Bijlage 1: Reactie definitieve managementletter 2021

Verwijzing managementletter

Bevinding en advies

Reactie

5.2 Liquide middelen

De gemeente beschikt over meerdere bankpassen en een creditcard bij de Rabobank. Bij de Rabobank is één functionaris zelfstandig bevoegd voor het verrichten van betalingen tot € 50.000 per individuele betaling. De gemeente heeft een interne controle uitgevoerd op betalingen binnen deze bevoegdheid en hierbij zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. Wij adviseren u de noodzaak van deze bestaande betaallimiet en het gebruik van de creditcard te heroverwegen en de betaalprocedure hierop indien nodig aan te passen. Daarnaast adviseren wij middels een (verbijzonderde) interne controle achteraf vast te stellen dat betalingen die binnen deze bevoegdheid en met de creditcard zijn gedaan rechtmatig zijn. De gemeente Meierijstad heeft een uitgebreide fraude risico analyse opgesteld die per proces in KCD vastligt. Deze is echter voor het laatst in 2018 geactualiseerd. Wij adviseren de gemeente deze periodiek tussentijds met alle geledingen van de organisatie te actualiseren en niet ten behoeve van de accountantscontrole maar vanuit het perspectief van het ‘in control’ willen zijn benaderen. Dit is ook relevant in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022. Wij hebben geconstateerd dat het testen van General IT Controls nog geen onderdeel van de verbijzonderde interne controle en het Interne Controleplan zijn.

Wij adviseren u om in het Interne Controleplan ook IT audits op te nemen. Graag stemmen wij met vertegenwoordigers van de gemeente Meierijstad af welke interne controles van toegevoegde waarde zijn. Wij hebben vastgesteld dat in 2021 nog geen sprake is van invulling van onze bevinding uit voorgaande jaar ten aanzien van het in gebruik nemen van de inkoopapplicatie. Als gevolg van technische calamiteiten werkte de inkoopmodule onvoldoende effectief en efficiënt voor medewerkers. Wij adviseren u topprioriteit te geven aan alternatieve maatregelen om het niet in gebruik kunnen nemen van de inkoopapplicatie op te vangen. Het centraal opslaan van prestatiebewijs conform beleid voor facturen groter dan € 5.000 wordt nog onvoldoende nageleefd. Wij

De autorisaties zijn inmiddels gewijzigd. Bij bedragen boven 2500 is een tweede handtekening nodig. Alle creditkaart betalingen 2021 zijn nagelopen (ongeveer 20 stuks) en die waren allen in opdracht van kredietbeheerder betaald. De betalingslimiet is 5000,- en op de rekening staat maximaal 20k. De grootste betaling is ongeveer 800 euro geweest. De betalingslimiet was 50k maar doordat er nooit meer dan 20K op de rekening stond, zijn betalingen nooit tot dat bedrag mogelijk geweest. In het interne controleplan 2022 is het proces betalingsverkeer toegevoegd.

5.3 Fraude risico analyse (intern)

5.4 IT General Controls als onderdeel van de verbijzonderde interne controle

5.5 Niet in gebruik genomen inkoop applicatie

5.6 Documentatie prestatielevering bij inkopen

De risicoanalyses per proces in KCD zullen in 2022 door procesbeheerders in afstemming met de interne auditor geactualiseerd worden en afgestemd met de proceseigenaar. Onderzocht zal worden of het wenselijk is om aanvullend hierop nog acties uit te zetten.

In het interne controleplan 2022 is dit opgenomen. Door de interne auditor zal in overleg met CISO en ICT onderzocht worden op welke manier dit vorm te geven.

Inkoop heeft dit opgenomen in het A3-plan. Tevens zal een beter gebruik van de verplichtingen administratie hieraan bijdragen. De optimalisatie van het crediteurenproces, waarvan de verplichtingenadministratie een onderdeel is, is al in gang gezet. De organisatie pakt het verder op om de verplichtingen administratie beter in te voeren en kijken of er een

adviseren om te onderzoeken op welke wijze de prestatielevering efficiënt en goed toegankelijk kan worden vastgelegd. 5.7 Structuur budgetbeheerders en budgethouders

5.8 Ontbrekende analyse op urenverantwoording geactiveerde uren

5.9 Interne beheersing grondexploitaties

5.10 Fiscale waardering exploitatie Veghels Buiten

Wij hebben geconstateerd dat de gemeente Meierijstad een aanzienlijk aantal budgetbeheerders en -houders heeft die ieder binnen hun bevoegdheden besluiten kunnen nemen ten aanzien van besteding van middelen. Wij adviseren de gemeente nog eens kritisch te kijken naar het aantal budgetbeheerders en budgethouders en daarbij na te gaan of budgetten gecombineerd kunnen worden. Dat zal enerzijds leiden tot een beperking van de ‘scope of control’ en anderzijds kan dit ook efficiency en mogelijk ook inkoopvoordelen opleveren. Wij hebben begrepen dat er geen sprake is van een gestructureerde en gedetailleerde analyse op de urenverantwoording waarmee uren worden geactiveerd op grondexploitaties en investeringsprojecten. Wij adviseren u om, voor medewerkers waarvoor dat van toepassing is, een gedetailleerde en gestructureerde urenverantwoording bij te houden inclusief autorisatie hiervan door leidinggevenden en deze periodiek te analyseren. Hiermee kan altijd aangetoond worden dat uren daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Wij hebben geconstateerd dat het toetsen van (mutaties op) de grondexploitatie nog geen onderdeel uitmaakt van de verbijzonderde interne controle en het Interne Controleplan.

