Beantwoording technische vragen Financiele verordening.docx

Technische vragen raadsvergadering 27 januari 2021 Vaststelling verordening tot wijziging financiële verordening gemeente Meierijstad 2017 (2e wijziging) Fractie

Vragen

Antwoorden

CDA

1. Raadsvoorstel pag 2/3 procedure budgetoverschrijding. Er worden 4 punten a t/m d genoemd. Er is sprake van een extreme situatie indien in elk geval a t/m c van toepassing zijn. Moeten punt a t/m c allemaal van toepassing zijn of 1 van de punten a, b, of c? 1. Hoeveel afwijkingen tussen 20.000 en 50.000 Euro per jaar zijn er?

Punt A tot en met C moet allemaal van toepassing zijn.

HIER

Lokaal

2. Op blz. 3 wordt gevraagd om de aanpassing van de grensbedragen al toe te passen bij de jaarrekening 2020. Moeten daarvoor niet de oude grensbedragen gelden? 1. Op basis van de nieuwe verordening worden we als raad geïnformeerd over een afwijking op kredieten als deze groter is dan € 100.000,-. Is dit ook van toepassing op voorbereidingskredieten die bijvoorbeeld € 500.000,- bedragen? 2. In de huidige financiële verordening wordt in artikel 6.4 aangegeven dat afwijkingen groter dan 20% worden gerapporteerd. Waarom is deze procentuele afwijking losgelaten?

Dat hebben we niet geteld, het wisselt per jaar. Voor 2019 zie bijgevoegd overzicht. Nee, de Raad beslist of de nieuwe grensbedragen mogen worden toegepast voor de jaarrekening 2020. Ja. Het voorstel gaat over de omvang van de afwijking ongeacht de omvang van het krediet.

In praktijk is gebleken dat een percentage discussie oplevert wat nu wel en niet moet worden toegelicht. Een vast bedrag geeft dat meer duidelijkheid.

VVD

1. Onder 1.2 van het raadsvoorstel wordt gesteld dat de huidige praktijk leidt tot zeer gedetailleerde rapportages. Is dat het doorslaggevende argument geweest om de voorgestelde grensbedragen in de Financiële Verordening op te nemen? Of is de behoefte aan meer duidelijkheid ten aanzien van de toelichtings- en specificatieverplichtingen de belangrijkste reden voor dit raadsvoorstel? 2. Is er bij de voorbereiding van dit raadsvoorstel met verschillende scenario’s gewerkt voor wat betreft de grensbedragen en is op die manier een inschatting gemaakt van de omvang van de specificatie- en toelichtingsverplichtingen bij die verschillende scenario’s? In hoeverre zou de inhoud en omvang van de specificatie- en toelichtingsverplichtingen bij de tussentijdse rapportages op basis van artikel 6 van de Financiële Verordening verschillen van de huidige praktijk indien er ten aanzien van investeringsbudgetten/kredieten een grensbedrag zou gelden van € 50.000,- en ten aanzien van grondexploitaties een grensbedrag van € 100.000,-?

Zaaknummer 1948360274

Pagina 2 van 6

datum 13 januari 2021

Beide argumenten zijn van belang, we willen recht doen aan sturen op hoofdlijnen en meer duidelijkheid over toelichting en specificatie verplichtingen.

Uit de vraag komt de suggestie naar voren dat doel van het voorstel vooral is om het aantal toelichtingen terug te dringen. En dat aan de hand van scenario’s is gekeken bij welk bedrag er een gewenst aantal toelichtingen nodig is. Dat is niet de insteek geweest. We willen met dit voorstel voorkomen dat er over allerlei kleine bedragen wordt gerapporteerd, waarbij geen recht wordt gedaan aan sturen op hoofdlijnen. Met de huidige bedragen is het aantal toelichtingen vrij hoog, waardoor het zicht op de hoofdlijnen en echt belangrijke zaken moeilijker wordt. Bij het bepalen van de grensbedragen is gekeken naar de totale omgang van de begroting en de verschillende soorten uitgaven en wanneer dan sprake is van een echt significante en belangrijke afwijking waar de Raad over moet worden geïnformeerd en een beslissing over moet nemen. Hierbij is tevens gekeken naar grensbedragen die andere gemeenten van vergelijkbare omvang hanteren. Het is lastig om precies te bepalen wat precies het verschil in aantal toelichtingen is als andere grensbedragen worden gekozen. Jaarlijks verschillen de afwijkingen. In bijgaand overzicht met de verschillentoelichting over 2019, kunt u zien welke verschillen er wegvallen als de grensbedragen worden aangepast conform het voorstel.

