Raadsvoorstel

Datum raad

29 juni 2023

Datum college

N.v.t.

Onderwerp

Zaaknummer

2340687

Portefeuille

Raad

Rekenkameronderzoek 'Advies met gevolg?'

Samenvatting De rekenkamercommissie deed onderzoek naar de doorwerking van een drietal eerdere rekenkameronderzoeken (maatschappelijk vastgoed, duurzaamheid en toegang sociaal domein). Het onderzoek is uitgevoerd door Arena Consulting. De raad wordt voorgesteld in te stemmen met de aanbevelingen gericht aan de raad en de implementatie daarvan in de tweede helft van 2023. Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Openbaar bestuur Behandeling in commissie 15 juni 2023 Ontwerpbesluit gemeenteraad 1. Kennis te nemen van het rekenkameronderzoek 'Advies met gevolg?'; 2. De aanbevelingen aan de gemeenteraad over te nemen en in de tweede helft van 2023 te implementeren; 3. Kennis te nemen van de aanbevelingen aan het college en de wijze waarop het college heeft aangegeven deze te implementeren; 4. Met de nieuwe rekenkamer in gesprek te gaan om de aanbevelingen uit het onderzoek aan de rekenkamercommissie kaderstellend aan de rekenkamer mee te geven.

Waarom naar de raad Ten behoeve van zijn kaderstellende en controlerende rol maakt de raad gebruik van onderzoeksbevindingen van de rekenkamercommissie. Aanleiding De rekenkamercommissie Meierijstad is in 2015 gestart. Het leek de commissie in 2022 een mooi moment de balans van de afgelopen jaren op te maken. Enerzijds om te kijken wat er met de adviezen is bereikt. Anderzijds om handvatten aan te reiken voor het alsnog opvolgen van aanbevelingen die niet of beperkt zijn doorgevoerd. Daarnaast wilde de commissie ook enige zelfreflectie plegen: waren de aanbevelingen voldoende concreet en duidelijk en waar zou nog winst te halen kunnen zijn in de advisering? De rekenkamercommissie gaf opdracht dit te onderzoeken, meer specifiek aan de hand van drie in 2018 uitgebrachte adviezen: - Maatschappelijk vastgoed - Duurzaamheid en maatschappelijk initiatief - Toegang sociaal domein Argumenten 1.1 Centrale vraagstelling en deelvragen De centrale vraag voor het doorwerkingsonderzoek was: Wat waren de factoren die een goede opvolging van de uitgevoerde rekenkameronderzoeken hebben belemmerd dan wel bevorderd?

Deze hoofdvraag is nader uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Hoe zijn de drie onderzoeken en adviezen te typeren in termen van aanleiding onderzoek, vraagstelling, wijze van onderzoek, aard van de aanbevelingen etc.? 2. In welke mate is het doel van de adviezen bereikt? 3. In hoeverre is daarbij ook sprake van doorwerking van de adviezen? 4. Welke factoren waren belemmerend en welke bevorderend voor die doorwerking? 5. Welke conclusies kunnen daaruit worden getrokken wat betreft de doorwerking van de adviezen en handvatten die kunnen worden geboden om het doorwerkingsproces te verbeteren? 1.2 Hoofdconclusies

In het rekenkamerrapport trekt de onderzoeker de volgende conclusies: 1. Vrijwel alle aanbevelingen zijn op de een over andere wijze ‘gerealiseerd’ door de gemeente (‘doelbereiking’). Dat geldt meer voor de inhoudelijke aanbevelingen dan voor de aanbevelingen wat betreft de rolneming door de raad. 2. De realisatie is – gegeven het parallelle proces van beleidsvorming en organisatieontwikkeling in 2017 en 2018 – niet per se exclusief een gevolg van de adviezen. Ze lijken wel mede richting te hebben gegeven. Ze worden in elk geval onderschreven door het college en er wordt naar verwezen in de kadernota’s.

