B16a Rapportage voortgang uitvoeringsplan per 20-5-21.pdf
Tekst van het document
Lijnen
Deelproject
Onderdeel
Uitwerking/Verbeteracties o.a.
Gereed Kleur Planning/ (legenda looptijd %
Resultaat - opmerkingen
1.
Persoonlijke en teamontwikkeling
groei naar expert-team
o.a. inhuur begeleiding met focus op inzetten verandertraject bij atelier informatiebeheer
75
Q1 / Q4 2021
gesprekken met medewerkers afgerond; rapportage i.c.m. verbetervoorstellen op te leveren juni 21
actualiseren vakkennis
inventarisatie + vaststellen benodigde kennis
20
Q3 / Q4 2021
scholingsprogramma parallel met implementatie nieuw zaaksysteem
strategische personeelsplanning
personeelsbezetting in beeld brengen + afzetten tegen benodigde formatie
50
Q2 / Q3 2021
voorstel formatie-overzicht
versterken teamspirit
teamsessies organiseren op vakgebied & a.s. veranderingen + eigen invulling mdw's
50
Q1 / Q4 2021
zichtbare verbetering samenwerking
I-governance uitwerken
Met alle andere i-ateliers: Informatiestrategie, ICT, Functioneel beheer, Gegevensbeheer o.b.v. Archiefregeling, artikel 16, de Handreiking KIDO en normenkader DUTO Betrokken worden en betrokken zijn bij de aanschaf, inrichting en afstoting van applicaties.
50
Q2 / Q4 2021
regulier I-overleg
0
Q2 / Q4 2021 Q4-2020
Collegevoorstel
Duurzame toegankelijkheid
o.a. welke archiefwaardige informatie in welke applicatie, inhoud "oude" DMSsen, beleid voorbereiden opslag documenten buiten zaaksysteem
50
Q4-2020 / Q4-2021
applicatie-archiefoverzicht, 10 gouden opslagregels, ontsluiting "oude' DMS-sen
Jaarverslag zorgplicht archieven
schrijven KPI-rapportage t.b.v. gemeenteraad Meierijstad & archiefinspectie
100
Q2-2021
KPI-verslag naar Raad
Ondersteuning organisatie
o.a. nieuwe ondersteuningsstructuur 100 o.b.v. consulentschap informatiebeheer, Topdesk inrichten voor informatiebeheer
Q3-2020 / Q4-2020
communicatie over verbeteringen reeds afgerond
Routinematige vernietiging
procedures vaststellen voor digitale vernietiging
Q1 / Q4 2021
Gefiatteerde digitale vernietigingsprocedure
blad 2)
2.
Professionaliseren informatie-/ archiefbeheer
Opstellen kwaliteitsplan Planning projecten & activiteiten
100
10
Selectieprocedure software: inbreng informatiebeheer vastgelegd
3.
Bewerken fysieke archieven
Verbonden partijen
GR-en toetsen aan (wettelijke) informatiebeheervereisten + verbetervoorstellen (o.a. mandatering)
10
Q2 / Q4 2021
Rapportage hiaten en voorstellen aanpassingen GR-en
Hotspotmonitor
Procedure opstellen voor vaststelling hotspots door College Verhuizen naar ruimte St. Oedenrode
25
Q4-2021
Hotspotmonitor
100
Q1-2021
Bewerken te bewaren fysieke archieven
4 grote deelprojecten: schonen en 25 inventariseren St. Oedenrode, Schijndel, Veghel + overbrenging naar BHIC
Q3-2020 / Q2-2023
fysiek archief van Schijndel naar St. Oedenrode Projecten lopen volledig volgens planning
Wegwerken fysiek (analoog) archiefaanbod Afsluiten oude DMS-sen
Schoon over: verwerken alle overgedragen documenten Afsluiten, schonen, ter beschikking stellen en waar nodig overbrengen Controle en vernietigen op jaarbasis + opslagcontract regelmatig herzien performance huidig zaaksysteem monitoren en zo goed mogelijk zaaksysteem in de lucht houden
90 25
Q3-2020 / Q3-2021 Q3-2023
0
Q4-2024
50
continu !
99 % beschikbaarheid huidig zaaksysteem In 2021 twee halve dagen uit de lucht
Nieuwe generieke afhandelapplicatie
Bijdragen aan keuze o.a. d.m.v. Programma van Eisen, deelname in werkgroepen etc.
75
Q1 / Q2 2021
keuze nieuw systeem (medio mei 21 zo goed als afgerond) Voorselectie en marktoriëntatie afgerond Drie leveranciers gevraagd in te schrijven op programma van eisen. In de maand juni 2021 wordt gegund.
Implementatie nieuwe generieke afhandelapplicatie
projectleiding implementatie nieuw systeem (in goed overleg met informatiestrategie)
0
Q3 / Q4 2021
Op 1-1-2022 opgeleverde werkende generieke afhandelapplicatie; start implementatie voorzien 1-7
Bijdragen aan andere vernieuwingen en ontwikkelingen
o.a. Omgevingswet, e-HRM, ODS, metadatering, training eindgebruikers
25
Q1 / Q4 2021
Ingevulde rol informatiebeheer op tactisch niveau
Archief Schijndel
Archief Optimisd 4.
Optimaal digitaal
Zaaksysteem
Achterstanden volledig weggewerkt ODS is aanbesteed
Blanco
Gestart Binnen de planning Gestart; einde planningsdatumj nadert niet meer binnen de planning Groot deel gereed; binnen de planning Gereed Nog niet gestart