Bijlage 2 Smart verbeterplan gemeente meierijstad 2022-2025

SMART verbeterplan Gemeente Meierijstad 2022-2025 zaaknummer 2603615 KPI- Kritische Prestatie numm Indicatoren (KPI's) er

1 1.2

Lokale regelingen Beheerregeling informatiebeheer

1.3

Strategisch informatieoverleg

nu Omschrijving probleem 6 mm (knelpunt)/ er aanbeveling Brabants Historisch Informatie Centrum

prioriteit Eindresultaat

Aanpak op hoofdlijnen

Aanbeveling in Start Gepla Voortgang in % Toelichting status voortgang het activ nd Inspectieversla iteit einde g Brabants activit Historisch eit Informatie Centrum april 2024 25 50 75 100

1

Stel beleid en omgangsregels Midden; 7 op voor het gebruik van dragers Zonder toegang van buiten de applicaties om, zoals e- Informatiebeheer tot mailboxen, LINK en de de netwerkschijven netwerkschijven. kan het atelier haar taken niet goed uitvoeren en kan informatie verloren gaan, omdat deze niet vernietigd had mogen worden.

Informatiebeheer 1. De beoordeling van de nee heeft een checklist atelierschijven wordt "Informatiebeheer opgepakt op een natuurlijk per atelier". Deze moment bij het bezoek wordt gebruikt bij de van het atelier of als er overgang naar MS een nieuwe applicatie in Teams. gebruik genomen wordt; Informatiebeheer is 2. Bij de inrichting van MS betrokken bij alle Teams voor de ateliers zal overgangen van documentopslag per team intranet LINK en worden vastgelegd en netwerkschijven naar deel uit maken van het MS Teams. kwaliteitssysteem.

Q3 Q1 2022 2025 contin u

Toegang tot de netwerkschijven en intranet LINK is in december 2023 gestart. De eerste werkateliers zijn in 2024 over gegaan van intranet LINK naar MS teams. Het atelier informatiebeheer is betrokken bij het omzetten/verwijderen van de bestanden van intranet LINK naar MS Teams. Besluiten etc. zijn vastgelegd in de I-navigator.

2

De huidige gekozen Midden: 10 overlegvorm voor het De borging van de Strategisch Informatie Overleg is aanschaf van nieuwe nog te beperkt. Overweeg hoe applicaties is het overleg meer op strategisch onvoldoende en de niveau zou kunnen worden migratie van data zou ingericht. onvoldoende gewaarborgd kunnen zijn. Er is onvoldoende aandacht voor anticipatie op nieuwe wetgeving.

Het Strategisch De gemeente is ja Informatie Overleg is georganiseerd in ateliers. ingericht op meer Er wordt onderzocht of het strategisch niveau mogelijk is het overleg met meer strategischer te maken strategische door strategischer medewerkers/leiding medewerkers te gevenden. benaderen. Aan de hand De van de verslagen wordt gemeentearchivaris jaarlijks met de wordt nog meer gemeentearchivaris betrokken bij de gecommuniceerd over wat onderwerpen van het er gemist is aan Strategisch wetgeving. Informatie Overleg.

Q2 Q4 2024 2024

Het Strategisch Informatie Overleg is in oktober 2023 gestart. Op dit moment is er nog geen behoefte aan strategische uitbreiding, het zal na een jaar in oktober 2024, worden bekeken.

1.5

Gemeenschappelijke 3 regelingen en andere samenwerkingsverb anden

1.7

Uitbesteden 4 archiefbeheer taken

2.0

Mens en middelen

Zorg voor heldere afspraken rondom archivering en informatiebeheer in het kader van verbonden partijen.

Hoog: 6 Verbonden partijen kunnen processen uitvoeren in mandaat namens de gemeente. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het informatiebeheer. Het ontbreken van afspraken is een risico voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. Neem deel aan het traject vanuit Hoog: 4 het Brabants Historisch De Omgevingsdienst Informatie Centrum en de Brabant Noord voert Omgevingsdienst Brabant Noord taken in mandaat uit. en zet vervolgstappen naar Om volledige dossiers aanleiding van de eerste te hebben en houden contacten en afspraken met de is het belangrijk Omgevingsdienst Brabant informatiebeheer op Noord. elkaar af te stemmen.

