Bijlage 2 Format communicatie- en procesparticipatieplan

Bijlage 2: Format communicatie- en procesparticipatieplan Ter inleiding: wat verstaan we onder ‘participatie’? De realisatie van een zonnepark heeft gevolgen voor de omgeving. Het is dan ook belangrijk dat u deze omgeving goed betrekt bij de totstandkoming van het park. Dat betekent dat u inwoners en andere belanghebbenden goed informeert over het wat en hoe, en dat belanghebbenden weten wanneer ze, op welke wijze, over welke zaken kunnen meedenken. Participatie betekent in gesprek met betrokkenen kijken waar het plan kan worden verbeterd – en helder zijn wat er eventueel ook niet kan (en waarom niet) - om daarmee toe te werken naar een zo breed mogelijk geaccepteerd plan voor een zonnepark. In het participatieproces worden uiteindelijk afspraken gemaakt over het ontwerp, de exploitatie en financiële deelname door of tegemoetkoming aan de omgeving. Dit hele participatieproces noemen we de ‘brede omgevingsdialoog’. Deelnemers en betrokkenen hebben toegang tot relevante informatieve stukken en de verslaglegging van de omgevingsdialogen. De participatie start pas na stap 3 “Eerste collegebesluit”. Nadat het eerste contact met de grondeigenaren is geweest, worden er geen verdere participatie-activiteiten uitgevoerd.

Voordat verdere participatie plaatsvindt, wordt er eerst een startbijeenkomst georganiseerd door de initiatiefnemer waarbij zowel de gemeente, als alle mogelijk betrokken participanten aanwezig zijn. Pas als de startbijeenkomst is geweest, kunnen alle andere participatie-activiteiten plaatsvinden, zoals keukentafelgesprekken. Waarom dit format? Het communicatie- en procesparticipatieplan heeft tot doel om de voorgenomen aanpak van communicatie en participatie ten behoeve van het betreffende initiatief te beschrijven. Het gebruiken van een vast format maakt de bij de gemeente de ingediende voorstellen beter vergelijkbaar en geeft al enige richting voor de initiatiefnemer: op deze elementen willen we als gemeente in ieder geval een toelichting zien in de participatie-opzet. 1. Planning participatietraject Hoe ziet de planning van het participatieproces eruit? Geef aan welke fasen/stappen u onderscheidt in uw aanpak, en hoe dit er naar verwachting uit gaat zien in de tijd. Geef de planning op hoofdlijnen aan. Verfijning van de planning gedurende het proces is gewenst afhankelijk van de output van de participatie.

2. Participanten Beschrijf alle (mogelijke) belanghebbenden en geef aan welke rol de participanten hebben bij de totstandkoming van het zonnepark initiatief.

3. Participanten-analyse Geef aan welke mate van invloed de participanten hebben in het proces, en waarom. Dit kan variëren per fase en/of doelgroep. Hiervoor zijn eventueel de Ringen van invloed of de treden van de participatieladder te gebruiken.

•

•

4. Communicatie Er zijn verschillende manieren om de omgeving te benaderen en te betrekken bij het project. Geef aan op welke wijze u die partijen gaat benaderen. Naast de koppeling aan doelgroepen/te betrekken partijen, kunt u de inzet van de communicatiemiddelen ook nog koppelen aan de voorgestelde tijdplanning/fases in het proces (niet alleen voor wie, maar ook wanneer). Hoe zorgt u ervoor dat ook de bredere omgeving het proces (op hoofdlijnen) kan volgen?

5. Participatievormen Beschrijf de participatievormen die u op welk moment wil inzetten in het participatieproces. Ook kan het zijn dat u voor verschillende groepen participanten verschillende participatievormen/werkvormen inzet. Denk aan een goede mix tussen fysieke en digitale vormen.

6. Verslaglegging omgevingsdialoog Beschrijf hoe de uitkomsten van het omgevingsproces worden vastgelegd (bijvoorbeeld d.m.v. een logboek) en teruggekoppeld aan participanten en gemeente.

7. Output procesparticipatie Geef in het bijzonder aan hoe u omgaat met input van participanten in de omgevingsdialoog. Hoe zorgt u voor een juiste afweging of input meegenomen kan worden, hoe gaat u hierover in gesprek en hoe koppelt u dit terug aan de participanten en gemeente.