M202111020919-Participatieplan bestuurscentrum gemeenteraad 161221

PARTICIPATIEPLAN BESTUURSCENTRUM SINT-OEDENRODE Wat is er al gedaan aan participatie? In 2019 is voor dit project reeds een participatietraject doorlopen, als verkenning en startpunt voor het project. Daarin zijn enquêtes uitgezet bij alle gebruikers van gemeentelijke panden in SintOedenrode. Zij konden aangeven of ze, op basis van de ingevulde enquête, een aanvullend gesprek wilden. Daarnaast is ook een openbare oproep gedaan voor potentiele gebruikers om te reageren, waar enkele reacties op zijn gekomen. De enige concrete uitkomst van dit traject is de wens van de heemkundekring voor nieuwe huisvesting. Inmiddels is daarover aangegeven dat in de onderzochte scenario’s ruimte is om de heemkundekring in het bestuurscentrum te vestigen. De overige destijds betrokken partijen zijn sindsdien per mail geïnformeerd over de genomen stappen rondom de momenten van besluitvorming. Dit participatietraject is voldoende voor die fase, maar het heeft een vervolg nodig om dit meer concreet te maken. Een volgende stap is om na het raadsbesluit gerichte vragen te stellen aan (potentiele) gebruikers. Bijvoorbeeld niet de vraag naar huisvestingsproblemen in zijn algemeenheid, maar bijvoorbeeld gericht op vergadermogelijkheden, of ontmoetingsmogelijkheden (afhankelijk van het raadsbesluit).

Op het moment dat de kaders helder zijn kun je meer gerichte vragen stellen, daarmee schep je minder verwachtingen richting partijen en krijg je meer concrete antwoorden voor het vervolg. Daarnaast kunnen eerdere betrokkenen eventueel actuele ontwikkelingen delen. Dit is in het vervolg van dit participatieplan op die manier opgenomen.

Wat staat al vast? -

-

De Raad, griffie en KCC blijven op deze locatie gehuisvest. Het historische gedeelte blijft in eigendom en gebruik van de gemeente (mogelijk aangevuld door anderen). Na raadsbesluit ook: wat zijn de harde kaders en/of scenario’s. Na raadsbesluit ook: wat zijn de voorkeuren of richting van de Raad voor verdere invulling.

Waarover participatie? In de participatie wordt een onderscheid gemaakt in de gebouwdelen, omdat de betrokkenen en de vraagstelling per gebouwdeel anders zijn. Deze tweedeling is als volgt: 1. Het toekomstige bestuurscentrum: participatie over het gedeelte dat in eigendom van en in gebruik door de gemeente blijft. 2. De vrijgekomen gebouwdelen: participatie over het gedeelte dat niet in gebruik en mogelijk ook niet in eigendom blijft van de gemeente. De omvang van het toekomstige bestuurscentrum en daarmee samenhangend de vrijgekomen gebouwdelen, hangt af van het/de geselecteerde scenario(’s). Dat maakt voor dit participatieplan geen verschil omdat de vragen op hoofdlijnen gelijk blijven.

Ad 1. Het toekomstige bestuurscentrum De gebouwdeel/delen in eigendom van en in gebruik door de gemeente. Waarom participatie? Doel: Mogelijkheid om in een vroeg stadium de ideeën, wensen en zorgen inzichtelijk te hebben om mee te kunnen nemen in de verdere planvorming. - Draagvlak / acceptatie verkrijgen onder partijen of inwoners. o belangen, ideeën, wensen en zorgen inzichtelijk krijgen - Verbeteren van kwaliteit van het project. o het wordt beter door kennis, inzichten, ideeën van inwoners / organisaties

Met wie? Daarin onderscheiden we drie groepen: - De directe omgeving (in ieder geval de omliggende straten, maar overige wijkbewoners kunnen daar ook bij aansluiten indien gewenst) - Interne gebruikers (die worden in de uitvoering in de interne processen meegenomen (Raad, Griffie en KCC)) - (Potentiele) medegebruikers

