raadsvoorstel inschrijvingsleidraad aanbesteding accountantsdiensten

Datum raad

29 september 2022

Datum college

-

Zaaknummer 2176184

Portefeuille Raad Onderwerp

Inschrijvingsleidraad aanbesteding accountantsdiensten gemeente Meierijstad

Samenvatting Voor de controle van de jaarrekeningen 2023 tot en met 2026 van de gemeente Meierijstad dient een accountant aangewezen te worden. Hiervoor zal een Europese openbare aanbestedingsprocedure worden opgestart. In verband hiermee is een inschrijvingsleidraad opgesteld. Hierin zijn eisen voor de accountantscontrole opgenomen en selectie- en gunningscriteria. Het is aan de raad om deze vast te stellen. Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Programma 0 Bestuur en Ondersteuning Behandeling in commissie 15 september 2022 Ontwerpbesluit gemeenteraad Vaststellen van de inschrijvingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor accountantsdiensten ten behoeve van gemeente Meierijstad, voor zover het de bevoegdheid van de raad betreft.

Waarom naar de raad Artikel 2 van de Controleverordening gemeente Meierijstad 2017 bepaalt dat de raad voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vaststelt. In geval van Europese aanbesteding stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningscriteria vast en de bijbehorende weging. Aanleiding Op 30 september 2021 heeft de raad voor de controle van de jaarrekening 2022 KSG Registeraccountants B.V. aangewezen als accountant. Eerder was deze accountant aangewezen voor de controle van de jaarrekeningen 2018 t/m 2021. De voortzetting van de samenwerking was op nadrukkelijk verzoek van het Fractievoorzittersoverleg. Bij het aanbieden van het voorstel (aangaan van een nieuwe overeenkomst met KSG voor 2022) is aangegeven dat voor de boekjaren 2023 tot en met 2026 een Europese openbare aanbestedingsprocedure opgestart dient te worden. Opdrachtverlening Artikel 2 van de Controleverordening gemeente Meierijstad 2017 bepaalt hoe met de opdrachtverlening voor de accountantscontrole om te gaan. Zo wordt de accountantscontrole opdragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar.

Verder is het aan de raad om: - voor de aanbesteding van de accountant het programma van eisen vast te stellen; - in geval van Europese aanbesteding voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningscriteria vast te stellen en per selectie- en gunningscriterium de bijbehorende weging. Het college bereidt – in overleg met de raad – de aanbesteding van de accountantscontrole voor, aldus lid 2 van genoemd artikel. Voor de aanbesteding is daarom een werkgroep ‘Aanbesteding accountant’ in het leven geroepen. De werkgroep bestaat uit drie raadsleden en de concerncontroller. De werkgroep wordt ambtelijk ondersteund door een inkoopadviseur en een raadsadviseur. Argumenten Bedoeling is dat in juni/juli 2023 de te benoemen accountant van start gaat met de werkzaamheden voor het controlejaar 2023. Met de doorlooptijd van de aanbestedingsprocedure is een aantal maanden gemoeid. De procedure zal dan ook na besluitvorming door de raad worden opgestart. Na afronding van de aanbestedingsprocedure zal aan de raad een voorstel voor aanwijzing van een accountant worden voorgelegd. De raad is hiertoe immers op grond van artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet bevoegd. Inschrijvingsleidraad Ter voorbereiding van de aanbesteding is een inschrijvingsleidraad opgesteld. Via de leidraad wordt invulling gegeven aan de bepalingen in artikel 2 van de Controleverordening gemeente Meierijstad 2017.

Zo wordt in hoofdstuk 1, paragraaf 3 ingegaan op de beschrijving en het doel van de aanbesteding. Verder zijn in hoofdstuk 3 de eisen aan de onderneming opgenomen en gaat hoofdstuk 4 in op de beoordelings- en gunningsprocedure. De concept inschrijvingsleidraad is op 13 juni en 11 juli 2022 in de werkgroep ‘Aanbesteding accountant’ besproken. De bespreking heeft geresulteerd in een prioritering van de (sub)gunningscriteria en de bijbehorende weging. De werkgroep kan zich vinden in het document dat nu voor u ligt. Ter informatie zijn de bijlagen bij de inschrijvingsleidraad als ter inzage documenten bijgevoegd.

