B13a RIB Jaarlijkse verantwoording archief- en informatiebeheer (Archiefwet) verslagjaar 2025

Raadsinformatiebrief

Datum

9 juni 2026

Zaaknummer Portefeuille

3088460 Werk en inkomen, financiën en bedrijfsvoering

L.A.J. van den Tillaart, MSc RA Onderwerp

Jaarlijkse verantwoording archief- en informatiebeheer (Archiefwet) verslagjaar 2025

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: de jaarlijkse verantwoording archief- en informatiebeheer (Archiefwet) verslagjaar 2025 Aanleiding De Archiefwet legt de zorg voor naleving van deze wet bij het college. Het college dient jaarlijks de naleving te verantwoorden aan de gemeenteraad. Dit gebeurt aan de hand van de toezichtinformatie mede opgesteld voor het de naleving van het jaarlijks interbestuurlijk toezicht door Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant. Onderdeel van de toezichtinformatie zijn de bevindingen en aanbevelingen van de gemeentearchivaris. De toezichtinformatie moet jaarlijkse voor 15 juli bij Gedeputeerde Staten aangeleverd zijn. Wat is de bedoeling achter de Archiefwet en het archief- en informatiebeheer? De bedoeling achter de Archiefwet is dan ook dat een overheidsorgaan zich kan verantwoorden aan haar inwoners, bedrijven, partners en eigen medewerkers, voor zo lang als nodig. Archief- en informatiebeheer is een bedrijfskritische taak. Het is een belangrijke pilaar voor een vitaal en weerbaar bestuur en de basis van de kwaliteit van het openbaar bestuur door het; - bevorderen van de transparantie van besluitvorming; - borgen van de rechtmatigheid van overheidshandelen; - bijdragen aan het gevoel van rechtszekerheid en vertrouwen in de overheid; - bijdragen aan het collectief geheugen.

Het passend naleven van de Archiefwet draagt daardoor bij aan een imago van een open en betrouwbare overheid. Kernboodschap Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad met de Raadsinformatiebrief en bijlagen over de naleving van de Archiefwet verslagjaar 2025.

De interbestuurlijk toezichthouder, Gedeputeerde Staten, heeft over 2024 de kwaliteit van de informatiehuishouding als voldoende beoordeeld. Voor 15 juli 2026 stuurt de adviseur informatiebeheer namens het college een afschrift van de stukken aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant ter beoordeling. Een afschrift van de stukken wordt aan de gemeentearchivaris gestuurd. Communicatie Aan Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant wordt verstuurd: de raadsinformatiebrief en collegevoorstel, inclusief bijlagen: 1. Voortgangsbericht 2. Geactualiseerde versie van het van het SMART-verbeterplan 3. Begeleidende brief bij toezichtverslag gemeentearchivaris 4. Toezichtverslag 2025 van de gemeentearchivaris De gemeentearchivaris ontvangt een afschrift van de opgestuurde documenten.

Participatie Een goed archief- en informatiebeheer vraagt een inspanning van iedere medewerker. Duurzaamheid Hoe draagt de informatie uit deze Raadsinformatiebrief bij aan de duurzaamheidsdoelen?

Het naleven van de Archiefwet en kwalitatief goed en duurzaam archief- en informatiebeheer zorgt voor het tegengaan van opgeslagen data (tot wel 81%) welke nooit meer gebruikt wordt ("dark data"). Digitale opslag van informatie heeft een significante impact op duurzaamheid. Denk hierbij aan water- en energieverbruik.

Doel

Toelichting

CO2-neutraal

Fossielvrij door besparen Goede naleving resulteert Slechte naleving en duurzame warmte en in geen overbodige opslag resulteert in hoog opwek en vermenigvuldiging van energieverbruik, informatie. elektronisch afval en meer schoon waterverbruik. Eerlijke en duurzame Goede naleving resulteert handel en bedrijfsvoering in het kunnen verantwoorden van ons handelen aan onze inwoners, bedrijven, partners en eigen medewerkers. Wat onze openheid en betrouwbaarheid vergroot en een positief imago creëert.

MVO

Zaaknummer 3088460

Positieve invloed

Pagina 2 van 4

Negatieve invloed

datum 9 juni 2026

Daarbij heeft archiefbeheer vanuit de cultuurhistorie een positieve invloed op de toekomstige generaties. Circulair Minder CO2-uitstoot en Cloud-gebruik en Meervoudig opslaan gebruik van materialen enkelvoudige opslag, van 1 bestand zorgt voor meer CO₂-uitstoot. door kringlopen te sluiten meervoudig gebruik bevordert de vermindering van CO₂-uitstoot. Schone lucht Gezondheidswinst door Goede naleving resulteert Slechte naleving minder schadelijke in geen overbodige opslag resulteert in een uitstoot en vermenigvuldiging van onnodige groei van informatie. informatie (data) en het energieverbruik van datacenters. Dit creëert een aanzienlijke CO₂voetafdruk. Klimaatbestendig Mensen en omgeving Goede naleving resulteert Slechte naleving zorgt bestand tegen extremer in Green IT. voor een aanzienlijke CO₂-voetafdruk. weer Biodiversiteit Behoud soorten is verplicht, verbetering waar mogelijk Heb je alternatieven overwogen of belangen afgewogen?

Financiën Niet van toepassing Planning Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad met de Raadsinformatiebrief en bijlagen. Voor 15 juli 2026 stuurt de adviseur informatiebeheer namens het college een afschrift van de stukken aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant en aan de gemeentearchivaris.

Zaaknummer 3088460

Pagina 3 van 4

datum 9 juni 2026

Bijlage(n) • 1. Toezichtoordeel Gedeputeerde Staten over 2024 • 2. Voortgangsbericht archief- en informatiebeheer 2026 • 3. SMART-verbeterplan archief- en informatiebeheer 2026 • 4. Brief bij inspectieverslag archief- en informatiebeheer 2025 van de gemeentearchivaris • 5. Inspectieverslag archief- en informatiebeheer 2025 van de gemeentearchivaris Ter inzage documenten

Met vriendelijke groet,

Zaaknummer 3088460

Pagina 4 van 4

datum 9 juni 2026