B5d Bijlage 3 routekaart IGW Meierijstad.pdf

Routekaart informatiegestuurd werken Leeswijzer

Resultaat stap 3: Strategie

Resultaat stap 2: Nulmeting

Resultaat stap 1: Visie

Om te komen tot een implementatieplan is een gefaseerde aanpak gevolgd. Stap 1: Opstellen visie Tijdens de inspiratie- en visiesessies (eind maart/begin april 2021) met directie en leidinggevenden is de visie op Informatiegestuurd Werken (IGW) en de ambitie uitgevraagd. Met behulp van deze inbreng en na afstemming met de stuurgroep, is de visie opgesteld. Stap 2: Uitvoeren nulmeting In april 2021 is via interactieve enquêtes de huidige situatie en de gewenste situatie uitgevraagd aan de hand van een aantal stellingen voor elk van de 5 sporen. Het resultaat van de nulmeting is beschreven in een apart document. Het resultaat op hoog niveau is weergegeven in het blok Nulmeting op deze poster. Stap 3: Opstellen strategie Op basis van de ambitie en de nulmeting is een strategie opgesteld. De strategie bestaat uit 3 blokken met ieder 1 jaar doorlooptijd en een eigen resultaat. Stap 4: Opstellen implementatieplan Met behulp van de nulmeting en de strategie is een implementatieplan opgesteld. Het implementatieplan bestaat uit een routekaart en een planning. Hoe verder in de toekomst, hoe meer op hoofdlijnen de planning. De eerste 3 maanden is in meer detail gepland. Het implementatieplan worden iedere 3 maanden geactualiseerd. De routekaart is voor de gehele 3 jaar ingevuld.

In april 2021 is via interactieve enquêtes de huidige situatie en de gewenste situatie uitgevraagd aan de hand van een aantal stellingen voor elk van de 5 sporen.

BESLUITEN met data loopt van augustus 2022 tot augustus 2023

VOORSPELLEN met data Door het steeds slimmer inzetten van data kunnen we gaan voorspellen met data en steeds meer goede en nuttige dingen voor onze inwoners en ondernemers doen.

De basis is gelegd tijdens ‘STUREN met data’. Iedereen heeft leren werken met data. Informatiegestuurde besluitvorming vraagt meer. Meer datawijsheid van de beleidsmedewerkers, directie en bestuurders. Zij hebben kennis nodig om de volgende vragen te beantwoorden: Welke data onderbouwt dit beleid? Waar kan ik de data vandaan halen of moet ik het inkopen? Hoe interpreteer ik de gegevens? De gegevens zijn ook specifieker en afhankelijk van het onderwerp van het beleid. Ook is beleid van tijdelijk van aard, alhoewel het wel enkele jaren kan beslaan. De dashboards en kaarten worden meer self-service. Er zijn mogelijkheden om de beschikbare data op een ander niveau te bekijken of te filteren. Hiermee werken vraagt een hoog niveau datawijsheid van met name de beleidsmedewerkers.

Deze fase vraagt om ondernemende medewerkers en vertrouwen vanuit het bestuur. Voorspellen is ook experimenteren. Een deel zal een rakeling zijn en een deel zal structureel gebruikt kunnen gaan worden. Ook vraagt het om een expert-niveau van datawijsheid om de mogelijkheden met data te kennen en in te zetten. Decentraal initiatief Ook hier nemen de beleidsmedewerkers het initiatief. De ondersteunde rol van informatiestrategie is gelijk aan ‘besluiten met data’ aangevuld met het bespreken van de technische mogelijkheden en het signaleren van mogelijke kansen in de ateliers. Dit vraagt om een goed contact tussen de informatieadviseurs en de werkateliers.

Decentraal initiatief De beleidsmedewerkers nemen het initiatief en vragen ondersteuning aan de ateliers informatiestrategie en gegevensbeheer. In het beleid worden de kosten voor de inzet van dataspecialisten meegenomen voor zowel de Plan, Do, Check als Act-fase. Hiervoor worden centraal specialisten ingezet of ingehuurd om de gegevens centraal beschikbaar voor iedereen te maken. De coördinatie en het overzicht van de inzet van data en het beheer van de infrastructuur vindt centraal (ateliers Informatiestrategie en gegevensbeheer) plaats, zodat het geheel duurzaam, robuust en flexibel ingericht wordt.

Het atelier Informatiestrategie neemt het initiatief en betrekt de overige ateliers bij het opzetten van de centraal toegankelijke basis- en stuurinformatie. Het uitwerken van de SMART KPI’s wordt centraal gecoördineerd en begeleid. Vanuit de vak-ateliers worden uren geïnvesteerd om de eigen stuur- en basisinformatie naar eigen wens op te ontwerpen.

Aug ‘21

Via een centrale toegangsplek heeft iedereen toegang tot alle stuur- en basisinformatie, die ingezet wordt om de eigen werkzaamheden te sturen.

