Bijlage 2 Implementatieplan IGW 1.0 (2).pdf

Implementatieplan Informatiegestuurd Werken IGW - door iedereen, voor iedereen en van iedereen

Auteur: Mariëlle Hulsegge Versie: 0.9 Datum: 06-09-2021

GEMEENTE MEIERIJSTAD

Wat willen we bereiken? ................................................................................................................................................ 8 Aanpak ........................................................................................................................................................................... 8 Routekaart ..................................................................................................................................................................... 9 Planning ....................................................................................................................................................................... 10

Wat willen we bereiken? .............................................................................................................................................. 11 Aanpak ......................................................................................................................................................................... 11 Routekaart ................................................................................................................................................................... 12 Planning ....................................................................................................................................................................... 13

Wat willen we bereiken? .............................................................................................................................................. 14 Aanpak ......................................................................................................................................................................... 14 Routekaart ................................................................................................................................................................... 15 Planning ....................................................................................................................................................................... 16

Leiderschap & Cultuur ............................................................................................................................................. 17 Organisatie & Governance ...................................................................................................................................... 17 Mensen & Lerend Vermogen .................................................................................................................................. 17 Informatie & Techniek ............................................................................................................................................. 18 Privacy, Ethiek & Beveiliging ................................................................................................................................... 18

Leiderschap & Cultuur ............................................................................................................................................. 20 Organisatie & Governance ...................................................................................................................................... 20 Mensen & Lerend Vermogen .................................................................................................................................. 20 Informatie & Techniek ............................................................................................................................................. 21 Privacy, Ethiek & Beveiliging ................................................................................................................................... 21

Leiderschap & Cultuur ............................................................................................................................................. 22 Organisatie & Governance ...................................................................................................................................... 22 Mensen & Lerend vermogen ................................................................................................................................... 22 Informatie & Techniek ............................................................................................................................................. 23 Privacy, Ethiek & Beveiliging ................................................................................................................................... 23

Zaaknummer

Pagina 2 van 24

datum 06-09-2021

1.

MANAGEMENT SAMENVATTING

Meierijstad wil graag meer Informatiegestuurd Werken (IGW) en meer gebruik maken van de voordelen van data. In het document ‘Strategisch beleid IGW 1.0’ is geschetst dat IGW in 3 stappen geïmplementeerd gaat worden in de gemeente Meierijstad. Dit implementatieplan is gebaseerd op en een vervolgstap van het strategisch beleid en beschrijft een aanpak om IGW de komende jaren te implementeren. Iedere stap is uitgewerkt in een aantal acties om dit te bereiken. In de vorm van een Routekaart Informatiegestuurd werken is een samenvatting opgesteld. Onderin (midden) de A0-poster (Routekaart IGW Meierijstad 1.0.pdf) staat de routekaart met de sporen. Rechts onderin staat de planning met de acties voor de komende 3 jaar. De acties voor het eerste kwartaal zijn het meeste gedetailleerd beschreven. De rest van het 1e jaar is enigszins gedetailleerd uitgewerkt. De twee jaren daarna zijn meer op hoofdlijnen beschreven. Ieder kwartaal wordt het implementatieplan geüpdatet.

Zaaknummer

Pagina 3 van 24

datum 06-09-2021

2.

INLEIDING EN DOEL

Digitalisering en dataficering hebben een grote impact op de samenleving en organisaties. In de aanbeveling bij het rekenkameronderzoek voor het sociaal domein uit 2018 (PBLQ, 10 september 2018) heeft het College haar ambitie geformuleerd: “Ambitie is om op termijn (over enkele jaren) te komen tot koppelingen van applicaties, basisregistraties en andere bronnen die rechtstreeks ingevoerd worden in het dashboard. Hiermee komt integrale gebiedsgerichte sturingsinformatie eenvoudig beschikbaar.” In ‘Plan van aanpak doorontwikkeling zelforganisatie Meierijstad’ staan de 11 principes van zelforganisatie. Twee van deze principes luiden:  Transparantie, stuurinformatie zichtbaar, passende informatiestromen  Zelforganisatie betekent sturen (dashboards) Medio 2018 is het informatiebeleidsplan 2018-2022 vastgesteld met hierin de strategische koers binnen het informatiedomein. De focus ligt op vijf sporen, waarvan informatiegestuurd werken er één is. Dit implementatieplan is gebaseerd op en een vervolgstap van het strategisch beleid. Het doel van dit implementatieplan is om een aanpak te formuleren om informatiegestuurd werken (IGW) te implementeren de komende jaren. Dit plan werkt het eerste jaar uit, waarvan het 1e kwartaal het meest gedetailleerd, en beschrijft de twee jaren daarna meer op hoofdlijnen.

