KPI Meierijstad.pdf
Tekst van het document
Hoofdstuk, paragraaf en vraag
Deelvragen
NO/O
Links naar de wet- en regelgeving
Links naar praktijknormen en/of handreikingen
1. Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
Ja
Zo ja: * Wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: * Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) * Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. * Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) * Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht (art. 4)
NO+O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
VNG model archiefverordening 5-jul-18 Ja Ja Ja Ja Nee
* Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5) b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?
Zo ja:
Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, * Wanneer is de beheerregeling (of het besluit) vastgesteld? maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor). Besteedt de regeling aandacht aan: * Taken van de beheerder (art. 3) * Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) * Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) * Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6) 1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) Zo ja: ingesteld? * Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).
NO+O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
NO+O
Archiefverordening van de gemeente
* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?
Ja
VNG model beheerregeling informatiebeheer
Ja
5-jul-18
Ja Ja Ja Ja NO+O
Toelichting op de wijziging van het Archiefbesluit in 2012
VNG model aanwijzings- en benoemingsbesluiten Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)
Gemeentearchivaris (BHIC)
Nvt
* Welke taken of bevoegdheden zijn, naast de wettelijk verplichte (6.3.d. en 6.5.c), bij het SIO belegd? 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
Antwoord
NO
Aw art. 4
NO
Aw art. 40
Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.
Handreiking Inrichting informatie- en Nee archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Wet algemene regels herindeling Partijen) Nvt (ARHI) art. 70
1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?
Handreiking Inrichting informatie- en Nee archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen)
Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden
* Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het archiefbewaarplaats aangewezen, een archivaris aangewezen, het uitbestede college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaatregeling, en de informatieveiligheid geregeld? op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).
De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
* Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen op over de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer?
b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?
Zo nee:
Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR-register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/gemeenschappelijke-regelingen.
* Bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval:
Nvt
Nvt
NO
Wgr art. 27
Landelijk GR-register
Ja
Ja
de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en de plaats van vestiging; of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? * Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?
* Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?
Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten. 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken)
* Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?
Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een Per geval: privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? * Is er een dienstverleningsovereenkomst? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5
1.8. Publicatie en bekendmaking
* Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? * Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen, bijvoorbeeld in de vorm van een escrowregeling? * Zijn er maatregelen getroffen in geval(len) van externe dataopslag, bijvoorbeeld bij vakapplicaties (al dan niet in de cloud)? * Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten?
NO+O
Awb Titel 10.1
Ja
Ja
NO+O
BW boek 6
Nvt
Gemw art. 160 en 165
Nvt
Nvt Nvt
Nvt Nvt
Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving * Zo nee, hoe geschiedt publicatie en bekendmaking dan wel? en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?
NO
Wet elektronische publicaties (voorstel van wet)
Gemeenteblad
Ja
* Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de Toelichting benoemde kosten?
NO+O
Aw art. 30.2
a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop?
* Wat is de totale omvang in fte van:
NO+O
Aw art. 32
Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar
a) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken?
580 fte
b) medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals medewerkers DIV, ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen?
Formatie volgens Leeuwendaal rapportage (Totaal 11 fte) Medewerker DIV-a: 1 fte Medewerker DIV-b: 2,6 fte Medewerker DIV-c: 1,4 fte Medewerker DIV-d: 4 fte Medewerker Post: 2 fte Bezetting op 1-1-2021 (Totaal 10) Medewerker DIV-a: 1 fte Medewerker DIV-b: 2,12 fte Medewerker DIV-c: 2,31 fte Medewerker DIV-d: 3,56 fte Medewerker Post: 1 fte Ja
Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/drop
2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.qhet beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
Personeelskosten: € 766.368,-Inhuur : € 197.000,-Materialen € 75.000,-BHIC: € 286.600,--
Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar. 2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer
* Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer uitgesplitst naar functiesoort?
* Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?
Zo ja,
Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase;
* van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting bij deze vraag.
* wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)?
• dossierregistratie;
* en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken?
