Agendabundel

Artikel 213 Gemeentewet geeft bepalingen voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; • de baten en lasten, evenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet en • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Het rapport van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: • de opzet en uitvoering van het financiële beheer en de mate waarin de beheersorganisatie

gemeente Medemblik |

6/22

een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen; • onrechtmatigheden in de jaarrekening; gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium etc.); • fouten of onzekerheden; gesignaleerde fouten en onzekerheden die de rapporteringtolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant voert overleg over het (concept) verslag van bevindingen in het kader van de jaarcontrole met de vertegenwoordiging van de gemeenteraad. Bij dit overleg wordt ook het eerste aanspreekpunt of zijn/haar vervanger uitgenodigd. De accountant zendt de accountantsverklaring en het (concept)verslag van bevindingen aan de raad en een afschrift ervan aan het college. Voor de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg met het eerste aanspreekpunt van de gemeente Medemblik. Ten behoeve van dit controleplan stelt de daartoe door de gemeenteraad ingestelde commissie (de auditcommissie) in overleg met de accountant eventuele posten van de gemeentelijke jaarrekening, gemeentelijke functies en gemeentelijke organisatieonderdelen vast, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden met daarbij te hanteren rapporteringtoleranties.

Ten aanzien van het kwaliteitsaspect beschikt de accountant over een kwaliteitsborgingsysteem waardoor de kwaliteit van de dienstverlening gedurende de voorbereidings-, leverings- en nazorgfase zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. De controlerende accountant moet beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voor het verrichten van wettelijke controles. Voorts moet de accountant signalen geven over risico’s die de gemeente mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds vanwege (nieuwe) externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke financiële positie. Verder vindt afstemming plaats tussen accountant en het eerste aanspreekpunt van de gemeente over de werkzaamheden van interne en externe controle en worden, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt over de door de gemeente aan de accountant beschikbaar te stellen informatie. De gemeente stelt een planning op voor de totstandkoming en bestuurlijke behandeling van de gemeentelijke jaarrekening. Met inachtneming van de door de gemeente te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant uiterlijk 1 november van ieder jaar de planning voor de controle en de termijn voor het uitbrengen van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld.

De goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties worden per controlejaar door de gemeenteraad vastgesteld. In het hierna opgenomen schema is de goedkeurings-tolerantie opgenomen die door de gemeenteraad van Medemblik is vastgesteld voor de controlejaren 2015-2018. Deze toleranties zijn voor de looptijd van de Opdracht van toepassing, tenzij de raad anders besluit. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

gemeente Medemblik |

Goedkeurende verklaring tot 1%

Beperking

Oordeelonthouding

1% - 3%

-

Afkeurende verklaring Vanaf 3%

tot 3%

3% - 10%

vanaf 10%

-

7/22

Deze toleranties zijn in overeenstemming met de eisen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten accountantscontrole decentrale overheden. Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling (professional judgement) verwacht. Daarnaast bestaat een rapporteringtolerantie. Dit is het bedrag, dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Bij overschrijding rapporteert de accountant daarover in zijn verslag van bevindingen. De rapporteringtolerantie is opgenomen in het vigerende controleprotocol. Deze rapporteringtolerantie is, conform het controleprotocol, voor de looptijd van het controleprotocol vastgesteld. Tot de opdracht aan de accountant voor de controle op de jaarrekening hoort ook het geven van ondersteuning bij de verantwoording richting derden (reviews). In het kader van de certificerende functie wordt jaarlijks in overleg een interimcontrole gehouden, onder andere gericht op de werking van de administratieve organisatie en de interne controle. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maken onderdeel uit van de administratieve organisatie.

