A5c BHIC Jaarrekening 2023 - vastgesteld en getekend 050424 (geanonimiseerd)
Tekst van het document
BRABANTS HISTORISCH INFORMATIE CENTRUM
JAARREKENING 2023
Brabants Historisch
Informatie Centrum
's-Hertogenbosch, 7 maart 2024
abel^a oun^an
INHOUDSOPGAVE JAARREKENING 2023
l
Jaarverslag
II
Paragrafen l.
2. 3. 4. 5.
6. 7.
Kengetallen Verslaglegging Resultaatontwikkeling Overzicht baten en lasten Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering
3 3 3 4 4 6 6
8. Bedrijfsvoering 9. Verbonden partijen
7 9
10. Organisatiegegevens 11. Besluit Algemeen bestuur
10 11
Jaarrekening l.
Balans per 31 december 2023 2. Resultatenrekening over 2023
3. 4. 5.
6.
Kasstroomoverzicht Grondslagen van waarderinge n resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de resultatenrekening
12 13 14 15 18 25
IV Overige gegevens l.
Controleplicht
2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming 3. 4. 5.
Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum Wet normering bezoldigingt opfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Verantwoording Dagelijks Bestuur inzake 6. rechtmatigheid 7. Accountantsverklaring
31 31 31 31 31 33 34
abelïy-3ccountanfs
l JAARVERSLAG Zie separaat document.
II PARAGRAFEN l. Kengetallen Bezoeken website Bezoeken studiezalen Aantal medewerkers in FTE per 31 december Ziekteverzuimpercentage incl. langdurig in procenten Depotcapaciteit Den Bosch in km. (excl. charter -en koudedepot) Depotcapaciteit Grave in km.
Depotcapaciteitv erhuurd aan derden in km.
2021 1. 405. 546
2022 1. 313. 912
2023 1. 343. 972
754
1. 343
1. 318
40,5 4,0 40,9 5,6 4,5
40,8 3,1 40,9 5,6 4,6
41,2 6,3 41,2 5,6 4,4
2. Verslaglegging De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft voor dat elke gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen, conform het Besluit Begroting en Verantwoordingp rovincies en gemeenten (BBV). Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) volgt dit BBV.
3. Resultaatontwikkeling Het rekeningresultaat 2023 bedraagt 1 24. 539 positief. In onderstaande tabel is een gecomprimeerde weergave van de resultaatontwikkeling weergegeven:
2021
2022
2023
Bedrijfsopbrengsten
5. 382
5. 642
5. 881
Overige bedrijfsopbrengsten
408 5. 790
327 5. 969
361 6. 243
3. 110 1. 306 229 252 352 210
3. 339 1. 343 247 266 401 203 38 5. 837 132 -500 406 38
3. 648 1. 560 248 254 402 178 -93 6. 197
abelaaa.'>
'ia-its
bedragen * 1. 000
mutatie
Baten
Totaal baten
239 34 273
Lasten
Personeelskosten Huisvestingskosten
Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik Financieringskosten Totaal lasten Totaal saldo van baten en lasten Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
57 5. 515
275 -500 283 58
/"
45
-100 179 125
309 217 l
-12 l
-24 -131 360 -87 400 -227 86
4. Overzicht baten en lasten Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het verslagjaar ziet dit er als volgt uit: 2023
Historische archieven l) Algemene dekkingsmiddeten 2) Overhead 3) HeffingV PB4) Bedrag onvoorzien Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Resultaat
l) 2)
Baten
Lasten
Saldo
1. 043. 490 5. 199. 245 O O O
4. 910. 576 O 1. 286. 896 O O
-3. 867. 086 5. 199. 245 -1. 286. 896 O O
6. 242. 736
6. 197. 472
45. 263
179. 276 6. 422. 012
100. 000 6. 297. 472
79. 276 124. 539
Historisch archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5. 4 - Musea. Al emene dekkin smiddelen Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen.
3) Overhead Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de " Notitie overhead " van de Commissie BBV is het begrip nader uitgewerkt. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken, Communicatie en Managementondersteuningt ot overhead gerekend. Huisvestingd ie wordt gerekend tot de overhead betreft kantoorruimten, voor zover niet behorend tot een specifiek uitvoerende taak en daarmee tot een specifiek taakveld.
4)
Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum in staat is middelen vrij te maken om substantiëlef inanciëlet egenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassingv an het beleid vereist. In dit jaarverslag wordt inzichtg egeven in het vermogen van het Brabants Historisch Informatie Centrum om risico's op te vangen die niet in de jaarrekening zijn verwerkt. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsenv an de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het Brabants Historisch Informatie Centrum de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is er ook voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken.
abel).3t >
Voor de bekostigingv an de uitvoering van deze taken is het Brabants Historisch Informatie Centrum nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; Sociaaleconomischeo ntwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; CAO aanpassingen; Wachtgeld verplichtingen; Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW; De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar; Boekwaardev an het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde; Ontwikkelinge n ingebruikname E-depot. Het weerstandsvermogen bedraagt eind 2023 5 42. 678. De mate van het vormen van weerstandsvermogen, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling, inzake de resultaatbestemming en het kunnen vormen van een reserve. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. In de onderstaande tabel is de berekening van het weerstandsvermogen per 31 december 2022 en 2023 . .
. . . . . . . .
weergegeven:
Algemene reserve Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen Weerstandsvermogen Algemene reserve Nog te bestemmen rekeningresultaat
31-12-2022 418. 139
31-12-2023 418. 139
8,4%
8,0%
418. 139 38. 439
418. 139 124. 539 542. 678
456. 578
EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er over het verslagjaar, in EMU-termen gezien, een overschot of een tekort is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt: EMU-saldo
2022 327. 000
2023 822. 000
Kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoordings chrijft een verplichte set van financiëlek engetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie inzichtelijkert e maken.