Ieder kwartaal zal in een update van het implementatieplan het volgende kwartaal verder uitgewerkt worden en het komende jaar bijgewerkt. In dit plan wordt allereerst de visie (hoofdstuk 3) herhaald als uitgangspunt vanuit het strategisch beleid. Aan de hand de nulmeting wordt weergegeven wat de huidige stand van IGW en wat de gewenste situatie is (hoofdstuk 4). Vervolgens wordt uitgelegd hoe van strategie naar implementatieplan gekomen is (hoofdstuk 5). De hoofdstukken 6,7 en 8 beschrijven en tonen het implemenatieplan voor de 3 stappen, respectievelijk STUREN met data, BESLUITEN met data en VOORSPELLEN met data.

Zaaknummer

Pagina 4 van 24

datum 06-09-2021

3.

Visie

Tijdens de inspiratie- en visiesessies (eind maart/begin april 2021) met directie en leidinggevenden is de visie op Informatiegestuurd Werken (IGW) en de ambitie uitgevraagd. Met behulp van deze inbreng en na afstemming met de stuurgroep, is onderstaande visie opgesteld.

Zaaknummer

Pagina 5 van 24

datum 06-09-2021

4.

Nulmeting

In april 2021 is via interactieve enquêtes de huidige situatie en de gewenste situatie uitgevraagd 1 aan de hand van een aantal stellingen voor elk van de 5 sporen. Deze nulmeting is gebruikt om te bepalen welke acties ingezet moeten worden om IGW succesvol in te voeren in de organisatie. De figuur hieronder geeft het algemene beeld van de nulmeting weer. De scores staan voor: 1 = pop-up IGW In de organisatie popt het eerste IGW initiatief op, en misschien wel op meer plaatsen. Het is echt lokaal en is nog geen samenwerking breder in de organisatie. 2 = IGW experimenteren De 1e initiatieven zoeken elkaar op en er wordt meer geëxperimenteerd. Er worden meer dashboards en kaarten ontwikkeld. De aandacht ligt op spoor Informatie en Techniek. Het wordt duidelijk dat er een bredere aanpak nodig is. 3 = verbreding IGW IGW wordt organisatiebreed en over alle sporen aangepakt. De vraag naar IGW komt vanuit de organisatie. 4 = verankering IGW IGW is de standaard manier van werken geworden. De gemiddelde huidige situatie is 1,7 (bijna stadium IGW experimenteren met nog wat kenmerken van pop-up IGW). De ambitie ligt op 3,3, dit komt overeen met het verbreden van IGW met al wat kenmerken van het verankeren van IGW. Privacy, Ethiek en Beveiliging is het spoor met het grootste verschil tussen huidige en gewenste situatie.

Dit veroorzaakt door de lage score op de huidige situatie en de hoge score op de gewenste situatie. Omdat het ideaal is om de ambitie in lijn met de andere sporen te laten groeien, wordt de ambitie in de implementatieplan niet volledig nagestreefd. Het spoor Leiderschap & Cultuur kent het kleinste verschil tussen de huidige en gewenste situatie. Hierbij zien we de omgekeerde situatie van het spoor Privacy, Ethiek en Beveiliging. Hier ligt de huidige situatie met een 1,9 juist iets boven het gemiddelde terwijl de gewenste situatie ruim onder het gemiddelde van 3,3 ligt. Hierbij zal de ambitie juist opgetrokken worden in het implementatieplan. Ieder spoor bestaat uit een aantal detailstellingen waarnaar gevraagd is. In het rapport Nulmeting IGW is de exacte score op detailniveau te zien. In het vervolg van het implementatieplan wordt vanuit dit document de acties per spoor verder uitgewerkt en dit leidt tot een implementatieplan. In juni 2022 zal een nieuwe nulmeting uitgevoerd worden om te toetsen waar de groei behaald is en waar bijgestuurd moet worden.

