Bijlage 1: "Naar een duurzaam evenementenbeleid Meierijstad 2019-2022, aanpassing uitvoeringsnota maart 2022"
Tekst van het document
NAAR EEN DUURZAAM EVENEMENTENBELEID MEIERIJSTAD 2019-2022 Aanpassing uitvoeringsnota maart 2022
INHOUD NAAR EEN DUURZAAM EVENEMENTENBELEID MEIERIJSTAD 2019-2022 AANPASSING UITVOERINGSNOTA ______ 1 VOORWOORD
4
1. INLEIDING ________________________________________________________________________________________ 6 1.1 AANLEIDING________________________________________________________________________________________ 6 1.2 WERKWIJZE _______________________________________________________________________________________ 7 1.3 BEGRIPPENLIJST ____________________________________________________________________________________ 8 2. SAMENVATTING VISIE OP EVENEMENTEN ____________________________________________________________ 10 2.1 SOORT EVENEMENTEN _______________________________________________________________________________ 10 2.2 WAAROM EEN EVENEMENTENBELEID? ____________________________________________________________________ 11 2.3 VISIE ___________________________________________________________________________________________ 12 3. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN ROLVERDELING _____________________________________________________ 13 3.1 ORGANISATOR _____________________________________________________________________________________ 13 3.2 GEMEENTE _______________________________________________________________________________________ 14 3.3 HULPDIENSTEN ____________________________________________________________________________________ 14 4.
EVENEMENTEN __________________________________________________________________________________ 15 4.1 DEFINITIE VAN EVENEMENT ____________________________________________________________________________ 15 4.2 EVENEMENTENVERGUNNING ___________________________________________________________________________ 16 4.3 VERGUNNINGVRIJ OFTEWEL MELDINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN _________________________________________________ 16 4.4 SPECIFIEKE EVENEMENTEN ____________________________________________________________________________ 16 4.4.1 CARNAVAL ______________________________________________________________________________________ 16 4.4.2 CIRCUSSEN _____________________________________________________________________________________ 17 4.4.3 KERMISSEN _____________________________________________________________________________________ 17 4.4.4 KONINGSDAG ____________________________________________________________________________________ 18 4.4.5 WENS TOT CENTRALE COÖRDINATIE AANVRAGEN ___________________________________________________________ 18 4.4.6 WEGWEDSTRIJDEN ________________________________________________________________________________ 18 4.4.7 VECHTSPORTWEDSTRIJDEN EN -GALA’S __________________________________________________________________ 19 4.4.8 FEESTEN IN HET BUITENGEBIED _______________________________________________________________________ 19 4.4.9
KERSTBOOMVERBRANDING EN KAMPVUREN _______________________________________________________________ 19 4.4.10 BESLOTEN FEESTEN ______________________________________________________________________________ 19 4.5 INCIDENTELE EN COLLECTIEVE FESTIVITEITEN _______________________________________________________________ 20 4.5.1 TERRAS EN BUITENTERREIN __________________________________________________________________________ 21 4.6 ACTIVITEITEN BINNEN INRICHTINGEN _____________________________________________________________________ 21 4.6.1 ACTIVITEITEN BINNEN DE NORMALE BEDRIJFSVOERING _______________________________________________________ 22 4.6.2 ACTIVITEITEN DIE NIET BINNEN DE NORMALE BEDRIJFSVOERING PASSEN ___________________________________________ 22 5.
PROCEDURE EN BEOORDELING ____________________________________________________________________ 24 5.1 MELDINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN _____________________________________________________________________ 25 5.2 VERGUNNINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN __________________________________________________________________ 25 5.3 INTERNE GEMEENTELIJKE EN REGIONALE EVENEMENTENKALENDER ________________________________________________ 26 5.4 COÖRDINATIE BIJ AANVRAGEN EVENEMENTEN _______________________________________________________________ 26 5.5 GEVRAAGDE INFORMATIE BIJ AANVRAAG VERGUNNING OF MELDING ________________________________________________ 26 5.6 LOCATIEBELEID EN DUUR VAN EVENEMENTEN _______________________________________________________________ 29 5.7 INZET VAN HULPDIENSTEN _____________________________________________________________________________ 31 5.8 BEOORDELING EN RISICO-ANALYSE: A-B- EN C-EVENEMENTEN ___________________________________________________ 32 5.9 WEIGERINGSGRONDEN _______________________________________________________________________________ 34 5.10 VERGUNNINGEN EN PUBLICATIE ________________________________________________________________________ 34 5.11 BEZWAAR OF BEROEP _______________________________________________________________________________ 34 5.12 EVALUATIE ______________________________________________________________________________________ 34
6. VOORWAARDEN EN VOORSCHRIFTEN VOOR VERGUNNINGVERLENING __________________________________ 35 6.1 OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID ________________________________________________________________________ 35 6.2 BRANDVEILIGHEID __________________________________________________________________________________ 36 6.3 VEILIGHEID TIJDELIJKE BOUWSELS EN CONSTRUCTIES TIJDENS EVENEMENTEN ________________________________________ 37 6.4 VERKEER ________________________________________________________________________________________ 37 6.5 GELUID EN BEGIN- EN EINDTIJDEN _______________________________________________________________________ 41 6.5.1 HUIDIGE GELUIDSBELASTING _________________________________________________________________________ 41 6.5.2. GELUIDSNORMEN _________________________________________________________________________________ 41 6.5.3. GELUIDSMETINGEN _______________________________________________________________________________ 43 6.5.4. BEGIN- EN EINDTIJDEN _____________________________________________________________________________ 44 6.5.5.
HANDHAVINGSPROTOCOL VOOR GELUID _________________________________________________________________ 44 6.5.6 OVERIGE GELUIDSASPECTEN _________________________________________________________________________ 46 6.5.7 SAMENVATTING GELUIDSNORMEN EN BEGIN- EN EINDTIJDEN ___________________________________________________ 46 6.6 OP- EN AFBOUW ___________________________________________________________________________________ 48 6.7 COMMUNICATIE ____________________________________________________________________________________ 48 6.8 AANSPRAKELIJKHEID ________________________________________________________________________________ 49 6.9 WEEKMARKTEN ____________________________________________________________________________________ 49 6.10 ZONDAGSRUST EN GELOOFSGEBOUWEN __________________________________________________________________ 50 6.11 AANSLUITING OP HET DUURZAAMHEIDSBELEID MEIERIJSTAD ____________________________________________________ 51 6.12 FLORA & FAUNA __________________________________________________________________________________ 51 6.13 BOMENBELEID ____________________________________________________________________________________ 51 6.14 AFVAL__________________________________________________________________________________________ 52 6.15 GEBRUIK PLASTIC _________________________________________________________________________________ 52 6.16 OPLATEN VAN
BALLONNEN ___________________________________________________________________________ 52 6.17 AGGREGATEN ____________________________________________________________________________________ 53 6.18 VUURWERK ______________________________________________________________________________________ 53 6.19 ACTIVITEITEN IN HET LUCHTRUIM _______________________________________________________________________ 53 6.20 KLIC-MELDING ____________________________________________________________________________________ 54 6.21 KAMPEREN ______________________________________________________________________________________ 54 6.22 TOEGANKELIJKHEID ________________________________________________________________________________ 54 6.23 ALCOHOL- EN DRUGSMISBRUIK TEGENGAAN _______________________________________________________________ 55 6.24 LACHGAS _______________________________________________________________________________________ 55 7.
TOEZICHT EN HANDHAVING ________________________________________________________________________ 56 7.1 TOEZICHT ________________________________________________________________________________________ 57 7.2 MULTIDISCIPLINAIRE SCHOUW __________________________________________________________________________ 57 7.3 HANDHAVING ______________________________________________________________________________________ 58 7.4 STRATEGIE _______________________________________________________________________________________ 59 7.5 SANCTIEBELEID ____________________________________________________________________________________ 60 7.6 KLACHTENREGISTRATIE EN PROCEDURE ___________________________________________________________________ 60 8.