Zaaknummer 2340687

Pagina 2 van 6

datum 8 mei 2023

3. In algemene zin hebben alle drie de adviezen (bedoeld en onbedoeld) de raad,

het college en de ambtelijke organisatie meer op scherp gezet in het licht van de beleids- en organisatieontwikkeling. Voor de raad hebben de adviezen ook ‘ordenend’ gewerkt in de complexiteit van de materie. 4. De adviezen zijn wel weggezakt in het geheugen van de raad (weinig raadsleden en geen burgercommissieleden blijken nog goed inhoudelijk bekend te zijn met de adviezen) en spelen in de praktijk een beperkte rol. De focus van de raad ligt vaak op de casuïstiek. Daar zit een spanningsveld met de meer op beleid en kaderstellen en controle gerichte adviezen. 5. Belangrijke bevorderende factoren voor de doorwerking zijn de professionaliteit van de werkwijze van de rekenkamercommissie, de concreetheid van de aanbevelingen (en aansluiting bij de raad), het meenemen van de raad in het onderzoeksproces en de timing van het advies in relatie tot de beleidsvorming, organisatieontwikkeling en uitvoeringcyclus. 6. Als belemmerende factoren komen naar voren doelverschuiving binnen het onderzoek, een complex onderzoeksproces, onderbelichting van de analyse van de rolneming door de raad, het moment van feitencheck, het spanningsveld tussen beleid en casuïstiek en het ontbreken van een mechanisme om de opvolging van adviezen te monitoren. 2.1 Aanbevelingen aan de gemeenteraad De volledige aanbevelingen met alle nuanceringen vindt u terug in het rekenkamerrapport op de pagina's 48-51.

Kort samengevat luiden de aanbevelingen aan de gemeenteraad: • Benut signalen uit de samenleving ook om het gesprek met de • • • • •

rekenkamercommissie aan te gaan over eventueel uit te voeren onderzoek. Voer het debat ook in de raad en niet alleen (of vooral) met het college. Borg de eigen informatiepositie en zorg dat de adviezen niet verloren gaan in het geheugen van de raad. Zorg dat de opvolging van de adviezen na vaststelling periodiek wordt gemonitord. Organiseer ‘opfrismomenten’ rond de adviezen, zeker als er een onderwerp op de agenda staat waar eerder advies over is uitgebracht. Geef de aanbevelingen uit dit onderzoek aan de rekenkamerkommissie ook (kaderstellend) mee aan de nieuwe rekenkamer.

3.1 Aanbevelingen aan het college en bestuurlijke reactie Kort samengevat luiden de aanbevelingen aan het college: • Organiseer dat er ook voldoende informeel contact kan zijn tussen raad en •

ambtelijke organisatie om de raad op voldoende vlieghoogte te houden. Borg dat adviezen van de rekenkamercommissie ook voldoende ‘horizontaal’ worden gedeeld in de organisatie omdat adviezen meerdere beleidsterreinen bestrijken. Dit is zeker van belang voor een opgave-gestuurde organisatie.

Zaaknummer 2340687

Pagina 3 van 6

datum 8 mei 2023

•

Informeer de raad periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) over de stand van zaken in de opvolging van aanbevelingen en verwijs bij nota’s of rapportages waar aan de orde expliciet naar de adviezen van de rekenkamercommissie.

In de bestuurlijke reactie van het college d.d. 18 april 2023 onderschrijft het college de analyse

en de aanbevelingen en geeft het college aan op welke wijze het de aanbevelingen zal implementeren. 4.1 Aanbevelingen aan de rekenkamercommissie Kort samengevat luiden de aanbevelingen aan de rekenkamercommissie: • Besteed bij het onderzoek altijd voldoende aandacht aan de rolneming door raad. • Peil (periodiek) de adviesbehoefte bij de raad. • Probeer de juiste timing te vinden voor een advies. Maak daarbij – vanwege • • • • • • •

