A9b Provincie Noord-Brabant - Toezichtoordeel Informatie en Archiefbeheer 2022.pdf

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Meierijstad t.a.v. het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 10001 5460 DA VEGHEL

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 Datum

20 oktober 2022 Ons kenmerk

Geacht college,

C2294095/5148944 Uw kenmerk

-2089890 Contactpersoon

J.P. (Jan Peter) Spierenburg

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook een van de kerntaken van de provincie NoordBrabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen neemt voor het tegengaan van risico’s. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archief-beheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli aan ons verslag te doen over het informatie- en archiefbeheer van het voorgaande jaar1. Het verslag kan bestaan uit een volledig verslag of een voortgangsbericht en dient vergezeld te gaan van een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw voortgangsbericht over 2021 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 29 september 2022.

Zie: Uitvoeringsagenda interbestuurlijk toezicht 2022 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer 1

Telefoon

(06) 15 03 22 00 Email

JSpierenburg@brabant.nl Bijlage(n)

-

Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2021 als voldoet.

Datum

20 oktober 2022 Ons kenmerk

C2294095/5148923

Uw verslag aan de raad beoordelen wij aan de hand van de volgende criteria.

Beoordeling

Criteria

Voldoet

▪ Het college van B&W brengt vóór 15 juli een volledig verslag of voortgangsbericht uit aan de gemeenteraad. ▪ Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. ▪ De verslaglegging gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk

▪ De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: a. geen verslag of voortgangsbericht met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; of b. Gedeputeerde Staten de stukken niet heeft ontvangen.

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico’s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen de Raadsinformatiebrief voor 15 juli jl. Deze brief is door u op 31 mei 2022 naar de raad gezonden. Op 31 augustus hebben wij contact opgenomen met uw gemeente omdat het door ons gevraagde

2/4

verbeterplan, hetgeen u uitvoeringsplan noemt, ontbrak bij de stukken. Deze hebben we op 29 september jl. alsnog ontvangen.

Datum

20 oktober 2022 Ons kenmerk

Wij begrijpen dat u uw uitvoeringsplan baseert op een format dat u in 2020 heeft ontwikkeld na de oplevering van de roadmap om uw informatiehuishouding op orde te krijgen. Voor dit jaar is dat nog prima, maar wij verzoeken u voor volgend jaar om voor de lopende en nieuwe acties een kolom toe te voegen waarin u het knelpunt concreet beschrijft waarmee u risico loopt, inclusief de maatregelen die u gaat nemen om de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen.

C2294095/5148923

Wij beoordelen uw gemeente nu als ‘voldoet’.

Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard 2022 op de website https://www.brabant.nl/ibt gepubliceerd. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren. Gevraagde acties van uw kant in 2023

Uiterlijk 15 juli 2023 ontvangen wij graag een volledig verslag informatieen archiefbeheer over 2022 dat u aan de raad heeft gestuurd. De stukken bevatten in elk geval: ▪ een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2022; ▪ een apart, actueel en concreet (SMART) verbeterplan; ▪ de begeleidende brief van uw college aan de gemeenteraad; ▪ de begeleidende brief van uw college aan Gedeputeerde Staten. In het verslag lezen wij graag op welke punten het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving en op welke punten u verbeteringen door gaat voeren. In het verbeterplan zijn ten minste alle aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 overgenomen. De verbeteracties beschrijft u concreet (SMART) waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden. In het bijzonder zijn wij geïnteresseerd in een inventarisatie van de risico’s die u loopt indien de maatregelen die u neemt niet of onvoldoende tot het gewenste resultaat leiden.

3/4

Datum

In navolging van de kennisbijeenkomst, die wij samen met de Brabantse archivarissen op 17 mei jl. hebben georganiseerd, verzoeken wij u ons volgend jaar inzicht te geven in de stand van zaken en resultaten van het overzicht archiefbescheiden conform artikel 18 van de Archiefregeling en het beheer daarop. Doelstelling is dat het overzicht, gericht op de inventarisatie van de informatie, op 15 juli 2023 gereed is.

20 oktober 2022 Ons kenmerk

C2294095/5148923

Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer J.P. Spierenburg van ons team IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is op woensdag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-15 03 22 00. Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

B.J.H. Loeffen, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

4/4