Startnotitie startgesprek Burgerberaad

Startnotitie burgerberaad donderdag 20 maart 2025

Inleiding Als gemeente Meierijstad willen we in verbinding zijn met onze inwoners, ondernemers, verenigingen, organisaties en instellingen die actief zijn in Meierijstad, zo is ook te lezen in het coalitieakkoord Thuis in Meierijstad (2022-2025). Deze verbinding vertaalt zich op vele wijzen in het dagelijkse werk en de dienstverlening van de gemeente. Maar niet alleen in de praktische uitvoering van ons werk betrekken we de samenleving, ook al in de eerdere fasen van beleids- en besluitvorming vinden we de stem van inwoners, organisaties en bedrijven belangrijk. Dit belang van vroegtijdige participatie (‘beginspraak’) leeft ook breed in de Meierijstadse gemeenteraad en is in 2024 verankerd in de participatienota ‘Bouwen aan burgerschap’. Binnen deze participatienota is ook aandacht voor het experimenteren en leren met nieuwe vormen van participatieve democratie. Een van de benoemde instrumenten is het burgerberaad, een participatief instrument waarmee inwoners stevige zeggenschap krijgen op een specifiek thema. Met de vaststelling van de participatienota en de begroting 2025 heeft de gemeenteraad ingestemd om in 2025 te experimenteren met het instrument burgerberaad. Op donderdag 20 maart 2025 vindt er een startgesprek plaats over het onderwerp voor een burgerberaad. In de week van 5 maart 2025 heeft u een verzoek gekregen om onderwerpen voor een burgerberaad aan te dragen.

Door de portefeuillehouder Veiligheid is het onderwerp ‘een feestelijke en veilige jaarwisseling voor iedereen’ aangegeven. Tijdens het startgesprek gaan we op interactieve wijze samen in gesprek om een onderwerp voor het eerste burgerberaad te kiezen. Door de raad aan de voorkant goed te betrekken, willen we een goede koppeling maken tussen de representatieve en de participatieve democratie. Tijdens het startgesprek zijn andere geïnteresseerden ook van harte welkom om mee te doen aan het gesprek. In deze startnotitie gaan we eerst kort in op wat een burgerberaad inhoudt. In het tweede deel beschrijven we de criteria waar een geschikt onderwerp aan moet voldoen en benoemen we de aangedragen onderwerpen. Vervolgens schetsen we het verdere participatieproces van het burgerberaad en de bijbehorende besluitvorming.

1

1 Het burgerberaad 1.1 Wat is een burgerberaad? Een burgerberaad is een diepgaande dialoog tussen een groep gelote inwoners, die samen tot aanbevelingen komen over een urgent thema of probleem en hiermee de besluitvorming beïnvloeden. Over het algemeen nemen 80 tot 150 mensen deel aan zo’n burgerberaad. Een burgerberaad heeft meerdere voordelen*: • Een burgerberaad biedt toegang tot kennis, ervaring en creativiteit van de samenleving. • De dialoog staat centraal, waardoor deelnemers elkaars opvattingen leren begrijpen en in staat zijn om voorbij overtuigingen en eigen belang te kijken. • Gewogen loting en de dialoog maken een burgerberaad inclusief: het biedt ruimte aan de meerstemmigheid die ook de samenleving kenmerkt. Niet de meeste of de luidste stemmen gelden, maar alle stemmen tellen in een burgerberaad. • Daarmee voorkomen burgerberaden blinde vlekken in besluitvorming en leiden tot goed geïnformeerde en weloverwogen aanbevelingen. • Dit leidt tot een betere aanpak van complexe maatschappelijke problemen en tot meer steun voor nieuw beleid, omdat dit beleid samen met een representatieve groep inwoners tot stand is gekomen. Dit blijkt in het bijzonder het geval onder inwoners die verder van politiek en besluitvorming afstaan (NB: burgerberaden zijn dus niet bedoeld om ‘draagvlak’ te scheppen voor reeds voorgenomen beleid).

