Bijlage 2: Smart verbeterplan planning.pdf

Gemeente Meierijstad 2022-2024 num KPI- Kritische Prestatie mer numm Indicatoren (KPI's) er

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico

prioriteit Eindresultaat

Aanpak op hoofdlijnen

Vermelding in het Inspectieverslag BHIC 2-2022

Uitvoeringsplan Start Gepla Voortgang in % Toelichting status voortgang Informatiebehee activitei nd r oktober 2022 t einde activit eit 25 50 75 100

Informatie op orde blijft een zaak van Atelier Informatiebeheer terwijl de hele organisatie een rol heeft vanuit verschillende niveaus en gezichtspunten en systemen.

Hoog; Iedere medewerker heeft een verantwoordelijkheid voor het goed vastleggen van de informatie om risico's te voorkomen.

1 Iedere medewerker moet op de hoogte zijn van de verantwoordelijkheden die staan in de beheerregeling Informatiebeheer 2018.

1. De beheerregeling informatiebeheer 2018 wordt vertaald voor de hele organisatie; 2. Dit is een onderdeel van de opzet van het kwalitietssysteem.

2.1 I-governance Q2 2022

Q4 2023

De verantwoordelijkheid en taken van de medewerkers en leidinggevenden voor het op orde houden van de informatievoorziening en juist registreren in de systemen ligt vast in meerdere documenten en handleidingen. Met de komst van Djuma en X-works zijn de verantwoordelijkheden voor deze twee applicaties op applicatieniveau goed beschreven. Wie is waar verantwoordelijk voor geldt voor de hele organisatie en alle applicaties/data/informatie/e-mail enz. waarmee gewerkt wordt. Dit is ook onderdeel zijn van de opzet van het kwaliteitssysteem.

De beheerregeling informatiebeheer is in 2018 vastgesteld. Er is niet over gecommuniceerd. De regels voor informatie op orde worden opnieuw onder de aandacht gebracht, via een communicatiecampagne. Daarnaast vindt de informatie over registreren en archiveren plaats via de informatiespecialisten en atelier Informatiestrategie. De regels voor informatie op orde worden opnieuw onder de aandacht gebracht, via een communicatiecampagne. Daarnaast vindt de informatie over registreren en archiveren plaats via de informatiespecialisten.

1 1 1.2

Lokale regelingen Beheerregeling informatiebeheer

2 1.2

Beheerregeling informatiebeheer

Werk onder de regie van de Hoog; directeur Bedrijfsvoering samen Iedere medewerker heeft een met de andere i-ateliers de iverantwoordelijkheid voor het Governance uit. goed vastleggen van de informatie om risico's te voorkomen.

2 Iedere medewerker is op de hoogte hoe hij zijn informatie op de juiste manier kan archiveren en in welke applicaties.

1. Er is een informatiebeheerplan dat kaders en richtlijnen bevat; 2. Samen met Informatiestrategie wordt een architectuur informatiebeheer beschreven.

2.1 I-governance Q2 2022

Q4 2023

3 1.2

Beheerregeling informatiebeheer

Stel beleid en omgangsregels Hoog; op voor het gebruik van dragers Uit ervaring bij andere buiten de applicaties om, zoals overheidsorganisaties blijkt e-mailboxen, Link en de dat veel informatie netwerkschijven. opgeslagen is in andere systemen, dit onttrekt zich aan de regie van Informatiebeheer, hierdoor kan informatie verloren gaan.

4 Er is een beleid hoe om te gaan met dragers.

1. Beheerregeling en uitwerking is gereed; (nummer 1) 2. De ateliers worden bezocht om de stand van zaken in kaart te brengen; 3. Er komt een overzicht met verbeterpunten; 4. Er wordt gecommuniceerd met betrokkenen en bijgestuurd.

2.4 Duurzame Q2 toegankelijkheid 2022

Q3 2024

4 1.2

Beheerregeling informatiebeheer

Stel beleid en omgangsregels Midden; op voor het gebruik van dragers Zonder toegang van buiten de applicaties om, zoals Informatiebeheer tot de e-mailboxen, Link en de netwerkschijven kan het netwerkschijven. atelier haar taken niet goed uitvoeren en kan informatie verloren gaan, omdat deze niet vernietigd had mogen worden.