actualiteit – bijvoorbeeld ook gebruik van quick-scans. Zorg voor voldoende ‘omgevingssensitiviteit’ in het onderzoek en bij de onderzoekers. Bewaak een voldoende feitencheck door de onderzoekers (ook hoor- en wederhoor geïnterviewden in het onderzoek). Betrek ook de raad op enigerlei wijze in het onderzoek. Zorg voor voldoende vlieghoogte (voldoende basisbekendheid met de materie) van raadsleden voor de aanbieding van een rapport en advies. Biedt de raad ook handvatten om de aanbevelingen te gebruiken als er concrete casuïstiek op de raadsagenda staat. Daag de raad uit en faciliteer de raad om de discussie over het advies ook vooral in de raad te voeren en niet vooral met het college. Werk mogelijk meer met ‘onderzoekslijnen’ waarbij na doorvoering van aanbevelingen bijvoorbeeld vervolgonderzoek naar de volgende fase van beleid en uitvoering wordt gedaan.

Kanttekeningen N.v.t. Communicatie Door middel van publicatie van het rapport op uw vergaderapp iBabs en op de website van Meierijstad alsook door plaatsing op de lijst van ingekomen stukken voor de raad. Participatie Zie hiervoor de lijst van geraadpleegde personen/geïnterviewden in bijlage 2 van het rapport. Onder de raadsleden en burgercommissieleden is een digitale vragenlijst over de adviezen uitgezet. Duurzaamheid Hoewel één van de onderzochte rekenkameronderzoeken duurzaamheid betrof, heeft het doorwerkingsonderzoek zelf geen specifieke duurzaamheidsaspecten.

Zaaknummer 2340687

Pagina 4 van 6

datum 8 mei 2023

Financiële toelichting Het onderzoek werd uitgevoerd binnen het voor rekenkameronderzoek beschikbare budget. Uitvoering van de aanbevelingen vindt plaats binnen de gereserveerde middelen voor reguliere taken. Planning De bestuurlijke besluitvorming over het rapport vindt plaats in de raad van 29 juni 2023. Implementatie van de aanbevelingen aan zowel de raad als het college vindt plaats in de tweede helft van 2023. Rechtsbescherming Er staat geen bezwaar of beroep open tegen rapporten van de rekenkamercommissie, noch tegen de besluitvorming over de aanbevelingen. Monitoring en evaluatie Met de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers is het college gehouden jaarlijks aan de raad een overzicht te sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daarover en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. In de bestuurlijke reactie op het doorwerkingsonderzoek geeft het college aan hieraan gevolg te geven in de bestuursrapportages. Een aantal aanbevelingen moet de raad zelf uitvoeren.

Bij de instelling van de nieuwe rekenkamer en vaststelling van een nieuwe verordening voor de rekenkamer in de raadsvergadering van 28 september 2023 ontvangt u een voorstel om de griffie eveneens jaarlijks een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Bijlagen 1. Rapport rekenkameronderzoek 'Advies met gevolg?' d.d. 7 april 2023 2. Bestuurlijke reactie van het college d.d. 18 april 2023 Onderliggende documenten 1. Rekenkameronderzoek maatschappelijk vastgoed; 2. Rekenkameronderzoek duurzaamheid en maatschappelijke initiatieven; 3. Rekenkameronderzoek toegang tot het sociaal domein.

Met vriendelijke groet, De griffier,

A.F.J. Franken MSc

Zaaknummer 2340687

Pagina 5 van 6

datum 8 mei 2023

De raad van de gemeente Meierijstad, Gezien het voorstel van de griffier van 8 mei 2023, Gelet op de Gemeentewet en de Verordening rekenkamercommissie Meierijstad, Besluit gemeenteraad: 1. Kennis te nemen van het rekenkameronderzoek 'Advies met gevolg?'; 2. De aanbevelingen aan de gemeenteraad over te nemen en in de tweede helft van 2023 te implementeren; 3. Kennis te nemen van de aanbevelingen aan het college en de wijze waarop het college heeft aangegeven deze te implementeren; 4. Met de nieuwe rekenkamer in gesprek te gaan om de aanbevelingen uit het onderzoek aan de rekenkamercommissie kaderstellend aan de rekenkamer mee te geven. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 29 juni 2023 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken MSc

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 2340687

Pagina 6 van 6

datum 8 mei 2023