Raadsvoorstel 2e wijziging financiele verordening

Datum raad

27 januari 2021

Datum college

17 november 2020

Zaaknummer

1948353635

Portefeuille

Economie, financiën, ruimtelijke ordening J.H.M. Goijaarts

Onderwerp

2e wijziging financiële verordening gemeente Meierijstad 2017

Samenvatting In de huidige regelgeving ontbreken afspraken hoe om te gaan met overschrijdingen op budgetten of het aanvragen van nieuwe budgetten tussen de rapportage momenten die niet kunnen wachten op de rapportages. In de Financiële Verordening zijn alleen de Bestuursrapportages (Beraps) opgenomen. Voorgesteld wordt om de Financiële Verordening uit te breiden met aanvullende afspraken voor tussentijdse overschrijdingen en aanvragen van nieuwe budgetten. In de praktijk is gebleken dat er onduidelijkheid is over de grensbedragen die gelden bij het toelichten van budgetafwijkingen in de Beraps, de Jaarrekening en het melden van overschrijdingen. Daarbij is ook opgemerkt dat de hoogte van de grensbedragen te laag is. Voorgesteld wordt om de grensbedragen in de financiële verordening aan te passen. Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad Programma 0, Bestuur en Ondersteuning Behandeling in commissie 21 januari 2021 Ontwerpbesluit gemeenteraad 1. Vaststellen van verordening tot wijziging van de financiële verordening gemeente Meierijstad 2017 (2e wijziging)

Waarom naar de raad Conform de Gemeentewet stelt de Gemeenteraad de Financiële Verordening vast. Aanleiding Naar aanleiding van een aantal meldingen van overschrijdingen van budgetten en aanvragen van nieuwe budgetten in het College waarbij niet duidelijk was op welke wijze er toestemming moet worden gevraagd voor dekking en /of verantwoording richting Gemeenteraad moet worden afgelegd, is gevraagd om aanvullende regels. Daarnaast is gesignaleerd dat de grensbedragen voor het toelichten van budgetafwijkingen en het melden van budgetoverschrijdingen laag zijn ten opzichte van de omvang van de begroting van de gemeente Meierijstad. In dit Raadsvoorstel wordt een voorstel gedaan voor wijziging van de Financiële Verordening ten aanzien van het melden van tussentijdse budgetoverschrijdingen, het tussentijds aanvragen van nieuwe budgetten en het aanpassen van de grensbedragen voor het toelichten van budgetafwijkingen en het melden van budgetoverschrijdingen. Onder budgetten wordt in dit voorstel verstaan: exploitatiebudgetten, kredieten en grondexploitaties. Argumenten 1.1 Er is op dit moment geen procedure voor het melden van tussentijdse budgetoverschrijdingen of tussentijds aanvragen van nieuwe budgetten.

In de Financiële Verordening zijn op dit moment alleen de Beraps opgenomen als mogelijkheid voor het melden van budgetoverschrijdingen of het aanvragen van nieuwe budgetten die in lijn liggen met het bestaande beleid, waarna de Gemeenteraad met een begrotingswijziging de overschrijding kan goedkeuren. In de praktijk zijn situaties voorgekomen waarbij niet kan worden gewacht op de Beraps voor het goedkeuren van budgetoverschrijdingen. Voorgesteld wordt om de Financiële Verordening uit te breiden met de mogelijkheid om tussentijds een Raadsvoorstel in te dienen met een voorstel voor goedkeuring van een budgetoverschrijding of een nieuw budget. Er zijn ook situaties waarbij zelfs niet kan worden gewacht op de goedkeuring van een tussentijds Raadsvoorstel, dit is een extreme situatie. In een dergelijke situatie kan de Gemeenteraad alleen achteraf goedkeuring geven aan een budgetoverschrijding of een nieuw budget.