FACILITEREN VAN EVENEMENTEN __________________________________________________________________ 61 8.1 GEBRUIK MATERIALEN GEMEENTE(WERF) __________________________________________________________________ 61 8.2 NUTSVOORZIENINGEN _______________________________________________________________________________ 63 8.3 SCHADES ________________________________________________________________________________________ 65 8.4 PROMOTIE________________________________________________________________________________________ 65 8.5 PROMOTIONELE EVENEMENTENKALENDER _________________________________________________________________ 66 8.6 LEGES __________________________________________________________________________________________ 66 8.7 SUBSIDIES________________________________________________________________________________________ 67 9. TOT SLOT _______________________________________________________________________________________ 68
VOORWOORD In juni 2019 is door het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) de uitvoeringsnota voor het evenementenbeleid in onze gemeente Meierijstad vastgesteld. Deze nota volgde op de kaderstellende nota die de gemeenteraad in december 2018 heeft vastgesteld. In deze kaderstellende nota is onze visie op evenementen vastgelegd in combinatie met de belangrijkste uitgangspunten zoals geluidsnormen, eindtijden en facilitering door de gemeente. De uitvoeringsnota geeft een overzicht van àlle uitvoeringsaspecten, die bij evenementen aan de orde zijn vanaf de melding of vergunningsaanvraag van een evenement tot en met de evaluatie na afloop. Doelstelling is om met alle voorschriften, regels en afspraken het organisatoren makkelijk te maken om hun activiteiten vorm te geven, de gemeente en hulpdiensten bij te staan om de evenementen veilig en ordelijk te laten verlopen en zo voor bezoekers aantrekkelijke evenementen in onze gemeente te (be)houden.
Inmiddels zijn we 2,5 jaar verder. De evenementensector kent vanaf maart 2020 een bizarre tijd. Door het COVIDvirus zijn vele evenementen niet of aangepast doorgegaan. Een evenement betekent een samenkomst van mensen en is daarmee gevoelig voor maatregelen van de Rijksoverheid en Veiligheidsregio. Met de opgedane ervaringen bij evenementen die wel zijn doorgegaan in de afgelopen jaren is gebleken dat het evenementenbeleid van Meierijstad prima uitvoerbaar is. Wel zijn er enkele punten naar voren gekomen, waarvan het goed is deze bij de start van 2022 als aanvulling in deze uitvoeringsnota op te nemen. Zo is het belang van de omgevingsdialoog verduidelijkt en wordt het begrip meerweekse evenementen geïntroduceerd. We hopen hiermee de organisatoren maar ook de omwonenden van een evenementenlocatie meer duidelijkheid te bieden aan de voorzijde bij de aanvraag van een evenement. De hulpdiensten hebben aangegeven dat er sprake is van een capaciteitsvraagstuk (o.a. politie). Dit heeft geleid tot het beleid om in beginsel geen nieuwe C-evenementen in onze gemeente toe te staan en om de inzet van de hulpdiensten voortaan in regionaal verband te bekijken. Hiermee is in het najaar van 2021 goede ervaring opgedaan voor de geplande evenementen in 2022. En voor het seizoen 2022 lijkt er gelukkig weer meer mogelijk in de wetenschap dat COVID 19 niet meer weg te denken is in onze samenleving.
Namens het College van B&W, Harry van Rooijen Wethouder van Infrastructuur en Duurzaamheid
1. INLEIDING 1.1 Aanleiding De gemeente Meierijstad is per 1 januari 2017 ontstaan uit een samenvoeging van drie gemeenten: Schijndel, SintOedenrode en Veghel. Deze fusie betekent dat op vele beleidsterreinen het beleid moet worden geharmoniseerd. Zo ook voor het evenementenbeleid. Voor de uitvoeringsnota uit juni 2019 was het vertrekpunt de drie documenten waarin het evenementenbeleid van de voormalige gemeenten is beschreven: -
Evenementennotitie Gemeente Schijndel 2015.
-
‘Bruisend Rooi’, Kader- en uitvoeringsnotitie evenementenbeleid 2014.
-
Evenementenbeleid 2016 ‘Evenementen Veghel maakt er werk van’.
Naast harmonisatie werd destijds ook meegenomen de actualisering van relevante (landelijke) wetgeving zoals de AMvB1 ‘Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ (Besluit BGBOP), die lokale brandveiligheidsverordeningen vervangt. Bij evenementen zijn naast de gemeente vele partijen betrokken waaronder organisatoren, hulpdiensten als politie en brandweer en omwonenden. Het gaat er om duidelijk te maken wat wel en niet kan, hoe we zaken aanpakken en wat ieders rol en verantwoordelijkheid hierbij is. Alle relevante procedures, voorschriften en afspraken worden gebundeld zodat het proces rondom vergunningverlening soepel verloopt en evenementen veilig en goed verlopen. Ook de facilitering van evenementen door onze gemeente is een belangrijk harmonisatiethema. Denk aan levering van diensten als dranghekken, bebording, maar ook aan de leges en subsidies, die voor evenementen worden gevraagd. Nagenoeg alle hierover opgenomen aspecten in de uitvoeringsnota uit juni 2019 blijven onverkort van kracht. Deze aangepaste uitvoeringsnota kent als belangrijkste aanpassingen een verduidelijking van het belang van de omgevingsdialoog, de introductie van het begrip meerweekse evenementen en een regionale afweging van de inzet van de hulpdiensten. Deze aangepaste nota is in maart 2022 vastgesteld door het college van B&W.
1.2 Werkwijze Het evenementenbeleid raakt vele andere beleidsterreinen van onze gemeente (denk onder andere aan sport, kunst en cultuur, economie, citymarketing, duurzaamheid, verkeer, veiligheid, handhaving, ruimtelijke ordening, financiën). Deze terreinen zijn bij de totstandkoming van het nieuwe beleid betrokken. Voorafgaand aan de uitvoeringsnota van juni 2019 is een uitgebreid participatietraject doorlopen met externe belanghebbenden: ₋
Brancheorganisaties Koninklijk Horeca Nederland, centrummanagement, VVV, platform toerisme en recreatie.
₋
Evenementenorganisatoren en aanverwante organisaties.
₋
Wijk- en dorpsraden.
₋
Organisaties op gebied van toegankelijkheid, Seniorenraad, Adviesraad Sociaal Domein.
₋
Organisaties op het gebied van duurzaamheid en fairtrade.
₋
Omwonenden/inwoners.
₋
Hulpdiensten.
Voor deze tussenevaluatie is volstaan met een raadpleging van relevante medewerkers van de gemeente en de hulpdiensten.
1 Algemene Maatregel van Bestuur
1.3 Begrippenlijst In deze kadernota komen diverse begrippen aan de orde. De meest relevante zijn hieronder samengevat. a.
APV: Algemene Plaatselijke Verordening Meierijstad: hierin staat de regelgeving rondom openbare orde en veiligheid in Meierijstad
b.
VFL:Verordening fysieke leefomgeving Meierijstad: een integrale verordening waar alle verordeningen en beleidsregels die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving zijn ondergebracht. Denk aan bouwen, wonen, natuur, erfgoed, milieu, wegen en water. De VFL is een samenvoeging van een reeks bestaande verordeningen en een aantal regels uit de APV.
c.
Evenement: evenement als bedoeld in artikel 2:24 van de APV: Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.
d.
Aanwijzingsbesluit: gemeentelijk besluit over vergunningvrije evenementen met algemene regels in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid, het milieu en de spreiding van gelijksoortige evenementen over het jaar en het grondgebied van de gemeente.
e.
Regionale evenementenkalender: jaarkalender met (grotere) evenementen voor veiligheidsregio, mede op basis waarvan inzet politie en hulpdiensten wordt bepaald.
f.
Evenement met muziekondersteuning: evenement waar de muziek ondersteunend is aan het (ander) basisconcept van het evenement.
g.