19 Er worden afspraken met ICT gemaakt over toegang tot atelierschijven om deze te monitoren. Het monitoren is een continu proces.

1. De beoordeling van de atelierschijven wordt opgepakt op een natuurlijk moment bij het bezoek van het atelier of als er een neiuwe applicatie in gebruik geomen wordt; 2. Bij de inrichting van MS Teams voor de ateliers zal documentopslag per team worden vastgelegd en deel uit maken van het kwaliteitssysteem.

2.4 Duurzame Q3 toegankelijkheid 2022

Q3 2024 contin u

Tot applicaties is al toegang, toegang tot de netwerkschijven en Link komt in de loop van 2023, als duidelijk is waar de organisatie heen gaat met de netwerkschijven en en de inrichting van MS Teams

5 1.2

Beheerregeling informatiebeheer

Communiceer de vastgestelde i- Hoog; Governance met de organisatie; Om te voorkomen dat elke medewerker heeft immers informatie verloren gaat is het een verantwoordelijkheid in het belangrijk dat zij weten wat op orde houden van de van hen verwacht wordt. informatievoorziening.

3 De communicatie over de beheerregeling ligt vast in een communicatieplan en dit wordt onder de aandacht gebracht bij de ateliers.

Begin 2023 worden er fysieke en digitale inloopsessies georganiseerd aan de hand hiervan wordt bepaald hoe er verder wordt gecommuniceerd om de medewerkers te bereiken.

2.1 IQ1 governance; 2022 2.4 Duurzame toegankelijkheid

Q3 2023 contin u

De inloopsessies zijn begin 2023 georganiseerd.

6 1.4

Wijziging overheidstaken

Het archief Optimisd staat bij Hoog; Dataspace, de bewaartermijnen Het contract loopt af in 2024. moeten gecontroleerd worden, de overeenkomst moet verlengd worden of het archief moet naar Meierijstad terug, bij geen actie kan Dataspace het archief te vroeg vernietigen.

5 Het contract met Dataspace is onderzocht en er is een keuze gemaakt waar dit papieren archief wordt geplaatst.

1. Overleg met Datatspace; 2. Inventarisatie naar vernietigen dossiers. 3. Nieuw contract of verp[laatsen naar eigen archiefruimte.

3.5 Archief Optimisd

Q1 2023

Er komt een planning zodra bekend is welke keuze gemaakt wordt. Nu vindt een inventarisatie plaats naar wat wanneer vernietigd mag worden.

Q1 2023

7 1.5

Gemeenschappelijk e regelingen en andere samenwerkingsverb anden

Er is geen protocol en archiefparagraaf die van toepassing is op verbonden partijen.

Laag; Er is onvoldoende in beeld wat de afspraken zijn op het gebied van informatiebeheer met de GR’s waaraan de gemeente deelneemt.

30 Er is een protocol en een 1. Tekst wordt overlegd met archiefparagraaf die gemeentearchivaris; gecommuniceerd kan worden 2. Ateliers worden benaderd; met ateliers, die betrokken zijn bij 3. Per GR wordt onderzocht verbonden partijen deze tekst wanneer deze i.v.m. wetzijziging ( wordt ook opgenomen bij de 1-7-2022) gewijzigd wordt. gewijzigde GR. 4. Nieuwe GR moeten dit opnemen juridische zaken is hiervan op de hoogte.

2.8 Verbonden partijen

Q2 2022

Q4 2023

8 1.5

Gemeenschappelijk e regelingen en andere samenwerkingsverb anden

Er is achterstallig archiefbeheer bij verbonden partijen waar het archiefbeheer niet gemandateerd is.

Laag; Er is onvoldoende in beeld wat de afspraken zijn op het gebied van informatiebeheer met de GR’s waaraan de gemeente deelneemt.

31 Er zijn afspraken met de 1. Per verbonden partij wordt verbonden partijen waar het archiefbeheer beschreven en archiefbeheer niet mee geregeld geregeld. was.

