RIB Droomfase TV.docx

Raadsinformatiebrief

Datum

6 juni 2023

Zaaknummer Portefeuille

Openbare orde & veiligheid Ir. C.H.C. van Rooij

Onderwerp

Activiteiten “droomfase” in het traject tot het opstellen van de Toekomstvisie Meierijstad

Behandeling in commissie Niet van toepassing. Kennisnemen van: Middels deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de droomfase in het traject tot het opstellen van de Toekomstvisie Meierijstad. We nemen u mee in de activiteiten in deze fase en op welke wijze u als raadslid betrokken bent. Tenslotte geeft deze raadsinformatiebrief ook een doorkijk naar de volgende fasen in het traject tot het opstellen van de Toekomstvisie Meierijstad: de denkfase. Aanleiding Tijdens de beeldvormende avond van 20 april jongstleden, bent u geïnformeerd over het traject tot het opstellen van de Toekomstvisie Meierijstad. Ook is deze avond het samengaan van dit traject (het opstellen van een strategische visie voor de toekomst van Meierijstad) met het traject tot het opstellen van de omgevingsvisie, toegelicht. Deze raadsinformatiebrief geeft u inzicht in de eerste fase van dit traject, namelijk de droomfase. We vinden het belangrijk dat de Toekomstvisie Meierijstad – ook met het oog op de legitimatie en draagvlak voor latere beslissingen naar aanleiding van de visie – een gedragen toekomstvisie voor Meierijstad betreft, gedragen door de samenleving van Meierijstad als geheel. Het participatie- en communicatietraject in deze droomfase is dan ook gericht op het bereiken van een brede groep belangstellenden en belanghebbenden.

Daarmee is deze droomfase een vervolg op het door de Raad van Verbeelding ingezette proces om samen te dromen over de toekomst van Meierijstad. We maken in het participatietraject in de droomfase onderscheid tussen interne (de gemeentelijke organisatie) en externe participatie (buiten de gemeentelijke organisatie). Bij de externe participatie onderscheiden we enerzijds de ‘georganiseerde’ belanghebbenden (verenigingen, instellingen/ organisaties, ondernemers, branche- en koepelorganisaties etc.), en anderzijds de brede groep inwoners in het algemeen (waarbij we ook nadrukkelijk het ‘stille midden’ proberen te bereiken).

Kernboodschap Met onderstaande kernboodschap geven we het participatie- en communicatietraject in de droomfase vorm:

Hoe ziet Meierijstad eruit in 2035? Droom, schrijf, teken en werk mee aan de Toekomstvisie! Hoe moet Meierijstad er volgens jou uitzien in 2035? Hoe wonen en werken we in Meierijstad? Hoe leren en zorgen we in 2035? En hoe ontspannen we ons in de toekomst? Heb jij hier ideeën over of vind je bepaalde dingen heel belangrijk? Doe dan mee met de Toekomstvisie! Met deze visie kunnen we straks aan iedereen laten zien hoe Meierijstad zich wil ontwikkelen richting 2035. Dat is handig bij het maken van nieuwe plannen; én bij het nemen van belangrijke beslissingen over jouw woon- en leefomgeving. De Toekomstvisie maken we in vier fases: Dromen, Denken, Durven en Doen. We zijn nu in fase 1, Dromen. Daarin kan iedereen, dus ook jij, ons laten weten wat een ideaal toekomstbeeld voor Meierijstad is. Meedromen kun je bijvoorbeeld via de toekomstexpeditie die in álle kernen van Meierijstad komt. Maar ook via een korte online vragenlijst of de tekenwedstrijd. Meedromen kan tot 5 juli 2023. Daarna gaan we dieper nadenken over alle ingeleverde droombeelden. We kijken dan ook naar belangrijke trends en ontwikkelingen binnen en buiten Meierijstad. In de fases Durven en Doen maken we keuzes en bedenken de stappen om het toekomstbeeld te bereiken. Zo werken we samen aan een duidelijke, haalbare en herkenbare Toekomstvisie voor Meierijstad in 2035! Droom jij ook mee?!

