Raadsvoorstel wijziging RvO raad en commissieverordening (v3)

Datum raad

25 mei 2023

Datum college

n.v.t.

Onderwerp

Zaaknummer

2325849

Portefeuille

Raad

Wijziging Reglement van orde gemeenteraad en Verordening raadscommissies

Samenvatting Op 1 januari 2023 (en gedeeltelijk op 1 april 2023) is de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. In verband daarmee moeten het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad worden aangepast. Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Programma Bestuur, Dienstverlening en Vastgoed Behandeling in commissie 11 mei 2023 Ontwerpbesluit gemeenteraad Vast te stellen de Verordening tot wijziging van: 1. het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Meierijstad; 2. de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad

Waarom naar de raad De gemeenteraad is op grond van artikel 149 Gemeentewet bevoegd verordeningen vast te stellen. Aanleiding Op 1 januari 2023 (en gedeeltelijk op 1 april 2023) is de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Met deze wet is de Gemeentewet op een aantal punten gewijzigd. In verband daarmee moeten het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad worden aangepast. Bij deze gelegenheid worden ook enkele wijzigingen die de laatste jaren zijn doorgevoerd geformaliseerd in het Reglement van Orde voor de raad en zijn enkele tekstuele verbetering doorgevoerd in beide verordeningen. Daarnaast worden enkele inhoudelijke wijzigingen voorgesteld die verderop zullen worden toegelicht. Argumenten 1.1 Wijzigingen n.a.v.

de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur De wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur heeft op de volgende manieren invloed op de twee verordeningen: • De verklaring omtrent het gedrag is voortaan verplicht voor kandidaat-wethouders; • Er komt een nieuw hoofdstuk Va over geheimhouding in de Gemeentewet in plaats van de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet; • College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen; • De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen; • De term ‘stukken’ waarop geheimhouding rust, wordt vervangen door ‘informatie’; • Informatie waarop geheimhouding rust, moet voortaan altijd met de gehele raad worden gedeeld. 1.2 Wijzigingen n.a.v. evaluatie vergadercyclus in het Fractievoorzittersoverleg Vast agendapunt van het Fractievoorzittersoverleg is de evaluatie van de laatste vergadercyclus. Dit heeft in de afgelopen jaren geleid tot een aantal wijzigingen in de werkwijze van raad en commissies. Hierover is naar alle betrokkenen gecommuniceerd. Van belang is om dit ook in de verordening vast te leggen, zodat recht wordt gedaan aan de bestaande praktijk. Dit betreft bijvoorbeeld de taken van de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg, de inrichting van een poule van voorzitters en hoofdelijke stemming (mede in relatie tot de invoering van een elektronisch stemsysteem).

1.3 Te wijzigen artikelen Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Onderstaand een opsomming van de te wijzigen artikelen met een korte omschrijving van de huidige werkwijze i.c. de reden van de wijziging. De tekstuele aanpassingen zijn opgenomen in de wijzigingsverordening. Zie het ontwerpbesluit. A. Artikel 2 en 3 (fractievoorzittersoverleg en agendacommissie): de wijze van benoeming van de (plaatsvervangend) voorzitter is aangepast. Verder vervult het fractievoorzittersoverleg enkele taken van een auditcommissie. Het vaststellen van de vergadercyclus is belegd bij de agendacommissie. Tot slot is een regeling over het staken van de stemmen opgenomen. B. Artikel 6 (benoeming wethouders): Toegevoegd is de bevoegdheid van de burgemeester om opdracht te geven voor een risicoanalyse integriteit naar kandidaat-wethouders.

