Presentatie Doorwerkingsonderzoek Rekenkamercommissie.pdf

21-4-2023

ADVIES MET GEVOLG? Evaluatie van de doorwerking van drie rekenkameronderzoeken & adviezen en de lessen die daaruit kunnen worden geleerd?

Rekenkamercommissie Meierijstad 20 april 2023

1

AGENDA

• 19.35 – 19.40

Introductie en aanpak

• 19.40 – 20.00

Resultaten onderzoek en aanbevelingen

• 20.00 – 20.30

Vragen en opmerkingen

• 20.30 – 20.35

Vervolgstappen

<Titel van de presentatie> Slide 2

2

1

21-4-2023

WAAROM DIT ONDERZOEK?

1. Beoordeling: wat is van de adviezen ook gerealiseerd? 2. Reflecteren: waar valt winst te behalen?

Advies met gevolg? Slide 3

3

CENTRALE VRAAG

Wat waren de factoren die een goede opvolging van de uitgevoerde rekenkameronderzoeken hebben belemmerd dan wel bevorderd? Deelvragen (samengevat) 1. In welke mate zijn de aanbevelingen gerealiseerd? 2. Was (is) dat een gevolg van de adviezen? 3. Wat waren de bevorderende en belemmerende factoren? 4. Wat zijn daaruit de lessen voor de toekomst? Advies met gevolg? Slide 4

4

2

21-4-2023

ONDERZOEKSAANPAK

5

ONDERZOEKSSTAPPEN (SAMENGEVAT) Digitale vragenlijst

1. Reconstructie van de tijdlijn van start onderzoek en advies naar besluitvorming

Documenten

2. Inventariseren of wat in de adviezen staat is gerealiseerd en in praktijk gebracht

Streams

3. Het zoeken van ‘bewijs’ dat realisatie (mede) een gevolg is van het advies

Gesprekken

• • • •

Krijgt een advies steun (of kritiek) … Wordt er naar het advies verwezen … Volgtijdelijkheid … Hoe beoordelen betrokken (collegeleden, raadsleden, ambtenaren) de opvolging van een advies …

4. Het in beeld brengen van factoren die de opvolging hebben bevorderd of belemmerd 5. Trekken algemene conclusies en doen algemene aanbevelingen Advies met gevolg? Slide 6

6

3

21-4-2023

VOORBEELD RECONSTRUCTIE TIJDLIJN 23/04 sportnota 21/11 reactie ambtelijk wederhoor

29/05 woonvisie

21/12 commissie beeldvorming (presentatie)

16/10 duurzaamheidsvisie

28/12 raadsvoorstel

20/11 vastgoed portefeuille

?? Concept-rapport

2017

2018

2019

Advies met gevolg? Slide 7

Vastgoedparagraaf in jaarstukken

2020

20/12 vaststelling kadernota raad

10/04 voorstel Republiq 10/03 Onderzoeksvoorstel RKC

20/11 nota kostendekkende huur

08/02 vaststelling advies in de Raad 01/02 commissie oordeelsvorming 15/01 bestuurlijke reactie en instemming

25/10 commissie beeldvorming kadernota

2021

2022

Vastgoedparagraaf in jaarstukken

15/08 duurzaam meerjaren onderhoudsplan 2018-2028

7

DRIE ADVIEZEN TEGEN HET LICHT 1. Wat waren de vraagstelling en de conclusies? 2. In welke mate zijn de aanbevelingen gerealiseerd? 3. Was dat een gevolg van het advies en wat speelde daarbij een rol?

8

4

21-4-2023

1A. ADVIES MAATSCHAPPELIJK VASTGOED Vraagstelling “Welke informatie heeft de gemeenteraad van Meierijstad nodig, op wat voor moment en in welke vorm om

Kernconclusie

weloverwogen kaders te kunnen stellen

“De raad heeft informatie nodig over

en te kunnen controleren in het

beleidsdoelen, uitvoering en financiën. De

maatschappelijk vastgoedbeleid van de

gemeente heeft de basisinformatie op

gemeente?”

objectniveau op orde maar mist nog totaaloverzicht en inzicht. Kaderstelling en controle in de P&C-cyclus niet goed mogelijk”

