A9b KSG Overheidsaccountants B.V. - Boardletter gemeente Meierijstad.pdf

Boardletter gemeente Meierijstad KSG Overheidsaccountants

Boardletter gemeente Meierijstad

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meierijstad Postbus 10.001 5460 DA VEGHEL Datum 9 januari 2023 Onderwerp Boardletter 2022

Onze referentie PBO/14742-80-2022

Geachte leden van het College, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze definitieve boardletter over het jaar 2022. In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening van de gemeente Meierijstad is door ons de interim-controle over het boekjaar 2022 uitgevoerd. Onze tussentijdse bevindingen en aanbevelingen rapporteren wij door middel van de boardletter. Dit heeft tot doel de beheersing van uw organisatie te versterken en jaarrekeningrisico’s te beperken. Daarnaast leveren we vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening van de gemeente Meierijstad en zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden bij de gemeente Meierijstad. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor optreden van fraudes of onregelmatigheden, dan zouden wij u daarover onmiddellijk hebben gerapporteerd. Deze boardletter is een samenvatting van de managementletter en is opgesteld ten behoeve van de griffier en het fractievoorzittersoverleg (FVO). Wij beperken ons tot de relevante zaken die in dit kader naar voren zijn gekomen.

Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.

Hoogachtend, Was getekend: drs. P.J.D. Bosch RA Extern accountant KSG Overheidsaccountants B.V.

Versie 2022

Pagina 2 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

Versie 2022

Pagina 3 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

1.

Inleiding

In het verlengde van de Coronacrisis heeft de oorlog in Oekraïne in 2022 een significant effect op de Nederlandse samenleving. Niet alleen hebben gemeenten het voortouw genomen in de maatschappelijk opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne, maar ook hebben de sancties jegens Rusland diverse uitwerkingen op bijvoorbeeld de contractafspraken met Russische energieleveranciers. Verder constateren we landelijk dat in vele sectoren – zo ook de publieke overheid – personeelsschaarste heerst. Tenslotte zorgt de hoge inflatie in de 2e helft van 2022 voor enorme kostenstijgingen op gebied van energie -en materiaalprijzen met als gevolg dat begrotingswijzigingen noodzakelijk zijn om kostenoverschrijdingen rechtmatig te verantwoorden. In onze boardletter hebben we aandacht voor deze actualiteiten. De boardletter is als volgt ingedeeld: 1. 2. 3. 4.

2.

Inleiding Conclusie en samenvatting Totaaloverzicht bevindingen en voortgang Benchmark

Conclusie en samenvatting 2.1 Conclusie administratieve organisatie en interne beheersing Op basis van de uitgevoerde interim-controle 2022 concluderen wij dat de administratieve organisatie en interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Update t.o.v. 2021: gedurende de uitvoering van de interim-controle verrichten we eveneens risico-inschattingswerkzaamheden volgens de herziene Controlestandaard 315 om een betere risicoanalyse te verkrijgen en daardoor beter op risico's te kunnen inspelen. De uitkomst van onze interim-controle is dat wij enkele verbeterpunten hebben geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing en kwaliteit van de bedrijfsvoering. Uitgezonderd van de follow-up punten van voorgaande jaren hebben wij geen (belangrijke) tekortkomingen en verbeterpunten in de administratie organisatie en interne beheersing over het jaar 2022 geconstateerd.

2.2 Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij het College. Een frauderisicoanalyse en/of risicoclassificatie kan bijdragen aan het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. De Raad heeft hierop een toezichthoudende/controlerende rol. In het kader van Controlestandaard 240 is het onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang

Versie 2022

Pagina 4 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

die het gevolg is van fraude of van fouten. Wij dienen de door ons onderkende frauderisico's expliciet met de auditcommissie te bespreken. In de gemeentesector is het proces voor het beoordelen van frauderisico's niet altijd geformaliseerd en veelal opgeborgen in de beheersmaatregelen van de primaire processen als onderdeel van het Interne Controleplan. Binnen gemeente Meierijstad wordt geen officiële frauderisicoanalyse uitgevoerd. In het normenkader en primaire processen (lees: KCD) wordt wel rekening met de frauderisico's gehouden. Op dit vlak wijzigen de processen niet wezenlijk en hebben zich in de afgelopen jaren geen noemenswaardige fraudes voorgedaan. Middels de verkenning van de beheersmaatregelen in de primaire processen en het gesprek met u in de planningsfase van onze controle en onze eigen analyse, hebben we de volgende frauderisico's geïdentificeerd: Prestatielevering inkopen (gericht op incidentele inkopen met een subjectief karakter als gevolg van personeelsschaarste en vluchtelingenopvang); Waardering van grondexploitaties (als volg van subjectiviteit van kosteninschattingen door onzekerheden in de Oekraïnecrisis en mogelijke vertraging bouwprojecten); Wij wijzen er op dat de door ons onderkende frauderisico's een kwalitatief en geen kwantitatief karakter hebben en gebaseerd zijn op de huidige situatie en kennis van de organisatie.

Zowel voor de gemeente als in onze controle aanpak is het noodzakelijk de onderkenning van frauderisico’s periodiek te actualiseren. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording adviseren wij de organisatie periodiek de fraude- en corruptie risicoanalyse te actualiseren, alsmede aan te scherpen vanuit het perspectief van het ‘in control’ willen zijn. Denk hierbij aan: o Voortgang nog te nemen maatregelen die blijken uit de fraude en corruptie risicoanalyse; o Impact van digitalisering ten aanzien van fraude- en corruptierisico’s; o Impact van stijgende energieprijzen en personeelsschaarste op de prestatielevering van inkopen. Het kan voorkomen dat budgethouders door stijgende prijzen meer budgetten nodig hebben terwijl de financiële realisatie kan achterblijven. Het extra voorzichtig begroten kan een oorzaak zijn vanwege krimpende budgetten.

2.3 Themaonderzoek fraude Als gevolg van ontwikkelingen in onze beroepsregels zal er vanuit onze controle toenemende aandacht zijn voor (preventie van) fraude en corruptie. Ook de rol van uw college, directie en management, bij het voorkomen en detecteren van fraude, onder andere door middel van actief toezicht en het treffen van beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude, komt daarbij nadrukkelijk aan de orde. Een mogelijkheid daarbij is om bijvoorbeeld periodiek één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) te laten onderzoeken door uw interne controle-medewerkers of een accountant. Tijdens de interim-controle hebben wij een onaangekondigd thema onderzoek gedaan ten aanzien van mogelijk bezoldigde nevenfuncties van het College van de gemeente Meierijstad. Wij hebben hierbij onderzocht middels Company Info of leden van het College daarnaast een functie als bestuurder of eigenaar van commerciële organisaties vervullen. Aanvullend hebben Versie 2022

Pagina 5 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

wij onderzoek gedaan of deze organisaties voorkomen in de crediteurenadministratie van de gemeente. Wij hebben hierbij geconcludeerd dat hiervan in 2022 geen sprake is.

2.4 Actualiteit fraude & continuïteit Vanaf 2022 zijn alle openbare accountant in het wettelijk controledomein verplicht over fraude en continuïteit in hun controleverklaringen te rapporteren. De Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) publiceert in een later stadium formats met verplichte eisen. Wij zullen ons hieraan conformeren met dien verstande dat we de voorkennis in een pilot bij een andere gemeente al vergaard hebben. Hiertoe kunnen we snel schakelen zodat we de controleverklaring bij de jaarstukken tijdig binnen de afgesproken deadlines kunnen verstrekken. Mocht u meer hierover willen weten, zijn we bereid deze actualiteit nader toe te lichten. In het verlengde hiervan zijn we voornemens de volgende werkzaamheden op gebied van fraude uit te voeren: o Themaonderzoek fraude Collegeleden (zie par. 2.3) o Data-analyse op uitgaand betaalverkeer op ongebruikelijke transacties, doublures en ongebruikelijke leveranciers e.d.. In het kader van continuïteit is gemeente Meierijstad geen artikel 12-gemeente waardoor de continuïteit voldoende door de Rijksoverheid gewaarborgd is. Als gevolg hiervan zullen we dezelfde aard werkzaamheden uitvoeren dan voorgaande jaren en met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie bespreken.

Op dit vlak mag gemeente Meierijstad van ons verwachten dat we aansluiting zoeken bij het verhaal achter de cijfers, de combinatie van verplichte kengetallen – solvabiliteit, netto-schuldquote, structurele exploitatieruimte – en benchmarks in de publieke sector. In ons accountantsverslag en controleverklaring zullen we de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren.