Muziekevenement: evenement waar de uitvoering van (live)-muziek (inclusief dj’s) het basisconcept van het evenement is.
h.
Openbare inrichting: een hotel, restaurant, pension, café, cafetaria, snackbar, discotheek, buurthuis of clubhuis; elke andere voor het publiek toegankelijke, besloten ruimte waarin bedrijfsmatig of in een omvang alsof zij bedrijfsmatig was, logies wordt verstrekt, dranken worden geschonken, of rookwaren of spijzen voor directe consumptie worden verstrekt of bereid.
i.
Terras: een buiten de besloten ruimte van de openbare inrichting liggend maar wel behorend tot de inrichting deel, waar sta- of zitgelegenheid kan worden geboden en waar tegen vergoeding dranken kunnen worden geschonken of spijzen voor directe consumptie kunnen worden bereid of verstrekt.
j.
Straat- of buurtfeest: feest dat direct met en door bewoners van een straat of buurt wordt georganiseerd op een openbare plaats. Veelal vinden de activiteiten plaats op de openbare weg die daartoe tijdelijk aan het verkeer onttrokken moet worden.
k.
Volksfeesten: traditioneel feest dat door het (gehele) volk wordt gevierd zoals kermissen, carnavalsoptochten, Sinterklaasintocht, vieringen en herdenkingen (Koningsdag, 4 en 5 mei, lokale bevrijdingsdagen, dodenherdenking).
l.
Jeugd- en jongerenevenementen: aan school gerelateerde evenementen (in basis- en voortgezet onderwijs) en algemeen op kinderen en jongeren gerichte evenementen op het gebied van sport, beweging, gezondheid.
m.
Festival: (grootschalig) evenement van geïnteresseerden over een bepaald onderwerp.
n.
Beeldbepalend evenement: evenement dat aansluit op de (kern)waarden van gemeente Meierijstad.
o.
GHOR: Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio.
p.
ODBN: OmgevingsDienst Brabant Noord.
q.
Collectieve festiviteit: festiviteit die niet specifiek aan één of een klein aantal inrichtingen is verbonden.
r.
Incidentele festiviteit: festiviteit of activiteit die gebonden is aan één of een klein aantal inrichtingen. Per inrichting max 6x per jaar, waarvan 3x op buitenterrein binnen de inrichting.
s.
Meerweekse evenement: een evenementen met een maximale duur van 28 dagen of 4 weekenden met samenhang in programma en/of inrichting van het evenemententerrein.
2. SAMENVATTING VISIE OP EVENEMENTEN In de kaderstellende nota over het evenementenbeleid (december 2018) wordt uitgebreid ingegaan op de visie van de gemeente Meierijstad op evenementen. Hieronder volgt een beknopte samenvatting.
2.1 Soort evenementen Meierijstad kent vele evenementen. In 2017 waren dat er 431, waarvan 155 vergund en 276 die konden volstaan met een melding. Dat is gemiddeld meer dan 8 per week gedurende het gehele jaar! De variatie tussen evenementen is zeer groot. Er vallen volksfeesten onder als Carnavalsoptochten en de kermissen, enkele beeldbepalende festivals zoals Paaspop, 7th Sunday/Harmony of Hardcore en Fabriek Magnifique, maar de bulk bestaat uit de zeer vele kleinschalige evenementen. Denk aan sport- en culturele evenementen, straatfeesten, kindervakantieweken etc. In het evenementenbeleid maken we onderscheid in enerzijds commerciële en niet-commerciële evenementen en anderzijds in het soort evenement. Een commercieel evenement is een evenement met een bedrijfsmatige opzet gericht op het realiseren van een financieel batig resultaat van de organisator of de deelnemers. Voorbeelden zijn circussen, kermissen, theaterproducties, concerten, festivals (als Paaspop en 7th Sunday), jaarmarkten. De overige
evenementen zijn niet-commercieel. Dit is de overgrote meerderheid van evenementen in Meierijstad. Als soort evenementen worden onderscheiden: volksfeesten, jeugd- en jongerenevenementen, festivals en overige evenementen. Bovengenoemd onderscheid in commerciële en niet-commerciële en soorten evenementen leidt tot een volgende matrix.
A Volksfeesten
B Jeugd- en jongeren-
C Festivals
D Overig
Bijv. Paaspop,
Bijv.
7th Sunday/
jaarmarkten,
Harmony of
carnavals-
Hardcore
feesten
evenementen Commercieel
Limitatieve opsomming:
Bijv. NK BMX, Jamboree
kermissen
Niet-
Limitatieve opsomming
Limitatieve opsomming te
Bijv. Fabriek
Bijv. buurt
commercieel
te weten:
weten:
Magnifique,
BBQ’s, fiets-
-
Vieringen en
-
Bouwdorpen
Pleinpop, Pop en
en wandel-
herdenkingen
-
Kindervakantieweken
Colour festival,
tochten
(Koningsdag 2, 4 en
-
Buitenspeeldagen
1Anderfestival,
5 mei, lokale
-
Schoolgerelateerde
Rooi Vol Koren
bevrijdings-dagen in
evenementen als
september)
sponsorlopen, gala’s,
-
Carnavalsoptochten
verkeersexamens
-
Sinterklaas-
(aansluiting op landelijke
intochten
evenementen).
Bovenstaande indeling in evenementen komt verder terug in de wijze van dienstverlening en facilitering door de gemeente.
2.2 Waarom een evenementenbeleid? Primair natuurlijk omdat er voor een ordelijk en veilig verloop van zoveel evenementen regels en afspraken nodig zijn. Maar evenementen dragen ook bij uitstek bij aan doelstellingen op vele beleidsterreinen van de gemeente. Denk aan citymarketing, leefbaarheid van kernen, lokale economie en recreatie en toerisme. In de eerste zin van het coalitieakkoord “Mijlpalen van Meierijstad 2017-2022” komen evenementen al in beeld: Meierijstad is een nieuwe gemeente. Een Brabantse stad van dertien kernen. Een stad met 80.000 inwoners, met een groot groen buitengebied, prachtige bedrijven, bruisende evenementen en talloze vrijwilligers in de sport, cultuur en de zorg. Het is er goed werken, wonen en leven.
2 Officiële vieringen dus niet evenementen/feesten die op Koningsdag door derden worden georganiseerd
2.3 Visie Gelet op het belang van evenementen zelf en de bijdrage van evenementen aan diverse beleidsdoelen op andere terreinen willen we in Meierijstad evenementen de ruimte bieden. Meierijstad is gebaat bij mooie evenementen die zich richten op de eigen inwoners en bezoekers van buiten. Dat geldt voor (doorgroei van) de huidige evenementen, maar ook voor nieuwe evenementen, zeker als ze aansluiten op de energie en (kern)waarden in de gemeente. Ook willen we dat evenementen veilig zijn. Gelet op de capaciteit van politie is dit aanleiding om vooralsnog geen nieuwe grootschalige (C-)evenementen toe te staan (zie paragraaf 5.8)3. Dit geldt ook voor bestaande evenementen, die doorgroeien naar een C-evenement. En tot slot willen we graag dat evenementen voldoende aandacht schenken aan gezondheid, de leefomgeving en betaalbaar blijven zowel voor de bezoekers als ook voor de organisatoren. Dat geldt met name voor de zeer vele niet-commerciële evenementen. Primair is het zaak van organisatoren dat ze zich blijven vernieuwen en zorgdragen voor de financiering. Het is belangrijk voor Meierijstad dat deze evenementen overeind blijven. Uiteraard geldt voor alle evenementen dat ze moeten passen binnen de kaders van het nieuwe evenementenbeleid. De gemeente is soepel waar het kan maar streng als het moet. Bovenstaande visie laat zich vertalen in een duurzaam evenementenbeleid.
Meierijstad zet in op een evenwicht tussen de factoren People, Planet en Profit zoals weergegeven in onderstaand schema.