1 Zie Nulmeting IGW 1.0.docx voor meer detail over de nulmeting

Zaaknummer

Pagina 6 van 24

datum 06-09-2021

5.

Van strategie naar implementatie

Op basis van de ambitie en de nulmeting is een strategie 2 opgesteld. De strategie bestaat uit 3 x 1 jaar doorlooptijd.

Per strategische stap is met de kennis vanuit de nulmeting per spoor uitgewerkt op welke thema’s groei nodig is om de geschetste situatie te bereiken. De benodigde acties om deze groei te realiseren zijn ook uitgewerkt. Beide zijn in detail beschreven in Bijlage II t/m IV. Vervolgens zijn de acties getekend in een routeplan, waarin ook zichtbaar welke acties een relaties met elkaar hebben. Daarna zijn de acties op een logische wijze geclusterd en op prioriteit en afhankelijkheid gepland. De uitwerking is voor de komende 3 jaar. Om flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen is het implementatieplan niet overal op hetzelfde niveau uitgewerkt. De eerste 3 maanden is in het meeste detail uitgewerkt. In het vervolg van het 1e jaar zijn de acties op kwartaalniveau uitgewerkt. De twee jaren daarna zijn meer op hoofdlijnen gepland. Ieder kwartaal wordt de planning bijgewerkt en besproken in de stuurgroep.

2 Zie het document Strategisch beleid IGW 1.0.docx d.d.

Zaaknummer

Pagina 7 van 24

datum 06-09-2021

6.

Implementatieplan - STUREN met data

Wat willen we bereiken? Via een centrale en eenvoudig toegankelijke locatie heb je toegang tot alle gegevens die nodig zijn om te sturen. Dit bestaat uit:  Stuurinformatie (oftwel KPI’s)  Financiële informatie  Basisinformatie Hiervoor haken we aan bij de A3-plannen en het Collegeprogramma (Mijlpalen van Meierijstad) Organisatiedoelen worden gemeten met KPI’s en deze worden SMART doorvertaald naar keten- en/of atelierniveau. Het opzetten van deze KPI’s is een samenwerking tussen de ateliers en het ‘team data’. Ateliers geven aan wat nodig is vanuit vakkennis, team data sluit hierop aan met datakennis en gezamenlijk worden de benodigde eenvoudige en begrijpelijke kaarten en dashboards ontworpen en beschikbaar gesteld op een centrale plaats. Ook linkjes naar externe informatie (CBS, WaarStaatJeGemeente, etc) vind je hier. De datawijsheid van alle collega’s wordt op het basisniveau gebracht, zodat iedereen kan dan sturen met de beschikbare data en eenvoudige informatieproducten kan interpreteren. De leidinggevenden pakken een actieve rol in het stimuleren van IGW. Eind 2e kwartaal van 2022 werken alle ateliers informatiegestuurd. Centraal initiatief Het atelier Informatiestrategie neemt het initiatief en betrekt de overige ateliers bij het opzetten van de centraal toegankelijke basis- en stuurinformatie.

Het uitwerken van de SMART KPI’s wordt centraal gecoördineerd en begeleid. Vanuit de vak-ateliers worden uren geïnvesteerd om de eigen stuur- en basisinformatie naar eigen wens op te ontwerpen.