2.8 Verbonden partijen

Q2 2022

Q4 2023

2.0 9 2.1

Mens en middelen Middelen

7 Alle oude dms-en zijn overgezet naar Open Document Store.

3.4 Afsluiten oude DMS

Q2 2022

Q4 2024

10 2.1

Middelen

4.2 Open Data Store

Q3 2022

Q4 2022

1.3 Strategische Q4 personeelsplann 2022 ing

Q4 2022

1. Q1 Verandertraject: 2023 Persoonlijke en teamontwikkelin g

Q4 2023 Contin u

1. Verandertraject: Persoonlijke en teamontwikkelin g 1. Verandertraject: Persoonlijke en teamontwikkelin g 1.2 Actualiseren vakkennis; 1.4 Versterken teamspirit

Q1 2021

Q4 2022

Q1 2021

Q4 2022

Q4 2020

Q4 2022

11 2.2

Er zijn een aantal oude dms-en Hoog; waarin dossiers compleet Dit loopt en er is een planning gemaakt moeten worden en voor de systemen. waaruit vernietiging en overdracht kunnen plaats, door deze te migreren naar een Open Data Store kan dit uitgevoerd worden.

Er is een datastore noodzakelijk Laag; gereed om alle archiefwaardige Dit systeem is noodzakelijk, informatie op te slaan en in het is al opgeleverd en archief technische zin te ingericht. beheren. Mensen kwantitatief Breng de benodigde formatie op Hoog; gereed t.b.v. beheer orde. De formatie is per 1-1-2023 op sterkte.

12 2.3

Mensen kwalitatief t.b.v. beheer

Het team is compleet, nog niet iedereen bezit de juiste opleiding en het kennisniveau.

Hoog; Opleiding en kennisniveau groeit mee met gevraagde competenties.

13 2.3

Mensen kwalitatief t.b.v. beheer

14 2.3

Mensen kwalitatief t.b.v. beheer

15 2.3

Mensen kwalitatief t.b.v. beheer

Integreer de registratietaken Hoog; gereed van de post in de functie van de Het werk vraag meer allround informatiebeheerders informatiebeheerders, archivering zit aan het begin van het proces. Maak onderscheid in functies Laag gereed en rollen en neem daar in elk Door specialisatie komt kennis geval in op: recordmanager, van medewerkers beter tot adviseurs Informatiebeheer en zijn recht. informatiebeheerders Er wordt een goede spirit Laag; gereed gecreëerd. Er is veel aandacht aan besteed.

Er is een Open Document Store ingericht.

1. Verseon en Docman zijn opgeschoond en opgenomen in ODS; 2. Voor Key2Klantcontact: VM gemeente Veghel; Leverancier Centric onderzoekt de mogelijkheden; 3. Voor Key2Zaken: gemeente Meierijstad; Leverancier Centric onderzoekt de mogelijkheden; 4. Corsa: VM Schijndel; ondersteuning leverancier nog geregeld, vernietiging op orde, planning overgang naar ODS 2024. Gereed, er is een Open Document Store ingericht.

De formatie is per 1 januari 2023 Gereed op orde.

10 Medewerkers hebben de 1. In februari 2023 is een 3.Personele opleiding gevolgd die hoort bij de training vernietigen gevolg door ontwikkelingen functie, er is voortdurend het hele team; aandacht voor 2. Later in 2023 jaar krijgt kennisontwikkeling. Voor 2023 is iedereen de gelegenheid om een een training vernietigen gepland, meerdaagse training: basis van later in het jaar krijgt iedereen de informatiebeheer te volgen; gelegenheid om een 3. Individuele trainingen zijn meerdaagse training de basis gepland voor 2023. van informatie beheer te volgen. Registratietaken zijn geïntegreerd in de functie informatiebeheerder.

Gereed

3.Personele ontwikkelingen

Functies en rollen zijn beschreven en benoemd.

Gereed

3.Personele ontwikkelingen

Er is vertrouwen in en respect voor elkaar.

Gereed

3.Personele ontwikkelingen

Op basis van de inventarisatie wordt de archivering opgepakt en ingeregeld conform weten regelgeving. Bij de Omgevingsdienst Brabant Noord is de archivering door de gemeente Oss opgepakt, Meierijstad is hierbij betrokken. Daarnaast wordt met het Stadsgewest ’sHertogenbosch een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten over het informatie- en archiefbeheer. En de jaarlijkse rapportage aan IBT gezonden. De nieuwe wetswijziging moet binnen 2 jaar doorgevoerd zijn, bij dit moment wordt aangesloten.

