B14c Smart verbeterplan planning 2025

SMART verbeterplan gemeente Meierijstad 2022-2026 zaaknummer 2841070 KPI- Kritische Prestatie numm Indicatoren (KPI's) er

nu Omschrijving probleem Risico mm (knelpunt)/ er aanbeveling Brabants Historisch Informatie Centrum

1 1.2

Lokale regelingen Beheerregeling informatiebeheer

1.3

Strategisch informatieoverleg

1.5

Gemeenschappelijke 3 regelingen en andere samenwerkingsverb anden

prioriteit Eindresultaat

Aanpak op hoofdlijnen

Inspectieversla Start g gemeente activit archivaris april eit 2024

Gepla Voortgang in % Toelichting status voortgang nd einde activit eit 25 50 75 100

1

1 Stel beleid en omgangsregels op Hoog: voor het gebruik van dragers Zonder toegang van buiten de applicaties om, zoals e- Informatiebeheer tot mailboxen, LINK en de de netwerkschijven netwerkschijven. kan het atelier haar taken niet goed uitvoeren en kan informatie verloren gaan, omdat deze niet vernietigd had mogen worden.

1. De beoordeling van de nee Informatiebeheer atelierschijven wordt heeft een checklist opgepakt op een natuurlijk "Informatiebeheer moment bij het bezoek per atelier". Deze wordt gebruikt bij de van het atelier of als er een nieuwe applicatie in overgang naar MS gebruik genomen wordt; Teams. Informatiebeheer is 2. Bij de inrichting van MS Teams voor de ateliers zal betrokken bij alle documentopslag per team overgangen van worden vastgelegd en intranet LINK en netwerkschijven naar deel uit maken van het kwaliteitssysteem. MS Teams.

Q3 2022

Q4 2025

Toegang tot de netwerkschijven en intranet LINK is in december 2023 gestart. De eerste werkateliers zijn in 2024 over gegaan van intranet LINK naar MS Teams. Het atelier Informatiebeheer is betrokken bij het omzetten/verwijderen van de bestanden van intranet LINK naar MS Teams. Besluiten etc. zijn vastgelegd in de I-navigator t.b.v. het kwaliteitssysteem. Beleid over de inrichting van bewaartermijnen en delen van bestanden wordt binnen het project ontwikkeld.

2

14 De huidige gekozen Laag: overlegvorm voor het Doordat niet alle Strategisch Informatie Overleg is disciplines deelnemen aan het overleg kan nog te beperkt. Overweeg hoe het overleg meer op strategisch het zijn dat er zaken gemist wordt. Door de niveau zou kunnen worden ingericht. deelname van Strategisch Informatiebeheer wordt dit gecompenseerd. Op verzoek kan altijd iemand vanuit AVG enz. deelnemen.

ja De gemeente is Het Strategisch Informatie Overleg is georganiseerd in ateliers. Er wordt onderzocht of het ingericht op meer mogelijk is het overleg strategisch niveau strategischer te maken met meer door meer medewerkers strategische medewerkers/leiding op strategisch niveau te benaderen. Aan de hand gevenden. van de verslagen wordt De gemeentearchivaris jaarlijks met de gemeentearchivaris wordt nog meer gecommuniceerd over wat betrokken bij de onderwerpen van het er gemist wordt aan wetgeving. Strategisch Informatie Overleg.

Q2 2024

Q4 2025

Het Strategisch Informatie Overleg is in oktober 2023 gestart. Op dit moment is er nog geen behoefte aan strategische uitbreiding, in oktober 2024 is besloten dat voor 2025 er nog geen uitbreiding van deelnemers plaatsvindt. Eind 2025 zal bekeken worden of het SIO uitgebreid moet worden.

9 Midden: Verbonden partijen kunnen processen uitvoeren in mandaat namens de gemeente. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het informatiebeheer. Het ontbreken van afspraken is een risico voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie.

1. Alle archiefparagrafen ja Met alle in de begroting genoemde zijn in 2024/2025 van de verbonden partijen is gemeenschappelijke regelingen aangepast; een afspraak 2. Alle centrumgemeenten gemaakt rondom zijn benaderd; archivering en 3. Bij delegatie wordt de informatiebeheer. toezichthouder benaderd; 4. Met de Gemeenschappelijke regeling worden afspraken gemaakt.