Aanpak In het begin ligt de nadruk op het centraal en eenvoudig toegankelijk maken van informatie. Dit motiveert medewerkers om informatie in te zetten voor hun werk. Om de bekendheid van IGW en de datawijsheid te vergroten, wordt aangehaakt bij reeds lopende activiteiten, zoals de A3 plannen (SMART formulieren KPI’s). Ook het opzetten van een ‘virtueel’ team data (inclusief de CISO, FG en de privacy officers) en hier afspraken mee maken helpt om de datawijsheid te vergroten en IGW meer in de organisatie te borgen. Dit ‘virtuele’ team gaat ook meer (technisch) inhoudelijke onderwerpen bespreken en hierover afspraken vastleggen. Alle deelnemers aan het ‘virtuele’ team data fungeren ook als ambassadeur voor IGW. Als de centrale en eenvoudige toegang gerealiseerd is, wordt samen met P&O verder gewerkt aan het versterken en belonen van datawijsheid. Organisatorisch moeten er een aantal afspraken over wie wat gaat doen gemaakt worden en geborgd worden. In meeneemsessies zal de gehele organisatie regelmatig mee kunnen kijken in hoe een IGW-project aangepakt is, wat de ‘lessons learned’ zijn en op welke manier IGW het vakatelier ondersteunt.

Zaaknummer

Pagina 8 van 24

datum 06-09-2021

Routekaart

Zaaknummer

Pagina 9 van 24

datum 06-09-2021

Planning

Zaaknummer

Pagina 10 van 24

datum 06-09-2021

7.

Implementatieplan - BESLUITEN met data

Wat willen we bereiken? Alle collegevoorstellen, indien van toepassing, worden onderbouwd met data. Beleidsmedewerkers maken beleid op basis van data en college en gemeenteraad vragen om voorstellen onderbouwd met data. De basis is gelegd tijdens ‘STUREN met data’. Iedereen heeft leren werken met data. Informatiegestuurde besluitvorming vraagt meer. Meer datawijsheid van de beleidsmedewerkers, directie en bestuurders. Zij hebben kennis nodig om de volgende vragen te beantwoorden: Welke data onderbouwt dit beleid? Waar kan ik de data vandaan halen of moet ik het inkopen? Hoe interpreteer ik de gegevens? De gegevens zijn ook specifieker en afhankelijk van het onderwerp van het beleid. Ook is beleid van tijdelijk van aard, alhoewel het wel enkele jaren kan beslaan. De dashboards en kaarten worden meer self-service. Er zijn mogelijkheden om de beschikbare data op een ander niveau te bekijken of te filteren. Hiermee werken vraagt een hoog niveau datawijsheid van met name de beleidsmedewerkers. Decentraal initiatief De beleidsmedewerkers nemen het initiatief en vragen ondersteuning aan de ateliers informatiestrategie en gegevensbeheer. In het beleid worden de kosten voor de inzet van dataspecialisten meegenomen voor zowel de Plan, Do, Check als Act-fase. Hiervoor worden centraal specialisten ingezet of ingehuurd om de gegevens centraal beschikbaar voor iedereen te maken.

De coördinatie en het overzicht van de inzet van data en het beheer van de infrastructuur vindt centraal (ateliers Informatiestrategie en gegevensbeheer) plaats, zodat het geheel duurzaam, robuust en flexibel ingericht wordt.

Aanpak De nadruk in deze stap ligt op het zorgen dat de ateliers informatiestrategie en gegevensbeheer de centrale ondersteuning en coördinatie kunnen bieden aan de beleidsmedewerkers. De collegevoorstellen zullen meegelezen worden en ideeën over hoe nog meer met data te onderbouwen zullen besproken worden, zodat de ideeën en kennis bij beleidsmedewerkers zal toenemen. Ook zullen beleidsmedewerkers getraind worden in zelf data analyseren met behulp van het rapportagetool en de beschikbare kaarten. Het decentrale initiatief vraagt ook een duidelijke verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Omdat beleidsvoorstellen en de benodigde centrale inzet om deze met data te ondersteunen pieken kent, zal gekeken worden naar een flexibele inzet van ondersteuning. Ook de techniek zal aandacht krijgen op flexibiliteit en schaalbaarheid. In meeneemsessies zal de gehele organisatie regelmatig mee kunnen kijken in hoe een IGW-project aangepakt is, wat de ‘lessons learned’ zijn en op welke manier IGW besluitvorming ondersteunt.

