B2b Bijlage Aanpak verzelfstandiging kermissen Schijndel en Sint Oedenrode.docx

Aanpak verzelfstandiging kermissen Schijndel en Sint-Oedenrode 11-11-2022 Erik van Nuland

1. Aanleiding In september 2019 is door de gemeenteraad het kermisbeleid vastgesteld1. Daarbij is besloten te komen tot de opzet van één of twee niet-commerciële stichtingen die de kermissen gaan organiseren in de voormalige gemeenten Schijndel en Sint-Oedenrode. Reden is dat wij als gemeente het organiseren van kermissen zoals in Sint-Oedenrode en Schijndel niet meer als een gemeentelijke kerntaak zien. Met deze verzelfstandiging willen we met name bereiken dat er de mogelijkheid komt voor een ‘hefboomconstructie’ tussen de kermissen in de grotere kernen (Schijndel en Sint-Oedenrode) met die in de omliggende kleine kernen. Met het geld dat aan de grotere kermis wordt overgehouden, kunnen kermissen in kleine kernen overeind gehouden worden. Als voorbeeld wordt de stichting kermissen Veghel aangehouden, die op deze wijze functioneert. Hieronder is schematisch de nieuwe organisatiestructuur weergegeven (ontleend aan kermisnota).

Afgelopen jaren (2020-2021) zijn ondanks corona de kermissen in Meierijstad nagenoeg allemaal doorgegaan, zij het in aangepaste vormen, Maar voor zowel mogelijke bestuurders van de nieuw op te richten stichtingen als ook voor de kermisexploitanten bracht dit onzekerheden met zich 1 Nota Kermisbeleid Meierijstad september 2019

1

mee, die een goede start van het traject tot verzelfstandiging onmogelijk maakten. Inmiddels is er met de succesvol verlopen kermissen in 2022 weer perspectief gekomen en wordt het proces dit najaar opgepakt en afgerond. Ook is met de kermis in 2022 in Sint-Oedenrode een einde gekomen aan de 5-jarige afspraak tussen gemeente en de Stichting Brabantse Kermis, waarin de kermisexploitanten zich hebben verenigd. Hiermee is de weg vrij voor nieuwe afspraken van de nieuwe stichting met de kermisexploitanten. In het kermisbeleid is opgenomen dat er sprake is van een zogenaamde schaarse vergunning en dat er sprake moet zijn van een uitvraag naar de markt. Voortschrijdende inzicht (juridisch, inkooptechnisch) heeft geleid tot de conclusie dat dit niet nodig is, omdat aangetoond kan worden dat er geen sprake is van een winstgevende activiteit rekening houdend met de hefboomconstructie (zie paragraaf 3.). Kortom er is sprake van marktfalen. Het traject van een schaarse vergunning brengt bij nader inzien ook risico’s met zich mee, omdat in het kermisbeleid in 2019 zo nadrukkelijk wordt ingezet op een voortzetting via stichtingen, dat marktpartijen zich af mogen vragen of ze bij een uitvraag wel een eerlijke kans krijgen.

Alle reden om de verzelfstandiging van de kermissen in Schijndel en Sint-Oedenrode via een samenwerkingsvereenkomst te realiseren zoals dat ook in 2016 met de Stichting Kermissen Veghel is gedaan. 2. Stand van zaken De vertraging in het traject van verzelfstandiging van de kermissen betekent niet dat we stil gezeten hebben. De huidige stand van zaken laat zich als volgt omschrijven: -

De gemeente heeft de kermissen in Schijndel (De Steeg) en Sint-Oedenrode in 2022 nog zelf georganiseerd. De financiële afwikkeling van de kermissen in 2022 verliep ook nog volledig via de gemeente. Voor de laatste keer. Streven is dat dit vanaf januari 2023 via de stichtingen verloopt.

-

De dorpskermissen zijn in 2022 nog allemaal op dezelfde wijze georganiseerd als voorheen, nog zonder bemoeienis van de nieuwe stichtingen.