De interimcontrole is onder andere een vooruitblik op de controle van de jaarrekening. Bij de interimcontrole wordt ook aandacht geschonken aan de tussentijdse informatievoorziening door college aan de gemeenteraad en de accuraatheid van de tussentijdse financiële rapportages. Naar aanleiding van de interimcontrole wordt vóór 1 december van elk jaar een managementletter met operationele bevindingen en aanbevelingen aan het college en de directie uitgebracht. Het eerste jaar wordt dit in overleg vastgesteld, maar niet later dan 1 maart 2023 uitgevoerd. Ad 2 Adviesfunctie gemeenteraad Deze functie omvat de activiteiten die zijn gericht op de advisering aan en ondersteuning van de gemeenteraad. Het gaat hierbij onder andere om het gevraagd en ongevraagd adviseren over onderwerpen die vanuit het oogpunt van de gemeenteraad aandacht nodig (kunnen) hebben. De gemeenteraad verwacht van de accountant een kritische, actief meedenkende, adviserende en ondersteunende rol. De accountant wordt gezien als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en die daarbij tevens oog heeft voor de door de gemeenteraad uit te oefenen controlefunctie. Een en ander betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van moderne duale gemeenten en het toe te passen instrumentarium van de gemeenteraad.

De uitvoering van de adviesfunctie moet op eigen initiatief van de accountant plaatsvinden. De gemeente verwacht van de accountant dat hij een visie heeft op het samenwerken met de raadscommissies. De gemeenteraad heeft via de auditcommissie vooraf de gelegenheid input te leveren voor de accountantscontrole van de jaarrekening. Dit kunnen bijvoorbeeld onderwerpen zijn waarvan de gemeenteraad graag wil, dat deze worden meegenomen in de controle. In de rapportages verwacht de gemeente dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, er een consistente gedragslijn wordt gevolgd, tekortkomingen tijdig worden gesignaleerd en dat oplossingen worden aangegeven. Ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen dienen in de rapportage te worden opgenomen. Verder moet de rapportage zodanig uitgewerkt zijn dat de bevindingen eenvoudig kunnen worden uitgezet in de organisatie (bijvoorbeeld een totaaloverzicht van alle bevindingen). Ad 3 Adviesfunctie college van B&W en management Dit betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college van B&W en het management.

Het gaat om alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening (waaronder internet en internetbeveiliging), grondexploitaties, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico's en dergelijke.

gemeente Medemblik |

8/22

Bij ontwikkelingen op gebieden van financieel beheer en van administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende, adviserende en ondersteunende rol verwacht. Dit vraagt van de accountant dat hij in dat kader een visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeentelijke organisatie. De uitvoering moet op eigen initiatief van de accountant (zonder aanvullende opdracht en kosten), dan wel op verzoek van de opdrachtgever plaatsvinden (financiële gevolgen afhankelijk van de te maken afspraken). Het betreft adviezen van beperkte omvang. Indien de advisering op verzoek plaatsvindt, dient daarnaast te allen tijde duidelijk te worden gemaakt wie de opdrachtgever is. Ad 4 Deelverklaringen Tot de Opdracht behoort ook het afgeven van deelverklaringen voor specifieke uitkeringen en andere verantwoordingen die worden gevraagd door de rijksoverheid en andere instanties, voor zover deze niet vallen onder de regeling SiSa.

3.3 Contractduur gewijzigd De overeenkomst zal worden aangegaan voor een periode van vier jaar met een opzegtermijn van zes maanden. Er is een optie tot verlenging bij wederzijdse tevredenheid van twee maal één jaar. De overeenkomst gaat in op 1 november 2022 1 september 2022.

gemeente Medemblik |

9/22

4 Aanbestedingsprocedure Wij hebben gekozen voor de openbare Europese procedure.

4.1 Planning gewijzigd Omschrijving Publicatie aankondiging TenderNed

21 januari 2022

Uiterlijke ontvangst van vragen voor Inschrijvingen

7 februari 2022 12:00 uur

Publicatie Nota van Inlichtingen

17 februari 2022

Uiterlijke ontvangst van Inschrijvingen

1 maart 2022 12:00 uur

Versturen proces verbaal

1 maart 2022

Beoordeling van de Inschrijvingen

1 maart t/m 8 4 maart 2022

Uitnodiging inschrijver voor verificatiegesprek

8 4 maart 2022

Verificatiegesprek

11 9 maart 2022

Versturen gunningsbeslissing

24 mei 2022

Einde Standstillperiode

14 juni 2022

Versturen definitieve gunning

15 juni 2022

De planning kan wijzigen. Wij zijn gerechtigd tussentijds de planning aan te passen. Als gevolg van deze aanpassing kan mogelijk de ingangsdatum van de Opdracht wijzigen. Eventuele wijzigingen worden via TenderNed bekend gemaakt. De actuele planning staat op TenderNed. De planning op TenderNed is leidend.