Waarover participatie? Welke vragen liggen voor: - Wat zijn de kansen en zorgen voor de optimalisatie van het bestuurscentrum? - Zijn er aanvullende ideeën of wensen voor het gebruik of de invulling van het bestuurscentrum en de directe omgeving? - Zijn er potentiële (mede)gebruikers van het bestuurscentrum? Per doelgroep is dat nog wat specifieker uit te splitsen: - Directe omgeving: nadruk op kansen en zorgen t.a.v. effecten op directe omgeving - Interne gebruikers: nadruk op kansen, zorgen en wensen voor optimalisatie gebouw - (Potentiele) gebruikers: nadruk op gebruikswensen en (mogelijke) samenwerkingen en kansen.

Welke mate van invloed? Welke trede(n) van de participatieladder betreft het? - Directe omgeving: raadplegen en adviseren - Interne gebruikers: adviseren, meewerken (Raad ook beslissend) - (Potentiele) gebruikers: raadplegen en adviseren, als er een mogelijkheid is tot medegebruik wordt dat in een later stadium meewerken. (Voor de duidelijkheid: in alle gevallen worden partijen ook goed geïnformeerd over inhoud en proces)

Ad 2. De vrijgekomen gebouwdelen Gebouwdeel/delen die verhuurd of verkocht gaan worden. Waarom participatie? Doel: Zicht krijgen op de belangen, wensen, zorgen en kansen voor de vrijgekomen bouwdelen en daarmee te komen tot een maatschappelijk gedragen invulling van deze gebieden. - Draagvlak / acceptatie verkrijgen onder partijen of inwoners. o belangen, ideeën, wensen en zorgen inzichtelijk krijgen - Verbeteren van kwaliteit van het project) o het wordt beter door kennis, inzichten, ideeën van inwoners / organisaties

Met wie? Daarin onderscheiden we twee groepen: - Directe omgeving (in ieder geval de omliggende straten, maar overige wijkbewoners kunnen daar ook bij aansluiten indien gewenst) - Openbaar voor inwoners van St-Oedenrode (en andere geïnteresseerden zijn ook welkom).

Waarover participatie? Welke vragen liggen voor: - Wat wordt belangrijk gevonden als het gaat over de invulling van de vrijgekomen gebouwdelen? - Wat zijn de kansen en zorgen met betrekking tot de invulling van de vrijgekomen gebouwdelen? - Zijn er aanvullende ideeën of wensen voor het gebruik of de invulling van de vrijgekomen gebouwdelen? Voor de directe omgeving is dat nog wat specifieker te maken: - Directe omgeving: kansen en zorgen t.a.v. effecten op directe omgeving

Welke mate van invloed? Welke trede(n) van de participatieladder betreft het? - Directe omgeving: raadplegen en adviseren - Openbaar/algemeen: raadplegen en adviseren (wederom: in alle gevallen wordt ook goed geïnformeerd over inhoud en proces)

Hoe gaan we dat doen, voor beide onderdelen? Het basisidee is: Dommelrode denkt mee, en verder mag iedereen daarbij aansluiten wie dat wil… Onderwerp Met wie Waarover Wanneer? Huidige vastgoed Huidige gebruikers Ervaring huisvesting Gedaan in Sint-Oedenrode Potentiele Wensen voor huisvesting 2019 (mede)gebruikers Toekomstige Directe omgeving Kansen/zorgen m.b.t. effect op directe bestuurscentrum omgeving Interne gebruikers Wensen/kansen huisvesting Q2 2022 (Potentiele) Kansen medegebruik medegebruikers Vrijkomende Directe omgeving Kansen/zorgen m.b.t. effect op directe gebouwdelen omgeving Q2 2022 Openbaar Ideeën/wensen/kansen/zorgen over nieuw invulling Geïnteresseerde Marktconsultatie Q2 2022 partijen De nadruk ligt enerzijds op de directe omgeving, omdat hetgeen er in het pand gaat gebeuren, zowel in het gemeentelijke gedeelte als met de vrijkomende gebouwdelen, effect heeft op hun leefomgeving (verkeer, parkeren, geluid, levendigheid). Anderzijds willen we het participatietraject breed insteken. We hebben op een bijzondere locatie nu zelf de regie in handen, en om tot een goede invulling te komen is het van belang om de kansen en mogelijkheden inzichtelijk te hebben. Daarom is het van belang om een brede blik te hebben en willen we alle potentiele partijen binnen de gemeente, die willen bijdragen of deelnemen daarin horen.