Advies met gevolg? Slide 9

9

1B. AANBEVELINGEN VASTGOED Realisatie aanbevelingen? ⚪ Neem vastgoedparagraaf op in beleidsnota’s 🟡 ⚪ Neem vastgoedparagraaf op in de jaarrekening 🟢 ⚪ Stel een periodiek te actualiseren kadernota op 🟢 ⚪ Leg deze punten vast in de financiële verordening 🔴 ⚪ Breng een centraal vastgoedsysteem op orde 🟢 ⚪ Ga op termijn voor strategisch vastgoedbeheer 🟢 ⚪ Stel als raad kritische vragen over het beleid 🔴

Advies met gevolg? Slide 10

10

5

21-4-2023

1C. DOORWERKING ADVIES VASTGOED? • Bij aanbieding kadernota expliciet genoemd • Uitbreiding nulmeting met financiële gegevens • Gebruik vastgoedkaart bij kadernota • Ambities vastgoedbeheer? Bevorderend Deskundig bureau

Advies met gevolg?

Belemmerend Zekere spanning met lopende proces

Concrete aanbevelingen en handvatten Beperkte ‘Horizontale’ doorwerking Raad in onderzoek meegenomen Raad tussen strategische kaderstelling en controle Heldere taal versus casuïstiek

Slide 11

11

2A. ADVIES DUURZAAMHEID Vraagstelling “Hoe kan de gemeenteraad van Meierijstad lokale initiatieven van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties op het terrein van de milieu dimensie van duurzaamheid aanjagen, stimuleren en faciliteren?”

Kernconclusie “De gemeente scoort bovengemiddeld op duurzaamheid en er zijn veel maatschappelijke initiatieven. Initiatiefnemers zijn tevreden over de gemeente maar hebben ook behoefte aan meer sturing.”

Advies met gevolg? Slide 12

12

6

21-4-2023

2B. AANBEVELINGEN DUURZAAMHEID Realisatie aanbevelingen? ⚪ Bepaal de duurzaamheidsambities 🟢 ⚪ Vul die in met maatschappelijke partijen 🟢 ⚪ Doe aan duidelijk verwachtingenmanagement 🟢 ⚪ Informeer partijen over mogelijkheden 🟢 ⚪ Zoek als raad contact met maatschappelijke initiatieven 🔴

Advies met gevolg? Slide 13

13

2C. DOORWERKING ADVIES DUURZAAMHEID? • Bij aanbieding beleidsvisie expliciet genoemd • Duurzaamheid op de raadsagenda?

Bevorderend Controverse heeft ook politieke aandacht getrokken

Belemmerend Moeizaam proces met deel onderzoekers

Professionele houding RKC bij controverse

Hoofdvraag niet beantwoord (doelverschuiving)

Samenspel met de afdeling

Aanbevelingen zeer algemeen

Advies met gevolg? Slide 14

14

7

21-4-2023

3A. ADVIES TOEGANG SOCIAAL DOMEIN Vraagstelling (samengevat) “Wat kan worden gedaan om het proces van toegang tot voorzieningen in het sociaal domein van Meierijstad te verbeteren en te harmoniseren, gelet op sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen”.

Kernconclusie “Er zijn geen duidelijke uitgangspunten voor de inrichting van de toegang. De werkwijze van de voormalige gemeenten is leidend. Dat heeft sterke kanten (continuïteit) maar ook risico’s. Kritiek op de organisatieontwikkeling en aansluiting beleid en uitvoering. Maar de cliënten zijn tevreden.”

Advies met gevolg? Slide 15

15

3B. AANBEVELINGEN TOEGANG SOCIAAL DOMEIN Realisatie aanbevelingen? ⚪ Geef als raad het college opdracht een visie op te stellen 🟢 ⚪ Stel als college een uitvoeringsplan voor de toegang op 🟢 ⚪ Concretiseer de maatschappelijk te behalen doelen 🟢 ⚪ Houd als college de organisatie tegen het licht 🟢 ⚪ Maak afspraken over de informatiebehoefte van de raad 🟢 ⚪ Maak als raad gebruik van de beschikbare instrumenten 🟡 ⚪ Breng beleids-, management en raadsinformatie op orde 🟢