-

Er is een stichting Rooise Kermissen opgericht met de dorpsraden Olland en Nijnsel, de carnavalsvereniging De Lepkes uit Boskant en Stichting Natuurlijk! Sint-Oedenrode. De eerste drie organiseren de kermissen in hun eigen kernen. Natuurlijk! Sint-Oedenrode is gevraagd om als ‘vertegenwoordiger/trekker’ van de kermis in Sint-Oedenrode te fungeren nu de gemeente zich terugtrekt.

-

Er is een stichting Kermissen Schijndel opgericht. In Schijndel is geen overkoepelende organisatie beschikbaar die ‘namens Schijndel’ zitting zou kunnen nemen in het bestuur. Centrummanagement zou mogelijk passen (zoals in Veghel), maar zij heeft hiervan af gezien. Dat heeft geleid tot een kwalitatief bestuur met 3 vrijwilligers uit Schijndel. Er zijn 2

gesprekken gevoerd met de dorpsraad Wijbosch en Stichting Rondom d’n Toren. Zij organiseren de kermissen in respectievelijk Wijbosch en de Boschweg in Schijndel. Zij zien op dit moment af van deelname in de stichting. Ze zijn er zich van bewust dat het systeem van de hefboom voor hen dan niet aan de orde is. De statuten voorzien in de mogelijkheid om alsnog toe te treden. -

Er is verkend of er voor de kermissen in Schijndel en Sint-Oedenrode tot de oprichting van 1 stichting kon worden gekomen. Dit is vooralsnog niet haalbaar. Tussen de bestuursleden van beide stichtingen is wel onderling contact en zij zijn bij elkaars kermissen op bezoek geweest. Ondertussen blijft het streven om tot 1 stichting in Meierijstad te komen (dus inclusief de stichting Kermissen gemeente Veghel).

-

Voor de organisatie van de kermissen in 2022 in zowel Schijndel als Sint-Oedenrode hebben de nieuwe bestuurders meegedraaid in de voorbereiding en zijn ze ook al verantwoordelijk geweest voor enkele onderdelen in het nevenprogramma zoals opening, lasershow e.d.

-

Belangrijke functie voor het slagen van een kermis is de kermismeester. In zowel Schijndel als Sint-Oedenrode wordt deze taak op dit moment ingevuld door Karel Aarts, medewerker van de gemeente. In de nieuwe situatie is de stichting verantwoordelijk voor de inzet van de kermismeester. Streven is de inzet van Karel Aarts te continueren. Hierover zijn met hem en de gemeente afspraken gemaakt. Hij is bereid zich als vrijwilliger in te zetten, dus niet namens de gemeente. M.a.w. mocht hij stoppen als kermismeester dan is de gemeente niet verantwoordelijk voor de levering van een vervangende kermismeester. Dit is aan de stichtingen.

3. Financiële onderbouwing Uit onderstaande berekeningen blijkt dat de uitvoering van de kermissen in Schijndel en SintOedenrode op dit moment een positief resultaat geven. Echter als rekening wordt gehouden met mogelijke extra kosten bij een verzelfstandiging is er geen sprake meer van winst. Bijv. inhuur externe kermismeester (bij eventueel wegvallen van de huidige inzet door Karel Aarts), kosten voor het hefboomeffect met een bijdrage aan omliggende dorpskermissen (€ 2.000,- per kermis), verzekering en hogere energielasten (aanname 50%). Deze hogere kosten zijn niet door te belasten in hogere pachtgelden. Aanname is dat de pachtgelden ook onder druk komen te staan. We gaan uit van 10% lagere opbrengsten. Als al deze extra kosten en lagere pachtinkomsten gelijktijdig optreden kan het zelfs leiden een minimaal overschot of beperkt verlies. Mocht dit aan de orde zijn, dan wordt de eenmalige lening voor de opstart omgezet in een subsidie (zie paragraaf 4). Uiteindelijk is het straks aan de stichtingen om keuzes te maken over de toekomst van hun kermissen. Ze zijn verantwoordelijk voor de eigen exploitatie.