Versie 2022

Pagina 6 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

3.

Totaaloverzicht bevindingen & voortgang

Samenvattend geven wij een kort overzicht van onze bevindingen inzake de interim-controle weer met daarbij de prioriteitstelling en bijbehorende bevinding. De prioriteitstelling heeft betrekking op de voorgestelde periode voor geplande actie. De mate van prioriteit is afhankelijk van de omvang van het risico en actuele ontwikkelingen. Prioriteit is hoog wanneer het risico hoog is (kans dat het gebeurt = hoog; impact risico in omvang is hoog) of actie door de actuele ontwikkelingen gewenst is. In onderstaand overzicht zijn meerdere hoge prioriteitsstellingen met betrekking tot de jaarafsluiting over het onderhavig boekjaar opgenomen. Deze zijn veroorzaakt door de externe en actuele ontwikkelingen, alsmede de vertraging van de implementatie van de inkoopmodule. Interne ontwikkelingen Nr. 2022

Proces

Bevinding

1.

Inkopen

Niet in gebruik genomen inkoopmodule:

Prioriteit 2022

H

Omvang risico M

H

H

M

L

Een (geautomatiseerde) inkoopmodule is een dringende procesoptimalisatie waarbij de koppeling tussen contracten, bestellingen en inkoopfacturen mogelijk maakt. In 2023 start gemeente Meierijstad een aanbestedingstraject op om een nieuwe leverancier van het financieel pakket te vinden.

(follow-up 2020/2021)

2.

Automatiseringsomgeving

Naleving BIO -standaarden De procesverbeteringen hebben betrekking op de doorontwikkeling van het toegangsbeveiligingsbeleid, de implementatie van een SIEM/SOC -toepassing en een ISMStool en houden van oefeningen op het gebied van bewustwording.

(follow-up 2020/2021)

3.

Grondexploitaties

Fiscale waardering exploitatie Veghels Buiten In het verleden zijn meerdere grondposities uit de grondexploitatie van Veghels Buiten naar materiële vaste activa gerubriceerd en

Versie 2022

Pagina 7 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

tegelijkertijd afgewaardeerd naar de agrarische prijs van €5 per m2. Totale afwaardering bedroeg €15,5 mio.. In de nieuwe herbestemming worden deze gronden wederom in de grondexploitatie Veghels Buiten opgenomen. Dit betekent dat de afwaardering niet mag worden teruggedraaid, waardoor een fiscaal hoger resultaat en hogere vennootschapsbelasting kan ontstaan. Gemeente Meierijstad zal Deloitte consulteren wat de mogelijke impact op de jaarrekening hiervan is. Uitkomst wordt begin 2023 verwacht.

(follow-up 2021)

4.

Grondexploitaties

Ontbrekende analyse urenverantwoording geactiveerde uren

H

M

H

H

(follow-up 2021)

5.

Automatiseringsomgeving

Tijdige bewaking rechtenstructuur bij door -en uitstroom binnen functies De organisatie heeft herstelmaatregelen met de leverancier overeengekomen. Achteraf zijn de mutaties t/m het 3e kwartaal over 2022 handmatig gecheckt en akkoord bevonden.

(follow-up 2021)

Versie 2022

Pagina 8 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

Actualiteiten & externe ontwikkelingen Nr. 2022

Proces

Bevinding

6.

Grondbedrijf

Didam -arrest

Prioriteit 2022 M

Omvang risico

H

L

M

L

M

L

L

Eind vorig jaar heeft de Hoge Raad bepaald dat de overheid niet langer onroerende zaken – grond en/of panden – onderhands (1-op-1) mogen (door)verkopen. Het risico op onrechtmatige verkopen is gelegen bij de verkoop van onroerende zaken van strategische gronden en panden met een economisch nut. Het huidige Grondbeleid van gemeente Meierijstad is aangepast op de maatstaven van het Didam-arrest.

7.