Zaaknummer 2325849

Pagina 2 van 10

datum 3 april 2023

C. Artikel 8 en 9 (oproep, voorlopige agenda en aanvullende agenda): Formulering is iets vereenvoudigd en aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. D. Artikel 10 (ter inzage legging van stukken): Formulering is aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. E. Artikel 18 (stemming): Er is geen schriftelijk verslag waarin raadsleden kunnen laten vastleggen tegen te hebben gestemd. Een tegenstem kan worden aangegeven zodat het in het audio- / videoverslag opgenomen wordt. De oproep voor hoofdelijke stemming wordt door de voorzitter gedaan. In lid 8 en 9 wordt de gebruikmaking van een elektronisch stemsysteem geïntroduceerd. F. Artikel 20 (stemming over personen): Aan het artikel is toegevoegd dat de voorzitter van het stembureau de uitslag van een stemming over personen meedeelt. G. Artikel 24 (verslag en besluitenlijst besloten vergadering): Formulering is aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. H. Artikel 25 (opheffen geheimhouding): Formulering is aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. I. Artikel 32 (interpellatie): De inhoud van een verzoek om interpellatie wordt ter kennis gebracht van de overige raadsleden, het college en de burgemeester.

1.4 Te wijzigen artikelen Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad en overige wijzigingen Onderstaand een opsomming van de te wijzigen artikelen met een korte omschrijving van de huidige werkwijze i.c. de reden van de wijziging. De tekstuele aanpassingen zijn opgenomen in de wijzigingsverordening. Zie het ontwerpbesluit. A. Artikel 1 (begripsbepalingen): bij het begrip commissievoorzitter is de term ‘of diens plaatsvervanger’ vervallen (vanwege poule van voorzitters). B. Artikel 4 (samenstelling): In lid 6 zijn de zogenaamde ‘verboden handelingen’ uit artikel 15 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op burgercommissieleden. Burgercommissieleden mogen dus net als raadsleden niet als advocaat of adviseur werkzaam zijn bij geschillen met de gemeente. Ook mag een burgercommissielid diverse soorten overeenkomsten met de gemeente niet aangaan. Bijvoorbeeld het aannemen van werk of de levering van goederen en onderhands huren of pachten. Voor het aangaan van diverse overeenkomsten kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen. Deze ontheffingsmogelijkheid in de Gemeentewet is echter exclusief voor raadsleden bedoeld. Gedeputeerde staten kunnen géén ontheffing verlenen aan burgercommissieleden. Dat is natuurlijk niet helemaal eerlijk.

Als burgercommissieleden voldoen aan de strenge normen die voor raadsleden gelden voor verboden handelingen, dan zou er ook voor hen een ontheffing mogelijk moeten zijn. Voorgesteld wordt dit te regelen in lid 9. C. Artikel 5 (zittingsduur en vacatures): een verkeerde verwijzing in lid 2 is hersteld. D. Artikel 7 en 8 (oproep, voorlopige agenda en aanvullende agenda): Formulering is iets vereenvoudigd en aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. E. Artikel 9 (ter inzage leggen van stukken): Formulering aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. F. Artikel 17 (spreekrecht burgers): Voorgesteld wordt de uitzondering op het spreekrecht voor besluiten waar bezwaar en beroep tegen open staat te laten vervallen. In de praktijk kon bijvoorbeeld al ingesproken worden over vast te stellen bestemmingsplannen. Redenering daarbij was dat bij de behandeling in de commissie er nog geen sprake is van een formeel besluit. Dat ontstaat immers pas als de raad een beslissing heeft genomen. Maar dat geldt

Zaaknummer 2325849

Pagina 3 van 10

datum 3 april 2023

voor álle beslissingen van de raad die in de commissie worden voorbereid. Daarmee is de uitzondering op het spreekrecht nimmer van toepassing en kan het vervallen. G. Artikel 18 (handhaving orde en schorsing): Redactionele aanpassing. Voor de tekst is aangesloten bij de modelverordening). H. Artikel 21 (verslag en besluitenlijst besloten vergadering): De term audio-/videoverslag is consequent doorgetrokken. Formulering is aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. I. Artikel 22 (opheffing geheimhouding): Formulering is aangepast aan de nieuwe bepalingen over geheimhouding. 1.5 Wijzingen in de tekst van de verordening zijn doorvertaald in de toelichtingen Kanttekeningen 1.1 Met deze wijzigingen zijn beide verordeningen in overeenstemming met de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur en de bestaande praktijk. Communicatie Beide verordeningen worden bekendgemaakt in het Gemeenteblad Meierijstad op www.overheid.nl. Participatie De in de praktijk doorgevoerde wijzigingen in de werkwijze zijn eerder in overleg en na akkoord van het Fractievoorzittersoverleg tot stand gekomen. Daarnaast zijn enkele aanvullingen op de werkwijze gemotiveerd in dit voorstel. Duurzaamheid Bij dit voorstel zijn geen duurzaamheidsaspecten betrokken. Financiële toelichting Wijziging van de verordeningen heeft geen financiële gevolgen.