3

Kermis Schijndel 2018 2019 7-11 juli 13-17 juli 9-13 juli Inkomsten Pachten Promotiegelden Vergoeding elektra Vergoeding servicekosten Totale inkomsten

41.705,00 3.125,00

2022

40.515,00 3.625,00

40.175 3.300

44.830,00

44.140,00

550 44.025

47,64 7.438,55 4.568,19 73,02 575,00

48,12 10.251,21 3.373,96 15,91 798,96 125,00 325,80

Kosten Belastingen/zuiveringsheffing Externe kosten/kermismeester/horeca Electra kermis Water Toiletvoorzieningen Leges Afvalverwerking Advertenties/promotie Opening STO, vrijkaartjes Ouderenkermis STO Prijzen, entertainment S Salonterrein: elektra, water….. Nachtbewaking EHBO Overige kosten Totale kosten

4.893,97 2.484,00

6.068,56 1.805,00

650 385,70 6.885,80 650

460,00 21.207,27

994,92 23.807,44

196 1.039,18 28.505,78

Saldo

23.622,73

20.332,56

15.519,22

Mogelijke extra kosten bij verzelfstandiging Inhuur kermismeester bij wegvallen huidige kermismeester Mogelijke jaarlijkse bijdrage aan dorpskermissen (in toekomst) in kader van hefboomconstructie Hogere energiekosten (aanname 50% extra) Druk op pachtgelden (raming 10%)

290,40 376,50

10.200 6.104,15 1.707,95 437 250

10.000

4.000 3.000 4.000

Mogelijke besparing t.o.v. begroting 2022 Geen horecabijdrage meer (was in 2022 eenmalige)

-/- 3.000

Mogelijk saldo na verzelfstandiging

-/- 1.500

4

Kermis Sint-Oedenrode 2018 2019 2022 25-29 aug 24-28 aug 27-31 aug Inkomsten Pachten Promotiegelden Vergoeding elektra Vergoeding servicekosten Totale inkomsten Kosten Belastingen/zuiveringsheffing Externe kosten/kermismeester Electra kermis Water Toiletvoorzieningen Leges Afvalverwerking Advertenties/promotie Opening STO, vrijkaartjes Ouderenkermis STO Prijzen, entertainment S Salonterrein:electra, water….. Nachtbewaking EHBO Overige kosten Totale kosten Saldo Jaarlijkse bijdrage aan dorpskermissen in kader van hefboomconstructie Resultaat

53.519,50

52.832,50

51.000*)

7.295,00 4.000,00 64.814,50

7.585,00 3.900,00 64.317,50

7.665 3.925 62.590

0,00 2.334,50 8.673,60

7.003,50 8.523,16

2.248,56 2.692,50 478,90

1.524,90 125,00 30,00

1.159,35 307,72

1.222,92 804,30

0 15.750 200 1.057,2 390 500 390 1.467,90 500

1.050,00 30,00 575,23 19.550,36

1.050,00 30,00 438,00 20.751,78

1.950 1.220 458,31 23.883,41

45.264,14

43.565,72

38.706,59

Mogelijke extra kosten bij verzelfstandiging Inhuur kermismeester bij wegvallen huidige kermismeester Extra inzet administratieve werkzaamheden als vergunningaanvraag e.d. Opslag energiekosten (50% extra) Druk op pachtgelden: in 2022 al € 2.573,12 minder, maar opgevangen door afspraken met kermisexploitanten; aanname 10% minder Mogelijk saldo na verzelfstandiging

6.000 32.706,59

10.000 3.600 8.000

9.000 2.100

*) inclusief aanvulling ad € 2.573,12 door exploitanten i.k.v. 5-jarige overeenkomst

5

4. Voorstel De verzelfstandiging houdt in: -

Stichtingen worden verantwoordelijk voor de kermissen

-

Er wordt een overeenkomst aangegaan met een looptijd van 4 jaren (2023-2026). Inzet is om na deze 4 jaren te komen tot één stichting voor geheel Meierijstad.