• Burgerberaden geven inwoners zeggenschap en verantwoordelijkheid. Uit de praktijk blijkt dat deelnemers meer democratisch zelfvertrouwen krijgen, doordat zij beseffen dat ze als burger van belang zijn en in staat zijn bij te dragen aan moeilijke besluitvorming. • Wanneer burgerberaden goed uitgevoerd worden en vaker worden toegepast, kunnen zij zorgen voor een inclusiever en transparanter besluitvormingsproces en voor (herstel van) het wederzijds vertrouwen tussen inwoners en politiek. • Burgerberaden stimuleren een lerende houding bij zowel politiek als publiek. Zodoende dragen ze bij aan het democratisch ontwaken: het leerproces van zowel burgers als politici dat hen laat beseffen dat burgers cruciaal zijn om tot een toekomstbestendige, inclusieve democratie te komen. * zie ook bijgevoegde factsheet van Bureau Burgerberaad (voorheen de Transitiemotor)

Een burgerberaad kan ook nadelen hebben: • Het organiseren van een burgerberaad kan duur zijn, denk aan de vergoedingen voor de deelnemers, locatiehuur en andere faciliteiten die nodig zijn. • Het tijdsbestek van een burgerberaad is gemiddeld tussen 12 en 15 maanden, dat vraagt langere tijd van alertheid en kan als tijdrovend gezien worden. • Wanneer de aanbevelingen van het burgerberaad geen opvolging krijgen, schaadt dit het vertrouwen van de inwoners

1.2 Het burgerberaad is van de deelnemers Eén van de belangrijkste voorwaarden voor een goed verlopend burgerberaad is de mate van onafhankelijkheid. Deelnemers zijn eigenaren van hun burgerberaad en stellen met elkaar spelregels vast. Elke betrokkene heeft een verantwoordelijkheid in het garanderen van deze onafhankelijkheid. Hieronder staat de rol van het burgerberaad, college en gemeenteraad, het projectteam en de onafhankelijke procesbegeleider beschreven.

2

Rol burgerberaad Het burgerberaad heeft de vrijheid om zelfstandig een probleemanalyse op te stellen en op basis daarvan de vraag te herformuleren, experts uit te nodigen en informatie en advies te vragen. Uiteraard gaan deelnemers ook zelf over de inhoud van hun adviezen. Zij kunnen ook een monitorgroep en/of regiegroep samenstellen om het proces en de omgang met de uitkomsten te volgen. Rol college en gemeenteraad De gemeenteraad is politiek opdrachtgever: zij vraagt een advies aan het burgerberaad. College en gemeenteraad mogen bij de eerste en laatste bijeenkomst van het beraad aanwezig zijn om de opdracht te overhandigen en vervolgens de uitkomsten in ontvangst te nemen. College en gemeenteraad houden zich tijdens het burgerberaad afzijdig en hebben alleen contact met het beraad als de deelnemers in het beraad hierom vragen. College en gemeenteraad beïnvloeden de uitkomsten van het burgerberaad niet, zij worden wel op de hoogte gehouden van het verloop van het burgerberaad. Zo kunnen raadsleden onder andere deelnemen aan een klankbordgroep. Deze mogelijkheid willen we tijdens het startgesprek bespreken. Het advies van het beraad wordt door de raad in ontvangst genomen en door het college zoveel mogelijk uitgevoerd. Rol gemeentelijk projectteam Er is een gemeentelijk projectteam ingericht voor de organisatie en uitvoering van het burgerberaad.