4.2 Nota van Inlichtingen U kunt via TenderNed vragen aan ons stellen en onduidelijkheden en onjuistheden aan ons melden. Wij nemen alleen vragen in behandeling die zijn gesteld via TenderNed. Alle vragen, inclusief de bijbehorende antwoorden, publiceren wij op TenderNed in de Nota(‘s) van Inlichtingen. Wij kunnen ook zelfstandig besluiten om wijzigingen in de Aanbestedingsstukken door te voeren. Deze wijzigingen nemen wij ook op in de Nota(‘s) van Inlichtingen. Deze Nota(‘s) van Inlichtingen maken hierna integraal onderdeel uit van de Aanbestedingsstukken. In geval van tegenstrijdigheden gaat de Nota van Inlichtingen in rangorde voor op de inschrijfleidraad. Latere Nota’s gaan voor op eerdere Nota’s van Inlichtingen.

4.3 Indienen van Inschrijvingen U moet uw Inschrijving voor de aangegeven sluitingstermijn uploaden in TenderNed. De verantwoordelijkheid voor het op tijd en volledig aanleveren van uw Inschrijving ligt bij u. Inschrijvingen die op een andere wijze dan via TenderNed worden ingediend zijn ongeldig en nemen wij niet verder mee in de beoordelingsprocedure.

gemeente Medemblik |

10/22

Storing TenderNed Is er een storing in TenderNed? Meld dit dan direct bij TenderNed. Meld het ook bij ons als u door een storing niet op tijd kunt inschrijven. Als de storing dicht op de sluitingstermijn is, kunnen wij besluiten de sluitingstermijn op te schuiven. Als de kluis met Inschrijvingen nog niet is geopend, kunnen wij dit ook doen als de sluitingstermijn al voorbij is. Zodra wij de kluis met Inschrijvingen hebben geopend, kunnen wij de sluitingstermijn niet meer opschuiven. Het is dan niet meer mogelijk om in te schrijven. Opening van de kluis met Inschrijvingen Na de sluitingstermijn openen wij de ‘kluis met inschrijvingen’. Van de opening maken wij een ´proces verbaal van kluisopening´ op. Het proces verbaal verzenden wij via TenderNed naar alle Inschrijvers. Na het openen van de ‘kluis met inschrijvingen’ is alleen de informatie van de eisen en kwalitatieve criteria toegankelijk. Pas na het openen van het ‘tabblad Kosten/Prijs’ wordt de prijsinformatie van de digitale inschrijvingen toegankelijk.

4.4 Ondertekening Om in te kunnen schrijven via TenderNed beschikt u over een e-herkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau 2. Hiermee beschouwen wij uw Inschrijving als ‘rechtmatig ondertekend’. Deze ondertekening heeft betrekking op alle in te dienen documenten. U hoeft de door u ingediende stukken dan ook niet te ondertekenen met een ‘natte handtekening’.

4.5 Beoordelingsprocedure 1

2

3

4

5

Eerst bepalen wij of uw Inschrijving (exclusief het prijsformulier) juist en volledig is. Als controle gebruiken we hiervoor de ‘checklist in te leveren stukken’. Is uw Inschrijving niet juist en volledig, dan verklaren wij uw Inschrijving ongeldig. Wij nemen uw Inschrijving dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Vervolgens beoordelen wij of de Uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn. Als dit zo is én u heeft niet toereikend kunnen bewijzen dat u voldoende maatregelen heeft genomen om uw betrouwbaarheid aan te tonen, dan verklaren wij uw Inschrijving ongeldig. Wij nemen uw Inschrijving dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Daarna beoordelen wij of u voldoet aan de Geschiktheidseisen. Als dit niet zo is, verklaren wij uw Inschrijving ongeldig. Wij nemen uw Inschrijving dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Aansluitend beoordelen we of u geen voorwaarden hebt gesteld aan uw Inschrijving. Als dit wél zo is, verklaren wij uw Inschrijving ongeldig. Wij nemen uw Inschrijving dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Als laatste stap beoordelen wij uw Inschrijving aan de hand van de Gunningscriteria.

