Technische vragen verordening financieel beleid, beheer en organisatie

Technische vragen raadsvergadering 14 december 2023 Vaststelling verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Meierijstad 2023 Fractie

Vragen

Antwoorden

SP

1. Kan het college op alle beleidsvelden schuiven met de middelen?

Ja, dat is het uitgangspunt.

Hart

1. Zijn er voorbeelden te geven van situaties waarin het college eigenlijk met budgetten had willen schuiven, maar dat dit niet kon omdat we het niet in de verordening hebben opgenomen? Zo ja, welke? Zo nee, waarom dan toch de wens en gewenste aanpassing?

D66

1. In de samenvatting staat dat deze verordening zorgt voor een betere informatievoorziening richting de raad. Waar wordt de raad dan beter geïnformeerd?

De wens om tot aanpassing te komen, komt enerzijds voort uit de wens van het college om sneller dan nu in te kunnen spelen op het inzetten van financiële middelen waar ze nodig zijn. Anderzijds om een robuustere begroting te maken waarin zo min mogelijk extra gelden ‘voor de zekerheid’ zijn opgenomen. Op het moment dat het college het mandaat heeft om binnen een programma te mogen schuiven met middelen (binnen de eisen dat dit budgetneutraal gebeurt en dat het gedefinieerde beleid gevolgd blijft worden), kan onmiddellijk gereageerd worden op situaties, in plaats van te moeten wachten op een akkoord via de eerste of tweede berap of een raadsvoorstel. Dat maakt dat de kans op het realiseren van de afgesproken beleidsdoelen binnen de afgesproken termijnen groter. Op de eerste plaats door de rechtmatigheidsverantwoording die het college voor het eerst over het verantwoordingsjaar 2023 afgeeft. Deze verantwoording is meeromvattend en heeft een grotere

2. Art 2, programma-indeling. In het voorstel stelt de raad niet meer in het begin per programma de onderverdeling in beleidsvelden vast. Hoe, waar en door wie wordt dan de indeling in beleidsvelden vastgelegd? En voor welke periode? Hoe wordt dit gecommuniceerd? Komt de indeling in beleidsvelden dan nog wel herkenbaar terug in de begroting en financiële stukken? En wat is de rol van de raad hierbij? 3. Wat is de betekenis van de indeling in beleidsvelden in de huidige sturing en monitoring door de raad?

4. Wat is de betekenis van de indeling in beleidsvelden in de sturing van de uitvoering door het college?

5. Wat is de huidige verdeling in beleidsvelden? Hoe is deze herkenbaar in bijvoorbeeld de begroting 2024? Zijn de financiële bedragen per

Zaaknummer 2449542

Pagina 2 van 6

datum 27-11-2023

informatiewaarde dan de huidige accountantsrapportage. Vanuit een wettelijke verplichting dient de rechtmatigheidsverantwoording een plek te krijgen in de Verordening. Een ander voorbeeld is de introductie van de slotwijziging in december die (indien aan de orde) aan de raad wordt voorgelegd. Hiermee wordt de mogelijkheid geboden om in de lopende begroting bijstellingen door te voeren en de raad tijdig op de hoogte te brengen van de laatste financiële ontwikkelingen. Tot nu toe kwamen deze met de jaarrekening aan de orde, en werd de raad daardoor in juni geïnformeerd. Dit betekent dus een versnelling en verbetering van de informatiepositie van de raad. In het coalitieakkoord worden de beleidsvelden gedefinieerd en gecommuniceerd. Dit is voor een raadsperiode (momenteel 2023-2026). Op basis van deze indeling is de programmabegroting ingericht, en is op deze wijze herkenbaar voor de raad. Uiteraard stelt de raad de begroting vast. De begroting, de beraps en de jaarverantwoording zijn ingedeeld in beleidsvelden waarop (financiële) plannen worden gemaakt en waarop wordt gerapporteerd. De raad kan hierop vervolgens sturen. De begroting, de beraps en de jaarverantwoording zijn ingedeeld in beleidsvelden waarop (financiële) plannen worden gemaakt en waarop wordt gerapporteerd aan het college. Deze stuurt hierop.