Key2zaken en Key2klantcontact april 2023 offerte, mei start met Kick-off en migratie Q4 2023; Corsa analyse Q2-Q3 2023, Migratie hierna uiterlijk Q4 2024.

De functie van kwaliteitsmedewerker informatiebeheer is ingevuld, de rol van de informatiespecialisten ook, de rol van recordmanger wordt nog bij de informatiespecialisten ondergebracht. Er is veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van een teamgeest, er is vertrouwen en respect voor elkaar, hierdoor kunnen medewerkers elkaar vervangen en informeren ze elkaar.

16 2.3

Mensen kwalitatief t.b.v. beheer

Medewerkers van de ateliers hebben weinig kennis van het belang van een goede archivering en de bijbehorende omgangsregels.

17 2.3

Mensen kwalitatief t.b.v. beheer

Topdesk wordt nog niet optimaal gebruikt als kennisbron ter ondersteuning van de organisatie.

3

11 Het geven van trainingen en 1. Evaluatie 1 jaar Djuma training 3.Personele uitleg van met name het Djuma en ondersteuning; ontwikkelingen zaaksysteem is opgenomen in 2. Aanpassen trainingen en het reguliere werk van de ondersteuning;3. Training wordt informatiespecialisten. Ze werken aangepast; voortdurend aan een verbetering 4. Training op maat gegeven; van uitleg en training. 5. Extra berichten Link; 6. Inloop mogelijkheden ondersteuning besluitvorming. Laag; gereed Vragen uit de organisatie worden 1. Inventarisatie 1 jaar Djuma 3.Personele Topdesk werd al gebruikt, het vastgelegd in Topdesk en dit vragen die gesteld zijn; ontwikkelingen gaat om optimaliseren van het wordt gebruikt al kennisbron voor 2. In maandelijks atelieroverleg gebruik. verbeteringen van het proces en bespreken vragen en actie; cursussen en tips over archiveren en registreren.

4.4 Trainingen

Q1 2022

Q4 2023 Contin u

Bij de introductie van Djuma is veel aandacht besteed aan de processen bij de ateliers. De processen van Djuma zijn gekoppeld aan de ateliers. Het registreren in Djuma door de ateliers maakt deel uit van de introductie nieuwe medewerkers.

2.6 Ondersteuning aan de organisatie

Q3 2021

Q4 2022

Het topdeskproces is ingeregeld zodat medewerkers snel antwoord krijgen op hun vragen, van veel gestelde vragen worden instructie pagina's gemaakt op Link.

Q4 2023

Q2 2024

Q3 2023

Q2 2024

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

18 3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

19 3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

4

Hoog Bij de introductie van Djuma ( het nieuwe zaaksysteem) is veel aandacht besteed aan opleiding. Er is al veel ondersteuning op de werkvloer.

Het veiligstellen van objecten Laag; met cultuurhistorische waarde Anderen hebben geen weet zoals de papieren archieven van het plan, maar weten wel maakt geen deel uit van het dat papieren archieven gemeentelijk rampenplan. belangrijk zijn. Er is geen calamiteitenplan voor Laag; de papieren archieven waarin Het kan zijn dat problemen staat wat de door het hebben van een plan verantwoordelijkheden zijn, voorkomen hadden kunnen afspraken en procedures. worden.

28 Het calamiteitenplan archieven is 1. Het calamiteitenplan archieven 4. Plan veiligheid en opgesteld en maakt deel uit van wordt opgesteld volgens het calamiteiten het gemeentelijk rampenplan. LOPAI model; 2. Het gaat deel uitmaken van het gemeentelijk rampenplan. 29 Het calamiteitenplan archieven is 1. Verantwoordelijkheden liggen 4. Plan veiligheid en opgesteld, duidelijk is in welke vast en zijn bekend bij de calamiteiten volgorde archieven bij een medewerkers; calamiteit ontruimt moeten 2. Duidelijk is in welke volgorde worden en waar ze heen archieven bij een calamiteit gebracht moeten worden. ontruimt moeten worden en waar ze heen gebracht moeten worden; 3. Coördinator interne veiligheid is verantwoordelijk voor de ontruiming.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

20 4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Schrijf een kwaliteitsmanagementplan, wat onder meer is gebaseerd op de Archiefregeling, artikel 16, de Handreiking van KIDO en het normenkader van DUTO . Laat dit plan vaststellen door het college in zijn rol van zorgdrager.