Planning De gewijzigde verordeningen treden in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. Rechtsbescherming Tegen een besluit tot vaststelling van een verordening staat op grond van artikel 8:3 van de Algemene wet bestuursrecht geen bezwaar of beroep open. Monitoring en evaluatie Na afloop van elke vergadercyclus worden de raadsbijeenkomsten, incl. commissievergaderingen, geëvalueerd. lndien gewenst volgt aanpassing van de werkwijze en (waar nodig) volgt een voorstel voor wijziging. Bijlagen 1) Concept raadsbesluit 2) Was-wordt tabel en integrale tekst van het Reglement van orde zoals dat luidt na vaststelling van de wijzigingsverordening 3) Was-wordt tabel en integrale tekst Verordening op de raadscommissies, zoals deze luidt na vaststelling van de wijzigingsverordening

Zaaknummer 2325849

Pagina 4 van 10

datum 3 april 2023

Onderliggende documenten 1. VNG-ledenbrief 22/017 d.d. 24 maart 2022 - Wijzigingen VNG-model Reglement van Orde gemeenteraad en VNG-model Verordening op de raadscommissies Met vriendelijke groet, De griffier,

A.F.J. Franken MSc

Zaaknummer 2325849

Pagina 5 van 10

datum 3 april 2023

De raad van de gemeente Meierijstad, Gezien het voorstel van de griffier van 3 april 2023, Gelet op de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, Gelet op artikel 149 Gemeentewet, Besluit gemeenteraad: Vast te stellen de Verordening tot wijziging van: 1. het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Meierijstad; 2. de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad Artikel I Wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Meierijstad Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Meierijstad wordt als volgt gewijzigd. A Artikel 2 wordt gewijzigd als volgt: Het eerste lid komt te luiden: 1. Er is een fractievoorzittersoverleg dat bestaat uit een door het fractievoorzittersoverleg aangewezen (plaatsvervangend) voorzitter en de fractievoorzitters. De raadsvoorzitter is als adviseur aanwezig in de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg is een commissie ex artikel 84 van de Gemeentewet. Het zesde lid komt te luiden: 6. Het fractievoorzittersoverleg voert periodiek overleg met de accountant over in ieder geval het verslag van bevindingen en de boardletter. Het zevende lid wordt vernummerd naar lid 8. Het zevende lid komt te luiden: 7.

Elk lid van het fractievoorzittersoverleg, met inbegrip van de voorzitter van het fractievoorzittersoverleg, heeft één stem. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. B Artikel 3 wordt gewijzigd als volgt: Het eerste lid komt te luiden: 1. Er is een agendacommissie die bestaat uit één raadslid per fractie en een door de agendacommissie aangewezen (plaatsvervangend) voorzitter. De raadsvoorzitter is als adviseur aanwezig in de vergaderingen van de agendacommissie. De agendacommissie is een commissie ex artikel 84 van de Gemeentewet.