SP

1. Is het achteraf goedkeuren van een voorstel tot budgetoverschrijding of nieuw budget niet een onmogelijke opgave voor de raad? Wat als die goedkeuring geen meerderheid krijgt? Dan rest toch slechts het niet goedkeuren van de jaarstukken als optie. Is verantwoording daarover afleggen geen betere optie? Dan kan met een motie van afkeuring of iets dergelijks mogelijke onvrede daarover uitgesproken worden. Toch? En geldt dit ook niet voor overschrijding van grensbedragen?

PvdA

1. Onder argumenten 1.1. staat “In de praktijk zijn situaties voorgekomen waarbij niet kan worden gewacht op de Beraps voor het goedkeuren van budgetoverschrijdingen.” Kunt u hiervan enkele concrete voorbeelden noemen (hier worden dus niet de extreme situaties bedoeld), zodat wij de noodzaak om tussentijds voorstellen te bespreken beter kunnen inschatten?

2. Kunt u toelichten hoe de raad de integrale financiële afweging bij deze tussendoor aangeboden raadsvoorstellen kan maken?

Zaaknummer 1948360274

Pagina 3 van 6

datum 13 januari 2021

Volgens het budgetrecht moet de gemeenteraad een budgetwijziging goedkeuren. Als de Raad het budget niet heeft goedgekeurd is sprake van een onrechtmatige uitgave. Als de goedkeuring geen meerderheid krijgt, is sprake van een onrechtmatige uitgave en dat heeft gevolgen voor de rechtmatigheidsverklaring die wordt afgegeven bij de jaarrekening. De Raad kan nog steeds de jaarrekening goedkeuren, ook als een deel van de uitgaven niet zijn goedgekeurd en dus onrechtmatig zijn. In het kader van de actieve informatieplicht moet het college altijd verantwoording afleggen over onderwerpen en uitgaven die niet vooraf zijn besproken met de Raad. Mij is één concreet voorbeeld bekend dat aanleiding is geweest voor dit voorstel: de vervanging / aanleg van kunstgrasvelden. Voor de vervanging was toestemming van de Raad. Tijdens de zomer bleek dat door onvoorziene omstandigheden de kosten hoger uit zouden komen. Eerste mogelijkheid om dit te bespreken met de Raad was september, dan hadden de velden al opgeleverd moeten zijn om beschikbaar te zijn voor de start van het seizoen. Er is toen gekozen om de Raad te informeren via een RIB. Aangezien de Raad geen besluiten neemt over een RIB, is dan sprake van een onrechtmatige uitgave. Bij tussentijdse raadsvoorstellen is een integrale afweging altijd lastig. U kunt de voorstellen toetsen

D66

In het geval van extreme situaties wordt er door de gemeenteraad achteraf toestemming gegeven. 1. Hoe ziet deze toestemming achteraf eruit?

2. Wordt de raad wel meteen geïnformeerd als er zo’ extreme situatie zich voordoet? En hoe wordt dat precies gedaan? 3. Wat gebeurd er als de raad achteraf geen toestemming geeft?

4. In het stuk wordt gesproken van een “grootboeknummerniveau” wat voor een detail niveau is dat precies. 5. Stel er is een groot project met daarin verschillende budgetten die onder alle drie de verschillende budgettypes vallen. Worden deze samen gevoegd onder 1 grootboeknummer geadministreerd. En als dat het geval is welk grensbedrag wordt er dan aangehouden. Of wordt er per type budget een grootboeknummer aangemaakt en als dat het geval is hoe gaat men dan op met overschrijdingen over de verschillende budgetten wordt daar dan per grootboeknummer naar gekeken of wordt daar ook cumulatief naar gekeken. Dus wat gebeurd er als er bij het exploitatie budget een overschrijding is van 40.000 euro en bij de grond exploitatie een overschrijding van 240.000 wordt er dan om toestemming gevraagd of mag dit dan gewoon

