Bijlage 3_Jaarrekening BHIC 2025_vastgesteld en getekend
Tekst van het document
BRABANTS hiS'ORISCH INTOIiMATIE CENTRUM
JAARREKENING 2025
Brabants Historisch Informatie Centrum
's-Hertogenbosch, 19 februari 2026
INHOUDSOPGAVE JAARREKENING 2025
l
Jaarverslag
II
Paragrafen l. Kengetallen 2. Verslaglegging 3. 4.
Resultaatontwikkeling Overzicht baten en lasten
5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 6. Onderhoud kapitaalgoederen 7.
Financiering
8. Bedrijfsvoering 9. Verbonden partijen 10. Organisatiegegevens
11. Besluit Algemeen bestuur
3 3 3 4 4 6 6 7 9
10 11
III Jaarrekening
l. 2. 3. 4. 5.
Balans per 31 december 2025 Resultatenrekeningover 2025 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de resultatenrekening
12 13 14 17 24
IV Overige gegevens
l. Controleplicht 2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming 3. 4.
Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum
5. Wet normering bezoldigingtopfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 6. Verantwoording Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid 7.
Accountantsverklaring
30 30 30
30 30 33 34
l JAARVERSLAG Zie separaat document.
II PARAGRAFEN l. Kengetallen 2023 1. 343. 972 1. 318
Bezoeken website Bezoeken studiezalen
41,2 6,3
Aantal medewerkers in FTE per 31 december Ziekteverzuimpercentageincl. langdurig in procenten Depotcapaciteit Den Bosch in km. DepotcapaciteitGrave in km. Depotcapadteit verhuurd aan derden in km.
2024
2025
1. 421. 478 1. 379. 000 1. 243 1. 113 41,9 44,6
2,7
3,0
44,2
44,2
44,2
5,7
5,7
5,7
4.6
4.4
4,6
2. Verslaglegging De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) schrijft voor dat elke gemeenschappelijke regeling begrotingsen verantwoordingsstukken moet opstellen, conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) volgt dit BBV
3. Resultaatontwikkeling Het rekeningresultaat 2025 bedraagt € 20. 818 positief. In onderstaande tabel is een gecomprimeerde weergave van de resultaatontwikkeling weergegeven: 2023
bedragen * 1. 000
2025
2024
mutatie
Baten
Bedrijfsopbrengsten Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten
€ 5. 881 €361 € 6. 242
€ 6. 309 €388
€ 3. 648 € 1. 560
€4. 174 € 1. 510 €319
€ 6. 698
€ 6. 688 €470 € 7. 158
€379 €81 €460
€ 4. 265 € 1. 683 €365 €243 €467 €288 €-87 € 7. 224
€90 €173 €46 €35 €75 €53 €68 €540
€ -66 € -125 € 212 € 21
€ -80 € 25 € 7 € -48
Lasten
Personeelskosten
Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen
€248 €254 €402 €178 €-93
Collectiebeheer Publieksbereik
Financieringskosten
€208 €392 €235
€-155
€6. 197
Totaal lasten Totaal saldo van baten en lasten
€
Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves
€
Gerealiseerde resultaat
€
€
45 -100 179 125
€ 6. 683 €
14
€
-150 204 69
€ €
4. Overzicht baten en lasten
Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het verslagjaar ziet dit er als volgt uit: 2025
Baten
Lasten
Saldo
en overige opbrengsten l)
€ 1. 210.056
€ 5. 514.118
Bijdragen deelnemers 2)
€ 5. 947. 940
€
O
€ 5. 947. 940
€ €
O O
€ 1. 709.639 € O
€ -1. 709.639 € O
€
O
€
€
Dienstverleningsovereenkomsten
Overhead 3) Heffing VPB4) Bedrag onvoorzien
O
€ -4. 304.062
O
Saldo van baten en lasten
€ 7. 157. 996
€ 7. 223. 757
€ -65. 761
Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Resultaat
€ 211. 579 € 7. 369.575
€ 125. 000 € 7. 348.757
€ 86. 579 € 20. 818
l) Historisch archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4 - Musea.
2) Al emenedekkin smiddelen Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen. 3) Overhead Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de "Notitie overhead" van de Commissie BBV is het begrip nader uitgewerkt. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken, Communicatie en Managementondersteuningtot overhead gerekend. Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead betreft kantoorruimten, voor zover niet behorend tot een specifiek uitvoerende taak en daarmee tot een specifiektaakveld.
4) Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. In dit jaarverslag wordt inzicht gegeven in het vermogen van het Brabants Historisch Informatie Centrum om risico's op te vangen die niet in de jaarrekening zijn verwerkt. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden
opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaatsin de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsenvan de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het Brabants Historisch Informatie Centrum de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is er ook voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken.
Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Brabants Historisch Informatie Centrum nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: • Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; • Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; • Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; • Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; • CAO
aanpassingen;
• Wachtgeld verplichtingen; • Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW; • De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar; • Boekwaarde van het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde; • Ontwikkeling en ingebruikname E-depot; • Uittreding van het rijk uit het bestuur van de GR; • Gevolgen van de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting in werking treedt per 01-01-2027. Het weerstandsvermogen bedraagt eind 2024 € 433. 146. De mate van het vormen van weerstandsvermogen, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling, inzake de resultaatbestemming en het kunnen vormen van een reserve. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. In de onderstaande tabel is de berekeningvan het weerstandsvermogen per 31 december 2024 en 2025 weergegeven:
Algemene reserve Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen Weerstandsvermogen Algemene reserve Nog te bestemmen rekeningresultaat
31-12-2024
31-12-2025
433. 146
501. 739
8, 3%
9,0%
€
433. 146
€
501. 739
€
68.593
€
20.818
€
501.739
€
522. 557
EMU-saldo De berekeningvan het EMU-saldo geeft aan of er over het verslagjaar, in EMU-termen gezien, een overschot of een tekort is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt: 2024 2025
EMU-saldo
€ 807. 000
€ 1. 881.000-
Kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie inzichtelijker te maken.