Zaaknummer

Pagina 11 van 24

datum 06-09-2021

Routekaart

Zaaknummer

Pagina 12 van 24

datum 06-09-2021

Planning

Zaaknummer

Pagina 13 van 24

datum 06-09-2021

8.

Implementatieplan - VOORSPELLEN met data

Wat willen we bereiken? Door het steeds slimmer inzetten van data kunnen we gaan voorspellen met data en steeds meer goede en nuttige dingen voor onze inwoners en ondernemers doen. Deze stap vraagt om ondernemende medewerkers en vertrouwen vanuit het bestuur. Voorspellen is ook experimenteren. Een deel zal een rakeling zijn en een deel zal structureel gebruikt kunnen gaan worden. Ook vraagt het om een expert-niveau van datawijsheid om de mogelijkheden met data te kennen en in te zetten. Decentraal initiatief Ook hier nemen de beleidsmedewerkers het initiatief. De ondersteunde rol van informatiestrategie is gelijk aan ‘besluiten met data’ aangevuld met het bespreken van de technische mogelijkheden en het signaleren van mogelijke kansen in de ateliers. Dit vraagt om een goed contact tussen de informatieadviseurs en de werkateliers.

Aanpak Ondersteunen en kennis uitdragen vanuit de ateliers informatiestrategie en gegevensbeheer richting de organisatie over de mogelijkheden is de belangrijkste actie in deze stap. Het bedenken van experimenten met voorspellende gegevens vraagt om inzicht in mogelijkheden. Inzet van externe partijen zal nodig zijn en de contacten met marktpartijen zal vanuit de centrale coördinatie gelegd worden. De techniek, informatieveiligheid, privacy en ethiek zal geëvalueerd en verbeterd worden, indien nodig. Een visie op data en een datastrategie zal opgesteld worden als fundament voor IGW voor de komende jaren. In meeneemsessies zal de gehele organisatie regelmatig mee kunnen kijken in hoe een IGW-project aangepakt is, wat de ‘lessons learned’ zijn en op welke manier voorspellen met IGW mogelijk is.

Zaaknummer

Pagina 14 van 24

datum 06-09-2021

Routekaart

Zaaknummer

Pagina 15 van 24

datum 06-09-2021

Planning

Zaaknummer

Pagina 16 van 24

datum 06-09-2021

9.

Bijlage II – STUREN met data, gedetailleerd per spoor

Onderstaande doelen en acties komen overeen met de doelen en acties in de Nulmeting IGW 1.0.docx.

Leiderschap & Cultuur Doelen: • Organisatiedoelstellingen zijn SMART en hierop wordt gestuurd door iedereen • IGW wordt gezien als een middel dat helpt je werk te doen – IGW: door iedereen, voor iedereen en van iedereen Acties: • Workshops ‘SMART formuleren KPI’s en basisinformatie’ per keten/atelier • Afspraken maken ‘hoe veranker je sturen met data in de (dagelijkse) werkzaamheden?’

Organisatie & Governance Doelen:  Standaard werkproces voor uitvoeren dataprojecten  Duidelijke taken, rollen en verantwoordelijkheden  Kortcyclisch projecten uitvoeren is gewoon Acties:  Standaard werkproces dataprojecten opstellen met ‘virtueel team data’  Organiseren en communiceren duidelijkheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden  Uitwerken en borgen hoe aan te haken bij zelforganisatie (programmadrager) & aanhaken bij ketenhuis en rollen (informatie-adviseur)  Samen met P&O Agile werken in de organisatie versterken

Mensen & Lerend Vermogen Doelen:  Vergroten van datawijsheid  Trainingsprogramma en ondersteuningsprogramma aanwezig Acties:  Samen met P&O datawijsheid in de organisatie versterken en belonen Zaaknummer

Pagina 17 van 24

datum 06-09-2021



Ondersteuning organiseren (centraal en decentraal)