1. Interne participatie De ambtelijke organisatie wordt via interne communicatie op de hoogte gehouden van de hoofdlijnen van het proces ‘Toekomstvisie Meierijstad’, en meer specifiek het beoogde traject rondom de droomfase en de huidige stand van zaken. Daarnaast is een groep (beleids)collega’s via een interne vragenlijst gevraagd mee na te denken over de sterkten, zwakten in het huidige tijdsbeeld, en de kansen en bedreigingen voor Meierijstad richting de toekomst (m.a.w. de zogenaamde SWOT-analyse). Ook is er aan de collega’s gevraagd welke ambities/ strategische doelen zij zien voor Meierijstad richting 2035 en wat er nodig is om deze ambities/strategische doelen te kunnen realiseren (m.a.w. de verbeteropgaven). 1.1. Belanghebbenden-analyse In een uitgebreide werksessie met collega’s hebben we nagedacht over georganiseerde/ gegroepeerde belanghebbenden bij de Toekomstvisie Meierijstad. De opgestelde lijst wordt gebruikt als basis voor de externe participatie (zie paragraaf 2.4). We realiseren ons dat het waarschijnlijk onmogelijk is om alle belanghebbenden in beeld te hebben, dus hebben we ook voorzien in een mogelijkheid om belanghebbenden die niet direct in het vizier zijn gekomen (en dus niet op deze lijst met belanghebbenden terecht gekomen zijn) een mogelijkheid te bieden tot deelname in het traject.

Zaaknummer Toevoegen

Pagina 2 van 6

datum 6 juni 2023

2. Externe participatie: Campagne Toekomstvisie Meierijstad Met de campagne ‘Toekomstvisie Meierijstad’ willen we samen met inwoners, ondernemers, verenigingen, organisaties en instellingen, dromen over de toekomst van Meierijstad richting 2035. De campagne trapt af met een persgesprek en persbericht op maandag 12 juni 2023 en loopt tot en met 5 juli 2023. Bij de campagne hebben we een aantal verschillende uitgangspunten gehanteerd: - We willen zo veel mogelijk (verschillende groepen) mensen bereiken (waaronder ook ‘het stille midden’); - Iedereen in de gemeente Meierijstad krijgt de kans te reageren: inwoners uit elke dorpskern en van elke leeftijd; - We streven naar een effectief, maar ook een efficiënt participatietraject gedurende de campagne; - We bieden een combinatie van fysieke en digitale participatiemogelijkheden aan, waarbij prikkelende en uitnodigende activiteiten/elementen opgenomen zijn; - Door middel van digitale participatiemogelijkheden bieden we tijdonafhankelijke participatie momenten aan, waarbij inwoners zelf een geschikt moment kunnen kiezen om een bijdrage te leveren; - Gedurende de campagne zijn we zichtbaar in alle 13 kernen van Meierijstad; - We sluiten gedurende de campagne waar mogelijk aan bij bestaande activiteiten/ festiviteiten/ acties (win-win). Een belangrijk element van een campagne is de zichtbaarheid.

Met behulp van de kernboodschap (zie hierboven) en een herkenbare communicatielijn met beeldmerk werken we aan de zichtbaarheid verspreid door de gehele gemeente (advertenties in weekbladen, social media berichten, posters op strategische locaties in de gemeente). Doelstelling is zoveel mogelijk mensen uitnodigen om mee te doen, mee te dromen. Ook intern in het gemeentehuis zullen we hier aandacht aan besteden, dit om ook collega’s – die contacten hebben buiten het gemeentehuis – mede als ambassadeurs te laten fungeren. In het gemeentehuis zal ook een plek ingericht worden zodat bezoekers hun dromen voor Meierijstad kunnen achterlaten. Tijdens de campagne ondernemen we een heel aantal activiteiten gericht op het ‘vangen van dromen’ voor de toekomst van Meierijstad. In de onderstaande paragrafen worden deze activiteiten wat verder toegelicht. 2.1. Tour door de dorpskernen - In alle dorpskernen komen grote posters te hangen op strategische plekken waar inwoners hun dromen voor Meierijstad kunnen achterlaten. - Daarnaast gaan we fysiek op bezoek in alle 13 kernen om met inwoners over de toekomst van Meierijstad te praten. We sluiten in deze periode aan bij weekmarkten, bestaande evenementen of we stemmen een geschikt moment af samen met een dorpshuis in de desbetreffende dorpskern.