De doelstelling van het nieuwe duurzame evenementenbeleid in Meierijstad laat zich als volgt omschrijven: Het bevorderen van evenementen door het klantvriendelijker, toegankelijker en duidelijker maken van procedures en het streven naar het juiste evenwicht tussen gezelligheid en feestelijkheden aan de ene kant en het bewaken van de openbare orde, het beperken van de overlast en het bewaken van de leefbaarheid aan de andere kant.
3 Tenzij besproken en goedgekeurd door de driehoek (burgemeester, politie, officier van justitie)
3. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN ROLVERDELING Hieronder zijn kort de verantwoordelijkheden en rolverdeling binnen het vergunningentraject nader toegelicht.
3.1 Organisator -
Aanvragen vergunning of indienen van melding.
-
Ordelijk en veilig verloop.
-
Noodzakelijke voorzieningen (zowel facilitair als beheersmatig).
-
Voldoen aan wetten en regels.
-
Aansprakelijk voor schade bij gemeente en derden.
3.2 Gemeente ₋
Beleid omtrent evenementen en evenementenvergunningen.
-
Vergunning verlenen of beoordeling melding.
-
Openbare orde en veiligheid, gezondheid en bescherming van het milieu.
-
Verkeersveiligheid, bereikbaarheid en toegankelijkheid.
-
Toezicht en handhaving.
-
Dienstverlening materialen, nutsvoorzieningen.
3.3 Hulpdiensten Primair brandweer, politie, Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie (GHOR), Veiligheidsregio Brabant Noord, Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN). ₋
Verantwoordelijk voor het uitvoeren van de eigen wettelijke taken.
₋
Adviseren van gemeente.
₋
Afstemming binnen Veiligheidsregio Brabant-Noord in relatie tot de multidisciplinaire advisering.
4. EVENEMENTEN 4.1 Definitie van evenement In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is in Art 2.24 de definitie van een evenement opgenomen4. Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. De APV maakt wel enkele uitzonderingen die als volgt kunnen worden samengevat: -
Activiteiten in een inrichting (denk aan bioscopen, theaters en inrichtingen in de zin van de Drank- en horecawet).
-
Reguliere sportwedstrijden m.u.v. evenementen rondom vechtsporten.
-
Specifieke vormen van vermaak als markten, openbare manifestaties, ruilbeurzen.
4 Meest recente APV is te vinden op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/
Meierijstad
zoekterm Algemene Plaatselijke Verordening
Onder een evenement wordt volgens de APV mede verstaan: een herdenkingsplechtigheid; een braderie; een optocht op de weg; een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; een straatfeest of buurtbarbecue op één dag, een vechtsportwedstrijd of – gala.
4.2 Evenementenvergunning Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren (APV art 2.25 lid 1).5 Een aanvraag voor een evenement doet een organisator digital via een aanvraagformulier op de website van Meierijstad. Afhankelijk van de beoordeling van de risico’s is er sprake van een A-, B- of C-evenement (zie ook paragraaf 5.8).
4.3 Vergunningvrij oftewel meldingsplichtige evenementen Kleine evenementen kunnen naar omvang en vorm een dusdanig beperkte impact op de openbare orde, veiligheid en milieu hebben dat er geen vergunning nodig is. Zij zijn op grond van artikel 2:25 lid 3 van de APV vergunningvrij, maar tevens meldingsplichtig. Een organisator kan een melding doen via een aanvraagformulier op de website van Meierijstad. Het gaat om evenementen die zijn opgenomen in het door de burgemeester vastgestelde “Aanwijzingsbesluit vergunningvrije evenementen, ex 2:25, lid 3 APV”6. In art 2 van het Aanwijzingsbesluit worden specifieke evenementen genoemd, die vergunningvrij zijn. In art 3 van het Aanwijzingsbesluit zijn ook criteria opgenomen voor niet nader genoemde vergunningvrije evenementen. Een belangrijke voorwaarde is dat er minder dan 150 personen gelijktijdig aanwezig zijn 7. Voor meldingsplichtige evenementen gelden de algemene voorschriften van het Aanwijzingsbesluit. De burgemeester kan een meldingsplichtig evenement verbieden.
4.4 Specifieke evenementen 4.4.1 Carnaval Bij carnaval gaat het vooral om optochten. Hiervoor is een evenementenvergunning nodig. Daarnaast vinden er andere activiteiten in openbare ruimte plaats (bijv. feesttent, verkoopwagens, dweilorkesten etc). Soms is hiervoor een aparte evenementen- of andere vergunning (standplaatsvergunning) nodig.
5 Meest recente APV is te vinden op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/
zoekterm Algemene Plaatselijke Verordening Meierijstad 6 Meest recente Aanwijzingsbesluit is te vinden op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/ zoekterm Aanwijzingsbesluit Meierijstad 7 De norm van maximale 150 personen is genomen omdat hiermee wordt aangesloten op de landelijk besluitvorming omtrent brandveiligheid te weten Artikel 2.3 lid 2 van ‘Besluit brandveiligheid gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’
4.4.2 Circussen Een circus is een reizend gezelschap dat optreedt in een grote tent en bestaat uit optredens van acrobaten, jongleurs, clowns, dierentemmers en goochelaars. In het laatste decennium van de 20ste eeuw zijn er door een aantal circussen doorontwikkelingen gemaakt naar circus-theater. Deze circusgroepen combineren circus met muziek, zang, dans en comedy. Sinds september 2015 is het wettelijk verboden om wilde dieren te gebruiken in circussen. Circussen worden gezien als vergunningsplichtige evenementen. Om een wildgroei aan circusvoorstellingen te voorkomen is vastgelegd hoeveel circussen er maximaal per jaar plaats mogen vinden en waar deze plaats mogen vinden: -
Jaarlijks maximaal 6 circussen
-
Op een (semi-)verharde locatie. Geschikte gemeentelijke locaties zijn De Steeg in Schijndel en De Neul in Sint-Oedenrode. Afwijking van deze locaties is alleen gemotiveerd mogelijk. Onder geen beding mag een tent geplaatst worden, die verankerd wordt in het asfalt.
Circussen worden gevraagd zich voor 1 november voorafgaande aan het kalenderjaar te melden. Ingeval er op dat moment minder dan 6 meldingen zijn ontvangen, kunnen ook daarna aanvragen voor een vergunning gedaan worden. Voor elke aanvraag worden de volgende beleidsregels gehanteerd. Ingeval er sprake is van een overinschrijving worden deze beleidsregels benut om een rangorde te maken: -
Circussen die een aanvraag indienen met betrekking tot de door de gemeente gewenste periode genieten de voorkeur8;
-
Positieve beoordeling van het circus- c.q. bouwboek door brandweer en/of politie weegt mee;
-
Omvang en kwaliteit van het circus zijn in verhouding tot omvang en lengte van het verblijf van het circus (Meierijstad biedt uiteraard een locatie voor de stalling van circuswagens aan, maar wil geen standplaats bieden aan circusgezelschappen als tijdelijke opvang);
-
Eigen waarnemingen/ervaringen en ervaringen van andere gemeenten van afgelopen jaren ten aanzien van de onderstaande punten wegen mee: a.
Nakomen van afspraken
b.
Dieren(welzijns)beleid en nakomen landelijke afspraken
c.
Calamiteiten en incidenten
d.
Kwaliteit van informatievoorziening en professionaliteit van het circus
e.
