A10d BHIC Kadernota 2023 - vastgesteld 080422.pdf

Kadernota BHIC 2023 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Uden en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. Per 1 januari 2022 worden de gemeenten Landerd en Uden heringedeeld tot de gemeente Maashorst. Per dezelfde datum worden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert heringedeeld tot de gemeente Land van Cuijk. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier: in het tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen niet verhoogd en tot en met 2014 is er naast de 0-lijn 10% bezuinigd. Vanaf 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort. De afgelopen jaren zijn de budgetten alleen verhoogd vanwege indexering voor loon-en prijsontwikkeling. Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC.

De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: De heer drs. P.L.B.A. van Geel Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer prof. dr. H.C. Bunt De heer mr. J.C.M. Pommer De heer R.J. van de Mortel Mevrouw E.H.T. Stravens Mevrouw M.A.H. Moorman Vacature

rijkslid (vz) rijkslid rijkslid rijkslid regiolid regiolid regiolid regiolid

Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Het Rijk (de Minister van OCW) wil uittreden per 1-1-2024. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de Minister aan de GR. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. De uitkering zal jaarlijks worden geïndexeerd. Het Rijk heeft dit inmiddels gegarandeerd en aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

1

voor de zittende partners. Dit betekent ook dat per 1-1-2024 de samenstelling van het bestuur zal wijzigen en er een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgesteld moet worden. Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten. Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden.

In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de volgende ambities geformuleerd: - Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; - Het BHIC versterkt marketing & promotie; - Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot. E-depotvoorziening Het BHIC heeft op dit moment een aansluiting op het Rijks e-depot. Het Rijk heeft aangegeven dat dit eindigt met de uittreding van het Rijk als deelnemer van het BHIC, naar verwachting per 1-1-2024. De uittreding heeft géén directe financiële gevolgen, de reguliere rijksbijdrage voor het papieren archief blijft gegarandeerd. De beëindiging van de aansluiting betekent wel dat alle RHC’s zelf voor een edepotvoorziening moeten zorgen. Het BHIC heeft inmiddels een eigen e-depotvoorziening, dezelfde leverancier als het Rijk (https://preservica.com). Vanaf 2022 komen álle kosten van de e-depotvoorziening volledig voor onze rekening. Daarenboven heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC en andere RHC’s op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Dit hebben wij ook al in de begroting 2022 moeten verwerken. Het bestuur is gevraagd een besluit te nemen over de bekostiging van een e-depotvoorziening, een nieuwe wettelijke taak. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren wil het BHIC vanaf 2024 een bijdrage vragen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC. Zie hierna bij Meerjarenraming 2024-2026. Werkplan 2023 Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2023 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft in 2023 nog geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Het e-depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

2

Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals voorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. - voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot het genealogisch centrum van Brabant. - voor het schrijven van Brabantse geschiedenis brengen we aan de hand van inmiddels 10.000 verhalen Brabant in beeld.

Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2023 zal deze reeks worden voortgezet. Ook werden de afgelopen periode de oorlogsdagboeken van De Quay gepresenteerd. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. - een andere belangrijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto’s en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. De verwachting is dat veel particulieren, organisaties en instellingen zich zullen melden met beeldmateriaal. Budgetontwikkeling 2023 Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage. Dit percentage wordt in de begroting gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister vastgestelde rijksindexeringspercentage, dat veelal lager is.

Op deze wijze geldt voor alle deelnemers hetzelfde indexeringspercentage. Met het oog op de verwachte loon-en prijsontwikkeling, wordt voor de begroting 2023 uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 2%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 was ten tijde van het opstellen van deze kadernota nog niet bekend, zodat de hierboven genoemde correctie nog niet te berekenen is. Bij het opstellen van de begroting 2023 zal het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 wel bekend zijn. Bij het opstellen van de begroting zal daarom rekening gehouden kunnen worden met de hierboven genoemde correctie. Bijdrage 2023 De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2023 € 3,97. De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geïnd. Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

