Raadsvoorstel aanschaf belcellen

Raadsvoorstel

Datum raad

16-12-2021

Datum college

19 oktober 2021

Zaaknummer

1948411654

Portefeuille

Bedrijfsvoering en dienstverlening M.H.B. Roozendaal

Onderwerp

Aanschaf belcellen gemeentehuis Veghel

Samenvatting De gemeente vindt het belangrijk om voor de ambtenaren een goede en hybride werkomgeving te faciliteren. Al in 2019 heeft er een evaluatie plaatsgevonden van de werkomgeving in het gemeentehuis in Veghel. Door de corona-pandemie zijn medewerkers ook anders gaan kijken naar het hybride werken. Dit jaar is een projectgroep “hybride werken” gestart wat heeft geresulteerd in drie sporen: Bricks (gebouw en inrichting), Bytes (ICT) en Behaviour (houding en gedrag). Doel is het werk zo goed, effectief, efficiënt en duurzaam mogelijk te kunnen doen door onafhankelijk van plaats en tijd online en fysiek (samen) te werken. Onderdeel van het spoor Bricks is het plaatsen van 10 belcellen. Deze ondersteunen het hybride werken. Voor de aanschaf is een krediet nodig van € 60.000, - ex. BTW. Na afloop van de afschrijvingstermijn van 10 jaar, dienen de belcellen te worden vervangen. Andere onderdelen van Bricks zijn enkele geluiddempende aanpassingen en nieuwe verdeling van werkplekken. Deze vallen allen binnen bestaande exploitatiemiddelen. Onderdeel van het spoor Bytes is het vervangen van alle ICT-werkplekken en vergaderruimtes voorzien van de optie om hybride te vergaderen. Dekking van deze investeringen komt uit het exploitatiebudget ICT. ICT-werkplekken worden immers geleased waardoor dit jaarlijkse kosten zijn en deze leaseperiode loop per 1-1-2022 af.

Eenmalig zullen er wel extra kosten zijn, door het ontbreken van precieze aantallen en prijzen zullen deze kosten pas bij de BERAPP 2022 bekend zijn. Naar verwachting zal dit ca. €50.000 zijn. Het spoor Behaviour is er om vooral de ‘zachte’ kant van het hybride werken te borgen binnen zelforganisatie. Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Niet van toepassing Behandeling in commissie 1 december 2021

Ontwerpbesluit gemeenteraad De raad wordt voorgesteld om over te gaan tot de aanschaf van 10 belcellen. Hiervoor dient een krediet beschikbaar te worden gesteld van € 60.000,-. Waarom naar de raad Het al dan niet beschikbaar stellen van krediet is een bevoegdheid van de raad. Aanleiding Passend bij de organisatiefilosofie van de gemeente Meierijstad is de gemeentelijke organisatie bezig stappen te zetten richting het ‘hybride’ werken. Dit is een verdere doorontwikkeling van het met de fusie geïntroduceerde plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Daarbij staat de kwaliteit en de inhoud van het werk altijd voorop. Bij hybride werken gaat het erom dat medewerkers zo efficiënt en effectief mogelijk hun werk kunnen doen en dat zij de klant zo goed mogelijk bedienen. Dat betekent dat medewerkers onafhankelijk zijn van tijd en plaats én on- en offline hun werk moeten kunnen doen. Zij zullen vaker thuis of elders werken. Het kantoor krijgt steeds meer de functie van ontmoetingsplek. Door corona heeft het hybride werken al een enorme impuls gekregen. Om het hybride werken definitief te kunnen introduceren, is het nodig dat de Bytes (ICT), Bricks (kantoorinrichting) en het Behaviour (het gedrag van medewerkers) wordt aangepast. De gevraagde belcellen zijn nodig om het kantoor zo te kunnen inrichten dat medewerkers kunnen deelnemen aan hybride vergaderingen.

Daarnaast beantwoorden zij aan de al langer bestaande behoefte om (privacy)gevoelige telefoongesprekken in alle rust te kunnen voeren. Om aan de regels van het interne financiële beleid te voldoen, wordt er een krediet aangevraagd. Hierdoor is er na 10 jaar een vervangingsinvestering voorzien. Argumenten 1.1 Medewerkers krijgen een voorziening in het open kantoor die het hybride werken goed ondersteunt; 1.2 Door de belcellen vermindert het aantal verstoringen in de open kantooromgeving. Uit een evaluatie van het kantoorconcept in 2018/2019 is dit als een van de grootste bezwaren naar voren gekomen; 1.3 Reden voor het raadsvoorstel is dat voor de aanschaf van belcellen geen krediet is geraamd en hierdoor na 10 jaar geen vervangingsinvestering is voorzien Kanttekeningen 1. Het niet plaatsen van belcellen leidt tot geluidsoverlast in de kantooromgeving en omliggende ruimten, waardoor collega’s hun werkzaamheden niet goed kunnen uitvoeren. Communicatie Interne communicatie: Medewerkers worden in het kader van het hybride werken door de projectgroep Hybride werken geïnformeerd over de aanpassingen die plaatsvinden m.b.t. de Bytes, Bricks en Behaviour. De aanschaf en het gebruik van de belcellen is onderdeel van deze communicatie.