Bij dit alles is het van belang dat we tijdens het participatietraject helder communiceren over de kaders die er zijn en de richting die is uitgesproken door de Raad. Dit zodat geen onrealistische verwachtingen geschapen worden, zowel voor omwonenden als voor potentiële partijen. In het laatste geval moeten we op voorhand rekening houden met latere (inkoop)processen. Daarom worden de gesprekken met potentiele huurders of kopers in een separaat traject vormgegeven, waarschijnlijk in de vorm van een marktconsultatie. Hoe het participatietraject er precies uit gaat zien – welke werkvormen en precieze planning willen we samen met een externe partij uitwerken die ervaring heeft met dergelijke participatietrajecten, en de opbrengst hiervan ook kan vertalen in een Programma van Eisen voor het vervolg. Deze partij dagen we uit om met passende én verrassende werkvormen aan de slag te gaan, waarbij de benadering en gespreksvorm op de verschillende doelgroepen wordt aangepast. Daarbij valt te denken aan enerzijds een plaatselijke schouw met de omwonenden, zodat ze heel specifiek en lokaal kunnen aangeven wat er speelt. En daarnaast bijvoorbeeld een ideeënwedstrijd voor de vrijgekomen gebouwdelen. Ook de wijze van benaderen kan verschillen; van hele gerichte benadering van bijvoorbeeld de omgeving tot een open uitnodiging om ideeën en kansen op te halen.

Afhankelijk van de gestelde kaders voor de invulling van het bestuurscentrum kunnen we eventueel gerichter de vraagstelling onder de aandacht brengen van bepaalde doelgroepen.

Wat levert het op? Het doel is om in dit participatietraject voldoende informatie op te halen om ten eerste tot een programma van eisen voor het bestuurscentrum te komen. En ten tweede zal hiermee voor de vrijgekomen bouwdelen een basis gelegd worden waarin de kansen en mogelijkheden voor deze delen duidelijk zijn. Op basis daarvan, samen met de gehouden marktconsultatie, moeten we als gemeente de afweging of uitwerking maken wat te doen met deze gebouwdelen: verhuren/verkopen, met welk doel, welke randvoorwaarden, welke partijen etc. Terugkoppeling hierover richting alle participanten, en hun betrokkenheid in het vervolg is daarbij een belangrijk aandachtspunt.

Communicatie over en tijdens het proces Algemene aandachtspunten m.b.t. het participatietraject, nog nader uit te werken, in samenwerking met de externe partij die ons in dit traject begeleid: - Hoe kunnen we de verschillende doelgroepen bereiken? - Waar kunnen mensen terecht met (tussentijdse) vragen? - Waar kunnen ze zaken nalezen, of vinden ze info om zich voor te bereiden? - Informeer mensen – naast over de inhoud – ook steeds over het proces (waar staan we in het traject), de rollen en beïnvloedingsmogelijkheden. - Communiceer over wat er is gebeurt met de bijdragen / input: wat is meegenomen en wat niet, en leg dan uit waarom niet.

Wat is het tijdspad? Totaal traject circa 4 maanden: - Voorbereiding en uitnodiging: 1 maand - Uitvoering: 1 à 2 maanden - Verwerking/terugkoppeling: 1 à 2 maanden

Feedback Bouw op het eind ook ruimte in voor feedback op het proces - Wat ging goed en wat kunnen we de volgende keer nog beter doen?