Advies met gevolg? Slide 16

16

8

21-4-2023

3C. DOORWERKING ADVIES SOCIAAL DOMEIN • Visie op organisatieontwikkeling

• Ordenend voor het politieke debat (‘speerpunten’) • Impuls, zaken op scherp, aandacht • Informatieverstrekking aan de Raad

Bevorderend Belangrijk thema raad Timing (juiste politieke moment, strategische visie) Professionele distantie rekenkamer Bestuurlijke reactie in de commissie (constructief)

Belemmerend Discussie over feitenweergave (wederhoor tijdens het onderzoek?) Uitgesproken visie onderzoekers op organisatieontwikkeling Aanbevelingen raad ‘open deur’

Advies met gevolg? Slide 17

17

4. ALGEMENE CONCLUSIES 1. De adviezen worden door de raad en het college omarmd en gewaardeerd 2. Vrijwel alle inhoudelijke aanbevelingen zijn gerealiseerd 3. Die realisatie is geen exclusief gevolg de van de adviezen (er liep al het nodige) 4. De adviezen hebben zeker bijgedragen aan: •

zaken ‘op scherp’ te zetten

•

de raad handvatten te bieden om (politiek) complexe materie hanteerbaar te maken

5. De aanbevelingen over de rolneming van de raad beklijven minder… 6. … en de adviezen lijken ook wat weggezakt in het geheugen van de raad….. Advies met gevolg? Slide 18

18

9

21-4-2023

5. KRITISCHE FACTOREN (EN HAAKJES VOOR OPTIMALISERING) Bevorderende factoren?

Belemmerende factoren?

1. Professionele distantie rekenkamer

1. Als doel niet helemaal duidelijk is

2. Deskundigheid bureau (inhoud en proces)

2. (te) complexe onderzoeksaanpak

3. Concreetheid aanbevelingen

3. Te algemene aanbevelingen (niet toetsbaar)

4. Betrekken raad in onderzoek (vlieghoogte)

4. Discussie over de feiten

5. Aansluiting bij de adviesbehoefte raad

5. Visie en sensitiviteit onderzoekers

6. Constructieve opstelling college

6. Gemis aan handvatten voor casuïstiek

7. Goede timing (al dan niet toeval)

7. Omgevingsfactoren (zoals fusieproces)

Advies met gevolg? Slide 19

19

6A. AANBEVELINGEN AAN DE REKENKAMER (hoofdpunten) Agendering ✅ Peil periodiek de adviesbehoefte bij de raad ✅ Probeer de juiste timing te vinden; ook met quickscans ✅ Werk met meerjarige onderzoekslijnen rond thema’s

Aandacht voor rolneming raad ✅ Besteed in elk advies aandacht aan de rolneming van de raad (ook: volksvertegenwoordiging!) ✅ Bied handvatten voor gebruik advies bij casuïstiek ✅ En bied handvatten voor discussie binnen de raad zelf Advies met gevolg? Slide 20

20

10

21-4-2023

6B. AANBEVELINGEN AAN DE RAAD (Hoofdpunten) Informatiepositie ✅ Monitor de opvolging van adviezen en voorkom ‘geheugenverlies’ ✅ Organiseer opfrismoment bij thema waarover eerder advies is gegeven Volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ✅ Benut signalen uit de samenleving voor agenderen onderzoek ✅ Voer het debat ook in de raad en niet vooral met het college ✅ Geef de aanbevelingen kaderstellend mee aan de nieuwe rekenkamer

Advies met gevolg? Slide 21

21

6C. AANBEVELINGEN AAN HET COLLEGE (Hoofdpunten) ✅ Maak voldoende informeel contact tussen raad en ambtenaren mogelijk ✅ Borg dat adviezen ook ‘horizontaal’ in de organisatie doorwerken ✅ Informeer de raad actief en periodiek op de opvolging van de adviezen

Advies met gevolg? Slide 22

22

11

21-4-2023

VRAGEN EN OPMERKINGEN

Advies met gevolg? Slide 23

23

VERVOLGSTAPPEN

Beeldvormend Oordeelsvormend 20-04-2023

15-06-2023

Besluitvormend

Uitvoering door B&W

29-06-2023

Advies met gevolg? Slide 24

24

12

21-4-2023

25

13