A13a Rekenkamercie Meierijstad - rapport Advies met gevolg.pdf
Tekst van het document
Rekenkamercommissie Meierijstad
Advies met gevolg? Evaluatie van de doorwerking van drie onderzoeken en adviezen en de lessen die daaruit kunnen worden geleerd
Colofon Ons kenmerk
22858
Datum
07-04-2023
Auteurs
John Smits
Versie
1.3
Status
Definitief www.arenaconsulting.nl
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Samenvatting De rekenkamercommissie Meierijstad heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de doorwerking van haar adviezen. Meer specifiek: wat is van de adviezen ook gerealiseerd en wat zijn handvatten om aanbevelingen die niet zijn doorgevoerd, alsnog door te voeren. Ook wilde de rekenkamercommissie reflecteren op de eigen adviezen: wat zijn lessen die kunnen worden geleerd en waar is nog winst te halen. In het onderzoek is specifiek gekeken naar drie adviezen uit 2018: maatschappelijk vastgoed, duurzaamheid en maatschappelijke initiatieven en de toegang tot het sociaal domein. Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van een uitvoerige scan van documenten en videostreams van commissie en raadsvergaderingen, gesprekken met de rekenkamercommissie, met betrokken ambtenaren, met twee wethouders en met zes raadsleden. Daarnaast is er onder alle raadsleden en burgercommissieleden een peiling uitgevoerd. De belangrijkste conclusie is dat vrijwel alle aanbevelingen zijn doorgevoerd en de onderzoeken en adviezen door het college en de raad alom zeer worden gewaardeerd. Dat zien we vooral terug in het in de loop van 2018 en daarna vastgestelde beleid. Daarbij wel de aantekening dat het doorvoeren waarschijnlijk niet een exclusief gevolg is geweest van het advies. In het kader van de beleids- en organisatieontwikkeling na de fusie per 1 januari 2017, liep een aantal zaken immers al.
De adviezen hebben in elk geval geholpen om raad en college ‘op scherp’ te zetten in dat proces. De adviezen zelf lijken inmiddels wat weggezakt in het geheugen van de raad en worden de handvatten die de rekenkamercommissie had geboden, niet of beperkt gebruikt. Als belangrijkste bevorderende factoren voor de doorwerking zijn de professionele houding van de rekenkamercommissie, de mate van concreetheid van de aanbevelingen, het meenemen van de raad in het onderzoeksproces en de ‘timing’ van het advies naar voren. Belemmerend voor de doorwerking zijn onder andere een complex onderzoeksproces, gevoeligheden in de context van het onderzoek, mogelijk onvoldoende ‘feitencheck’ en hoor- en wederhoor binnen het onderzoek door de onderzoekers, het spanningsveld tussen algemene aanbevelingen en de focus op casuïstiek door de raad en het niet monitoren van adviezen na vaststelling. Op basis van het onderzoek is een aantal aanbevelingen geformuleerd voor het college en de raad en zijn er voor de rekenkamercommissie ook enkele lessen die als winst kunnen worden gezien voor toekomstig rekenkameronderzoek. Een selectie van de belangrijkste aanbevelingen is als volgt:
2
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Aanbevelingen aan de rekenkamercommissie -
Besteed bij het onderzoek altijd voldoende aandacht aan de rolneming door raad.
-
Peil (periodiek) de adviesbehoefte bij de raad.
-
Probeer de juiste timing te vinden voor een advies. Maak daarbij – vanwege actualiteit – bijvoorbeeld ook gebruik van quick-scans.
-
Zorg voor voldoende ‘omgevingssensitiviteit’ in het onderzoek en bij de onderzoekers.
-
Bewaak een voldoende feitencheck door de onderzoekers (ook hoor- en wederhoor geïnterviewden in het onderzoek).
-
Betrek ook de raad op enigerlei wijze in het onderzoek.
-
Zorg voor voldoende vlieghoogte (voldoende basisbekendheid met de materie) van raadsleden voor de aanbieding van een rapport en advies.
-
Biedt de raad ook handvatten om de aanbevelingen te gebruiken als er concrete casuïstiek op de raadsagenda staat.
-
Daag de raad uit en faciliteer de raad om de discussie over het advies ook vooral in de raad te voeren en niet vooral met het college.
-
Werk mogelijk meer met ‘onderzoekslijnen’ waarbij na doorvoering van aanbevelingen bijvoorbeeld vervolgonderzoek naar de volgende fase van beleid en uitvoering wordt gedaan.
Aanbevelingen aan de gemeenteraad -
Benut signalen uit de samenleving ook om het gesprek met de rekenkamercommissie aan te gaan over eventueel uit te voeren onderzoek.
-
Voer het debat ook in de raad en niet alleen (of vooral) met het college.
-
Borg de eigen informatiepositie en zorg dat de adviezen niet verloren gaan in het geheugen van de raad.
-
Zorg dat de opvolging van de adviezen na vaststelling periodiek wordt gemonitord.
-
Organiseer ‘opfrismomenten’ rond de adviezen, zekere als er een onderwerp op de agenda staat waar eerder advies over is uitgebracht.
-
Geef de aanbevelingen uit dit onderzoek aan de rekenkamerkommissie ook (kaderstellend) mee aan de nieuwe rekenkamer.
Aanbevelingen aan het college van B en W. -
Organiseer dat er ook voldoende informeel contact kan zijn tussen raad en ambtelijke organisatie om de raad op voldoende vlieghoogte te houden.
-
Borg dat adviezen van de rekenkamercommissie ook voldoende ‘horizontaal’ worden gedeeld in de organisatie omdat adviezen meerdere beleidsterreinen bestrijken. Dit is zeker van belang voor een opgave-gestuurde organisatie.
-
Informeer de raad periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) over de stand van zaken in de opvolging van aanbevelingen en verwijs bij nota’s of rapportages waar aan de orde expliciet naar de adviezen van de rekenkamercommissie.