2022 0%
Netto schuldquote* Solvabiliteitsratio 25% Structurele exploitatieruimte 0,4% * Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
2023 0% 24%
0,9%
Netto schuld uote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Verenigingv an NederlandseG emeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.
abel)3CLOun;dnrs <
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Verenigingv an NederlandseG emeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordelingv an dit kengetal moet in ogenschouww orden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Het cijfer is hoger als gevolg van de aanwezigeb estemmingsreserves. Structurele ex loitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. De structurele exploitatieruimte is positief. Dit sluit aan bij het positieve saldo van de jaarrekening 2023. In hoeverre dit feitelijk structureel doorwerkt naar de begroting 2024 analyseren we in 2024 bij de tussentijdse rapportages in 2024.
Structurele exploitatiesaldi Saldo van baten en
lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)*
Saldo * Toelichtin incidentele baten en lasten Incidentele verhuur depotruimte Incidentele verhuur kantoorruimte
2022 131. 941 -93. 502 38. 439 -15. 600 22. 839 -15. 600 o
-15. 600
2023 45. 263
79. 276 124. 539 -67. 544 56. 995 -17. 064 -50. 480 -67. 544
6. Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC, De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst). T ot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijfh et onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC. Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHICv erantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplanv oor de komende 30 jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave) opgesteld. 7. Financiering Treasu beleid Door het bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is bij het financieel beheer, risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen om te gaan. Het is niet toegestaan zonder voorafgaandet oestemming van het algemeen bestuur leningen af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema
In de " Notitie rente 2023 " van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat inzichtg eeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijzev an rentetoerekening. Voor het begrotingsjaarg eeft dit het volgende beeld:
abel}'actountant "
Renteschema 2023 De externe rentelasten over de korte en lange financiering a. b. De externe rentebaten
+/+ -/-
47. 990
141. 122 -93. 132
Saldo rentelasten en rentebaten De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend
-/-
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende c2. taakveld moet worden toegerekend
-/-
De rentebate van door verstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
+/+
cl.
o
-93. 132
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente dl. Rente over eigen vermogen
+/+ +/+
d2. Rente over voorzieningen e.
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Renteresultaato
o o
-93. 132 -/-
o
-93. 132
het taakveld Treasur
Schatkistbankieren Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2023 wordt een bedragv an 4 172. 009 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. In 2023 werd voldaan aan de Regelings chatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg 1 000. 000. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteiten verwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. .
.
Kas eldlimiet en renterisiconorm De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zijn in het verslagjaar niet overschreden.
8. Bedrijfsvoering Al emeen en da eli'ks bestuur De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaari s bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezend oor de 9 gemeenten en de 2 waterschappen.
Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabanti s geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHICe en dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
abel^go
De or anisatie
Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publiekstaken, Archieftaken en Middelen) en is onderverdeeld in clusters. Het cluster Klantenservice ontvangt en distribueert vragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de diverse clusters. Daarnaast ontvangt en verwijst het bezoekers door naar andere clusters. De toegankelijke originelen kunnen in de studiezaal door het publiek worden geraadpleegd. Het cluster Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Deze dienstverlening wordt steeds meer digitaal door de service scanningo p verzoek. Het cluster ICT Facilitair ondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en het cluster verzorgt daarnaast het technisch gebouwenbeheer. Het Pro'ectenbureau is verantwoordelijk voor de productontwikkeling, zoals het uitwerken van historische thema's en projecten. Daarnaastd raagt het zorg voor optimalisering van diverse werkprocessen. Het cluster Inhoudeli'k-enm aterieel beheerz orgt voor het toegankelijk maken van informatiev ia inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie, voor conservering en restauratie van de analoge archieven.
Het cluster Relatiebeheer Insuectie E-de ot voert inspecties uit en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragers, zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster is de schakel tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren en richt zich op de ontwikkeling en implementatie van het E-depot. Het cluster Middelen ondersteunt de werkprocessen van alle clusters op het gebied van organisatie, huisvesting, financiëne n personeel. Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum geeft het volgende beeld:
Directie
Ondernemingsraad Middelen Vertrouwenspersoon
Publiekstaken
Projecten bureau
Klantenservice
Studiezaal
ICT/ Facilitair
Archieftaken
Inhoudelijk- en materieel beheer
Relatiebeheer/
Inspectie/ E-depot
Maatscha eli'k verantwoord ondernemen Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijkv erantwoord te ondernemen. IS026000i s een internationale richtlijn die maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHICo nderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit. Rechtmati heid In de " Regeling Brabants Historisch Centrum " en volgens de geldende wet- en regelgeving dient elke gemeenschappelijke regeling een verordening te hebben, met de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer. Daarbij wordt het bestuur gevraagdj aarlijks een normen- en toetsingskader vast te stelten in het kader van rechtmatigheid. In het document " Financieel beleid, financieel beheer en rechtmatigheid 2023 " zijn beide onderdelen opgenomen voor het jaar 2023 en zijn deze uitgangspunten en kaders vastgesteld in de bestuursvergadering van 7 juli 2023. Vanwegeg ewijzigder egelgeving, wordt met ingangv an het verslagjaar 2023, het dagelijks bestuur van het BHIC gevraagd een verantwoording over rechtmatigheid af te geven in plaats van de accountant. Dit betekent dat met ingangv an de jaarrekening 2023 het dagelijks bestuur een verklaring aflegt die onderdeel is van de jaarrekening. De accountant controleert de verantwoording van het dagelijks bestuur.