Publiciteit in media en vakblad
4.4.3 Kermissen Een kermis wordt gezien als een evenement dat bestaat uit een verzameling rondtrekkende attracties en kramen in de openlucht. Meierijstad kent op dit moment 14 (dorps)kermissen. Iedere kern heeft één keer per jaar een kermis en met de extra voorjaarskermis aan de Boschweg kent Schijndel er twee. Met dit aantal vindt Meierijstad dat er
8 Op dit moment is de gewenste periode half mei-half juni)
voldoende kermissen zijn. Het streven is om in iedere kern van de gemeente de kermis te behouden. Met het oog op balans en om de onderlinge concurrentie tegen te gaan zijn daarom extra kermissen niet toegestaan. Voor iedere kermis moet er een evenementenvergunning worden aangevraagd. Belangrijk aandachtspunt bij de vergunningverlening is de check of aan de nodige veiligheidsvereisten wordt voldaan. Daarbij gaat het enerzijds om de technische veiligheid van de attracties en anderzijds om de brandveiligheid van het kermisterrein. De exploitant is op grond van het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen zelf verantwoordelijk voor de technische veiligheid van zijn attractie. De NVWA kan steekproefsgewijs controles uitvoeren. De gemeente controleert in het Register attractietoestellen en speeltoestellen (RAS) of een kermisattractie is goedgekeurd. De organisatie geeft van elke attractie het RAS-nummer door. Voor kermissen gelden daarnaast speciale begin- en eindtijden en andere specifieke zaken (bijvoorbeeld het verbod op prijzen). Deze zijn vastgelegd in het kermisbeleid.
4.4.4 Koningsdag Koningsdag is een dag waarop diverse evenementen worden georganiseerd door uiteenlopende partijen. Onderdeel van Koningsdag is ook Koningsnacht, die als collectieve festiviteit in kader van de APV wordt aangewezen.
4.4.5 Wens tot centrale coördinatie aanvragen Er zijn situaties/festiviteiten waarbij sprake is van diverse evenementen, die worden georganiseerd door uiteenlopende partijen. Denk aan volksfeesten als Carnaval, kermissen en Koningsdag, maar ook Bevrijdingsfeesten of jaarmarkten. Op een geografisch beperkte ruimte worden dan evenementen georganiseerd, die elkaar aanvullen en beïnvloeden. Op dit moment is elke organisator is verantwoordelijk voor de eigen aanvraag. Mochten er tegenstrijdige belangen in het geding zijn dan zal de gemeente de betreffende organisatoren hiervan op de hoogte stellen en indien mogelijk steunen in het zoeken naar een oplossing, die in de vergunning wordt vastgelegd. Voor een goede afstemming van activiteiten ziet de gemeente in kernen waar centrale organisaties als Oranjecomités of Carnavalsstichtingen actief zijn, deze partijen als aanspreekpunt voor de gemeente fungeren om evenementen aan te vragen en een coördinerende rol te vervullen bij de eventuele aanvullende activiteiten van derden (zie ook paragraaf 5.4).
4.4.6 Wegwedstrijden Wegwedstrijden zijn een aparte categorie evenementen (APV art 2.24 lid 2). Denk aan wielerrondes en -etappes, ELE Rally en dergelijke. Meestal is er sprake van lange routes door verschillende gemeenten en diverse wegafsluitingen. De afsluitingen kunnen grote impact hebben op de mobiliteit in de stad en/of regio. De wegbeheerder is daarom degene die besluit of en onder welke voorwaarden een wegwedstrijd kan plaatsvinden. Wanneer er sprake is van een wedstrijd, moet ontheffing aangevraagd worden van het verbod op het houden van wedstrijden op de weg (art. 10 WvW en APV art 2.25 lid 6). Als de wegen van het evenement allemaal binnen de
gemeente Meierijstad liggen, moet deze ontheffing aangevraagd worden bij de gemeente. Hiervoor geldt een termijn van minimaal 4 weken. Wanneer er tijdelijke verkeersmaatregelen aan de orde zijn, kan de gemeente deze in een verkeersbesluit vastleggen. Er moet dan eveneens een evenementenvergunning aangevraagd worden voor het inrichten van de start- en finishlocatie. Wanneer de wedstrijd gemeentegrensoverschrijdend is dan wel de weg in beheer is van een ander orgaan, moet de ontheffing aangevraagd worden bij de Gedeputeerde Staten van de provincie. Van de ontheffing van de provincie(s) kan alleen gebruik gemaakt worden wanneer de colleges van B&W van alle betrokken gemeenten schriftelijk hebben verklaard geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van de wegen binnen hun gemeente. Wanneer in dit laatste geval de start- en/of finishlocatie in de gemeente Meierijstad ligt, dan moet daarvoor een evenementenvergunning aangevraagd worden.
4.4.7 Vechtsportwedstrijden en -gala’s Voor de organisatie van een vechtsportwegstrijd of – gala is altijd een evenementenvergunning nodig (APV art 2:24 lid 2g). In april 2018 is er door de Nederlandse vechtsportautoriteit een handreiking voor gemeenten uitgebracht 9. In Meierijstad wordt in de evenementenvergunning verwezen naar de richtlijnen in deze handreiking zoals de uitvoering van een levensgedragstoets ten opzichte van de organisator. De gemeente toetst een vergunning voor een vechtsportevenementen op grond van de Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur).
4.4.8 Feesten in het buitengebied Soms worden er tent- en schuurfeesten in het buitengebied georganiseerd. Deze feesten worden -als zij geen besloten karakter hebben- aangemerkt als een evenement.
4.4.9 Kerstboomverbranding en kampvuren Aan deze evenementen wordt door de gemeente geen medewerking verleend. Er is een uitsterfconstructie van toepassing vanwege milieu (nadelige emissie door onvolledige verbranding, verbranding van restafval in bomen). Formeel juridisch worden gebruikte kerstbomen als afval gezien. Op dit moment wordt er nog een kerstboomverbranding georganiseerd door dorpsraad Wijbosch, wijkraad Plein, Zijtaart Leijnse Rondweg, VeghelZuid. Er is wel een tendens tot meer vuurkorven bij evenementen. Dit is afhankelijk van de situatie mogelijk.
4.4.10 Besloten feesten Dit zijn geen voor het publiek toegankelijke verrichtingen van vermaak en vallen niet onder de reikwijdte van een evenementenvergunning. Wel is toestemming nodig van de eigenaar van de plaats waar het feest gehouden wordt.
9 Regulering vechtsportgala's: handreiking voor gemeentelijk beleid’, april 2018
Uitgangspunt is dat de organisator zelf verantwoordelijk is voor het veroorzaken van geluidsoverlast. Besloten feesten in de openbare ruimte zijn zonder vergunning niet toegestaan. Besloten feesten kunnen uiteenlopende karakters hebben: a.
Privéfeesten op eigen terrein (veelal met de bestemming ‘wonen’). Overleg met omwonenden voorafgaand aan een privéfeest voorkomt vaak (de beleving van) geluidsoverlast of –hinder.
b.
Feesten voor leden van (sport-)verenigingen in de eigen accommodatie (denk aan jaarfeest, vrijwilligersfeest etc.). Aandachtspunt is het beleid t.a.v. paracommercie. Wanneer er (muziek-)geluid ten gehore wordt gebracht en/of de accommodatie is geopend op andere tijden dan normaal dient eveneens melding te worden gedaan op basis van de VFL (incidentele festiviteiten, zie paragraaf 4.5.1).
c.
Bedrijfsgerelateerde besloten (personeels)feesten in een bedrijfshal (waar aan de hand van uitnodigingslijsten publiek aanwezig is). Zie ook hiervoor onder b.
Indien er voor een besloten feest in een accommodatie (inrichting) meer mensen worden verwacht dan volgens de gebruiksvergunning/-melding is toegestaan, moet er een nieuwe (incidentele) gebruiksmelding worden gedaan. Overschrijding van het aantal mensen is op zich geen reden om evenementenvergunning te vragen. Echter indien de aard en omvang van de bijeenkomst maakt dat het gewenst is om naast brandveiligheid ook andere aspecten als verkeer en openbare orde en veiligheid te beoordelen, kunnen wij alsnog verzoeken om een evenementenvergunning aan te vragen. Wordt er bij een besloten feest een tent geplaatst en zijn er meer dan 150 personen gelijktijdig in de tent aanwezig dan is hiervoor een gebruiksmelding vereist (op grond van ‘Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ (BGBOP).
