Raadsvoorstel aanwijzing FG.docx

Datum raad

25 mei 2023

Datum college

28 maart 2023

Onderwerp

Zaaknummer

2288872

Portefeuille

Financiën en bedrijfsvoering, J.H.M. Goijaarts

Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming

Samenvatting Volgens artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft elk gemeentelijk bestuursorgaan de plicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Sinds 6 februari 2019 is ook artikel 36 van de Wet Politiegegevens voor Boa’s (WPG) van kracht. In dat artikel zijn genoemde bestuursorganen ook verplicht gesteld een FG te benoemen. Op grond van artikel 37, lid 3 AVG kan deze functionaris tegelijkertijd voor meerdere bestuursorganen werken. Dit mag dus dezelfde persoon zijn. Om efficiencyredenen verdient dat aanbeveling. Zo wordt hierdoor de noodzaak tot interne afstemming voorkomen. Binnen gemeenten zijn er meerdere overheidsorganen die verantwoordelijke zijn voor verwerkingen van persoonsgegevens. Dit zijn het college, de burgemeester en de raad. Het verdient aanbeveling dat de gemeentelijke FG door elk van bovengenoemde overheidsorganen wordt aangewezen en als zodanig wordt aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Raad kan het College mandateren voor toekomstige aanwijzingen. De functie van FG is onafhankelijk. Uiteraard is het wel wenselijk om goede afspraken over de wijze van samenwerking te maken. Hiertoe is bijgevoegd statuut opgesteld. U wordt verzocht in te stemmen met dit statuut. Het statuut zal vervolgens openbaar worden gemaakt.

Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Niet van toepassing. Behandeling in commissie 11 mei 2023

Ontwerpbesluit gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. De heer J. Baan aan te wijzen als FG van de bestuursorganen burgemeester, college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad conform conceptbesluit. 2. In te stemmen met het bijgevoegde statuut FG Meierijstad. Waarom naar de raad Elk bestuursorgaan moet op grond van artikel 37 AVG en artikel 36 van de WPG zelfstandig overgaan tot het aanwijzen van een FG. De Raad mag het College mandaat verstrekken om de FG aan te wijzen. Dit kan worden vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Meierijstad. Aanleiding Inmiddels hebben ons college en de burgemeester besloten de heer J. Baan als FG aan te wijzen. Uw raad wordt voorgesteld hem eveneens als FG aan te wijzen. Argumenten 1.1 De gemeente is verplicht een FG aan te wijzen. Alle persoonsgegevens verwerkende bestuursorganen van de gemeente zijn op grond van de AVG en de WPG verplicht een FG aan te wijzen. 2.1 Bestuursorganen De AVG stelt dat een FG onafhankelijk en zonder opdrachten moet opereren. De FG zal zijn/haar taken voor een groot deel uitvoeren in de ambtelijke werkomgeving. Het belang van de onafhankelijkheid wordt het meest benadrukt door de bestuursorganen zelfstandig een FG aan te laten wijzen. De aanwijzing zal niet zeer frequent hoeven plaats te vinden.

De introductie van een nieuwe functionaris of bestuursorgaan biedt de kans om de beoogde relatie en daarmee de vrijelijke toegang en communicatie in gang te zetten. Aangezien de Raad één van de bestuursorganen is van de gemeente, dient ook uw Raad een FG te benoemen. 3.1 FG statuut Het statuut waarborgt de onafhankelijkheid, bevoegdheden en de taken van de functionaris. Zo faciliteert de gemeente en bestuursorganen dat de inwoner (betrokkene) zonder tussenkomst van de organisatie gebruik kan maken van zijn privacy rechten. Een FG-statuut behoort op het hoogste niveau te zijn geaccordeerd, wil het voldoende gezag hebben. Dat kan contractueel, door het FG-statuut op te nemen in het privacy beleidskader, of door het FG-statuut vast te stellen als een aparte regeling en daarin te verklaren dat deze beschouwd wordt als integraal onderdeel van het privacy beleidskader. Kanttekeningen 1. De overheid boet in het algemeen aan vertrouwen in als zij wettelijke verplichtingen niet nakomt. Meer specifiek kunnen burgers en organisaties bij het niet aanwijzen van een FG terughoudend worden in het verstrekken van persoonsgegevens of andere informatie aan

Zaaknummer 2288872

Pagina 2 van 4

datum 30 januari 2023

de gemeente. Dit zal ten koste gaan van de efficiëntie en effectiviteit van het gemeentelijk beleid. 2. Wanneer uw raad geen of niet op de juiste wijze een FG aanwijst, loopt de gemeente een groot risico op een boete. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan op basis van de boetebeleidsregels (2019) een basisboete van Euro 310.000, -- opleggen) (Artikel 2.3 boetecategorie II). Communicatie De aanwijzing van de FG door ons college en de burgemeester is inmiddels aangemeld bij de AP. Het besluit en het statuut worden gepubliceerd via www.officielebekendmakingen.nl. Participatie Participatie is in deze kwestie niet aan de orde. Er is sprake geweest van een sollicitatieprocedure Duurzaamheid De FG zal de door de gemeente beschikbaar gestelde faciliteiten gebruiken. Financiële toelichting Financiële effecten van de aanstelling hebben plaatsgevonden in de sollicitatieprocedure, aanwijzing is hierdoor budget neutraal. Planning De FG heeft zich al aangemeld bij de AP. Rechtsbescherming Niet van toepassing. Monitoring en evaluatie Niet van toepassing. Bijlagen 1. Aanwijzingsbesluit 2. FG Statuut Meierijstad 3. VNG Handreiking positionering en taken van de FG

Onderliggende documenten Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad, De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA

Zaaknummer 2288872

ir. C.H.C. van Rooij

Pagina 3 van 4

datum 30 januari 2023

De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Meierijstad, ieder voor zover bevoegd; Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 maart 2023; Gelet op artikel 37 Algemene Verordening Gegevensbescherming en artikel 36 Wet politiegegevens; Besluiten 1. De heer J. Baan met terugwerkende kracht per 18 november 2022 aan te wijzen als FG van de bestuursorganen burgemeester, college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad 2. in te stemmen met het bijgevoegde statuut FG Meierijstad. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 mei 2023 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken MSc

ir. C.H.C. van Rooij

Burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad, De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA

ir. C.H.C. van Rooij

De burgemeester van de gemeente Meierijstad

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 2288872

Pagina 4 van 4

datum 30 januari 2023