In de bestuursvergaderingv an juli 2023 is het onderwerp rechtmatigheid in het algemeen bestuur aan de orde geweest. Hierbij heeft het bestuur de rechtmatigheid nader invulling gegeven en is de rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur vastgesteld. In 2023 zijn de interne en externe planning & controlcydus volledig doorlopen en zijn de jaarstukken, begroting, bestuursrapportages en kadernota opgesteld. Voor de beoordelingv an de rechtmatigheid zijn interne controles uitgevoerd op werking van de " Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB)." In het le kwartaal (week 17), het 2e kwartaal (week 30), het 3e kwartaal (week 44) en het 4e kwartaal (week 2). Voor het uitvoeren van deze werkzaamhedenw ordt gebruikg emaakt van het " Werkprogramma interne audit." Dit werkprogramma bevat systeemgerichte en gegevensgerichte controles, waarmee de werking van procedures wordt getoetst. Indien uit de controles blijkt dat er een fout in een procedure zit, wordt deze hersteld. Er zijn bij de uitgevoerde interne controles geen bijzonderhedeno f afwijkingenv an materiële betekenis geconstateerd. In hoofdstuk IV paragraaf6 is de verantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Het dagelijks bestuur is van mening dat de in dezej aarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
Zowel de baten als de lasten zijn hoger dan begroot. In de bestuursvergadering van 3 november 2023 is dit gemeld bij het bespreken van de bedrijfsresultaten. Het moment van opstellen van de begroting (al in februari/maart) en de forse kostenstijgingen in 2022/2023 (ruim meer dan gemiddelde inflatie), heeft bijgedragen aan hogere baten en lasten ten opzichte van de begroting. De verschillen passen binnen het beleid en worden (deels) gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten.
9. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikkings tellen van een bedragd at niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedragw aarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezigb ij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft éénv erbonden partij, te weten de VerenigingV an Eigenaren Zuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatieM ooiland Maaslandv ertegenwoordigd. Deze vereniging is opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in Grave.
abel. ao .}lji;'?ini <
Vereniging Van Eigenaren Zuid-Ooster Grave
| Vestigingsplaats
Grave, Arnoud
Openbaar belang Het
Beheer
belang van het BHIC
Op
1
en
van
Gelderweg 69-73.
onderhoud
januari
van
het kantoorpand
Gemeente Grave voor 39% van
het eigen
van
het vreemd
Omvang vermogen
Omvang
de
gezamenlijke eigenaren.
|
en
het BHIC participeert voor 11%, Mooiland Maasland voor 50%.
Eigen vermogen
1-1-2023: € 0
Eigen vermogen
31-12-2023: € 0
Vreemd vermogen 1-1-2022: € 288.312 (Totaal Reservefonds Vve). Vreemd vermogen 31-12-2022: € 347.510 (Totaal Reservefonds Vve).
vermogen Financieel resultaat
Totaal resultaat 2023: € 36.130 negatief (totaal resultaat 2022: € 1.823 negatief). Het aandeel van het BHIC bedraagt € 3.974 negatief. Na
toerekening
10.
voor
2023 en op 31 december 2023:
van
ieders aandeel sluit de jaarlijkse
exploitatie zonder
saldo.
Organisatiegegevens
Statutaire
naam
:
Vestigingsplaats:
Brabants Historisch Informatie Centrum
‘s-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens :’s-Hertogenbosch, Grave
Rechtsvorm
Locaties:
de Wet
gemeenschappelijke Regelingen
Doelstellingen Het
behouden, bewerken
en
in de Provincie Noord-Brabant
benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en
waterschappen. Samenstelling directie De directie wordt gevoerd door (geanonimiseerd)(geanonimiseerd) cirecteur valt onder de Wet normering bezoldiging Ne en sector topfunctionarissen publieke semipublieke (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening. De totale bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
Samenstelling Algemeen
bestuur
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) mn (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)(geanonimiseerd) | (geanonimiseerd)
De bestuursleden
vallen onder de Wet normering
Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid (tot en met 3 november 2023) Lid (vanaf 4 november 2023) Lid (tot en met 17 januari 2024)
bezoldiging topfunctionarissen publieke
en
semipublieke
nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze (WNT). jaarrekening. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. sector
Voor
een
abel#Scrovintan::
/ mma
din
10
11. Besluit Het
Algemeen
bestuur van
de
gemeenschappelijke regeling het Brabants
het vaststellen
van
de jaarrekening 2023 in zijn
Algemeen
Bestuur
Historisch Informatie Centrum
besluit tot: 1.
van
€
met een
batig saldo
124.539;
een
bedrag van € 109.532 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; bedrag van € 15.007 toe te voegen aan de algemene reserve;
een
een
bedrag van € 50.000 toe
a
een
bedrag
re
een
za
vergadering van 5 april 2024,
van
te voegen aan de
€ 50.000 toe te voegen
de
aan
bestemmingsreserve De Citadel; bestemmingsreserve E-depot;
bedrag van € 5.043 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel; bedrag van € 108.808 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot; een bedrag van € 24.337 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; een bedrag van € 41.088 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie; een
in te stemmen met de
verantwoording van
zijn voor de bekostiging recent
beheerplan.