4.5 Incidentele en collectieve festiviteiten Evenementen vinden plaats in de openbare ruimte. Daarmee is dit een belangrijk verschil met zogenaamde festiviteiten/activiteiten in openbare inrichtingen. Eén van dergelijke openbare inrichtingen zijn horecagelegenheden. Een horeca-inrichting moet voldoen aan de geluid– en lichtvoorschriften van het Activiteitenbesluit. In de VFL is bepaald gedurende welke collectieve en incidentele festiviteiten niet aan die eisen hoeft te worden voldaan. Een festiviteit is een (openbare) feestelijkheid 10. Er wordt in de VFL onderscheid gemaakt in: a.
Collectieve festiviteit: festiviteit die niet specifiek aan één of een klein aantal inrichtingen is verbonden. De Collectieve festiviteiten zijn in artikel 8.7 van de VFL opgenomen (Carnaval van vrijdag t/m dinsdag, Koningsdag en -nacht, de plaatselijke kermis en oud en nieuwjaar);
b.
Incidentele festiviteit: festiviteit of activiteit die gebonden is aan één of een klein aantal inrichtingen, bijv. horecabedrijven. Horecaondernemers kunnen max. 6 keer per jaar incidentele festiviteiten houden, waaronder maximaal 3 activiteiten op het bij de inrichting behorende buitenterrein/terras (VFL art 8.8).
10
Online Van Dale woordenboek
Voor zowel collectieve als incidentele festiviteiten gelden andere regels met name t.a.v. sluitingstijden en geluid dan voor evenementen: a.
Sluitingstijden voor openbare inrichtingen staan in de APV art 2.29. Deze wijken af van sluitingstijden voor evenementen (zie paragraaf 6.5.4).
b.
De normen voor geluid binnen inrichtingen zijn vastgelegd in het Activiteitenbesluit (art 2.17). In de VFL zijn enkele mogelijkheden opgenomen om van deze normen af te wijken (voor collectieve festiviteiten zie VFL art 8.7 lid 4 en incidentele festiviteiten zie VFL art 8.8 lid 5).
Er zijn situaties waar incidentele en collectieve festiviteiten en het evenementenbeleid elkaar raken: ₋
Bij de aanwijzing van collectieve festiviteiten zijn veelal ook evenementen in de openbare ruimte aan de orde.
₋
Een horecagelegenheid kan ook een incidentele festiviteit melden tijdens een evenement.
Beide situaties kunnen leiden tot verschillen in geluidsnormen (VFL) en sluitingstijden binnen de inrichting (APV) en buiten de inrichting (evenementvergunning). Zo kent de horeca-inrichting latere sluitingstijden dan evenementen. Daarmee is het mogelijk dat als een evenement is afgelopen een activiteit binnen de inrichting (inclusief terras) wordt voortgezet (als reguliere activiteit of gemelde incidentele festiviteit).
4.5.1 Terras en buitenterrein Het terras van een horecagelegenheid behoort tot de inrichting en de hierop van toepassing zijnde geluidsnormen en sluitingstijden. Uitbreiding van een terras tijdens een evenement is mogelijk grenzend aan een regulier terras. Wanneer hierbij gebruik gemaakt wordt van de openbare weg, moet hiervoor een tijdelijke verkeersmaatregel genomen worden. Hierbij wordt aangesloten op het terrassenbeleid van de gemeente. Het is een inrichting toegestaan om van de maximaal 6 incidentele festiviteiten er maximaal 3 keer op het terrasbuitenterrein plaats te laten vinden binnen de grens van de inrichting met afwijkende geluidsnormen (VFL art 8.8 lid 1).
4.6 Activiteiten binnen inrichtingen Een locatie waar een evenement plaatsvindt, kan een inrichting/bedrijf in de zin van de Wet milieubeheer zijn. Dit kan een binnenlocatie betreffen, maar ook een buitenterrein (bijvoorbeeld het sportveld, binnenplaats).
4.6.1 Activiteiten binnen de normale bedrijfsvoering Activiteiten die binnen een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer worden georganiseerd en die binnen de normale bedrijfsvoering van die inrichting vallen, zijn geen evenement als bedoeld in de APV. Daarvoor geldt daarom dat er geen evenementenvergunning nodig is. Dit geldt bijvoorbeeld voor de reguliere activiteiten in theaters en paracommerciële instellingen als sporthallen en buurthuizen. Wat als normale bedrijfsvoering wordt gezien, is vastgelegd in de vergunning(aanvraag) ingeval van een vergunningsplichtige inrichting dan wel in de melding in het kader van de Wet Milieubeheer ingeval van een meldingsplichtige inrichting als bedoeld in het ‘Activiteitenbesluit’. Voor deze activiteiten gelden dan de vergunningvoorschriften respectievelijk de voorschriften van het ‘Activiteitenbesluit’. Het buitenterrein van een inrichting staat omschreven in de vergunning of melding van de inrichting. Afhankelijk van de inrichting en de daarvoor geldende vergunning wordt beoordeeld of er sprake is van een evenementenvergunningplicht of niet. Er zijn ook locaties waar het houden van evenementen binnen de bestemming valt. Hiervoor is in principe geen evenementenvergunning nodig.
Indien er bij een evenement in de inrichting meer mensen worden verwacht dan volgens de gebruiksvergunning/-melding is toegestaan, moet er een nieuwe (incidentele) gebruiksmelding worden gedaan. Overschrijding van het aantal mensen is op zich geen reden om evenementenvergunning te vragen. Echter indien de aard en omvang van de bijeenkomst maakt dat het gewenst is om naast brandveiligheid ook andere aspecten als verkeer en openbare orde en veiligheid te beoordelen, kunnen wij alsnog verzoeken om een evenementenvergunning aan te vragen. Optreden van muziekkorpsen, muziekbandjes, et cetera in een inrichting, die voor iedereen toegankelijk is, vallen veelal binnen de normale bedrijfsvoering en hiervoor is dus geen evenementenmelding dan wel –vergunning nodig. De gemeente kan evenwel hier toch om vragen om gelet op de aard en omvang van het optreden aspecten als verkeer en openbare orde en veiligheid te kunnen beoordelen.
4.6.2 Activiteiten die niet binnen de normale bedrijfsvoering passen Het is mogelijk dat er activiteiten worden georganiseerd binnen een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer die niet binnen de normale bedrijfsvoering van die inrichting vallen. In dat geval hangt het van het bestemmingsplan af wat er mogelijk is. De gebruiksvergunning/-melding bepaalt in dat geval hoeveel personen er bij een evenement maximaal zijn toegestaan. Indien er bij een evenement in deze inrichting meer mensen worden verwacht dan volgens de gebruiksvergunning/-melding is toegestaan, moet er een nieuwe (incidentele) gebruiksmelding worden gedaan. Overschrijding van het aantal mensen is op zich geen reden om evenementenvergunning te vragen. Echter indien de aard en omvang van de bijeenkomst maakt dat het gewenst is om naast brandveiligheid ook andere aspecten als verkeer en openbare orde en veiligheid te beoordelen, kunnen wij alsnog verzoeken om een
evenementenvergunning aan te vragen. Gelet op het feit dat er sprake is van een activiteit die niet binnen de normale bedrijfsvoering past vragen we in principe ook om deze vergunning Bijv.: in een sporthal is een sporttoernooi met toeschouwers (tenzij er sprake is van een gevechtssport) normaliter geen evenement in de zin van de APV. Het optreden van een rockband is wel een evenement. De zaal is daarvoor immers niet ingericht. Voor dergelijke evenementen geldt daarom dat er een evenementenvergunning of melding nodig is. Hiervoor gelden de geluidsnormen en de begin- en eindtijden uit het evenementenbeleid. Een specifieke situatie vormen leegstaande panden. Zoals in alle steden in Nederland kent ook Meierijstad leegstaande panden. Deze panden kunnen een rol hebben in publieksgerichte evenementen. Het gaat hier om een ‘tijdelijke’ invulling. De locatie moet tijdelijk zijn omdat er anders (grote) horecalocaties aan het aanbod in Meierijstad worden toegevoegd. Structurele toevoegingen zijn op deze wijze niet gewenst. Overigens vraagt de markt soms ook om tijdelijke locatie (spannende plekken). Voor evenementen in leegstaande bedrijfspanden geldt dat als er nog een Wabo-(Wm-) vergunning actief is, deze nog steeds geldt voor wat betreft de normale bedrijfsvoering.
