RIB informeren gemeenteraad over archief- en informatiebeheer verslagjaar 2023

Raadsinformatiebrief

Datum

18 juni 2024

Zaaknummer Portefeuille

2603615 Economie, financiën, dienstverlening J.H.M. Goijaarts

Onderwerp

Informeren gemeenteraad over archief- en informatiebeheer verslagjaar 2023.

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: Stand van zaken archief- en informatiebeheer 2023 Aanleiding Zoals beschreven in artikel 3 van de archiefverordening Meierijstad 2018 informeert het college de gemeenteraad jaarlijks over de uitvoering van de zorg voor het archief- en informatiebeheer. Kernboodschap Voor het informeren en verantwoorden naar de gemeenteraad wordt jaarlijks een verslag met een verplicht SMART-verbeterplan over het archief- en informatiebeheer geschreven. Dit is gebaseerd op de resultaten van de uitgevoerde inspectie in opdracht van de gemeentearchivaris en het laatste toezichtoordeel. Het archief- en informatiebeheer is beoordeeld als voldoende op orde. In het inspectierapport staat dat er nog de nodige uitdagingen en verbeterpunten zijn, waardoor er bepaalde risico’s worden gelopen, maar die worden voldoende onderkend door de gemeente. De belangrijkste geïdentificeerde aandachtspunten uit dit inspectieverslag zijn de achterstanden in vernietiging van papieren- en digitale archiefbescheiden en de doorontwikkeling van de kwaliteitszorg. De aanbevelingen van de gemeentearchivaris zijn verwerkt in SMART-verbeterplan 2022-2025 hierin is aangegeven op welke termijn de verbeteringen gerealiseerd zullen worden. Hoogste prioriteit heeft het verder opzetten van een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen.

Hiervoor maakt Informatiebeheer samen met elk werkatelier een informatiebeheerplan, dat als doel heeft een overzicht te geven van de huidige inrichting en aanbevelingen voor verbeteringen. Voor het inlopen van de achterstanden in vernietiging papieren en digitale dossiers is extra capaciteit ingehuurd met als doel eind 2025 de achterstanden ingelopen te hebben. Communicatie Aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant en het Brabants Historisch Informatie Centrum wordt een afschrift van de Raadsinformatiebrief inclusief de bijbehorende de bijlagen toegestuurd.

Participatie Een goed archief- en informatiebeheer vraagt een inspanning van iedere medewerker. Duurzaamheid Een kwalitatief goed en duurzaam archief- en informatiebeheer heeft vanuit de cultuurhistorie een positieve invloed op de toekomstige generaties. Financiën N.v.t, Planning Jaarlijks wordt voor 15 juli over informatie- en archiefbeheer geïnformeerd. Bijlage(n) • Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023 • SMART- verbeterplan gemeente Meierijstad 2022-2025 Ter inzage documenten Geen

Zaaknummer

Pagina 2 van 2

datum 10 juni 2024