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
va
k
p
hetPagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid;
g, a
(geanonimise rd)
op basis van een
(geanonimise rd) abelfac:
ountan
vaa
emmer fohnen
III Jaarrekening 111. 1 Balans per 31 december 2023 31-12-2023
31-12-2022
VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
1. 840. 305
2. 066. 047
264
328
VLOHENDEA CTIVA Voorraden Uitzettingen looptijd < l jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
o
o
2. 648
4. 422
2. 648
4. 422
Liquide middelen
4. 433. 932
3. 863. 288
Overlopende activa
397. 181
275. 216
6. 674. 330
6. 209. 301
Totaal vaste activa
31-12-2023
31-12-2022
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestem m ingsreserves Gerealiseerde resultaat
418. 139 1. 078. 798 124. 539
418. 139 1. 119. 635 38. 439 1. 621. 476
1. 576. 213
Voorzieningen
3. 536. 143
2. 789. 630
Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken
1. 100. 000
1. 210. 000
Vlottende schulden looptijd < l jaar Overige schulden
212. 107
423. 771
Overlopende passiva
204. 603
209. 687
6. 674. 330
6. 209. 301
VLOTTENDE PASSIVA
Totaal vaste passiva
Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 5 op pagina 18.
abelr'30 > <
i :'int'. -
12
111. 2 Resultatenrekening over 2023
Werkelijk 2022
2023
Werkelijk 2023
3. 074. 437 1. 917. 000 650. 878 327. 122
2. 933. 500 1. 991. 800 670. 900 236. 300
3. 215. 535 1. 983. 710 682. 095 361. 395
5. 969. 437
5. 832. 500
6. 242. 736
3. 339. 382 1. 342. 956 247. 298 265. 991 401. 306 202. 596 37. 967
3. 417. 800 1. 371. 700 243. 700 252. 600 411. 800 266. 200 48. 000
3. 648. 072 1. 559. 988 247. 929 254. 317 401. 931 178. 366 -93. 132
Totaal lasten
5. 837. 496
6. 011. 800
6. 197. 472
Totaal saldo van baten en lasten
131. 941
-179. 300
45. 263
-500. 000
-100. 000
-100. 000
406. 498
279. 300
179. 276
38. 439
O
124. 539
Begroting
Baten
Bijdrage Ministerie OCW Bijdrage gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant
Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten Personeelskosten Huisvestingskosten
Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik Financieringskosten
Toevoegingen reserves Bestem m ingsreserves
Onttrekkingen reserves Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
Voor een nadere toelichting op de resultatenrekening wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 6 op pagina 25.
abel^ac ;'; :. -i. rrs ..
13
111. 3 Kasstroomoverzicht
31-12-2022 Kasstroom o
uit
erationele activiteiten
Gerealiseerde resultaat Aanpassingen voor: -
31-12-2023
afschrijvingen
mutaties bestemmingsreserves - mutaties voorzieningen -
124. 539
38. 439
254. 317 -79. 276 746. 513
265. 991 93. 502 396. 866
756. 359 Veranderingen in werkkapitaal: -voorraden - uitzettingen looptijd < l jaar - overlopende activa - netto vlottende schulden < l jaar - overlopende passiva
125 5. 851
1. 774
-67. 789 70. 801 -81. 086
-121. 965 -211. 663 -5. 084
Totaal kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investerin sactiviteiten Investeringen materiële vaste activa Mutatie leningen u/g Totaal kasstroom uit investeringsactiviteiten Kasstroom
921. 554 64
-72. 098
-336. 875
722. 700
709. 219
-28. 575
-336. 717 O
o
-28. 575
-336. 717
uit
financierin sactiviteiten Nieuw opgenomen leningen O Aflossing langlopende schulden -110. 000 Overige mutaties eigen vermogen O
o
-110. 000 o
Totaal Kasstroom uit
financieringsactiviteiten
-110. 000
-110. 000
Mutatie eldmiddelen incl. kortlo ende schulden aan kredietinstellin en
275. 983
570. 644
3. 587. 305 3. 863. 288 275. 983
3. 863. 288 4. 433. 932 570. 644
Eindsaldo
eldmiddelen
Saldo l januari Saldo 31 december Mutatie
abel . 30 . 'i!
14 ,
rin'c
111. 4 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 4. 1. Algemeen Al emene waarderin
s rondsla
De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondsla en voor het o stellen van de " aarrekenin Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Ver eli'kin met voor aand'aar
De cijfers van 2022 zijn, waar nodig, andersg erubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2023 mogelijk te maken. Schattin en Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de ondernemingsieiding, overeenkomstig algemeen geldende grondslagen, bepaalde schattingen en veronderstellingen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken.
4. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Operational leasing wordt niet als actief in de balans verwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopende verplichtingen wordt vermeld in de toelichting op de balans. Voorraden De voorraden worden gewaardeerdt egen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettin
en en overlo
ende activa
De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal eenjaar.
15
Li uide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikkingv an de organisatie. Ei en vermo
en
De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzienin
en
Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de
balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijki s dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar De schulden worden gewaardeerd op de nominale waarde. Netto vlottende schulden en overlo ende assiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen nominale waarde en hebben een verwachte looptijd van maximaal eenjaar. Lan lo ende niet uit de balans bli'kende ver lichtin en Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder " Niet uit de balans blijkende informatie "
4. 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Al emeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioen remies Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regelinge n heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.
abel^c^
^d. lf
16
Afschri'vin en De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouwen Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw Bedrijfsinstallaties-overig Inventarissen-kantoor
Inventarissen-kantine Depotinrichting-stellingen Depotinrichting-inventaris ICT-Hardware ICT-Software
Afschrijvingstermijn geen afschrijving 40 ja a r 10 jaar 20 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 5 jaar 25 jaar 10 jaar 5 jaar 5 jaar
Financierin skosten De financieringskosten betreffen betaalde en ontvangen rente.