Informatie & Techniek Doelen:  Gegevens centraal opslaan  Gezamenlijke gegevens, architectuur, tools en werkwijze  Kwaliteit gegevens op orde Acties:  Afspraken maken met ‘virtueel team data’ in kwartaalbijeenkomsten  Centrale opslag gegevens  Evalueren en verbeteren architectuur, tools en werkwijze  Inrichten gegevensmanagement, bepalen waar welke kwaliteit nodig is

Privacy, Ethiek & Beveiliging Doelen:  Bewustzijn creëren over wat mag en wat wenselijk is  IGW vanuit de menselijk maat  CISO/FG onderdeel van ‘virtueel team data’ Acties:  Uitgangspunten opstellen voor ethiek  Richtlijnen opstellen voor labelen van groepen, gebruik nationaliteit, geslacht, etc  Altijd CISO/FG betrekken

Zaaknummer

Pagina 18 van 24

datum 06-09-2021

Zaaknummer

Pagina 19 van 24

datum 06-09-2021

10. Bijlage III – BESLUITEN met data, gedetailleerd per spoor Leiderschap & Cultuur Doelen: • Organisatiedoelstellingen zijn SMART en hierop wordt gestuurd door iedereen • IGW wordt gezien als een middel dat helpt je werk te doen – IGW: door iedereen, voor iedereen en van iedereen Acties: • Behaalde resultaten delen met college/DT • Meelezen met collegevoorstellen en ongevraagd adviseren

Organisatie & Governance Doelen: • Decentraal initiatief • Centrale coördinatie en ondersteuning • Aanwezigheid flexibele schil voor centrale technische ondersteuning Acties: • Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden nogmaals duidelijk afstemmen en communiceren • Centrale coördinatie IGW versterken bij IS • Organiseren flexibele schil

Mensen & Lerend Vermogen Doelen: • Centrale training datawijsheid en selfservice Acties: • Samen met P&O training datawijsheid (incl selfservice) organiseren

Zaaknummer

Pagina 20 van 24

datum 06-09-2021

Informatie & Techniek Doelen:  Doorgroeien in benodigde volwassenheid dataplatform Acties:  Evalueren flexibiliteit en schaalbaarheid (ook met oog op VOORSPELLEN met data)  Actie ondernemen nav evaluatie

Privacy, Ethiek & Beveiliging Doelen:  Ethisch en privacy bewustzijn Acties: • Implementeren ethisch normenkader • Uitwerken en implementeren privacy by design

Zaaknummer

Pagina 21 van 24

datum 06-09-2021

11. Bijlage IV – VOORSPELLEN met data, gedetailleerd per spoor Leiderschap & Cultuur Doelen:  College, directie en beleidsmedewerkers hebben innovatieve ambities en ondersteunen innovatieve ideeën  Data wordt gezien en behandeld als kapitaal Acties:  Periodiek bijpraten over mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt met VOORSPELLEN met data  Opstellen datavisie en –strategie (Data als kapitaal)

Organisatie & Governance Doelen: 

Contacten met externe partijen over samenwerking en innovatieve oplossingen

Acties: 

Centrale coördinatie in contacten met marktpartijen



Centraal contact onderhouden met mogelijke (semi-) overheidspartners

Mensen & Lerend vermogen Doelen:  Voldoende kennis van innovatieve mogelijkheden van voorspellen met data  Lef om te experimenteren en rakelingen te maken  Samenwerking met externe partijen Acties:   

Periodiek kennisoverdracht van IS naar vakateliers over mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt met VOORSPELLEN met data Ateliers en marktpartijen in contact brengen Actief experimenteren en evalueren in voorspellende dataprojecten

Zaaknummer

Pagina 22 van 24

datum 06-09-2021

Informatie & Techniek Doelen:  Evalueren Informatie en Techniek Acties: 

Actie ondernemen nav evaluatie

Privacy, Ethiek & Beveiliging Doelen:  Evalueren Privacy, Ethiek & Beveiliging Acties:  Actie ondernemen nav evaluatie

Zaaknummer

Pagina 23 van 24

datum 06-09-2021

Meierijstad zijn we samen!

Zaaknummer

Pagina 24 van 24

datum 06-09-2021