Middel; Er zijn al veel verbeteringen m.b.t. de verbetering van de kwaliteit beschreven en in gang gezet, ook zijn voor het nieuwe zaaksysteem Djuma kwaliteitscontroles ingericht.

12 Er is een 1. Een 5. Kwaliteitssysteem 2.2 Q4 kwaliteitsmanagementplan met kwaliteitsmanagementplan met archiefbeheer Kwaliteitszorgsy 2022 toetsbare eisen op alle niveaus toetsbare eisen op alle niveaus steem met verbetermogelijkheden met verbetermogelijkheden is ingericht; en vastgesteld door het opgesteld; college. 2. Andere ateliers Informatiebeveiliging en gegevensbeheer worden betrokken bij de toetsbare eisen: 3. Het plan wordt besproken met het BHIC; 4. Het plan wordt aangepast; 5. Het plan wordt vastgesteld door het college.

Q4 2023

21 4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Laat het kwaliteitmanagementplan beoordelen door het BHIC.

Hoog; De beoordeling door het BHIC kan voorkomen dat er later te veel aanpassingen gedaan moeten worden aan het plan.

13 Er is een door het BHIC beoordeeld kwaliteitsmanagementplan. Hierna wordt dit plan vertaald in een meetinstrument door informatiebeheer.

5. Kwaliteitssysteem 2.2 Q4 archiefbeheer Kwaliteitszorgsy 2022 steem

Q3 2023

22 4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Implementeer de activiteiten die Middel; voortkomen uit het De informatieadviseurs komen kwaliteitsmanagementplan in hun werk al verbetermogelijkheden tegen. Adviseurs overleggen wekelijks over de kwaliteit van informatiebeheer.

14 Het meetinstrument is ontwikkeld 1. Het meetinstrument is 5. Kwaliteitssysteem 2.2 Q4 en de verbetermogelijkheden ontwikkeld en de archiefbeheer Kwaliteitszorgsy 2022 kunnen bepaald worden. Er verbetermogelijkheden kunnen steem wordt gebruik gemaakt van bepaald worden; kwaliteitscirkel van Deming 2. In het atelier worden der taken (PDCA-cyclus). verdeeld; 3. Er is overleg over de uitvoering met andere ateliers Beveiliging, Informatiestrategie en Gegevensbeheer.

Q4 2024

1. Het BHIC beoordeeld kwaliteitsmanagementplan; 2. Plan wordt aangepast en vastgesteld. (zie nummer 20)

Eerste voorzet voor opzet kwalitietssysteem is in april 2023 aangeboden aan BHIC.

23 4.1

5

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Het ontbreekt aan een Kwaliteitssysteem i.r.t. duurzame toegankelijkheid.

Middel; De informatieadviseurs komen in hun werk al verbetermogelijkheden tegen. Zij overleggen wekelijks over de kwaliteit van informatiebeheer.

15 In lijn met het 1. De meetinstrumenten voor kwaliteitsmanagementplan is een Djuma werken; methodiek om steekproefsgewijs 2. Zij worden vertaald voor de kwaliteit van de zaakdossiers gebruik van andere applicaties te monitoren op Vindbaarheid, met documentopslag; Volledigheid (extra aandacht 3. Hierna vindt de monitoring voor uitgaande brieven!) en periodiek plaats. Rechtmatigheid ontwikkeld. Hierbij is ook in een vroegtijdig stadium op de keuze van het zaaktype gelet.

5. Kwaliteitssysteem 2.2 Q4 archiefbeheer Kwaliteitszorgsy 2022 steem

Q4 2024

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

24 5.1

Geordend overzicht Er is een overzicht van alle analoog en digitaal applicaties, de checkt op informatie- en archiefmanagement moet uitgevoerd worden.