NO+O
Aw art. 32
Ja; In de Roadmap en het uitvoeringsplan is voorzien dat deze in de loop van 2023 opgelost zijn. Archieven van de voormalige gemeenten
• beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers;
* waarom zijn deze achterstanden ontstaan?
Fusie drie gemeenten
• bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden;
* zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien?
Nee. Afgesloten archieven
* is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet-ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven.
Ja, in 2023
• de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.
Voorbeelden overgebrachte archieven:
In 2021 zullen alle over te brengen archieven overgebracht zijn.
De deelvragen dienen apart beantwoord te worden ten aanzien van de nietovergebrachte (N-O) en de overgebrachte (O) archieven.
• ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden. c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
* Zo ja, welke?
NO+O
Aw art. 32
In 2018 en 2019 heeft het IBT beoordeeld: Informatiebeheer Voldoet gedeeltelijk
NO+O
Aw art. 32
In de Roadmap is voorzien in een Expertteam Informatiebeheer waar naar toe gewerkt wordt
2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding * Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor opleidingsniveau van de medewerkers. bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)
Dit onderdeel van het Uitvoeringsplan is gestart in 2021, samen met een externe Adviseur wordt gebouwd aan een expertteam Informatiebeheer
* Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden?
* Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)? b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
Zo nee, welke niet? Zie 2.2b voor voorbeelden.
NO+O
Aw. Art. 32
Ja
Zo ja, welke?
NO+O
Aw art. 32
In 2018 en 2019 heeft het IBT beoordeeld: Informatiebeheer Voldoet gedeeltelijk In 2020 is een Roadmap met Uitvoeringsplan geschreven en vastgesteld; eerste stappen in het uitvoeringsplan zijn gezet.
* Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris / archiefinspecteur / overig)?
NO+O
Aw art. 32.2
2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.
Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN, 2010)
Nvt; Gemeente Meierijstad neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum.
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Ja
Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?
* Door wie is dat vastgesteld? En wanneer?
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13
* Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs
Ja Zowel de archiefbewaarplaats in SintOedenrode als in Veghel voldoen aan de eisen.
Ar art. 27-46, 57 en 59 b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59
Ja
c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de * Is er een overzicht van deze applicaties? noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
NO
Ja; Key2Zaken en diverse vakapplicaties beschikken over archiveringsmodules
Geen
In 2021 wordt een nieuwe generieke afhandelapplicatie aangeschaft, die het huidige zaaksysteem vervangt. Deze vervanging is een van de onderdelen uit de Roadmap/Uitvoeringsplan
* Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteit van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie / conversie van archiefbescheiden?
3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34
VNG model aanwijzings- en benoemingsbesluiten
Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum
* Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats?
Ab art. 13
Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs
Germeenschappelijke regeling
* Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
Ar art. 27-41, 47- 57 en 59
Voldoet
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34
Ja
* Zo ja, welke?
b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
O
O
Ab art. 13 Ar art. 27-41, 47- 57 en 59
3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?
* Zo ja, welk(e)?
O
* Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale gelegen e-depot? archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
Aw art. 21.1
CoreTrustSeal
Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum; Verbonden aan het Nationaal Archief
Ab art. 13
Nestor Seal
Voor de ontsluiting en opslag van de eigen (oude) Dms-en is een Open Document Store aangeschaft
ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot
Ja
Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het * Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/ niet?
Ja
* Is het e-Depot gecertificeerd en zo ja hoe? b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?
* Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer?
O
Aw art. 21.1
Brabants Historisch Informatie Centrum
Ab art. 13 3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?
Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan? NO+O
Wet veiligheidsregio’s art. 3
Handreiking Regionaal Risicoprofiel
Nee; Punt van aandacht voor komende beleidsperiode
Links naar de risicoprofielen van de Veiligheidsregio's
Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed. 3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)?
Ten aanzien van analoge archiefbescheiden:
NO+O
Geen
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven (LOPAI, 2002)
Nee; Punt van aandacht voor komende beleidsperiode
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale * Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan? informatie in e-depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/ * Wordt het LOPAI-model gevolgd? * Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak?
b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)
* Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) resp. archiefbewaarplaats(en) ingericht? Zo ja, welke?