3
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Inhoudsopgave 1
INLEIDING ..................................................................................................................... 6 1.1 ACHTERGROND ................................................................................................................. 6 1.2 PROBLEEMSTELLING ........................................................................................................... 6 1.3 ONDERZOEKSAANPAK ......................................................................................................... 7 1.4 LEESWIJZER ...................................................................................................................... 9
2
ADVIES “MAATSCHAPPELIJK VASTGOED” ................................................................... 10 2.1 ACHTERGROND EN VRAAGSTELLING .................................................................................... 10 2.2 CONCLUSIES EN ADVIES ..................................................................................................... 11 2.3 KORTE TIJDLIJN ................................................................................................................ 12 2.4 DOORWERKING ADVIES AAN DE RAAD.................................................................................. 14 2.5 DOORWERKING ADVIES AAN HET COLLEGE ............................................................................ 15 2.6 SAMENGEVAT ................................................................................................................. 16
3
ADVIES “DUURZAAMHEID EN MAATSCHAPPELIJK INITIATIEF” .................................... 19 3.1 ACHTERGROND EN VRAAGSTELLING .................................................................................... 19 3.2 CONCLUSIES EN ADVIES ..................................................................................................... 20 3.3 RECONSTRUCTIE TIJDLIJN................................................................................................... 21 3.4 DOORWERKING ADVIES VASTLEGGEN AMBITIES ..................................................................... 25 3.5 DOORWERKING ADVIES PARTICIPATIE .................................................................................. 25 3.6 DOORWERKING ADVIES ROLNEMING RAAD ........................................................................... 26 3.7 SAMENGEVAT ................................................................................................................. 27
4
ADVIES “TOEGANG SOCIAAL DOMEIN” ....................................................................... 29 4.1 ACHTERGROND EN VRAAGSTELLING .................................................................................... 29 4.2 CONCLUSIES EN ADVIES ..................................................................................................... 30 4.3 RECONSTRUCTIE TIJDLIJN................................................................................................... 31 4.4 DOORWERKING BELEIDSMATIGE EN BESTUURLIJKE AANBEVELINGEN .......................................... 36 4.5 DOORWERKING ORGANISATORISCHE AANBEVELINGEN ............................................................ 37 4.6 DOORWERKING AANBEVELINGEN ROLNEMING RAAD .............................................................. 37 4.7 SAMENVATTING .............................................................................................................. 38
5
SAMENVATTENDE BEVINDINGEN EN CONCLUSIES ...................................................... 41 5.1 TYPERING ONDERZOEKEN EN ADVIEZEN................................................................................ 41 5.2 DOELBEREIKING ADVIEZEN................................................................................................. 42 5.3 DOORWERKING? ............................................................................................................. 43 5.4 BELEMMERENDE EN BEVORDERENDE FACTOREN .................................................................... 44 5.5 SAMENVATTENDE CONCLUSIES ........................................................................................... 47
6
LESSEN VOOR DE TOEKOMST ...................................................................................... 48 6.1 DE REKENKAMERCOMMISSIE.............................................................................................. 48 6.2 DE GEMEENTERAAD ......................................................................................................... 50 6.3 HET COLLEGE VAN B EN W ................................................................................................ 51
4
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
BIJLAGEN Bijlage 1: Geraadpleegde documenten en overige bronnen Bijlage 2: Geïnterviewde personen Bijlage 3: Respons digitale vragenlijst raadsleden en burgercommissieleden
5
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
1 Inleiding 1.1 Achtergrond De rekenkamercommissie Meierijstad is in 2015 gestart. Het leek de commissie in 2022 een mooi moment de balans van de afgelopen jaren op te maken. Enerzijds om te kijken wat er met de adviezen is bereikt. Anderzijds om handvatten aan te reiken voor het alsnog opvolgen van aanbevelingen die niet of beperkt zijn doorgevoerd. Daarnaast wilde de commissie ook enige zelfreflectie plegen: waren de aanbevelingen voldoende concreet en duidelijk en waar zou nog winst te halen kunnen zijn in de advisering? Dat de leden van de huidige rekenkamercommissie Meierijstad per 1 juli 2023 aftreden en een nieuw samengestelde rekenkamer het werk zal overnemen, geeft aan de terugblik nog een extra dimensie. De rekenkamercommissie heeft opdracht gegeven dit te onderzoeken, meer specifiek aan de hand van drie in 2018 uitgebrachte adviezen: -
Maatschappelijk vastgoed
-
Duurzaamheid en maatschappelijk initiatief
-
Toegang sociaal domein
1.2 Probleemstelling Het doel van het onderzoek is zowel zelfreflectie als het waar nodig verder verbeteren van de doorwerking van de adviezen. Daarvoor wil de rekenkamercommissie handvatten bieden aan de nieuwe rekenkamercommissie en aan de gemeenteraad en het college. Om dat doel te bereiken en die handvatten te kunnen bieden wil de rekenkamercommissie graag inzicht hebben in de factoren die – in algemene zin en specifiek bij de genoemde adviezen – een rol spelen bij de doorwerking. Als centrale vraag van het doorwerkingsonderzoek heeft de rekenkamercommissie daarom geformuleerd: “Wat waren de factoren die een goede opvolging van de uitgevoerde rekenkameronderzoeken hebben belemmerd dan wel bevorderd?” Deze hoofdvraag is nader uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Hoe zijn de drie onderzoeken en adviezen te typeren in termen van aanleiding onderzoek, vraagstelling, wijze van onderzoek, aard van de aanbevelingen etc.? 2. In welke mate is het doel van de adviezen bereikt? Oftewel: in hoeverre zijn in de tijd gezien de besluitvorming en rolneming door het college en de raad in lijn met de adviezen? a.
In het ambtelijk wederhoor en de bestuurlijke reactie?
b. In het behandelingsproces in de raad?
6
07-04-2023
c.
Advies met gevolg?
Arena Consulting
In de verdere besluitvorming en uitvoering?
3. In hoeverre is daarbij ook sprake van doorwerking van de adviezen? Met andere woorden, is de doelbereiking ook een (direct) gevolg van de adviezen? 4. Welke factoren waren belemmerend en welke bevorderend voor die doorwerking? a.
Factoren die samenhangen met het onderzoeks(proces), advies en presentatie van het advies
b. Factoren die samenhangen met het besluitvormingsproces rond het advies en de opvolging ervan. c.
Overige factoren die niet direct in relatie staan met het adviesproces.
5. Welke conclusies kunnen daaruit worden getrokken wat betreft de doorwerking van de adviezen en handvatten die kunnen worden geboden om het doorwerkingsproces te verbeteren? 1.3 Onderzoeksaanpak Het onderzoek is uitgevoerd in de periode december 2022 tot en met maart 2023. De aanpak zijn zeven stappen gezet: Figuur 1.1: stappen in de onderzoeksaanpak
Stap 1: intake
Stap 2: bronnenanalyse en eerste bevindingen
Stap 3: uitzetten digitale vragenlijst raad
Stap 4: verdiepende gesprekken
Stap 5: ‘fact checking’
Stap 6: integrale analyse en rapportage
Stap 7: ambtelijk wederhoor en bestuurlijke reactie
Stap 1: intake. Oriënterende gesprekken met leden van de rekenkamercommissie en bij de drie adviezen meest betrokken ambtenaren. Bedoeld als algemene voorverkenning, het aanbrengen van focus in het onderzoek en het maken van afspraken over het aanleveren van documenten en andere broninformatie. Stap 2: bronnenanalyse en eerste bevindingen. Bestudering van tientallen documenten en video-streams (commissie- en raadsvergaderingen) voor de reconstructie van het onderzoeksproces, de behandeling van de adviezen in de raad en het in beeld brengen van eventuele ‘sporen’ van de adviezen in de latere besluitvorming (bijvoorbeeld in beleidsnota’s). De bevindingen uit de bronnenanalyse zijn gedeeld met de rekenkamercommissie. Per advies is op basis daarvan ook een ‘factsheet’ opgesteld die als bijlage voor de verdiepende gesprekken met de ambtenaren is gebruikt. Deze factsheets bevatten een korte samenvatting van het advies, een overzicht van de bronnen die zijn geraadpleegd en een eerste schets van de tijdlijn en beeld van de doorwerking van de adviezen.
7
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Bij het in beeld brengen van de ‘sporen’ van de adviezen van de rekenkamercommissie is per advies een tijdlijn opgesteld waarin een aantal fasen wordt onderscheiden. Voor elke fase is bekeken in hoeverre in besluitvorming of reacties werd verwezen naar het rekenkameronderzoek. Daarbij is ook gekeken in hoeverre het onderzoek al een rol speelt als het aangekondigd wordt of tijdens de uitvoering (“voorwerking”). Figuur 1.2: analysemodel fasen doorwerking 1. Voorwerking?
Aankondiging en voorbereiding
Leidt aankondiging en/of voorbereiding al tot (re)actie?
Onderzoeksproces
Heeft het onderzoeksproces invloed??
rapportage
2. Primaire doorwerking
3. Secundaire doorwerking
4. Nawerking
Ambtelijk wederhoor en bestuurlijke reactie
Publicatie en behandeling raad
Nageschakelde besluiten en processen
Krijgen het rapport en het advies steun van de raad is er kritiek/afwijzing? En wordt dat breed gedeeld?
Komen aanbevelingen, toezeggingen en besluiten terug in b.v.. beleidsnota’s en rolneming; is er ander gedrag?
Krijgen het rapport en het advies ambtelijk en/of bestuurlijk steun of is er kritiek/afwijzing?
Wat besluit de raad?