Als voorbeeld: binnen het programma ‘Sociaal Domein’ zijn via onderstaande link de beleidsvelden terug te

beleidsveld herkenbaar in de begroting 2024? Zo ja, kan aangegeven worden waar deze staat?

6. Er wordt gevraagd om het college te autoriseren om te schuiven met middelen tussen beleidsvelden. Op welke wijze wordt de raad geïnformeerd als het college van deze bevoegdheid gebruik kan gaan maken? Wordt de raad dan geïnformeerd over voornemens hiertoe? En hoe vindt de verantwoording dan plaats?

7. Welke problemen doen zich nu voor, nu het college niet geautoriseerd is om zelf te schuiven tussen beleidsvelden? Kan aangegeven worden hoe vaak deze problemen zich per jaar voordoen?

Zaaknummer 2449542

Pagina 3 van 6

datum 27-11-2023

vinden die een plaats hebben gekregen in de begroting 2024. https://meierijstad.begroting-2024.nl/p9076/wat-willenwe-bereiken De baten en lasten zijn op programmaniveau inzichtelijk gemaakt. De raad wordt in de tweede berap en de jaarverantwoording geïnformeerd over de mate van realisatie van gedefinieerde doelen op beleidsvelden en de financiële middelen die hiermee samenhangen i.r.t. de begroting. De raad stelt deze verantwoordingen vast. Alleen als op programmaniveau een begrotingsoverschrijding dreigt, wordt deze ter accordering aan de raad voorgelegd. Zolang op programmaniveau de begroting niet wordt overschreden, vindt geen tussentijdse informering van de raad plaats. De wens om tot aanpassing te komen, komt voort uit de wens van het college om sneller dan nu in te kunnen spelen op het inzetten van financiële middelen waar ze nodig zijn. Op het moment dat het college het mandaat heeft om binnen een programma te mogen schuiven met middelen, dat dit budgetneutraal gebeurt en dat het gedefinieerde beleid gevolgd blijft worden, kan onmiddellijk gereageerd worden op situaties in plaats van te moeten wachten op een akkoord via de beraps of een raadsvoorstel. Dat maakt dat de kans op het realiseren van de afgesproken beleidsdoelen binnen de afgesproken termijnen groter.

8. Op dit moment kan ook geschoven worden tussen beleidsvelden via de begroting, de beraps en raadsvoorstellen. (Ongeveer) hoe veel van dergelijke verschuivingen zijn voorgesteld in het begrotingsjaar 2022?

9. Zijn er voorbeelden van andere gemeenten waar het college op een dergelijke manier wordt gemandateerd? Zo ja, welke? Zijn daar evaluaties gehouden van deze nieuwe verdeling in bevoegdheden? Zo ja, kunnen deze beschikbaar worden gesteld?

10. In artikel 5 lid 6 wordt het college geautoriseerd om besluiten te nemen over begrotingsuitbreiding voor subsidies die gedurende het begrotingsjaar worden ontvangen. Hoe vaak komen dergelijke situaties in het algemeen voor? Hoe is de huidige werkwijze? Wordt dit dan aan de raad voorgelegd en zo ja, hoe/wanneer?

11. Artikel 5 lid 7 stelt een verhoging voor van 1 naar 10 miljoen en pas daarboven hoeft de raad via een RIB geïnformeerd te worden. Waarom is dit bedrag zo enorm verhoogd? Hoe vaak komt zo iets in de praktijk ongeveer voor?