4.6 Verificatiegesprek Vóór het versturen van de gunningsbeslissing vindt er mogelijk een verificatiegesprek plaats met de beoogd Opdrachtnemer. Tijdens dit gesprek bespreken wij de Inschrijving en de onderlinge verwachtingen. Ook verifiëren wij of de Inschrijving voldoet aan het Programma van Eisen. Als blijkt dat dit niet het geval is, dan leggen wij de Inschrijving alsnog terzijde en sluiten we deze uit van de aanbestedingsprocedure. Ook hebben wij de mogelijkheid om een score van één of meerdere

gemeente Medemblik |

11/22

subgunningscriteria aan te passen als de bevindingen uit het verificatiegesprek daartoe aanleiding geven.

4.7 Prijsonderhandelingen De prijs wordt volledig bepaald door uw Inschrijving. Wij voeren geen prijsonderhandelingen.

4.8

Voorbehoud

We behouden ons het recht voor om, zonder opgaaf van reden, deze aanbestedingsprocedure te wijzigen of tijdelijk of definitief te stoppen. Eventuele kosten en/of schades die (kunnen) ontstaan zijn voor uw eigen risico.

4.9

Gunningsbeslissing

Wij delen de gunningsbeslissing mee via TenderNed aan alle Inschrijvers. Bent u het niet eens met de gunningsbeslissing of heeft u vragen? Neemt u dan contact met ons op.

4.10

Klachten en mogelijkheden tot beroep bij de rechter

Klachtenprocedure Bent u ontevreden over hoe wij in de aanbestedingsprocedure hebben gehandeld? Dan kunt u hierover een klacht indienen. Hiervoor hebben wij een klachtenregeling. Op de website www.regiowestfriesland.nl vindt u informatie over hoe u een klacht kunt indienen over deze aanbesteding. Als u het niet eens bent met onze klachtenafhandeling, dan heeft u de mogelijkheid om uw klacht voor te leggen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Mogelijkheid tot een procedure bij de rechter Bent u het niet eens met de gunning? Dan kunt u een kort geding instellen bij de Rechtbank NoordHolland, zittingslocatie Haarlem. Dit kan tot en met 20 kalenderdagen nadat de gunningsbeslissing aan alle Inschrijvers is verzonden. Wanneer er geen kort geding is ingesteld, dan geven wij definitief de Opdracht. Als één of meerdere Inschrijvers voor het verlopen van de hierboven beschreven termijn een kort geding aanhangig maken bij de rechtbank, dan wachten wij de uitkomst van die procedure(s) af. Wij ondertekenen dan ook geen overeenkomst. Ook wordt de gestanddoeningstermijn van de Inschrijvingen automatisch verlengd tot 14 kalenderdagen na de uitspraak van de bevoegde voorzieningenrechter. De gestanddoeningstermijn van uw Inschrijving is 130 dagen. Wij kunnen een verzoek doen tot verlenging van de gestanddoeningstermijn van uw Inschrijving.

U kunt aan een zodanig verzoek geen recht op deelname aan de gunningsfase of de Opdracht ontlenen.

gemeente Medemblik |

12/22

4.11 Toepasselijk recht Op de door u uit te brengen Inschrijving en de Overeenkomst die daarop volgt, is het Nederlands recht van toepassing.

4.12 Taal De voertaal tijdens de aanbestedingsprocedure en de contractfase is Nederlands. Waar in de Aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld met betrekking tot de accountant) wordt gesproken in de mannelijke vorm, wordt uitdrukkelijk ook de vrouwelijke vorm bedoeld.

