A3b ODBN - Vastgestelde jaarrekening 2023
Tekst van het document
317
317
nvt
0
0
SUBTOTAAL
0
0
Storting reserves
121
121
Onttrekking reserves
366
366
SUBTOTAAL
487
487
Onderschrijding lasten
1.328
1.328
Onderschrijding baten
1.911
1.911
Overschrijding baten
285
285
SUBTOTAAL
3.524
3.524
SUBTOTAAL
4.328
4.328
1B
2
3
ODBN Jaarstukken 2023
120
121
1a Overschrijding lasten programma’s
3 Overschrijding van baten, onderschrijding lasten/baten
In de bestuursrapportage is het Algemeen Bestuur geïnformeerd over de aanvulling van de Voorziening Voorste Heide. Tevens is in de vergadering van 22 november een voorstel voor de dekking van deze storting aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd. Daarmee is voldaan aan wat er in de bestuursrapportage opgenomen is.
Een overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Dit is enkel onrechtmatig wanneer het niet tijdig tot een begrotingswijziging heeft geleid of te laat aan het Algemeen Bestuur is gemeld. In de financiële verordening is zijn hier afspraken over vastgesteld.
De bovenstaande overschrijding van de lasten binnen Programma 2 lijdt tot een onrechtmatigheid, echter past dit binnen vooraf vastgestelde afspraken met het Algemeen Bestuur, daarvoor is deze begrotingsonrechtmatigheid als acceptabel bestempeld in overeenstemming met de besluitvorming bij de bestuursrapportage. De extra lasten hebben in 2023 niet geleidt tot een formele begrotingswijziging, maar zijn tussentijds tijdig gemeld en als besluitvorming meegenomen.
In de financiële verordening is vastgesteld dat "iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
2 Ongeautoriseerde reservemutaties Voor de storting van het positieve saldo van SSiB van € 46.000 is bij de jaarrekening 2021 door het Algemeen Bestuur besloten dat een eventueel saldo op SSiB resultaat bepalend met de egalisatiereserve SSiB verrekend zou worden. Voor de nieuwe reserve ‘Incidentele projecten’, is bij de bestuursrapportage 2023, in november 2023, door het Algemeen Bestuur besloten dat een eventueel voordeel op een tweetal incidentele projecten gestort mocht worden in de nieuwe reserve Incidentele projecten. Deze storting heeft conform deze besluitvorming plaatsgevonden. De lagere onttrekking is een gevolg van een onttrekking die niet heeft plaatsgevonden. Dit betrof de onttrekking aan de reserve omgevingswet, zoals besloten in het Algemeen Bestuur van 22-032023. Dit betrof een begroot bedrag van € 150.000. Terwijl er in de jaarrekening 2022 reeds een onttrekking was geweest. Daarnaast was de onttrekking aan de reserve ISV € 30.000 hoger dan geraamd in de bestuursrapportage. De bovenstaande overschrijdingen van de lasten binnen het onderdeel ‘Reserves’ lijdt tot een onrechtmatigheid, echter past dit binnen vooraf vastgestelde afspraken met het Algemeen Bestuur, daarvoor is deze begrotingsonrechtmatigheid als acceptabel bestempeld in overeenstemming met de besluitvorming bij de bestuursrapportage.
De extra lasten hebben in 2023 niet geleidt tot een formele begrotingswijziging, maar zijn tussentijds tijdig gemeld en als besluitvorming meegenomen.
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst
a Er is sprake van een overschrijding waarbij gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. d De overschrijding is geautoriseerd door middel van een aanvullende toelichting bij de vaststelling van de jaarrekening. " Alle over- of onderschrijdingen die na de tweede bestuursrapportage zijn ontstaan, zijn gemeld middels de jaarrekening, daarmee wordt voldaan aan het principe dat er tijdig gemeld is en worden de overschrijdingen als acceptabel beschouwd.
Inkopen ten onrechte niet-Europees aanbesteed. Het Dagelijks Bestuur wenst een nadere toelichting te verstrekken op de controlewerkzaamheden uitgevoerd op de Inkopen. Voor de controle op de Inkopen is een Spend-analyse uitgevoerd. Hiervoor is per leverancier gekeken wat de totalen aan uitgegeven middelen is. Uit een cijferanalyse zijn een aantal leveranciers naar voren gekomen die nader onderzocht zijn. Uit deze controle is geconcludeerd dat er een onrechtmatigheid is geweest met betrekking tot de Europese aanbestedingsgrenzen.
LEVERANCIER Centric Netherlands B.V.
