uiteindelijk de medewerkers van Scala gedupeerd zijn geraakt. Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Heeft u gedurende dit hele proces de juiste informatie gekregen om een goed beeld te kunnen vormen over de ontwikkelingen bij Scala? Heeft u uw controlerende taak goed uit kunnen voeren?’ Acht van de negen fracties antwoorden dat de informatievoorziening door het college (dat zijn in concreto mogelijk drie colleges) over het algemeen voldoende was. Eén fractie vraagt zich daarbij af of de informatievoorziening door Scala wel op orde was en in hoeverre dat een erfenis van keuzes van een eerder college was. Twee fracties merken op dat de snelheid van de ontwikkelingen er wel voor zorgden dat de raad geen mogelijkheden had om een faillissement af te wenden.

Drie fracties hebben geen vragen gesteld over het faillissement van Scala en vier fracties hebben vragen gesteld die naar tevredenheid werden beantwoord. Eén fractie was ontevreden over de beantwoording van hun vragen en heeft daarom een motie ingediend. De raad wordt na het faillissement gedetailleerd geïnformeerd over het vervolg van het cultuuraanbod. Na het stopzetten van de subsidie stuurt het college nog twee raadsbrieven over het Noodplan voor buitenschools cultuuraanbod en over het veiligstellen van de instrumenten en het lesaanbod in de tweede helft van 2023. In de laatste brief van juni 2023 wordt tevens de nieuwe subsidieregeling aangekondigd. Aan de raadsfracties is gevraagd: ‘Het college is gaan samenwerken met het collectief van docenten van Scala die nu het vrijetijds aanbod invullen. Heeft u vertrouwen in hoe het vrijetijds aanbod door het collectief van docenten nu wordt uitgevoerd?’ Zeven fracties hebben ‘enig of veel vertrouwen’ in hoe het nu georganiseerd is. Een van deze fracties vindt wel dat de gemeente beter moet faciliteren en financieren en een andere fractie zet als voorwaarde dat de gemeente goed toezicht en controle moet inrichten. Twee fracties hebben ‘geen of weinig vertrouwen’ in de huidige aanpak. Eén van deze fracties ziet liever een geheel andere structuur, waarbij docenten in vaste dienst zijn.

5.3

Verbeterpunten volgens de raadsfracties

Aan het einde van de enquête is aan raadsfracties gevraagd wat voor inzichten zij hebben opgedaan met de casus Scala en welke lessen er te leren zijn. Wat voor inzichten heeft u opgedaan door dit proces met Scala? Dat het uiterst noodzakelijk is om zakelijker om te gaan met subsidie-relaties, zeker in de culturele sector, met duidelijke prestatieafspraken en duidelijke evaluatiepunten- en momenten Dat gesubsidieerde instellingen vaker in het jaar inzicht moeten geven in het verloop van het budget van dat jaar. Monitoring is belangrijk om vroegtijdig signalen op te halen, waardoor risico’s en issues eerder bekend worden en interventies kunnen worden gepleegd op beheersbaarheid van de risico’s en het oplossen van issues.

23

De gemiddelde Hoogevener heeft weinig over voor cultuur. Dit was terug te zien in de gemeenteraad en College. Zij kunnen onvoldoende de waarde van cultuur en de impact op haar inwoners beoordelen. Deze 'opvoedkundige' blik op cultuur is gelukkig nu verankerd in de Cultuurnota. Het is zaak dit voor langere tijd te borgen. Dat de marktwerking de cultuur steeds meer aan het afknijpen is. Dat duidelijke afspraken en een helder cultuurbeleid en subsidiebeleid wel ontzettend belangrijk zijn Kritischer zijn op voortgang en financiële rapportages, Niet meer in gemeente overstijgend verband oppakken (m.u.v. de gemeente De Wolden waarmee al een samenwerkingsorganisaties is) Zoals wij er telkens bij het college er op gehamerd hebben, zouden wij voor al die instellingen waar wij een subsidierelatie mee hebben om de 3 a 4 jaar een kerntakendiscussie moeten voeren over nut en noodzaak en of wij krijgen waarvoor wij subsidie verstrekken. Welke lessen kunnen geleerd worden voor het nieuw te formuleren subsidiebeleid, wat u betreft? Duidelijke afspraken, frequente verantwoording en monitoring van bestedingen en zeker als er meer gemeentes bij betrokken zijn een stuurgroep met bestuurlijke vertegenwoordiging met als doel de maatschappelijke doelstellingen en de daarbij horende activiteiten binnen de vastgestelde budgetten te bereiken en uit te voeren. Indexeer en evalueer.

Maak afspraken voor minimaal 5 of 10 jaar. Scala hoort in de Culturele BIS thuis. Subsidieer realistisch. Hoogeveen heeft jaren geen cultuurvisie gehad. Nu is deze er wel, maar we missen de cohesie tussen de disciplines. Duidelijke en waar nodig strikte kaders stellen met frequente evaluatie op de voortgang is noodzakelijk. (Vertrouwen is goed, zeker weten is beter). Beperk de deelnemende gemeenten. De situatie in Hoogeveen is feitelijk ontstaan door misstanden in een van de andere deelnemende gemeenten. Wat ons betreft gaan wij over alle subsidierelaties een kerntakendiscussie houden, maar de gemeenteraad is hier compleet verdeeld over. In 2022 is er een poging gedaan maar diverse fracties hadden een compleet ander beeld wat een kerntakendiscussie is.

24

Bijlagen Bijlage 1 Tijdlijn Bijlage 2 Analyse subsidieverlening 2022-2023 Bijlage 3 Respondenten Bijlage 4 Bronnenlijst

25

Bijlage 2 Analyse subsidieverlening 2022-2023 Subsidie 2022 DATUM

6 december 2021

ONDERWERP Verzoek Scala over huisvesting en HaFa INHOUD

Scala verzoekt Scala en Cultuurklik apart op te nemen in de administratie Scala zou Markt 5 per 1 januari 2022 verlaten vanwege eerdere bezuinigingen. Scala verzoekt om 6 maanden langer te mogen blijven op Markt 5 hangende hun onderzoek naar gezamenlijke huisvesting met Tamboer en het Podium Scala verzoekt subsidie 2022 voor hafabra te handhaven op het niveau van 2021