Met alle in de 1. Bekijk in de ja begroting genoemde Gemeenschappelijke verbonden partijen is regeling de een afspraak archiefparagraaf. gemaakt rondom 2. Benader de centrum archivering en gemeenten. informatiebeheer. 3. Benader bij delegatie de toezichthouder. 4. Maak afspraken met de Gemeenschappelijke regeling zelf.

Q2 Q1 2023 2025

Met alle genoemde verbonden partijen is contact geweest via de centrumgemeenten. Dat geldt ook voor de Gemeenschappelijke regeling die taken in delegatie uitvoeren. Rechtstreekse afspraken zijn er alleen met de Omgevingsdienst Brabant Noord gemaakt.

Duidelijk is wie wat archiveert, vernietigt en overdraagt naar het Brabants Historisch Informatie Centrum.

Q1 Q1 2024 2026

N.a.v. de deelname aan de Brabants Historisch Informatie Centrum bijeenkomsten met de Omgevingsdienst Brabant Noord en deelnemende gemeenten is er overleg geweest met de Omgevingsdienst Brabant Noord. Uit het vergelijken van beide systemen blijkt dat de gemeente het volledige dossier heeft. Zij zorgt ook voor vernietiging en overdracht. Totdat in overleg met de Omgevingsdienst Brabant Noord anders wordt besloten blijft dit de afspraak.

1. Informatiebeheer van ja het Omgevingsdienst Brabant Noord overlegt met informatiebeheer gemeente over wie wat registreert. 2. Beide systemen worden vergeleken op dubbele registraties. 3. Er zijn afspraken gemaakt tot de Omgevingsdienst Brabant Noord de zaken op orde heeft. 4. Jaarlijks vindt minimaal tweemaal per jaar een gesprek plaats. 5. De Omgevingsdienst Brabant Noord voert geen vernietiging of overdracht uit tot dat ze de zaken op orde hebben. 6. Het archief van Meierijstad is leidend tot er vanuit de Omgevingsdienst Brabant Noord een sein komt dat andere afspraken gemaakt kunnen worden.

2.2

Mensen kwantitatief 5 ten behoeve van beheer

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het Midden 8 college na goedkeuring door de Er kunnen structurele raad ter beschikking om de achterstanden kosten te dekken die zijn ontstaan/ niet verbonden aan de uitoefening weggewerkt worden. van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop?

Stabiele bezetting die 1. Meerjarendoorkijk met nee de lopende zaken RVU, pensioen en kan oppakken en doorstroom binnen WA afronden, daar waar Informatiebeheer maken, mogelijk 2. Vacatureruimte die procesverbeteringen beschikbaar is gesteld zo voor kan stellen en veel als mogelijk benutten, doorvoeren en het 3. Lopende projecten belang van afronden met ingehuurd informatiebeheer kan personeel. uitdragen aan de andere werkateliers

2.3

Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

6

Besteed voldoende tijd en middelen aan het bijscholen en opleiden van de eigen medewerkers binnen het atelier om zo het kennisniveau op peil te houden.

Hoog; 3 Opleiding en kennisniveau groeit onvoldoende mee met gevraagde competenties.

Voldoende (zie 2.2) en bekwaam personeel in het werkatelier.

7

Zorg dat het atelier Informatiebeheer goed aangesloten is en blijft bij de ontwikkelingen rondom datagedreven werken in de organisatie.

Laag; 13 basistaak van het atelier is informatiebeheer met in achtneming wet- en regelgeving. Datagedreven werken heeft wellicht input nodig vanuit informatiebeheer, maar andersom niet/minder. Datagedreven werken kan wel helpen om de juiste prioriteiten te stellen.

3 3.4

3.5

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Onderdeel 8 Betrek de gemeentearchivaris Laag gemeentelijk bij de herziening van het Er ligt een plan, het rampenplan calamiteitenplan in 2025. zal in 2025 Plan veiligheid, waarschijnlijk calamiteiten en marginaal veranderd ontruiming worden, anders was dit plan niet goedgekeurd.