4. 4. Grondslagen van het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen.
abel^Ct: i
. .
a,
17
111. 5 Toelichting op de balans VASTE ACTIVA Materiële vaste activa De investeringen met een economisch nut kunnen als volgt worden gespecificeerd:
31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806 196. 655 197. 782 38. 106 1. 840. 305
Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software Totaal materiële vaste activa
31-12-2022 94. 034 1. 156. 941 11. 242 35. 741 192. 597 226. 980 276. 336 72. 176 2. 066. 047
Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt:
Grond Gebouwen Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software
Afschrijvings-
Stand
percentage
31-12-2022 94. 034 1. 156. 941 11. 242 35. 741 192. 597 226. 980 276. 336 72. 176 2. 066. 047
2,5% 10% 5, 62/3,10% 10%,20% 4%/10% 20% 20% Totaal
Afschrijvingen in 2023
Investeringen in 2023
Stand
o
7. 147 27. 791
31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806
o
30. 325
196. 655
28. 575
107. 129
o
34. 070 254. 317
197. 782 38. 106 1. 840. 305
o
o
o
46. 277 1. 578
o o
28. 575
Ditj aar is er geïnvesteerd in all-in-one printers ( 24. 562) en in overige ICT-hardware ( 4. 013).
VLOTTENDEA CTIVA 31-12-2023 264
Voorraden
Boeken
31-12-2022 328
Uitzettingen rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een rente-typische looptijd van éénj aar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Toevoeging Stand Onttrekking Stand Ministerie van OCW 31-12-2022 in 2023 in 2023 31-12-2023 Loon- en prijscompensatie rijk
0
0
0
abeli/. 3c^ountani
/ '
O
18
Overi
e vorderin
31-12-2023 2. 648
en
Debiteuren Het vormen van een voorziening voor dubieuze debiteuren is niet noodzakelijk. Liquide middelen Kassen Rekening-courant banken Spaarrekening banken Schatkistbankieren Totaal liquide middelen
31-12-2023 1,429 259. 616 878 4. 172. 009 4. 433. 932
31-12-2022 4. 422
31-12-2022 1. 431 59. 288 50. 862 3. 751. 707 3. 863. 288
Schatkistbankieren Door de invoeringv an het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Door de verschuiving van het eigenaarsonderhoud door het Rijksvastgoedbedrijf naar het BHIC per l januari 2019, zijn de liquide middelen toegenomen. Sindsdien moet het BHIC zelf een voorziening aanhouden voor het onderhoud en instandhoudingv an De Citadel. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteitenv erwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening.
Overlopende activa Vooruitbetaalde bedra
31-12-2023
31-12-2022
132. 247
85. 189
61. 951 21. 216 4. 266 2. 516 3. 730 56. 525 23. 510 1. 000 306. 963
74. 520 25. 070
en
Onderhoudskosten ICT-voorzieningen Licentie- en
hostingskosten Verzekeringspremies Personeelskosten Huisvestingskosten
Organisatiekosten Collectiebeheer
Publieksbereik Borgsommen No te ontvan en bedra en Terug te ontvangen BTW Afrekening energiekosten
292 768 7. 496 41. 836 6. 317 1. 000 242. 488
9. 295 3. 796
o
9. 408
Afrekening kopieerkosten Personeelskosten Adviezen en inspecties Rentebaten Overige vorderingen
Totaal overlopende activa
2. 243 7. 684
o
21. 880 8. 374 46. 823 51 90. 219
13. 342 51 32. 728
397. 181
275. 216
o
abelVac
/"
19
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Het verloop van de algemene reserve is als volgt:
Totaal
Stand 31-12-2022 418. 139
Toevoeging in 2023
O
Onttrekking in 2023 O
Stand
31-12-2023 418. 139 8,0%
Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen
De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
Bestemmingsreserves Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt: Stand De Citadel (l) E-depot (2)
Genealogisch centrum (3) Publieksfunctie (4) Totaal
31-12-2022 662. 596 111. 637 164. 485 180. 917 1. 119. 635
Toevoeging in 2023
50. 000 88. 439 o o
138. 439
Onttrekking in 2023 5. 043 108. 808 24. 337 41. 088 179. 276
Stand
31-12-2023 707. 553 91. 268 140. 148 139. 829 1. 078. 798
(l) De Citadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwdt ussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijk svastgoed bedr ijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen " als ware zij eigenaar." Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het BHIC is aansprakelijkv oorj uridische en organisatorische risico's, schadev oortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHI C aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaar zijn.
Indien aanwezig kan de reserve te zijner tijd een bijdrage leveren aan een " midlife-renovatie,w " elke na 75 jaar (2060) aannemelijk is. Vooruitlopend op structurele financieringw ordt een start gemaakt met verduurzaming van de gebouwen en de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie (huisvestingsaspect). De reserve moet minimaal toereikend zijn om de risico's volgens de risico-inventarisatie te kunnen dekken. Jaarlijks zal bij de begroting de risicoinventarisatie worden geactualiseerd.
abel)?3c.
nf
20
De onttrekkin in 2023 betreft kosten die voortkomen uit de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen). In 2023 zijn de instellingen in het gebouwbeheersysteem gecontroleerd, waar nodig aangepast en worden aandachtspunten nader onderzocht. Ten aanzien van het volledig overschakelen naar Ledverlichting is dit jaar een inventarisatie uitgevoerd van het gehele complex. Voor de maatregel ventilatie (en inregeling luchtbehandeling), zijn we per l januari 2023 overgestapt naar een nieuwe filterleverancier. Ten behoeve van het punt infiltratie is er een thermografisch onderzoek uitgevoerd van de gevels en het dak door Monumentenwacht Noord-Brabant.
(2) E-depot In 2016 is gestart met de ontwikkeling van een eigen e-depot, waarbij is afgesproken nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHIC heeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. Vanaf 2024 zorgen de deelnemers van het BHIC, via een groeimodel, voor de bekostiging van de voorziening. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Het groeimodel van de bekostigingv an de e-depotvoorziening loopt 4 jaar en eindigt in 2027. De onttrekkin in 2023 betreft onder meer de kosten voor de exploitatie van MY-LEX PRO/view. Gebleken is dat MY-LEXP RO een duidelijke meerwaarde biedt voor de toegankelijkheid van het E-depot. Daarnaast betreft dit exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten. Dit laatste betreft onder meer de jaarlijkse vergoeding voor onze edepotvoorziening, te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional) van Preservica. Veel overheidsorganisaties, bijvoorbeeld het NationaalA rchief, maken gebruikv an de diensten van Preservica.