Financiën & Control

Inflatie 2022 Inmiddels is de inflatie door diverse marktomstandigheden tot 17% in de 2e helft van 2022 gestegen. Dit heeft geleid tot hoge materiaal -en energiekosten. De kans op kostenoverschrijdingen is hiermee aanwezig. Tijdens de eindejaarscontrole zullen wij nagaan of de hoge inflatie tot onrechtmatige kostenoverschrijdingen volgens het BBV en redelijke schattingen in de grondexploitaties heeft geleid.

8.

Organisatie-breed

Omgevingswet De inwerkingtreding van de Omgevingswet is op 1 juli 2023. We adviseren gemeente Meierijstad over de voortgang van de implementatie van de Omgevingswet in de Paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren.

9.

Financiën & Control

SiSa: huisvesting Oekraïners 2022 De kosten van de opvang en huisvesting van de Oekraïners dient in de SiSa verantwoording opgenomen te worden. Het

Versie 2022

Pagina 9 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

Ministerie van Justitie & Veiligheid heeft bij een andere gemeente per mail aangegeven dat geen terugbetaling hoeft plaats te vinden ingeval van onderbesteding. Definitieve normen worden medio januari 2023 verwacht (Nota Verwachting Accountantscontrole SiSa 2022).

10.

Financiën & Control

SiSa: Regio Deal Noordoost-Brabant

H

L

H

L

H

L

Regionale normen van rechtmatigheid & prestatielevering (via de SiSa) zijn in praktijk niet altijd eenduidig door subsidieverstrekkers uitgewerkt. Wij bevelen een tijdig afstemming in de regio aan. Tijdens de eindejaarscontrole toetsen we de rechtmatigheid.

11.

Sociaal Domein

Sociaal Domein Jeugdhulp & WMO Specialistische Hulp Over 2022 is binnen de centrumregeling Jeugdhulp en WMO Specialistische hulp Noordoost-Brabant (via centrumgemeente Den Bosch) een gewijzigde p*q-variant van kracht. Gemeente Meierijstad heeft tijdig een position paper opgesteld waarin de interne maatregelen ter vaststelling van de prestatielevering zorg zijn opgenomen. Tijdens de eindejaarscontrole 2022 toetsen we de rechtmatigheid van de zorglasten in het Sociaal Domein.

12.

Financiën & Control

Belastingonderzoek (BTW) In oktober 2022 is de Belastingdienst een onderzoek naar de naleving van de btwafdracht gestart. Dit onderzoek kent een vermoedelijke doorlooptijd van een half jaar of langer. Dit leidt ertoe dat uitkomsten van het btw-onderzoek bij de jaarrekeningcontrole in april 2023 vooralsnog onzeker kunnen zijn.

Versie 2022

Pagina 10 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

Impact jaarrekening: tekstuele toelichting onder de Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten.

13.

Financiën & Control

Actualiteiten BBV 2022

H

H

Nieuwe verslaggevingsrichtlijnen hebben betrekking op: 1) het vormen van een voorziening bij verlofuren (die niet verjaren); 2) de terugkoopverplichting bij de KoopGarant-regeling van sociale woningbouw in de jaarrekening onder niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten te verantwoorden.

Prioriteit H (Hoog) Prioriteit M (Midden) Prioriteit L (Laag)

Versie 2022

Streefdatum realisatie op moment van jaarrekeningcontrole over het betreffende boekjaar Streefdatum realisatie op moment 1 jaar later na de jaarrekeningcontrole over het betreffende boekjaar Te realiseren op langere termijn van maximaal 2 jaar

Pagina 11 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

4.

Benchmark gemeente Meierijstad

In juli 2022 hebben we een benchmarkonderzoek voor alle gemeenten in de provincies NoordBrabant en Limburg over de jaarcijfers van 2021 uitgevoerd, rekening houdend met de bevindingen uit het landelijk benchmarkonderzoek van BDO over de begroting van 2022 (versie: januari 2022). Hieronder rapporteren we de belangrijkste conclusies van gemeente Meierijstad t.o.v. het provinciale en landelijke beeld van gemeenten: Van de verplichte kengetallen inzake de financiële positie bevindt enkel de ratio grondexploitatie van gemeente Meierijstad (36%) zich nog in de categorie C (meest risicovol: > 35%). Deze classificatie volgens de VNG-normen doet echter afbreuk aan de feitelijke situatie. Meerdere kengetallen, zoals ontstane onzekerheden in bestemmingsprocedures, snelheid van bouwen, de uitgifte van gronden en aantrekkelijkheid gebied spelen samenhangend een rol in deze classificatie. Door een hoge gronduitgifte heeft gemeente Meierijstad de afgelopen jaren bewerkstelligd dat de ratio grondexploitatie verder afgenomen is. In Provincie Noord-Brabant zijn er 4-5 gemeenten met een vergelijkbare ratio: -

