B8d BHIC Jaarrekening 2023 - vastgesteld
Tekst van het document
abel/aa; ii i;:!-ii"
O
Scannen door derden en di italiserin skosten
Dit jaar betreft dit het scannen van registers van de Burgerlijke Stand, archief van de Krijgsraden en beeldmateriaal.
Internet- doud- en hostin sdiensten
Dit betreft diensten voor het beheer en onderhoud van onze collectie. Daarvoor zijn binnen onze eigen ICT-
omgevingvoorzieningengetroffen, zoalsscanners, beveiligingen opslag ( 49.200). Een deel van onze digitalearchievenwordt gehost bij een externe partij, waarook de digitale exemplaren van de service scannen op verzoek worden geplaatst ( 81.400). Daarnaast betreft dit exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten. De stijging ten opzichte van 2022 wordt met name veroorzaakt door het hosten MY-LEX PRO/view, welke oplossing van belang is voor de toegankelijkheid van het E-depot. verder betreft dit de jaarlijkse vergoedingvoor onze e-depotvoorziening,te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional)van Preservica. In totaal komen de kosten op 108.800. Inhuur derden en ontwikkelin
Dit betreft de inhuur van derden voor de ontwikkeling en verbetering van de hierboven genoemde diensten ( 41. 200). Daarnaast betreft dit de kosten voor (bijna 100) vrijwilligers (met name reiskosten), die helpen met het maken van indexen op onze bronnen ( 19. 900).
Werkelijk
Publieksbereik Bibliotheek en studiezaal
2022
7. 119 96. 120
Internet-, cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling Publiciteit en promotie Totaal publieksbereik
60.381
38. 976 202.596
Begroting
2023 15. 600 109. 900 83. 000 57. 700 266. 200
Werkelijk 2023 4. 851
109.033 47. 193 17. 288 178.366
Internet- cloud- en hostin sdiensten Dit betreft diensten voor het beheer en onderhoud van onze hoofdwebsite bhic.nl en diverse
satellietwebsites, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende producten. Inhuur derden en ontwikkelin
Dit betreft de inhuur van derden voor de ontwikkeling en verbetering van onze hoofdwebsite bhic. nl en diverse satellietwebsites. De kosten betreffen het regulier onderhoud, updates, het oplossen van
problemen en het verbeteren van de performance van de websites.
Werkelijk
Financieringskosten Rentelasten Rentebaten Totaal financieringskosten
2022 52. 502 -14. 535 37.967
Begroting
2023 48. 000 48.000
Werkelijk 2023 47. 990 -141.122
-93. 132
Dit betreft de lasten van de twee langlopende leningen van de BNG afgesloten in 2005 en 2006. De rentelasten dalen vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen. De leningen hebben een rentepercentage van 3, 95% resp. 4, 16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. De rentebaten zijn afkomstigvan het Rijk. Inmiddelsontvangen we weer een rentevergoedingover ons saldo schatkistbankieren.
29
abel^ac., -'i 'ita lts "-""
Werkelijk Toevoegingen reserves De Citadel
E-depot Genealogisch centrum Publieksfunctie
Totaal toevoegingen reserves
Werkelijk
Begroting
2022 125. 000 125. 000 75. 000 175. 000 500.000
2023 50. 000 50. 000
2023 50. 000 50. 000
o
o
o
o
100.000
100.000
Conform de vastgestelde begroting zijn er bedragen toegevoegd aan de bestemmingsreserves.
Werkelijk Onttrekkingen reserves De Citadel
E-depot Genealogisch centrum
2022
2023 50. 000 149. 300 50. 000 30. 000 279. 300
41. 172 194. 637
Publieksfunctie
59. 168 111.521
Totaal onttrekkingen reserves
406.498
Werkelijk 2023
Begroting
5.043 108. 808
24.337 41.088 179.276
De Citadel
De onttrekking in 2023 betreft kosten die voortkomen uit de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U(Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen). In 2023 zijn de instellingen in het gebouwbeheersysteemgecontroleerd. Ten aanzienvan het volledig overschakelen naar Ledverlichtingis dit jaar een inventarisatie uitgevoerd van het gehele complex. Ten behoevevan het punt infiltratie is er een thermografisch onderzoek uitgevoerd van de gevels en het dak door Monumentenwacht Noord-Brabant. E-depot
De onttrekking in 2023 betreft onder meer de kosten voor de exploitatie van MY-LEXPRO/view.Gebleken is dat MY-LEXPRO een duidelijke meerwaarde biedt voor de toegankelijkheid van het E-depot. Daarnaast betreft dit exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten. Dit laatste betreft onder meer de jaarlijkse vergoeding voor onze edepotvoorziening, te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional) van Preservica. Veel overheidsorganisaties, bijvoorbeeld het NationaalArchief, maken gebruikvan de diensten van Preservica. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. Vanaf2024 zorgen de deelnemers van het BHIC,via een groeimodel, voor de bekostigingvan de voorziening. De kosten van de e-depotvoorzieningzijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragenvan deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Genealo isch centrum
De onttrekking in 2023 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand. Publieksfunctie
De onttrekking in 2023 betreft personeelskosten, kosten van het digitaliseren en het ompakken van films.