4

We

11

Q1 Q4 2022 2025

1. Opleidings- en ja trainingsplan voor WA informatiebeheer op maken voor elke functie (start kwalificaties, in de functie (onderhoud) en doorgroei (ontwikkeling). 2. A.d.h.v. 1 inhaalslag maken en voorbereid zijn op de toekomstige ontwikkelingen binnen het team. Informatiebeheer 1. Prioriteit ligt bij 2.2 en ja verwerkt de 2.3 op orde, poststromen en ziet 2. Op de zijlijn wel er op toe dat en aangehaakt blijven door ondersteunt de de kwaliteitsmedewerker andere ateliers bij en/of adviseur het voldoen aan wet- informatiebeheer aan te en regelgeving. laten sluiten bij de Datagedreven ontwikkelingen rondom werken helpt om datagedreven werken. inzicht te geven en de juiste prioriteiten te stellen.

Het calamiteitenplan archieven 2025 is opgesteld met inbreng van de gemeentearchivaris

Er is een calamiteitenplan ja voor de papieren archieven waarin staat wat de verantwoordelijkheden zijn, afspraken en procedures. Dit wordt geactualiseerd. De gemeentearchivaris heeft het plan gekregen en wordt betrokken bij het plan voor 2025.

1. Inzicht in RVU en pensioen is er evenals doorstroommogelijkheden zittende medewerkers, 2. Vacatureruimte is inzichtelijk en waar mogelijk staat hier vacature voor open (momenteel informatiespecialist), afhankelijk van verdere personele verschuivingen hier pro-actief op handelen om bezetting op orde te houden, 3. Opschoning papierenarchief en inscannen vergunningen loopt. Bezien mogelijkheden verlenging inhuur om opschoning archief af te ronden. 1. & 2. Nog starten. Afspraak plannen om dit op te pakken Q2/Q3 2024.

Afspraak plannen om aanhaking te (her)krijgen met datagedreven werken. Ook ter sprake brengen hoe we hiermee ons voordeel kunnen doen.

Q1 Q3 2025 2025/c ontinu

De afspraak is in januari 2025 gepland.

4.1

5 5.1 5.2 5.3 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

9

Ga door met het verder uitwerken en uitvoeren van het kwaliteitssysteem.

Hoog: 1 Een kwaliteitssysteem is een eis van artikel 16 van de archiefregeling.

10

Ontwikkel in het kader van kwaliteitszorg dashboards om de kwaliteit van het informatiebeheer beter inzichtelijk te maken.

Midden: Zonder dashboard is het nu nog mogelijk om de kwaliteit te verbeteren.

11

Gebruik de informatie die voortkomt uit dashboards om in gesprek te gaan met de verschillende ateliers.

Laag: 14 Het is het kip ei verhaal, we hebben een checklist, die is nog globaal. Er moeten nog veel atteliers bezocht worden. Hiervoor is een dashboard nu niet nodig. Dat kan wel bij de tweede ronde van gesprekken.

9

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5.1 Geordend 12 Geef prioriteit aan het Hoog: 2 overzicht analoog en analyseren van de informatie 7 jaar na de fusie had digitaal van de netwerkschijven van de veel informatie al 5.2. Authenticiteit en rechtsvoorgangers, zodat deze vernietigd moeten context analoog en uitgefaseerd kunnen worden. worden. Andere digitaal (metadata) informatie had al in 5.3. Systeem voor het Open Data Store duurzame bij de voormalige toegankelijkheid gemeenten onder analoog en digitaal gebracht moeten 5.7. Opbouw worden. duurzaam digitaal

