B16 RIB Verslaglegging in het kader van de Archiefwet.pdf

Raadsinformatiebrief

Datum

8 juni 2021

Zaaknummer

1948387384

Portefeuille

Werk, jeugd en cultuur M.H.B. Roozendaal

Onderwerp

Verslaglegging in het kader van de Archiefwet

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: De stand van zaken betreffende het Informatiebeheer Aanleiding De Raad wordt jaarlijks geïnformeerd over de activiteiten die in het afgelopen jaar zijn uitgevoerd in het kader van archiefzorg en archiefbeheer. Kernboodschap De informatiehuishouding van de gemeente Meierijstad kende na de fusie zijn eigen uitdagingen, waardoor een verbeterplan in de vorm van een Uitvoeringsplan noodzakelijk was. Door regelmatig overleg met de toezichthouders en door de eerste resultaten van de maatregelen te kunnen overleggen heeft het oordeel over de informatiehuishouding in 2020 van de Provinciale Archiefinspectie het predicaat ‘Voldoet” gekregen. In deze beoordeling is meegenomen de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding, de voortgang in het wegwerken van de achterstanden in archiefbewerking van de voormalige gemeenten en de voorbereidingen tot vernieuwing van het zaaksysteem in de loop van 2021. De gemeente heeft aan de eisen van de archiefinspectie voortvarend invulling gegeven door het opstellen van vier deelgebieden in het Uitvoeringsplan “Informatiebeheer in ontwikkeling”. De vastgelegde planning voor de komende jaren leidt tot een toekomstgerichte informatiehuishouding die voldoet aan de eisen die de Archiefwet stelt en die eveneens in staat is andere wettelijke vernieuwingen te realiseren.

Ten aanzien van de “oude” archieven wordt voor een periode van drie jaar (2020 t/m 2022) extra capaciteit ingezet. Hiermee worden deze archieven geschoond en geïnventariseerd, zodat ook voldaan wordt aan de eisen en overbrenging van te bewaren dossiers naar het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC, onze archiefbewaarplaats) kan geschieden.

Communicatie De Raadsinformatiebrief ter kennisname brengen van Gedeputeerde Staten Participatie Met de Provinciale Archiefinspectie is het afgelopen jaar met regelmaat overleg gevoerd over het Uitvoeringsplan “Informatiebeheer in ontwikkeling” en de vorderingen op de vier deelgebieden uit het Uitvoeringsplan. Duurzaamheid Door uitvoering van het verbetertraject uit het Uitvoeringsplan zal de fysieke documentenopslag verminderen en de digitale duurzaamheid verbeteren. Financiën In de programmabegroting 2021 is budget opgenomen voor de periode tot en met 2022 om het Uitvoeringsplan te verwezenlijken, zodat eind 2022 het “papieren deel” van de informatiehuishouding op orde is. Voor de benodigde kwaliteitsimpuls van het atelier is het streven om gebruik te maken van bestaande budgetten die in de begroting zijn opgenomen. Planning Het Uitvoeringsplan omvat een uitgewerkte planning voor de komende jaren om te komen tot een informatiehuishouding die (toekomstgericht) op orde is en de goedkeuring heeft van de Provinciaal Archiefinspectie. Na de uitvoering van het plan zal de gemeente Meierijstad niet meer onder actief archieftoezicht staan. Voortgang Uitvoeringsplan “Informatiebeheer in ontwikkeling”: Actielijn 1.

Verandertraject: Persoonlijke en teamontwikkeling In de afgelopen periode is in beeld gebracht wat de kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit is binnen het Atelier Informatiebeheer. In de komende periode zullen de nieuwe ontwikkelingen binnen het werkgebied van Informatiebeheer in beeld gebracht worden, om zo een beeld te krijgen en voorstellen te kunnen doen met betrekking tot een strategische personeelsplanning voor de toekomst. Actielijn 2. Professionaliseren informatie-/archiefbeheer naar expertteam In het afgelopen jaar zijn stappen gezet in het creëren van de juiste positie van Informatiebeheer in de organisatie en bij de verbonden partijen. De expertise van Informatiebeheer wordt benut bij het aanschaffen van nieuwe applicaties en het duurzaam toegankelijk maken van Informatie. In de Uitvoeringsplan is opgenomen dat in de loop van 2021/2022 gebouwd wordt aan een expertteam Informatiebeheer Actielijn 3: Bewerken fysieke archieven Afgelopen periode zijn vijf archiefblokken van de voormalige gemeente Sint-Oedenrode afgesloten en overgedragen aan het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC). De nog te bewerken en (tijdelijk te bewaren) archieven van de voormalige gemeente Schijndel zijn verhuisd naar de ruimte die hierdoor gecreëerd is in de archiefruimte in Sint-Oedenrode.

Voor een drietal archiefblokken over de periode 1990-1999, welke voor 2020 overgedragen moesten zijn aan het BHIC, is bij Gedeputeerde Staten een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd. Gepland is deze archiefblokken in het vierde kwartaal van 2021 over

Zaaknummer 1948387384

Pagina 2 van 3

datum 8 juni 2021

te brengen. Tijdens de bewerking van de verschillende blijvend te bewaren fysieke archieven worden deze waar nodig voorzien van duurzame zuurvrije verpakkingsmaterialen. Actielijn 4: Optimaal Digitaal Het vervangen van het huidige zaaksysteem, dat in 2022 niet meer ondersteund wordt door de leverancier, ligt op schema. Na een voorselectie en de marktoriëntatie zijn drie leveranciers gevraagd in te schrijven op het programma van eisen. In de maand juni 2021 wordt het aan één van de inschrijvers gegund. Het ODS (Open Document Store) ten behoeve van digitale archivering is definitief gegund, in de tweede helft van 2021 wordt gestart met het migreren van de oude DMS-en (Document Management Systemen) van de drie voormalige gemeenten. Door de deelname aan de gemeenschappelijke regeling BHIC is een aansluiting op de Edepotvoorziening van het Nationaal Archief gerealiseerd waardoor in de toekomst ook digitale archieven overgedragen kunnen worden. Geconcludeerd kan worden dat de uitvoering van de vier actielijnen conform planning verlopen. Bijlage(n) N.v.t. Ter inzage documenten Rapportage voortgang uitvoeringsplan KPI Meierijstad 2021

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad De secretaris, De burgemeester,

drs. M.G.C. Wilms-Wils RA

Zaaknummer 1948387384

ir. C.H.C. van Rooij

Pagina 3 van 3

datum 8 juni 2021