2024
2025
Netto schuldquote*
0%
0%
Solvabiliteitsratio
21%
18%
Structurele exploitatieruimte 0,0% * Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
-1,4%
Netto schuld
uote
De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en
de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Solvabiliteitsratio
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Verenigingvan Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter.
Bij de beoordelingvan dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijkeregeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Het cijfer is hoger als gevolg van de aanwezige bestemmingsreserves. Structurele ex loitatieruimte
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en tasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met
behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbijgeldt dus hoe hoger hoe beter. De structurele exploitatieruimteis nihil. Dit sluit aan bij het structurele exploitatiesaldo van de jaarrekening2025. In hoeverre dit structureel doorwerkt naarde begroting 2026 analyseren we in 2026 bij de tussentijdse rapportages in 2026. Structurele exploitatiesaldi Saldo van baten en lasten
Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)* Saldo
2024 14. 256 54.337
2025 -65. 761
68.593
20. 818 -99. 528 -78.710
-70. 958 -2. 365
86.579
* Toelichtin incidentele baten en lasten
Incidentele verhuur depotruimte Incidentele verhuur kantoorruimte
€ -17. 740 € -53. 218 € -70. 958
€ -18. 336 € -81. 192 € -99. 528
6. Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig
onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoed bed rijf (voorheen Rijksgebouwendienst).Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijfhet onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC. Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30 jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave) opgesteld. Het MJOP wordt jaarlijks geactualiseerd en vierjaarlijks (extern) getoetst. 7. Financiering Treasu beleid
Door het bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is bij het financieel beheer, risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen om te gaan. Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur leningen af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema
In de "Notitie rente 2023" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat
inzichtgeeft in de rentelasten van de externe financiering,het renteresultaat en de wijzevan rentetoerekening. Voor het begrotingsjaar geeft dit het volgende beeld: Renteschema 2025
a. b.
De externe rentelasten over de korte en lange financiering De externe rentebaten
+/+ -/-
€ 38. 963 € 126. 102
Saldo rentelasten en rentebaten
€ -87. 139
De rente die aan de grondexploitatie moet worden cl. doorberekend
-/-
€
O
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende c2. taakveld moet worden toegerekend
-/-
€
O
De rentebatevan door verstrekte leningen indien daar een
specifieke lening voor is aangetrokken (^projectfinanciering), die c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
+/+ €
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
€
-o
€
-87. 139
dl. Rente over eigen vermogen
+/+
€
o
d2. Rente over voorzieningen
+/+
€
o
€
-87. 139
€
o
€
-87. 139
Totoo/ aan taakvelden toe te rekenen rente
e.
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Renteresultaat o
het taakveld Treasur
-/-
Schatkistbankieren
Door de invoeringvan het schatkistbankierenzijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk)overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2025 wordt een bedrag van € 4. 977.492
aangehouden bij het Ministerievan Financiën.In 2025 werd voldaan aan de Regelingschatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg € 1. 000.000. Kas eldlimieten renterisiconorm
De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zijn in het verslagjaar niet overschreden. 8. Bedrijfsvoering Al emeen en da eli'ks bestuur
De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezen door de 9 gemeenten en de 2 waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen.
De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomstafgesloten. Wanneer de nieuwe Archiefwet in werking treedt, zal tegelijkertijd het rijk uittreden. De Stappen om dit mogelijk te maken zijn in 2025 gezet. Er ligt een nieuwe GR-regeling in concept klaar. De or anisatie
Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publieksdiensten, Collectie en Middelen) en is onderverdeeld in clusters.
Het cluster Directieondersteuning/Communicatie richt zich op de ondersteuning van directie, bestuur en op communicatie en promotie.
Het cluster Projectenbureau is verantwoordelijk voor het uitwerken van de wettelijke dienstverlening, van historische thema's en projecten. Het cluster Studiezaal verzorgt de dienstverlening en werkt steeds meer
digitaal, onder meer met de service scanning op verzoek. De toegankelijke originelen kunnen in de fysieke studiezaal nog steeds door de bezoekers worden geraadpleegd. Het cluster Klantenservice ontvangt en verwijst bezoekers en vragen door naar andere clusters. Daarnaast
verricht het diensten gericht op het gebruik van het gebouw en faciliteert het evenementen. Het cluster Toezicht, E-depot en advies voert inspecties uit, geeft advies en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragers, zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster is de schakel tussen de organisatie en de archiefvormers die de informatiedragers aanleveren. Verder richt het zich op de ontwikkeling en implementatie van het E-depot. Het cluster Inhoudelijk-en materieel beheer zorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorgingvan de collectie, voor conserveringen restauratie van de analoge archieven. Het cluster Financiën verzorgt de diverse administraties en de producten uit de planning & control cyclus. Het cluster ICT & gebouwenbeheer ondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en verzorgt het technisch gebouwenbeheer door onderhoud en instandhouding van de gebouwen. Het cluster HR richt is op de diverse personele processen, uitvoering van de CAO en organisatieontwikkeling. Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum ziet er als volgt uit:
Directeur
Collectie
Publiek
Maatscha
Middelen
eli'k verantwoord ondernemen
Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. IS026000 is
een internationale richtlijn die maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijftvanuit zeven basisprincipes.Het BHIC onderschrijft de richtlijnen beoogd de intentie,de bedoeling van de richtlijnte volgen. Rechtmati heid
In de "Regeling Brabants Historisch Centrum" en volgens de geldende wet- en regelgeving dient elke
gemeenschappelijke regeling een verordening te hebben, met de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer. Daarbij wordt het bestuur gevraagd jaarlijks een normen- en toetsingskader vast te stellen in het kader van rechtmatigheid. In het document "Financieel beleid, financieel beheer en rechtmatigheid
2025" zijn beide onderdelen opgenomen voor het jaar 2025 en zijn deze uitgangspunten en kaders vastgesteld in de bestuursvergadering van 4 juli 2025. Vanwege gewijzigde regelgeving, wordt met ingang van het verslagjaar 2023, het dagelijks bestuur van het
BHIC gevraagd een verantwoording over rechtmatigheid af te geven in plaats van de accountant. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening2023 het dagelijks bestuur een verklaring aflegt die onderdeel is van de jaarrekening. De accountant controleert de verantwoording van het dagelijks bestuur. In de bestuursvergadering van juli 2023 is het onderwerp rechtmatigheid in het algemeen bestuur aan de orde
geweest. Hierbij heeft het bestuur de rechtmatigheid nader invulling gegeven en is de rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur vastgesteld.