Stap 3: uitzetten digitale vragenlijst: Aan alle raadsleden en burgercommissieleden is een korte digitale vragenlijst voorgelegd. Enerzijds om te peilen in hoeverre raads- en commissieleden bekend zijn met de adviezen. Anderzijds om in beeld te brengen hoe zij – voor zover bekend met de adviezen – daarop terugblikken en welke ‘tips’ ze hebben voor de toekomst. Ook is gevraagd of ze bereid zijn deel te nemen aan een kort (online) verdiepend gesprek. De respons op de vragenlijst was 76% onder de raadsleden en 38% onder de burgercommissieleden. Acht raadsleden hebben zich ook aangemeld voor een gesprek. Stap 4: verdiepende gesprekken. Er zijn verdiepende (groeps)gesprekken gevoerd met op het terrein van de adviezen betrokken ambtenaren, met twee leden van het college en met 6 raadsleden. De gesprekken met de ambtenaren waren bedoeld om te reflecteren op de factsheets (correct? herkenbaar?), de inhoud en ‘ontvangst’ van het advies, de mate waarin het advies een rol heeft gespeeld bij de verdere besluitvorming en welke factoren daarbij een rol speelden. In het gesprek met de wethouders en raadsleden is meer in algemene zin gereflecteerd op de adviezen (inhoud, timing, focus, etc.) en op de eigen rolneming bij de behandeling en opvolging van de adviezen.
In alle gesprekken is ook ingegaan op de lessen die kunnen worden geleerd voor de rekenkamercommissie en voor de raad en het college. Stap 5: per advies opstellen rapport van bevindingen en ambtelijke reflectie. Op basis van de eerdere bronnenanalyse en de gesprekken zijn de drie kernhoofdstukken over elk van de adviezen uitgewerkt en voor ambtelijke reflectie voorgelegd. Vooral ter
8
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
verificatie van de duidelijkheid, juistheid en volledigheid. Deze kernhoofdstukken geven per advies antwoord op de eerste vier deelvragen van het doorwerkingsonderzoek. De ambtelijke reflectie heeft tot een aantal verduidelijkingen, nuanceringen en aanvullingen geleid maar niet tot essentiële aanpassingen. Stap 6: integrale analyse en rapportage. Parallel aan de ambtelijke reflectie is een integrale analyse gemaakt, zijn de onderzoeksvragen beantwoord en algemene conclusies en aanbevelingen opgesteld. De rapportage is beoordeeld door de rekenkamercommissie waarna nog een aantal laatste verduidelijkingen en aanpassingen zijn gemaakt. Stap 7: ambtelijk wederhoor en bestuurlijke reactie. Als laatste stap is de integrale rapportage parallel voor ambtelijk wederhoor en de bestuurlijke reactie voorgelegd en waar aan de orde van laatste aanpassingen voorzien. 1.4 Leeswijzer De rapportage is als volgt opgebouwd. De hoofdstukken 2 tot en met 4 bevatten de analyse van de doorwerking van elk van de drie adviezen. De opbouw is steeds dezelfde: -
De achtergrond en vraagstelling van het advies
-
Een samenvatting van de conclusies en aanbevelingen in het advies
-
Een reconstructie van de tijdlijn en doelbereiking van de adviezen
-
Een analyse van de doorwerking en factoren die een rol hebben gespeeld
-
Een slotreflectie
In hoofdstuk 5 worden de onderzoeksvragen beantwoord en slotconclusies getrokken. De rapportage sluit in hoofdstuk 6 af met aanbevelingen aan de rekenkamercommissie, de raad en het college. In de bijlagen staat een overzicht van alle geraadpleegde bronnen (bijlage 1) en geïnterviewde personen (bijlage 2) en van de respons op de digitale vragenlijst (bijlage 3).
9
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
2 Advies “Maatschappelijk vastgoed” 2.1 Achtergrond en vraagstelling Bij haar start in 2015 heeft de rekenkamercommissie bij de raads- en commissieleden en griffiers van de drie voormalige gemeenten Schijndel, Veghel en Sint-Oedenrode verkend wat urgente onderzoeksonderwerpen zijn. Uit die verkenning kwam naast het woonbeleid (dat onderwerp zou zijn van het eerste rekenkameronderzoek) ook het beheer van het maatschappelijk vastgoed naar voren. Motieven voor de keuze waren zowel de maatschappelijke (en daarmee beleidsmatige) relevantie als de complexiteit van de materie. En bij het laatste vooral de vraag hoe de raad daarbij toch zijn kaderstellende en controlerende rol kan vervullen en wat dat betekent voor het borgen van de informatiepositie van de raad. Als algemene onderzoeksvraag werd geformuleerd: “Welke informatie heeft de gemeenteraad van Meierijstad nodig op wat voor moment en in welke vorm om weloverwogen kaders te kunnen stellen en te kunnen controleren in het maatschappelijk vastgoedbeleid van de gemeente?” Dit is vertaald in een aantal deelvragen waarop in twee fasen antwoord is gezocht: Als eerste een algemene verkenning naar wat relevante informatie voor een gemeenteraad in het algemeen in dit kader is en hoe en op welke momenten die beschikbaar moet zijn. En als tweede een vertaling daarvan naar de specifieke situatie in Meierijstad.
Wat betreft de tweede fase is ook expliciet gevraagd om de gemeenteraad concrete handvatten te bieden, dat wil zeggen niet (alleen) een ‘traditioneel’ onderzoeksrapport. De twee fasen van het onderzoek zijn uitgevoerd
Figuur 2.1: stadia van professionalisering in vastgoedbeheer
door bureau Republiq, een in vastgoedbeheer gespecialiseerd onderzoeksen adviesbureau. Bij fase 1 is vooral gebruik gemaakt van secundaire bronnen (andere onderzoeken, voorbeelden van andere gemeenten, algemene literatuur) en bureau-expertise. In fase 2 zijn de specifieke gemeentelijke documenten bestudeerd, zijn er gesprekken gevoerd met betrokkenen en zijn de (bestaande en in ontwikkeling zijnde) informatiesystemen (objectbeheer, financieel e.a.) ingezien.
10
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Als referentiekader (‘normenkader’) is een ontwikkelingsmodel gehanteerd dat een onderscheid maakt in vier stadia van ‘professionalisering’: beheerder, controller, analist en strateeg. Het onderzoek is afgebakend tot het maatschappelijk vastgoed dat eigendom is van de gemeente. Het resultaat van het onderzoek is drieledig: 1. Een notitie met bevindingen en aanbevelingen over de informatie-architectuur, mede in relatie tot de rolneming door de raad; daarin ook aandacht voor het ontwikkelperspectief in de wijze van vastgoedbeheer (‘van beheerder naar strateeg’). 2. Een ‘leidraad’ voor de raad, met daarin de kernpunten voor die rolneming. 3. Een ‘vastgoedkaart’ met concrete suggesties voor vragen die raadsleden kunnen stellen in relatie tot het beleid, de uitvoering en het financieel beheer. 2.2 Conclusies en advies Conclusies De belangrijkste conclusie van het onderzoek is dat de basisinformatie op objectniveau (kadastrale gegevens, kosten, etc.) grotendeels aanwezig is. Als omissies worden genoemd het (deels) ontbreken van informatie over verduurzaming (zoals een energie-index), beheer (conditie, keuringen etc.) en opbrengsten (huur). Ook stellen de onderzoekers vast dat een totaaloverzicht van de vastgoedportefeuille ontbreekt. Bijvoorbeeld wat betreft de gebruikerstevredenheid (die is wel bekend bij de specifieke beheerders).
Hierdoor en door het ontbreken van een integraal vastgoedplan is het volgens de onderzoekers niet mogelijk integraal financieel te sturen op het gemeentelijke vastgoed en de maatschappelijke functies optimaal in te zetten en te benutten. Ook wordt gewezen op het risico op incidenten vanwege
Figuur 2.2: positionering Meierijstad in stadia van professionalisering vastgoedbeheer
het ontbreken van een totaaloverzicht keuringen, inspecties en de bouwkundige staat. Ze stellen wel vast dat op dat punt in 2018 en nul-meting is voorzien. Als geheel plaatsen de onderzoekers de gemeente qua vastgoedbeheer in een ontwikkelingsfase tussen beheerder en controller.