Ja NO+O
Geen
Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)
Nee; Punt van aandacht voor komende beleidsperiode
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Ja. Controle op moment van archieveren Collegiale controle bij registratie door Informatiebeheer Verdere uitbouw van de kwaliteitscontrole zit in de actiepunten uit het uitvoeringsplan en wordt meegenomen bij de implementatie van de generieke afhandelapplicatie
Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?
NO+O
Ar art. 16
KIDO
Nee; Onderdeel van het uitvoeringsplan
NO+O
Ar art. 16
NO+O
Ar art. 16
O
(Aw art. 31)
Ja, Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum
O
Geen
Ja
Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden b. Zo ja, welk systeem?
Besteedt het systeem aandacht aan:
Nvt
* Beleid (KIDO hoofdstuk 3) * Organisatie (KIDO hoofdstuk 4) * Operationele inrichting van het informatiebeheer (vgl. KIDO hoofdstuk 5) * De onderscheidenlijk informatiebeheerprocessen (KIDO hoofdstuk 6-9)?
c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?
* Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst? * Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke?
KIDO
Nvt
* In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? * Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)?
4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16).
Zo ja, om welk kwaliteitszorgsysteem gaat het?
Onbekend.
c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?
O
Geen
Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven KVAN/BRAIN
Ja
NO+O
Aw art. 32.1, 32.2 en 32.3
VNG model aanwijzings- en benoemingsbesluiten
Ja, Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum
4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte?
Aanpassingswet Wnra art. 8.0
Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?
NO+O
Aw art. 32.1
Ja
4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Aw art. 32.2
VNG model archiefverordening
Ja
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het NO geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt.
Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
* Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen?
Met een collegeadvies ter kennisname gebracht
* Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?
Door het toezicht van de provincie heeft het BHIC de inspectie op een lagere frequentie gezet.
4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Aw art. 32.1
VNG model archiefverordening
Ja, door het uitbrengen van een jaarverslag; dat ter kennisname wordt gebracht van zowel het College van Burgemeester en wethouders als aan de gemeenteraad.
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het O geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt.
Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
* Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen?
Collegeadvies
* Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?
Jaarlijks Ja
5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Ja; Bij de werkzaamheden voor het overdragen van de archieven aan het BHIC worden alle verpakkingsmaterialen vervange door zuurvrije materialen.
5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend * Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Hier worden overzichten bedoeld overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of te vernietigen archiefbescheiden gaat;
NO+O
Aw art. 3 en 21.2
Geconstateerd moet worden dat de info in de vakapplicaties nog onvoldoende onder het beheer van het atelier IB vallen. Via de I-navigator is wel zicht op welke afhandelapplicaties aanwezig zijn.
Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'.
* Op welk niveau (documenten, dossiers, vakapplicaties, databases etc.) worden ze bijgehouden?
Ab art. 12
Zaak en dossierniveau binnen de verschillende applicaties
Bij deze KPI zijn twee zaken van belang.
* Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke?
Ar art. 18 en 23
Ja, de I-navigator
* Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Wordt bijvoorbeeld de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden?
I-navigator is leidend voor het gehele informatiebeheer; Er is geen overzicht van hoeveelheden informatie in de applicatie (In meters of TB's/GBs)
2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt * Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling beschikbaar? DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media.
Onbekend; In de roadmap is vastgelegd dat er in de loop van 2021 een overzicht beschikbaar komt van Applicaties met archiefwaardige gegevens
Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten * Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem. bepaald soort) persoonsgegevens?
Ja
1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn.
* Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn? * Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen?
Ja
* Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen?
Nee
Nee; Netwerkschijven en persoonlijke schijven zijn in omvang beperkt.
5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld?
* Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema?
Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens.
* Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd?
Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5:
Geef per overzicht, vakapplicatie, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2a.1 t/m 5.2a.5 het geval is.