Wanneer er geen vergunning meer actief is of de activiteit valt buiten de normale bedrijfsvoering zoals vergund, vraagt een organisator een evenementenvergunning aan.
5.
PROCEDURE EN BEOORDELING
Binnen de gemeente Meierijstad wordt er onderscheid gemaakt tussen vergunningsplichtig en meldingsplichtig evenementen. Wanneer een organisator twijfelt of er sprake is van een meldingsplichtig of een vergunningsplichtig evenement, dan kan deze aan de hand van een checklist op de website van Meierijstad bepalen of er sprake is van een vergunningsplicht dan wel dat volstaan kan worden met een melding. Organisatoren kunnen met ideeën, initiatieven, organisatorische vragen terecht bij de evenementencoördinatoren verbinden aan het werkatelier Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH).Meldingen of vergunningsaanvragen worden in de regel verricht door de organisator.
5.1 Meldingsplichtige evenementen Voor meldingsplichtige evenementen hoeft geen vergunning aangevraagd te worden. Het is echter wel noodzakelijk dat er ten minste 15 dagen voorafgaand aan het evenement een melding bij de gemeente wordt ingediend. Op de site van de gemeente Meierijstad kan er digitaal melding gedaan worden van een meldingsplichtig evenement. Het verdient aanbeveling om een melding eerder te doen dan deze 15 dagen. Als er dan nog vragen/bedenkingen zijn, is er meer tijd voor overleg en het eventueel aanleveren van aanvullende informatie. De burgemeester kan, in het kader van de openbare orde en veiligheid, na ontvangst van de melding besluiten het evenement te verbieden. Te denken valt aan onvoorziene samenloop met grootschalige evenementen, of indicaties van ordeverstorende activiteiten die samenhangen met het evenement. De organisator krijgt altijd een bevestiging van de melding. Meldingen worden niet gepubliceerd in lokale weekbladen of op www.overheid.nl. De burgemeester heeft de bevoegdheid om schriftelijk bevestigde evenementen alsnog te verbieden als daartoe op basis van aanvullende informatie aanleiding is.
5.2 Vergunningsplichtige evenementen Een aanvraag voor een evenementenvergunning kan via een aanvraagformulier op de website van Meierijstad. Een vergunning moet worden aangevraagd minimaal 8 weken voor de datum van de beoogde activiteit. Voor zogenaamde C-evenementen (zie paragraaf 5.8) geldt een periode van minimaal 16 weken. Als een organisator minder dan 8 weken dan wel 16 weken (voor C-evenementen) voor de datum een aanvraag indient, wordt bekeken of het nog tijdig behandeld kan worden. Maar dit kan een weigeringsgrond zijn als daarmee een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is (APV art 1.8 lid 2). Meerjarenvergunningen in combinatie met jaarlijkse meldingen - zoals deze gebruikelijk waren in de voormalige gemeente Sint-Oedenrode - zijn niet meer mogelijk. De ervaring leert dat er van jaar tot jaar toch (kleine) veranderingen worden doorgevoerd die niet gemeld worden. Ook blijven verplichte meldingen met betrekking tot een meerjarenvergunning te vaak achterwege. Gevolg is dat de gemeente en hulpverleners onvoldoende op de hoogte zijn. Nog lopende meerjarenvergunningen zijn niet meer van toepassing. Uitzondering hierop vormen de vergunningen voor kermissen, die wel kunnen worden aangegaan voor meerdere jaren gelet op de wens van organisatoren om met exploitanten meerjarige afspraken te maken.
5.3 Interne gemeentelijke en regionale evenementenkalender De gemeente benadert alle organisatoren van evenementen in november/december met de vraag of en wanneer het evenement in het komende jaar plaatsvindt. Dit levert een eerste inzicht op in de omvang en aard van de te verwachten evenementen. De gegevens worden op een interne gemeentelijke evenementenkalender gezet die in de loop van het jaar wordt aangevuld. Alle meldingen en vergunningaanvragen komen uiteindelijk in deze interne gemeentelijke kalender. Een update van deze kalender gaat maandelijks naar relevante personen en organisaties zowel intern binnen de gemeente als extern (politie). De gemeente Meierijstad werkt op het gebied van evenementen ook samen in regionaal verband binnen de Veiligheidsregio Brabant-Noord. Hiervoor is een regionale evenementenkalender (genaamd Digimak) beschikbaar. Op dit moment plaatst Meierijstad alle besluiten over de aanvraag (toekenning-afwijzing) op de regionale evenementenkalender. Meldingen van evenementen worden hierin op dit moment niet geplaatst. Over het (verdere) gebruik van Digimak volgt Meierijstad de afspraken die op regionaal niveau worden gemaakt.
5.4 Coördinatie bij aanvragen evenementen Het streven is te komen tot meer afstemming en coördinatie bij evenementen die bestaan uit meerdere activiteiten (bijv. Carnaval, Koningsdag, kermis, jaarmarkten en EK’s en WK’s). Dit kan door het aanstellen van 1 aanspreekpunt per evenement per locatie. Deze kan bijvoorbeeld als centrale aanvrager van het evenement fungeren. Ook bij plannen van andere organisatoren wordt het centrale aanspreekpunt betrokken. Specifieke aandacht verdient de situatie wanneer bij dergelijke evenementen meerdere organisatoren op eenzelfde locatie een eigen activiteit/evenement willen houden. Dan is het beleid niet wie het eerst komt het eerst maalt, maar wordt indien aanwezig het centrale aanspreekpunt bij de beoordeling betrokken. Als deze er niet is en de gemeente schat in dat een (eerste) vergunningaanvraag kan uitgroeien tot een (breed gedragen) evenement waarbij ook belangen van andere mogelijke organisatoren in beeld zijn, dan vraagt de gemeente om een omgevingsdialoog (ook met andere mogelijke organisatoren). Dit is een extra toetsingscriterium.
5.5 Gevraagde informatie bij aanvraag vergunning of melding Voor meldingen en aanvragen voor vergunningen staan op de website van de gemeente Meierijstad formulieren. Het is essentieel dat alle onderdelen van het formulier worden ingevuld, omdat deze informatie gebruikt wordt om een eerste inschatting van de risico’s van het evenement te maken en om te beoordelen of het evenement past binnen de vastgestelde beleidsuitgangspunten m.b.t. duurzaamheid, gezondheid en veiligheid.
Onderdeel van het formulier zijn o.a.: 1.
2.
een publieksprofiel met aandacht voor de volgende zaken: a.
Aantal te verwachte bezoekers
b.
Beschrijving profiel (doelgroep, leeftijd, herkomst, e.d.)
c.
Programma (line up)
d.
Activiteiten
een duurzaamheidsparagraaf: a.
Wat doet het evenement op het gebied van duurzaamheid (bijv. energieverbruik, afval, fairtrade, verkeer en vervoer)
Bij het formulier moeten ook enkele bijlagen meegestuurd worden te weten een situatieschets, plattegrond, veiligheidsplan en verkeersplan. De eerste 2 (situatieschets, plattegrond) zijn ook verplicht t.b.v. een gebruiksmelding in het kader van het ‘Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’. Met de evenementenvergunning wordt gelijktijdig ook deze gebruiksmelding beoordeeld.11 De opzet van deze bijlagen is in beginsel vormvrij. Wel worden enkele richtlijnen meegegeven voor de inhoud vooral gebaseerd op Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. 3.
een digitale situatieschets, waarin de locatie en haar omgeving duidelijk worden, in kleur, op schaal met noordpijl en legenda:
4.
a.