Zij verzorgen onder andere het startgesprek op 20 maart en organiseren de loting, de bijeenkomsten, de communicatie, het facilitaire gedeelte en regelen dat vragen uit het burgerberaad worden opgepakt. Rol externe procesbegeleider Het gemeentelijke projectteam voor de organisatie en uitvoering van het burgerberaad wordt geadviseerd en begeleid door Bureau Burgerberaad als onafhankelijke externe procesbegeleider. Zij adviseren en ondersteunen onder andere bij de communicatie, de organisatie van de bijeenkomsten, ondersteuning van het (dag)voorzitterschap en de begeleiding en voorbereiding van de gespreksleiders. Ook zijn zij aanwezig bij de beraad dagen. 1.3 Vertrouwen geven is vertrouwen krijgen Een goed burgerberaad kent een duidelijk commitment vooraf van de gemeenteraad en het college. Commitment in de zin dat duidelijk is wat de status van de toekomstige aanbevelingen is en onder welke voorwaarden de aanbevelingen van het burgerberaad een vervolg krijgen. Het uitgangspunt is dat de aanbevelingen van het burgerberaad overgenomen worden door college en raad. Het eerste Burgerberaad Meierijstad staat op dit punt direct voor een uitdaging. Vanwege de gemeenteraadsverkiezingen in 2026 en het grote belang van commitment door de gemeenteraad en het college moeten hier vooraf goede afspraken over worden gemaakt.

Hoe gaat de raad en het college om met de aanbevelingen uit het burgerberaad zo kort voor de verkiezingen? De gemaakte afspraken moeten vastgelegd worden in de besluitvorming vooraf aan de start van het beraad. Een burgerberaad is een vorm van participatieve democratie die de vertegenwoordigende democratie kan verrijken. Dit betekent dat de uitkomsten in de vorm van aanbevelingen van het burgerberaad worden teruggelegd bij de gemeenteraad. De aanbevelingen van het burgerberaad hebben het karakter van een zwaarwegend advies (vergelijkbaar met de Rekenkameradviezen). De gemeenteraad geeft het college de opdracht om de aanbevelingen om te zetten in bijvoorbeeld beleid en uitvoering. Het uitgangspunt is dat de gemeenteraad de aanbevelingen overneemt en alleen met zwaarwegende redenen en beargumenteerd afwijkt van de aanbevelingen.

3

Hoe meer vertrouwen het college, de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie geven aan het burgerberaad, hoe meer vertrouwen we terug kunnen verwachten. Om deze reden volgt er na de keuze van het onderwerp tijdens het startgesprek op 20 maart een besluitvormingstraject via de gemeenteraad. De raad geeft daarbij een opdracht aan het burgerberaad, die ruimte laat aan de deelnemers om zelf de agenda te bepalen. Verschillende juridische, financiële of beleidsmatige kaders zullen in de loop van het proces aan bod komen via de gespreksleiders, de experts en door het bieden van de mogelijkheid aan het burgerberaad om tussentijdse feedback te ontvangen op de (voorlopige) adviezen. Deze kaders staan niet centraal aan het begin van het beraad, zodat de wijsheid van de groep zoveel mogelijk benut wordt.

4

2. Onderwerpen voor het eerste burgerberaad in Meierijstad Tijdens het startgesprek op 20 maart 2025 komen we samen met de gemeenteraad en met de expertise van Bureau Burgerberaad tot een keuze voor het onderwerp van het eerste burgerberaad in Meierijstad. We kiezen er bewust voor om ook de onderwerpkeuze op een participatieve manier tot stand te laten komen. Daarbij is het belangrijk dat het uiteindelijk gekozen onderwerp ook een geschikt onderwerp is voor een burgerberaad. 2.1 Welke onderwerpen zijn geschikt voor een burgerberaad? Een onderwerp is geschikt wanneer het voldoet aan de volgende criteria: • De gemeente heeft een bevoegdheid betreffende het onderwerp. • Binnen de samenleving bestaat er een brede interesse, het is een onderwerp waar inwoners zich betrokken bij voelen. • Er moeten keuzes worden gemaakt, maar er zijn geen duidelijke "juiste" keuzes. • Nieuwe benaderingen kunnen de samenleving vooruithelpen. • Inwoners hebben nog geen gelegenheid gehad om de verschillende aanpakken en hun gevolgen op lange termijn te overwegen. Gezien de doorlooptijd van een burgerberaad (12-15 maanden), de strakke tijdsplanning voor dit eerste Burgerberaad Meierijstad en de wens om het burgerberaad voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 af te ronden, zijn de volgende criteria ook van toepassing: • • •

Het onderwerp moet concreet en afgebakend zijn Het onderwerp kent minimaal aantal externe stakeholders Er heeft nog niet eerder participatie plaatsgevonden op het onderwerp

Een onderwerp is minder geschikt voor een burgerberaad wanneer: • Het zeer technisch is en een technische oplossing nodig is. • Er enkel een "ja" of "nee" antwoord nodig is. • Er een specifieke aanpak is waarover al is beslist en inwoners slechts pro forma hun goedkeuring moeten geven. • Er onmiddellijke actie nodig is. • Het enkel relevant is voor een kleine belangengroep.