NO+O
Ar art. 17 en 19
TMLO versie 1.1 (2014)
In het huidige zaaksysteem is dit onvoldoende geregeld. In de Roadmap is dit meegenomen en wordt aangepast met de vernieuwing van de Generiek afhandelapplicatie MDTO
MDTO (consultatieversie, april 2020)
Dit is opgenomen in het uitvoeringsplan en wordt in de loop van 2021 gerealiseerd
1. Ja 2. Ja 3. Voorzieningen worden getroffen in het ODS; Waar Metatdata wordt aangevuld. Uitvoering Roadmap
Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord.
Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie. Ja
* Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven?
Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk;
* Gaat het om analoge of digitale archiefbescheiden?
Analoog
* In geval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd?
Ja
- Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.
NO+O
Ar art. 17
a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;
a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;
NO+O
Ar art. 17
Ja
* Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. NO+O dossiervorming/zaakvorming? * Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? * Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in het geval van bezwaar- of beroepszaken? * Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van NO+O de archiefbescheiden vastgelegd? * Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging?
Ar art. 17
Ja
NO+O
Ar art. 17
NO+O
Aw art. 3 en 21.2
Website DigiToegankelijk
Ja
Ab art. 12
Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid
Ja; Deze toegankelijkheidsverklaring is opgesteld op 20 september 2018.
Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces?
a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.
Ja Relatie tussen zaken worden vastgelegd Ar art. 17
Ja Ja
Ja
5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
* Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken?
Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp * Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst? overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.
Ar art. 20
* Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?
Ja
5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?
Zo ja, kort aangeven welke.
NO+O
Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.
Aw art. 21.1
Goedgekeurde printers (COT)
Ja; Zuurvrije cfm de eisen van het BHIC
Ab art. 11
Geschikt papier (LOPAI, 2013)
Ja; Zuurvrije cfm de eisen van het BHIC
Archiefregeling bijlage 2 (ICNkwaliteitseisen)
Ja; Zuurvrije cfm de eisen van het BHIC
Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs
Ja, het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft hiervoor de juiste voorzieningen getroffen
Ar art. 3-8 en 14-15 5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend Zo ja, kort aangeven welke. te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.
NO+O
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13
5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. 5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer
* Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord? Zo ja, waren er afgelopen jaar overschrijdingen in temperatuur of luchtvochtigheid?
NO+O
Ab art. 11
Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis * Is er vastgesteld beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale van standaarden? archiefbescheiden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft * Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline-informatiebeveiligingoverheid-bio/
NO+O
Geen
RODIN versie 2 (2017)
Ja
Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij Wij zijn bekend met de Rodin eisen en IT (GIBIT) hanteren deze ook waar mogelijk.
GEMMA Softwarecatalogus
* Werkt de gemeente op basis van GIBIT?
GIBIT
* Werkt de gemeente op basis van de GEMMA Softwarecatalogus?
Ja
* Maakt de gemeente regelmatig back-upkopieën van informatie, en worden deze kopieën getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)?
Ja
5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd?
Zo ja: welke?
NO+O
Ar art. 24
TMLO versie 1.1 (2014)
Nee
MDTO (consultatieversie, april 2020)
Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2). 5.9. Opslagformaten NO+O
Ar art. 26.1
* Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?
NO+O
Ar art. 17, 21 en 22
Zo ja, welke?
NO+O
Ar art. 26.2-3
b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
Hoe?
NO+O
Ar art. 26.2-3
Nvt
c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds de vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast? * Zo ja, is de sleutel ook meegeleverd?
NO+O
Ar art. 26.2
Nee
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
* Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? * Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?
Lijst open standaarden Forum Standaardisatie Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief
Ja
5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?
Nee. In de roadmap is vastgelegd dat er in de loop van 2021 een overzicht beschikbaar komt van Applicaties
Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), hoofdstuk 10
Nee
Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen
Nvt
Ja
a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?
* Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden?
Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
* Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? * Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?
b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?
* Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de archiefregeling art. 26b aan de orde?
NO+O
Aw art. 7
Ja: Vervanging voor alle documenten die in het zaaksysteem worden opgeslagen. Voor een aantal processen van het atelier Toegang wordt pas in een later stadium vervanging toegepast na afronding van de dossiervorming. Toegang werkt voor die processen nog met analoge stukken;
Ab art. 6.1
Ja Ja
NO+O
Ab art. 6.1
Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0
Ja
Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0
Ja
BW art. 2:10, lid 4
* Zo nee, welke niet? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.
