B10a RIB Informatie- en archiefbeheer verslagjaar 2022

Raadsinformatiebrief Datum

12 juni 2023

Zaaknummer Portefeuille

2347142 Economie, financiën, dienstverlening J.H.M. Goijaarts

Onderwerp

Informeren gemeenteraad over informatie- en archiefbeheer verslagjaar 2022

Behandeling in commissie Niet van toepassing Kennisnemen van: Stand van zaken over informatie- en archiefbeheer Aanleiding De archiefwet legt de zorg voor archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen bij het college en deze informeert jaarlijks de gemeenteraad voor 15 juli. Kernboodschap Voor het informeren en verantwoorden naar de gemeenteraad is een volledig verslag over het informatie- en archiefbeheer 2022 geschreven. In 2022 is het atelier Informatiebeheer op stekte gekomen. Veel aandacht is besteed om de inrichting van het nieuwe zaak en besluitvormingssysteem Djuma, dat in januari 2022 in gebruik is genomen, op orde te krijgen. Door de fusie zijn er veel systemen van de voormalige gemeenten waarvan de documentopslag gegarandeerd moet blijven. Hiervoor is een Open Document Systeem aangeschaft en met de eerste applicaties van de voormalige gemeenten ingericht. Er is veel aandacht besteed aan de inrichting van een systeem om per atelier en per werkproces een verwijzing naar vakinhoudelijke applicaties vast te leggen, inclusief de archiefeigenschappen zijn van deze applicaties. In 2022 is 237 strekkende meter archiefbescheiden van de voormalige gemeenten Schijndel, Veghel, Erp en Sint-Oedenrode overgebracht naar het Brabants Historisch Informatie Centrum.

Hiermee is er geen achterstand meer met het overbrengen van de archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn van overbrenging. De digitale Bouwvergunningendossiers van de voormalige gemeente Veghel zijn opgenomen in het e-depot van het Brabants Historisch Informatie Centrum. Daarnaast is een SMART concreet verbeterplan opgesteld aan de hand van het inspectieverslag 2022 van het Brabants Historisch Informatie Centrum en de Roadmap verbeterplan atelier Informatiebeheer. In het inspectieverslag spreek de gemeentearchivaris zijn waardering uit voor de wijze waarop het atelier Informatiebeheer de aandachtspunten heeft opgepakt. Het algemeen oordeel van de gemeentearchivaris is positief. In het SMART verbeterplan zijn de onderwerpen waar aandacht aan besteed gaat worden beschreven aan de hand van de Kritische Prestatie Indicatoren van de Vereniging van

Nederlandse Gemeenten. Per onderwerp zijn de prioritering aangegeven en de risico’s. Hoge prioritering heeft het onder de aandacht brengen van de beheerregeling Informatiebeheer onder alle medewerkers. Hoe beter de informatie op orde komt hoe gemakkelijker er voldaan kan worden aan de Wet Open Overheid en Archiefwet. Verder is veel aandacht voor het vernietigen van documenten en zaken waarvan de bewaartermijn verstreken is. Zeker in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming is het belangrijk dat gegevens niet meer voorkomen, dit om o.a. datalekken te voorkomen.

Communicatie Aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant en het Brabants Historisch Informatie Centrum wordt een afschrift van de Raadsinformatiebrief inclusief de bijbehorende de bijlagen toegestuurd. Participatie Een goed informatie- en archiefbeheer vraagt een inspanning van iedere medewerker. Duurzaamheid Een kwalitatief goed en duurzaam informatie- en archiefbeheer heeft vanuit de cultuurhistorie een positieve invloed op de toekomstige generaties. Financiën De totale kosten om de archivering in diverse documentmanagementsystemen op orde houden is € 120.000. Hiervoor is geen dekking aanwezig binnen de huidige begroting in 2023 en 2024. We adviseren om het gedeelte van 2023 € 24.000 te verwerken in de 2e berap 2023 en het gedeelte van 2024 € 96.000 mee te nemen in de integrale afweging voor de begroting 2024. Planning Jaarlijks wordt voor 15 juli over informatie- en archiefbeheer geïnformeerd. Bijlage(n) • Jaarverslag Informatiebeheer 2022 • Smart verbeterplan planning Ter inzage documenten Geen

Zaaknummer

Pagina 2 van 2

datum 15 mei 2023