3

Deelnemer REGIO Bernheze Boekel Boxtel Haaren 1) Land van Cuijk 2) Maashorst 3) Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught WS Aa en Maas WS De Dommel (4)

Begroting 2022 € 112.100 € 36.500 € 127.500 € 20.300 € 347.300 € 213.700 € 299.400 € 338.500 € 109.500 € 117.100 € 118.700 € 76.400 € 1.917.000

€

-6.800

€

42.800

2023 Index 2,0% Bijdrage 2023 € 2.200 € 114.300 € 700 € 37.200 € 2.600 € 130.100 € 0 € 13.500 € 6.900 € 354.200 € 4.300 € 218.000 € 6.000 € 305.400 € 6.800 € 345.300 € 2.200 € 111.700 € 2.300 € 119.400 € 2.400 € 121.100 € 2.400 € 121.600

€

36.000

€

Mutaties

38.800

€

1.991.800

BCF 2023 € 5.500 € 1.800 € 6.300 € 0 € 17.000 € 10.500 € 14.700 € 16.600 € 5.400 € 5.700 € 0 € 0 €

83.500

1) Op basis van uittredingsbijdrage 2021-2024 Uittredingsbijdrage 2023: Biezenmortel € 2.700 en Haaren € 10.800 2) Herindeling Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert, St. Anthonis 3) Herindeling Landerd en Uden 4) De aanwezige aanvullende DVO verschuift naar de bijdrage

Deelnemer RIJK Min. van OC&W-lumpsum Min. van OC&W-DTR

2022 € 2.835.900 € 0

Mutaties

€ 2.835.900

€

Overige bijdragen Provincie Noord-Brabant

2022 €

657.700

0

mutaties €

0

2023 Index 2,0% € 56.700 € 0

Bijdrage 2023 € 2.892.600 € 0

€

€

56.700

2.892.600

2023 Index 2,0%

Bijdrage 2023

€

€

13.200

670.900

Afschrijvingsbeleid 2023 Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2021 De exploitatierekening over 2021 wordt naar verwachting met een positief resultaat afgesloten. De conceptjaarrekening 2021 zal begin februari 2022 beschikbaar zijn.

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

4

Vermogenspositie 2021 De algemene reserve bedraagt eind 2021 naar verwachting € 418.000. Dit is 8,6% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder het maximaal toegestane percentage van 10%. Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Indien voordeel wordt behaald met het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, mag dit binnen de doelstellingen van het BHIC worden besteed. Een belangrijk deel van het bedrag moet worden gereserveerd voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico’s als gevolg van het zelf verantwoordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding en voor verduurzaming van het gebouw. In de periode 2019-2022 loopt de besteding van de gelden via bestemmingsreserves.

Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners. Wel is het zo, dat alle deelnemers van het BHIC van eventueel te behalen voordelen kunnen profiteren bij het uitvoeren van de wettelijke taken en de maatschappelijke opgaven. Ook is er een direct voordeel voor de gemeenten: de betaalde BTW over het zelf uitgevoerde onderhoud en instandhouding, kan naar verhouding worden verrekend via het BTW compensatiefonds. Resultaat evaluatie In juli 2021 hebben wij het volgende bericht ontvangen: De DG Cultuur en Media en DG Rijksvastgoedbedrijf hebben over het evaluatierapport gesproken en de volgende besluiten genomen: - Per 1/1/2023 treedt het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. - Het jaar 2022 is een overgangsjaar. Het overgangsjaar wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. In het najaar van 2021 starten OCW en RVB de vormgeving van het definitieve stelsel. U zult hier dan ook nader over worden geïnformeerd. In 2022 is het streven de uitkomsten van het definitieve huisvestingsstelsel aan de Kamer te melden.

Verduurzaming De Citadel Behalve de reservering voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico’s staat verduurzaming van gebouwen hoog op de agenda van het Rijk. Dit geldt dus ook voor De Citadel, waarvan het Rijk de eigenaar blijft. Bij de evaluatie waren ook OCW en het Rijksvastgoedbedrijf betrokken. Duidelijk werd dat er rekening gehouden moet worden met het voldoende reserveren van budget voor verduurzaming van de historische rijksmonumenten. Bij het vormgeven van de verduurzaming maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant.