Voorstel is om de volgende criteria te laten gelden voor extreme situaties: a) de activiteiten in elk geval moeten worden uitgevoerd om het afgesproken resultaat te bereiken; b) uitstellen van de activiteiten leidt tot nog hogere kosten, of maatschappelijk ongewenste situaties doordat andere activiteiten geen doorgang kunnen vinden of ernstig worden belemmerd; c) de overschrijding of het nieuwe budget is niet dermate groot dat de gemeente andere (cruciale) activiteiten moet beëindigen of vertragen of niet meer in staat is om andere risico’s op te vangen; d) zonder het afgesproken resultaat ontstaat er gevaar voor de veiligheid of de volksgezondheid. Toelichting bij de criteria: punt a heeft betrekking op onontkoombaar, het kan niet zonder. Punt b. gaat over niet uit te stellen, want als je het uitstelt, krijg je hogere kosten of maatschappelijk ongewenste situaties. Punt c. voorkomt dat de gevolgen zo groot zijn dat de gemeente als gevolg van deze overschrijding of het nieuwe budget mogelijk andere activiteiten moet stoppen met ook ingrijpende gevolgen. Wanneer deze situatie zich voordoet, dient een extra vergadering van de Gemeenteraad te worden belegd, of is sprake van een calamiteit en dan treden andere regels in

Zaaknummer 1948353635

Pagina 2 van 6

datum 1 november 2020

werking. Punt d, maakt dat bij echt gevaarlijke situaties in elk geval kan worden gehandeld, waarbij indien punt d van toepassing is er mogelijk sprake is van een calamiteit en dan treden andere regels in werking. Er is sprake van een extreme situatie indien in elk geval punt a tot en met c van toepassing zijn. Voorgesteld wordt om de Financiële Verordening uit te breiden met een definitie van extreme situatie waarbij de Gemeenteraad achteraf goedkeuring geeft voor een budgetoverschrijding of nieuw budget. 1.2 Huidige grensbedragen voor het toelichten van budgetafwijkingen sluiten niet aan bij de omvang van de begroting van Meierijstad Het vaststellen van grensbedragen is nodig om te voorkomen dat voor iedere overschrijding, hoe klein ook, toestemming moet worden gevraagd. Iedereen beseft dat de ramingen in de begroting geen exacte wiskunde zijn, maar dat daar een zekere mate van onzekerheid in zit. Dat geldt zeker voor de werkzaamheden die eenmalig zijn of een lage frequentie hebben. De grensbedragen geven aan binnen welke marges bij de uitvoering kan worden gewerkt. Bij het bepalen van de hoogte van het grensbedrag moet worden gekeken wat de impact van een dergelijke overschrijding is op de totale begroting inclusief reservepositie en de werkzaamheden van de gemeente als geheel. Dit raakt aan risicomanagement en weerstandsvermogen.

In de Budgethoudersregeling en de Financiële Verordening zijn verschillende grensbedragen opgenomen voor het melden van budgetoverschrijdingen en het toelichten van budgetafwijkingen in de Beraps en de Jaarrekening. In de huidige praktijk wordt elke budgetafwijking van € 20.000,of meer op grootboeknummerniveau toegelicht, dit is een afwijking van minder dan 1% op de totale begrotingsomvang van de gemeente Meierijstad. Dit leidt tot zeer gedetailleerde rapportages. Er wordt op dit moment geen onderscheid gemaakt naar verschillende soorten budgetten. Voorgesteld wordt om in de Financiële Verordening voor het melden van budgetoverschrijdingen en het toelichten van budgetafwijkingen een grensbedrag van € 50.000,- voor exploitatiebudgetten op grootboeknummerniveau te hanteren. Voor investeringsbudgetten / kredieten een grensbedrag van € 100.000,- en voor grondexploitaties een grensbedrag van € 250.000,- te hanteren. 1.3 De Financiële Verordening moet worden aangepast. De werkwijze voor melden van tussentijdse overschrijdingen of aanvragen nieuwe budgetten en de aanpassing van de grensbedragen moet worden verwerkt in de Financiële Verordening, een voorstel voor wijziging van de verordening en een aangepaste verordening is bijgevoegd. Voorstel is om de aanpassing van de grensbedragen al te hanteren bij de jaarrekening 2020. Kanttekeningen Nvt.