Hoog; Een overzicht kan helpen de regiefunctie op informatiebeheer uit te voeren zodat er geen informatie buiten beeld blijft en duidelijk is waar kopieën zich bevinden.

25 5.1

Geordend overzicht Inventariseer bij elk atelier analoog en digitaal welke informatie op hun werkprocessen van toepassing is en in welke applicaties deze informatie wordt opgeslagen.

Hoog; Een overzicht kan helpen de regiefunctie op informatiebeheer uit te voeren zodat er geen informatie buiten beeld blijft en duidelijk is waar kopieën zich bevinden.

26 5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

27 5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

28 5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

Een metadataschema voor de Midden; gemeente Meierijstad ontbreekt. Een verplicht metadataschema kan voorkomen dat in de primaire applicaties met archieffunctie informatie ontbreekt die noodzakelijk is voor een goed archiefbeheer. Onderzoek of Open Document Midden Store ingezet kan worden als bij De archieffunctie in primaire de primaire applicatie een applicaties kan een volledige archieffunctie belemmering zijn voor ontbreekt. integrale raadpleging. Open Document Store kan hier een oplossing voor bieden.

De archiefmodule van Key2zaken werkt niet correct.

Hoog; Open Document Store kan de archiefmodule die ontbreekt in Key2zaken vervangen, zodat waardering en selectie kan worden toegepast vanuit Open Document Store.

20 Primaire applicaties worden 1. Primaire applicaties zijn 6. Overzicht en gecheckt op informatie- en gecheckt op opslag documenten ordening van archief management de de resultaten zijn opgenomen in archiefbescheiden resultaten worden opgenomen in de I-navigator en de I-navigator. Een van de eerder applicatieoverzicht atelier beschreven acties (nummer 3) is Informatiestrategie; beschreven dat de 2. Een van de eerder beschreven informatiespecialisten langs de acties (nummer 3) is beschreven ateliers gaan, dan wordt de dat de informatiespecialisten check op applicaties ook langs de ateliers gaan, dan wordt uitgevoerd. de check op applicaties ook uitgevoerd.

Q1 2022

Q2 2024

6. Overzicht en ordening van archiefbescheiden

2.4 Duurzame Q3 toegankelijkheid 2020

Q4 2024 contin u

6. Overzicht en ordening van archiefbescheiden

4.3 Set aan Q1 archieffunctional 2023 iteit en metadata t.b.v. duurzame toegankelijkheid

Q2 2023

6. Overzicht en ordening van archiefbescheiden

4.2 Open Data Store

Q3 2022

Q4 2023

8 Onderzocht is hoe Key2zaken 1. Centric de leverancier 6. Overzicht en overgezet kan worden naar Open onderzoekt hoe Key2zaken ordening van Document Store met de juiste overgezet kan worden naar Open archiefbescheiden metadata. Document Store met de juiste metadata.

3.4 Afsluiten oude DMS-en

Q1 2022

Q42023

17 Per atelier zijn afspraken over 1. Dit hangt samen met nummer - de wijze van registratie, met 24. name de metadata, aan de hand van de algemene richtlijnen hiervoor; de inrichting van het archiefbeheer in de vak applicatie; - de wijze waarop tijdige vernietiging kan plaatsvinden; - op basis van een risico- en impactanalyse beoordelen hoe de duurzame toegankelijkheid kan worden geborgd gedurende de wettelijk bepaalde bewaring. gereed Er is een goedgekeurd Gereed metadataschema dat voldoet aan de richtlijnen van het MDTO en dat op alle nieuwe applicaties toegepast gaat worden.

24 Applicaties met een onvolledige archieffunctie zijn beoordeeld op migratie naar Open Document Store.

1. Zie nummer 24 er wordt geïnventariseerd; 2. Applicaties met een onvolledige archieffunctie zijn beoordeeld op migratie naar Open Document Store; 3. Migratie vindt daadwerkelijk plaats.

2.1 IGovernance

Er is veel aandacht besteed aan de inrichting van de I-navigator om per atelier en per werkproces een verwijzing naar applicaties vast te leggen.

29 5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

Informatie van de netwerkschijven is niet onder archiefregime.