Zaaknummer 1948360274

Pagina 4 van 6

datum 13 januari 2021

aan de uitgangspunten van de begroting en de prioriteiten die zijn gesteld, zoals opgenomen in de Mijlpalen van Meierijstad . In het tussentijdse Raadsvoorstel zou de (integrale) afweging die het college heeft gemaakt moeten zijn opgenomen. De Raad stemt in met een voorstel van het college om deze uitgaven alsnog goed te keuren. Zoals bij een andere vraag al aangegeven, als de Raad niet instemt / het voorstel geen meerderheid krijgt, dan is de uitgave onrechtmatig. Informeren van de Raad gaat via een RIB. Dan is de uitgave onrechtmatig, dit is van invloed op de rechtmatigheidsverklaring die wordt afgegeven bij de jaarrekening. In de huidige versie is sprake van afwijkingen op budgetten, zonder dat wordt aangegeven op welk budgetniveau wordt gekeken. “grootboeknummerniveau” betreft in boekhoudtermen de zogenaamde “kostendragers” dit betreft het activiteitenniveau, voorbeelden zijn gladheidsbestrijding, kermis, evenementen en leerlingenvervoer. Bij projecten wordt gekeken naar de afwijking op projectniveau dus het totale projectbudget. In principe nemen we dan het laagste grensbedrag te weten € 50.000 voor exploitatiebudgetten. Bij de toelichting kunnen we onderscheid maken naar de verschillende budgetonderdelen om beter inzicht te geven in waar de afwijking precies zit.

Of kan het zijn dat er bij een project meerdere grootboeknummers komen voor dezelfde soort budgetten. Bijvoorbeeld 2 exploitatie budgetten voor 1 project. En hoe wordt er dan omgegaan met overschrijding op deze budgetten. Moet er de overschrijding per exploratie budget voordat er toestemming gevraagd moet worden of wordt dat cumulatief bekeken? 3. Is het mogelijk dat het na het vaststellen van de budget door de raad dat achteraf de grootboeknummers worden veranderd of dat er wordt geschoven met budgetten in die grootboeknummers bijvoorbeeld dat 1 exploitatie budget grootboeknummer wordt verdeeld over 2 nieuwe exploitatie budgetten (grootboeknummrs) en zo ja hoe wordt daar over gerapporteerd naar de raad. 4. Zijn de bedragen die genoemd worden voor de budget overschrijdingen jaarlijkse bedragen? Of wordt de hoogte van de budget overschrijding per BERAP gekeken? (wat dus zou betekenen als dat iedere BERAP de budget overschrijding niet boven het bedrag zit het niet wordt gerapporteerd terwijl het bij elkaar opgeteld wel kan leiden tot een overschrijding boven het bedrag is) 5. Hoe wordt de raad geïnformeerd over de budgetoverschrijdingen die onder de grensbedragen zitten.

Gemeentebelang Meierijstad

1. Verzocht wordt een overzicht van alle budgetafwijkingen van € 20.000,of meer op grootboeknummerniveau over de begrotingsjaren 2019 en 2020. In de beantwoording daarbij naast elkaar gezet de budgetafwijking (bedrag), het begrote bedrag op het betreffende grootboeknummer, de naam van het betreffende grootboeknummer, de totale begrote uitgaven in het betreffende programma.

Zaaknummer 1948360274

Pagina 5 van 6

datum 13 januari 2021

Bij een project voeren we een projectadministratie, waar alle budgetten en kosten van het project zijn opgenomen.

Ja, dat is mogelijk, de Raad stelt conform de verordening budgetten vast op programmaniveau, het college mag schuiven. In principe rapporteren we vanuit de grootboeknummers die zijn opgenomen op de peildatum van de rapportage. Het zijn jaarlijkse bedragen.

Net als in de huidige werkwijze, in principe niet, tenzij de optelling van deze overschrijdingen op programmaniveau leiden tot een overschrijding die boven het grensbedrag zit, dan wordt over dat bedrag gerapporteerd met de toelichting dat het gaat om een optelsom van een aantal kleinere overschrijdingen. Afwijkingen 2020 zijn nog niet beschikbaar in verband met werkzaamheden rondom de jaarrekening. Bijgevoegd een overzicht met de toelichting op de afwijkingen jaarrekening 2020 waarin is aangegeven welke toelichtingen wegvallen als gevolg van wijziging in Financiële verordening.

Doel van deze vraag: om te kunnen beoordelen of de voorgestelde wijziging, welke een beperking van de bevoegdheid van de gemeenteraad inhoudt, ook praktisch van nut is.

Zaaknummer 1948360274

Pagina 6 van 6

datum 13 januari 2021