4.13 Vergoeding Inschrijving U ontvangt geen vergoeding voor het indienen van een Inschrijving.

4.14

Varianten

U mag geen varianten inleveren bij uw Inschrijving.

gemeente Medemblik |

13/22

5

Uitsluitingsgronden

Wij toetsen uw Inschrijving op de Uitsluitingsgronden. Met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna te noemen UEA) toetsten wij of de Uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn. Het UEA is digitaal toegevoegd aan de Aanbestedingsstukken op TenderNed. Als een Uitsluitingsgrond op u van toepassing is, geeft u op het UEA aan waarom dit is, de omvang ervan en welke maatregelen u heeft genomen om herhaling te voorkomen en het vertrouwen te herstellen. Als blijkt dat u voldoende maatregelen heeft genomen om herhaling te voorkomen, dan nemen wij uw Inschrijving verder mee in de beoordeling. Als u onvoldoende maatregelen heeft genomen, verklaren wij uw Inschrijving ongeldig en nemen wij deze niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Bewijsstukken U levert vooraf geen bewijsstukken in. Alleen de Inschrijver die de Opdracht gegund krijgt, levert op ons verzoek de bewijsstukken aan. Houdt u er rekening mee dat de gevraagde bewijsstukken binnen zeven kalenderdagen na dit verzoek bij ons binnen moeten zijn. Als u de bewijsstukken niet kunt aanleveren en/of de inhoud van deze bewijsstukken niet gelijk zijn met wat in de UEA wordt gevraagd, verklaren wij uw Inschrijving ongeldig. Uw Inschrijving nemen wij dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. We gunnen de Opdracht dan aan de daarna best scorende Inschrijver. Bewijsstuk Gedragsverklaring aanbesteden

Opmerkingen Niet ouder dan twee jaar op het moment van Inschrijving.

Verklaring Belastingdienst inzake ‘betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen’

Niet ouder dan zes maanden, op het moment van Inschrijving.

gemeente Medemblik |

14/22

6 Geschiktheidseisen Wij toetsen uw Inschrijving op de Geschiktheidseisen. Door het indienen van het UEA en het overleggen van de gevraagde bewijsstukken verklaart u dat u geschikt bent om de Opdracht uit te voeren. Als u de gevraagde bewijsstukken niet kunt aanleveren en/ of de inhoud van deze bewijsstukken niet gelijk zijn met wat in de inschrijfleidraad wordt gevraagd, verklaren wij uw Inschrijving ongeldig. U Inschrijving nemen wij dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. We gunnen de Opdracht dan aan de daarna best scorende Inschrijver.

6.1

Technische bekwaamheid - referenties

Door het indienen van het UEA verklaart u dat u voldoende ervaring heeft om de Opdracht uit te voeren. Bewijsstuk  U gebruikt voor het opgeven van de referentieopdracht(en) het referentieformulier (toegevoegd als bijlage). Gebruik per referentieopdracht één formulier. Uit het formulier blijkt dat u ervaring heeft met de volgende kerncompetentie(s): - Kerncompetentie 1: Kennis en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten voor een gemeente met 40.000+ inwoners (of een samenwerkingsverband met daarin een 40.000+ gemeente). - Kerncompetentie 2: Ervaring met Accountantsdiensten voor wat betreft de certificerende functie, zoals omschreven in paragraaf 3.2:  Accountantscontrole jaarrekening voor een 40.000+ gemeente;  Interimcontrole (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);  Controle van de SiSa. - Kerncompetentie 3: Kennis en ervaring met de natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie, zoals omschreven in paragraaf 3.2. - Kerncompetentie 4: Kennis en ervaring met de ondersteunende functie, zoals omschreven in paragraaf 3.2. - Kerncompetentie 5: Kennis en ervaring met specifieke accountantsverklaringen (deelverklaringen), zoals omschreven in paragraaf 3.2.  U mag een referentieopdracht voor meerdere kerncompetenties gebruiken.  De referentieopdracht is uitgevoerd of afgerond in de afgelopen 3 jaar.