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

5

Meerjarenraming 2024-2026 De meerjarenbegroting wordt opgesteld in de lijn van de begroting 2022. Uitgangspunt blijft dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd, tenzij dit een nieuwe wettelijke taak is. Voor de meerjarenbegroting wordt vanaf 2024 een verhoging van de bijdrage per inwoner voor de regio-deelnemers voorzien. Dit betreft de bekostiging van de e-depotvoorziening van het BHIC, een nieuwe wettelijke taak, waarover nog besluitvorming moest plaatsvinden. Bekostiging van de e-depotvoorziening (zie bijlage 1 t/m 1.3) Het bestuur van het BHIC is gevraagd een besluit te nemen over de bekostiging van de edepotvoorziening, een nieuwe wettelijke taak. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren wil het BHIC vanaf 2024 een bijdrage vragen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC. Voordat een besluit kon worden genomen, heeft het bestuur dit onderwerp ter consultatie aangeboden en besproken met de portefeuillehouders in het overleg van 1 oktober 2021. Het bestuur begreep dat dit door de deelnemers ook nader intern besproken moest worden. En dat mogelijk nog nadere informatie en uitleg gewenst was. Daarom is dit onderwerp opnieuw geagendeerd voor de bestuursvergadering en portefeuillehouders overleg van 8 april 2022.

In het overleg van 1 oktober 2021 hebben het bestuur en de portefeuillehouders afgesproken, dat dit onderwerp zou worden opgenomen in de kadernota. De deelnemers van het BHIC is gevraagd hun zienswijze en voorkeursscenario aan te geven. Het bestuur en portefeuillehouders hebben in het overleg verzocht naast de getoonde 2 scenario’s ook een 3e scenario op te nemen. Dit 3e scenario houdt rekening met het verloop van de werkelijke kosten van de e-depotvoorziening, zodat er vanaf 2024 geen beroep meer op de reserves gedaan hoeft te worden. Zeer recent is er met de Provincie Noord-Brabant (PNB) overeenstemming bereikt over een nieuwe langdurige samenwerking via een Dienstverleningsovereenkomst (DVO, 10 jaar, waarvan 6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). De huidige DVO liep af per 1 januari 2022. De Provincie heeft aangegeven geen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling te willen worden. Een belangrijk aspect in de gesprekken is het aansluiten van de Provincie op ons e-depot, zodat ook zij één archiefbewaarplaats hebben voor hun papieren en digitale archiefbescheiden. Bij deelname komt 25% van de kosten voor rekening van de Provincie Noord-Brabant. Elke scenario betekent vanaf 2024 een verhoging van het bedrag per inwoner en bij scenario 1 en 2 ook een incidentele onttrekking aan de reserves. Scenario 1. Met de PNB, groeimodel 2. Zonder de PNB, groeimodel 3.

Met de PNB, gelijk aan kosten

2024 € 0,25 € 0,30 € 0,70

2025 € 0,45 € 0,60 € 0,70

2026 € 0,65 € 0,90 € 0,85

2027 € 0,85 € 1,15 € 0,85

T.l.v. reserves € 438.000 € 599.000 €0

Vanaf 2028 stijgt de bijdrage ter bekostiging van de e-depotvoorziening niet meer en wordt bij alle scenario’s de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage. Vanaf dat moment wordt ook deze bijdrage jaarlijks geïndexeerd.

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

6

De kostenverdeling van de 3 scenario’s tussen de deelnemers van het BHIC en de Provincie ziet er als volgt uit: Kostenverdeling scenario’s 1 en 3 Gemeenten en waterschappen (75%) Provincie Noord-Brabant (25%)

2022-2023 € 226.875 € 75.625

2024-2025 € 336.450 € 112.150

2026-2027 € 403.725 € 134.575

2022-2023 € 302.500 €0

2024-2025 € 448.600 €0

2026-2027 € 538.300 €0

Kostenverdeling scenario 2 Gemeenten en waterschappen (100%) Provincie Noord-Brabant (0%)

In de bijlage is een toelichting opgenomen, zoals besproken met bestuur en portefeuillehouders. Wat het betekent voor de totale bijdrage per deelnemer per scenario, is uitgewerkt in bijlage 1.1.