-

Alle financiën lopen via de stichting en het batig saldo blijft bij de stichting.

-

Ten behoeve van de opstartkosten krijgen de stichtingen een eenmalige renteloze lening van € 10.000,-

-

Ook met de Stichting Kermissen gemeente Veghel wordt het gesprek aangegaan om na 2026 op te gaan in één stichting voor de organisatie van de kermissen in Meierijstad.

-

De gemeente beperkt zich verder tot haar wettelijke taken zoals vergunningverlener, toezichthouder, handhaver en facilitator

-

Zoals toegezegd in de kermisnota 2019 stelt de gemeente daarnaast gedurende in elk geval 3 jaren (2023-2025) een kermiscoördinator beschikbaar gedurende 1 dag per week (onderdeel van de functie evenementencoördinator), die de nieuwe en bestaande stichtingen ondersteund.

5. Financiële consequenties De verzelfstandiging van de kermissen heeft de volgende financiële consequenties in de gemeentelijke begroting: -

In de huidige begroting staat op FCL3613 Kermissen een positief resultaat van € 56.000 geraamd. De begroting op deze FCL wordt volledig afgeraamd. Tot en met 2022 kwam het positief resultaat ten gunste van het exploitatieresultaat. Met ingang van 2023 valt dit structureel weg uit het exploitatieresultaat.

-

Daar staan enkele structurele mindere uitgaven tegenover: o

o

Afgelopen jaren heeft de gemeente voor 3 kermissen al het hefboomprincipe toegepast met een bijdrage van € 2.000 aan de kermissen in Olland, Nijnsel en Boskant. Dit is tot en met 2022 verwerkt in de kosten op FCL3613. Vanaf 2023 moet de stichting Rooise Kermissen dit bekostigen. De kermissen in Wijbosch en Boschweg hebben dit nog niet aangevraagd, maar potentieel zou de gemeente ook hier elk jaar een bedrag van € 2.000,- aan kunnen gaan bijdragen. In de toekomst is dit een zaak van de stichting Kermissen Schijndel. Voor de kermissen is een medewerker actief voor de administratieve en organisatorische werkzaamheden. Met het oog op de verzelfstandiging was deze inzet al afgebouwd. Maar doordat we als gemeente de kermissen zijn blijven organiseren, is er in 2022 een eenmalige extra inzet geweest van 4 uren per week (200 uren). Deze werkzaamheden komen vanaf 2023 bij de stichtingen te liggen en er is dus een besparing bij de gemeente van ca € 8.000,-(200 x € 50,-).

6

-

Ook de financiële afhandeling loopt niet meer via de gemeente (facturatie, aanmaningen, verantwoording). Dit bespaart uren bij afdeling financiën. Onbekend is hoeveel uren hiermee gemoeid zijn. Bij de gemeente valt het risico weg van tegenvallers bij de organisatie van de kermissen.

-

Er is sprake van een eenmalige renteloze lening van 2 x € 10.000,-- voor de opstart van

o

de stichtingen. Dit bedrag komt binnen 4 jaren terug om het moment dat de financiële reserve bij de nieuwe stichtingen meer dan € 20.000,- bedraagt. -

De gemeente draagt voor in elk geval 3 jaren (2023-2025) de kosten voor een kermiscoördinator gedurende 1 dag per week. Deze werkzaamheden vormen onderdeel van de functie evenementencoördinator. Afgelopen jaren was deze coördinator ook verantwoordelijk voor de kermissen. Qua tijdsinzet zal het elkaar weinig ontlopen. Maar de rol wordt anders (ondersteunend i.p.v. sturend). De kosten voor de kermiscoördinator zitten in de kosten voor de evenementencoördinator.