Gemeente Helmond: 32% Gemeente Nuenen, Gerwen en Nederwetten: 117% Gemeente Veldhoven: 67% Gemeente Reusel-De Mierden: 50% Gemeente Heusden: 43%

De trend is feitelijk dat deze gemeenten relatief veel (agro of food)industrie langs een rivier of kanaal gevestigd hebben en/of in ontwikkeling zijn. Dit betekent dat de aantrekkingskracht voor gronduitgifte redelijk hoog is en continu in ontwikkeling is. Daarom classificeren we de grondexploitaties van gemeente Meierijstad als neutraal gezien de bestemmingsprocedures bij Veghels Buiten en Foodpark de Kempkens. De algemene dekkingsmiddelen van de gemeente zijn inkomsten waar geen directe dienstverlening en/of bestedingsverplichtingen tegenover staan. De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit: algemene uitkering uit het Gemeentefonds, opbrengsten van de lokale heffingen, opbrengst uit deelnemingen (dividend) en rente inkomsten van de reserves en het renteresultaat. De ratio algemene dekkingsmiddelen t.o.v. lasten voor mutaties reserves is in de Provincie Noord-Brabant 67% en ligt dicht tegen de landelijke norm van 70% aan. Gebruikelijk wordt gesteld dat gemeenten landelijk 70% van hun lasten door eigen dekkingsmiddelen dienen te financieren. Gemeente Meierijstad scoort over 2021 slechts 60%. Dit betekent dat over 2021 meer lasten dan algemene dekkingsmiddelen zijn gerealiseerd dan landelijk en provinciaal de norm is.

Dit leidt niet tot een verhoogd risico, wanneer de structurele exploitatieruimte uiterst positief is (4,47%) en de ratio weerstandsvermogen groter dan 2 is (> 2 is goed). Daarbij merken we op dat gemeente Meierijstad veel opbrengsten uit subsidies en grondexploitaties dan andere provinciale gemeenten genereert. Deze zijn in de ratio van de algemene dekkingsmiddelen buiten beschouwing gelaten.

Versie 2022

Pagina 12 van 13

Boardletter gemeente Meierijstad

Andere Brabantse gemeenten met een lage ratio algemene dekkingsmiddelen t.o.v. lasten voor mutaties reserves zijn: 1. Gemeente Den Bosch: 45% 2. Gemeente Helmond: 56% 3. Gemeente Roosendaal: 64% 4. Gemeente Breda: 57% Er zijn 3 gemeenten met een ratio weerstandsvermogen (< 1): gemeente Hilvarenbeek, Den Bosch en Alphen-Chaam. Van deze 3 gemeenten zijn alle andere kengetallen goed, m.u.v. gemeente Den Bosch. Gemeente Den Bosch heeft een lage ratio algemene dekkingsmiddelen t.o.v. lasten voor mutaties reserves: 45%. Bij 8 van de 52 Noord-Brabantse gemeenten (15%) is er sprake van een exploitatietekort voor mutaties reserves over 2021. Gemeente Meierijstad had een exploitatieoverschot €6,6 mio.. Landelijk zijn de tekorten met name in de provincies Utrecht, Drenthe en Limburg geconstateerd. Bij 31 van de 52 Noord-Brabantse gemeenten (60%) zijn de investeringen in activa over 2021 niet door vreemd vermogen gefinancierd, maar door eigen middelen/reserves. Er is sprake van een aflossing van vreemd vermogen. Dit betekent dat de solvabiliteit nog voldoende (> 20%) is, hetgeen in het landelijke benchmarkonderzoek door BDO bevestigd wordt. In de Provincie Noord-Brabant zijn met name gemeente Breda en Bergen op Zoom met een lage solvabiliteit van respectievelijk 19% en 12%. Gemeente Meierijstad heeft per 31-12-2021 een solvabiliteit van 51% (categorie A; minst risicovol).

Versie 2022

Pagina 13 van 13