Bijlage 1 Kosten e-depotvoorziening voor de deelnemers van het BHIC Bijlage 1.1 Bijdrage deelnemers BHIC 2022 t/m 2027 Bijlage 1.2 Kosten e-depotvoorziening BHIC Bijlage 1.3 Verdeelsleutel kosten e-depotvoorziening BHIC

Bestuursbesluit bekostiging van de e-depotvoorziening, vastgesteld in de vergadering op 8 april 2022 Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit: 1. Voor de bekostiging van de e-depotvoorziening van het BHIC vanaf 2024, een bijdrage te vragen van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC volgens scenario 1; 2. De meerkosten van de e-depotvoorziening in de periode 2022 tot en met 2026 te dekken met een transitievergoeding e-depot van het Rijk en de inzet van de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves.

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

7

Toelichting kosten e-depotvoorziening voor de deelnemers van het BHIC

Bijlage 1

En mogelijk ook voor de Provincie Noord-Brabant Inleiding Het BHIC is in 2017 gestart met het opdoen van ervaring en kennis van een e-depotvoorziening en heeft op dit moment een aansluiting op het Rijks e-depot. Het Rijk heeft aangegeven dat dit eindigt met de uittreding van het Rijk als deelnemer van het BHIC, naar verwachting per 1-1-2024. De uittreding heeft géén directe financiële gevolgen, de reguliere rijksbijdrage voor het papieren archief blijft gegarandeerd. De beëindiging van de aansluiting betekent dat alle RHC’s wel zelf voor een e-depotoplossing moeten zorgen. Het BHIC vermoedde dit al enige tijd geleden en is gestart met een aanbesteding voor de aanschaf van een eigen e-depotvoorziening. Per 1 juli 2021 is deze er en hebben we dezelfde leverancier als het Rijk (https://preservica.com). De kosten van het Rijks e-depot en het opdoen van ervaring en kennis van het e-depot, werd enerzijds gefinancierd uit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) van het Rijk en anderzijds uit de bestemmingsreserve E-depot van het BHIC. Deze bestemmingsreserve is hoofdzakelijk gevuld door positieve exploitatiesaldi van de afgelopen jaren. De Minister heeft echter, begin maart 2021, vrij onverwacht het voornemen geuit de DTR-gelden vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Het Ministerie heeft verzocht de beëindiging ook in de begroting 2022 te verwerken. Kadernota’s In de kadernota’s van de afgelopen jaren (voor het eerst in januari 2018 in Kadernota 2019), is al eerder aangegeven, dat er een moment komt dat aan de deelnemers voor deze nieuwe wettelijke taak, een structurele bijdrage moet worden gevraagd. Hierbij is steeds een bedrag van € 1,10 per inwoner genoemd, gebaseerd op een rapport van PWC (eind 2015), op basis waarvan het Nationaal Archief en de RHC’s vervolgens de kostprijsberekeningen hebben gemaakt. Het meest recente model (inmiddels van enkele jaren geleden) kwam uit op een bijdrage per inwoner van € 1,10. Destijds is geconstateerd dat niet alle cijfers en begrotingen voorhanden waren. En dat het verstandig was het tarief en de variabelen na 4 jaar te herijken. Vanaf 2017 maken we ook zelf kosten voor de e-depotvoorziening en hebben we inmiddels een eigen e-depotvoorziening aangeschaft. Er is nu veel meer informatie beschikbaar en daarmee kunnen we een eigen kostprijsberekening maken, gebaseerd op onze situatie en kostenstructuur.