11
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Advies De onderzoekers geven aan de gemeenteraad (samengevat) vier aanbevelingen mee: 1. Stel gedurende de beleids- en begrotingscyclus de juiste kritische vragen. Gebruik daarbij de ‘Leidraad voor de raad’ en de ‘vastgoedkaart’ die zijn aangeboden. 2. Leg vast dat in plannen voor beleidsterreinen waar maatschappelijk vastgoed mee is gemoeid (zoals kunst en cultuur, sport, onderwijs, welzijn) een vastgoedparagraaf wordt opgenomen. 3. Leg in de financiële verordening vast dat de kaders voor het vastgoed worden opgenomen in een (periodiek te actualiseren) vastgoednota. 4. Leg in de financiële verordening vast dat in de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde vastgoedbeleid. Aan het college en de ambtelijke organisatie worden drie aanbevelingen meegegeven: 5. Maak het centraal vastgoedsysteem compleet. 6. Breid de geplande nulmeting (in 2018) uit door niet alleen de technische informatie over inspecties, keuringen etc. vast te leggen maar ook alle financiële informatie (kosten en opbrengsten). 7. Zorg voor een aansluiting tussen de financiële administratie en de gebouwenlijst waarbij alle financiële data op gebouwniveau begroot en geboekt kan worden. Als aanvullend advies voor het college kan de gemeente volgens de onderzoekers daarmee groeien van beheerder naar controller.
Voor de middellange termijn adviseren de onderzoekers om ook informatie over bezetting en huurdertevredenheid te registreren en te zorgen voor een eenduidige huurprijssystematiek. 2.3 Korte tijdlijn Op basis van de uitgebrachte offertes is in april 2017 aan Republiq opdracht gegeven tot het uitvoeren van het onderzoek. Het onderzoek heeft een doorlooptijd gehad van circa 6 maanden en is eind oktober 2017 voor ambtelijk wederhoor voorgelegd. De ambtelijke reactie van 21 november 2017 is zeer kritisch. Daarin wordt gesteld dat het (concept)rapport onvoldoende representatief is, dat er onjuistheden in staan (waar blijkbaar eerder ook al op is gewezen) en dat nuanceringen ontbreken. Dat laatste vooral ook in relatie tot lopende trajecten (beleidsvorming, opzetten centrale vastgoedregistratie, de aandacht voor verduurzaming etc.) en de context van de net gefuseerde organisatie. Dit leidt tot enige aanpassingen in het rapport. De bestuurlijke reactie van 15 januari 2018 is kort: “de aanbevelingen worden verwerkt in de kadernota die eind 2018 wordt aangeboden”.
12
2017
10/03 Onderzoeksvoorstel RKC
10/04 voorstel Republiq
?? Concept-rapport
2018
15/01 bestuurlijke reactie en instemming
01/02 commissie oordeelsvorming
08/02 vaststelling advies in de Raad
15/08 duurzaam meerjaren onderhoudsplan 2018-2028
25/10 commissie beeldvorming kadernota
20/12 vaststelling kadernota raad
2019
20/11 vastgoed portefeuille
20/11 nota kostendekkende huur
16/10 duurzaamheidsvisie
21/12 commissie beeldvorming (presentatie) 28/12 raadsvoorstel
29/05 woonvisie
21/11 reactie ambtelijk wederhoor
23/04 sportnota
2020
2022
Vastgoedparagraaf in jaarstukken
2021
Vastgoedparagraaf in jaarstukken
07-04-2023 Advies met gevolg? Arena Consulting
13
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
De (beeldvormende) presentatie aan de raad vond plaats op 21 december 2017. Daar golden vooral instemming en complimenten voor het onderzoek en de heldere weergave. In de oordeelsvormende commissie van 1 februari 2018 geven alle fracties aan de aanbevelingen te willen overnemen. Bij de vaststelling van het advies in de raadsvergadering van 8 februari 2018 wordt een amendement aangenomen. Daarin wordt het college expliciet de opdracht gegeven om in alle relevante beleidsnota’s een vastgoedparagraaf op te nemen, een voorstel voor de wijziging van de financiële verordening voor te leggen en om bij de aanbieding van de kadernota vastgoed aan te geven hoe de aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn verwerkt. 2.4 Doorwerking advies aan de raad Goede ontvangst en geslaagde poging complexe materie toegankelijk te maken Over het geheel gezien heeft het advies – behoudens de ambtelijke reactie in het kader van het wederhoor – een positieve ontvangst gehad. Zowel bij de raad als bij het college. Met het advies (en de vorm waarin het werd gegoten) is een geslaagde poging gedaan om de voor raadsleden complexe materie rond het beheer van (maatschappelijk) vastgoed behapbaar te maken.
Geboden handvatten worden in eerst aanleg ook gebruikt door de raad … In de kern is het advies om als raad de kaderstellende en controlerende rol actiever op te pakken en daarbij gebruik te maken van de aangereikte instrumenten (leidraad en vastgoedkaart). We zien in elk geval dat het onderzoek en advies de interesse van de raad wekken voor vastgoedbeheer. Vooral ook de relatie met (strategisch) financieel beheer én de maatschappelijke functies van gemeentelijk vastgoed. We zien dit zowel terug bij de behandeling en vaststelling van het advies als bij de behandeling eind 2017 en vaststelling van de kadernota in december 2018. Bij de behandeling en vaststelling van het advies is ook een tweeledig amendement ingediend en aangenomen. Ten eerste de expliciete opdracht aan het college om de beleidsmatige aanbevelingen te implementeren. Ten tweede om bij de aanbieding van de kadernota te rapporteren over de implementatie van de aanbevelingen over de informatie-architectuur. Bij de behandeling van de kadernota stellen raadsleden ook (kritische) vragen die ingegeven lijken te zijn door de vastgoedkaart. … maar de aandacht en rolneming ebben weer weg Daarna ebt de aandacht weg, zo lijkt het. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt ervaren dat raads- en commissieleden vooral technische (detail)vragen stellen bij voortgangsrapporten of de jaarstukken.
Of dat de aandacht naar specifieke objecten uitgaat waar bijvoorbeeld maatschappelijke discussie over is. Waar bij de behandeling van het advies vanuit de raad nog nadrukkelijk op het belang van de maatschappelijke functies van het gemeentelijke vastgoedbeheer als geheel werd gewezen, wordt daar bij de voortgangsrapportages niet of nauwelijks nog op ingegaan. Mogelijk blijft voor raadsleden het vastgoedbeheer als algemene taak van de gemeente toch te complex of staat wat ver van de politieke besluitvorming af (‘gezien als beheerstaak’).
14
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
De bekendheid met het advies is bij de huidige raad beperkt. Van de raadsleden die de digitale vragenlijst hebben ingevuld (28) geven er 5 (18%) te kennen het advies inhoudelijk goed te kennen en 14 (32%) het globaal te kennen. De overige kennen het niet of weten alleen van het bestaan. Van de burgercommissieleden die de lijst hebben ingevuld (10) geven er 9 aan het advies niet te kennen of alleen van het bestaan te weten. Het gaat allemaal om burgercommissieleden die na 2018 zijn gestart.
2.5 Doorwerking advies aan het college Kadernota mede gebaseerd op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie Het college geeft bij de behandeling van het advies aan de aanbevelingen te zullen overnemen en te verwerken in de kadernota. De nota wordt in oktober 2018 aan de commissie gepresenteerd en gaat onder andere in op de maatschappelijke functies van het gemeentelijke vastgoed, de uitvoeringskaders (veiligheid, gezondheid, duurzaamheid, toegankelijkheid etc.), de financiële kaders, onderhoud en organisatie. Bij de presentatie en aanbieding van de kadernota in de commissie wordt expliciet aangegeven dat deze (mede) is gebaseerd op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Dit wordt ook in (de inleiding van) de nota zelf vermeld. Het aanbieden en vaststellen van de nota is in lijn met aanbeveling 3. Dit met de kanttekening dat de financiële verordening daar niet op is aangepast (ook onderdeel van aanbeveling 3). Hetzelfde geldt voor aanbeveling 4 om in de verordening vast te leggen dat in de jaarrekening een vastgoedparagraaf wordt opgenomen. De verordening is niet aangepast, maar vanaf 2019 bevat de jaarrekening conform het advies een vastgoedparagraaf. Gedeeltelijke doorwerking in andere beleidsnota’s In de loop van 2018 worden diverse nota’s vastgesteld, onder andere voor sport (april), wonen (mei) en duurzaamheid (oktober).
