Raadsvoorstel aanschaf regiesysteem

Datum raad

1 april 2021

Datum college

26 januari 2021

Zaaknummer

1948365945

Portefeuille

Werk, jeugd en cultuur M.H.B. Roozendaal

Onderwerp

Financiering, aanschaf en implementatie van regiesysteem Sociaal Domein voor WMO en Jeugd

Samenvatting Het college verzoekt uw raad om instemming met de selectie en werving van een regiesysteem. Het regiesysteem is een geautomatiseerde toepassing waarmee de frontoffice-processen en backoffice-processen van atelier Toegang vergaand kunnen worden geharmoniseerd en gedigitaliseerd. De dienstverlening naar inwoners wordt met het regiesysteem verder verbeterd. Uitgangspunt is en blijft “een bijzonder persoonlijke dienstverlening”. Met de inzet van het systeem worden werkprocessen efficiënter ingericht en kan gefaseerd op termijn – door natuurlijk verloop een verlaging van de formatie worden doorgevoerd. Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Visie Meierijstad 2018-2022. Bijzondere persoonlijke dienstverlening vanuit de filosofie één gezin, één plan, één regisseur. Behandeling in commissie 11 maart 2021 Ontwerpbesluit gemeenteraad Instemmen met: 1. de aanschaf van een regiesysteem 2. de in dit voorstel opgenomen dekking daarvan 3. de financiële wijzigingen te verwerken in de 1e Berap 2021 Waarom naar de raad Bij het opstellen van de Kadernota en Programmabegroting 2021 was nog niet helemaal duidelijk wat er nodig was voor aanschaf en implementatie van een regiesysteem. Inmiddels hebben we

dat goed in beeld en zijn we klaar om te starten. De dekking is aanwezig, maar dit vraagt om een separaat besluit van uw raad vooruitlopend op 1e Berap / jaarrekening 2020. Aanleiding Afgelopen jaar is er intensief gekeken hoe de dienstverlening naar onze inwoners en het faciliteren van onze professionals uit de gebiedsteams verbeterd kan worden. Wij hebben vastgesteld dat het mogelijk is om de procedures, die betrekking hebben op het directe contact met onze inwoners en de daaruit voortvloeiende werkprocessen, klantgerichter, efficiënter en effectiever kunnen worden ingericht. Het substantieel verminderen van de uitvraag bij onze inwoners door een verbeterd integraal intakeproces van de hulpvraag leidt tot verbeteringen in de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening. Deze resultaten kunnen worden behaald door het inzetten van een regiesysteem. Het proces om te komen tot het voorstel om een regiesysteem aan te schaffen is een grondig en langdurig proces geweest. Ook de afstemming met maatschappelijke partners (de welzijnscoöperatie) is daar onderdeel van. Medewerkers zijn enthousiast en gemotiveerd om te gaan werken met een regiesysteem ten behoeve van verbeterde dienstverlening en efficiënter werken. We willen daarom voortgang houden in dit proces. Argumenten 1.

Er is dekking, maar dit vraagt om een separaat besluit van uw raad vooruitlopend op 1e Berap / jaarrekening 2020 2. Aanzienlijke verbetering van de dienstverlening naar onze inwoners. 3. Door efficiency is inverdienen te realiseren. 1. Er zijn diverse (incidentele) dekkingsmiddelen om de lasten van het regiesysteem te dekken: • TOZO-middelen € 569.910,--. De TOZO middelen zijn in 2020 beschikbaar gesteld door het Rijk voor de inzet van uren om de TOZO regeling uit te voeren. Er is bewust voor gekozen om de TOZO maatregelen met eigen formatie uit te voeren zodat de regeling goed, snel en adequaat kon worden opgepakt en uitgevoerd en dat de middelen kunnen worden ingezet voor de gewenste investering in de verdere verbetering van de dienstverlening richting onze burgers. Deze middelen zullen via overheveling c.q. saldobestemming worden overgebracht naar 2021. • Bestemmingsreserve sociaal domein. Omdat in het meerjarig financiële plaatje de lasten vooruitlopen op de baten, is een vorm van voorfinanciering nodig. Voorgesteld wordt om via de bestemmingsreserve sociaal domein de extra lasten in de eerste jaren tijdelijk op te vangen (2022 tot en met 2024). Deze uitname wordt later teruggestort (2025 tot en met 2029) zodat er per saldo niets wordt uitgenomen. Volgens de financiële verordening wordt uw raad z.s.m.