Duurzame opslag van analoge én digitale archieven De aanwas van analoge archieven gaat tot 2037 door, omdat overheden uiterlijk vanaf 2017 digitaal zijn gaan werken. Daarnaast wordt er steeds meer digitaal archief gevormd. Behalve documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) wordt het e-depot ook gevuld met gedigitaliseerde documenten. Inmiddels hebben we 15 Tb in ons e-depot, 3,5 Tb rijksarchief en 11,5 Tb voor onze gemeenten en waterschappen. De afgelopen maanden hebben de directeur en de archivaris aan alle portefeuillehouders en één of enkele DIV-medewerkers, uitleg en toelichting gegeven op de e-depotvoorziening en de noodzaak daarvan. Het BHIC is met de e-depotvoorziening in staat, de overgedragen analoge en digitale archieven, in goede, geordende en toegankelijke staat duurzaam op te slaan en te beheren. Dit volgens de eisen van de Archiefwet (Archiefwet artikel 3 en Archiefbesluit artikel 11) minimaal 100 jaar in een hoge kwaliteit. Zie https://www.argumentenfabriek.nl/media/3379/archiefwetgeving-wettenkaart.pdf. Met de e-depotvoorziening van het BHIC hebben de deelnemers van het BHIC en de Provincie NoordBrabant één archiefbewaarplaats voor zowel hun papieren als digitale archiefbescheiden.

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

8

Het BHIC stelt de digitale en gedigitaliseerde archieven die berusten in het e-depot beschikbaar via een tweetal zoekportals. In het ambtenarenportal (huidige portal bouwdossiers) kunnen archiefvormers (provincie, gemeenten, waterschappen) per archiefvormer álle informatieobjecten en metadata (dus inclusief nog niet openbaar materiaal) zoeken en downloaden. Het portal ondersteunt Single Sign On (SSO). In het publieksportal (huidige portal bouwdossiers) kunnen andere belanghebbenden en geïnteresseerden openbare informatieobjecten en metadata zoeken, aanvragen en downloaden. Bij problemen of vragen bij het gebruik van deze portals levert het BHIC support, zowel aan ambtenaren als aan derden. Deze portals bestaan naast de reguliere zoekportal waarop inventarissen en eventuele gedigitaliseerde dossiers van papieren archieven van de Provincie al beschikbaar worden gesteld (bhic.nl). Het is noodzakelijk voor deze nieuwe wettelijke taak een e-depotvoorziening te hebben. Om deze taak goed en toekomstbestendig te kunnen uitvoeren, wordt aan de deelnemers een structurele bijdrage per inwoner gevraagd. Provincie Noord-Brabant Op dit moment wordt met de Provincie Noord-Brabant gesproken over een nieuwe langdurige samenwerking via een DVO (10 jaar, waarvan 6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). De huidige DVO loopt af per 1 januari 2022.

De Provincie heeft aangegeven geen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling te willen worden. Een belangrijk aspect in de gesprekken is het aansluiten van de Provincie op ons e-depot, zodat ook zij één archiefbewaarplaats hebben voor hun papieren en digitale archiefbescheiden. Bij deelname komt 25% van de kosten voor rekening van de Provincie NoordBrabant. Structurele bijdrage vanaf 2024 (zie bijlage 1) De gezamenlijke kosten worden conform de opzet van gemeenschappelijke regelingen, naar verhouding verdeeld over de deelnemers. Dit volgens de bekende systematiek van een bedrag per inwoner. Voor de waterschappen wordt met een fictief aantal inwoners gerekend. Gezien de geleidelijke toename van het digitaal archief in het e-depot wordt een groeitraject van de bijdrage per inwoner voorgesteld van 4 jaar, te beginnen in 2024. Dat is het jaar, waarin het Rijk uit zal treden. Voor de jaren 2022 en 2023 wordt niets in rekening gebracht bij de gemeenten en waterschappen. De kosten van de e-depotvoorziening zullen in de periode 2022 tot en met 2026 hoger zijn dan de bijdragen. Dit verschil zal worden gedekt uit een mogelijke transitievergoeding e-depot van het Rijk en de bestemmingsreserve e-depot. Indien de Provincie Noord-Brabant alsnog niet meedoet met de gezamenlijke e-depotvoorziening, zal deze worden afgeschaald.

