Rib Jaarverslag Gegevensbescherming 2024

Raadsinformatiebrief

Datum

28 oktober 2025

Zaaknummer Portefeuille

2925154 Economie, financiën, dienstverlening J.H.M. Goijaarts

Onderwerp

Jaarverslag Gegevensbescherming 2024

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: het Jaarverslag Gegevensbescherming 2024 Aanleiding Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg), is de Functionaris Gegevensbescherming (FG) voor gemeenten de onafhankelijke toezichthouder op de naleving van de AVG, Wpg, gerelateerde wetgeving en beleidsafspraken. De FG adviseert de gemeente en brengt jaarlijks verslag uit aan het college. Het doel van dit jaarverslag is om als onafhankelijk toezichthouder het college van B&W inzicht te geven in de naleving van de wettelijke verplichtingen op het gebied privacy en gegevensbescherming binnen de gemeente Meierijstad. Daarmee voldoet de gemeente aan de wettelijke verplichtingen van de AVG (artikel 38 lid 3) en de Wpg (artikel 34 lid 3). Op grond van de Gemeentewet artikel 169 lid 2 en gewenste transparante informatievoorziening biedt het college dit jaarverslag aan de raad. Daarmee voldoen wij aan de wettelijke verplichtingen van de AVG (artikel 38 lid 3) en de Wpg (artikel 34 lid 3).

Kernboodschap Het jaarverslag brengt op strategisch en operationeel gebied de aandachtspunten uit 2024 in beeld. De voornaamste conclusie daarbij dat de gemeente een ruime voldoende scoort op de inrichting van technische maatregelen zoals de beveiliging van het netwerk. Qua organisatorische maatregelen was 2024 een tussenjaar. De lopende werkzaamheden zijn opgepakt. Diverse personele wisselingen binnen het Informatieveiligheid en Privacy team (IV&P) en beperkte capaciteit maakten het lastig om, naast de lopende werkzaamheden, een gestructureerde aanpak privacy verder te borgen in de organisatie. Inmiddels wordt door het nieuwe Informatieveiligheid en Privacy team (IV&P team) gericht gewerkt aan de aanbevelingen uit het jaarverslag.

Door het verloop binnen team IV&P is het jaarverslag inhoudelijk meer operationeel van aard dan gebruikelijk. Vanaf 2025 zal het rapport van de FG bestaan uit de risico’s, strategische aandachtspunten en bevindingen uit toezichtmomenten. Kernboodschap AVG 2024 was een tussenjaar als het gaat over de implementatie van gegevensbescherming binnen gemeente Meierijstad. Daarbij moet er onderscheid gemaakt worden tussen de implementatie van technische en organisatorische maatregelen. Op het gebied van technische maatregelen als beveiliging van netwerk, toegang en data zijn de afgelopen jaren diverse stappen gezet en hierop scoort de gemeente een ruime voldoende. Op organisatorisch gebied zijn in 2024 lopende werkzaamheden opgepakt en is een status quo in stand gehouden. Organisatorische maatregelen hebben te maken met beleid, procedures, risicoanalyses, bewustwording, verantwoordelijkheden etc. Het beeld is over het algemeen een krappe voldoende op organisatorisch gebied met een basis die sterk genoeg is om goede stappen vooruit te zetten. Inmiddels wordt er al sinds begin 2025 door een vernieuwd IV&P team actief gewerkt aan de aanbevelingen uit het rapport en zijn de eerste stappen gezet. Zo zijn een nieuwe strategie en ambitieniveau vastgesteld om gegevensbescherming beter zichtbaar en meetbaar te maken.

Op basis hiervan wordt momenteel een gap-analyse (methode om de huidige prestaties van een organisatie te vergelijken met de gewenste prestaties of doelen) uitgevoerd, om met een onderbouwd meerjarenplan de komende jaren gestructureerd te werken aan het realiseren van de ambities. Door binnen de organisatie actief te werken aan gegevensbescherming, kunnen de strategie en ambitie effectief vertaald worden naar de uitvoering. Over de voortgang wordt vanuit team IV&P gerapporteerd aan het directieteam en de portefeuillehouder, zodat zij in staat zijn de voortgang te bewaken en tijdig bij te sturen. Door gezamenlijk vanuit alle lagen in de organisatie aan de slag te gaan met gegevensbescherming kan de interne en externe dienstverlening worden verbeterd, de kwaliteit van de gegevensverwerkingen worden verhoogd, het vertrouwen van de burger in de gemeente worden vergroot en kan de organisatie risicobewust aan de slag met alle nieuwe (digitale) mogelijkheden en ontwikkelingen. Kernboodschap Wpg De FG houdt eveneens toezicht op de naleving van de Wet politiegegevens (Wpg). De FGrapportage ziet op de acties en maatregelen toe, die in 2024 zijn genomen om de doelstellingen en beginselen uit de Wet politiegegevens (Wpg) te behalen en te borgen.

De gemeente is, op basis van de Wpg, wettelijk verplicht jaarlijks een interne audit uit te voeren en eens per vier jaar een externe audit uit te laten voeren door een onafhankelijke, gekwalificeerde auditor. De Wpgaudit is een wettelijke verplichting om de naleving van de wet te waarborgen, waarbij de resultaten van de externe audit moeten worden gerapporteerd aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In 2025 wordt een externe audit over de jaren 2020 tot en met 2024 uitgevoerd. In 2024 is er met ondersteuning van een externe auditor een interne audit over het jaar 2023 uitgevoerd. Aan de hand van de resultaten uit deze audit is er een verbeterplan met verbetermaatregelen opgesteld. Vanuit het team Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) is in samenwerking met het IV&P team hard gewerkt aan het oppakken van alle verbetermaatregelen. Hoewel vorig jaar goede stappen vooruit zijn gezet, zijn niet alle acties uit

Zaaknummer

Pagina 2 van 4

datum 28 oktober 2025

het verbeterplan afgerond. De openstaande acties zijn daarom doorgezet naar het verbeterplan 2025 en worden momenteel uitgevoerd. Dit resulteert uiteindelijk in een hogere score op de interne audit over 2025. Kanttekening hierbij is dat in de externe audit van 2025 deze resultaten nog niet zichtbaar zijn. De externe audit richt zich op de periode 2020-2024 en neemt de acties uit 2025 niet mee. Communicatie Niet van toepassing Participatie Niet van toepassing Duurzaamheid Hoe draagt de informatie uit deze Raadsinformatiebrief bij aan de duurzaamheidsdoelen? Doel

Niet van toepassing

Toelichting

Positieve invloed

Negatieve invloed

CO2-neutraal

Fossielvrij door besparen en duurzame warmte en opwek MVO Eerlijke en duurzame handel en bedrijfsvoering Circulair Minder CO2-uitstoot en gebruik van materialen door kringlopen te sluiten Schone lucht Gezondheidswinst door minder schadelijke uitstoot Klimaatbestendig Mensen en omgeving bestand tegen extremer weer Biodiversiteit Behoud soorten is verplicht, verbetering waar mogelijk Heb je alternatieven overwogen of belangen afgewogen?

Financiën Niet van toepassing Planning Volgend jaar wordt eind Q1/begin Q2 het FG-jaarverslag over 2025 met uw Raad gedeeld.

Zaaknummer

Pagina 3 van 4

datum 28 oktober 2025

Bijlage(n) • Jaarverslag Gegevensbescherming 2024 Ter inzage documenten

Met vriendelijke groet,

Zaaknummer

Pagina 4 van 4

datum 28 oktober 2025