In 2025 is de wetgeving is de rechtmatigheidsverantwoordingook verankerd in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). Tevens is de verantwoordingsgrens en de grondslag voor de rechtmatigheidsverantwoording gewijzigd.
In de bestuursvergadering van 4 juli 2025 is het "Financieel beleid, financieel beheer en rechtmatigheid 2025" vastgesteld. Hierin is een verantwoordingsgrens opgenomen van 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. In 2025 is de interne en externe planning & controlcyclus volledig doorlopen en zijn de kadernota, begroting,
bestuursrapportages en de jaarrekeningopgesteld. Voor de beoordelingvan de rechtmatigheid zijn interne controles uitgevoerd op werkingvan de "Administratieve organisatieen interne beheersing(AO/IB)". Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van het "Werkprogramma interne controle". Dit werkprogramma bevat systeemgerichte en gegevensgerichte controles, waarmee de werking van procedures wordt getoetst. Indien uit de controles blijkt dat er een fout in een procedure zit, wordt deze hersteld. Er zijn bij de uitgevoerde interne controles geen bijzonderheden of afwijkingen van materiële betekenis geconstateerd.
In hoofdstuk IV paragraaf 6 is de verantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Zowel de baten als de lasten zijn hoger dan begroot. In de bestuursvergadering van 31 oktober 2025 is dit gemeld bij het bespreken van de bedrijfsresultaten. De verschillen worden onder meer veroorzaakt door
het moment van opstellen van de begroting (al in februari/maart). Daarnaast zijn de opbrengsten gestegen als gevolg van de stijging van de verhuur van depot en de bijbehorende dienstverlening. De daaraan verbonden kosten zijn eveneens gestegen. De verschillen passen binnen het beleid. 9. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het
ter beschikkingstellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij faillietgaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar
verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap,hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de VerenigingVan Eigenaren Zuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de
gemeente Grave en woningbouwcorporatieMooiland Maasland vertegenwoordigd. Deze verenigingis opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in G rave.
Vestigingsplaats Openbaar belang Het belang van het BHIC
VerenigingVan Eigenaren Zuid-Ooster Grave Grave, Arnoud van Gelderweg 69-73. Beheer en onderhoud van het kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren. Op l januari 2025 en op 31 december 2025: het BHIC participeertvoor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%.
Omvang van het eigen vermogen
Omvang van het vreemd vermogen
Financieel resultaat
Eigen vermogen 1-1-2024: € O Eigen vermogen 31-12-2024: € O Vreemd vermogen 1-1-2024: € 372. 957 (Totaal Reservefonds Vve) en € 66.604 (kortlopende schulden). Vreemd vermogen 31-12-2024: € 330. 740 (Totaal Reservefonds Vve) en € 80.584 (kortlopende schulden). Totaal resultaat 2024: € 10. 049 positief (totaal resultaat 2023: €-1. 426 negatief). Het aandeel van het BHIC bedraagt € 1. 294 negatief. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie zonder saldo.
10
10. Organisatiegegevens Statutaire naam
: Brabants Historisch Informatie Centrum
Vestigingsplaats:
: 's-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen : 's-Hertogenbosch, Grave
Rechtsvorm Locaties:
Doelstellingen Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheidenopgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsenvan de deelnemende gemeenten en waterschappen. Samenstelling directie Vanaf l januari 2025 wordt de directie gevoerd door mevrouw J. M. Orbon. De directeur valt onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening. De totale bezoldigingen liggen onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Samenstelling Algemeen bestuur Naam
Functie
De heer drs. P. L. B.A. van Geel
Voorzitter
De heer prof. dr. H. C. Bunt Mevrouw A. M. Demmers-van der Geest
Lid Lid
Mevrouw C. M.A. Nijkerken
Lid
De heer mr. J. C. M. Pommer
DeheerS. Oegema
Lid Lid Lid
De heer mr. M.W.J. M. de Man
Lid
Mevrouw drs. M.A. H. Moorman
De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke
sector (WNT). Voor een nadere toelichtingverwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening. De bezoldigingvan de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
11. Besluit Algemeen bestuur
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijkeregeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit tot:
l.
het vaststellen van de jaarrekening 2025 in zijn vergadering van 27 maart 2026, met een batig saldo van €20. 818;
2. a. b. c. d.
een bedrag van €20. 818 toe te voegen aan de algemene reserve; een bedrag van € 125. 000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; een bedrag van € 1. 759 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel; een bedrag van € 137. 026 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot;
e. een bedrag van € 38. 694 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogischcentrum; f.
een bedrag van € 34. 100 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie;
g. in te stemmen met de verantwoording van het Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid;
11
h. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toekomstig onderhoud en instandhouding, op basis van het recent beheerplan.
drs. P. Voor
an Ge
drs. J. M. Orbon Directeur
12
III Jaarrekening 111. 1 Balans per 31 december 2025 31-12-2024
31-12-2025 VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
€ 1. 685.053
€ 3. 171.845
Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA
141
Voorraden
Uitzettingen looptijd < l jaar Vorderingen op openbare lichamen € Overige vorderingen €
o
€
o
17.410
€
6. 354
€ 17. 410
€
Liquide middelen
€ 4. 979. 473
€ 5. 451. 096
Overlopende activa
€ 336. 712
€ 466. 926
€ 8. 505.440
€ 7. 609.571
Totaal vaste activa
6. 354
31-12-2024
31-12-2025 VASTE PASSIVA Eigen vermogen
Algemene reserve
€ 501. 739
Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
€ 1. 047.414
€ 433. 146 € 1. 133. 993 € 68. 593
€ 20. 818
1.569.971
€ 1. 635.732
€ 5. 148. 655
€ 4. 350.216
880.000
990.000
Overige schulden
€ 679. 197
€ 340. 273
Overlopende passiva
€ 227. 617
€ 293. 349
€ 8. 505.440
€ 7. 609.571
€. Voorzieningen
Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken
VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden looptijd < l jaar
Totaal vaste passiva
Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 5 op pagina 17.