Het resterende deel zal gedekt moeten worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves. Scenario 1 (mét de Provincie Noord-Brabant, groeimodel) Voor de periode 2024 t/m 2027 wordt een bijdrage gevraagd van € 0,25 per inwoner in 2024, € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Prognose van het bedrag dat in deze periode ten laste van de reserves moet worden gebracht bedraagt € 438.000. Scenario 2 (zónder de Provincie Noord-Brabant) Indien de Provincie Noord-Brabant geen gebruik wil maken van de aangeboden e-depotvoorziening, wordt een bijdrage gevraagd van € 0,30 per inwoner in 2024, € 0,60 in 2025, € 0,90 in 2026 en € 1,15 per inwoner in 2027. Prognose van het bedrag dat in deze periode ten laste van de reserves moet worden gebracht bedraagt € 599.000. Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

9

Het bestuur en portefeuillehouders hebben in het overleg van 1 oktober 2021 gevraagd ook een scenario op te nemen, dat rekening houdt met het verloop van de werkelijke kosten van de e-depotvoorziening, zodat er vanaf 2024 geen beroep meer op de reserves hoeft te worden gedaan. Scenario 3 (mét de Provincie Noord-Brabant, gelijk aan kosten) Voor de periode 2024 t/m 2027 wordt een bijdrage gevraagd van € 0,70 per inwoner in 2024 en 2025, € 0,85 in 2026 en 2027. Vanaf 2028 jaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zullen in deze periode gelijk zijn aan de bijdragen. Er hoeft vanaf 2024 geen bedrag meer ten laste van de reserves te worden gebracht. Vanaf 2028, wordt bij alle scenario’s de bijdrage samengevoegd met de reguliere bijdrage en wordt vanaf dat moment ook jaarlijks geïndexeerd over de bijdrage voor de e-depotvoorziening. De gezamenlijke kosten worden conform de opzet van gemeenschappelijke regelingen, naar verhouding verdeeld over de deelnemers. Bij het doorberekenen van de kosten wordt niet vooraf een kostprijs per eenheid vastgesteld. Het is geen verdienmodel, de kosten worden gezamenlijk gedragen. Voor de verdeling van de kosten van de e-depotvoorziening wordt uitgegaan van een verhoudingscijfer tussen de (e-depot)deelnemers van het BHIC (in 2022 zijn dat 9 gemeenten en 2 waterschappen) en mogelijk de Provincie Noord-Brabant.

De Provincie geeft de voorkeur aan een DVO, dus moet er bij deelname aan het e-depot, een verdeelsleutel worden vastgesteld. Bij de gemeenten is die er al, namelijk het aantal inwoners. De verdeelsleutel tussen de (e-depot)deelnemers van het BHIC en de Provincie Noord-Brabant hebben we vastgesteld op 75%-25%. Dit cijfer is representatief, zowel kijkend naar de huidige financiële bijdragen, als naar de aanwezige meters archieven. Ook bij een prognose van de aanwas van archieven in de komende 10 à 15 jaar, blijft deze verdeelsleutel overeind (zie bijlage 3). Een verdeelsleutel op basis van opslag in Tb is niet mogelijk, omdat we niet weten hoeveel digitale opslag de deelnemers van het BHIC en de Provincie Noord-Brabant de komende 10 à 15 jaar vragen. Een dergelijke verdeling past ook niet bij het principe van de gemeenschappelijke regeling: de kosten worden gezamenlijk gedragen. Voor de huidige bijdrage voor het papieren archief is immers ook niet de hoeveelheid m1 archief bepalend, maar het aantal inwoners van een gemeente. Het blijft ook om een andere reden maar de vraag of Tb te zijner tijd, bij een herijking, een goede verdeelsleutel zal zijn. Het aantal Tb en de daarmee gemoeide opslagkosten, vormen maar een beperkt deel van de kosten. Daarbij zegt het aantal Tb weinig over de daarmee gemoeide werkzaamheden en kosten.