Communicatie Budgethouders, budgetbeheerders en kredietbeheerders worden geïnformeerd over de aangepaste regelgeving. Participatie nvt Duurzaamheid nvt

Zaaknummer 1948353635

Pagina 3 van 6

datum 1 november 2020

Financiële toelichting Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Planning Gewijzigde regelgeving laten ingaan op moment van besluit over dit voorstel. Rechtsbescherming Tegen een besluit tot vaststelling of wijziging van een verordening kan geen bezwaar- of beroep worden ingediend. Monitoring en evaluatie Bij de jaarlijkse evaluatie van de P&C cyclus zal worden gekeken of de aanpassing van de grensbedragen het gewenste effect heeft. Bijlagen Bijlage(n) 1. Verordening tot wijziging van de financiële verordening Meierijstad 2017 (2e wijziging) 2. Tekst van de financiële verordening Meierijstad 2017 zoals deze luidt na vaststelling van de wijzigingsverordening. Onderliggende documenten

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad, De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA

Zaaknummer 1948353635

ir. C.H.C. van Rooij

Pagina 4 van 6

datum 1 november 2020

De raad van de gemeente Meierijstad, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 17 november 2020 Gelet op artikel 212 Gemeentewet Besluit Vast te stellen de Verordening tot wijziging van de financiële verordening Meierijstad 2017 (2e wijziging) 1. De Financiële Verordening als volgt te wijzigen: Art.3 lid 4: Incidentele baten en lasten groter dan € 50.000,- worden afzonderlijk gespecificeerd in het bij de begroting en jaarrekening opgenomen overzicht incidentele baten en lasten. Art. 6 lid 4: In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van exploitatiebudgetten op grootboeknummerniveau van € 50.000,- of meer toegelicht. Voor investeringsbudgetten /kredieten worden afwijkingen van € 100.000 of meer toegelicht en voor grondexploitaties worden afwijkingen van € 250.000,- of meer toegelicht. Art. 6 lid 5: Bij budgetoverschrijdingen of nieuwe budgetten met een omvang zoals opgenomen in punt 4, waar niet kan worden gewacht op de tussentijdse rapportages voor goedkeuring van de wijziging van de begroting, dient het College een Raadsvoorstel in met een voorstel voor wijziging van de begroting. Art. 6 lid 6: Bij een budgetoverschrijding of nieuw budget kan sprake zijn van een extreme situatie. Dan kan niet worden gewacht op toestemming van de Gemeenteraad voor wijziging van de begroting.

In die situaties stemt de Gemeenteraad op basis van een voorstel achteraf in met de begrotingswijziging. Voor een extreme situatie geldt dat: a) de activiteiten in elk geval moeten worden uitgevoerd om het afgesproken resultaat te bereiken; b) uitstellen van de activiteiten leidt tot nog hogere kosten, of maatschappelijk ongewenste situaties doordat andere activiteiten geen doorgang kunnen vinden of ernstig worden belemmerd; c) de overschrijding of nieuwe budget is niet dermate groot dat de gemeente andere (cruciale) activiteiten moet beëindigen of vertragen of niet meer in staat is om andere risico’s op te vangen; d) zonder het afgesproken resultaat ontstaat er gevaar voor de veiligheid of de volksgezondheid. Er is sprake van een extreme situatie indien in elk geval punt a tot en met c van toepassing zijn. Art.27 lid 1: Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021.

Zaaknummer 1948353635

Pagina 5 van 6

datum 1 november 2020

2. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2021.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 27 januari 2021 De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

A.F.J. Franken

ir. C.H.C. van Rooij

Zaaknummer 1948353635

Pagina 6 van 6

datum 1 november 2020