Als u gebruik maakt van een nog niet (geheel) afgeronde Opdracht mag u alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende overeenkomst opgegeven.  We behouden ons het recht voor om de door u opgegeven referenties op juistheid en volledigheid te controleren. Ook kunnen wij zonder tussenkomst en/of toestemming van u contact opnemen met een of meer referenties. Bij een negatieve of onjuiste referentie verklaren wij u uw Inschrijving ongeldig. Uw Inschrijving nemen wij dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Bij het indienen van de offerte dient u daarnaast een controleplan voor 2021, een managementletter 2021 en een eindrapport over een jaarrekening 2020 te overleggen. Deze producten betreffen dezelfde opdrachtgever, zijn geanonimiseerd en zijn onder leiding van de registeraccountant opgesteld die u ook voor de Opdrachtgever als verantwoordelijke wenst in te zetten. U kiest hierbij een opdrachtgever wiens opdracht inhoudelijk de meeste gelijkenis vertoont met de Opdracht zoals deze door de gemeente is geformuleerd.

gemeente Medemblik |

15/22

6.2

Technische bekwaamheid – beroepsbevoegdheid

Door het indienen van het UEA verklaart u dat u bevoegd bent om de Opdracht uit te voeren. Bewijsstuk Inschrijving Kamer van Koophandel

Opmerkingen Niet ouder dan zes maanden, op het moment van Inschrijving.

Inschrijver verklaart daarnaast te beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) inzake het verrichten van Wettelijke controles bij niet-OOB’s (Organisaties van Openbaar Belang). U overlegt hiervan nog geen bewijsstukken. Alleen de Inschrijver die de Opdracht gegund krijgt, levert op ons verzoek de bewijsstukken in. Houdt u er rekening mee dat de gevraagde bewijsstukken binnen zeven kalenderdagen na dit verzoek bij ons binnen moeten zijn.

6.3

Bedrijfs-/Beroepsaansprakelijkheid gewijzigd

Inschrijver moet gedurende de oOpdracht verzekerd zijn tegen beroepsaansprakelijkheid, waaruit naar het oordeel van Opdrachtgever blijkt dat Inschrijver op adequate wijze tegen civiele aansprakelijkheid verzekerd is. Inschrijver kan bij zijn inschrijving volstaan met het indienen van het UEA. Inschrijver geeft daarmee aan dat hij hieraan voldoet en dat hij bewijsstukken/verklaringen binnen 7 kalenderdagen op verzoek van opdrachtgever zal verstrekken. Indien inschrijver nog niet (voldoende) is verzekerd dan dient hij dit te vermelden in deel V van het Uniform Europees aanbestedingsdocument (UEA). Ter verificatie vraagt de Opdrachtgever aan de winnende Inschrijver in elk geval het volgende bewijs op:  een kopie polis of een gecertificeerde verklaring van de verzekeraar van Inschrijver waaruit blijkt dat Inschrijver aan de gestelde eis voldoet of na gunning kan voldoen. Indien een concernpolis wordt ingediend moet duidelijk zijn dat Inschrijver is meeverzekerd. Een bewijs in de vorm van een verklaring van de verzekeraar of verzekeringsagent van de Inschrijver, waarin wordt aangetoond dat de Inschrijver adequaat verzekerd is voor beroepsaansprakelijkheid. Combinatie Indien Inschrijver een combinatie is, dienen alle leden van de combinatie bewijs te overleggen.

De dekking van de combinatie dient in zijn totaliteit ten minste het hierboven vereiste bedrag per gebeurtenis te bedragen.