betrokken bij voorstellen die niet kunnen wachten tot het reguliere beslismoment; het college wenst vaart te houden in de doorontwikkeling van de Toegang, vandaar dat vooruitlopend op de 1e Berap dit voorstel wordt gedaan. Omdat de dekkingsmiddelen beschikbaar zijn betreft het een technische begrotingswijziging; het heeft geen materieel financieel effect. 2. Met de inzet van een regiesysteem kan de dienstverlening naar onze inwoners aanzienlijk worden verbeterd en kunnen de daarbij behorende werkprocessen worden vereenvoudigd en geharmoniseerd. Met de inzet van het systeem wordt een basis gelegd voor het continu verbeteren van de dienstverlening en het periodiek verstrekken van verantwoordingsinformatie over de dienstverlening en de bedrijfsvoering.

Zaaknummer 1948365945

Pagina 2 van 6

datum 10 februari 2021

3. Uit ervaringen bij gemeenten die met een vergelijkbaar systeem werken, is bekend geworden dat met de inzet van een goed regiesysteem efficiencywinst in werkprocessen te realiseren is, waardoor de formatie kan afnemen. Kanttekeningen De ontwikkelingen binnen het sociaal domein hebben een eigen dynamiek en vragen continu om aandacht en mogelijke bijsturing. Algemeen wordt verwacht dat de vergrijzing leidt tot aanvullende zorgvragen. Dit voorstel dient ook in die context te worden gezien. Autonome ontwikkelingen kunnen namelijk ook weer tot groei van de formatie leiden en kunnen druk geven op het realiseren van de verwachte efficiencyvoordelen. Er wordt daarom nu een momentopname gemaakt van de aantallen cliënten en personeelsleden, waardoor de effecten van een (vermoedelijke) toename van aanvragen in de toekomst opnieuw kunnen worden afgezet tegen de benodigde formatie Communicatie -Participatie Alle medewerkers uit de gebiedsteams van atelier Toegang gaan werken met het regiesysteem. De direct betrokken gemeentelijke organisatieonderdelen, en de medewerkers die werkzaam zijn in de drie gebiedsteam zijn betrokken bij het voorbereidingsproces. Duurzaamheid Met de inzet van een regiesysteem wordt een solide basis gelegd voor het verder meetbaar maken van de verbeteringen van de dienstverlening en de bedrijfsvoering.

Financiële toelichting Kosten aanschaf en implementatie De kosten van aanschaf en implementatie van het regiesysteem zijn eenmalig € 532.500,-- en de structurele licentiekosten zijn € 80.000,--. De eenmalige kosten van € 532.500,-- bestaan voor het merendeel uit inzet van medewerkers voor de implementatie binnen de werkateliers Toegang, Uitkeringsadministratie en Functioneel Beheer. De normale caseload loopt door tijdens de implementatie van een nieuwe applicatie. Het totale eenmalige investeringsbedrag van € 532.500,-- wordt op basis van de nota waardering en afschrijving afgeschreven in 5 jaar (rente 1%). Transitiebudget In de huidige bezetting van Werkatelier Toegang is sprake van een beperkte overbezetting ten opzichte van het beschikbaar gestelde personeelsbudget. Dekking werd voorheen gevonden in een deel van de uitvoeringsbudgetten, maar die in niet meer beschikbaar met ingang van 2021. Deze inzet van medewerkers is wel noodzakelijk voor een kwalitatieve dienstverlening aan onze inwoners, met name op het gebied van Wmo en Jeugdhulp. Uit ervaringen in door ons bezochte gemeenten is bekend dat met de inzet van een goed regiesysteem efficiencywinst in werkprocessen te realiseren is, waardoor we binnen enkele jaren de overbezetting inverdienen. Om de tussenliggende periode te overbruggen hebben we een transitiebudget van € 550.000,-- nodig.

Daarmee houden we de kwaliteit van de dienstverlening op peil en kunnen we toegroeien naar de toekomstige situatie.