2.2 Mogelijke onderwerpen In totaal zijn er 10 onderwerpen voor een burgerberaad aangedragen. Vanuit het college draagt de portefeuillehouder Veiligheid het onderwerp ‘een feestelijke en veilige jaarwisseling voor iedereen’ aan voor het burgerberaad. De fractievoorzitters is ook gevraagd naar onderwerpen die zij graag voor dit eerste burgerberaad willen voorleggen. Zij droegen hiervoor de volgende onderwerpen aan: 1. Hondenpoep: “Hoe kan de hondenpoep-problematiek in Meierijstad worden verminderd?” (PvdA-GroenLinks) 2. Inclusieve gemeente: “Hoe kunnen we zorgen dat iedereen zich welkom en veilig voelt in Meierijstad?” (PvdA-GroenLinks) 3. Burgerparticipatie: “Een verdere optimalisering van de burgerparticipatie?” (Gemeentebelang Meierijstad) 5

4. Transities buitengebied: “Hoe en of moet de gemeente omgaan met de transities die zich in het buitengebied afspelen?” (Gemeentebelang Meierijstad) 5. N279: “Hoe moet de gemeente zich opstellen ten opzichte van een opwaardering van de N279?” (Gemeentebelang Meierijstad) 6. Openluchtzwembad in Veghel: “Hoe moeten we hiermee omgaan?” (Gemeentebelang Meierijstad) 7. Openbaar gebied: Hoe kunnen we de inwoners meer directe invloed geven op de prioritering van vervanging, onderhoud en aanleg van wegen, paden en andere infrastructuur? (Gemeentebelang Meierijstad) 8. Fijn oud worden: hoe kunnen we ervoor zorgen dat inwoners fijn oud kunnen worden in hun eigen leefomgeving (Gemeentebelang Meierijstad) 9. Drugsgebruik jongeren: “De normalisatie van het drugsgebruik onder jongeren in onze gemeente en hoe daarmee om te gaan?” (D66)

6

3. Het voorgestelde participatieproces 3.1 FASE 1: voorafgaand aan het beraad (maart – augustus 2025) Proces voor keuze onderwerp Tijdens het startgesprek op 20 maart komen we tot de keuze van het beoogde onderwerp voor het eerste burgerberaad in Meierijstad. Niesco Dubbelboer en Charley Fiedeldij Dop van Bureau Burgerberaad adviseren op basis van hun expertise, welke van de aangedragen onderwerpen geschikt zijn om tijdens het startgesprek op 20 maart samen verder te verkennen en af te wegen tegen de genoemde criteria. Tijdens het startgesprek lichten zij hun afwegingen toe. Over de onderwerpen die worden voorgedragen voor verdere verkenning krijgt de aandrager van het onderwerp maximaal 2 minuten om deze kort te pitchen. Vervolgens vindt aan gesprekstafels door de aanwezige raadsleden en andere belangstellenden en onder begeleiding van een gespreksleider, het gesprek plaats over de voorgedragen onderwerpen. Hoe het proces gaat verlopen aan de tafels wordt tijdens de avond zelf uitgelegd. Na de gespreksronde worden de resultaten van de tafels tijdens een korte schorsing bekeken door Bureau Burgerberaad. Het onderwerp dat het “beste” scoort op de criteria wordt benoemd na de schorsing. Vervolgens wordt het onderwerp verder ambtelijk voorbereid en ter besluitvorming gebracht op 22 mei 2025.