Aug ‘22

Aug ‘23

IGW: door iedereen, voor iedereen, van iedereen!

Aug ‘24

Sporen jul

SMART formuleren KPI’s per keten/atelier

Verankeren IGW in dagelijkse werk

Mensen & Lerend vermogen

Deel resultaat dataproject met organisatie in meeneemsessie Haak aan bij Agile werken (P&O)

Organiseer ondersteuning/hulp/ learning-on-the-job (datawijsheid)

Privacy, Beveiliging & Ethiek

Versterk Agile werken

Organiseer training selfservice BI en mapping

Evalueer flexibiliteit dwh omgeving

Evalueer infra, tools en architectuur

Onderneem actie nav evaluaties

Evalueer schaalbaarheid dwh omgeving

Inrichten gegevensmanagement

Opstellen richtlijnen voor datagebruik (M/ V, nationaliteit, etc)

Maak CISO/FG onderdeel van ‘virtueel’ team data

Implementeer ethisch normenkader

Uitwerken privacy by design

Stem visie en strategie op data af met bestuur en directie

Deel resultaat dataproject met bestuur en directie in meeneemsessie

Organiseer centrale coordinatie marktpartijen

Organiseer centraal contact met (semi-) overheidspartners

Deel resultaat dataproject met organisatie in meeneemsessie

Kennisoverdracht IS naar ateliers over mogelijkheden data

Experimenteer actief met Destilleer werkende voorspellen aanpak en lessons learned

Evalueer flexibiliteit dwh omgeving

Onderneem actie nav evaluaties

Evalueer schaalbaarheid dwh omgeving

Implementeer privacy by design

Ethisch normenkader opstellen

Draag datavisie en datastrategie uit

In contact brengen marktpartijen en ateliers

Organiseer uitleg- en meekijksessies

Verbeter infra, tools en architectuur

Periodiek bijpraten over mogelijkheden data

Deel resultaat dataproject met organisatie in meeneemsessie

Organiseer training datawijsheid (met P&O)

Beloon datawijsheid (met P&O)

Organiseer kwartaalmeeting s met ‘virtueel’ team data

Organiseren flexibele schil

Communiceren taken, Versterken centrale rollen en coördinatie IGW bij IS verantwoordelijkheden

Versterk datawijsheid (met P&O)

Verzamel data op centrale plaats

Informatie & Techniek

Deel resultaat dataprojecten met bestuur en directie in meeneemsessie

Meelezen collegevoorstellen

Evalueren taken, rollen en verantwoordelijkheden

Haak aan bij ketenhuis

Standaard werkproces dataprojecten opstellen Haak aan bij zelforganisatie

De planning is de eerste 3 maanden gedetailleerd gepland. Hoe verder in de toekomst, hoe meer op hoofdlijnen de planning. Het implementatieplan worden iedere 3 maanden geactualiseerd. De routekaart is voor de gehele 3 jaar ingevuld.

Deel resultaat dataprojecten met bestuur en directie in meeneemsessie

Communiceren taken, rollen en verantwoordelijkheden

Organiseren taken, rollen en verantwoordelijkheden

Opzetten ‘virtueel’ team data

Organisatie & Governance

Stel visie op data en datastrategie op

Ongevraagd adviseren collegevoorstellen

Leiderschap & Cultuur

Stap 4: Opstellen implementatieplan Met behulp van de nulmeting en de strategie is een implementatieplan opgesteld. Het implementatieplan bestaat uit een routekaart (zie hieronder links) en een planning (zie hieronder rechts).

Auteur: Mariëlle Hulsegge Vormgeving: Mariëlle Hulsegge Versie 0.9 (21-07-2021) © Copyright Native Consulting

STUREN met data

VOORSPELLEN met data loopt van augustus 2023 tot augustus 2024

BESLUITEN met data Alle collegevoorstellen, indien van toepassing, worden onderbouwd met data. Beleidsmedewerkers maken beleid op basis van data en college en gemeenteraad vragen om voorstellen onderbouwd met data.

Centraal initiatief

Auteur : Mariëlle Hulsegge

Ieder besluit wordt onderbouwd met objectieve gegevens. Tijdens de uitvoering gebruiken we gegevens om te monitoren en bij te sturen.

Op basis van deze scores en de visie en strategie is de routekaart en de planning tot stand gekomen..

De datawijsheid van alle collega’s wordt op het basisniveau gebracht, zodat iedereen kan dan sturen met de beschikbare data en eenvoudige informatieproducten kan interpreteren. De leidinggevenden pakken een actieve rol in het stimuleren van IGW. Eind 2e kwartaal van 2022 werken alle ateliers informatiegestuurd.

Native Consulting www.nativeconsulting.nl Europalaan 2, 3526 KS Utrecht Tel: 085-4012987

BESLUITEN met data

De gemiddelde huidige situatie is 1,7 (bijna stadium IGW experimenteren met nog wat kenmerken van pop-up IGW). De ambitie ligt op 3,3, dit komt overeen met het verbreden van IGW met al wat kenmerken van het verankeren van IGW.