Zaaknummer 1948365945

Pagina 3 van 6

datum 10 februari 2021

Dekkingsmiddelen Er zijn diverse (incidentele) dekkingsmiddelen om de lasten van het regiesysteem te dekken: • TOZO-middelen € 569.910,--. De TOZO middelen zijn in 2020 beschikbaar gesteld door het Rijk voor de inzet van uren om de TOZO regeling uit te voeren. Er is bewust voor gekozen om de TOZO maatregelen met eigen formatie uit te voeren zodat de regeling goed, snel en adequaat kon worden opgepakt en uitgevoerd en dat de middelen kunnen worden ingezet voor de gewenste investering in de verdere verbetering van de dienstverlening richting onze burgers. Deze middelen zullen via overheveling c.q. saldobestemming worden overgebracht naar 2021. • Bestemmingsreserve sociaal domein. Omdat in het meerjarig financiële plaatje de lasten vooruitlopen op de baten, is een vorm van voorfinanciering nodig. Voorgesteld wordt om via de bestemmingsreserve sociaal domein de extra lasten in de eerste jaren tijdelijk op te vangen (2022 tot en met 2024). Deze uitname wordt later teruggestort (2025 tot en met 2029) zodat er per saldo niets wordt uitgenomen. Het overzicht hieronder laat zien hoe het verloop van de lasten en de dekking is. De totale besparing op personeel bedraagt ultimo 2025 structureel € 220.000,--. De volledige besparing op personeel wordt gerealiseerd op basis van natuurlijk verloop.

Na 5 jaar is de investering afgeschreven en dient de afweging gemaakt te worden of het regiesysteem nog up-to-date is. (Aanschaf)kosten / Exploitatielasten Investering dekking 2021 2022 Regiesysteem struct. € 80.000 € 80.000 € 80.000 Implementatie-uren € 111.825 incid. € 532.500 € Transitiebudget formatie incid. € 550.000 € 220.000 € 220.000 € 300.000 € 411.825 Dekking TOZO middelen incid. € 569.910 € 300.000 € 269.910 Kostenreductie FTE struct. BR Sociaal domein € 141.915 incid. € 406.370 € 976.280 € 300.000 € 411.825 Saldo:

€

-

€

-

2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 € 80.000 € 80.000 € 80.000 € 80.000 € 80.000 € 80.000 € 80.000 € 110.760 € 109.695 € 108.630 € 107.565 € 110.000 € 300.760 € 189.695 € 188.630 € 187.565 € 80.000 € 80.000 € 80.000

€ 80.000 € 146.000 € 220.000 € 220.000 € 220.000 € 220.000 € 220.000 € 220.760 € 43.695 € -31.370 € -32.435 € -140.000 € -140.000 € -62.565 € 300.760 € 189.695 € 188.630 € 187.565 € 80.000 € 80.000 € 80.000 €

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€ 157.435

Financiële afwikkeling De benodigde budgetten alsmede de dekking kunnen in de (meerjaren) begroting 2021 worden bij geraamd. Dit kan bij de 1e Berap 2021 door vaststelling van een begrotingswijziging worden verwerkt. Planning Wij streven ernaar om eind 2021 het regiesysteem operationeel te hebben. Rechtsbescherming N.v.t.

Zaaknummer 1948365945

Pagina 4 van 6

datum 10 februari 2021

Monitoring en evaluatie Het op te stellen implementatieplan wordt uitgewerkt en de voortgang van de implementatie wordt gemonitord. Tevens wordt gemonitord op de te realiseren formatievermindering. Daarnaast wordt in het implementatieplan aangegeven op welke wijze de implementatie wordt geëvalueerd. Bijlagen -Onderliggende documenten

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad, De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA

Zaaknummer 1948365945

ir. C.H.C. van Rooij

Pagina 5 van 6

datum 10 februari 2021

De raad van de gemeente Meierijstad, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 26 januari 2021

Besluit gemeenteraad: De raad stemt in met: 1. de aanschaf van een regiesysteem 2. de in dit voorstel opgenomen dekking daarvan 3. de financiële wijzigingen te verwerken in de 1e Berap 2021 Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 1 april 2021 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 1948365945

Pagina 6 van 6

datum 10 februari 2021