6.4

Samenwerkingsverband en beroep op derde(n)

Eén keer inschrijven Als u zelfstandig of in combinatie inschrijft, bent u niet betrokken bij een andere Inschrijving, hetzij als zelfstandig Inschrijver, hetzij als onderdeel van een combinatie, hetzij als derde (bijvoorbeeld als onderaannemer) waar een andere Inschrijver een beroep op doet. Als deze situatie zich voordoet, verklaren wij alle Inschrijvingen waar u onderdeel van uitmaakt ongeldig. Deze Inschrijvingen nemen wij dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Inschrijven binnen één concern U mag met meerdere ondernemingen binnen één concern inschrijven (zelfstandig, in samenwerkingsverband, of als onderaannemer). U moet dan samen met de andere Inschrijvers

gemeente Medemblik |

16/22

binnen het concern aantonen dat u zich onafhankelijk van de andere Inschrijvers binnen het concern heeft opgesteld. Als u of een andere Inschrijver binnen het concern dit niet kan aantonen, verklaren wij alle Inschrijvingen binnen het concern ongeldig. Deze Inschrijvingen nemen wij niet verder mee in de beoordelingsprocedure. Samenwerkingsverband (combinatie) Het is mogelijk om samen met andere Inschrijvers in te schrijven op deze Opdracht. Dit wordt ook wel een combinatie genoemd. Elke deelnemer van deze combinatie (combinant) is volledig en hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die voortvloeien uit het deelnemen aan deze aanbesteding. U geeft daarbij aan wie namens de combinatie het aanspreekpunt is. In het geval van een combinatie moet iedere combinant alle formulieren (waaronder het UEA) invullen en indienen, zoals gevraagd in deze inschrijfleidraad. De UEA-tool kan maar één pdf genereren. Om meerdere UEA’s (in pdf) te generen hanteert u de volgende werkwijze: 1 U vult de UEA-tool in voor uw eigen onderneming. TenderNed genereert vervolgens een pdf. Dit pdf-document staat u op, op uw netwerkomgeving/ computer. 2 Vervolgens vult u de UEA-tool opnieuw in voor de combinant. De UEA-tool genereert opnieuw een pdf-document (de vorige wordt dan overschreven). Ook dit pdf-document slaat u op, op uw netwerkomgeving/ computer.

3 De vorige stap herhaalt u voor elke combinant. 4 Vervolgens voegt u de verschillende UEA-documenten toe aan uw Inschrijving. Beroep op derde(n) Als u niet zelfstandig kunt voldoen aan de Geschiktheidseisen, mag u een beroep doen op een ‘derde’. Onder een ‘derde’ valt ook een moedermaatschappij. U geeft op het UEA aan voor welk gedeelte van de Opdracht u een beroep wenst te doen op een derde en welke partij u hiervoor inzet. Tijdens de Opdrachtverlening behoudt u de volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor deze Opdracht. Bovendien moet u gedurende de looptijd van de overeenkomst daadwerkelijk gebruik kunnen maken van de middelen van de derde. U moet dit ook aantonen. Wijziging van de derde tijdens de uitvoering van de overeenkomst is alleen toegestaan na voorafgaande toestemming van ons. Deze derde moet zelfstandig een UEA invullen en indienen, zoals gevraagd in deze inschrijfleidraad. De UEA-tool kan maar één pdf genereren. Om meerdere UEA’s (in pdf) te generen hanteert u de volgende werkwijze: 1 U vult de UEA-tool in voor uw eigen onderneming. TenderNed genereert vervolgens een pdf. Dit pdf-document staat u op, op uw netwerkomgeving/ computer. 2 Vervolgens vult u de UEA-tool opnieuw in voor uw onderaannemer. De UEA-tool genereert opnieuw een pdf-document (de vorige wordt dan overschreven). Ook dit pdf-document slaat u op, op uw netwerkomgeving/ computer.