Zaaknummer 2449542

Pagina 4 van 6

datum 27-11-2023

In de beraps is niet direct een relatie gelegd tussen beleidsvelden maar bestonden wijzigingen uit het aanpassen van plussen en minnen op niveau van grootboeknummer. Optelsom was resultaat per programma en totaalresultaat. De Gemeentewet stelt een aantal eisen aan de begroting en de jaarrekening. Een daarvan is dat de begroting en de jaarrekening moeten worden ingedeeld in een aantal programma's. Via het budgetrecht machtigt de raad het college via de gemeentebegroting om geld uit te geven op die programma’s. Omdat de Gemeentewet geen nadere definiëring geeft dat machtiging op beleidsveldniveau moet plaatsvinden, vullen gemeenten dit op eigen wijze in. Dordrecht en Gouda zijn voorbeelden van gemeenten die begroten en verantwoorden op programmaniveau. Het is onbekend of zij evaluaties van deze mandateringsvorm hebben gemaakt. De huidige werkwijze is dat als gedurende het begrotingsjaar een subsidie wordt ontvangen, de aanwending ervan wordt voorgelegd aan de raad via een raadsvoorstel of de berap. Deze situatie komt een aantal keer per jaar voor, en dan vooral in de eerste maanden van het jaar. Dit omdat in de begroting geen rekening kan worden gehouden met lopende subsidieaanvragen die nog niet zijn toegekend. Waar het om gaat is, dat de raad het wil weten wanneer een significante afwijking van de schuldpositie in de begroting kan ontstaan.

Daarvan zal alleen sprake zijn in het geval van een omvangrijke

12. Artikel 6 lid 5. Momenteel worden in de Berap wijzigingen groter dan 50.000 bij exploitatie, 100.000 bij investeringen en 250.00 voor grondexploitatie gemeld per beleidsveld. Dezelfde bedragen worden voorgesteld maar dan op programmaniveau. Wat is de praktische betekenis van deze wijziging? Kan dat tevens via een voorbeeld toegelicht worden.

investeringskredietaanvraag. Omvangrijk wordt gedefinieerd als meer dan € 10 miljoen. Op dit moment moet iedere overschrijding op grootboeknummerniveau met genoemde bedragen worden toegelicht in de berap. Dat betekent in de praktijk dat heel veel toelichtingen op detailniveau worden gegeven. Vanuit de voorgestelde Verordening krijgt het college toestemming om in exploitatiebudgetten te schuiven met middelen tussen beleidsvelden binnen een begrotingsprogramma, waardoor een overschrijding mag worden gecompenseerd met een onderschrijding en er dus per saldo geen toelichting noodzakelijk is. De belangrijke voorwaarden blijven echter dat het een en ander budgetneutraal gebeurt en dat het gedefinieerde beleid gevolgd blijft worden. Voorbeeld (fictief) Voor het programma ‘Onderwijs’ is in 2023 een bedrag begroot van € 9,96 mio. Gedurende dit jaar blijkt dat binnen het beleidsveld ‘Onderwijsbeleid en leerlingzaken’ een verwachte onderschrijding van de begroting zal optreden van € 700K. Tegelijkertijd dreigt de begroting van ‘Onderwijshuisvesting’ met € 650K overschreden te worden als gevolg van strengere eisen op het gebied van ventilatie binnen scholen. Omdat: • beide beleidsvelden onder hetzelfde programma vallen,

Zaaknummer 2449542

Pagina 5 van 6

datum 27-11-2023

•

13. Artikel 7. Er wordt alleen gesproken over bestemming van het jaarrekeningresultaat. Ingeval er een tekort is: van wie wordt dan een voorstel voor de dekking verwacht?

Zaaknummer 2449542

Pagina 6 van 6

datum 27-11-2023

er per saldo op programmaniveau geen negatief financieel effect optreedt, en • het vastgestelde beleid ten aanzien van Onderwijs gevolgd blijft, heeft het college de bevoegdheid om de overschrijding binnen ‘Onderwijshuisvesting’ te accorderen, zonder daarvoor toestemming aan de raad te hoeven vragen. Bij een tekort doet het college een voorstel tot dekking van het tekort. De raad besluit hierover.