(3) Genealo isch centrum In de notitie " (Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026w " orden de ambitiesv oor de komendej aren Voor het realiseren de ambitie " Wij zijn het Genealogisch centrum van Brabant " is een geformuleerd. van bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databankm et persoonsgegevens van Brabanders. De originele aktes zijn grotendeels gescand. Nu moeten de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans worden gekoppeld. De onttrekkin
in 2023 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand.
(4) Publieksfunctie In de notitie " (Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026w " orden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugen van Brabant worden, willen we Brabantse geschiedenis schrijven en willen we een breder publiek verwelkomen. Daarnaast voor de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie (publieksaspect). Voor het realiseren van deze ambities met betrekking tot de publieksfunctie is een bestemmingsreserve gevormd. De onttrekkin
in 2023 betreft personeelskosten, kosten van het digitaliseren en het ompakken van films.
abel* accountants
21
Gerealiseerde resultaat Het verloop is als volgt: Stand Totaal
31-12-2022 38. 439
Onttrekking in 2023 38. 439
Toevoeging in 2023
124. 539
Stand
31-12-2023 124. 539
Het gerealiseerde resultaat bedraagt 124. 539. Voorgesteld wordt dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot. De onttrekking in 2023 betreft het gerealiseerde resultaat over 2022 en dit bedrag is toegevoegd aan de bestemmingsreserve E-depot infrastructuur Voorzieningen Het verloop van de voorzieningen is als volgt:
OnderhoudsvoorzieningG rave (l)
Stand 31-12-2022 124. 164
Toevoeging in 2023 4. 911
Onderhouds-en instandhoudingsvoorziening De Citadel (2) IKB-en vitaliteitsverlof (3) Totaal
2. 385. 649 279. 817 2. 789. 630
893. 948 286. 502 1. 185. 361
Vrijval in 2023
18. 939
Stand 31-12-2023 110. 136
328. 736 91. 173 438. 848
2. 950. 861 475. 146
3. 536. 143
(l) Onderhoudsvoorzienin Grave De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhoudsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorzieningv oldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstakenu it te voeren. De vrijval in 2023 betreft de vervanging van twee stoombevochtigers in beide depotruimtes.
(2) Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoudd oor het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhoudingv an De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplano pgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorzieningv oldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstakenu it te voeren.
De vrijval in 2023 betreft onder meer het onderhoudscontractv an de E & W-installaties, inspectie NEN2767, buitenwandafwerkingen, koude opwekking, warmtedistributie, luchtbehandeling, regeling klimaat, de laatste termijn van de nieuwe inbraakinstallatie en het groenonderhoud van De Citadel.
(3)IKB-envitaliteitsverlof In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof( Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welk jaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezet voor mantelzorg, sabbatical, tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een mogelijkheid opgenomen voor medewerkers om vitaliteitsverlofuren te sparen. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensionering kunnen aanvullende fiscale regels gelden. De vrijval in 2023 betreft de opname van verlofuren door medewerkers.
abelh?
/"
i l
22
Vaste schulden rente-typische looptijd > l jaar Binnenlandse banken
Aflossingswijze
BNG4 0. 100581 (2005) BNG4 0. 101402 (2006)
Lineair Lineair
Looptijd 20 jaar 30 jaar Totaal
Oorspronkelijk
Aflossings-
Stand
Bedrag
verplichting
30. 000 80. 000 110. 000
31-12-2022 90. 000 1. 120. 000 1. 210. 000
Aflossing in 2023 30. 000 80. 000 110. 000
31-12-2023 60. 000 1. 040. 000 1. 100. 000
600. 000 2. 400. 000 3. 000. 000 Opname in 2023
BNG4 0. 100581 (2005) BNG4 0. 101402 (2006)
o o
Totaal
o
Stand
Het deel van de langlopende schulden met een looptijd langer dan 5 jaar bedraagt 580. 000. Dit betreft O voor lening BNG 40. 100581 en 580. 000 voor lening BNG 40. 101402. Lening BNG 40. 100581 heeft een rentepercentage van 3,95% en lening BNG 40. 101402 van 4,16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. Netto vlottende schulden rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd van éénj aar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Overi e schulden Crediteuren Loonbelasting en sociale lasten
31-12-2023
31-12-2022
67. 843 143. 854 411
Totaal netto vlottende schulden
212. 107
151. 748 142. 988 755 128. 280 423. 771
Overlopende passiva
31-12-2023
31-12-2022
40. 922 73. 939 4. 237 1. 326 2. 287 355 22. 620
27. 239 26. 120 8. 524
11. 474
12. 000
157. 160
112. 526
Pensioenen
Omzetbelasting
No te betalen kosten Personeelskosten Huisvestingskosten
Organisatiekosten ICT-kosten Collectiebeheer Publieksbereik Rentelasten Investeringen Accountantskosten
o
o
4. 054 4. 062 24. 777 5. 750
abel
li 1^-1.