In de sportnota staat een verwijzing naar een lopend onderzoek naar de professionalisering van het beheer van het voor sport en recreatie relevante maatschappelijk vastgoed. De woonvisie bevat geen verwijzing naar het maatschappelijk vastgoed. In de duurzaamheidsvisie wordt expliciet aandacht besteed aan de verduurzaming van maatschappelijk vastgoed (ambitie CO2-neutraal in 2030). Materieel is de praktijk daarmee deels in lijn met aanbeveling 2. Organisatorische aanbevelingen in gang gezet De nota haakt inhoudelijk ook aan bij aanbevelingen van de rekenkamercommissie over de organisatie en informatie-architectuur. Dat wordt ook expliciet benoemd. Als specifieke punten worden genoemd de centrale vastgoedregistratie (aanbeveling 5), het verbreden van de technische nulmeting (aanbeveling 6) en de aansluiting tussen de financiële administratie en de gebouwenlijst (aanbeveling 7). Verder wordt aangegeven dat de verduurzaming wordt meegenomen in het meerjaren onderhoudsprogramma. Ook wordt de ambitie uitgesproken om op termijn door te groeien naar analist. De nota is op dit punt
15
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
echter nog algemeen. De concretisering daarvan heeft later plaatsgevonden in verschillende deelprojecten. Met de verbreding van de nulmeting is vanaf 2019 een start gemaakt en zijn tot op heden grote stappen gezet. Op onderhouds- en installatietechnisch terrein zijn alle panden gescreend. Met de screening van de gebouwenexploitaties (financieel) hebben we inmiddels van alle gebouwen inzichtelijk hoe deze er financieel voor-/bijstaan en voor de huurinning is er een aansluiting tussen de contracten-/gebouwenlijst en de financiële administratie (interne audit). Verhuren van gebouwen geschiedt tegen ten minste de kostendekkende huurprijs of tegen marktconforme huren tenzij deze lager is dan kostprijs dekkend. Inmiddels lopen de werkelijke exploitaties ook in de pas met de begroting per pand en worden deze tijdig bijgesteld. Ook wordt de ambitie uitgesproken om door te groeien naar ‘analist’ wat betreft het vastgoedbeheer. Het centrale vastgoedregistratiesysteem is daarbij ook gekoppeld aan het gemeentelijke zaaksysteem, de financiële administratie (Key2Finance) en het Kadaster. Het systeem verzorgt ook de managementinformatie en informatie die nodig is voor de meerjarenonderhoudsplanning (inclusief de verduurzaming daarbij).
Nuancering: professionalisering vastgoedbeheer was al in gang gezet Inhoudelijk gezien zijn beleid en praktijk inmiddels in belangrijke mate in lijn met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie en heeft het advies zijn werk gedaan. Daarbij wel de kanttekening dat een aantal lijnen zoals voorgesteld in het advies, al in gang waren gezet in het kader van de fusie. En mogelijk waren die ook zonder advies tot stand gekomen. Een van de doelstellingen van de fusie was immers ‘professionalisering’, ook in het vastgoedbeheer. Zo was er al een projectgroep aan de slag met de inventarisatie, harmonisatie, de voorbereiding van het beleid en het inrichten van de organisatie. Binnen de context van de fusie was de organisatie zich nog aan het ‘zetten’ (onrust, onduidelijkheden, aan elkaar wennen etc.) en moest er worden gewerkt binnen de context van verschillende praktijken van de voormalige gemeenten (Veghel kende al een centrale vastgoedregistratie en vastgoedafdeling, Sint-Oedenrode en Schijndel niet). Het niet of onvoldoende benoemen van die factor in het onderzoek is ook een van de voornaamste kritiekpunten in het ambtelijke wederhoor. 2.6 Samengevat Overwegend hoge realisatie van vooral de aanbevelingen aan het college We zien dat de concrete aanbevelingen wat betreft het vastgoedbeheer in de organisatie allemaal zijn ingevuld.
Dat geldt zowel voor het centrale vastgoedsysteem als in inrichting van de informatiehuishouding. Ook beleidsmatig zien we de aanbevelingen in de praktijk grotendeels terug. Zij het dat het advies om ook de financiële verordening, niet is gerealiseerd. De raad stelt wel kritische vragen, maar de focus ligt – na het vaststellen van de kadernota – toch vooral op de casuïstiek. De vastgoedkaart komt niet expliciet terug
16
07-04-2023
Advies met gevolg?
Aanbevelingen aan de gemeenteraad
Arena Consulting
Gerealiseerd?
1.
Stel kritische vragen
+/o
2.
Neem vastgoedparagraaf op in beleidsnota’s
o/-
3.
Leg in de financiële verordening vast dat er een vastgoedparagraaf in jaarrekening komt
- (+)
4.
Leg in de financiële verordening vast dat er een periodiek te actualiseren kadernota maatschappelijk vastgoed komt
- (+)
+ = gerealiseerd
O = deels gerealiseerd
- = niet gerealiseerd
Aanbevelingen aan het college van B en W
Realisatie?
5.
Werk toe naar een centraal vastgoedsysteem
+
6.
Breid de nul-meting uit met financiële informatie
+
7.
Leg een koppeling tussen de gebouwenlijst en de financiële administratie
+
8.
Spreek ambitie uit om door te groeien naar ‘analist’ (en op termijn ‘strateeg’)
+
+ = gerealiseerd
O = deels gerealiseerd
- = niet gerealiseerd
In hoeverre de realisatie ook een direct of indirect gevolg is van het advies, is niet met precisie te bepalen. Een aantal zaken, vooral wat betreft de aanbevelingen aan het college, liep. Waarschijnlijk heeft het advies wel een extra prikkel gegeven om ook meer strategisch naar het beheer van het maatschappelijk vastgoed te kijken (aandacht voor maatschappelijke functies). Het onderzoek heeft ook het onderwerp op het netvlies gebracht van de raad. Maar zoals aangeven lijkt daar de kaderstelling en controle op strategisch niveau minder te beklijven en ligt de aandacht van de raad toch vooral bij casuïstiek. Bevorderende en belemmerende factoren Wat zijn dan factoren die mogelijk hebben bijgedragen aan de doorwerking of die juist hebben belemmerd? Belangrijkste positieve factoren zijn de deskundigheid van het bureau dat het onderzoek heeft gedaan, de concreetheid (en helderheid) van de aanbevelingen en de praktische handvatten voor de raad. Belemmerend is mogelijk (geweest) dat de context van de beleidsvorming en organisatieontwikkeling wat onderbelicht is gebleven (hetgeen wat weerstand heeft opgeroepen in de organisatie) en de vraag in hoeverre het onderwerp op zich de aandacht kan houden van de raad.
17
07-04-2023
Advies met gevolg?
Bevorderend voor de doorwerking •
Deskundig bureau dat het onderzoek heeft gedaan naar het maatschappelijk vastgoed
•
Concrete aanbevelingen
•
Raad in onderzoeks- en adviesproces meegenomen
•
Helder (complexe materie begrijpelijk gemaakt)
•
Praktische handvatten voor de raad
Arena Consulting
Belemmerend voor de doorwerking •
Feitenrelaas ambtelijk ‘koud op dak’; beeld niet herkend en inzet niet erkend
•
Context fusie en lopende trajecten
•
Interne afstemming/samenspel gemeente (horizontale doorwerking beleid)
•
Is onderwerp voldoende blijvend interessant voor de raad?