Hoog; Een overzicht kan helpen de regiefunctie op informatiebeheer uit te voeren zodat er geen informatie buiten beeld blijft en duidelijk is waar kopieën zich bevinden. Indien nodig kan via Open Document Store selectie en waardering worden toegepast.

25 Informatie van netwerkschijven is 1. Inventariseer de informatie van 6. Overzicht en opgenomen in Open Document netwerkschijven van de ordening van Store. Het gaat hier om de voormalige gemeenten op archiefbescheiden netwerkschijven van de opname in het ODS/Djuma; voormalige gemeenten. 2. Exporteer deze informatie naar ODS/Djuma.

30 5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

Medewerkers hebben te weinig Hoog; aandacht voor het registreren E-mailberichten bevatten vaak van e-mailberichten. formele informatie die gearchiveerd moet worden om de informatie op orde te hebben, medewerkers moeten hiervan op de hoogte zijn.

22 Maandelijks is er communicatie 1. Maandelijks is er 6. Overzicht en over wat en hoe te registreren, communicatie over wat en hoe te ordening van waaronder e-mail een van de registreren, waaronder e-mail archiefbescheiden onderwerpen is. Er wordt nu niet een van de onderwerpen is; aangesloten bij de 2. Er wordt nu niet aangesloten capstonemethode, in 2025 wordt bij de capstonemethode, in 2025 een besluit genomen na de wordt een besluit genomen na de evaluatie selectielijst eevaluatie selectielijst emailbewaring VNG. mailbewaring VNG.

31 5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

Is bij het overzetten naar ODS ook aandacht voor compressie en encryptie?

26 In ODS zijn alle documenten te Dit hangt samen met nummer 6, openen ook Zip bestanden en 24 en 29. Het blijft punt van bestanden met encryptie, indien aandacht bij opname in ODS. nodig is de sleutel meegeleverd. Dit is continu, want bij iedere inlezing in de applicatie moet dit onderzocht worden.

6

Midden; Bij het overzetten van oude DMS bestanden naar ODS gaat alles over zoals het erin in gezet is, het bestand moet wel te openen zijn.

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

Er is geen hotspotmonitor

Midden; De lijst niet is vastgesteld, maar er is een lijst die gebruikt wordt door informatiebeheer bij vernietiging, deze lijst wordt aangevuld met nieuwe hotspots.

33 6.4

Vernietiging en verklaringen

De archiefmodule van Key2zaken werkt niet correct

Hoog; Key2zaken was de kernapplicatie voor de archivering, de archiefmodule werkte niet correct. Door migratie naar Open Document Store kan dit opgelost worden.

34 6.4

Vernietiging en verklaringen

Voer jaarlijks de digitale Hoog; vernietigingsprocedure uit I.v.m. privacy is het vanuit het huidige zaaksysteem; noodzakelijk dat vernietiging de eerste keer met met regelmaat wordt terugwerkende kracht tot 2017. uitgevoerd.

35 6.4

verbeterplan

36 7.1

Q4 2025

Q1 2023

Q3 2025/ contin u

Q3 2022

Q4 2024

Q2 2022

Q4 2023

Q1 2022

Q42024

2.7 Routinematige vernietiging

Q1 2021

Q2 2023 Contin u

3.5 Archief Optimisd

Q2 2023

Q2 2024

Q3 2023

Q4 2023

4.4 Trainingen

6. Overzicht en ordening van archiefbescheiden

Uitgangspunt is dat e-mail die hoort bij de zaak daar geregistreerd moet worden. Er is gekozen voor het afwachten van de evaluatie Selectielijst emailbewaring (in 2025) VNG.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

32 6.3

7

Q4 2023

Het archief Optimisd is niet op vernietigen afgesteld. Alle dossiers /zaken moeten nog (digitaal) doorlopen worden. Ook is het is nog niet in de vernietigingsprocedure meegenomen, dit moet wel omdat vanuit o.a. privacy de archieven ook vernietigd moeten worden. Overbrenging van archiefbescheiden

Laag; Er moet nog gecontroleerd worden op bewaartermijnen.

