RIB Aanbesteding Wmo Hulpmiddelen

Raadsinformatiebrief

Datum

18 juni 2024

Zaaknummer Portefeuille

2611689 Zorg, volksgezondheid en wonen

Onderwerp

Publicatie Europese aanbesteding Wmo hulpmiddelen

H.J. Compagne

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: 1. Publicatie Europese aanbestedingsopdracht Wmo Hulpmiddelen ’s-Hertogenbosch en regio Meierij op 2 juli 2024

Aanleiding Sinds 1 januari 2017 heeft de gemeente Meierijstad samen met de gemeenten Boxtel, Heusden,‘s-Hertogenbosch, Sint-Michielsgestel en Vught een overeenkomst met Medipoint en Welzorg voor de levering en het onderhoud van Wmo-hulpmiddelen. De aanbesteding bestond in 2017 uit twee percelen waarvoor twee aanbieders zijn geselecteerd. Het gaat om een huurovereenkomst (incl. optie voor koop) met de leverancier Medipoint (voor Boxtel, Heusden, Meierijstad, Sint-Michielsgestel en Vught) en de leverancier Welzorg (voor ’sHertogenbosch). Beide leveranciers voorzien in het beschikbaar stellen van alle hulpmiddelen die vanuit de Wmo worden ingezet (leveren, onderhouden, repareren en beheren). De overeenkomsten met deze leveranciers eindigen op 31 december 2024. Dit maakt dat de gemeenten voor het opnieuw contracteren van leveranciers voor Wmo-hulpmiddelen gezamenlijk een aanbestedingstraject zijn gestart. Het doel van dit aanbestedingstraject is om twee opdrachtnemers te contracteren voor het leveren en onderhouden van Wmo-hulpmiddelen voor het gebied ’s-Hertogenbosch en de regio Meierij. De deelnemende gemeenten willen een overeenkomst aangaan voor het huren van hulpmiddelen en het recht tot incidentele koop met twee opdrachtnemers. De nieuwe overeenkomst zal op basis van PxQ worden vormgegeven.

De vorm van lumpsumfinanciering wordt door leveranciers vanwege grote financiële risico’s in de huidige wereldeconomie niet langer aangegaan. Verder is het doel bij deze aanbesteding ook om de administratieve last te verlichten en gebruik te maken van de technische deskundigheid van de opdrachtnemer én met opdrachtnemer innovatief samen te werken naar meer efficiënte inzet van de hulpmiddelen. Dit alles onder regie van de gemeenten.

Kernboodschap Gezamenlijk aanbesteden is efficiënt Eerder in 2017, is de aanbesteding gezamenlijk opgepakt met de gemeenten Boxtel, Heusden, ‘sHertogenbosch, Meierijstad, Sint-Michielsgestel en Vught. Deze samenwerkende vorm van aanbesteden is efficiënt, omdat kennis kan worden gedeeld, stukken gemeenschappelijk worden opgemaakt en gelijktijdig kan worden geschakeld met de marktpartijen. Uiteindelijk gaat elke gemeente individueel de overeenkomst aan met de leveranciers. Eén groter perceel is interessanter voor de markt dan de verdeling over twee kleinere percelen (zoals bij de vorige aanbesteding) Door de gezamenlijke aanbesteding te richten op één perceel neemt de omvang van de opdracht toe. Dat maakt de opdracht groter en interessanter voor de vier marktpartijen die in deze markt actief zijn. Bovendien wordt het perceel dan ook groot genoeg om meerdere leveranciers te contracteren voor hetzelfde perceel. Dit verlaagt de kwetsbaarheid en risico’s, zoals continuïteit van leveringen bij (dreigend) faillissement, en geeft de inwoner wat te kiezen. Met twee leveranciers krijgen inwoners meer keuzemogelijkheden Door in elke gemeente een overeenkomst aan te gaan met twee leveranciers, krijgen inwoners de keuzemogelijkheid om een leverancier te kiezen waarbij ze het beste gevoel hebben.

Ook ontstaat hiermee een prikkel en prestatiedrang bij de leveranciers om zich positief te onderscheiden richting de inwoners ten opzichte van elkaar. Met twee leveranciers behouden we commitment en focus op innovatie De hulpmiddelenmarkt vraagt de komende jaren om innovaties. Mede door de vergrijzing zal de vraag naar hulpmiddelen verder toenemen. Dit leidt onder andere tot knelpunten zoals het stallen van scootmobielen in wooncomplexen met een hoge concentratie gebruikers, en het opvangen van 24-uurs service in tijden van personeelskrapte. We hebben de innovatiekracht van de markt nodig om in te zetten op innovaties, zoals bijvoorbeeld deelgebruik en poolvoorzieningen. Met twee - enigszins gelijkwaardige - partijen kunnen we deze innovaties in goede overeenstemming vormgeven. Bij drie of vier leveranciers zal het bereiken van onderlinge afstemming lastiger zijn en om meer contractmanagement vragen. Bij drie of vier partijen zal ook de onderlinge omvang tussen leveranciers in het gebied uiteen lopen, en invloed hebben op de mate waarin ze kunnen/willen bijdragen aan innovaties en instandhouding van gewenste service- en paslocaties. Inwoners die toch de voorkeur hebben voor een andere, niet-gecontracteerde leverancier, hebben altijd nog de mogelijkheid om dit middels een PGB te doen.