Q2 2023

Q4 2025

De documenten over de gemeenschappelijke regelingen zelf (als eigen bevoegdheid) zitten in het zaaksysteem Djuma. Met alle genoemde verbonden partijen is contact geweest via de centrumgemeenten. Dat geldt ook voor de Gemeenschappelijke regeling die taken in delegatie uitvoeren. Rechtstreekse afspraken zijn met de Omgevingsdienst Brabant Noord en het Stadsgewest 'sHertogenbosch gemaakt. In 2025 vindt weer een update plaats.

Zorg voor heldere afspraken rondom archivering en informatiebeheer in het kader van verbonden partijen.

1.7

Uitbesteden 4 archiefbeheer taken

2.0 2.2

Mens en middelen Mensen kwantitatief 5 ten behoeve van beheer

2.3

Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

6

4 Neem deel aan het traject vanuit Hoog: De Omgevingsdienst het Brabants Historisch Brabant Noord voert Informatie Centrum en de Omgevingsdienst Brabant Noord taken in mandaat uit. Om volledige dossiers en zet vervolgstappen naar te hebben en houden aanleiding van de eerste contacten en afspraken met de is het belangrijk informatiebeheer op Omgevingsdienst Brabant elkaar af te stemmen. Noord. Uitgangspunt bij afgesloten zaken, de ODBN heeft alleen werkarchief.

Het volledig archief 2 maandelijks is er overleg ja tussen de ODBN en de van de afgesloten gemeente; zaken zit bij de gemeente. De ODBN Ter controle worden dossiers van de ODBN heeft een vergeleken met LEEF; werkarchief. Verbeteringen worden Voor de applicatie doorgevoerd; MeldDesk zijn Er is gestart met controle afspraken over vernietiging gemaakt. van zaken; Meldingen in MeldDesk worden niet overgezet naar de gemeente; Uit MeldDesk kan de gemeente zelf vernietigen.

Q1 2024

Q1 2026

Gestart is met het vergelijken van dossiers uit de beide zaaksystemen. Er is een proces gestart om zaken bij de gemeente volledig te krijgen. Een van de conclusies is ook dat de ODBN zaakgerichter werkt dan de gemeente. Hoe we dit op gaan lossen moeten we nog gaan onderzoeken aan de hand van voorbeelden.

7 Hoeveel mensen (fte’s) stelt het Midden college na goedkeuring door de Er kunnen structurele achterstanden raad ter beschikking om de ontstaan/ niet kosten te dekken die zijn weggewerkt worden. verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop?

Stabiele bezetting die 1. Meerjarendoorkijk met nee RVU, pensioen en de lopende zaken doorstroom binnen WA kan oppakken en afronden, daar waar Informatiebeheer is gemaakt; mogelijk procesverbeteringen 2. Vacatureruimte die beschikbaar is gesteld zo voor kan stellen en veel als mogelijk benutten; doorvoeren en het 3. Lopende projecten belang van informatiebeheer kan afronden met ingehuurd personeel. uitdragen aan de andere werkateliers.

Q1 2022

Q4 2026

1. Inzicht in RVU en pensioen is er evenals doorstroommogelijkheden zittende medewerkers; 2. Vacatureruimte is inzichtelijk en waar mogelijk staat hier vacature voor open, afhankelijk van verdere personele verschuivingen hier proactief op handelen om bezetting op orde te houden; 3. Opschoning papieren archief en inscannen vergunningen loopt. Voor de 2025 en 2026 is budget beschikbaar gesteld om de inventarisatie van de papieren archieven af te ronden.

Besteed voldoende tijd en middelen aan het bijscholen en opleiden van de eigen medewerkers binnen het atelier om zo het kennisniveau op peil te houden.

Voldoende (zie 2.2) en bekwaam personeel in het werkatelier.

Q3 2024

Q4 2025

Met het atelier is een traject gestart om iedereen te ontwikkelen. Gestart is met kennissessies voor het hele atelier. Er wordt in mei 2025 een groeiscan door het team gemaakt. De resultaten van de scan geven input voor een ontwikkeldoel voor het team en de persoonlijke bijdragen van de teamleden.