Overbrenging na bij Milieuvergunningen voormalige Hoog; wet vastgestelde gemeenten moeten nog Een uniforme raadpleging termijn gedeeltelijk bewerkt worden. maakt de kans op fouten kleiner.

16 De hotspotmonitor is vastgesteld door het college en jaarlijkse procedure tot vatstelling is ingeregeld.

1. Beleid en plan van aanpak is gereed; 2. Onderwerpen inventarisatie wordt compleet gemaakt; 3. Jaarlijkse procedure is beschreven; 4. Lijst wordt definitief gemaakt; 5. College besluit over de lijst en jaarlijkse aanpassingen; 6. Lijst wordt gepubliceerd. 9 Als de gegevens uit Key2zaken 1: Nadat de gegevens in het overgezet zijn naar Open ODS zijn opgenomen, kan er Document Store vindt selectie en vernietigd worden. vernietiging plaats. Opdracht 2. Via de begroting 2024 is voor het inlezen is aan Centric hiervoor extra formatie voor verstrekt. Hierna komt het gevraagd. vernietigingsproces.

7. vernietiging en hotspot

6 Vernietigingsprocedure voor 1. Vernietigingsprocedure voor digitale bestanden is ingericht en digitale bestanden in ingericht; wordt uitgevoerd. 2. Het vernietigen in ODS en Djuma wordt uitgevoerd.

7. vernietiging en hotspot

27 Het archief Optimisd is doorlopen 1. Het archief Optimisd is op vernietigen en het is doorlopen op vernietigen; opgenomen in de 2. Het vernietigen is opgenomen vernietigingsprocedure. in de vernietigingsprocedure.

23 De milieuvergunningen zijn zo bewerkt dat een uniforme raadpleging mogelijk is.

1. Bewerk de fysieke milieuvergunningen.

2.9 Hotspotmonitor

7. vernietiging en hotspot

8. Overbrenging van 3.2 Bewerken archiefbescheiden fysiek archief

Vanaf de vorming van de gemeente Meierijstad is een lijst opgesteld van mogelijke hotspots aan de hand van de 4 criteria. Dit om te voorkomen dat informatie verloren gaat.

Het doorlopen van de dossiers en termijnen is nog niet gestart. Risico is in beeld bij externe partij. Hij vernietigd niets.

37 7.1

Overbrenging na bij Er zijn vanaf 2001 hybride wet vastgestelde archieven gevormd, dit kan termijn problemen opleveren bij integrale raadpleging. Er is geen praktische oplossing.

Hoog; De kennis is nu nog aanwezig om te bepalen welke dossiers digitaal of papier worden.

18 Hybride dossiers zijn onderzocht en er is een keuze gemaakt voor papier of digitaal en zo worden de dossiers ook aangeleverd.

1. Onderzoek de hybride 8. Overbrenging van dossiers; archiefbescheiden 2. Leg de inventarisatie voor aan het BHIC; 3. Maak samen een keuze wat digitaal over gaat en wat fysiek; 4. Scan zonodig hybride documenten tot digitale dossiers en print digitale documenten tot fysieke dossiers.

38 7.1

Overbrenging na bij Er was van de voormalige wet vastgestelde gemeenten 1629 meter te termijn bewerken archief waarvan een deel aan het BHIC moet worden overgedragen.

Midden Doordat archieven in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen worden ze openbaar en zijn ze voor iedereen toegankelijk. Dit draagt bij aan een transparante overheid.

21 Archieven voormalige 1. Bewerk archieven voormalige gemeenten zijn bijna allemaal gemeenten; geïnventariseerd door een 2. Breng ze over naar het BHIC externe deskundige en indien het als het aan de orde is; al aan de orde is overgedragen 3. Plaats de rest in een goede aan het BHIC. archiefruimte tot vernietiging of overbrenging.

Q1 2021

Q4 2024

De knip fysiek en hybride vraagt een degelijke inventarisatie. Uitgangspunt is de zoekende burger duidelijk moet zijn wat waar te vinden is.

8. Overbrenging van 3.2 Bewerken Q3 archiefbescheiden fysiek archief; 2020 3.3 Wegwerken fysiek archiefaanbod

Q4 2024

Naar schatting moet nog ongeveer 385 meter bewerkt worden.