Via een centrale en eenvoudig toegankelijke locatie heb je toegang tot alle gegevens die nodig zijn om te sturen. Dit bestaat uit: • Stuurinformatie (oftwel KPI’s) • Financiële informatie • Basisinformatie Hiervoor haken we aan bij de A3-plannen en het Collegeprogramma (Mijlpalen van Meierijstad) Organisatiedoelen worden gemeten met KPI’s en deze worden SMART doorvertaald naar keten- en/of atelierniveau. Het opzetten van deze KPI’s is een samenwerking tussen de ateliers en het ‘team data’. Ateliers geven aan wat nodig is vanuit vakkennis, team data sluit hierop aan met datakennis en gezamenlijk worden de benodigde eenvoudige en begrijpelijke kaarten en dashboards ontworpen en beschikbaar gesteld op een centrale plaats. Ook linkjes naar externe informatie (CBS, WaarStaatJeGemeente, etc) vind je hier.

De routekaart is gebaseerd op de Native routekaart datagedreven werken, maar bevat slechts de acties die relevant zijn voor de implementatie IGW bij Meierijstad.

Door gegevens te analyseren en ermee te voorspellen, zetten we onze middelen en aandacht op de juiste plekken in.

De scores staan voor: 1 = pop-up IGW In de organisatie popt het eerste IGW initiatief op, en misschien wel op meer plaatsen. Het is echt lokaal en is nog geen samenwerking breder in de organisatie. 2 = IGW experimenteren De 1e initiatieven zoeken elkaar op en worden meer dashboards en kaarten ontwikkeld. De bijbehorende aspecten van IGW worden duidelijk. 3 = verbreding IGW Het wordt organisatiebreed aangepakt. De vraag naar IGW komt vanuit de organisatie. 4 = verankering IGW IGW is de normale manier van werken geworden.

STUREN met data loopt van augustus 2021 tot augustus 2022

Resultaat stap 4: Implementatieplan (routekaart + planning)

VOORSPELLEN met data

Evalueer privacy, bveiliging en ethiek

Onderneem actie nav evaluaties

STUREN met data Opzetten centrale toegang - centraliseren reeds beschikbare dashboards/kaarten/informatie - CISO/FG nauw betrekken Organiseren workshops SMART KPI's en basisinformatie per keten/atelier - start met keten met grootste behoefte - afspraken over hoe te borgen in dagelijkse werkzaamheden - multidisciplinaire en kortcyclische aanpak Ondersteuning voor vragen dashboards/kaarten organiseren - centraal (IS, gegevensbeheer) en decentraal (ateliers) - taken, rollen en verantwoordelijkheden organiseren en communiceren Samenwerking en kennis - Agile werken versterken (P&O, doorontwikkeling organisatie) - datawijsheid vergroten (P&O), aansluiten Samenscholing - datawijsheid belonen (P&O) - aansluiten bij programma zelforganisatie - aanhaken bij ontwikkeling ketenhuis en rollen Opzetten 'virtueel' team data - kwartaalbijeenkomsten organiseren - centrale opslag gegevens - evalueren architectuur - evalueren tools - evalueren werkwijze - acties ondernemen nav evaluaties - inrichten gegegensmanagement (incl datakwaliteit) - standaard werkproces dataprojecten opzetten Veiligheid, privacy en ethiek - richtlijnen opstellen voor labelen van groepen, nationaliteit, geslacht, etc.

- uitgangspunten opstellen voor ethiek BESLUITEN met data Centrale coordinatie - centrale coördinatie IGW versterken bij IS - meelezen met collegevoorstellen en ongevraagd adviseren - behaalde resultaten delen met college/DT - taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden evalueren en communiceren - acties ondernemen nav evaluaties Samenwerking en kennis - samen met P&O training datawijsheid (incl selfservice) organiseren 'Virtueel' team data - evalueren flexibiliteit en schaalbaarheid (vooruitkijkend naar VOORSPELLEN met data) - actie ondernemen nav evaluatie Veiligheid, privacy en ethiek - implementeer ethisch normenkader - uitwerken en implementeren privacy by design VOORSPELLEN met data Centrale coordinatie - periodiek bestuur en directie bijpraten over mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt met VOORSPELLEN met data - periodiek kennisoverdracht van IS naar vakateliers over mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt met VOORSPELLEN met data - opstellen datavisie en –strategie (Data als kapitaal) - centrale coördinatie in contacten met marktpartijen - centraal contact onderhouden met mogelijke (semi-) overheidspartners - ateliers en marktpartijen in contact brengen 'Virtueel' team data - actief experimenteren en evalueren in voorspellende dataprojecten - evalueren techniek, veiligheid, privacy en ethiek - actie ondernemen nav evaluatie

2021 aug sept okt

2022 2023 2024 Kw4 Kw1 Kw2 2e helft 1e helft 2e helft 1e helft