13
111. 2 Resultatenrekening over 2025
Werkelijk
Begroting
Werkelijk
2024
2025
2025
€ 3. 371.402 € € 2. 230. 400 € € 707. 446 € € 388. 489 €
3. 454. 100 2.481. 500 729. 900 338.000
Baten
Bijdrage Ministerie OCW
Bijdrage gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten
€ € € €
3.466. 440 2.481. 500 740. 165 469. 891
€ 6. 697. 737
€ 7. 003. 500
€ 7. 157. 996
4. 174.370
€ 4. 185.800
€ 4. 264.502
Lasten
Personeelskosten
hluisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen
€
Collectiebeheer
€
Publieksbereik
€
Financieringskosten
€
€
1. 510. 241 € 1. 602. 900 € 1. 683. 358 365. 248 319. 006 € 297. 200 € 242. 707 207. 954 € 291. 300 € 466. 986 391. 704 € 556. 100 € 288. 095 235. 459 € 287.400 € -87. 139 -39.400 € -155.253 €
Totaal lasten € 6. 683. 481
Totaal saldo van baten en lasten
€ 7. 181. 300
€ 7. 223. 757
€ 14. 256
€ -177. 800
€ -65. 761
€ -150. 000
€ -125. 000
€ -125. 000
204.337
€ 302. 800
€ 211. 579
O
€ 20. 818
Toevoegingen reserves Bestemmingsreserves
Onttrekkingen reserves Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
€ 68. 593 €
Voor een nadere toelichting op de resultatenrekening wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 6 op pagina 24.
14
111.4 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 4.1. Algemeen Al emene waarderin s rondsla
De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondsla en voor het o stellen van de'aarrekenin
Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten
worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico'sdie hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Ver eli'kin met voor aand "aar
De cijfersvan 2024 zijn, waar nodig, anders gerubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2025 mogelijk te maken. Schattin en
Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de ondernemingsleiding,overeenkomstig algemeen geldende grondslagen, bepaalde schattingen en veronderstellingen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken.
4.2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa
Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage
van de verkrijgingsprijs,rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.
Operational leasing wordt niet als actief in de balans verwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopende verplichtingen wordt vermeld in de toelichting op de balans. Voorraden
De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettin en en overlo ende activa
De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde, voor zover
noodzakelijk onder aftrek van een voorzieningvoor het risicovan oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar.
15
Li uide middelen
De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikkingvan de organisatie. Ei en vermo
en
De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzienin en
Voorzieningenworden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijkeverplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningenworden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden
Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de nominale waarde. Netto vlottende schulden en overlo ende
assiva
De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen nominale waarde en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Lan lo ende niet uit de balans bli'kende ver lichtin en
Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie".
4.3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Al emeen
Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan
het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtnemingvan de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is
gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioen remies
Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeting. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het
bedrijfstakpensioenfondsABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichtingtot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van
hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregelingverwerkt als een toegezegde-bijdrage-regelingen heeft alteen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekeningverantwoord.
16
Afschri'vin en
De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnenworden gehanteerd: Soort actief
Afschrijvingstermijn
Grond
geen afschrijving
Gebouwen
40 jaar 10 jaar
Verbouwingen Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw Bedrijfsinstallaties-overig Inventarissen-kantoor Inventarissen-kantine
Depotinrichting-stellingen Depotinrichting-inventaris ICT-Hardware ICT-Software
20 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 5 jaar 25 jaar 10 jaar 5 jaar 5 jaar
Financierin skosten
De financieringskostenbetreffen betaalde en ontvangen rente.
17
111. 5 Toelichting op de balans VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
De investeringen met een economisch nut kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2024
31-12-2025 Grond
€
Gebouwen
€
Verbouwingen
€
Bedrijfsinstallaties
€
Inventarissen
€
Depotinrichtingen
€
ICT-Hardware
€
ICT-Software
€
Totaal materiële vaste activa
€
94.034 1. 018. 109 1. 350. 147 -5. 965 125. 363 136. 005 394. 194 59. 958 3. 171. 845
€
94.034
€
1. 064. 387 8.086 21. 447 137. 015 166. 330 178. 220 15. 534 1.685.053
€ € € € € € €
Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt: Afschrijvings-
Stand
Investeringen
percentage
31-12-2024
in 2025
€
94. 034 1. 064. 387
o
2, 5% 10% 5, 62/3, 10% 10%, 20% 4%/10% 20% 20%
€
8.086
€
Totaal
€
21. 447 137. 015 166. 330 178. 220 15. 534 1. 685. 053
1. 357. 732 18. 819 12. 702
Grond Gebouwen
Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software
€
€ € € €
o
o
287. 371 52. 875 1. 729.499
Afschrijvingen in 2025 € O € 46. 278 € 15. 671 € 46. 231 € 24. 354 € 30. 325 € 71. 397 € 8. 451 € 242. 707
Stand
31-12-2025 € € € € € € € € €
94. 034 1. 018. 109 1. 350. 147 -5. 965 125. 363 136. 005 394. 194 59. 958 3. 171.845