Hoog: 3 Opleiding en kennisniveau groeit onvoldoende mee met gevraagde competenties.

ja 1. Opleidings- en trainingsplan voor WA informatiebeheer op maken voor elke functie (start kwalificaties, in de functie (onderhoud) en doorgroei (ontwikkeling); 2. A.d.h.v. 1 inhaalslag maken en voorbereid zijn op de toekomstige ontwikkelingen binnen het team.

7

Zorg dat het atelier Informatiebeheer goed aangesloten is en blijft bij de ontwikkelingen rondom datagedreven werken in de organisatie.

13 Laag: basistaak van het atelier is informatiebeheer met in achtneming wet- en regelgeving. Datagedreven werken heeft wellicht input nodig vanuit informatiebeheer, maar andersom niet/minder. Datagedreven werken kan wel helpen om de juiste prioriteiten te stellen.

3 3.4

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Betrek de gemeentearchivaris bij Laag: Onderdeel 8 de herziening van het Er ligt een plan, het gemeentelijk calamiteitenplan in 2025. wordt in 2025 rampenplan geactualiseerd.

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

4 4.1

Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem 9 Ga door met het verder archiefbeheer uitwerken en uitvoeren van het kwaliteitssysteem.

De kwaliteitsmedewerker ja Informatiebeheer en/of adviseur verwerkt de poststromen en ziet informatiebeheer sluiten aan bij de ontwikkelingen er op toe dat en rondom datagedreven ondersteunt de andere ateliers bij het werken. Het gebruik van voldoen aan wet- en dashboards is opgenomen in de A3 plan, het regelgeving. werkplan voor 2025. Datagedreven werken helpt om inzicht te geven en de juiste prioriteiten te stellen.

niet Het calamiteitenplan meer archieven 2025 is van opgesteld met toepassi inbreng van de ng gemeentearchivaris

Hoog: 6 Een kwaliteitssysteem is een eis van artikel 16 van de archiefregeling.

Q1 2024

Q4 2025

Voor het vernietigingsproces in de systemen met documenten zijn al diverse dashboards gemaakt. Zo ook voor openstaande zaken in Djuma (het zaaksysteem).

Er is een calamiteitenplan ja voor de papieren archieven waarin staat wat de verantwoordelijkheden zijn, afspraken en procedures. Dit wordt geactualiseerd. De gemeentearchivaris is betrokken bij het plan voor 2025. Zijn input is geleverd.

Q1 2025

Q3 2025

Het eerste overleg met de gemeentearchivaris heeft in 2025 plaatsgevonden.

ja

Q4 2022

Q4 2025

Bijna alle werkateliers zijn door een informatiespecialist en informatiebeheerder bezocht. Er is een informatiebeheerplan gemaakt per atelier. Veel verbeteringen zijn in beeld. Medio 2025 wordt geprioriteerd wat het eerste wordt opgepakt. Dit is de eerste stap in het opzetten van een kwaliteitssysteem.

1. Er is een checklist die Er is ingericht een kwaliteitsmanageme als meetinstrument ntplan met toetsbare gebruikt wordt voor eisen op alle niveaus bezoek aan de ateliers; 2. De ateliers worden met verbetermogelijkhede bezocht; 3. Er worden n. informatiebeheerplannen gemaakt per atelier; 4. Er wordt gebruik gemaakt van kwaliteitscirkel van Deming.

5 5.1 5.2 5.3 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

11

Een kwaliteitszorg dashboard is ontwikkeld aan de hand van Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden.

ja 1. De handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden wordt bestudeerd; 2. Bij andere gemeenten wordt informatie ingewonnen over mogelijkheden van een dashboard; 3. Er wordt een dashboard ingericht; 4. Onderzocht hoe de Inavigator hierbij gebruikt kan worden.

Q4 2022

Q4 2025

De opzet voor een kwaliteitssysteem wordt verder uitgewerkt zodra de vacature kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer is ingevuld. Tot die tijd worden de gegevens verwerkt in de I-navigator en in Djuma.