Kleine archieven kunnen vanwege complexiteit en gewenste beschikbaarheid, bewerkelijker zijn dan grote archieven. Met de Provincie Noord-Brabant willen we na afloop van de DVO, samen met de deelnemers van het BHIC, opnieuw kijken naar de verdeelsleutel en de kostenverdeling. Onderbouwing bijdrage voor gezamenlijke e-depotvoorziening (zie bijlage 2) In het al eerder genoemde onderzoek van PWC in opdracht van het Rijk, werd in 2015 al het volgende vastgesteld: “De kosten van digitaal archiveren worden namelijk slechts ten dele bepaald door de kosten van data opslag alleen. De kosten van inname, beheer, toegankelijk houden en beschikbaar stellen van data bepalen eveneens een belangrijk deel van de integrale vaste en variabele kosten”. De kosten van een e-depotvoorziening betreffen hoofdzakelijk vaste kosten. Licentie-en opslagkosten Het BHIC heeft een eigen e-depotvoorziening, te weten de CEP-versie (Cloud Edition Professional) van Preservica (https://preservica.com). Veel overheidsorganisaties, bijvoorbeeld het Nationaal Archief, maken gebruik van de diensten van Preservica. We zijn begin 2020 gestart met de oriëntatie op een eigen e-depot. Vanaf oktober 2020 is de werkgroep e-depot aan de slag gegaan met het opstellen van het Programma van Eisen, wat heeft geleid tot het Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

10

vaststellen van de aanbestedingsdocumenten in januari 2021. In een proefomgeving zijn de diverse processen (ingest, data management en administration, preservation planning, access en vernietiging) getest. De aanbesteding leidde tot een gunning aan Preservica voor de CEP-versie (Cloud Edition Professional). Bij enkele wensen die wij geformuleerd hadden, geeft de leverancier aan dat dit alleen gerealiseerd kan worden in de EPC-versie (Enterprice Privat Cloud). Binnen enkele jaren zullen we zeker een upgrade naar deze versie gaan maken. Personele kosten BHIC Belangrijk bij het duurzaam opslaan van digitale archieven zijn inname, beheer, toegankelijk houden en beschikbaar stellen van de data. Deze vorm van dienstverlening vraagt specifieke kennis en ervaring, welke door onze eigen mensen zal worden verzorgd. Het BHIC stelt de digitale en gedigitaliseerde archieven beschikbaar via een tweetal zoekportals, waarin de archiefvormers álle informatieobjecten en metadata (dus inclusief nog niet openbaar materiaal) kunnen zoeken en downloaden. Ook andere belanghebbenden en geïnteresseerden kunnen openbare informatieobjecten en metadata zoeken, aanvragen en downloaden. Bij het gebruik van deze portals levert het BHIC support, zowel aan ambtenaren als aan derden.

Gezien de geleidelijke toename van het digitaal archief in het e-depot wordt een groeitraject van de personele bezetting voorzien van 1,89 FTE in 2022 naar 3,78 FTE in 2027. Het aantal FTE’s is gebaseerd op kostprijsberekeningen van het Nationaal Archief en de RHC’s. Materiële kosten Dit betreft met name inhuur derden, kosten netwerkbeveiliging en beveiligde internetverbinding 500 MB. Voor een meer gedetailleerde opsomming verwijzen wij u naar bijlage 2. Afschrijvingskosten Dit betreft met name afschrijvingen van hardware voor het inrichten van een soort “quarantaine-ruimte”, voor opname van nieuw digitaal archief. Voordat dit wordt opgenomen in het e-depot, zal beoordeeld moeten worden of het bijvoorbeeld aan de standaarden voldoet en het virusvrij is. Daarnaast betreft dit afschrijvingen op netwerkbeveiligingssoftware en hard- en software van applicaties die de toegankelijkheid verhogen (de schil). Inwoneraantallen De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. Bij de waterschappen is er bij de oprichting van het BHIC gerekend met hectare en vervolgens is er een fictief aantal inwoners bepaald. Door de uittreding van het Rijk zal een nieuwe gemeenschappelijke regeling worden opgesteld.