Terreinindeling (bijv tenten, podia, toiletwagens, EHBO-post);
b.
De ingang(en) en uitgang(en) van het terreingedeelte;
c.
Eventueel de aanwezige bluswater voorzieningen (brandkranen, geboorde putten).
een digitale plattegrond met een maat- of schaalaanduiding van alle objecten op die plaats. Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte: a.
de voor personen beschikbare oppervlakte;
b.
de gebruiksbestemming (waar is de betreffende ruimte voor bedoeld: verkeersruimte/feestgedeelte/podium/bar etc…)
c.
de opstelling van inventaris en van de inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn: i.
brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
ii.
vluchtroutes;
iii.
draairichting van doorgangen;
iv.
nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
v.
vluchtrouteaanduidingen;
vi.
noodverlichting;
Art 2.1 lid 3 van Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
vii.
brandblusvoorzieningen;
viii.
brandweeringang;
ix.
opslagplaats van gasflessen + aangeven van stofnaam met gevarenidentificatienummer;
x.
symbolen conform de NEN 1413.
Voor constructies van tijdelijke bouwsels/constructies zoals tenten, podia, tribunes e.d. wordt gevaagd bij te voegen een berekening (conform Eurocode), certificaat of bouwboek ter toetsing van de constructieve veiligheid. 5.
een veiligheidsplan, waarin men aangeeft hoe de veiligheid wordt gewaarborgd voor de bezoekers en of deelnemers. Hierin moeten de volgende onderwerpen worden meegenomen: a.
Verlenen van eerste hulp;
b.
Ontruimen evenemententerrein;
c.
Alarmeren, opvangen en informeren van de hulpverleningsdiensten;
d.
Communicatieschema coördinatoren, hulpdiensten.
e.
Inzetplan beveiliging.
f.
Telefoonlijst.
Voor grotere evenementen (risicoklasse C, zie paragraaf 5.8) is een Veiligheidsplan Evenement risicoklasse C beschikbaar, op te vragen bij werkatelier VTH. 6.
een digitaal verkeersplan met aandacht voor de volgende zaken (voor zover van toepassing, zie ook paragraaf 6.7): a.
Parkeren van de fiets
b.
Parkeren van de auto
c.
Nemen van verkeersmaatregelen (afsluiting wegen, omleidingen, parkeer- en stopverboden)
d.
Verkeersregelaars
e.
Omleidingsroutes (openbaar vervoer)
f.
Taxistandplaats, kiss&ride plaatsen
g.
Bewegwijzering en bebording
h.
Calamiteitenroute
i.
Instandhouding weg/waarborgen bruikbaarheid
j.
Inzichtelijk maken verkeerstromen
Voor het op een rij zetten van de gevraagde bovenstaande informatie zijn voor diverse locaties in Meierijstad digitale situatieschetsen beschikbaar en te downloaden via de website van de gemeente. Voor een aanvraag van een vergunning voor een (groter) evenement (C-evenement) kan ook gebruik gemaakt worden van het interactieve aanvraagformulier van de Veiligheidsregio (via de website van de gemeente). Het is weliswaar een heel uitgebreid document, maar het geeft een goed inzicht in wat er allemaal bij een evenement komt kijken.
Bij de aanvraag wordt ook al gevraagd inzicht te geven in het gebruik maken van gemeentelijke materialen (zie ook hoofdstuk 8.1).
5.6 Locatiebeleid en duur van evenementen Op dit moment vinden er op bepaalde locaties in Meierijstad meerdere evenementen plaats (zie onderstaand overzicht).
Locatie
Kern
Markt
Veghel
Meijerijplein
Veghel
Stadhuisplein
Veghel
Julianapark
Veghel
Buitenterrein Noordkade *)
Veghel
Dobbelsteenplein
Mariaheide
Evenemententerrein Heiakkerstraat
Mariaheide
Antoniusplein
Eerde
Esdonkstraat (Kerkplein)
Eerde
Pastoor Clerkxstraat
Zijtaart
Hertog Janplein
Erp
Evenemententerrein de Steen
Erp
‘t Plein
Keldonk
Pastoor van Schijndelstraat
Boerdonk
Markt
Schijndel
Boschweg Kerkplein
Schijndel
Oude Molenheide/manege *)
Schijndel
Oude Steeg/Parkeerterrein Steeg-Jet
Schijndel
Geerkensplein Kloosterpark
Schijndel
Shared Spaceplein (Dorpsplein/De Schakel)
Wijbosch
Markt
Sint-Oedenrode
Kerkplein
Sint-Oedenrode
Evenemententerrein De Neul
Sint-Oedenrode
Oude Lieshoutseweg/Beckartplein
Nijnsel
Ritaplein
Boskant
Dorpsplein
Olland
*) Particuliere terreinen
Daarnaast worden er nog vele (kleinschalige) evenementen georganiseerd buiten deze genoemde locaties elders in onze gemeente. Kenmerkend is de grote stabiliteit in evenementen. De meeste worden jaarlijks georganiseerd. Soms worden veranderingen doorgevoerd. Organisatoren vernieuwen evenementen met activiteiten of muziekkeuzes of ze willen hun evenementen verlengen. Daarnaast verdwijnen er ook evenementen en komen er nieuwe bij. De ervaring leert dat het - wat betreft nieuwe evenementen - gaat om enkele per jaar. Wij willen ruimte (blijven) bieden aan bestaande en nieuwe evenementen op de genoemde ‘evenementenlocaties’ of elders in de gemeente. Belangrijke vraag is hoe we grip houden op het aantal en de duur van evenementen ter voorkoming van overlast en ter bescherming van de leefomgeving en omwonenden. Het locatiebeleid is dan ook een belangrijke harmonisatieopgave. In de voormalige gemeente Veghel was voor de locaties het aantal evenementen en de tijdsduur ervan begrensd tot een maximum. In Schijndel werd gewerkt met maximale aantal evenementendagen per locatie waarvan een deel geluidsintensieve dagen. En in Sint-Oedenrode was er voor de locaties geen maximum gesteld. De combinatie van dynamiek van bestaande evenementen, de beperkte groei van nieuwe evenementen en de overlast/bescherming van de leefomgeving en omwonenden maakt dat wij kiezen voor maatwerkafwegingen.
Er worden op voorhand geen maximale aantallen evenementen voor een locatie bepaald. Ook geen maximale aantallen muziekevenementen of een maximaal aantal dagen dat een meerdaags evenement mag duren. Uitgangspunt is dat we de huidige evenementen en de locaties als vertrekpunt nemen. Voor uitbreiding van bestaande dan wel nieuwe evenementen hanteren we de volgende algemene regels:
1.
Er wordt onderscheid gemaakt in een evenement waarbij muziekgeluid het evenement ondersteunt en een evenement waar het om de muziek draait. In het kader van geluid (zie paragraaf 6.5.2) worden deze evenementen aangeduid als respectievelijk geluidsklasse 1 (evenement met muziekondersteuning) en geluidsklasse 2 (muziekevenement).
2.
Tussen evenementen op eenzelfde locatie moeten de volgende ruimtes zitten: -
Tussen muziekevenementen met geluidsklasse 2 zit minimaal twee weekenden geen muziekevenement.
3.
Tussen evenementen met geluidsklasse 1 zit minimaal 1 weekend geen evenement.
Op bovenstaande regels kunnen uitzonderingen zijn: incidentele evenementen rondom bijvoorbeeld een WK of EK van het Nederlands voetbalteam kunnen aanleiding zijn om de rustperiode te verkorten. Uitzonderingen worden ook toegestaan voor de bekende (jaarlijks) terugkerende evenementen. Deze evenementen worden meestal op een vaste dag of datum gehouden, maar enkele van die evenementen verschuiven qua termijn per editie. Door deze verschuiving kan er een probleem ontstaan met een ander (jaarlijks) terugkerend evenement. Als in deze gevallen een rustperiode van twee weekenden tussen