Dit jaar is er geïnvesteerd in de verbouwing van het reparatie atelier (€1, 357.732) met de bijbehorende bedrijfsinstallaties (€18. 819), de inrichting van de podcast- en vergaderruimte (€ 12. 702). De hardware voor de migratie van de servers en werkplekken (287. 371) en de ontwikkeling van de nieuwe website en de
telefonie (€ 52. 875). VLOTTENDE ACTIVA 31-12-2025
Voorraden Boeken
€
Overi evorderin en Debiteuren
O
31-12-2024 €
141
31-12-2025 17.410
31-12-2024 €
6. 354
Het vormen van een voorzieningvoor dubieuze debiteuren is niet noodzakelijk. 18
31-12-2025 € 1. 987 -€ 6 € 4. 977. 492 € 4. 979.473
Liquide middelen Kassen
Rekening-courant banken Schatkistbankieren
Totaal liquide middelen
31-12-2024 € 1. 597 € 80 € 5. 449.420 € 5. 451.097
Schatkistbankieren
Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Door de verschuiving van het eigenaarsonderhoud door het Rijksvastgoedbedrijf naar het BHIC per l januari 2019, zijn de liquide middelen toegenomen. Sindsdien moet het BHIC zelf een voorzieningaanhouden voor het onderhoud en instandhouding van De Citadel. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteiten verwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. Overlopende activa Vooruitbetaalde
31-12-2025
31-12-2024 157.493 €
bedrad en
Licentie- en hostingskosten
€
Verzekeringspremies
€
191. 872 21. 804 910
Personeelskosten
€
4.442
€
Huisvestingskosten
€
1.416
€
Organisatiekosten
€
€
Collectiebeheer
€
5. 953 75. 162 250
Onderhoudskosten ICT-voorzieningen
Publieksbereik
€
€
€ €
64. 778 21. 257 9. 526 2. 295 2. 526 100. 551 4. 619
Tijdelijke voorziening
682
CABR Borgsommen
O
€ -100
€ 1. 000
€ 302. 391
€ 364. 045
No te ontvan en bedra en Terug te ontvangen BTW
€
5. 779 €
Afrekening energiekosten Organisatiekosten
€
€
€
€
Adviezen en inspecties
€
€
Rentebaten
€
28. 542 €
8. 587 9. 222 21. 100 15. 945 48. 028
34. 321 €
102.882
Overige vorderingen
Totaal overlopende activa
€ 336. 712
466.927
19
VASTE PASSIVA Eigen vermogen
Algemene reserve Het verloop van de algemene reserve is als volgt: Stand 31-12-2024
Totaal
€ 433. 146
Toevoeging in 2025
Onttrekking in 2025
€ 68. 593 €
Stand
31-12-2025 € 501. 739 8,4%
Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen
De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
Bestemmingsreserves
Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt:
De Citadel (l)
€
E-depot (2) Genealogisch centrum (3) Publieksfunctie(4)
€ € €
Totaal
€
Stand
Toevoeging
31-12-2024
in 2025 € O
698.409 198. 317 126. 225 111. 042 1. 133.993
Onttrekking in 2025
€
€
1. 759 137. 026 38. 694 34. 100
€
696. 650 186. 291 87. 531 76. 942
€
211.579
€
1.047.414
€
€ 125. 000
€
€
O
€
€
O
€ 125. 000
Stand
31-12-2025 € €
(l) De Citadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen "als ware zij eigenaar". Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het BH IC is
aansprakelijkvoor juridischeen organisatorischerisico's,schade voortkomend uit het gebruik,wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiëlerisico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico,financieringsrisico,faillissementsrisico,leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaar zijn. Indien aanwezig kan de reserve te zijner tijd een bijdrage leveren aan een "midlife-renovatie", welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is. Vooruitlopend op structurele financiering wordt een start gemaakt met verduurzaming van de gebouwen en de ontwikkeling van een erfgoedlocatie (huisvestingsaspect). De reserve moet minimaal toereikend zijn om de risico's volgens de risico-inventarisatie te kunnen dekken. Jaarlijks zal bij de begroting de risicoinventarisatie worden geactualiseerd.
20
De onttrekkin in 2025 betreft kosten die samenhangen met de verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen).
(2) E-depot In 2016 is er gestart met de ontwikkeling van een eigen e-depot, waarbij is afgesproken nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHIC heeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De
bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. Vanaf 2024 zorgen de deelnemers van het BHIC, via een groeimodel, voor de bekostigingvan de voorziening. De kosten van de e-depotvoorzieningzijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Het groeimodel van de bekostiging van de e-depotvoorziening loopt 4 jaar en eindigt in 2027. De onttrekkin in 2025 betreft exploitatiekostenvan de e-depotvoorziening,waaronder de kosten voor de exploitatie van MY-LEX PRO/view. Gebleken is dat MY-LEX PRO een duidelijke meerwaarde biedt voor de
toegankelijkheidvan het E-depot. Verder betreft dit hostings-en licentiekostenvan verschillende softwareproducten, zoals de jaarlijkse vergoeding voor onze e-depotvoorziening, te weten de CEP-versie
(Cloud Edition Professional)van Preservica.Veel overheidsorganisaties,bijvoorbeeld het Nationaal Archief, maken gebruik van de diensten van Preservica.
(3) Genealo isch centrum In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" zijn doelstellingen voor de komende jaren
geformuleerd. Voor het realiserenvan "Wij zijn het Genealogisch centrum van Brabant" is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met
persoonsgegevensvan Brabanders. De origineleaktes zijn grotendeels gescand en we gaan verder met het koppelen van de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans. De onttrekkin in 2025 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand.
(4) Publieksfunctie In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" worden doelstellingen voor de komende jaren geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugen van Brabant worden, willen we Brabantse geschiedenis
schrijven en willen we een breder publiek verwelkomen. En richten we ons op de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie (publieksaspect). Voor het realiseren van deze doelstellingen is een bestemmingsreserve gevormd.
De onttrekkin in 2025 betreft personeelskosten en de kosten van het digitaliseren van films.