Zaaknummer 2325849

Pagina 6 van 10

datum 3 april 2023

Het vierde lid komt te luiden: 4. Elk lid van de agendacommissie, met inbegrip van de voorzitter van de agendacommissie, heeft één stem. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Het vijfde lid wordt als volgt aangevuld: e. het vaststellen van de vergadercyclus van raad en raadscommissies in een vergaderschema. Het zesde lid komt te luiden: 6. Om een voorstel als principe hamerstuk aan te merken is unanimiteit vereist. C Artikel 6 wordt gewijzigd als volgt: Er wordt een derde lid toegevoegd dat komt te luiden: 3. De burgemeester kan voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht geven om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. D Artikel 8 komt te luiden: De voorzitter zendt ten minste acht dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. E Artikel 9 komt te luiden: 1 In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

2 Als een aanvullende voorlopige agenda als bedoeld in het eerste lid, wordt opgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden. 3 Als omtrent de inhoud van stukken op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage. F Artikel 10 derde lid komt te luiden: 3. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. G Artikel 18 wordt gewijzigd als volgt: Het tweede lid komt te luiden: 2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aangeven dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd. Het vierde lid komt te luiden: 4. Bij hoofdelijke stemming worden de raadsleden bij naam opgeroepen hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op alfabetische volgorde.

Zaaknummer 2325849

Pagina 7 van 10

datum 3 april 2023

Na het zevende lid worden de nieuwe leden 8 en 9 toegevoegd die luiden: 8. De hoofdelijke stemming kan door gebruikmaking van een elektronisch stemsysteem worden gehouden. In dat geval blijven lid 4 en lid 5 buiten werking en brengen de leden hun stem uit door “voor” of “tegen” te stemmen middels een stemkastje. De uitslag van de stemming wordt openbaar gemaakt waarbij is vermeld welke leden “voor” en welke leden “tegen” hebben gestemd. 9. Bij gebruik van het elektronisch stemsysteem is het in afwijking van lid 6 mogelijk de vergissing te herstellen tot dat de voorzitter de uitslag voorleest. H Aan artikel 20 wordt een nieuw vijfde lid toegevoegd dat luidt: 5. De voorzitter van het stembureau deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit. I Artikel 24 eerste en tweede lid komen te luiden: 1. Audio- / Videoverslagen en concept besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier. 2. De besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het audio- / videoverslag en de besluitenlijst. J Artikel 25 komt te luiden: Artikel 25.

Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. K Artikel 32 tweede lid komt te luiden: 2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden, het college en de burgemeester. Artikel II Wijzigingen Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad De Verordening op de raadscommissies van de gemeente Meierijstad wordt als volgt gewijzigd. A Artikel 1, 3e aandachtsstreepje komt te luiden: - commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie; B Aan artikel 4 wordt na het achtste lid een negende lid toegevoegd, dat komt te luiden: 9. De voorzitter van de gemeenteraad kan aan commissieleden niet-raadsleden ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 15 lid 1 aanhef en onder d van de Gemeentewet als voldaan wordt aan de Beleidsregels ontheffing verboden handelingen Noord-Brabant als vastgesteld door het college van gedeputeerde staten van Noord-Brabant. C Artikel 5 tweede lid komt te luiden: 2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde eisen.

D Artikel 7 komt te luiden: De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met

Zaaknummer 2325849

Pagina 8 van 10

datum 3 april 2023

uitzondering van de informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. E Artikel 8 komt te luiden: 1 In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt. 2 Als een aanvullende voorlopige agenda als bedoeld in het eerste lid wordt opgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. 3 Als omtrent de inhoud van stukken op grond van hoofdstuk Va Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van de vorige leden onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. 4 Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld. F Artikel 9 derde lid komt te luiden: 3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. G Artikel 17 wordt gewijzigd als volgt: In het tweede lid komt het huidige sub a te vervallen en worden de huidige sub b en c vernummerd naar sub a en b. H Artikel 18 komt te luiden: Artikel 18.

Handhaving orde en schorsing 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering. 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp. 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. I Artikel 21 tweede lid komt te luiden: 2. De concept besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het audio-/videoverslag en de besluitenlijst. J Artikel 22 komt te luiden: Artikel 22. Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding

Zaaknummer 2325849

Pagina 9 van 10

datum 3 april 2023

heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd. Artikel III Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking daags na de bekendmaking daarvan. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 mei 2023 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken MSc

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 2325849

Pagina 10 van 10

datum 3 april 2023