6. Samenwerkingsovereenkomst Met de gekozen organisator(en) van de kermissen wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor 4 jaren. In bijlage 1 is een concept samenwerkingsovereenkomst opgenomen mede ontleend aan de overeenkomst van de voormalige gemeente Veghel met de stichting Kermissen Veghel. Dit betekent dat in het laatste jaar de stichtingen geheel op eigen benen staan zonder ondersteuning via een kermiscoördinator van de gemeente. Doelstelling is om na deze 4 jaren te komen tot 1 Meierijstadbrede stichting, zodat eventuele overschotten bij kermissen Veghel, Sint-Oedenrode en Schijndel voor alle dorpskermissen beschikbaar komen.

7

Bijlage 1 Concept samenwerkingsovereenkomst Er komen 2 afzonderlijke overeenkomsten voor Schijndel en Sint Oedenrode - zwarte teksten gelden voor allebei de overeenkomsten - groen voor stichting Rooise Kermissen - rood voor Stichting kermissen Schijndel

Samenwerkingsovereenkomst inzake de organisatie van kermissen in de gemeente Meierijstad De ondergetekenden: 1. De gemeente Meierijstad, kantoorhoudend aan Stadhuisplein 1 te Veghel (postbus 10001), 5460 DA te dezen, krachtens collegebesluit d.d. ……….. 2022,***** rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester, de heer C.H.C. van Rooij, hierna (ook) te noemen: de gemeente’ (**** op grond van de mandaatregeling kan dit ook de budgethouder, projectleider of de portefeuille houdend wethouder zijn. En 2. Stichting Rooise Kermissen, gevestigd te Sint-Oedenrode aan Pastoor Smitsstraat 60, 5491 XP, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer E.M.A.S. Gordijn en de penningmeester, de heer A.H.H.M. Smolders, hierna (ook) te noemen: ‘de Stichting’. Stichting Kermissen Schijndel, gevestigd te Schijndel aan Hoofdstraat 43, 5481, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer H.P.G.M. van Herpen, de secretaris de heer H.A. van Veghel en de penningmeester mevrouw M.J.P. van den Broek, hierna (ook) te noemen: ‘de Stichting’. Hierna gezamenlijk (ook) te noemen: ‘Partijen’. In aanmerking genomen dat: -

De gemeente Meierijstad het organiseren van kermissen niet meer als haar kerntaak ziet

-

Kermissen bijdragen aan de leefbaarheid van kernen

-

Het streven is om de kermissen in de kernen van de voormalige gemeente SintOedenrode te behouden. Het streven is om de kermissen in de kernen van de voormalige gemeente Schijndel te behouden

8

-

De stichting in haar doelstelling heeft staan ‘het organiseren van jaarlijkse attractieve familiekermissen in de tot Sint-Oedenrode behorende kernen, thans te weten SintOedenrode, Boskant, Nijnsel en Olland. ‘het organiseren van jaarlijkse attractieve familiekermissen in de tot Schijndel behorende kernen, thans te weten Schijndel en Wijbosch’.

-

De gemeente wil samenwerken met de stichting.

Verklaren het volgende te zijn overeengekomen Art 1. Doel van de overeenkomst a. Partijen verbinden zich onder de voorwaarden en bedingen van deze overeenkomst samen te (gaan) werken ter zake de organisatie van de kermissen in Sint- Oedenrode, Boskant, Nijnsel en Olland. de kermis Schijndel b. De stichting neemt de organisatie van de kermissen op zich. c. De gemeente faciliteert de stichting hierbij. d. De stichting werkt samen met lokaal actieve organisaties zoals de dorpsraad Nijnsel, de dorpsraad Olland, Natuurlijk! Sint-Oedenrode en carnavalsvereniging de Lepkes of hiervoor in de plaats komende organisaties. De taakverdeling tussen de stichting en deze lokale partijen is weergegeven in onderstaand schema. Indien ook de organisatoren van de kermissen in Wijbosch en aan de Boschweg toetreden tot de stichting (art 5.c. ) werkt de stichting samen met deze lokaal actieve organisaties of hiervoor in de plaats komende organisaties. De taakverdeling tussen de stichting en deze lokale partijen is weergegeven in onderstaand schema.