21
Gerealiseerde resultaat
Het verloop is als volgt: Stand
Toevoeging
31-12-2024 € 68. 593
Totaal
in 2025 € 20. 818
Onttrekking in 2025 € 68. 593
Stand
31-12-2025 € 20. 818
Het gerealiseerde resultaat bedraagt € 20. 778. Voorgesteld wordt dit bedrag toe te voegen aan de algemene reserve. De onttrekking in 2025 betreft het gerealiseerde resultaat over 2024. Dit bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve. Voorzieningen
Het verloop van de voorzieningenis als volgt: Stand 31-12-2024 OnderhoudsvoorzieningGrave (l)
€ 115. 260
Vrijval
Stand
in 2025 € 5. 278
in 2025 € O
31-12-2025 € 120. 538
€ 969. 039 € 293. 660 € 1. 267.977
€ 347. 500 €4. 205. 227 € 122. 039 € 822. 890 € 469. 539 €5. 148.655
Toevoeging
Onderhouds-en instandhoudings-
voorziening De Citadel (2) IKB-en vitaliteitsverlof (3)
€
3. 583. 688
€
651.269
€
4.350.217
(l) Onderhoudsvoorzienin Grave De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt
voor eigen rekening. Daartoe is een onderhoudsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijksetoevoegingenaan de voorzieningvoldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren. Er was geen vrijval in 2025.
(2) Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het
eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren. De vrijval in 2025 betreft onder meer het onderhoudscontract van de E & W-installaties, inspecties, buiten-
en binnenwandopeningen, binnenwandafwerkingen, koude opwekking en distributie, warmtedistributie, luchtbehandeling, luchtbehandeling, regeling klimaat, verlichting, beveiliging en het groenonderhoud van De Citadel.
(3)IKB-envitaliteitsverlof
In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof (Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welk jaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezetvoor mantelzorg, sabbatical, tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een mogelijkheid opgenomen voor medewerkers om vitaliteitsuren te sparen. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensionering kunnen aanvullende fiscale regels gelden.
De vrijval in 2025 betreft de opname van verlofuren door medewerkers.
22
Vaste schulden rente-typische looptijd > l jaar Binnenlandse banken Looptijd
Oorspronkelijk Bedrag
Totaal
€ 3. 000.000
Aflossingsverplichting € 30. 000 € 80. 000 € 110. 000
Lineair
20 jaar
€ 600. 000
Lineair
30 jaar
€ 2. 400.000
Totaal
Opname in 2025 € O € O € O
Aflossing in 2025 € 30. 000 € 80. 000 € 110. 000
Aflossingswijze
BNG 40.100581 (2005) BNG 40.101402 (2006)
BNG 40.100581 (2005) BNG 40.101402 (2006)
Stand
31-12-2024 € 30. 000 € 960. 000 € 990. 000 Stand 31-12-2025 € O € 880. 000 € 880. 000
Het deel van de langlopende schulden met een looptijd langer dan 5 jaar bedraagt € 420. 000. Dit betreft € O voor lening BNG 40. 100581 en € 420. 000 voor lening BNG 40. 101402. De lening uit 2005 heeft een rentepercentage van 3, 95% en de lening uit 2006 van 4, 16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar.
Netto vlottende schulden rente-typische looptijd < l jaar
De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd van eenjaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2025
31-12-2024
Crediteuren
€ 438. 531
€ 340. 273
Netto salarissen
€ 13. 929
Loonbelasting en sociale lasten
€ 176. 143 €
Overi e schulden
Pensioenen
€ 50. 594 €
Totaal netto vlottende schulden
€ 679. 197
€ 340. 273
Overlopende passiva
31-12-2025
31-12-2024
No te betalen kosten Personeelskosten
€
Huisvestingskosten Organisatiekosten
€
ICT-kosten
€
Collectiebeheer
€
Publieksbereik
€
€
Rentelasten
€
Accountantskosten
€
17. 681 125. 665
€ € €
501 355 18. 304 11. 423 173.929
€ € € € €
125. 291 98. 666 4. 752 501
4.220 20.462 11. 677 265.569
23
31-12-2025
31-12-2024
Vooruitontvan en bedra en €
Conserveringsgelden
€ 51. 787 € 1. 901
Saldo Paleografie
€
€
€ 53. 688
€
Huur en gebruik depotruimten
Totaal overlopende passiva
227.617
€
10. 853 3. 801 13. 126 27.780 293.349
Niet uit de balans blijkende informatie Huurcontracten ebouwen
Er is in 2019 een nieuwe huurovereenkomst voor De Citadel afgesloten met een looptijd van 3 jaar. De overeenkomst eindigde op 31 december 2021 en loopt nu voor onbepaalde tijd door. De huur over 2025 bedroeg €194. 009. Service- en onderhoudscontracten
Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Voor het uitvoeren van deze taak is onder meer een onderhoudscontract voor de E & W-installaties afgesloten, waarvan de kosten in 2025 € 109. 497 bedroegen. Pensioenvoorzienin en
De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregelingnog bij de onderneming berusten (loonontwikkeling, prijsindexatie, beleggingsrendement op het fondsvermogen) komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening. Btw in relatie tot de
rovinciale bi'dra e
In 2018 is er, in samenspraak met de Provincie, overleg gevoerd met de belastingdienst over de vraag of er btw berekend moest worden over de provinciale bijdrage. Er is inderdaad btw verschuldigd, die door de Provincie via het btw-compensatiefonds kan worden teruggevraagd. Vennootscha sbelastin
In 2017 hebben wij het bericht van de belastingdienst ontvangen dat er, op basis van de huidige situatie, geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
24
111.6 Toelichting op de resultatenrekening BATEN
Werkelijk
Werkelijk 2024 € 3. 321. 402
€
€
50.000
€
2025 3. 404. 100 50.000
€
2. 230. 400 707.446 6. 309.248
€
2.481.500
€
€
729.900
€
€
6. 665. 500
€
Bedrijfsopbrengsten Bijdrage Ministerie OCW- lumpsum Bijdrage MinisterieOCW- bijdrage kenniscomponent Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant
€
Totaal bedrijfsopbrengsten
€
Begroting € €
2025 3. 416. 440 50.000 2.481. 500 740. 165 6. 688. 105
Bi'dra e Ministerie OCW - lum sum
De lumpsum bijdrage is in 2025 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2025 en een vergoeding voor uittredingswerkzaamheden. Biidrage Ministerie OCW - overiKe
In verband met de herpositionering van de RHC's, het niet meer kunnen gebruiken van het rijks e-depot en het voornemen van het Rijk uit te treden, zijn er afspraken gemaakt. Onderdeel van deze afspraken is het toekennen van een bedrag van € 50. 000 per jaar voor de periode 2022 tot en met 2026, voor de zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Bi'dra e Gemeenten en waterscha
en
De bijdragen zijn in 2025 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2025. Daarnaast is er een toename als gevolg van de bekostiging van de e-depotvoorziening, conform het groeimodel (€ 0, 20 per inwoner in 2025), Dienstverlenin Provincie Noord-Brabant
Voor de periode 2022-2027 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen de Provincie Noord-Brabant en het BHIC. De bijdrage is in 2025 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2025.