abel)
7
30 l:i;
tS
IV Overige gegevens l. Controle licht
Op basisvan geldende wettelijke bepalingen en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheiden rechtmatigheid. Daarnaastschrijven ook de statuten van het BHICeen accountantscontrole voor. 2. Statutaire be alin en inzake resultaatbestemmin
Volgensartikel 22 van de Regeling Brabants Historisch Centrum kan een batig saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen.Voorzovereen batigsaldo niet wordt aangewendvoor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10%van de gezamenlijke bijdragenvan de minister, de gemeenten en de waterschappen,tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. 3. Voorstel
l. het vaststellen van dejaarrekening 2023 in zijn vergaderingvan 5 april 2024, met een batig saldo
van 124.539; 2. a. een bedrag van 109. 532 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; b. een bedragvan 15.007toe te voegen aan de algemene reserve; c. een bedragvan 50.000toe te voegen aan de bestemmingsreserve De Citadel; d. een bedragvan 50.000toe te voegen aan de bestem mingsreserve E-depot; e. een bedragvan 5.043 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel; f. een bedrag van 108. 808 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot; g. een bedragvan 24.337te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; h. een bedragvan 41.088te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie; i. in te stemmen met de verantwoording van het Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid; j. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostigingvan het toekomstig onderhoud en instandhouding,op basisvan een recent beheerplan. 4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen. 5. Wet normerin bezoldi in to functionarissen ublieke en semi ublieke sector WNT
Per l januari 2013 is de Wet normering bezoldigingtopfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Dezeverantwoording is opgesteld op basisvan de volgende op het Brabants Historisch Informatie Centrum van toepassingzijnde regelgeving: het algemene WNT-maximum. hlet bezoldigingsmaximumin 2023 voor het Brabants Historisch Informatie Centrum is 223.000 (FT-basis). Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1, 0 fte. Uitzondering hierop is het WNTmaximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzitter 33. 450 en voor de overige leden 22. 300.
abel/acGüuntar
31
Bezoldigingtopfunctionarissen Leidin
evende to unctionarissen met dienstbetrekkin
Gegevens dit jaar (2023) Functie(s) Datum aanvang functie in boekjaar Datum einde functie in boekjaar Omvang dienstverband (in fte)
J.C. Kriek Directeur
1-jan
31-dec 0, 89
Gewezen topfunctionaris?
nee
198. 222 115. 236 19. 582 134. 818
Individueel toep. bezoldigingsmax. Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaarop termijn * Subtotaal
-/- Onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldigingboekjaar
o
134.818 J.C. Kriek
Gegevensvoorgaandjaar (2022) Aanvangen einde functievervulling Omvang dienstverband (in fte) Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaarop termijn Totale bezoldigingvoorgaandjaar
Directeur
1/1 - 31/12 0,89 108. 441
19.236 127.677
Dit zijn de door de werkgever betaalde pensioenpremies conform de cao.
Toezichthoudendeto unctionarissen
Gegevens dit jaar(2023) Functie(s) Datum aanvangfunctie in boekjaar Datum einde functie in boekjaar Omvang dienstverband (in fte) Gewezentopfunctionaris? Individueeltoep. bezoldigingsmax. Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaarop termijn * Subtotaal
-/- Onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldigingboekjaar
P. L. B. A. van Geel Voorzitter
1-jan
31-dec n.v. t. nee
33. 450 2. 006 o
2.006 o
2. 006 P. L.B.A. van Geel
Gegevens voorgaandjaar (2022)
Voorzitter
Rapportageverplichting niet van toepassing, bezoldigingwas minder dan 1.800.