23
31-12-2023
31-12-2022
Saldo Paleografie
16. 878 5. 701 6. 800 9. 180
Project Digitale Toegankelijkheid Projectgelden Mondriaanfonds
8. 884
18. 155 7. 601 12. 210 5. 960 18. 515 34. 720
47. 443
97. 161
204. 603
209. 687
Vooruitontvan en bedra en Huur en gebruik depotruimten
Conserveringsgelden Uittredingsbijdrage Naaren
Totaal overlopende passiva
Niet uit de balans blijkende informatie Huurcontracten ebouwen Er is in 2019 een nieuwe huurovereenkomst voor De Citadel afgesloten met een looptijd van 3 jaar. De overeenkomst eindigde op 31 december 2021 en loopt nu voor onbepaalde tijd door. De huur over 2022
bedroeg 1 87. 408. Service- en onderhoudscontracten Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoudd oor het RVB overgedragen aan het BHIC. V oor het uitvoeren van deze taak is onder meer een onderhoudscontractv oor de E & W-installaties afgesloten, waarvan de kosten in 2023 79. 490 bedroegen. Pensioenvoorzienin
en
De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregeling nog bij de onderneming berusten (loonontwikkeling, prijsindexatie, beleggingsrendement op het fondsvermogen) komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening. Btw in relatie tot de rovinciale bi'dra e In 2018 is er, in samenspraak met de Provincie, overleg gevoerd met de belastingdienst over de vraag of er btw berekend moest worden over de provinciale bijdrage. Er is inderdaad btw verschuldigd, die door de Provincie via het btw-compensatiefonds kan worden teruggevraagd. Vennootscha sbelastin In 2017 hebben wij het bericht van de belastingdienst ontvangen dat er, op basis van de huidige situatie, geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
abel^. "330 O
24 ;i. l'
111. 6 Toelichting op de resultatenrekening BATEN
Bedrijfsopbrengsten Bijdrage Ministerie OCW- lumpsum Bijdrage Ministerie OCW - bijdrage e-depot Bijdrage Ministerie OCW - bijdrage kenniscomponent Bijdrage Ministerie OCW - ontwikkeling e-producten Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Totaal bedrijfsopbrengsten
Werkelijk 2022 2. 915. 346 100. 000 50. 000 9. 091 1. 917. 000
2023 2. 883. 500
Werkelijk 2023 3. 165. 535
o
o
50. 000
50. 000
Begroting
o
o
1. 991. 800
1. 983. 710
650. 878
670. 900
5. 642. 315
5. 596. 200
682. 095 5. 881. 340
Bi'dra e Ministerie OCW - lum sum De lumpsumbijdrage is in 2023 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2023. Bi'dra e Ministerie OCW - overi e In verband met de herpositionering van de RHC's, het niet meer kunnen gebruiken van het rijks e-depot en het voornemen van het Rijk uit te treden per l januari 2025, zijn er afspraken gemaakt. Onderdeel van deze afspraken is het faciliteren van de digitale transitie door het Rijk. Hiertoe heeft het Rijk in 2022 éénmalig 100. 000 beschikbaar gesteld voor de aanloopkosten van een e-depot. Daarnaast is er een bedrag van 50. 000 per jaar toegekend voor de periode 2022 tot en met 2026, voor de zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Tenslotte ontvingen de RHC's in 2022 samen éénmalig een bedrag van 100. 000 voor de gezamenlijke ontwikkeling van e-producten en e-diensten. Het aandeel van het BHIC hierin bedroeg 9 091. .
Bi'dra e Gemeenten en waterscha en De bijdragen zijn in 2023 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2023. Daarnaast is de bijdrage gestegen door een verschuiving van opbrengsten als gevolg van de dienstverleningsovereenkomst met Waterschap De Dommel. Voorheen werden deze opbrengsten verantwoord onder de overige
bedrijfsopbrengsten. Dienstverlenin
Provincie Noord-Brabant
Voor de periode 2022-2027 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen de Provincie Noord-Brabante n het BHIC. De bijdrage is in 2023 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2023.
Overige bedrijfsopbrengsten Verhuur vastgoed en catering Verhuur depotruimte Dienstverlening Overige opbrengsten Totaal overige bedrijfsopbrengsten
Werkelijk 2022 40. 325 274. 106 5. 393 7. 298 327. 122
2023 10. 700 211. 600 14. 000
Werkelijk 2023 90. 054 260. 409 10. 932
o
o
236. 300
361. 395
Begroting
De post " Verhuur vastgoed en catering " is hoger door de tijdelijke verhuur van kantoorruimte ( 50. 480). De verhuur aan depotruimte is lager door de verschuivingv an opbrengsten naar bijdrage gemeenten en waterschappen, ondanks een verhoging door indexering. Voor tijdelijke verhuur werd een bedrago ntvangen van 1 7. 064.
> abelac.:.. II lt'i1'
25
LASTEN Personeelskosten Salarissen en toeslagen Pensioenpremies en sociale lasten Personeel niet in loondienst Andere personeelskosten Totaal personeelskosten
Werkelijk 2022 2. 262. 646 663. 530 250. 531 162. 675 3. 339. 382
Begroting
2023 2. 370. 700 700. 100 252. 400 94. 600
3. 417. 800
Werkelijk
2023 2. 486. 573 666. 938 346. 728 147. 834 3. 648. 072
Salarissen en toesla en De salariskosten zijn in 2023 met name hoger dan in 2022 door periodieken, de doorwerkingv an de CAOverhoging van 3% per l juli 2022 en een CAO-verhoging per l januari 2023 van 4,0%. De post salariskosten omvat behalve reguliere salariskosten ook het IKB-budget. Dit budget omvat andere brutosalarisbestanddelen, zoals vakantietoeslag, eindejaarstoeslag, levensloopbijdrage en enkele toeslagen. Het BHIC heeft als expertise-organisatie relatief veel hooggeschoolden in dienst. Lager geschoold werk is voor een deel uitbesteed. Pensioen remies en sociale lasten De stijging van de pensioenpremies ten opzichte van 2022 wordt veroorzaakt door hogere bruto salariskosten, welke echter wordt gecompenseerd met (per saldo) lagere werkgeverspremies. De pensioenpremie van het Ouderdomspensioen is gestegen en bedroeg 27,9% (was 25,9%). Hiertegenover stond het vervallen van de premie voor " Inkoop voorwaardelijk pensioen " (was 3,0%). Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfondsA BP.
Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regelinge n heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.
Ook de sociale lasten zijn licht gestegen ten opzichte van 2022 door de hogere bruto salariskosten. De premiepercentages bleven ongeveer gelijk. Personeel niet in loondienst Voor schoonmaakdiensten werd voor een bedragv an 3 5. 600 ingehuurd, voor de service scannen op verzoek 7 4. 600 en voor ICT-diensten 3 2. 100. Voor archiefbewerkingr espectievelijk advisering werd voor een bedragv an 4 9. 700 resp. 52. 600 ondersteuning ingehuurd. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. De kosten van deze inhuur van capaciteit en expertise bedroegen in 2023 9 5. 500. Daarnaastz ijn er de kosten voor het inhuren administratieve diensten, inspecties en promotie ( 6. 600). Andere ersoneelskosten Dit betreft met name scholingskosten, kosten arbodienst, reiskosten, wervingskosten, kerstpakketten, kosten BHVen overige personeel gerelateerde kosten. Wet normerin bezoldi in to functionarissen ublieke en semi ublieke sector WNT De bestuursleden en de directeur vallen onder de WNT. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening.
abelacs > > ii,i:. i-i!
26
Aantal medewerkers
Werkelijk 31-12-2022 37,1
2023 FTE 38,8
Werkelijk 31-12-2023 FTE 38,0
3,7
3,9
3,2
40,8
42,7
41,2
Begroting
FTE Personeel in loondienst Personeel niet in loondienst Totaal FTE
Op 31 december 2023 bedroegen de openstaandev acatures in totaal 1,56 FTE.
Huisvestingskosten Huurkosten Belastingen en verzekeringen Toevoeging onderhoud en instandhouding Onderhoud en verduurzaming Energiekosten Andere huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten
Werkelijk 2022 176. 216 25. 893 857. 205 89. 242 169. 704 24. 696 1. 342. 956
Begroting
2023 192. 800 32. 500 808. 000 87. 800 229. 000 21. 600 1. 371. 700
Werkelijk 2023 187. 408 20. 548 898. 859 46. 970 370. 745 35. 459 1. 559. 988
Huurkosten De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaaldet ijd door. De huurprijs is gebaseerd op de financieringslasten en de boekwaardev an De Citadel. Dit bedragw ordt verhoogd met een opslag voor het Rijksvastgoedbedrijfv oor eigenaarslasten. De in rekening gebrachte huur voor De Citadel over 2023 bedroeg 1 87. 408. Toevoe in onderhoud en instandhoudin Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhoudingv an De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. De berekende toevoeging aan de gevormde voorziening bedraagt 8 98. 859. Het restant van deze post betreft de toevoeging aan de onderhoudsvoorzieningv an de locatie Grave, een bedragv an 4 911. .
Onderhoud en verduurzamin Dit betreft het klein onderhoud en inrichtingskosten, wat niet is opgenomen in het meerjarig onderhoudsen instandhoudingsplan. V oor de locatie in Den Bosch komt dit uit op 1 5. 800 en voor Grave op 3 100. Verder betreft dit ons aandeel in de kosten van het beheer en onderhoud van het gezamenlijke pand in Grave, via de Vereniging Van Eigenaren Zuid-Ooster Grave ( 23. 100). Ten slotte zijn er kosten gemaakt voor mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) .
( 5. 000). Ener iekosten De energie wordt centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf en ook wij hebben last van de gestegen energieprijzen. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%).
abel) -
27 . .
li' i;a r "
We zijn in 2023 geconfronteerd met hoge energieprijzen die hebben geleid tot een forse overschrijding, ondanks het deels anticiperen hierop in de begroting 2023. Aan de hand van de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen), zijn we gestart met terugdringen van het energieverbruik. Kijkend naar de verbruikscijfers lijken we daar een goede start mee te hebben gemaakt. Het gasverbruik is in 2023 gedaald met 5,6% ten opzichte van 2022. Wel is het zo dat het gasverbruik substantieel beïnvloed wordt door het wel of niet hebben van een strenge winter. De klimaatinstallaties van het BHIC, waarmee ook het klimaat van de depots 24/7 wordt geregeld, worden voor een belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De kosten van elektra zijn in de begroting ook hoger dan de kosten van gas. Het elektraverbruik is in 2023 ten opzicht van 2022 met 4,4% gedaald. De kosten van gas bedroegen in 2023 6 8. 500, van elektra 2 99. 500 en van water 2 700. .
Andere huisvestin skosten Onder deze post vallen de schoonmaakkosten, gevel-en glasbewassing en de bewakings-en beveiligingskosten.
Organisatiekosten Kantoorkosten, telefonie en dataverbindingen Advies-, administratie- en accountantskosten Automatiseringskosten Algemene kosten Andere organisatiekosten Totaal organisatiekosten
Werkelijk 2022 44. 438
50. 857 109. 035 32. 224 10. 744 247. 298
Begroting
2023 49. 700 51. 500 105. 000 36. 200 1. 300 243. 700
Werkelijk 2023 53. 974 40. 843 108. 755 31. 134 13. 223 247. 929
Onder automatiserin skosten vallen de licentiekosten en onderhouds-en servicecontracten van de ICTvoorzieningen. De al emene kosten betreffen reiskosten, bestuurskosten, representatiekosten, verzekeringen en bijdragen aan brancheorganisaties. O nder andere or anisatiekosten vallen onder meer inkoop, catering en koffievoorzieningenv oor bezoekers. Begroting