Overige bedrijfsopbrengsten Verhuur vastgoed en catering
Werkelijk 2024
Verhuur depotruimte
91.677 258.428
Dienstverlening
38. 384
Overige opbrengsten Totaal overige bedrijfsopbrengsten
388.489
2025 85. 200 243. 900 8. 900
Werkelijk 2025 133. 738 314. 494 21. 658
o
l
338.000
469.891
Begroting
De post "Verhuur vastgoed en catering" is hoger door de tijdelijke verhuur van kantoorruimte (€ 81. 192). Voor tijdelijke verhuur van depotruimte werd een bedrag ontvangen van € 18. 336.
De post "Dienstverlening" is hoger door het faciliterenvan publieksdagen, waartegenover ook weer kosten staan en door hogere opbrengsten van dienstverleningsovereenkomsten.
25
LASTEN
Werkelijk Personeelskosten
Salarissen en toeslagen Pensioenpremiesen sociale lasten Personeel niet in loondienst
Andere personeelskosten Totaal personeelskosten
2024 € 2. 835.704 € 755. 104 € 363. 272 € 220.290 € 4. 174.370
Begroting 2025 € 2. 966.400 € 824. 200 € 258.800 € 136. 400 € 4. 185.800
Werkelijk 2025 € 2. 960.401 € 800. 912
€ 346. 862 € 156. 327 € 4. 264.502
Salarissen en toesla en
De salariskosten zijn in 2025 met name gestegen door periodieken, de doorwerking van de CAO-verhoging van 2, 5% per l juli 2025. De post salariskosten omvat behalve reguliere salariskosten ook het IKB-budget, dat daarmee ook steeg. Dit budget omvat brutosalarisbestanddelen, zoals vakantietoeslag, eindejaarstoeslag, levensloopbijdrage en enkele toeslagen. Verder zijn er vervangingskosten. Het BHIC heeft als expertise-organisatie relatief veel hooggeschoolden in dienst. Lager geschoold werk is voor een deel uitbesteed, Pensioen remies en sociale lasten
De stijgingvan de pensioenpremieswordt veroorzaakt door hogere bruto salariskosten, welke echter wordt gecompenseerd met een lagere pensioenpremie. De pensioenpremie van het Ouderdomspensioen is gelijk gebleven op 27,0%. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een
pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfondsABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichtingtot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord. Ook de sociale lasten zijn gestegen met name als gevolg van de hogere bruto salariskosten. De premiepercentages liggen in 2025 iets hoger dan in 2024. Personeel niet in loondienst
Voor schoonmaakdiensten werd voor een bedrag van € 42. 900 ingehuurd, voor de service scannen op verzoek € 96. 600 en voor ICT-diensten € 47. 400. Voor archiefbewerkingwerd voor een bedrag van € 63. 600
ingehuurd. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. De kosten van deze inhuur van capaciteit en expertise bedroegen in 2025 € 92. 300. Daarnaast zijn er de kosten voor het inhuren van administratieve diensten en inspecties, € 4. 200. Andere ersoneelskosten
Dit betreft met name scholingskosten, kosten arbodienst, reiskosten, wervingskosten, kerstpakketten, kosten BHV en overige personeel gerelateerde kosten. De kosten zijn in 2025 gedaald, doordat het wegvallen van kosten voor training en werving van directeur. Wet normerin bezoldi in to functionarissen ublieke en semi ublieke sector WNT
De bestuursleden en de directeur vallen onder de WNT. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening.
26
Aantal medewerkers
Werkelijk
Begroting
Werkelijk
31-12-2024 FTE
2025 FTE
31-12-2025
FTE
41,3 3,5
41,0
Personeel niet in loondienst
38,7 3,2
TotaalFTE
41,9
44,8
43,9
Personeel in loondienst
2,9
Op 31 december 2025 bedroegen de openstaande vacatures in totaal 0,7 FTE (2024:1,8 FTE).