Wij adviseren om door de verbijzonderde interne controle jaarlijks een toets te laten uitvoeren op de juistheid en volledigheid van de bouwgrondexploitaties Daarnaast adviseren wij u om door een externe deskundige de grondexploitaties te laten beoordelen en een overzicht op te stellen, gekoppeld aan de voortgangsrapportage grondexploitaties, met alle projecten en hierbij toe te lichten welke projecten wel of niet getoetst worden door extern deskundig adviesbureau. De gemeente heeft voor het project Veghels Buiten Noordoost een nieuw masterplan opgesteld. Wij adviseren u om tijdig met uw (fiscale) adviseur de fiscale en bedrijfseconomische waardering af

verwijzing kan plaatsvinden naar de opgeslagen prestatie overeenkomsten. Dit wordt meegenomen in de in januari gestarte optimalisatie van het crediteurenproces. Het beleid zal indien nodig worden aangepast. Dit wordt meegenomen in de in 2022 geplande optimalisatie van het P&C proces. Daarbij is het zoeken naar een goed evenwicht tussen de betrokkenheid van de budget beheerders/houders en de beheersbaarheid van het proces. Doordat inkoop altijd betrokken is bij opdrachten boven 5000,- is de bundeling voor mogelijke inkoopvoordelen wel al in de processen opgenomen.

Procesbeheerder is hiervoor verantwoordelijk. T.a.v. de grond exploitaties zal beter gestuurd worden op het schrijven van de uren en het goed boeken van de kosten. Het proces wordt toegevoegd aan de interne controle zodat monitoring gedurende het jaar plaatsvindt.

Ieder plan waarvan het ontwerp gereed is wordt door een extern bureau getoetst met betrekking tot de kosten componenten. Bij de eerdere concept plannen gebeurt dit door de interne plan econoom op basis van een standaard vastgestelde lijst van kosten normen. Het in alle fase extern laten toetsen van de vele ontwerpen is een te kostbare aangelegenheid. Ieder plan is na het definitieve ontwerp getoetst.

Het lijkt dat het plan in 2018 afgewaardeerd is en dus binnen het BBV weer opgepakt kan gaan worden. Dit zal in overleg met de fiscalist in 2022 opgelost worden.

5.11 Tijdige aanpassing rechtenstructuur bij doorstroom binnen functies

5.12 Tijdige facturatie leges en aansluiting en analyse subadministratie omgevingsvergunningen

5.13 Automatiserings-omgeving voldoet nog niet volledig aan de BIOstandaard

te stemmen en de impact hiervan te betrekken in de berekeningen van de grondexploitatie. Wij hebben begrepen dat intern niet altijd voldoende aandacht is voor het tijdig aanpassen van gebruikersrechten op het moment dat sprake is van uitdiensttreding (met name bij externe inhuur) of doorstroom van medewerkers met mogelijk tijdelijk behoud van oude rechten. Wij adviseren dat het tijdelijk behoud van oude rechten en aanpassing van toegangsrechten bij vertrek van medewerkers op een toereikende manier wordt bewaakt. Wij hebben begrepen dat in het najaar de aansluiting is gemaakt tussen de subadministratie omgevingsvergunningen en de financiële administratie als gevolg van late facturatie. Dit veroorzaakt een hogere kans op verschillen en complexer uitzoekwerk. Wij adviseren u om de facturatie van leges op omgevingsvergunningen frequenter (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) uit te voeren en hierbij intern een strakke norm te hanteren en op te toetsen voor de doorlooptijd van facturatie na het verlenen van de vergunning. De automatiseringsomgeving van de gemeente voldoet nog niet volledig aan de BIO-standaard. Wij adviseren u prioriteit te geven aan de opvolging van deze bevinding, dit zal leiden tot een verbetering van het (informatie) veiligheidsniveau van de organisatie.

Dit is inmiddels verbeterd door de gemaakte koppeling van de registratie in Youforce aan de ICT-autorisaties. Tevens is dit onderdeel van de verbijzonderde interne controle en wordt derhalve gedurende het jaar getoetst op bestaan en werking.

Proceseigenaar is hiervoor verantwoordelijk. Gekeken gaat worden of dit een integraal onderdeel kan worden van de management rapportage. Bij het ontwerpen en implementeren van de nieuwe processen in het kader van de omgevingswet worden de doorlooptijden specifiek benoemd.

Wij zijn blij dat u constateert dat er stappen gemaakt zijn. De stand van zaken met betrekking tot het voldoen aan de BIOstandaard wordt na afloop van het jaar geëvalueerd en naar aanleiding hiervan worden de uit te voeren verbeteracties bepaald en geprioriteerd.