Zaaknummer 2176184

Pagina 2 van 6

datum 25 augustus 2022

Kanttekeningen De voorbereiding van de aanbestedingsprocedure is aan het college. Dat geldt dus ook voor de inschrijvingsleidraad. De leidraad bevat echter onderdelen waarover de raad een besluit dient te nemen (programma van eisen en de selectie- en gunningscriteria en bijbehorende weging). Vandaar dat de inschrijvingsleidraad aan u ter vaststelling wordt aangeboden, met dien verstande dat de raad dit vaststelt voor zover het zijn bevoegdheid betreft. Communicatie De aanbesteding wordt elektronisch uitgevoerd. Volgens planning wordt de inschrijvingsleidraad inclusief bijlagen op 3 oktober a.s. beschikbaar gesteld op TenderNed. Participatie Het voorstel is via de werkgroep ‘Aanbesteding accountant’ tot stand gekomen. Duurzaamheid In de inschrijvingsleidraad is opgenomen dat de Kadernotitie Social Return 4.0 van toepassing is op de overeenkomst met de accountant. In deze kadernotitie hebben de gemeenten in NoordoostBrabant afgesproken dat en op welke wijze Social Return wordt toegepast bij inkoop-en aanbestedingstrajecten die door of namens deze gemeenten worden gevoerd. Financiële toelichting In de meerjarenraming 2023-2025 is voor de accountantsdiensten budget opgenomen. Of dit bedrag afdoende is, zal blijken bij de uitkomst van de aanbestedingsprocedure. Een eventueel tekort op het budget voor de accountantsdiensten kan bij de bestuursrapportage 2023 worden meegenomen.

Planning Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure zal de raad in maart/april 2023 voorgesteld worden om voor de controlejaren 2023 t/m 2026 een accountant te benoemen. Voor de planning van de aanbesteding: zie de inschrijvingsleidraad, paragraaf 1.5. Rechtsbescherming Het besluit van de raad betreft onderdelen van de inschrijvingsleidraad Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten gemeente Meierijstad. Het is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Tegen die beslissing kan daarom geen bezwaar en/of beroep worden ingesteld. Voor de inschrijvingsleidraad geldt een klachtenregeling. Monitoring en evaluatie Twee keer per jaar heeft het Fractievoorzittersoverleg, zijnde auditcommissie, overleg met de accountant. De portefeuillehouder en de concerncontroller zijn daarbij aanwezig. Tijdens dit overleg is ruimte voor tussentijdse evaluatie. Bijlagen 1. Inschrijvingsleidraad Europese aanbesteding volgens openbare procedure voor accountantsdiensten ten behoeve van gemeente Meierijstad Onderliggende documenten 1) Informatiebrief – UEA via TenderNed 2) Referentieopdracht

Zaaknummer 2176184

Pagina 3 van 6

datum 25 augustus 2022

3) 4) 5) 6) 7) 8)

Inschrijfbiljet Prijzenblad Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Gemeente Meierijstad Conceptovereenkomst Uitvoeringsregels social return Lijst aan te leveren documenten

Met vriendelijke groet, De griffier,

A.F.J. Franken

Zaaknummer 2176184

Pagina 4 van 6

datum 25 augustus 2022

De raad van de gemeente Meierijstad, Gezien het voorstel van de griffier van 25 augustus 2022, Gelet op artikel 2 van de controleverordening 2017 gemeente Meierijstad, Besluit gemeenteraad: de inschrijvingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor accountantsdiensten ten behoeve van gemeente Meierijstad vast te stellen, voor zover het de bevoegdheid van de raad betreft. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 29 september 2022 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 2176184

Pagina 5 van 6

datum 25 augustus 2022

Zaaknummer 2176184

Pagina 6 van 6

datum 25 augustus 2022