Voorgesteld zal worden om in de toekomst steeds van recente inwoneraantallen uit te gaan, zoals dat gebruikelijk is bij gemeenschappelijke regelingen. Wat betalen andere gemeenten en waterschappen? Bij de meeste RHC’s is het e-depot nog in ontwikkeling, maar raakt het momenteel in een stroomversnelling door de uittreding van het Rijk, naar verwachting dus per 1-1-2024. Het Noord-Hollands Archief brengt kosten in rekening bij 2 gemeentelijke deelnemers en 9 gemeenten via een DVO. Er is gestart in 2019 met een groeimodel van 4 jaar naar € 1,27 per inwoner in 2022. Het Zeeuws Archief brengt kosten in rekening bij 2 gemeentelijke deelnemers en 3 gemeenten via een DVO. Er is op verschillende momenten gestart met een groeimodel van 4 jaar naar € 1,10 per inwoner. Het Drents Archief brengt kosten in rekening bij 2 gemeentelijke deelnemers en 2 gemeenten volgen nog. Deze deelnemers nemen deel aan een pilot, die 3 jaar duurt, en krijgen een korting van 60%. Er wordt dus 40% van € 1,10 = € 0,44 per inwoner in rekening gebracht. Het Utrechts Archief ontvangt van de gemeente Utrecht € 200.000 projectgeld voor de periode 2020-2022. Eén RHC heeft geen gemeentelijke deelnemers en de overige 4 RHC’s ontvangen nog geen bijdrage van gemeenten. Deze RHC’s zijn wat later gestart met de oriëntatie op een eigen e-depotvoorziening.

Of er andere waterschappen zijn, die een bijdrage betalen aan archiefdiensten, is ons niet bekend. Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

11

Kosten e-depotvoorziening 2017-2021 (gebruikmakend van het rijks e-depot) In deze periode is gebruik gemaakt van het rijks e-depot, waarbij alleen de kale opslagkosten in rekening werden gebracht. Alle vaste kosten, zoals licentiekosten software e-depotvoorziening, personele kosten, materiële kosten en afschrijvingskosten werden gedragen door het Rijk. In deze periode hebben wij ook zelf kosten gemaakt voor het opdoen van kennis en ervaring, maar hebben we vooral ook kosten gemaakt voor het opnemen van digitale archieven, zoals de bouwvergunningen. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt en in ons e-depot opgenomen. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. In de periode 2017-2020 is er € 125.558 onttrokken aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur en € 173.526 aan de bestemmingsreserve e-depot uitvoering. Voor 2021 zijn er bedragen begroot van € 69.300, respectievelijk € 80.200 die onttrokken worden aan de bestemmingsreserves. Vanaf 2022 komen álle kosten van de e-depotvoorziening volledig voor onze rekening. Daarenboven heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC en andere RHC’s op het leveren van e-depotdiensten aan de deelnemers. Dit hebben wij ook al in de begroting 2022 moeten verwerken.

Tot slot Door het BHIC (ontstaan in 2005) is nog niet eerder verruiming van het budget gevraagd, anders dan de jaarlijkse indexering. Integendeel, tweemaal is het BHIC geconfronteerd met opgelegde bezuinigingen in de periode 2009-2012 en 2015-2017. Bij de start van het BHIC bedroeg de bijdrage per inwoner € 3,53. Indien dit jaarlijks geïndexeerd zou zijn met 2%, zou de bijdrage in 2022 € 4,94 hebben bedragen. Het bedrag per inwoner volgens de vastgestelde begroting 2022 bedraagt € 3,89.

Bijlage 1.1 Bijdrage deelnemers BHIC 2022 t/m 2027 Bijlage 1.2 Kosten e-depotvoorziening BHIC Bijlage 1.3 Verdeelsleutel kosten e-depotvoorziening BHIC

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

12

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

13

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

14

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

15

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

16

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

17

Kadernota BHIC 2023 – 8 april 2022

18