18
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
3 Advies “Duurzaamheid en maatschappelijk initiatief” 3.1 Achtergrond en vraagstelling Aanleiding Op 18 mei 2017 presenteert het nieuwe college zijn werkprogramma ‘Mijlpalen van Meierijstad’. Twee pijlers daarin zijn verduurzaming en het belang van participatie. De rekenkamercommissie grijpt het programma aan voor het doen van onderzoek naar de mogelijkheden voor de raad om lokale duurzaamheidsinitiatieven aan te jagen, stimuleren en faciliteren. Daarbij doelt de rekenkamercommissie met name ook op de volksvertegenwoordigende rol die raadsleden hebben, naast hun kaderstellende en controlerende rol. Vraagstelling De centrale vraag voor het onderzoek is in de startnotitie van 20 juli 2017 geformuleerd als: “Hoe kan de gemeenteraad van Meierijstad lokale initiatieven van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties op het terrein van de milieu dimensie van duurzaamheid aanjagen, stimuleren en faciliteren?” In de onderliggende deelvragen wordt in grote lijnen een onderscheid gemaakt tussen het maken van een ‘foto’ en het in beeld brengen van mogelijkheden voor de beoogde rolneming door de raad. De te maken foto bestaat uit drie componenten: het duurzaamheidsportret van de gemeente (hoe presteert de gemeente bijvoorbeeld op hernieuwbare energie?), een overzicht van de bestaande lokale initiatieven en een overzicht van hoe de raad feitelijk met dergelijke initiatieven omgaat.
Het opstellen van een duurzaamheidsportret was ook een van de wensen van het college en de ambtelijke organisatie. In de afstemming tussen de ambtelijke organisatie en de rekenkamercommissie is afgesproken dat het betreffende deel van het onderzoek van de rekenkamercommissie ook in die behoefte voorziet. Onderzoekers en onderzoeksaanpak Het onderzoek wordt – vanwege de specifieke expertises - uiteindelijk uitgezet bij twee bureaus, te weten Telos voor het opstellen van het duurzaamheidsprofiel en K+V voor de overige onderdelen en het beantwoorden van de centrale onderzoeksvraag. Telos hanteert voor het opstellen van een duurzaamheidsprofiel eigen databases met ruim 100 indicatoren voor duurzaamheid op de dimensies economie, samenleving en ecologie. Onderdeel van de foto is ook een vergelijking met andere gemeenten (benchmark).
19
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
K+V hanteert een eigen model voor het in kaart brengen van de rol(len) die de raad kan hebben bij maatschappelijke initiatieven. Daarbij wordt zeer kort samengevat de aard en invulling van de rol afgezet tegen de fase of ‘volwassenheid’ waarin een initiatief verkeert. Resultaat onderzoek Het resultaat van het onderzoek is drieledig: 1. Een uitvoerig ‘duurzaamheidsportret’ van de gemeente, opgesteld door Telos (inclusief bijlagen 209 pagina’s) 2. Een onderzoeksrapport van K+V met daarin een inventarisatie van stakeholders, enkele casestudies rond maatschappelijke initiatieven en een reflectie op de rol van de raad. 3. Een eigen rapportage van de rekenkamercommissie waarin de hoofdpunten uit beide hiervoor genoemde onderzoeken zijn samengevat en voorzien van conclusies en aanbevelingen. 3.2 Conclusies en advies Conclusies Op basis van het Telos-onderzoek constateert de rekenkamercommissie dat Meierijstad op de onderscheiden dimensies landelijk bovengemiddeld scoort op duurzaamheid. Dit geldt vooral voor afval en grondstoffen, water, hinder en calamiteiten, veiligheid en economische participatie. Onder gemiddeld scoort de gemeente op infrastructuur en bereikbaarheid, kennis, energie, natuur en landschap en bodem. De rekenkamercommissie ziet hierin mogelijkheden voor de gemeente om de duurzaamheidsprestaties te verbeteren.
De rekenkamercommissie stelt ook vast dat er in de gemeente minimaal dertig duurzaamheidsinitiatieven in verschillende stadia van volwassenheid zijn. De meeste op het terrein van afval en grondstoffen. De gemeente is daarbij veelal betrokken als facilitator. Verder concludeert de rekenkamercommissie dat initiatiefnemers goed te spreken zijn over de contacten met de gemeente. Daarbij valt de commissie wel twee zaken op1: 1. Er is meer behoefte aan sturing op commitment van deelnemers en meer structurele samenwerking. 2. Er de wens ligt dat de gemeente ook meer de voortrekkersrol inneemt in het permanent agenderen van verduurzaming. Hier ligt volgens de commissie een kans voor zowel het college als de raad.
1 In het advies zelf staat dat drie zaken opvallen, maar in de tekst daaronder worden er maar twee genoemd.
20
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Advies Op basis van deze conclusies doet de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen: 1. Bepaal de duurzaamheidsambities en geef aan wat het realiseren van die ambities mag kosten. 2. Vul (het bereiken van) de ambities verder in met partijen uit de samenleving. De rekenkamer doet daarbij op basis van het duurzaamheidsportret de suggestie om in elk geval vijf thema’s samen met maatschappelijke initiatieven op te pakken: a.
Energie: terugdringen elektriciteitsverbruik huishoudens; het specifieke advies is om b.v. samen met woningcoöperaties en inwoners een actieprogramma op te stellen.
b. Energie: zonnepanelen en windenergie; als suggestie wordt gedaan dat de raad informeert naar de behoefte van inwoners en wat nodig is om energieopwekking via zonnepanelen te stimuleren en tegen welke belemmeringen initiatiefnemers aanlopen. Wat betreft het plaatsen van windmolens geeft de rekenkamercommissie mee dat hier vooral ook input vanuit de samenleving van belang is. c.
Afval- en grondstoffen: daarbij het accent op gescheiden inzameling en hergebruik en recycling van afvalstoffen en burgers en bedrijven consulteren bij de uitwerking.
d. Luchtkwaliteit (mobiliteit en bedrijvigheid): zorgen voor zichtbaarheid van de gemeente en focus op het activeren en stimuleren van bedrijven en maatschappelijke initiatieven. e.
Intensieve veehouderijen (bodem en water): zorgen voor beleid (duidelijke doelen) en spelers in de sector beter in beeld hebben en beter in beeld zijn
3. Doe aan duidelijk verwachtingenmanagement (wat zijn financiële en juridische mogelijkheden, in welke rol zit gemeente, etc.) 4. Zoek als raad periodiek contact met maatschappelijke initiatieven. 5. Informeer partijen in de samenleving over mogelijkheden, regelgeving en het aanbod van de gemeente. Op de oorspronkelijke hoofdvraag wordt geen expliciet antwoord gegeven of advies aangedragen. 3.3 Reconstructie tijdlijn Onderzoek Op basis van de uitgebrachte offertes heeft de rekenkamercommissie Telos en K+V eind september 2017 opdracht gegeven tot het uitvoeren van de onderzoeken. Daarbij was de aanname en afspraak dat in het K+V-rapport de bevindingen van Telos zouden worden verwerkt en mede wordt gebruikt voor het doen van aanbevelingen. Een goed samenspel tussen de twee bureaus was daarbij essentieel. De doorlooptijd van de onderzoeken was circa 8 maanden. Binnen dat traject is op 1 februari 2018 een werksessie met de raad georganiseerd over hoe de raad om kan gaan met maatschappelijke initiatieven. Het definitieve rapport van Telos is 28 mei 2018
21
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
opgeleverd. Het rapport van K+V op 30 mei 2018. Dit met de aantekening dat de (concept)bevindingen van het Telos-onderzoek eind 2017 al beschikbaar waren. Rapportage Op basis van de twee deelrapporten heeft de rekenkamercommissie een eigen rapport met advies opgesteld. Dit is voor ambtelijk wederhoor op 16 mei 2018 voorgelegd. De ambtelijke reactie is grosso modo tweeledig. Bij het rapport van Telos worden vooral veel inhoudelijke vragen gesteld en enkele vraagtekens geplaats. Over de juistheid en ook de gedateerdheid van de gegevens en over de interne consistentie van de rapportage (over congruentie tussen ‘scores’ en tekst). Op het rapport van K+V is vooral redactionele kritiek wat betreft spelling, tikfouten, zinsconstructie en onjuiste aanduiding van bijvoorbeeld organisaties. De eindversie waarin het ambtelijk wederhoor is verwerkt is gedateerd 30 mei 2018. Op 21 juni 2018 presenteert de rekenkamercommissie de bevindingen in de commissie (beeldvorming). De bestuurlijke reactie (van 3 juli 2018) is in juli aan het rapport van de rekenkamercommissie toegevoegd. Het college bedankt de rekenkamercommissie voor het rapport als aanvulling op wat de gemeente al in gang heeft gezet.