Wanneer er geen overduidelijke score voor 1 onderwerp naar voren komt, en er op een later moment nog over gesproken moet worden, heeft dit tot gevolg dat de afronding van het burgerberaad mogelijk niet gehaald wordt voor de gemeenteraadsverkiezingen 2026. Dat wordt tijdens het startgesprek dan verder besproken. Afspraken bespreken Ook bespreken we tijdens het startgesprek welke afspraken er opgenomen worden in het definitieve raadsbesluit. Te denken valt aan de volgende afspraken: • Het Burgerberaad Meierijstad is vrij om over elk aspect aangaande het gekozen onderwerp advies te formuleren. De deelnemers zijn vooraf op de hoogte gesteld van de gemeentelijke kaders en bevoegdheden om te waarborgen dat de verwachtingen over uitvoerbaarheid van de uitgebrachte adviezen realistisch zijn. Hoe realistischer de aanbevelingen, des te groter de kans dat college en gemeenteraad die overnemen. •

Het college heeft een open houding ten aanzien van de adviezen en houdt indien nodig ook rekening met vastgesteld beleid.

•

Adviezen moeten door een meerderheid van het burgerberaad worden gedragen. Het burgerberaad streeft naar besluiten op basis van algemene instemming. Een belangrijk kenmerk van een burgerberaad, is dat deelnemers zelf beslissen over de stemprocedure. Vanuit de gemeente wordt als kader meegeven dat de adviezen door een meerderheid van het burgerberaad gedragen moeten worden.

7

•

Het burgerberaad kan feedback vragen aan een samen te stellen groep met experts die de (voorlopige) adviezen van het burgerberaad toetst op juridische haalbaarheid, financiële haalbaarheid en uitvoerbaarheid.

•

Het college geeft altijd een onderbouwde terugkoppeling op ingediende adviezen, ook over adviezen die niet worden overgenomen.

•

De ambtelijke organisatie is op de hoogte van de laatste stand van zaken over het Burgerberaad Meierijstad, de voorgelegde adviezen en de uitkomsten.

•

De ambtelijke organisatie heeft voldoende capaciteit beschikbaar voor informatievoorziening en opvolging van adviezen.

•

Ambtenaren die door het burgerberaad worden uitgenodigd om informatie te delen, krijgen de ruimte om zonder last of ruggenspraak het burgerberaad van informatie te voorzien, ook wanneer hen wordt gevraagd naar hun persoonlijke ervaringen en meningen.

•

Na afloop van het burgerberaad wordt er een vertegenwoordiging van deelnemers uitgenodigd om de voortgang van het proces van besluitvorming te volgen door plaats te nemen in een klankbordgroep. Deze groep wordt door de gemeente gedurende ten minste één jaar na afloop van het burgerberaad passend gefaciliteerd.

•

Na afloop van het burgerberaad wordt er met een vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad, het college, de deelnemers en het projectteam burgerberaad geëvalueerd over het gelopen proces.

Besluitvorming na startgesprek Nadat de voorkeur voor een onderwerp is gegeven, start het formele besluitvormingsproces. Het gekozen onderwerp wordt nader verkend en in het voorgestelde besluit worden in ieder geval de vraagstelling voor het onderwerp, mandaat voor het beraad, de afbakening, de gemaakte afspraken en de vorm van besluit (minimaal principebesluit) opgenomen. De besluitvorming is gepland op 22 mei 2025. Projectorganisatie Voor het burgerberaad wordt een bestuurlijk overleg ingericht waar de betreffende portefeuillehouder van het gekozen onderwerp, de voorzitter van de gemeenteraad, de programmabestuurder van de programmalijn participatie, de programmadrager en de projectleider van het projectteam burgerberaad aan deelnemen. Dit overleg heeft de verantwoordelijkheid om regie te voeren op het proces en te faciliteren daar waar nodig. Het ambtelijke projectteam burgerberaad is verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie en uitvoering van de verschillende activiteiten om het burgerberaad goed te laten verlopen. De projectleider bespreekt de voortgang met het bestuurlijk overleg. Daarnaast kunnen er een of meerdere klankbordgroepen gevormd worden. Te denken valt aan een expertgroep die feedback kan geven op de adviezen uit het beraad wanneer het beraad daarom vraagt.