32
abel, accountaiit-
Toezichthoudendeto unctionarissen waarvan bezoldi in Naam
1. 900 o minder Functie
De heer prof. dr. H. C. Bunt Mevrouw A. M. Demmers-Van der Geest De heer R. J. van de Mortel De heer mr. J.C. M. Pommer Mevrouw drs. M. A. H. Moorman
De heer ing. A. A. M. J. Walraven
De heer mr. V. E.C. Lokin (t/m 3 november 2023) De heer S. Oegema (vanaf4 november 2023)
Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldigingboven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2023 geen ontslaguitkeringen betaald aan overige functionarissen die op grond van de WNTdienen te worden gemeld, of die in eerdere jaren op grond van de WOPTof de WNTvermeld zijn of hadden moeten worden.
6. Verantwoordin
Da eli'ks Bestuur inzake rechtmati heid
Verantwoordelijkheid Dagelijks Bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekeningworden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoordinglicht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in dejaarrekeningverantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders, zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 7 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Dezeverantwoording hanteert een grensbedragomdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Dezegrens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusieftoevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op 189. 449.
Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in dezejaarrekeningverantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoorgestelde grens. In de paragraafrechtmatigheid is op basisvan de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBVen op basisvan de afspraken met het algemeen bestuur, aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraafheeft het dagelijks bestuur ook beschreven, indien van toepassing, welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
33
abel/ 'acLountcints
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT datum
Aan: het bestuur van Brabants Historisch Informatie Centrum
7 maart 2024 Kenmerk
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2023 van Brabants Historisch Informatie Centrum te
's-Hertogenbosch gecontroleerd. Naar ons oordeel:
.
geeft de in deze jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van Brabants Historisch
Informatie Centrum op 31 december 2023 en van het resultaat over 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten (BBV) en voldoet aan de bepalingen van en krachtens de Wet normering topinkomens (WNT);
.
zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder het normen- en toetsingskader dat door het bestuur is vastgesteld op 7 juli 2023.
Deze jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2023; 2. de resultatenrekening over 2023;
3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiëleverslaggeving en andere toelichtingen. De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlandsrecht, waaronderook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale
overheden (Bado), het normen- en toetsingskader dat door het bestuur is vastgesteld op 7 juli 2023 en het controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT)vallen. Onzeverantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van dejaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Brabants Historisch Informatie Centrum zoals vereist in
de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd
In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1 . 6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o
Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
080. 067-CV-070324
B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie
Naastdejaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten dejaarstukken andere informatie, die bestaat uit:
. .
hetjaarverslag; de verantwoording Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid;
.
andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met dejaarrekeningverenigbaaris en geen materiëleafwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen uit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onzewerkzaamhedenhebbenwij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijkvoor het opstellen van hetjaarverslag en de andere informatie in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheid van het bestuur voor de jaarrekening
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering
topinkomens (WNT). In dit kaderis het bestuurverantwoordelijkvoor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van de
in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de in de
relevante wet- en regelgeving, waaronder het normen- en toetsingskaderdat door het bestuur is vastgesteld op 7 juli 2023. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of de organisatie
in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft
om de organisatie te liquideren of de activiteiten te beëindigenof als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie
haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Onze verantwoordelijkheid voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
kenmerk
080.067-CV-070324 pagina
2
/ Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en
fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), het normen- en toetsingskader dat door het bestuur is
vastgesteld op 7 juli 2023, de Regeling Controleprotocol WNT 2023, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere
uit: .
het identificeren en inschatten van de risico's dat dejaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het
verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basisvoor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijkingvan materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van
samenspanning,valsheid in geschrifte, hetopzettelijk nalaten transactiesvast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
.
.
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamhedente selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor
financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en
.
het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controleinformatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.
Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven;
.
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
.
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
kenmerk
080. 067-CV-070324 pagi
3
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Wij bevestigen aan het bestuur dat wij de relevante ethische voorschriften over
onafhankelijkheid hebben nageleefd. Wij communiceren ook met het bestuur over alle relaties en andere zaken die redelijkerwijs onze onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden en over de daarmee verband houdende maatregelen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.
's-Hertogenbosch, 7 maart 2024 Abel accountants B.V. Namens deze:
Wasgetekend drs. P. A. T. J. van Rossum RA
kenmerk
080.067-CV-070324 pagina
4