Er is ingericht een 1. Er is een checklist die ja kwaliteitsmanageme als meetinstrument ntplan met toetsbare gebruikt wordt voor eisen op alle niveaus bezoek aan de ateliers; met 2. De ateliers worden verbetermogelijkhed bezocht. en. 3. Er worden informatiebeheerplannen gemaakt per atelier. 4. Er wordt gebruik gemaakt van kwaliteitscirkel van Deming. Een kwaliteitszorg 1. De handreiking ja dashboard is Kwaliteitssysteem ontwikkeld aan de Informatiebeheer hand van Decentrale Overheden Kwaliteitssysteem wordt bestudeerd. Informatiebeheer 2. Bij andere gemeenten Decentrale wordt informatie Overheden. ingewonnen over mogelijkheden van een dashboard. 3. Er wordt een dashboard ingericht. 4. Onderzocht hoe de Inavigator hierbij gebruikt kan worden. Het dashboard is zie hierboven. We werken ja ingericht. via de kwaliteitscirkel van Deming.

Q4 Q2 2022 2025 contin u

De checklist is gereed en gebruikt. Atelier bezoeken zijn gepland.

Q4 Q2 2022 2025

De opzet voor een kwaliteitssysteem wordt verder uitgewerkt. Er is gestart met het bestuderen van Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden en de eerste afspraken voor een bezoek zijn gepland.

Q2 Q4 2024 2025

Het dashboard moet nog ontwikkeld worden.

De netwerkschijven zijn leeg, informatie is vernietigd of verplaatst naar het Open Data Store en MS Teams.

Q1 Q4 2023 2024

De schijf van de voormalige gemeente Veghel is al gereed. Van de andere twee schijven is de helft onderzocht. (Schijndel en Sint Oedenrode)

Informatiebeheer ja beoordeeld de informatie die op de schijven staat, ze neemt contact op met medewerkers voormalige gemeenten en het atelier informatiestrategie. Informatie wordt vernietigd of verplaatst naar Open Data Store, MS Teams etc.

informatiebeheer 13 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal 5.9. Opslagformaten 5.10. Functionele eisen 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie

14

Vraag de gemeentearchivaris Laag: 12 om het advies voor het opstellen Er is een van een verklaring van migratie migratiemodel, er is vanwege de migratie vanuit ervaring met migreren Suite naar X-Works. van applicaties. XWorks is al een jaar in gebruikt dit is een aanvulling op het gebruikte systeem.

Ga voor het opstellen van de Laag informatiebeheerplannen ook in Dit gebeurt al. gesprek met leidinggevenden, coördinatoren en/of applicatiebeheerders.

15

Er is voor X works een verklaring van migratie met advies van de gemeentearchivaris.

De projectleider ontvangt ja de migratieleidraad, hij vult hem in. De adviseur informatiebeheer legt deze voor aan het Brabants Historisch Informatie Centrum. Het Brabants Historisch Informatie Centrum adviseert. Eventueel volgt een gesprek met Brabants Historisch Informatie Centrum en gemeente. Alles wordt gemigreerd volgens plan. Er komt een verklaring van migratie door de gemeente. Deze wordt geregistreerd in het zaaksysteem. Voor het opstellen Volgens het principe van ja van de Plan-do-check-act wordt informatiebeheerplan als eerste stap het nen is zoveel atelier/team bezocht en mogelijk in gesprek wordt er geïnventariseerd gegaan met alle aan de hand van een betrokkenen van een checklist. De atelier en haar leidinggevende/coördinato gebruikte applicaties. r van een werkatelier/team wordt in ieder geval bij de verbeteringen betrokken. We zijn nu ervaring aan het opdoen. De gebruikte applicaties worden ook beoordeeld op Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. De applicatiebeheerder is in beeld. De te zetten vervolgstappen en eerste uitkomsten worden besproken in het adviseursoverleg. Eventueel worden tactische en strategische vraagstukken besproken in het Strategisch Informatie Overleg.

Q1 Q3 2024 2024

Bij de eerste processen is geen migratieplan gebruikt, er is wel controle geweest door informatiebeheer op de over te zetten bestanden. In Djuma is zichtbaar wat is gemigreerd. Een verklaring volgens artikel 25 van de archiefregeling is nog niet opgesteld.

Q3 contin 2024 u ieder half jaar

Met de appicatiebeheerders zijn gesprekken, soms ook los van de informatiebeheerplannen. Het doel is het optimaliseren van de applicatie. Bij het bezoek aan een atelier is overleg met de leidinggevende.