Zaaknummer 1948411654

Pagina 2 van 5

datum 29 september 2021

Participatie Dit voorstel is besproken met de OR en met de klankbordgroep hybride werken. Er is positief gereageerd op de aanschaf van belcellen. Duurzaamheid - Bij aanschaf wordt rekening gehouden, dat de belcel gemaakt is van herbruikbare materialen. - De belcel is vrij te plaatsen in een ruimte, zolang er een stroomaansluiting in de buurt aanwezig is. Hierdoor is deze belvoorziening binnen de gemeente overal inzetbaar, mocht er een locatiewijzing noodzakelijk zijn. - De belcel voldoet aan de huidige Arbo eisen op het gebied van geluidsdemping/akoestiek, luchthuishouding en verlichting. - Medewerkers werken prettiger in een open kantooromgeving wanneer de mogelijkheid wordt geboden om privacy gevoelige gesprekken te voeren in een daarvoor afgeschermde ruimte. Financiële toelichting Het hybride werken wordt op een integrale manier aangepakt aan de hand van gegevens van een eerder verrichte evaluatie van de werkomgeving, de ‘lessons learned’ van corona en de al geplande vervanging van ICT middelen. Dit wordt op een duurzame wijze gefaciliteerd vanuit drie pijlers: ‘Bricks, Bytes en Behaviour’. Dit alles kan georganiseerd en gefinancierd worden vanuit de bestaande organisatie en begroting. Echter de aanschaf van 10 belcellen vereisen een raadsbesluit, omdat er een krediet benodigd is van € 60.000,- ex. BTW. Aanschaf vanuit het exploitatiebudget is overwogen.

Maar vanwege de geraamde aanschafwaarde van € 60.000,- is dit niet toegestaan conform de huidige financiële regelgeving en dienen de kosten geactiveerd te worden. Daarnaast is bij aanschaf ten laste van de exploitatiemiddelen, de vervangingsinvestering na 10 jaar niet voorzien. Vanwege voorgenoemde redenen de raad voor te stellen een krediet van € 60.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van belcellen via een afzonderlijk raadsvoorstel. Na een afschrijvingstermijn van 10 jaar, dient er een vervangingsinvestering voor handen te zijn. De structurele kapitaallasten (rente en afschrijving) van deze investering bedragen € 6.600. Hiervoor is dekking aanwezig binnen de bestaande begroting op FCL 1360. Voor de ICT kosten (Bytes) is geen structureel budget nodig omdat het huidige budget afdoende is. Dit is gerealiseerd door scherp in te kopen en strategisch hergebruik van apparatuur. Echter vanwege een overlap is er in 2022 waarschijnlijk een éénmalig exploitatietekort van ca. €50.000. Dit is nog afhankelijk van de totaal te bestellen werkplekken en verdere aanbestedingen. Een eventueel tekort zal via de BERAP in 2022 worden opgevoerd. Planning Direct na de besluitvorming kan het inkooptraject starten. De doorlooptijd van het inkooptraject en uiteindelijke plaatsing van de belcellen wordt geraamd op 3 maanden. Rechtsbescherming Niet van toepassing.

Zaaknummer 1948411654

Pagina 3 van 5

datum 29 september 2021

Monitoring en evaluatie De projectgroep Hybride werken monitort het inkoopproces en de uiteindelijke implementatie van de belcellen. Na afloop zal het proces en het gebruik van de belcellen worden geëvalueerd. Bijlagen Bijlage 1: Impressie belcel Onderliggende documenten Geen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad, De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA

Zaaknummer 1948411654

ir. C.H.C. van Rooij

Pagina 4 van 5

datum 29 september 2021

De raad van de gemeente Meierijstad, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 19 oktober 2021

Besluit gemeenteraad: De raad stelt ten behoeve van aanschaf van belcellen in gemeentehuis Veghel, een krediet beschikbaar ter hoogte van € 60.000,- .

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 16 december 2021 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 1948411654

Pagina 5 van 5

datum 29 september 2021