B3 RIB svz informatie- en archiefbeheer.docx

Raadsinformatiebrief

Datum

31 mei 2022

Zaaknummer

2089890

Portefeuille

Economie, financiën, dienstverlening. J.H.M. Goijaarts,

Onderwerp

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: De stand van zaken betreffende Informatie- en Archiefbeheer Aanleiding Het Interbestuurlijk Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook één van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordeelt de provincie jaarlijks of elke gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en of de juiste maatregelen worden getroffen voor het tegengaan van risico’s. De Raad moet jaarlijks geïnformeerd worden over de activiteiten die in het afgelopen jaar zijn uitgevoerd in het kader van informatie- en archiefbeheer. Kernboodschap Voor het informeren en verantwoorden naar de gemeenteraad wordt gebruik gemaakt van in samenwerking met de VNG opgestelde Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s). Hiermee wordt getoetst of de kwaliteit van het gemeentelijke informatiebeheer voldoet aan wet- en regelgeving. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft in februari van dit jaar een inspectieverslag uitgebracht. Daarin spreekt de gemeentearchivaris zijn waardering uit voor de wijze waarop het werkatelier Informatiebeheer en in brede zin de ambtelijke organisatie van de gemeente Meierijstad de aandachtspunten, zoals die in de Roadmap en het verbeterplan zijn benoemd, vanaf 2020 heeft opgepakt en uitgewerkt.

Dit geldt ook voor de wijze waarop de gemeentearchivaris is betrokken bij dit traject. Het algemene oordeel is dan ook positief. Communicatie De Raadsinformatiebrief ter kennisname brengen van Gedeputeerde Staten.

Participatie Met de Provinciale Archiefinspectie is de afgelopen jaren met regelmaat overleg gevoerd over het Uitvoeringsplan “Informatiebeheer in ontwikkeling” en de vorderingen op de vier deelgebieden uit het dit plan. In 2019 is de gemeente onder verscherpt toezicht geplaatst. In 2021 is dit toezicht beëindigd omdat het Informatiebeheer op orde is gebracht door het Uitvoeringsplan grotendeels uit te voeren. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant hebben bij brief van 2 november 2021 meegedeeld dat naar haar oordeel onze gemeente voldoet aan de criteria die in het interbestuurlijk toezicht als toetsing zijn genoemd. Duurzaamheid Door uitvoering van het verbetertraject uit het Uitvoeringsplan zal de fysieke documentenopslag verminderen en de digitale duurzaamheid verbeteren. Financiën In de programmabegroting 2022 is budget opgenomen voor de periode tot en met 2022 om het Uitvoeringsplan te verwezenlijken, zodat eind 2022 het “papieren deel” van de informatiehuishouding op orde is. Voor de verdere kwaliteitsimpuls van het atelier is het streven om gebruik te maken van bestaande begrotingsbudgetten. Planning Het Uitvoeringsplan omvat een uitgewerkte planning om te komen tot een informatiehuishouding die (toekomstgericht) op orde is en de goedkeuring heeft van de Provinciaal Archiefinspectie.

Uitvoeringsplan “Informatiebeheer in ontwikkeling”: Actielijn 1. Verandertraject: Persoonlijke en teamontwikkeling In de afgelopen periode is in beeld gebracht wat de kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit is binnen het Atelier Informatiebeheer. Nieuwe ontwikkelingen binnen het werkgebied van Informatiebeheer zijn in beeld gebracht. Vanuit deze ontwikkelingen zijn voorstellen gedaan om te komen tot een strategisch personeelsplan voor de toekomst. Actielijn 2. Professionaliseren informatie-/archiefbeheer naar expertteam In het afgelopen periode zijn stappen gezet in het creëren van de juiste positie van Informatiebeheer in de organisatie en bij de verbonden partijen. De expertise van Informatiebeheer wordt benut bij het aanschaffen van nieuwe applicaties en het duurzaam toegankelijk maken van Informatie. In de loop van 2021/2022 is gebouwd aan een expertteam Informatiebeheer conform het Uitvoeringsplan. Ook voor komende jaren zijn de positionering en de kwaliteitszorg van het team aandachtspunten. Actielijn 3: Bewerken fysieke archieven In de afgelopen periode zijn meerdere archiefblokken van de voormalige gemeente SintOedenrode en Schijndel afgesloten en overgedragen aan het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) of ze worden in het tweede kwartaal van 2022 overgedragen.

Voor drie archiefblokken over de periode 1990-1999, waarvoor een overdrachtstermijn voor 2020 gold, is door Gedeputeerde Staten een machtiging tot opschorting van overbrenging aan het BHIC verleend tot 1 januari 2023. Tijdens de bewerking van de verschillende blijvend te bewaren fysieke archieven worden deze voorzien van duurzame zuurvrije verpakkingsmaterialen.

Zaaknummer 2089890

Pagina 2 van 3

datum 31 mei 2022

Actielijn 4: Optimaal Digitaal Omdat het zaaksysteem, aangeschaft tijdens de fusie, vanaf 2022 niet meer ondersteund wordt door de leverancier is in 2021 het nieuwe zaaksysteem Djuma geselecteerd, dat aan het begin van dit jaar met succes is uitgerold in de organisatie. Tevens is in de tweede helft van 2021 gestart met een eerste migratie van een oud Document Management Systeem van een voormalige gemeente naar de Open Document Store. (ODS) In dit ODS wordt de zaak- en dossierinformatie uit verschillende vakapplicaties samengebracht tot een centraal archief. Geconcludeerd mag worden dat met het opheffen van de provinciale ondertoezichtstelling en met de vlekkeloze invoering van een nieuw zaaksysteem het informatie- en archiefbeheer binnen Meierijstad zich bijzonder positief heeft ontwikkeld. Gezien de vele uitdagingen waarvoor de gemeente zich gesteld ziet (o.a. actieve openbaarheid, omgevingswet, nieuwe Archiefwet) is het zaak voor het Atelier Informatiebeheer de positieve lijnen door te trekken.

Bijlage(n) -

Zaaknummer 2089890

Pagina 3 van 3

datum 31 mei 2022