OPDRACHT Centric Leefomgeving
TOTALE UITGAVEN 2020-2023 €
396.839,24
ONRECHTMATIG BEDRAG 2023 €
104.477,60
ODBN Jaarstukken 2023
7 Controleverklaring van de accountant (concept)
122
De applicatie leefomgeving heeft in het jaar van aanschaf de EU-drempelwaarde voor leveringen niet overschreden. De initiële opdracht is over de jaren heen uitgebreid en de kosten hiervan zijn tevens geïndexeerd. De uitbreidingen kunnen 1-op-1 worden gegund aan de dezelfde leverancier omdat er technische-/intellectueel eigendomsbeperkingen zijn voor derden om aan de software te sleutelen. Er is destijds tevens de keuze gemaakt om dit bij een leverancier te beleggen. Met de komst van de omgevingswet is de applicatie CLO (voorheen: S4O) doorontwikkeld, om in te spelen op de nieuwe wet. De kosten zijn als gevolg hiervan en het aantal licenties, gestegen. In 2024 zal, naar aanleiding van bovenstaande, het aanbestedingstraject inzake de applicatie leefomgeving in gang gezet worden. Aanvulling: In de Kadernota 2023 is opgenomen dat indien de normen uit de Gids Proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het Dagelijks Bestuur hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. We zien binnen de organisatie dat voor opdrachten onder de Europese drempel de afweging om te kiezen voor bepaalde inkoopprocedures niet altijd eenduidig gedocumenteerd zijn. Het gaat daarbij vooral om keuzes bij het inhuren van externe expertise voor de organisatie.
Daardoor is het lastig te controleren of aan de beginselen van de Gids Proportionaliteit voldaan is. Momenteel is het interne inkoopbeleid verouderd en praktisch lastig uitvoerbaar. Het beleid moet vernieuwd worden. Dit traject is gestart in samenwerking met de Bizob. Na het vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid, volgt implementatie in de organisatie. Deze werkzaamheden zullen vooral plaatsvinden in 2024. Voor komende trajecten is intern afgesproken dat de motivatie rondom het inhuren van expertise duidelijk vastgelegd wordt.
Bevindingen inzake het m&o-criterium In 2023 zijn er geen bevindingen geweest op dit gebied.
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst
ODBN Jaarstukken 2023
123
124
125
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst
ODBN Jaarstukken 2023
126
127
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst
ODBN Jaarstukken 2023
128
III
Bijlagen
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst
129
ODBN Jaarstukken 2023
130
1 Risico inventarisatie
OMSCHRIJVING
131
BEHEERSMAATREGELEN
➔
KARAKTER
Onevenredige stijgende inhuur tarieven
Via contactmanagement worden aan de voorkant afspraken gemaakt over de toegestane indexeringen. Ook communiceren we vooraf welke indexering we acceptabel vinden.
Structureel
Niet realiseren van opdrachtvolume
We monitoren de realisatie van de opdracht en sturen hier op bij. Sturing op uitgaven van bedrijfsmiddelen
structureel
Niet-toegankelijke ICT-omgeving
– Outsourcing bij professionele partij – Intensieve inzet en scholing op databeveiliging/ informatiebeveiliging zodat kans op beveiligingsprobleem beperkt wordt. – Plan opstellen ter beveiliging systemen tegen hacks, virusaanvallen en datalekken
RISICO BEDRAG €
KANS
IMPACT
138.000
25%
€69.000,00
€
300.000
50%
€ 300.000,00
Incidenteel
€
2.153.000
5%
€108.000,00
Eigen risicodrager personeel
Het toepassen van een goed werving en selectiebeleid, het blijven investeren in het opleiden en ontwikkelen van medewerkers en daarnaast werkt de ODBN met een flexibele schil.
incidenteel
€
500.000
25%
€125.000,00
Effecten van Omgevingswet op de omvang van de opdrachten van onze deelnemers niet duidelijk.
Overleg met deelnemers, monitoren landelijke ontwikkelingen
Structureel
€
-
50%
€-
Onrust in de wereld leiden tot prijsstijgingen
Goede prijsafsparken met leveranciers, monitoren ontwikkelingen
Structureel
€
94.000
50%
€ 94.000,00
Ontbreken Cao 2025
Monitoren ontwikkelingen
Structureel
€
316.000
50%
€ 316.000,00
Niet halen declarabiliteit
Monitoren declarabiliteit, Sturen op declarabele uren, Bijsturen
Structureel
€
723.000
50%
€ 723.000,00
TOTAAL RISICOPROFIEL ODBN OP PEILDATUM
JAARREKENING 2023
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst
€ 1.735.000
ODBN Jaarstukken 2023
132
Vragen over de jaarstukken 2023? Neem gerust contact op met de ODBN
www.ODBN.nl Victorialaan 1 5213 JG ‘s-Hertogenbosch Telefoon: 088 7430 000 E-mail: info@odbn.nl
Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst