Document · PDF

A14c Bijlage 2 BHIC Jaarrekening 2024 - vastgesteld en getekend 280325 (Geanonimiseerd)

Raadsvergadering 22 mei 2025, gemeente MeierijstadBij agendapunt: Bestuurlijke stukken12.511 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

8R/EANT5 > h!S-ORISCH INFOIt»1ATIE , CENTRUM

JAARREKENING 2024

Brabants

Historisch

Informatie

's-Hertogenbosch 18 februari 2025 ,

Centrum

INHOUDSOPGAVE JMRREKENING 2024

Jaarverslag

Paragrafen l.

Kengetallen Verslaglegging Resultaatontwikkeling

2. 3. 4. Overzicht baten en lasten 5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 6. Onderhoud kapitaalgoederen 7. Financiering 8. Bedrijfsvoering 9. Verbonden partijen 10. Organisatiegegevens 11. Besluit Algemeen bestuur

3 3 3 4 4 6 6 7 9

10 11

Jaarrekening l. 2. 3. 4. 5. 6.

Balans per 31 december 2024 Resultatenrekening over 2024

Kasstroomoverzicht

14 15

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de resultatenrekening

13 18 25

IV Overige gegevens

l. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Controleplicht Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming

31 31

Voorstel Gebeurtenissen

31 31

na balansdatum

Wet normering bezoldigingt opfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) VerantwoordingD agelijks Bestuur inzake rechtmatigheid Accountantsverklaring

31 34 35

l JAARVERSLAG Zie separaat document.

II PARAGRAFEN l. Kengetallen 2022 1. 313. 912 1. 343 408

Bezoeken website Bezoeken studiezalen

Aantal medewerkers in FTE per 31 december Ziekteverzuimpercentage incl. langdurig in procenten Depotcapaciteit Den Bosch in km. Depotcapaciteit Grave in km Depotcapaciteit verhuurd aan derden in km.

2023 1. 343. 972 1. 318

412,

31,

442

57,

442 57 44

2024 1. 421. 478 1. 243 419

, ,

2. Verslaglegging

De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft voor dat elke gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen conform het Bestuit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) volgt dit BBV ,

3. Resultaatontwikkeling Het rekeningresultaat 2024 bedraagt 68. 593 positief. In onderstaande tabel is een gecomprimeerde weergave van de resultaatontwikkeling weergegeven:

bedragen * 1. 000

2022

2023

2024

mutatie

5. 642 327 5. 969

5. 881 361 6. 242

6. 309 388 6. 698

428 27 456

3. 339 1. 343 247 266 401 203 38

3. 648 1. 560 248 254 402 178 -93

5. 837

6. 197

526 -50 71 -46 -10 57 -62 486

132 -500 406 38

45 -100 179 125

4. 174 1. 510 319 208 392 235 -155 6. 683 14 -150 204 69

Baten

Bedrijfsopbrengsten Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten

Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik Financieringskosten Totaal lasten Totaal saldo van baten en lasten

Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

-31 -50

25 -55

4. Overzicht baten en lasten

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen een overzicht van de kosten van overhead het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het verslagjaar ziet dit er als volgt uit: ,

2024

Historische archieven l) Algemene dekkingsmiddelen 2) Overhead 3) HeffingV PB4) Bedrag onvoorzien Saldov an baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Resultaat

Baten 1. 095. 935

Lasten 5. 296. 579

Saldo -4. 200. 644

5. 601. 802

O O O 6. 697. 737

O 1. 386. 902 O O 6. 683. 481

-1. 386. 902 O O 14. 256

204. 337 6. 902. 074

150. 000 6. 833. 481

5. 601. 802

54. 337 68. 593

Historisch archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5. 4 - Musea.

2) Al emenedekkin smiddelen Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling zijnde het Rijk gemeenten en waterschappen. 3) Overhead Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de " Notitie overhead " van de Commissie BBV is het begrip nader uitgewerkt. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën Inkoop P&O ICT Facilitaire zaken Communicatiee n Managementondersteuningt ot overheadg erekend hluisvestingd ie wordtg erekend tot de overhead betreft kantoorruimten voor zover niet behorend tot een specifiek uitvoerende taak en daarmeet ot een specifiekt aakveld. 4) Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht. ,

5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogeng aat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum in staat is middelen vrij te maken om substantiëlef inanciëlet egenvallers op te vangen zonderd at dit aanpassingv an het beleid vereist. In ditj aarverslagw ordt inzichtg egeven in het vermogen van het Brabants Historisch Informatie Centrum om risico's op te vangen die niet in de jaarrekening zijn verwerkt. Het Brabants Historisch ,

Informatie Centrum heeft tot taak het behouden

bewerken en benutten

van

de archiefbescheiden

in de rijksarchiefbewaarplaatsi n de Provincie Noord-Brabante n de archiefbewaarplaatsenv an de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het Brabants Historisch Informatie Centrum de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is er ook voor het verrichten van door de minister de gemeenten en de waterschappen opgedragent aken. opgenomen

Voord e bekostigingv an de uitvoeringv an dezet aken is het Brabants Historisch Informatie Centrum nagenoegg eheel afhankelijkv an de gemeenten waterschappen het ministerie van OCWe n de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; ,

. . . . .

CAO aanpassingen;

Wachtgeld verplichtingen; Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW; De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar; Boekwaardev an het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde; Ontwikkeling en ingebruikname E-depot. Het weerstandsvermogen bedraagte ind 2023 5 01. 739. De matev an het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijker egeling inzake de resultaatbestemminge n het kunnen vormen van een reserve. De regelingg eeft aan dat de reserve niet meer dan 10%v an de gezamenlijke bijdragen mag bedragent enzij door hen gezamenlijke en ander percentage wordt vastgesteld. In de onderstaande tabel is de berekening van het weerstandsvermogen per 31 december 2023 en 2024 . . . . .

weergegeven:

31-12-2023

31-12-2024

418. 139

433. 146

84%

83%

418. 139 124. 539

433. 146

542. 678

501. 739

Algemene reserve Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen

Weerstandsvermogen

Algemene reserve Nog te bestemmen rekeningresultaat

68. 593

EMU-saldo De berekeningv an het EMU-saldog eeft aan of er over het verslagjaar in EMU-termen gezien een overschot of een tekort is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt: ,

EMU-saldo

2023

2024

822. 000

807. 000

Kengetallen Het Besluit Begrotinge n Verantwoordings chrijft een verplichte set van financiëlek engetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordelingv an de onderlinge verhoudingv an de kengetallen in relatie tot de financiëlep ositie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiëlep ositie inzichtelijkert e maken. 2023

Netto schuldquote* 0% 24% Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte 09% * Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen ,

Netto schuld

2024

0% 21%

00% ,

uote

De netto schuldw eerspiegelt het niveau van de schuldenlastv an de gemeenschappelijke regelingt en opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.

Solvabiliteitsratio

Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarind e gemeenschappelijker egeling in staat is aan haarf inanciële verplichtingen te voldoen. Onders olvabiliteitsratio wordt verstaan het eigenv ermogen als percentagev an het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordelingv an dit kengetal moet in ogenschouww ordeng enomen dat het Brabants Historisch InformatieC entrum een gemeenschappelijke regelingi s en sinds de oprichtinge en maximale reservev an 10% mag hebben. Het cijfer is hoger als gevolg van de aanwezige bestemmingsreserves. ,

Structurele ex loitatieruimte

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. De structurele exploitatieruimte is nihil. Dit sluit aan bij het structurele exploitatiesaldo van de jaarrekening 2024. In hoeverre dit structureel doorwerkt naar de begroting 2025 analyseren we in 2025 bij de tussentijdse rapportages in 2025. ,

2023

Structurele exploitatiesaldi Saldo van baten en lasten

45. 263

Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves

79. 276 124. 539 -67. 544 56. 995

Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)* Saldo * Toelichtin

2024 14. 256 54. 337 68. 593

-70. 958 -2. 365

incidentele baten en lasten -17. 064 -50. 480 -67. 544

Incidentele verhuur depotruimte Incidentele verhuur kantoorruimte

-17. 740 -53. 218 -70. 958

6. Onderhoud kapitaalgoederen

Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedb edrijf (voorheen Rijksgebouwendienst). T ot en met 2018v oerde het Rijksvastgoedbedrijfh et onderhoud en de instandhouding uit alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekeningv an het BHIC. Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplanv oor de komende 30j aar (De Citadel) resp. 15j aar (Grave) opgesteld. ,

7. Financiering Treasu beleid

Door het bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is bij het financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen om te gaan. Het is niet toegestaan zonderv oorafgaandet oestemming van het algemeen bestuur leningen aft e sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). ,

Renteschema

In de " Notitie rente 2023 " van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijzet e bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld dat inzichtg eeft in de rentelasten van dee xternef inancieringh et renteresultaate n dew ijzev an rentetoerekening. Voor het begrotingsjaarg eeft dit het volgende beeld: ,

Renteschema 2024 a.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

+/+

De externe rentebaten

-/-

43. 476 198. 729 -155. 253

Saldo rentelasten en rentebaten

De rente die aan de grondexploitatie moet worden cl.

doorberekend

-/-

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende cl. taakveld moet worden toegerekend

-/-

De rentebate van door verstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering) die c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend ,

+/+ o

-155. 253

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

dl. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen

+/+ +/+

o o

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente e.

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Renteresultaat o

-155253 ,

-/-

-155. 253

het taakveld Treasu

Schatkistbankieren

Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2024 wordt een bedragv an 5 449. 420 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. In 2024 werd voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg 1. 000. 000. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteiten verwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. .

Kas eldlimiet en renterisiconorm

De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zijn in het verslagjaar niet overschreden. 8. Bedrijfsvoering Al

emeen en da

eli'ks bestuur

De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezend oor de 9 gemeenten en de 2 waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. ,

De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. ,

Deor

anisatie

Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publieksdiensten Collectie en Middelen) en ,

is onderverdeeld in clusters.

Het cluster Directieondersteuning/ Communicatie richt zich op de ondersteuning van directie bestuur en op ,

communicatie en promotie.

Het cluster Projectenbureau is verantwoordelijk voor het uitwerken van de wettelijke dienstverlening van historische thema's en projecten. Het cluster Studiezaal verzorgt de dienstverlening en werkt steeds meer digitaal onder meer met de service scanning op verzoek. De toegankelijke originelen kunnen in de fysieke studiezaal nog steeds door de bezoekers worden geraadpleegd. Het cluster Klantenservice ontvangt en verwijst bezoekers en vragen door naar andere clusters. Daarnaast verricht het diensten gericht op het gebruikv an het gebouwe n faciliteert het evenementen. Het cluster Toezicht E-depot en advies voert inspecties uit geeft advies en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragersz odanigd atd ezeo pgeslagenk unnenw ordene n deo rigineles taat bewaardb lijft. Het cluster is de schakelt ussen de organisatiee n de archiefvormers die de informatiedragersa anleveren. Verder richt het zich op de ontwikkeling en implementatie van het E-depot. hlet cluster Inhoudelijk-en materieel beheer zorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie voor conservering en restauratie van de analoge archieven. Het cluster Financiën verzorgt de diverse administraties en de producten uit de planning & control cyclus.

Het cluster ICT & gebouwenbeheer ondersteunt de werkprocessen van alle clusters die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en verzorgt het technisch gebouwenbeheerd oor onderhoud en instandhouding van de gebouwen. Het cluster HR richt is op de diverse personele processen uitvoering van de CAO en organisatieontwikkeling. ,

Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum ziet er als volgt uit:

Directeur

Directleondersteuning / Communicatie

Publieksdiensten

Collectie

Projectenbureau

Toezicht

Studiezaal

E-depot en advies

Klantenservice

Inhoudelijk en materieel beheer

Middelen

Financiën

ICT& gebouwenbeheer

Maatschappelijk verantwoord ondernemen Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. ISO26000 is een internationale richtlijn die maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHIC onderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit. Rechtmatigheid In de “Regeling Brabants Historisch Centrum” en volgens de geldende wet- en regelgeving dient elke gemeenschappelijke regeling een verordening te hebben, met de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer. Daarbij wordt het bestuur gevraagd jaarlijks een normen- en toetsingskader vast te stellen in het kader van rechtmatigheid. In het document “Financieel beleid, financieel beheer en rechtmatigheid 2024”

zijn beide onderdelen

vastgesteld

in de

opgenomen

bestuursvergadering

Vanwege gewijzigde regelgeving, wordt BHIC

gevraagd

voor

van

het jaar 2024

zijn deze uitgangspunten

kaders

5 juli 2024.

ingang van het verslagjaar 2023, het dagelijks bestuur van het

met

verantwoording over rechtmatigheid af te geven in plaats van de accountant. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2023 het dagelijks bestuur een verklaring aflegt die onderdeel is van de jaarrekening. De accountant controleert de verantwoording van het dagelijks bestuur. In de bestuursvergadering van juli 2023 is het onderwerp rechtmatigheid in het algemeen bestuur aan de orde geweest. Hierbij heeft het bestuur de rechtmatigheid nader invulling gegeven en is de rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur vastgesteld. In 2024

een

zijn de

volledig doorlopen en zijn de jaarstukken, begroting, bestuursrapportages opgesteld. beoordeling van de rechtmatigheid zijn interne controles uitgevoerd op werking van de “Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/1B)”. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van het “Werkprogramma interne controle”. Dit werkprogramma bevat systeemgerichte en gegevensgerichte controles, waarmee de werking van procedures wordt getoetst. Indien uit de controles blijkt dat er een fout in een procedure zit, wordt deze hersteld. Er zijn bij de uitgevoerde interne controles geen bijzonderheden of afwijkingen van materiële betekenis geconstateerd. interne en externe

In hoofdstuk

planning

& controlcyclus

kadernota

paragraaf 6 is de verantwoording

Voor de

van

het

dagelijks bestuur

bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

opgenomen. Het dagelijks lasten alsmede de balansmutaties

Zowel de baten als de lasten zijn hoger dan begroot. In de bestuursvergadering van 1 november 2024 is dit gemeld bij het bespreken van de bedrijfsresultaten. Het moment van opstellen van de begroting (al in februari/maart) en de forse kostenstijgingen in 2023/2024 (ruim meer dan gemiddelde inflatie), heeft

bijgedragen beleid

aan

worden

9. Verbonden

hogere baten en lasten ten opzichte van de begroting. De verschillen (deels) gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten.

passen

binnen het

partijen

Een verbonden

partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat,

onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging Van Eigenaren Zuid-Ooster. gemeente

(geanonimiseerd)

Grave en

In deze

vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de

woningbouwcorporatie Mooiland Maasland vertegenwoordigd. in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand

Deze vereniging

(geanonimiseerd) PR.

Vereniging Van Eigenaren Zuid-Ooster Grave Vestigingsplaats

(geanonimiseerd)

Openbaar belang Het belang van het BHIC

Beheer

Gemeente

Omvang

het kantoorpand

voor

gezamenlijke eigenaren.

Grave

voor

39%

2024: het BHIC participeert Mooiland Maasland voor 50%.

voor

het eigen

Eigen vermogen 1-1-2024: € 0 Eigen vermogen 31-12-2024: € 0

van

het vreemd

Vreemd vermogen 1-1-2024: € 330.740 (Totaal Reservefonds Vve). Vreemd vermogen 31-12-2024: € 318.974 (Totaal Reservefonds Vve).

vermogen Financieel resultaat

10.

van

2024 en op 31 december

van

vermogen

Omvang

onderhoud

1 januari

11%,

Totaal resultaat 2024: € 11.766

negatief (totaal resultaat 2023: € 2.986 negatief). Het aandeel van het BHIC bedraagt € 1.294 negatief. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie zonder saldo.

Organisatiegegevens

Statutaire

: Brabants

naam

Vestigingsplaats:

Historisch Informatie Centrum

s-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen :'s-Hertogenbosch, Grave

Rechtsvorm

Locaties: Doelstellingen Het

behouden, bewerken

van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en

benutten

in de Provincie Noord-Brabant en

waterschappen.

Samenstelling directie De

directie werd tot 16

AN vanaf 16 juni 2024 tot

juni 2024 gevoerd door (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) BN

met 31

Per 1 januari 2025 wordt de december 2024 werd de directie waargenomen door (geanonimiseerd)(geanonimiseerd) Wet oe directeur valt onder de directie gevoerd door BN normering bezoldiging (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening. toepassing zijnde WNT-maximum.

Samenstelling Algemeen

Voor een

De totale

nadere toelichting verwijzen wij u bezoldigingen liggen onder het van

bestuur Functie

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

Voorzitter

(geanonimiseerd)(geanonimiseerd)

Lid Lid

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

(geanonimiseerd)(geanonimiseerd)

Lid Lid Lid Lid (vanaf 4 november

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) De

Lid

2023)

bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze

sector

jaarrekening.

bezoldiging

van

de bestuursleden

ligt onder

het van

toepassing zijnde WNT-maximum.

PR. 10

11. Besluit

Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants

Historisch Informatie

Centrum

besluit tot: 1.

het vaststellen saldo van €

van

de jaarrekening 2024 in zijn vergadering

van

28 maart

2025, met

algemene reserve;

„oansgy

bedrag

van

€ 68.593 toe te voegen

een

bedrag bedrag

van

€ 150.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; € 9.144 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel;

een

bedrag bedrag een bedrag

van

een

van

inte stemmen

te verklaren dat de

zijn

van

(geanonimise rd)

aan

€ 152.483 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot; € 13.923 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; € 28.787 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie; met de

verantwoording

van

het

Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid;

voorzieningen voor onderhoud

bekostiging beheerplan.

voor

recent

batig

68.593;

een

van

het toekomstig onderhoud

instandhouding van voldoende omvang en instandhouding, op basis van een

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Directeur

III Jaarrekening 111. 1 Balans per 31 december 2024 31-12-2024

31-12-2023

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

1. 685. 053

1. 840. 305

141

264

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden

Uitzettingen looptijd < l jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

6. 354

2. 648 6. 354

2. 648

Liquide middelen

5. 451. 096

4. 433. 932

Overlopende activa

466. 926

397. 181

7. 609. 571

6. 674. 330

Totaal vaste activa

31-12-2024

31-12-2023

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Beste m m i ngs rese rves Gerealiseerde resultaat

433. 146 1. 133. 993 68. 593

418. 139 1. 078. 798 124. 539 1. 635. 732

1. 621. 476

4. 350. 216

3. 536. 143

990. 000

1. 100. 000

Overige schulden

340. 273

212. 107

Overlopende passiva

293. 349

204. 603

7. 609. 571

6. 674. 330

Voorzieningen

Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken

VLOTTENDEP ASSIVA Vlottende schulden looptijd < l jaar

Totaal vaste passiva

Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 5 op pagina 18.

111. 2 Resultatenrekening over 2024

Werkelijk

Begroting 2024

Werkelijk

2023

3. 215. 535 1. 983. 710 682. 095 361. 395 6. 242. 736

3. 124. 800 2. 230. 400 695. 900 299. 100 6. 350. 200

3. 371. 402 2. 230. 400 707. 446 388. 489 6. 697. 737

3. 648. 072 1. 559. 988 247. 929 254. 317 401. 931 178. 366 -93. 132

3. 772. 500 1. 404. 100 268. 300 252. 600 507. 300 274. 500 14. 900

4. 174. 370 1. 510. 241 319. 006 207. 954 391. 704 235. 459 -155. 253

Totaal lasten

6. 197. 472

6. 494. 200

6. 683. 481

Totaal saldo van baten en lasten

45. 263

-144. 000

14. 256

-100. 000

-150. 000

179. 276

294. 000

204. 337

124. 539

68. 593

2024

Baten

Bijdrage Ministerie OCW Bijdrage gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten

Personeelskosten Huisvestingskosten

Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik

Financieringskosten

Toevoegingen reserves Bestemmings reserves

Onttrekkingen reserves Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

Voor een nadere toelichting op de resultatenrekening wordt verwezen naar hoofdstuk l op pagina

paragraaf 6

25.

111. 3 Kasstroomoverzicht 31-12-2023

31-12-2024

Kasstroom uit

erationele activiteiten

Gerealiseerde resultaat Aanpassingen

voor:

- afschrijvingen -

68. 593

124. 539

mutaties algemene reserve mutaties bestemmingsreserves mutaties voorzieningen

207. 954 15. 007 -69. 344 814. 073

254. 317

O -79. 276 746. 513 921. 554

967. 690

Veranderingen in werkkapitaal: -

voorraden

uitzettingen looptijd < l jaar activa - netto vlottende schulden < l jaar - overlopende passiva -

- overlopende

123 -3. 706 -69. 745 128. 166 88. 746

64 1. 774 -121. 965 -211. 663 -5. 084 -336. 875

143. 583

709. 219

1. 179. 866

Totaal kasstroom uit

operationele activiteiten Kasstroom uit

investerin sactiviteiten

Investeringen materiële vaste activa Mutatie leningen u/g

-52. 702

-28. 575

Totaal kasstroom uit

investeringsactiviteiten

-52. 702

-28. 575

Kasstroom uit financierin

sactiviteiten

Nieuw opgenomen leningen O -110. 000 Aflossing langlopende schulden Overige mutaties eigen vermogen O

-110. 000 o

Totaal Kasstroom uit

financieringsactiviteiten

-110. 000

Mutatie eldmiddelen incl. kortlo ende schulden aan kredietinstellin en

570. 644

1. 017. 164

3. 863. 288 4. 433. 932

4. 433. 932 5. 451. 096 1. 017. 164

Eindsaldo eldmiddelen

Saldo l januari Saldo 31 december Mutatie

570. 644

111. 4 Grondslagen van waarderinge n resultaatbepaling 4. 1. Algemeen Al emenewaarderin

rondsla

De algemene grondslag voor de waarderingv an de activa en passiva alsmede voor de bepalingv an het resultaat is de verkrijgings- ofvervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. ,

Grondsla

en voor

het o stellen van de'aarrekenin

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. ,

Ver eli'kin

met voor aand'aar

De cijfers van 2023 zijn waar nodig anders gerubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2024 mogelijk te ,

maken. Schattin

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de ondernemingsleiding overeenkomstig algemeen geldende grondslagen bepaalde schattingen en veronderstellingen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken. ,

4. 2. Grondslagen voor de waarderingv an activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investerings-

subsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Operational leasing wordt niet als actief in de balans verwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopende verplichtingen wordt vermeld in de toelichting op de balans. ,

Voorraden

De voorraden worden gewaardeerdt egen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettin

en en

overlo ende activa

De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde , voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal éénj aar

Li uide middelen

De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi)w orden gewaardeerdo p de nominale waardee n staan voor zover niet anders vermeld ter vrije beschikking van de organisatie. ,

Ei envermo

De algemene reserve dient als algehele buffero m toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraand oor het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedragv an de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwdt e zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggendev oorstel tot resultaatbestemming. Voorzienin

Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbarew ijze is te schatten. De voorzieningenw orden gewaardeerd tegen de beste schattingv an de bedragen die noodzakelijkz ijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. ,

Vaste schulden

Onderd e vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan éénj aar. De schuldenworden gewaardeerd op de nominale waarde. Netto vlottende schulden en overlo ende

assiva

De netto vlottende schulden en overlopende passivaw orden opgenomen tegen nominale waardee n hebben een verwachte looptijd van maximaal éénj aar. Lan lo ende niet uit de balans bli'kende ver lichtin

Langlopendev erplichtingen die niet blijken uit de balans worden vermeld in de toelichting op de balans onder " Niet uit de balans blijkende informatie." ,

4. 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Al

emeen

Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden aan het verslagjaart oe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtnemingv an de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. B aten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lastenw orden in aanmerkingg enomen in het jaar waarind eze voorzienbaarz ijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. ,

Pensioen

remies

Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigdel eeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfondsA BP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichtingt ot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP anders dan het effect van hogeret oekomstige premies. Het Brabants Historisch InformatieC entrum heeft daarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord. ,

Afschri'vin

De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouwen Verbouwingen

Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw Bedrijfsinstallaties-overig Inventarissen-kantoor

Inventarissen-kantine

Depotinrichting-stellingen DeDotinrichtine-inventaris ICT-Hardware ICT-Software

Afschrijvingstermijn geen afschrijving 40 jaar 10 jaar 20 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 5 jaar 25 jaar 10 jaar 5 jaar 5 jaar

Financierin skosten

De financieringskosten betreffen betaalde en ontvangen rente.

4. 4. Grondslagen van het kasstroomoverzicht

Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen.

111. 5 Toelichting op de balans

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa De investeringen met een economisch nut kunnen als volgt worden gespecificeerd:

178. 220 15. 534 1. 685. 053

31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806 196. 655 197. 782 38. 106 1. 840. 305

Investeringen in 2024

Afschrijvingen in 2024

31-12-2024

94. 034 1. 064. 387 8. 086 21. 447 137. 015 166. 330

Grond Gebouwen Verbouwingen

Bedrijfsinstallaties Inventarissen

Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software Totaal materiële vaste activa

Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt: Afschrijvingspercentage

Grond Gebouwen

25% 10% 5 62/310% 10%20% 4%/10% ,

Verbouwingen Bedrijfsinstallaties

Inventarissen

Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software

20% 20% Totaal

Stand 31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806 196. 655 197. 782 38. 106 1. 840. 305

46. 277 1. 578 7. 147 27. 791 30. 325 72. 264 22. 572 207. 954

o o o o

52. 702 o

52. 702

Stand 31-12-2024 94. 034 1. 064. 387 8. 086 21. 447 137. 015 166. 330 178. 220 15. 534 1. 685. 053

Ditj aar is er geïnvesteerd in (het vervangen van) netwerkswitches( 42.035) in (het vervangen) van UPSsystemen ( 7.990 le termijn) en in laptops ( 2. 676). ,

VLOTTENDEA CTIVA Voorraden Boeken

31-12-2024

31-12-2023

141

264

Uitzettingen rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een rente-typische looptijd van éénj aar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Stand Toevoeging Onttrekking Stand 31-12-2023 31-12-2024 Ministerie van OCW in 2024 in 2024 Loon- en prijscompensatie rijk

O 18

Overi evorderin

Debiteuren

31-12-2024

31-12-2023

6. 354

2. 648

Het vormen van een voorziening voor dubieuze debiteuren is niet noodzakelijk. 31-12-2024 1. 597 80

Liquide middelen Kassen

Rekening-courant banken Spaarrekening banken

31-12-2023 1. 429 259. 616 878 4. 172. 009 4. 433. 932

5. 449. 420 5. 451. 096

Schatkistbankieren

Totaal liquide middelen Schatkistbankieren

Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Door de verschuiving van het eigenaarsonderhoudd oor het Rijksvastgoedbedrijf naar het BHIC per l januari 2019 zijn de liquide middelen toegenomen. Sindsdien moet het BHIC zelf een voorziening aanhouden voor het onderhoud en instandhoudingv an De Citadel. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteitenv erwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. ,

Overlopende activa Vooruitbetaalde bedra

31-12-2024

31-12-2023

157. 493

132. 247

64. 778 21. 257 9. 526 2. 295 2. 526 100. 551 4. 619 1000

61. 951 21. 216 4. 266 2. 516 3. 730

Onderhoudskosten ICT-voorzieningen Licentie- en

hostingskosten Verzekeringspremies Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten Collectiebeheer Publieksbereik Borgsommen

364. 044 No te ontvan en bedra Terug te ontvangen BTW

Afrekening energiekosten

8. 587 9. 222 o

Organisatiekosten

21. 100 15. 945 48. 028

Overige vorderingen

23. 510 1. 000 306. 963

Personeelskosten Adviezen en inspecties Rentebaten

56. 525

9. 295 3. 796 21. 880 o

102. 882

8. 374 46. 823 51 90. 219

466. 926

397. 181

Totaal overlopende activa

VASTE PASSIVA Eigen vermogen

Algemene reserve Het verloop van de algemene reserve is als volgt: Stand 31-12-2023 418. 139

Totaal

Onttrekking in 2024

Toevoeging in 2024

15007

Stand 31-12-2024 433. 146 77%

Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen

De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10%v an deg ezamenlijkeb ijdragenm agb edragent enzij doorh eng ezamenlijke en anderp ercentagew ordtv astgesteld. ,

Bestemmingsreserves

Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt: Stand

31-12-2023 De Citadel (l) E-depot (2) Genealogisch centrum (3)

707. 553 91. 268 140. 148 139. 829 1. 078. 798

Publieksfunctie (4) Totaal

Onttrekking in 2024

Toevoeging in 2024 o

9. 144

259. 532 o

152. 483 13. 923 28. 787

259. 532

204. 337

Stand 31-12-2024 698. 409 198. 317 126. 225 111. 042 1. 133. 993

(l) De Citadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later eind 18e eeuw kwam er een hoofdgebouwb ij dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Doord e verbredingv an de Zuid Willemsvaartw erd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. ,

Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand maar heeft het onderhoud en de instandhoudingv an De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen " als ware zij eigenaar." Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk zoals verborgen gebreken natuurrampen asbest bodemverontreiniging en terrorisme. Het BHIC is aansprakelijkv oorj uridischee n organisatorischer isico'ss chadev oortkomend uit het gebruik wateroverlast in de depots legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's zoals renterisico liquiditeitsrisico financieringsrisico faillissementsrisico leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevatz ijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaarz ijn. Indien aanwezigk an de reserve te zijnert ijd een bijdrage leveren aan een " midlife-renovatiew " elke na 75j aar (2060) aannemelijk is. ,

Vooruitlopend op structurele financiering wordt een start gemaakt met verduurzaming van de gebouwen en de ontwikkelingv an een erfgoedlocatie (huisvestingsaspect). De reserve moet minimaal toereikend zijn om de risico'sv olgens de risico-inventarisatiet e kunnen dekken. Jaarlijksz al bij de begroting de risicoinventarisatie worden geactualiseerd.

De onttrekkin in 2024 betreft kosten die samenhangen met de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie PrestatieA dvies Utiliteitsgebouwen). In 2024 is er een nadere inventarisatie uitgevoerd voor het volledig overschakelen naar Ledverlichting. T en behoevev an de verbouwingv an het voormalig restauratieatelier hebbenw ij de geselecteerde installateur opdrachtg egevene en document met uitgangspunteno p te stellen voorde installaties rekening houdend met verduurzaming. De insteek is dat deze informatie ook in de toekomst bruikbaar is bij verdere verduurzaming van de gebouwen. ,

(2) E-depot In 2016 is er gestart met de ontwikkeling van een eigen e-depot waarbij is afgesproken nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHIC heeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De bestem min gsr eserve voorkomt dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aand e deelnemers. Vanaf 2024 zorgen de deelnemers van het BHIC via een groeimodel voor de bekostiging van de voorziening. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Het groeimodel van de bekostiging van de e-depotvoorziening loopt 4 jaar en eindigt in 2027. ,

De onttrekkin in 2024 betreft exploitatiekosten van de e-depotvoorziening waaronder de kosten voor de exploitatie van MY-LEX PRO/view. Gebleken is dat MY-LEX PRO een duidelijke meerwaarde biedt voor de toegankelijkheid van het E-depot. Verder betreft dit hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten zoals de jaarlijkse vergoeding voor onze e-depotvoorziening te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional)v an Preservica. V eel overheidsorganisatiesb ijvoorbeeld het NationaalA rchief maken gebruik van de diensten van Preservica. ,

(3) Genealo isch centrum In de notitie " (Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026 " zijn doelstellingen voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van " Wij zijn het Genealogischc entrum van Brabant " is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met persoonsgegevens van Brabanders. De originele aktes zijn grotendeels gescand en we gaan verder met het koppelen van de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans. De onttrekkin in 2024 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand.

(4) Publieksfunctie In de notitie " (Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026w " orden doelstellingen voorde komendej aren geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugenv an Brabantw orden willen we Brabantseg eschiedenis schrijven en willen we een breder publiekv erwelkomen. En richten we ons op de ontwikkelingv an een erfgoedlocatie (publieksaspect). Voor het realiseren van dezed oelstellingen is een bestemmingsreserve gevormd. ,

De onttrekkin

in 2024 betreft personeelskosten en de kosten van het digitaliseren van films.

Gerealiseerde resultaat

Het verloop is als volgt:

Totaal

Stand 31-12-2023 124. 539

Toevoeging in 2024 68. 593

Onttrekking in 2024

Stand 31-12-2024 68. 593

124. 539

Het gerealiseerde resultaat bedraagt 6 8. 593. Voorgesteld wordt dit bedragt oe te voegen aan de algemene reserve. De onttrekking in 2024 betreft het gerealiseerde resultaat over 2023. Van dit bedrag is 109. 532 toegevoegd aan de bestem min gsr eserve E-depot en 15. 007 aan de algemene reserve. Voorzieningen

Het verloop van de voorzieningen is als volgt: Stand 31-12-2023 OnderhoudsvoorzieningG rave (l) Onderhouds-en instandhoudingsvoorziening De Citadel (2) IKB-envitaliteitsverlof(3) Totaal

Toevoeging in 2024

Stand 31-12-2024

Vrijval in 2024

110. 136

5. 124

115. 260

2. 950. 861

934. 850

475. 146 3. 536. 143

299. 283 1. 239. 257

302. 024 123. 160 425. 184

3. 583. 687 651. 269 4. 350. 216

(l) Onderhoudsvoorzienin Grave De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhoudsplano pgesteld met een looptijd van 15j aar. In deze periode zijn dej aarlijkse toevoegingen aan de voorzieningv oldoende om dej aarlijks geplandeo nderhouds-en instandhoudingstakenu it te voeren. Er was geen vrijval in 2024. (2) Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhoudingv an De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren. ,

De vrijval in 2024 betreft onder meer het onderhoudscontract

van

de E & W-installaties

herstel van

vloeren koude opwekking warmtedistributie luchtbehandeling regeling klimaat en het groenonderhoud van De Citadel. Verder zijn er in het kader van de brandveiligheid bouwkundige aanpassingen verricht en zijn (waar nodig) de brandwerended oorvoeren en branddeuren hersteld of vervangen. ,

(3) IKB-en vitaliteitsverlof In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof( Individueel keuze budget) niet meerv ervalt ofv erjaart ongeacht in welkj aar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezetv oor mantelzorg sabbaticalt ijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een mogelijkheid opgenomen voor medewerkers om vitaliteitsuren te sparen. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensionering kunnen aanvullende fiscale regels gelden. ,

De vrijval in 2024 betreft de opname van verlofuren door medewerkers.

Vaste schulden rente-typische looptijd > l jaar Binnenlandse banken

Looptijd

Oorspronkelijk Bedrag

20 jaar 30 jaar Totaal

600. 000 2. 400. 000 3. 000. 000

Aflossingswijze

BNG 40. 100581 (2005) BNG 40. 101402 (2006)

Lineair Lineair

30. 000 80. 000 110. 000

Aflossing in 2024

Opname in 2024

BNG 40. 100581( 2005) BNG 40. 101402 (2006)

o o

Totaal

Aflossingsverplichting

Stand

31-12-2023 60. 000 1. 040. 000 1. 100. 000 Stand

31-12-2024

30. 000 80. 000 110. 000

30. 000 960. 000 990. 000

Het deel van de langlopende schulden met een looptijd langer dan 5 jaar bedraagt 5 00. 000. Dit betreft O voor lening BNG4 0. 100581e n 5 00. 000v oor lening BNG 40. 101402. De lening uit 2005 heeft een rentepercentagev an 395% en de lening uit 2006 van 416%. De leningen zijn niet vervroegd ,

aflosbaar.

Netto vlottende schulden rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd van éénj aar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2024 31-12-2023 Overi e schulden Crediteuren Pensioenen

125. 828 173. 987 40. 458

Totaal netto vlottende schulden

340. 273

25. 188 143. 854 43. 066 212. 107

Overlopende passiva

31-12-2024

31-12-2023

125. 291 98. 666

40. 922 73. 939 4. 237 1. 326 2. 287 355 22. 620 11. 474 157. 160

Loonbelastinge n sociale lasten

No te betalen kosten Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten ICT-kosten Collectiebeheer Publieksbereik Rentelasten Accountsn tskosten

4. 752 o

501 4. 220 20. 462 11. 677 265. 568

31-12-2024

31-12-2023

Huur en gebruik depotruimten

10. 853

Conserveringsgelden Uittredingsbijdrage Haaren Saldo Paleografie Projectgelden Mondriaanfonds

3. 801

27. 780

16. 878 5. 701 6. 800 9. 180 8. 884 47. 443

293. 349

204. 603

Vooruitontvan

bedra

13. 126 o

Totaal overlopende passiva

Niet uit de balans blijkende informatie Huurcontracten ebouwen Er is in 2019 een nieuwe huurovereenkomst voor De Citadel afgesloten met een looptijd van 3 jaar. De overeenkomst eindigde op 31 december 2021 en loopt nu voor onbepaalde tijd door. De huur over 2024 bedroeg 190. 294. Service- en onderhoudscontracten

Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoudd oor het RVBo vergedragen aan het BHIC. V oor het uitvoeren van deze taak is onder meer een onderhoudscontractv oor de E & W-installaties afgesloten waarvan de kosten in 2024 6 9. 195 bedroegen. ,

Pensioenvoorzienin

De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregeling nog bij de onderneming berusten (loonontwikkeling prijsindexatie beleggingsrendemento p het fondsvermogen) komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening. ,

Btw in relatie tot de rovinciale bi'dra e In 2018 is er in samenspraak met de Provincie overleg gevoerd met de belastingdienst over de vraag of er btw berekend moest worden over de provinciale bijdrage. Er is inderdaad btw verschuldigd die door de ,

Provincie via het btw-compensatiefonds kan worden teruggevraagd. Vennootscha sbelastin In 2017 hebben wij het bericht van de belastingdienst ontvangen dat er op basis van de huidige situatie ,

geen sprake

is van vennootschapsbelastingplicht.

111. 6 Toelichting op de resultatenrekening BATEN

Werkelijk Bedrijfsopbrengsten Bijdrage Ministerie OCW-lumpsum Bijdrage Ministerie OCW-bijdrage kenniscomponent Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Totaal bedrijfsopbrengsten Bi'dra

e Ministerie OCW-lum

2023 3. 165. 535 50. 000 1. 983. 710 682. 095 5. 881. 340

Begroting 2024 3. 074. 800 50. 000 2. 230. 400 695. 900 6. 051. 100

Werkelijk 2024 3. 321. 402 50. 000 2. 230. 400 707. 446 6. 309. 248

sum

De lumpsumbijdrage is in 2024 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2024 en een vergoeding voor uittredingswerkzaamheden. Bi'dra

e Ministerie OCW

overi e

In verband met de herpositionering van de RHC's het niet meer kunnen gebruiken van het rijks e-depot en het voornemen van het Rijk uit te treden zijn er afspraken gemaakt. Onderdeel van deze afspraken is het toekennen van een bedrag van 50. 000 per jaar voor de periode 2022 tot en met 2026 voor de zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie archief en digitalisering. ,

Bi'dra

e Gemeenten en waterscha

De bijdragen zijn in 2024 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2024. Daarnaast is er een toename alsg evolgv an de bekostigingv an dee -depotvoorzieningc onform het groeimodel ( 025 per inwoneri n 2024). ,

Dienstverlenin

Provincie Noord-Brabant

Voor de periode 2022-2027 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen de Provincie Noord-Brabant en het BHIC. De bijdrage is in 2024 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2024.

Werkelijk Overige bedrijfsopbrengsten Verhuur vastgoed en catering Verhuur depotruimte Dienstverlening Overige opbrengsten Totaal overige bedrijfsopbrengsten

Werkelijk

90. 054 260. 409 10. 932

Begroting 2024 55. 300 235. 000 8. 800

361. 395

299. 100

388. 489

2023

2024 91. 677 258. 428 38. 384

De post " Verhuurv astgoed en catering " is hoger door de tijdelijke verhuur van kantoorruimte ( 53. 218). Voor tijdelijke verhuur van depotruimte werd een bedrag ontvangen van 17. 740. De post " Dienstverlening " is hoger door het faciliteren van publieksdagenw aartegenovero okw eer kosten staan en door hogere opbrengsten van dienstverleningsovereenkomsten. ,

LASTEN Werkelijk Personeelskosten

Salarissen en toeslagen Pensioenpremies en sociale lasten Personeel niet in loondienst

Andere personeelskosten Totaal personeelskosten Salarissen en toesla

Werkelijk

Begroting 2024

2023 2. 486. 573 666. 938 346. 728 147. 834 3. 648. 072

2. 649. 000 738. 400 264. 600 120. 500 3. 772. 500

2024 2. 835. 704 755. 104 363. 272 220. 290 4. 174. 370

De salariskosten zijn in 2024 met name hoger dan in 2023 door periodieken de doorwerking van de CAOverhoging van 475% per l januari 2024 en een CAO-verhoging per l september 2024 van 25%. De post salariskosten omvat behalve reguliere salariskosten ook het IKB-budgetd at daarmee ook steeg. Dit budget omvat brutosalarisbestanddelen zoals vakantietoeslag eindejaarstoeslag levensloopbijdrage en enkele toeslagen. Verderz ijn ervervangingskosten. Het BHICh eeft als expertise-organisatie relatiefv eel hooggeschoolden in dienst. Lagerg eschooldw erk is voor een deel uitbesteed. ,

Pensioen remies en sociale lasten

De stijging van de pensioenpremies ten opzichtev an 2023 wordt veroorzaakt door hogere bruto salariskosten welke echter wordt gecompenseerd met een lagere pensioenpremie. De pensioenpremie van het Ouderdomspensioen is gedaald en bedroeg 270% (was 279%). ,

hlet Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijki s van leeftijd salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregelingv erwerkt als een toegezegde-bijdrage-regelinge n heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord. ,

Ook de sociale lasten zijn gestegent en opzichtev an 2023 met name als gevolg van de hogere bruto salariskosten. De premiepercentages liggen in 2024 iets hoger dan in 2023. ,

Personeel niet in loondienst

Voor schoonmaakdienstenw erd voor een bedragv an 3 9. 800 ingehuurd voor de service scannen op verzoek 8 4. 300 en voor ICT-diensten 5 3. 400. Voor archiefbewerkingw erd voor een bedragv an 6 5. 400 ingehuurd. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoudd oor het RVBo vergedragena an het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar maar het BHICi s verantwoordelijkv oor het onderhoude n de instandhoudingv an De Citadel. De kosten van deze inhuur van capaciteit en expertise bedroegen in 2024 1 11. 300. Daarnaast zijn er de kosten voor het inhuren van administratieve diensten en inspecties 9 100. ,

Andere

ersoneelskosten

Dit betreft met name scholingskosten kosten arbodienst reiskosten wer vin gsk oste n kerstpakketten kosten BHV en overige personeel gerelateerde kosten. De kosten zijn in 2024 hoger als gevolg van trainingen en de wervingskosten van een nieuwe directeur. ,

Wet normerin

bezoldi in to functionarissen

ublieke en semi ublieke sector WNT

De bestuursleden en de directeur vallen onder de WNT. Vooreen nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van dezej aarrekening.

Aantal medewerkers

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

31-12-2023

2024

31-12-2024

FTE

Personeel in loondienst Personeel niet in loondienst

380 ,

401

387

32,

37,

32,

Totaal FTE

412

438

419

Op 31 december 2024 bedroegen de openstaande vacatures in totaal 18 FTE (2023:16 FTE). ,

Werkelijk 2023 187. 408 20. 548 898. 859 46. 970 370. 745 35. 459 1. 559. 988

Huisvestingskosten Huurkosten

Belastingen en verzekeringen Toevoeging onderhoud en instandhouding Onderhoud en verduurzaming Energiekosten

Andere huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten

Begroting 2024

197. 500 32. 100 820. 600 91. 800 234. 300 27. 800 1. 404. 100

Werkelijk 2024 190. 294 21. 893 939. 974 102. 159 228. 195 27. 726 1. 510. 241

Huurkosten

De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijk svastgoed bedr ijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. De huurprijs is gebaseerd op de financieringslasten en de boekwaarde van De Citadel. Dit bedragw ordt verhoogd met een opslag voor het Rijk svastgoedb edr ijf voor eigenaarslasten. De in rekening gebrachte huur voor De Citadel over 2024 bedroeg 1 90. 294. Toevoe in onderhoud en instandhoudin Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft

eigenaar maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. De berekende toevoeging aan dezev oorzieningb edraagt 9 34. 850. Het restant van deze post betreft de toevoeginga an de onderhoudsvoorzieningvand e locatie Grave een bedragv an 5 124. ,

Onderhoud en verduurzamin

Dit betreft het klein onderhoud en inrichtingskosten , wat niet is opgenomen in het meerjarig onderhoudsen instandhoudingsplan. Voor de locatie in Den Bosch komt dit uit op 11. 600 en voor Grave op 5. 700. Verder betreft dit ons aandeel in de kosten van het beheer en onderhoud van het gezamenlijke pand in Grave , via de VerenigingV an EigenarenZ uid-OosterG rave ( 75. 600). Dit laatste bedrag is dit jaar hoger als gevolg van ons aandeel in het aanpassen en vervangen van Vve-installaties. Ten slotte zijn er kosten gemaakt voor mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) ( 9. 100). Ener iekosten

De energie wordt centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf en ook wij hebben last van de gestegen energieprijzen gehad. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%).

In de begroting van 2024 is aangegeven dat we geconfronteerd werden met hoge energiekosten door de gestegen energieprijzen. Het BHIC heeft dit niet doorberekend aan de deelnemers. De huidige marktprijzen zijn inmiddels lager maar nog steeds op een hoger niveau dan we gewend waren hlet lijkt er op dat de extreem hoge kosten beperkt blijven tot 2023. ,

Zoals eerder beschreven zijn we gestart met verduurzamingsmaatregelen om ook het energieverbruikt erug te dringen. Het verbruik van zowel gas als elektra is in 2024 opnieuw gedaald. Wel is het zo dat het gasverbruik substantieel beïnvloed wordt door het wel of niet hebben van een strenge winter. De klimaatinstallaties van de depots van het BHIC worden vooreen belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De kosten van elektra zijn in de begroting ook substantieel hoger dan de kosten van gas. De kosten van gas bedroegen in 2024 5 1.000 van elektra 1 76. 700 en van water 5 00. ,

Andere huisvestin skosten Onder deze post vallen de schoonmaakkosten

gevel-en glasbewassing en de bewakings-en

beveiligingskosten. Werkelijk 2023 53. 974

Organisatiekosten Kantoorkosten telefonie en dataverbindingen ,

Advies- administratie,

40. 843 108. 755 31. 134 13. 223 247. 929

accountantskosten

Automatiseringskosten Algemene kosten Andere organisatiekosten Totaal organisatiekosten

Werkelijk

Begroting 2024 54. 200 53. 700 115. 200 35. 700 9. 500 268. 300

2024 46. 108 101. 188 123. 048 37. 315 11. 347 319. 006

De advieskosten zijn hoger als gevolg van externe advisering over de organisatiestructuur en -aansturing. Onder automatiserin

skosten vallen de licentiekosten

onderhouds-en servicecontracten van de ICTvoorzieningen. De al emene kosten betreffen reiskosten bestu u rsk oste n representatiekosten en

verzekeringen en bijdragen aan brancheorganisaties. Onder andere or anisatiekosten vallen onder meer inkoop catering en koffievoorzieningenv oor bezoekers. ,

Werkelijk Afschrijvingen Gebouwen Verbouwingen Installaties Inventarissen

Depotinrichtingen ICT- hardware ICT- software

Totaal afschrijvingen

2023 46. 277 1. 578 7. 147 27. 791 30. 325 107. 129 34. 070 254. 317

Begroting 2024 50. 900 19. 600 11. 500 31. 500 30. 400 75. 100 33. 600 252. 600

Werkelijk 2024 46. 277 1. 578 7. 147 27. 791 30. 325 72. 264 22. 572 207. 954

De afschrijvingen zijn ten opzichte van de begroting lager vanwege de vertraging van de verbouwing van het voormalig restauratieatelier.

Werkelijk Collectiebeheer

Transport archiefe n aankoop collecties Gebruiksgoederen en onderhoudskosten depots Scannen door derden en digitaliseringskosten Internet- cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling

1. 073 18. 269 81. 951 239. 405 61. 232

Totaal collectiebeheer

401. 931

Scannen doordorden

en dl

Werkelijk

Begroting 2024 7. 900 23. 700 106. 500 316. 000 53. 200 507. 300

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Meierijstad&id=e3f6e3b5-d1f2-4c74-80e4-01d246c6f38d