De aanbevelingen worden onderschreven vooral ook waar concrete suggesties worden gedaan voor het stimuleren van maatschappelijke initiatieven (energie, duurzame mobiliteit, afval- en grondstoffen, bodem en water). Oordeels- en besluitvorming Na de aanbieding aan de raad en daarmee publicatie ontstaat nog voor de oordeelsvormende vergadering een publiek debat over een specifiek onderdeel: de bevindingen over de bodemrisico’s ten gevolge van het uitrijden van mest. Hierover worden door ZLTO (5 augustus 2018) en de Nederlandse Melkveehouders (NMV, 10 september 2018) brieven geschreven aan de rekenkamercommissie. Daarin worden ernstige bezwaren geuit tegen de kwalificaties van de bodemkwaliteit en twijfels geuit over de Telos-methode. Ook verschijnen er in lokale media berichten over dit deel van de bevindingen.
22
20/07 Onderzoeksvoorstel RKC
2017
11/09 voorstel Telos
14/09 voorstel KplusV
30/05 rapport K+V gereed
28/05 rapport Telos gereed
28/11 RIB
2018
01/02 sessie met de raad
Ambtelijk wederhoor 17-30 mei
05/06 RIB
03/07 bestuurlijke reactie
21/06 beeldvorming commissie (presentatie RKC)
09/07 adviesrapport RKC gereed
26/08 brief RKC aan de raad
08/11 duurzaamheidsvisie en programma vastgesteld
2019
26/09 – 03/10 krantenberichten
20/09 vaststelling raad
13/09 oordeelsvorming commissie
10/09 brief NMV
05/08 brief ZLTO
06/02 Toekomst Zon en Wind in de raad
19/03 verordening duurzaamheid
20/11 nieuwe afvalstoffenverordening
15/12 voorontwerp omgevingsvisie
2020
12/04 raadsinformatiebrief voortgang
22/06 raadsinformatiebrief voortgang
2021
31/03 raadsinformatiebrief voortgang
11/11 transitievisie Warmte
27/01 duurzame mobiliteitsvisie
2022
07-04-2023 Advies met gevolg? Arena Consulting
23
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
In de oordeelsvormende commissievergadering van 13 september 2018 zijn er veel complimenten voor het onderzoek en de aanbevelingen maar ook – vanuit enkele fracties kritiek op de kwalificatie van de bodemkwaliteit door fosfaat en stikstof en wordt de Telosmethode ter discussie gesteld. In reactie op de brieven van ZLTO en de NMV richt de rekenkamercommissie zich in een brief van 26 augustus 2018 aan de gemeenteraad waarin tekst en uitleg wordt gegeven over de onderzoeksverantwoording. Enerzijds wordt de ‘hardheid’ van de uitspraken over fosfaat en stikstof genuanceerd. Anderzijds wordt onderbouwd dat ook als de uitgangspunten van ZLTO en de NMV worden gehanteerd, er risico’s blijven en fosfaat en stikstof dus een plek verdienen in een duurzaamheidsvisie. Het advies wordt op 20 september 2018 geamendeerd overgenomen door de raad. In het amendement worden de conclusies over de vermesting van bodem en water uitgesloten van de opdracht aan het college om het advies te betrekken bij de uitwerking van de duurzaamheidsvisie. Beleidsontwikkeling Deze duurzaamheidsvisie wordt, inclusief uitvoeringsprogramma op hoofdlijnen, op 8 november 2018 unaniem door de raad vastgesteld.
In de visie staan de algemene uitgangspunten (waaronder het benadrukken van een participatieve aanpak, dat wil zeggen samen met burgers, bedrijven en instellingen) en de prioriteiten, geordend onder drie duurzaamheidsthema’s: Energiek en verantwoord (energie, CO2), circulair en schoon en klimaatbestendigheid en biodiversiteit. In het uitvoeringprogramma zijn de prioriteiten vertaald in totaal 40 actiepunten. Bij deze actiepunten is ook aangegeven wanneer ze moeten zijn gerealiseerd en hoe ze worden gerealiseerd. Bij het laatste wordt een onderscheid gemaakt in acties die de gemeente zelf uitvoert, acties die in co-productie (met andere burgers, bedrijven, instellingen etc.) worden uitgevoerd en acties die de gemeente niet zelf uitvoert maar waarvan ze het in gang zetten wel wil stimuleren en/of faciliteren. In de visie wordt de landbouw alleen in algemene zin genoemd in relatie tot biodiversiteit. In het kielzog van de duurzaamheidsvisie zijn ook deelvisies opgesteld, is lokale regelgeving geactualiseerd (zoals de afvalstoffenverordening) en is een aantal faciliteiten gecreëerd zoals informatie via de website, subsidieregelingen en het opzetten van een duurzaamheidsplatform. Over de voortgang in de realisatie van de duurzaamheidsdoelstellingen wordt jaarlijks gerapporteerd en wordt de voortgang met de raad besproken.
Daarnaast worden er op initiatief van de raad of de ambtelijke organisatie, bijpraatsessies georganiseerd over diverse onderwerpen in relatie tot verduurzaming.
24
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
3.4 Doorwerking advies vastleggen ambities Vastleggen ambities In september 2018 heeft de gemeente haar duurzaamheidsvisie vastgelegd, inclusief een uitvoeringprogramma en projecten. Wat de doorwerking betreft wordt in de beleidsvisie op een aantal plaatsen expliciet naar het rapport van de rekenkamercommissie verwezen: -
Het rapport als geheel als een van de bronnen voor het opstellen van de visie.
-
Waar het gaat om het investeren in participatietrajecten en overlegstructuren met de (maatschappelijke) partners.
-
Het mede gebruiken van het duurzaamheidsportret van Telos voor de nulmeting en uit te voeren periodieke monitoring.
Ook in de beeldvormende avond over de duurzaamheidsvisie op 6 september 2018 is het rapport van de rekenkamer aangehaald. Inhoudelijke focus De rekenkamercommissie geeft als suggestie vijf thema’s mee waar kansen liggen voor verduurzaming en waarbij participatie vanuit en met de samenleving een rol kan spelen. We zien deze thema’s ook terug in het beleid en de uitvoering die de afgelopen jaren zijn ontwikkeld. Of als project of actiepunt in het kader van de duurzaamheidsvisie (gescheiden inzameling en hergebruik), als apart beleidsspoor (duurzame mobiliteit, energietransitie), als lokale regelgeving (afvalstoffenverordening) of als onderdeel van een ander beleidsspoor (aandacht voor de landbouw in de omgevingsvisie). De aanbeveling over het elektriciteitsverbruik bij huishoudens is niet expliciet terug te vinden. Anders dan een korte vermelding in het uitvoeringsprogramma dat aandacht wordt besteed aan het vergroten van de bewustwording van burgers. Burgers kunnen gebruik maken van een gemeentelijke energiecoach en op de gemeentelijke website doorverwijzingen vinden naar andere loketten (zoals het regionaal energieloket of subsidiemogelijkheden).