15

6 6.1

6.4

Informeer de Laag gemeentearchivaris over de Het gaat om voortgang van het traject binnen informeren. Open Data Store.

De gemeentearchivaris wordt tweemaal per jaar geïnformeerd over het Open Data Store

In januari en juli wordt een ja e-mail gestuurd over de stand van zaken Open Data Store.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vervanging, 16 Informeer de archivaris over de Laag 17 Voor het vernietigen 1. Controleer ja besluiten en voortgang van de vernietiging in Het gaat om het vanuit Open Data bewaartermijnen. verklaringen het Open Data Store. informeren. Store wordt de 2. Maak een gebruikelijke vernietigingslijst. Vernietiging en vernietigingsprocedu 3. Leg deze voor aan de verklaringen re gevolgd. Voordat gemeentearchivaris. er vernietigd wordt uit 4. Na goedkeuring kan er Open Data Store vernietigd worden. wordt de lijst 5. Maak een verklaring voorgelegd aan de van vernietiging. gemeentearchivaris volgens de informatiebeheerrege ling Meierijstad 2023.

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

7 7

Overbrenging van archiefbescheiden Brengt de gemeente 18 Informeer de het principe van de gemeentearchivaris over de Archiefwet ‘te voortgang met betrekking tot bewaren gevormde hybride archieven. archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

geen

19

17

Evalueer aan het eind van 2024/begin van 2025 de vastgestelde hotspotlijst en doe eventueel aanvullingen die betrekking hebben op de jaren 2023 en 2024.

Q2 contin 2024 u

Het eerste overzicht is gestuurd.

Q1 contin 2024 u

In de informatiebeheerregeling is dit al geregeld en er wordt al jaren zo gewerkt. De eerste vernietiging is gepland voor Q3 2024.

Hoog Het voorkomt dat informatie van specifieke thema's vernietigd wordt, terwijl het vanuit erfgoed-en verantwoordingsover wegingen bewaard moet worden.

5

De hotspotlijst 2025 en aanvullingen op 2023 en 2024 is vastgesteld met betrokkenheid van externe deskundigen.

Eind 2024 worden externe ja deskundigen actief benaderd om deel te nemen aan het proces opstellen hotspotmonitor.

Q1 Q2 2024 2025

De eerste oproep bij de huidige lijst heeft niets opgeleverd.

Laag Het gaat om informeren.

18

Het hybride dossier 2000-2009 Schijndel wordt fysiek overgedragen.

In overleg met de ja gemeentearchivaris is in Q1 2023 besloten om geen hybride archieven over te dragen. Voor het blok Schijndel 2000-2009 is besloten de digitale bestanden uit te printen en het dossier fysiek te vormen. In Q3 2024 worden de dossiers geprint en toegevoegd.

Q1 Q3 2023 2024

Het gaat eigenlijk om het informeren. De informatie is: De lijst met uit te printen dossiers is bekend, en de dossiers zijn geprint.

Wet Open Overheid 19

Onderzoek of en hoe een dashboard voor de Wet open overheid samengevoegd kan worden met dashboard(s) die in het kader van kwaliteitszorg/informatiebeheer worden ontwikkeld. Daarmee kunnen gemakkelijker relaties worden gelegd tussen de uitvoering van de Wet open overheid en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Laag 16 We hebben het dashboards Informatiebeheer niet uitgewerkt. We kunnen het risico nu niet overzien.

Een besluit over het samenvoegen van Wet open overheid dashboard en kwaliteitszorg/inform atiebeheer

1. Eerst worden de eisen ja voor het kwaliteitszorg/informatiebe heer dashboard onderzocht. 2. De Wet Open Overheid contactpersoon onderzoekt of het Wet Open Overheid dashboard aan de eisen kan voldoen en of samenvoegen meerwaarde heeft voor de uitvoering Wet Open Overheid en kwaliteit van de informatievoorziening. 3. Op basis hiervan wordt in het Strategisch Informatie Overleg een besluit genomen.

Q3 Q4 2024 2025

Het onderzoek moet nog starten.