We selecteren op kwaliteit De categorieën hulpmiddelen en de bijbehorende prijzen stellen we voorafgaand aan publicatie van de opdracht vast. Dit doen we door in een tweede marktconsultatie alle vier de leveranciers een prijs te laten bepalen op de categorie-omschrijvingen. Op basis van de aangeleverde informatie van de leveranciers stellen we een gemiddelde, reële prijs vast per categorie. Hierop kunnen de leveranciers zich inschrijven. De inschrijvers die voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen, zullen worden beoordeeld aan de hand van kwaliteitsaspecten (implementatieplan, uitvoeringsplan en innovatie, lokale aanwezigheid en bereikbaarheid, levertijd, servicegraad en communicatie). Onderdeel van het gunningsproces is tevens een interview met de leveranciers waarin casuïstiek wordt besproken. Bij deze casuïstiekbesprekingen en interviews wordt ook een regionale afvaardiging betrokken van de lokale adviesraden en vertegenwoordigende organisaties voor mensen met een beperking.

Zaaknummer 2611689

Pagina 2 van 4

datum 5 juni 2024

We kiezen voor een overeenkomst met een looptijd van 3 jaar met twee verlengingsopties van 2 jaar De duur van de totale overeenkomst kan tot 7 jaar bestrijken. Dit is een lange periode, maar geeft perspectief om met leveranciers vanuit gedeeld eigenaarschap te bouwen aan een duurzame relatie en innovatie. De totaal zeven jaar bestaat uit drie jaar vast met de optie tot twee maal twee verlengingsjaren. Dit biedt flexibiliteit om desgewenst, en daar gaan we niet vanuit, toch eerder tot een nieuwe opdrachtgunning over te gaan. We hebben een sterfhuisconstructie met de huidige twee leveranciers afgesloten Inwoners met een hulpmiddel zijn sterk afhankelijk van hun hulpmiddelen om te kunnen participeren. Omdat we met de huidige leveranciers, Welzorg en Medipoint, een zogenaamde sterfhuisconstructie hebben afgesloten, blijft continuïteit ook bij het toetreden van nieuwe leveranciers geborgd. De huidige leveranciers blijven ten minste drie jaar na einde contract de hulpmiddelen onderhouden en van service voorzien. Als deze hulpmiddelen na drie jaar nog steeds in gebruik zijn bij de inwoner, worden de hulpmiddelen overgenomen door de nieuwe leverancier(s). Communicatie Ter voorbereiding op de aanbesteding zijn diverse gesprekken gevoerd met relevante partijen.

Naast de marktconsultatie waarin de leveranciers zijn bevraagd, zijn er ook gesprekken gevoerd met belangenvertegenwoordigers en de lokale adviesraden. Participatie Op 18 april 2024 zijn alle adviesraden en diverse belangenvertegenwoordigers vanuit de deelnemende gemeenten uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst in Sint-Oedenrode. Voor de gemeente Meierijstad zijn hiervoor de Adviesraad Sociaal Domein en Stichting Toegankelijk Meierijstad uitgenodigd en hebben zij hieraan ook deelgenomen. Tijdens deze bijeenkomst is het aanbestedingsproces aan de adviesraden en belangenvertegenwoordigers toegelicht en konden zij inbreng geven over signalen van inwoners en accenten die zij van belang vinden. Deze aanbevelingen zijn verwerkt in het aanbestedingsvoorstel. Bij het gunningsproces zal een deel van deze vertegenwoordigers ook worden uitgenodigd om met de projectgroep een panel te vormen dat in gesprek gaat met de leveranciers over casuïstiek. Duurzaamheid Bij de aanbesteding is aandacht voor duurzaamheid die zich met name zal richten op de herverstrekbaarheid van hulpmiddelen en Euro normering van voertuigen. Financiën De deelnemende gemeenten vormen 1 perceel. De maximale opdrachtwaarde is € 65 miljoen.

In de inkoopstrategie zijn de volgende kosten meegenomen als geraamde kosten (prognose 2024) per gemeente per jaar: - ’s-Hertogenbosch € 2.700.000 - Meierijstad € 1.400.000 - Heusden € 770.000 - Boxtel € 550.000 - Sint-Michielsgestel € 360.000 - Vught € 420.000

Zaaknummer 2611689

Pagina 3 van 4

datum 5 juni 2024

Deze middelen zijn reeds structureel begroot voor de uitvoering van de Wmo-hulpmiddelen. Bij de overgang van lumpsumfinanciering naar PxQ kunnen begrotingsafwijkingen ontstaan. Omdat de prijzen per categorie nog niet zijn vastgesteld, kunnen de financiële consequenties nog niet worden ingeschat. Bij de aanbesteding ligt de focus op innovatie en samenwerking. Door bijvoorbeeld in te zetten op deelgebruik, voorliggende voorzieningen en deskundigheidsbevordering bij Wmo-consulenten over het indicatieproces (inzetten van de meest adequate en goedkope oplossing) willen we de verwachte groei van kosten voor hulpmiddelen als gevolg van de toenemende vraag door de vergrijzing stabiliseren of zoveel als mogelijk terugbrengen.

Planning De aanbesteding kent de volgende planning: 2 juli 2024

Publicatie op TenderNed

25 juli en 8 aug

Nota van inlichting

21 aug. 12.00 uur 24 sep 9 okt

Aanbestedingsdatum Beoordeling inschrijvingen Opstellen gunningsadvies

23 okt 12 nov Na 12 nov

Voorlopige gunning Definitieve gunning Ondertekening overeenkomst

Bijlagen 1. Aanbestedingsdocument Wmo-hulpmiddelen

Zaaknummer 2611689

Pagina 4 van 4

datum 5 juni 2024