Dat elektriciteitsverbruik minder aandacht krijgt hangt mogelijk samen met de grote aandacht die nu vooral uitgaat naar verminderen van het gasverbruik en op termijn (2050) aardgasvrij maken van Meierijstad (zoals vastgelegd in de ‘transitievisie Warmte Meierijstad) en de vertaling daarvan in het project ‘Meierijstad aardgasvrij’. Daar komt bij dat het verduurzamen en elektrificeren waarschijnlijk juist zal bijdragen aan een stijgend elektriciteitsverbruik. De betreffende aanbeveling is daarmee in zekere zin door de tijd ingehaald. 3.5 Doorwerking advies participatie Bij het totstandbrengen van projecten en initiatieven of beleidsnota’s wordt ook nadrukkelijk de betrokkenheid van burgers, ondernemers en maatschappelijke instellingen gezocht. De meer structurele samenwerking in en met maatschappelijke initiatieven is de afgelopen jaren ook verder toegenomen. Bijvoorbeeld met de woningcorporaties voor het
25
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
verduurzamen van huurwoningen, in de energiecoöperatie Meierijstad (ECM) of het duurzaamheidsplatform. Partners zijn naast de woningcoöperaties, huurderverenigingen, waterschappen, het POM, energiemaatschappijen, de provincie, andere gemeenten, de Rabo-bank, NGO’s, kringloopbedrijven, scholen, verenigingen, individuele bedrijven of bedrijvenverenigingen, sociale werkbedrijven (WSD, IBN), ZLTO, dorps- en wijkraden, Agrifood Capital ea. Wat het advies over het verwachtingenmanagement betreft zien we in elk geval dat de gemeente een duidelijke rol kiest in elk van de initiatieven en samenwerkingsvormen: of die zelf naar zich toe trekt, initiatieven ‘enkel’ faciliteert (op uiteenlopende wijzen) of dat sprake is van co-creatie. Ook zien we een zekere doorwerking van de visie(s) vanuit de samenleving op het gemeentelijke beleid. Dit geldt onder andere voor de visie van het ZLTO op de agrarische sector in Meierijstad die aan de gemeente is aangeboden met het oog op de (ontwerp)omgevingsvisie (die inmiddels overigens is teruggenomen). Hierbij ook de opmerking dat de controverse rond bodemkwaliteit in relatie tot de mest in eerste aanleg een drempel vormde voor de communicatie tussen sector en gemeente. Dit is – afgaande op de gevoerde gesprekken – inmiddels omgeslagen in een goede verstandhouding. Zowel de communicatie naar burgers als naar de raad krijgen veel aandacht.
Voor de raad worden er meermalen per jaar informatieve bijeenkomsten georganiseerd. Bijvoorbeeld over de voortgang in het realiseren van de duurzaamheidsambities of om raadsleden ‘op vlieghoogte’ te brengen wat betreft specifieke thema’s. 3.6 Doorwerking advies rolneming raad De focus van de vraagstelling van de rekenkamercommissie lag op de (volksvertegenwoordigende) rol van de gemeenteraad in het aanjagen, stimuleren en faciliteren van lokale initiatieven. De initiële hoofdvraag van de rekenkamercommissie wordt in de kern niet beantwoord in het onderzoek en ook de aanbevelingen richten zich slechts in beperkte mate op de rolneming door de raad. Er lijkt dus sprake van een doelverschuiving in het onderzoek. Het algemene beeld is dat het vooral de ambtelijke organisatie is die het contact zoekt (zie ook hiervoor) met maatschappelijke initiatieven en niet de raad. Er zijn wel kleinere initiatieven vanuit raad op het vlak van monitoring van luchtkwaliteit (“Samen meten Meierijstad”) en buurt-groenbeheer. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie lijken op dat punt geen structurele opvolging gekregen te hebben. Van de huidige raadsleden gaven 18 (64%) van de 28 raadsleden die de digitale vragenlijst hadden ingevuld het advies te kennen. Daarvan kennen er 11 (39%) het advies globaal en 7 (25%) het advies inhoudelijk goed.
De raadsleden die na 2018 (behandeling advies) zijn beëdigd, zijn minder bekend met het advies dan de raadsleden die in 2018 in de raad zaten (of toen burgercommissielid waren). Van de 10 burgercommissieleden die de vragenlijst hebben ingevuld, gaf er slecht 1 aan (alleen globaal) bekend te zijn met het advies. Ze zijn allemaal benoemd na 2018.
26
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
3.7 Samengevat Hoge realisatie aanbevelingen (maar primaire doel advies niet gerealiseerd) Over het geheel gezien is een belangrijk deel van de inhoud van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie ook in het beleid en de daaropvolgende uitvoering (projecten, werkwijze) terug te vinden. Wat niet uit de verf is gekomen is het oorspronkelijke doel van het onderzoek: de raad handvatten bieden om zelf een rol te pakken in het aanjagen, stimuleren en faciliteren van maatschappelijke initiatieven.
Aanbevelingen
Realisatie?
1.
Bepaal als raad en college samen de ambities en wat het mag kosten
+
2.
Vul het bereiken van die ambities verder in met partijen in de samenleving; daar liggen vooral kansen op de volgende thema’s.
+
a.
Elektriciteitsverbruik bij huishoudens
o/-
b.
Zonnepanelen en windenergie
+
c.
Afval- en grondstoffen (gescheiden inzameling en hergebruik)
+
d.
Luchtkwaliteit (mobiliteit en bedrijvigheid)
+
e.
Intensieve veehouderijen (bodem en water)
+
3.
Doe aan duidelijk verwachtingenmanagement
+
4.
Zoek als raad periodiek contact met maatschappelijke initiatieven
-
5.
Informeer partijen in de samenleving over mogelijkheden, regelgeving en het aanbod van de gemeente
+
+ = gerealiseerd
O = deels gerealiseerd
- = niet gerealiseerd
Ambivalent beeld beleidsmatige doorwerking Of dit ook een direct of enkel gevolg is van het advies, is niet eenduidig vast te stellen. Enerzijds bevat de duurzaamheidsvisie een duidelijke verwijzing naar het rapport van de rekenkamer. Anderzijds liep het traject om tot een duurzaamheidsvisie te komen al. De inhoudelijke contouren waren op het moment dat het rapport van de rekenkamer uitkwam al ver uitgewerkt. Van de twee onderzoeken is voor de duurzaamheidsvisie het Telosrapport waarschijnlijk het meest waardevol geweest, onder andere als basis voor het ontwikkelen van indicatoren en het rapporteren over de voortgang in de uitvoering. Maar heeft de politiseerde discussie het participatieproces met de agrarische sector voor de ambtelijke organisatie aanvankelijk bemoeilijkt.
27
07-04-2023
Advies met gevolg?
Arena Consulting
Waarschijnlijk wel prikkel voor (structurele) politieke aandacht Als een soort ‘blessing in disguise’ heeft het rapport en de controverse over de agrarische sector, de raad anderzijds mogelijk ook de aandacht voor duurzaamheid getrokken van de raad. Duurzaamheid was op het moment dat het onderzoek is uitgevoerd zeker nog geen concreet gemeengoed in gemeenteland. Ontwikkelingen als de aandacht voor klimaat, de stikstofcrisis en de stijgende energieprijzen, onder andere door de Oekraïnecrisis, om er maar een paar te noemen hebben dat proces de afgelopen jaren zeker versneld. In elk geval is er nu een brede belangstelling en betrokkenheid en zijn er regelmatig ‘bijpraatsessies’ (waar de raad ook zelf om vraagt). Volgens de betrokken ambtenaren was dat in 2018 nog absoluut ‘not done’. Zeker ook als we kijken naar de breedte van de ambities en de (constructieve) belangstelling en steun die er op dit moment is bij de raad. Bevorderende en belemmerende factoren in adviestraject Samengevat is het beeld dat de volgende factoren een bevorderende dan wel belemmerende rol hebben gespeeld in de doorwerking van het advies.