12 Laag: Het is het kip ei verhaal, we hebben een checklist, die is nog globaal. Er moeten nog veel ateliers bezocht worden. Hiervoor is een dashboard nu niet nodig. Dat kan wel bij de tweede ronde van gesprekken.

Het dashboard is ingericht.

zie hierboven. We werken ja via de kwaliteitscirkel van Deming.

Q2 2024

Q4 2025

Een aantal gegevens uit de bezoeken aan de ateliers zoals gebruik van vakspecifieke systemen zijn verwerkt in de Inavigator en in Djuma.

De netwerkschijven zijn leeg, informatie is vernietigd of verplaatst naar het Open Data Store en MS Teams.

ja Informatiebeheer beoordeelt de informatie die op de schijven staat, ze neemt contact op met medewerkers van de voormalige gemeenten en het atelier Informatiestrategie; Informatie wordt vernietigd of verplaatst naar Open Data Store, MS Teams etc.

Q1 2023

Q4 2025

De schijf van de voormalige gemeente Veghel is al gereed. Van de andere twee schijven is de 3/4 onderzocht. (Schijndel en Sint Oedenrode). Er is in maart 2025 een medewerker gestart voor de overzetten van de documenten naar het ODS. Voor de vele foto's wordt een alternatief gezocht.

10

Midden: Ontwikkel in het kader van kwaliteitszorg dashboards om de Zonder dashboard is kwaliteit van het het nu nog mogelijk informatiebeheer beter om de kwaliteit te verbeteren. inzichtelijk te maken.

11

Gebruik de informatie die voortkomt uit dashboards om in gesprek te gaan met de verschillende ateliers.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5.1 Geordend 2 12 Geef prioriteit aan het Hoog: overzicht analoog en analyseren van de informatie 7 jaar na de fusie had digitaal van de netwerkschijven van de veel informatie al 5.2. Authenticiteit en rechtsvoorgangers, zodat deze vernietigd moeten context analoog en uitgefaseerd kunnen worden. worden. Andere digitaal (metadata) informatie had al in 5.3. Systeem voor het Open Data Store duurzame bij de voormalige toegankelijkheid gemeenten onder analoog en digitaal gebracht moeten 5.7. Opbouw worden. duurzaam digitaal informatiebeheer 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal 5.9. Opslagformaten 5.10. Functionele eisen 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie

6

De projectleider ontvangt ja de migratieleidraad, hij vult hem in; De adviseur informatiebeheer legt deze voor aan het Brabants Historisch Informatie Centrum; Het Brabants Historisch Informatie Centrum adviseert.

Q1 2024

Q4 2024

Advies over migratie is gevraagd, maar de migratie heeft niet meer plaatsgevonden omdat het systeem niet meer in gebruik is genomen voor de bedoelde processen.

Volgens het principe van ja Voor het opstellen Plan-do-check-act wordt van de informatiebeheerplan als eerste stap het atelier/team bezocht en nen is zoveel mogelijk in gesprek wordt er geïnventariseerd aan de hand van een gegaan met alle betrokkenen van een checklist. De leidinggevende/coördinato atelier en haar gebruikte applicaties. r van een werkatelier/team wordt in ieder geval bij de verbeteringen betrokken. We zijn nu ervaring aan het opdoen. De gebruikte applicaties worden ook beoordeeld op Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. De applicatiebeheerder is in beeld. De te zetten vervolgstappen en eerste uitkomsten worden besproken in het adviseursoverleg. Eventueel worden tactische en strategische vraagstukken besproken in het Strategisch Informatie Overleg.

Q3 2024

Q4 2026

Het verslag van het informatiebeheerplan wordt gestuurd naar de leidinggevende van het atelier. In de volgende ronde gaan we de leidinggevende en de applicatie beheerders en de betrokken informatieadviseur van informatiestrategie betrekken bij de update van het informatiebeheerplan.

Q1 2024

Q4 2026

Half jaarlijks is een stand van zaken gestuurd.

13

Er is voor X-works Niet Was hoog: Vraag de gemeentearchivaris meer een verklaring van om het advies voor het opstellen Er is een migratie met advies van van een verklaring van migratie migratiemodel, er is vanwege de migratie vanuit ervaring met migreren toepassi van de ng gemeentearchivaris. van applicaties. XSuite naar X-Works. Works is al een jaar in gebruikt dit is een aanvulling op het gebruikte systeem.