- Middels een postkaart - welke steekproefsgewijs wordt verstuurd aan inwoners in alle dorpskernen - worden mensen opgeroepen om dromen te delen (kosteloos te retourneren). Op de kaart staat ook een QR-code naar een digitale variant van de kaart. Deze QR-code wordt ook gepubliceerd door een advertentie in huis-aan-huisbladen om ook alle inwoners die niet in de steekproef vallen uit te nodigen tot deelname.

Zaaknummer Toevoegen

Pagina 3 van 6

datum 6 juni 2023

-

Er worden bierviltjes verspreid in gemeenschapshuizen en wijkgebouwen waarop dromen en nachtmerries opgeschreven kunnen worden en ingeleverd in een inlever-box.

2.2. Jeugd- en jongeren participatie Speciale aandacht hebben we voor de participatie van jeugdigen en jongeren, zij zijn immers de inwoners van Meierijstad in de toekomst. Tijdens een sessie samen met jongeren van het Jongeren Ambassadeurs Meierijstad (J@M – jongerennetwerk in oprichting), het Fioretti College, het Koning Willem 1 College en Jongerenwerk Welzijn de Meierij hebben we nagedacht over hoe we jongeren het beste kunnen betrekken bij het traject Toekomstvisie Meierijstad op een manier die hen aanspreekt. Tijdens deze sessie zijn er tientallen ideeën geopperd, die we nu verder uitwerken. Gedurende de campagneweken gaan we in ieder geval: - Op bezoek tijdens de pauzes bij de verschillende middelbare scholen in de gemeente Meierijstad (het Fioretti College, het Zwijsen College en het Elde College en bij MBO Koning Willem I College) om dromen op te halen bij de schoolgaande jongeren. Ook willen we met jongeren praten over de toekomst van Meierijstad bij verschillende jongerencentra in de gemeente. - Voor basisschool leerlingen organiseren we een tekenwedstrijd. Een fijne bijkomstigheid bij deze tekenwedstrijd is dat ouders meekijken bij het digitaal inleveren en dan op de website ook getriggerd worden om deel te nemen en mee te dromen. 2.3. Digitale campagne De digitale campagne krijgt vorm via de gemeentelijke (participatie) website en social media kanalen.

Op de website zal algemene informatie te vinden zijn over het traject Toekomstvisie Meierijstad. Ook zal er aan de hand van een tijdlijn weergegeven worden hoe het traject eruit ziet en waar we ons op dit moment in het traject bevinden. Met behulp van een agenda krijgt de bezoeker informatie over geplande activiteiten zoals bijvoorbeeld de geplande data voor de tour door de verschillende dorpskernen. Op de website zal er via een aantal tegels door geklikt kunnen worden naar: - Een korte digitale vragenlijst (gevolgd door een dankwoord van de burgemeester voor deelname). Na een inleidende tekst zullen de volgende vragen worden gesteld: 1) Mijn droom is … 2) Mijn nachtmerrie is … 3) Ik voel mij thuis in Meierijstad omdat … - De mogelijkheid tot het downloaden van het formulier van de tekenwedstrijd en ook het uploaden van het resultaat. - Een digitale variant van de postcard. Tenslotte kun je je abonneren op de algemene nieuwsbrief van de gemeente Meierijstad. Met deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van (onder andere) de voortgang van het traject. 2.4. Digitale vragenlijst belanghebbenden Op basis van de opgestelde lijst met belanghebbenden zal een korte digitale vragenlijst verstuurd worden waarin verenigingen, organisaties en instellingen, bedrijven, branche- en koepelorganisaties gevraagd worden mee na te denken over de toekomst van Meierijstad.