8

Ook moet helder zijn hoe de raad op de hoogte wil blijven. Is dit via een klankbordgroep waar informatie over het proces wordt gedeeld? Of tijdens bepaalde reguliere momenten in het besluitvormingsproces van de raad? Loting deelnemers We organiseren een gewogen loting om te komen tot een goede afspiegeling van de samenleving binnen het burgerberaad. De loting vindt in twee rondes plaats, we streven naar een groep van 100 ingelote deelnemers. Uit ervaring bij andere burgerberaden blijkt dat vaak niet alle 100 ingelote burgers ook daadwerkelijk deelnemen. Gezien deze omvang van het burgerberaad houden we het aantal criteria beperkt tot vier á vijf. Daarbij denken we aan een goede spreiding in leeftijd (jongeren vanaf 16 jaar), genderidentiteit, verdeling over de gemeente (13 kernen), opleidingsniveaus en diversiteit qua afkomst. Communicatie (extern en intern) Zodra de raad een besluit heeft genomen en voorafgaand aan het versturen van de uitnodigingen voor het burgerberaad, vindt er communicatie plaats (zowel extern als intern). We proberen via diverse kanalen zo veel mogelijk inwoners te informeren over het instrument burgerberaad, waarover het beraad gaat, hoe het wordt gefinancierd, hoe de groep deelnemers wordt geloot en wat er gaat gebeuren met de uitkomsten.

Hoe bekender het burgerberaad van tevoren is, hoe groter de kans dat inwoners die een uitnodigingsbrief ontvangen, begrijpen waar het over gaat en enthousiast zijn. 3.2 FASE 2: Tijdens het beraad (augustus – november) Bijeenkomsten van het burgerberaad In een nader te bepalen aantal bijeenkomsten, in de periode van augustus tot en met november 2025, komt het burgerberaad samen. Uit ervaringen in andere gemeenten blijkt dat tijdens het proces vaak nog deelnemers afvallen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om het burgerberaad zo inclusief mogelijk te organiseren. Dit bereiken we door zoveel mogelijk drempels tot deelname te verlagen en maatregelen te treffen die nodig zijn zoals een tolk, vervoer, kinderopvang, een vergoeding etc. In deze fase nemen het college en de raad afstand tot de organisatie van het burgerberaad dat in handen ligt van het projectteam Burgerberaad en onder regie van het bestuurlijk overleg. Het burgerberaad kan tussentijds aan ambtenaren en/of (onafhankelijke) experts vragen om informatie Tijdens het proces kiezen veel burgerberaden ervoor om niet te communiceren over de inhoud van het burgerberaad (denk hierbij aan de inhoud van de gesprekken in kleinere groepen, en de voorlopige adviezen). Het proces dat het burgerberaad volgt, is wel zoveel mogelijk transparant.

Denk aan regelmatige updates over de bijeenkomsten met beeldmateriaal zoals foto’s en video’s. Bijvoorbeeld in de vorm van een (online) nieuwsbrief. 3.3 FASE 3: Na afloop van het beraad (november – februari 2026) Eindrapport

9

Het burgerberaad eindigt met het opleveren van een rapportage met een serie aanbevelingen, waarbij staat vermeld welke aanbevelingen zijn aangenomen door een meerderheid van het beraad en welke niet. Het integrale rapport met aanbevelingen van het burgerberaad, voorzien van een duiding van het college over de financiële, juridische en praktische uitvoerbaarheid, wordt besproken en vastgesteld in de gemeenteraad. Opvolging uitkomsten burgerberaad Na besluitvorming in de gemeenteraad gaat het college aan de slag met de uitvoering van de door de raad overgenomen adviezen en aanbevelingen. De oplevering van de eindrapportage van het burgerberaad vindt plaats kort voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026. Daarom heeft het besluit van de gemeenteraad over de adviezen en aanbevelingen van het burgerberaad de vorm van minimaal een principebesluit.

10

11