9

Art 2 Duur van de overeenkomst a. De overeenkomst wordt aangegaan voor 4 jaren (2023-2026) en start per 1-1-2023. b. Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats zowel inhoudelijk als financieel. c.

Gemeente en stichting hebben de mogelijkheid om uiterlijk per 1 januari van elk jaar met een opzegtermijn van 3 maanden eenzijdig de overeenkomst op te zeggen.

d. Bij een tussentijdse beëindiging van de overeenkomst (art 2.c.) komt de organisatie van de kermissen weer terecht bij de organisatoren die de kermissen vóór deze overeenkomst organiseerden. e. Gemeente streeft conform de Nota Kermisbeleid Meierijstad van september 2019 naar 1 gemeentebrede kermisorganisatie. Streven is om dit uiterlijk per 1 januari 2027 te realiseren. De Stichting is bereid om deze stap uiterlijk in de eerste helft van 2026 te verkennen en bij een positieve uitkomst van die verkenning per 1-1-2027 of zoveel eerder als mogelijk op te gaan in de gemeentebrede kermisorganisatie. Art 3. Facilitering door de Gemeente a. De gemeente faciliteert de stichting bij de organisatie van de kermissen conform het geldende evenementenbeleid b. De gemeente stelt gedurende de looptijd van deze overeenkomst (2023-2025) een kermiscoördinator beschikbaar ter ondersteuning van de stichting. c.

De gemeente beperkt zich verder tot haar wettelijke taken zoals vergunningverlener, toezichthouder en handhaver.

Art 4. Kermismeester a. De stichting is verantwoordelijk voor de inzet van een kermismeester b. Indien deze functie door een medewerker van de gemeente wordt voortgezet dan geschiedt dat in eigen tijd en legt deze verantwoording af aan de stichting.

Art 5 Financiën a. De stichting is verantwoordelijk voor de financiën en zet zich maximaal in om de kermissen in de kernen te behouden b. De stichting int de eventuele pachtgelden en betaalt hieruit de kosten c.

Statutair is vastgelegd dat de stichting waar nodig bijdraagt aan de kosten en daarmee ook aan de haalbaarheid van de kermissen in de kernen Boskant, Nijnsel en Olland. Statutair is vastgelegd dat de organisatoren van de kermissen in Wijbosch en aan de Boschweg in Schijndel kunnen toetreden tot de stichting, waardoor het mogelijk wordt dat de stichting waar nodig bijdraagt aan de kosten en daarmee ook aan de haalbaarheid van deze kermissen.

d. De gemeente verbindt zich om eenmalig een lening voor de opstart te verstrekken van € 10.000,-.Er wordt geen rente in rekening gebracht. De stichting lost deze lening af,

10

zodra de stichting een eigen vermogen heeft van meer dan € 20.000,--. Aflossing kan in delen of gefaseerd plaatsvinden. e. Financiële tegenvallers en daaruit voortvloeiende eventuele tekorten dient de stichting zelf op te vangen. Ad 6 Toepasselijk recht a. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing b. In geval van geschillen, voortvloeiend uit deze overeenkomst of uit daarop voortbouwende overeenkomsten, zullen partijen trachten deze in eerste instantie op te lossen met behulp van Mediation conform het reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de Mediation c.

Indien het onmogelijk gebleken is een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van Mediation, zal dat geschil worden beslecht door de bevoegde rechter te ’sHertogenbosch

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Veghel op …… 2022 Gemeente Meierijstad

Stichting Rooise Kermissen

C.H.C. van Rooij

E.M.A.S. Gordijn

Burgemeester

voorzitter

Gemeente Meierijstad

Stichting Kermissen Schijndel

C.H.C. van Rooij

H.P.G.M. van Herpen

Burgemeester

voorzitter

11

12