Bijlage 2: FG statuut Meierijstad versie 1.1

FG Statuut

Functionaris Gegevensbescherming | gemeente Meierijstad fg@meierijstad.nl

COLOFON Naam document Versie Datum Status Auteur(s)

FG statuut 1.1 30 januari 2023 Definitief Annuska van den Eijnden & Jos Baan

Wijzigingen: Versie 1.1

Datum 27-012023

Omschrijving wijzigingen Actualiseren statuut n.a.v. nieuwe positionering FG

Pagina 2 van 7

datum 30-01-2023

SAMENVATTING Het FG statuut waarborgt de onafhankelijkheid, bevoegdheden en de taken van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Zo faciliteert de gemeente en bestuursorganen dat de inwoner (betrokkene) zonder tussenkomst van de organisatie gebruik kan maken van zijn privacy rechten. De FG bevordert als interne toezichthouder ook de toename van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en daarmee taakvolwassenheid van de organisatie op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. En toont de veerkracht om in te spelen op innovaties, verzoeken, klachten en incidenten.

Pagina 3 van 7

datum 30-01-2023

Inhoud 1

FG Statuut ...............................................................................................................................5 1.1

Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) .......................................................5

1.1.1

Missie en doel van de FG .........................................................................................5

1.1.2

Scope ...........................................................................................................................5

1.1.3

Taken ...........................................................................................................................5

1.1.4

Uitzondering ...............................................................................................................6

1.1.5

Bevoegdheden ...........................................................................................................6

1.1.6

Positie ..........................................................................................................................6

1.1.7

Middelen en ruimte ...................................................................................................6

1.1.8

Overleg en verslaglegging .......................................................................................7

Pagina 4 van 7

datum 30-01-2023

1 FG Statuut 1.1 Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is de interne toezichthouder op de naleving van de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet politiegegevens (Wpg), gerelateerde wetgeving en het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid, conform artikel 37-39 AVG en artikel 36 Wpg. Het Directieteam informeert interne en externe doelgroepen over de FG en communiceert zijn contactgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De FG wordt aangewezen op grond van: a. zijn professionele kwaliteiten en, in het bijzonder, zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de privacy managementpraktijk; b. zijn vermogen om onderstaande taken te vervullen; c. zijn onafhankelijkheid. 1.1.1 Missie en doel van de FG De FG houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG, de Wpg en aanverwante wetgeving. De FG adviseert en informeert op het hoogste leidinggevende niveau over verplichtingen die uit de AVG en Wpg voortvloeien en beoordeelt datalekken en andere risico’s binnen en buiten de organisatie, opdat de organisatie voldoet aan de wettelijke verplichting om persoonsgegevens op zorgvuldige en correcte wijze te verwerken en beschermen.

Hiermee bevordert de FG de toename van de kwaliteit van de bedrijfsvoering als zodanig en daarmee taakvolwassenheid van de organisatie en de veerkracht om in te spelen op innovatie, verzoeken, klachten en incidenten. Bij de uitvoering van zijn taken houdt de FG naar behoren rekening met het aan verwerkingen verbonden risico, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden, conform artikel 39 lid 2 AVG. 1.1.2 Scope Tot de scope van het toezicht door de FG behoren alle domeinen die onderdeel zijn van de Gemeente Meierijstad evenals de gemeenschappelijke regelingen die zelfstandig bestuursorgaan zijn. 1.1.3 Taken De FG vervult de volgende kerntaken, conform artikel 39 AVG en 36 Wpg: • Adviseren en informeren van het hoogste leidinggevende niveau over de verplichtingen die uit de AVG, Wpg en aanverwante wetgeving voortvloeien; •

Toezien op naleving van de AVG en Wpg, aanverwante wetgeving en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, autorisaties, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits;

Pagina 5 van 7

datum 30-01-2023

•

Adviseren over de (uitvoering van de) gegevensbeschermingseffectbeoordeling en toezien op de uitvoering daarvan;

•

Adviseren bij privacy incidenten over ernst en omvang;

•

Optreden als contactpersoon voor en samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP);

•

Ombudsfunctie, waarbij betrokkenen rechtstreeks contact op kunnen nemen over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun persoonsgegevens en met de uitoefening van hun rechten, conform art. 38.4 AVG;

•

Aanwijzingen geven overeenkomstig overweging 77 AVG;

•

Jaarlijks opstellen van een verslag met bevindingen.

1.1.4 Uitzondering De taken van de FG zijn met uitsluiting van het vertegenwoordigen van de Gemeente Meierijstad in rechte. De FG is gehouden alle medewerking te verlenen bij procedures waarbij de gemeente partij is. De FG is niet persoonlijk aansprakelijk als er binnen zijn organisatie een overtreding van de privacywet is. De naleving van de privacywet is een verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke en/of de verwerker 1.1.5 Bevoegdheden Het College van B&W kent de FG alle bevoegdheden toe die nodig zijn om de taken, zoals vermeld in de AVG en Wpg naar behoren uit te voeren. Daaronder vallen onder andere de bevoegdheid om gegevens en verwerkingsactiviteiten in te zien, ruimten te betreden en is bevoegd apparatuur, programmatuur, gegevensbestanden, boeken en bescheiden te onderzoeken en zich over de werking van apparatuur en programmatuur doen tonen. De Gemeente Meierijstad, gegevensverantwoordelijke(n), medewerkers en het College van B&W, ondersteunen de FG door hem op zijn verzoek toegang te geven tot de verwerking van persoonsgegevens en haar de middelen te bieden voor professioneel onderzoek. De zienswijze en instructie(s) van de FG zijn zwaarwegend en gelden als de geëigende wijze voor naleving van de AVG, Wpg en andere relevante wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming onverminderd de opvatting van de Autoriteit Persoonsgegevens.

1.1.6 Positie De positie van de FG is onafhankelijk. Binnen de gemeente Meierijstad is ervoor gekozen om de FG, voor de personele aangelegenheden, te positioneren onder de Leidinggevende Auditing, Processen & Kwaliteit (afkorting APK). De FG doet rechtstreeks verslag aan het Directieteam en het College van B&W. 1.1.7 Middelen en ruimte De FG krijgt ruimte voor professionele uitvoering van bovengenoemde taken, deze:

Pagina 6 van 7

datum 30-01-2023

•

• •

• •

Wordt de benodigde middelen ter beschikking gesteld voor het vervullen van de genoemde taken, onderzoek en het in stand houden van zijn deskundigheid; Wordt naar behoren en tijdig betrokken bij alle aangelegenheden waarbij persoonsgegevens worden verwerkt; Wordt volledig geïnformeerd over aspecten van de bedrijfsvoering binnen de Gemeente Meierijstad waarbij persoonsgegevens worden verwerkt of wanneer daartoe voornemens bestaan; Kan vrij en onafhankelijk advies geven; Wordt niet geïnstrueerd over invulling van taken, onder druk gezet, gestraft, ontslagen of beperkt in de middelen die hij nodig heeft voor of als gevolg van de uitvoering van zijn taken, conform AVG en Wpg.

1.1.8 Overleg en verslaglegging De FG doet minimaal een keer per jaar verslag over de stand van zaken aan het Directieteam en het College van B&W in het kader van de planning en control cyclus. Naar aanleiding hiervan vindt er minimaal twee keer per jaar een overleg plaats tussen de FG en het lid van het College van B&W dat intern verantwoordelijk voor privacy en gegevensbescherming.

Pagina 7 van 7

datum 30-01-2023