Werkelijk Huisvestingskosten Huurkosten
Belastingen en verzekeringen Toevoeging onderhoud en instandhouding Onderhoud en verduurzaming Energiekosten Andere huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten
2024 190. 294 21. 893 939. 974
102.159 228. 195
Begroting
2025
225.700 31.000 968.600 66.800 281.200
27.726
29. 600
1. 510.241
1. 602.900
Werkelijk 2025 194. 009
27.296 974. 317 221. 805 224. 957 40. 974 1,683.358
Huurkosten
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoed bedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. De huurprijs is gebaseerd op de financieringslastenen de boekwaarde van De Citadel. Dit bedrag wordt verhoogd met een opslag voor het Rijksvastgoedbedrijfvooreigenaarslasten. De in rekening gebrachte huur voor De Citadel over 2025 bedroeg € 194. 009. Toevoe in onderhoud en instandhoudin
Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. De berekende toevoeging aan deze voorziening bedraagt € 969. 039. Het restant van deze post betreft de toevoeging aan de onderhoudsvoorzieningvan de locatie Grave, een bedrag van € 5. 278. Onderhoud en verduurzamin
Dit betreft het klein onderhoud en inrichtingskosten,wat niet is opgenomen in het meerjarig onderhoudsen instandhoudingsplan. Voor de locatie in Den Bosch komt dit uit op € 19. 547 en voor Grave op € 13. 900. Verder betreft dit ons aandeel in de kosten van het beheer en onderhoud van het gezamenlijke pand in Grave, via de VerenigingVan Eigenaren Zuid-OosterGrave (€ 178. 694). Dit laatste bedrag is dit jaar hoger als gevolg van ons aandeel in het aanpassen en vervangen van Vve-installaties en oplossen van lekkages. Tenslotte zijn er kosten gemaakt voor Onderhoud inrichting/ meubilair (Den Bosch en Grave) van € 7. 600 en kleine verduurzamingsmaatregelen (€ 1. 800). Ener iekosten
De energie wordt deels centraal ingekocht door het Rijksvastgoed bedrijf. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregelingzijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%). De energiekosten zijn licht gedaald t. o.v. 2024.
27
Zoals eerder beschreven zijn we gestart met verduurzamingsmaatregelen om ook het energieverbruik terug te dringen. Het verbruik van zowel gas als elektra is in 2025 gestegen. Wel is het zo dat het gasverbruik substantieel beïnvloed wordt door het wel of niet hebben van een strenge winter. De klimaatinstallaties van de depots van het BHIC worden voor een belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De kosten van elektra zijn in de begroting ook substantieel hoger dan de kosten van gas. De kosten van gas bedroegen in 2025 € 43. 900, van elektra € 180. 000 en van water € 800. Andere huisvestin skosten
Onder deze post vallen de schoonmaakkosten, gevel-en glasbewassing en de bewakings-en beveiligingskosten.
Organisatiekosten Kantoorkosten, telefonie en dataverbindingen Advies-, administratie- en accountantskosten
Werkelijk 2024 46. 108 101. 188
Automatiseringskosten Algemene kosten
123.048
Andere organisatiekosten
11. 347 319.006
Totaal organisatiekosten
37.315
Begroting
2025 60. 300 57. 000 126. 800 38. 600 14.500
297. 200
Werkelijk 2025 48.414 91. 475 168. 524 38. 987 17. 848 365. 248
Onder de advieskosten vallen de kosten van externe adviserin. Onder automatiserin skosten vallen de
licentiekosten en onderhouds-en servicecontracten van de ICT-voorzieningen. De automatiseringskosten
stijgen meer dan trendmatig. De al emene kosten betreffen reiskosten, bestuurskosten, representatiekosten, verzekeringen en bijdragen aan brancheorganisaties. Onder andere or anisatiekosten vallen onder meer inkoop, catering en koffievoorzieningen voor bezoekers.
Afschrijvingen Gebouwen
Verbouwingen Installaties Inventarissen
Depotinrichtingen ICT- hardware ICT- software Totaal afschrijvingen
Werkelijk 2024 46. 277 1. 578 7. 147 27. 791 30. 325 72. 264 22.572 207.954
Begroting
2025 46. 300 41. 800 44.000 26. 000 30. 400 68. 200 34. 600 291.300
Werkelijk 2025 46. 278 15. 671 46. 231 24. 354 30. 325 71. 397 8.451 242.707
De afschrijvingen zijn ten opzichte van de begroting lager vanwege de vertraging van de verbouwing van het voormalig restauratieatelier. De verbouwing is dit jaar afgerond en zal vanaf 2026 volledig in de afschrijvingskosten meelopen. De afschrijving van de ICT-software is lager dan begroot, doordat de vervanging van de website is vertraagd.
28
Werkelijk Collectiebeheer
Transport archief en aankoop collecties Gebruiksgoederen en onderhoudskosten depots Scannen door derden en digitaliseringskosten Internet-, cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling Totaal collectiebeheer
2024 1. 716 52.863 20. 361 270.440 46. 324 391. 704
Begroting 2025 8. 200 24. 100 107. 300 348. 300 68. 200 556.100
Werkelijk
2025 899 32.631 92. 747 286. 519 54. 190 466.986
Scannen door derden en di italiserin skosten
Dit jaar betreft dit het scannen van registers van de Burgerlijke Standen van beeldmateriaal. In zowel 2025 als 2026 vindt een extra project scannen van akten plaats, waardoor de kosten hoger zijn als in 2024) Internet- cloud- en hostin sdiensten Dit betreft diensten voor het beheer en onderhoud van onze collectie. Daarvoor zijn binnen onze eigen ICT-
omgeving voorzieningengetroffen, zoals scanners, beveiligingen opslag (€ 47. 600). Een deel van onze digitale archieven wordt gehost bij een externe partij, waar ook de digitale exemplaren van de service scannen op verzoek worden geplaatst (€ 108. 900). Daarnaast betreft dit lokale exploitatiekosten in verband met de e-depotvoorziening (€ 11. 000) en de
jaarlijkse vergoedingen voor onze e-depotvoorziening,te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional) van Preservica en My-Lex (totaal € 119. 000). Inhuur derden en ontwikkelin
Dit betreft de inhuur van derden voor de ontwikkeling en verbetering van de hierboven genoemde diensten
(€ 35. 100). Daarnaast betreft dit de kosten voor (bijna 100) vrijwilligers(met name reiskosten),die helpen met het maken van indexen op onze bronnen (€ 19. 000).
Publieksbereik Bibliotheek en studiezaal
Werkelijk 2024
4.990
Internet-, cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling
109. 832
Publiciteit en promotie
68.048 235. 459
Totaal publieksbereik
52.589
Begroting
2025 12. 500 132. 500 92. 800 49. 600 287. 400
Werkelijk 2025 4.840
102. 643 146.688
33. 924 288. 095
Internet- cloud-en hostin sdiensten Dit betreft diensten voor het beheer en onderhoud van onze hoofdwebsite bhic. nl en diverse