Belanghebbenden worden gevraagd naar de belangrijkste kwaliteiten van Meierijstad, de noodzakelijke verbeteringen, de grootste bedreigingen richting de toekomst, de kansen voor de toekomst van Meierijstad, en de eigen behoeften richting de toekomst. Volgend op de resultaten

Zaaknummer Toevoegen

Pagina 4 van 6

datum 6 juni 2023

van de digitale vragenlijst kunnen eventueel vervolg gesprekken plaatsvinden als de resultaten nadere toelichting behoeven.

3. Verzameling en verwerking resultaten droomfase 5 juli 2023 komt de campagneperiode tot een einde en zullen alle verzamelde resultaten verwerkt en geanalyseerd worden. De resultaten zullen verwerkt worden in een ‘droombeelden document’. De resultaten van de droomfase zullen na het zomerreces ook teruggekoppeld worden naar de samenleving (en waar bekend naar specifieke deelnemers aan de droomfase). Dit kan via het ‘droombeelden document’ maar wellicht ook via een podcast. De vorm zal in de komende periode verder uitgewerkt worden. Tijdens een prijsuitreiking zal er ook stil gestaan worden bij de droombeelden voor de toekomst van de jongste inwoners van Meierijstad. 4. Gemeenteraad 4.1. Mee-dromen Ook u als gemeenteraadslid en inwoner van Meierijstad kunt deelnemen aan de verschillende activiteiten in de campagneperiode. Wellicht kunt u daarnaast een ambassadeursrol vervullen en uw achterban en mede-inwoners oproepen om deel te nemen aan de activiteiten in de campagne periode. 4.2. Droombeelden duiden tijdens de beeldvormende avond van 7 september 2023 Tijdens de beeldvormende avond van 7 september 2023 willen we u graag middels een presentatie bijpraten over de verzamelde droombeelden en mogelijke nachtmerries. Vervolgens zouden we graag met u het gesprek willen voeren over de betekenis van deze droombeelden en nachtmerries (‘dromen duiden’).

Centrale vragen tijdens de beeldvormende avond zijn: ‘welke dromen en nachtmerries zijn er voor de toekomst van Meierijstad?’ ‘Welke mogelijke consequenties hebben deze dromen als je ze wou willen realiseren/ dan wel vermijden?’ ‘Hoe maakbaar/haalbaar zijn de verzamelde dromen?’ 4.3. Vooruitblik naar de volgende fase: de denkfase De resultaten het interne en externe participatietraject gedurende de droomfase, het droombeelden-document (de verwerking van de resultaten van de droomfase) en uw input van de beeldvormende avond van 7 september 2023 vormen de basis vormen voor de volgende stap in het traject tot het opstellen van de Toekomstvisie Meierijstad. In de denkfase zullen we de droombeelden tegen de ‘realiteit’ (trends, ontwikkelingen en de impact hiervan op de gemeente Meierijstad) aan houden. In deze fase verdiepen we het gesprek over de toekomst van Meierijstad samen met inwoners en belanghebbenden. Als gemeenteraadslid willen u graag uitnodigen bij deze sessies om te luisteren hoe inwoners en belanghebbenden de toekomst van Meierijstad verder kleuring zouden willen geven.

Communicatie Zie bovenstaande toelichting.

Zaaknummer Toevoegen

Pagina 5 van 6

datum 6 juni 2023

Participatie Zie bovenstaande toelichting. Duurzaamheid Niet van toepassing Financiële toelichting De in de droomfase opgenomen activiteiten ten behoeve van de campagne Toekomstvisie Meierijstad zullen worden bekostigd uit het budget zoals opgenomen in de begroting 2023 ten behoeve van de Toekomstvisie Meierijstad. Planning De in deze raadsinformatiebrief toegelichte droomfase in het totstandkomingsproces Toekomstvisie Meierijstad bestrijkt de periode tot na het zomerreces. In september gaan de voorbereidingen starten voor de volgende fase in het traject: de denkfase. Na de denkfase zijn we voornemens een gezamenlijke bijeenkomst te organiseren met college en raad om de opbrengsten te bespreken en de richting te bepalen. Hierover wordt u op een later tijdstip verder geïnformeerd. Bijlage(n) Niet van toepassing.

Zaaknummer Toevoegen

Pagina 6 van 6

datum 6 juni 2023