14

Ga voor het opstellen van de Midden: informatiebeheerplannen ook in Dit gebeurt al. gesprek met leidinggevenden, coördinatoren en/of applicatiebeheerders.

8

15

Informeer de Laag: gemeentearchivaris over de Het gaat om het voortgang van het traject binnen informeren. Open Data Store.

niet De meer gemeentearchivaris van wordt tweemaal per toepassi jaar geïnformeerd ng over het Open Data Store

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

In januari en juli wordt een ja e-mail gestuurd over de stand van zaken Open Data Store.

16

Informeer de archivaris over de Laag: voortgang van de vernietiging in Het gaat om het het Open Data Store. informeren.

Voor het vernietigen 1. Controleer niet bewaartermijnen; vanuit Open Data meer 2. Maak een van Store wordt de vernietigingslijst; toepassi gebruikelijke vernietigingsprocedur 3. Leg deze voor aan de ng e gevolgd. Voordat er gemeentearchivaris; 4. Na goedkeuring kan er vernietigd wordt uit vernietigd worden; Open Data Store 5. Maak een verklaring wordt de lijst van vernietiging. voorgelegd aan de gemeentearchivaris volgens de informatiebeheerrege ling Meierijstad 2023.

ja

Q1 2024

contin u

In de informatiebeheerregeling is dit al geregeld en er wordt al jaren zo gewerkt. De eerste vernietiging is gepland voor Q2 2025

17

Evalueer aan het eind van 2024/begin van 2025 de vastgestelde hotspotlijst en doe eventueel aanvullingen die betrekking hebben op de jaren 2023 en 2024.

Hoog: Het voorkomt dat informatie van specifieke thema's vernietigd wordt, terwijl het vanuit erfgoed-en verantwoordingsover wegingen bewaard moet worden.

5

ja

Q1 2024

Q2 2025

In juni 2025 vindt het eerste overleg plaats met de externe deskundige.

Laag: Het gaat om het informeren.

niet Het hybride In overleg met de meer dossierblok 2000gemeentearchivaris is in van 2009 Schijndel wordt Q1 2023 besloten om toepassi fysiek overgedragen geen hybride archieven ng in 2029 over te dragen. Voor het blok Schijndel 2000-2009 is besloten de digitale bestanden uit te printen en het dossier fysiek te vormen.

ja

Q1 2023

Q3 2024

Er is geïnformeerd en afspraken zijn gemaakt.

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

6.4

Vernietiging en verklaringen

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

7

Overbrenging van archiefbescheiden

7

Brengt de gemeente 18 het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

geen

Informeer de gemeentearchivaris over de voortgang met betrekking tot gevormde hybride archieven.

De hotspotlijst 2025 : en aanvullingen op 2023 en 2024 is vastgesteld met betrokkenheid van externe deskundigen.

Wet Open Overheid 19

Onderzoek of en hoe een dashboard voor de Wet open overheid samengevoegd kan worden met dashboard(s) die in het kader van kwaliteitszorg/informatiebeheer worden ontwikkeld. Daarmee kunnen gemakkelijker relaties worden gelegd tussen de uitvoering van de Wet open overheid en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

10 Midden: We hebben het dashboards Informatiebeheer niet uitgewerkt. We kunnen het risico nu niet overzien.

Een besluit over het samenvoegen van Wet open overheid dashboard en kwaliteitszorg/inform atiebeheer.

1. Eerst worden de eisen ja voor het kwaliteitszorg/informatiebe heer dashboard onderzocht; 2. De Wet Open Overheid contactpersoon onderzoekt of het Wet Open Overheid dashboard aan de eisen kan voldoen en of samenvoegen meerwaarde heeft voor de uitvoering Wet Open Overheid en kwaliteit van de informatievoorziening; 3. Op basis hiervan wordt in het Strategisch Informatie Overleg een besluit genomen.

Q3 2024

Q4 2025

Dit wordt verder opgepakt met de nieuwe kwaliteitsmedewerker informatiebeheer.

;