Ar art. 26b c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
NO+O
Ab art. 6.2 en 8
Ar art. 26b 6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. * Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast? NO+O geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat * Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan? naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICTprotocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.
Ar art. 25
b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?
Ar art. 25
Zo ja, maakt documentatie over de conversie/ migratie deel uit van de verklaring?
NO+O
Nee
Leidraad migratie (WFA)
Nvt
Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?
b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?
* Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in NO het metadataschema? * Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?
Aw art. 5 en 9
Ja, Cfm de gemeentelijke selectielijst
Ab art. 2-5
Op het moment van archiveren.
* Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?
Aw art. 5
Selectielijsten 2012, 2017 en 2020
Ja
Ab art. 2-5
Selectielijst 1983
Nee
NO
* Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). vastgesteld? Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020. c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
* Zo ja, Is deze in een SIO behandeld / vastgesteld?
NO
Geen
Nee
* Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? * Zo nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel? d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?
Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?
NO
Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.
Aw art. 5
Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5
Ab art. 2-5
Handreiking Periodieke hotspotmonitor decentrale overheden (Archief2020, 2017)
Nee, staat in de Roadmap
6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende * Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd? archiefbescheiden? * Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voordat vernietiging gaat plaatsvinden? voor kopieën en back-ups. * Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd?
b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
NO
Aw art. 3
Ja, Cfm de gemeentelijke selectielijst
Ab art. 8
Ja
Nee
* Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging?
Ja
* Voorziet het back-upbeleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?
Aw art. 3
Bewaarbeleid Back-up: Dag back-up 15 dagen Week back-up 31 dagen Maand back-up 365 dagen Jaar back-ups oneindig. Ja
Ab art. 8
Nee
* Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? * Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd?
NO
Ja
* Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden? 6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven?
Zo ja, welke?
NO+O
Aw art. 3, 8 en 10
Nee
Zo nee, waarom niet?
NO+O
Aw art. 8
Nvt
Zo nee, waarom niet?
NO+O
Ab art. 7
Zo nee, waarom niet?
NO+O
Ab art. 8
Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)
Nvt
Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
Nvt
Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). 7. Overbrenging van archiefbescheiden Ja
Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn Wat is de omvang van overgebrachte archieven sinds het vorige verslag in meters / is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare dossiers / GB (wat van toepassing is)? archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?
NO+O
b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
NO+O
Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?
Aw art. 3 en 12-13
Nee, Zie machtiging
Ab art. 9.1 en 12
Eind 2021 is het overbrengen bijgewerkt.
Aw art. 3 en 12-13
Machtiging; Zie uitvoeringsplan Roadmap
Ab art. 9.1 en 12 c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet- Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt tijdige overbrenging? voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?
NO+O
Aw art. 3 en 12-13
Nog niet geheel overbrengingsgereed
Ab art. 9.1 en 12 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering
NO+O
Ab art. 9.3
Ja
Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
NO+O
Aw art. 13.3-4
Ja
8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Ja
Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?
O
Aw art. 14, 17 en 19
Ja
O
Aw art. 14, 17 en 19
Ja
O
Aw art. 14, 17 en 19
Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum
Gemw art. 229 d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.
Zo ja, op welke wijze?
O
Who art. 9
O
Aw art. 15, 15a en 16
Onbekend, beleid Brabants Historisch Informatie Centrum
8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet? binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet?
Ja
Ab art 9.3 en 10
Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
VNG Handreiking Beperkt waar het moet
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?
O
Aw art. 15, 15a en 16
Ja
Ab art 9.3 en 10 O
d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet? 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?
O
e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet? archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?
O
AVG art. 89
Adviesrapporten van KVANBRAIN over Ja privacybescherming
UAVG art. 22 ev.
Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid
Aw art. 15, 15a en 16
Nvt
Ab art 9.3 en 10 Aw art. 15, 15a en 16
Ja
Ab art 9.3 en 10
8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan * Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid langer dan 75 jaar is beperkt? 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?