3 De vorige stap herhaalt u voor elke onderaannemer. 4 Vervolgens voegt u de verschillende UEA-documenten toe aan uw Inschrijving. Bewijsstuk Opmerkingen Een bewijsstuk waaruit blijkt dat u daadwerkelijk kunt beschikken over de middelen van de derde (indien van toepassing). Als bewijsmiddel kan onder meer dienen een gesloten (onderaannemings)overeenkomst of een door u en de derde, gedateerde en rechtsgeldig ondertekende verklaring.

gemeente Medemblik |

17/22

7 Voorwaarden Door in te schrijven gaat u akkoord met:  het Programma van Eisen  de conceptovereenkomst  het VNG model algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten inclusief addendum regio Noord-Holland-Noord. Andere voorwaarden zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

gemeente Medemblik |

18/22

8 Gunningscriteria In dit hoofdstuk vindt u een toelichting op de Gunningscriteria en de wijze van beoordelen. De Opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op basis van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding. De Beste Prijs-Kwaliteitverhouding wordt vastgesteld aan de hand van weging van de gunningcriteria die Opdrachtgever verder heeft geformuleerd. U wordt verzocht ten aanzien van de (sub)gunningcriteria aan te geven in welke mate en op welke wijze u eraan voldoet, waar nodig blijkend uit bijlagen bij uw Inschrijving. De waardering van de criteria is als volgt: Maximaal te behalen punten

Gunningscriteria

Subgunningscriteria

35

Prijs

1: Vaste prijs voor certificering, de natuurlijke adviesfunctie en de vaste deelverklaringen 2: Gewogen gemiddeld tarief voor de overige deelverklaringen en meer/minderwerk

5

Subtotaal

40

1: Helderheid van communicatie, planning, informatiestroom en opzet van de controle naar de organisatie

Wensen en kwaliteit van de accountantswerkzaamheden en 2: Helderheid van communicatie en resultaten informatiestroom aan raad en commissies 3: Kwaliteit en continuïteit controleteam

20

15 15

Subtotaal

50

Rechtmatigheidsverantwoording

10

Subtotaal

10

Totaal

100

De Inschrijver met de hoogste score na beoordeling van alle gunningcriteria heeft de Economisch Meest Voordelige Inschrijving gedaan. Aan hem zal het voornemen tot gunning worden gedaan. Als twee of meer Inschrijvers dezelfde eindscore hebben behaald en dus voor gunning van de Opdracht in aanmerking komen, dan komt de Inschrijver met de laagste prijs in aanmerking voor gunning. Als dit ook gelijk is dan volgt er een loting. De Inschrijvers worden tijdig geïnformeerd dat er een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie die loting wordt gehouden. Zij kunnen de loting in persoon of per gemachtigde bijwonen.

gemeente Medemblik |

19/22

8.1 Beoordelingsteam Een beoordelingsteam beoordeelt de kwalitatieve (sub)gunningscriteria. Het beoordelingsteam voor deze Opdracht bestaat uit:  Voorzitter Auditcommissie;  Lid Auditcommissie;  Functionaris vanuit de afdeling Strategie en Organisatie. Elk teamlid beoordeelt individueel de (sub)gunningscriteria.  Om tot een onafhankelijk oordeel te komen, beoordelen we de kwaliteit los van de prijs. Dit betekent dat de prijs (de inschrijvingssom) pas na de kwaliteitsbeoordeling bekend wordt gemaakt aan het beoordelingsteam. In een consensusoverleg komt het beoordelingsteam vervolgens per (sub)Gunningscriterium tot één beoordeling.

8.2 Prijs gewijzigd Het Gunningscriterium prijs bestaat uit twee subcriteria. De eerste is een vaste prijs per jaar voor de certificering, de natuurlijke adviesfunctie en de vaste deelverklaringen. De tweede is een gewogen gemiddeld uurtarief voor overige deelverklaringen en meer/minderwerk. U gebruikt voor het opgeven van de prijzen en/of tarieven het prijzenformulier. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in het formulier. De opgegeven prijzen en/of tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten, waaronder onder meer begrepen maar niet beperkt tot de kosten voor levering, salariskosten, kantoorkosten, kosten voor hard- en software, telefoonkosten, coördinatiekosten, kosten woonwerkverkeer, parkeerkosten, reis- en verblijfkosten, verzekeringskosten en sociale premies en belastingen, algemene kosten, winst en risico. Naast aangeboden prijzen mag u geen aanvullende kosten in rekening brengen. Als uw prijzen en/of tarieven in verhouding tot de uit te voeren werkzaamheden abnormaal laag of hoog lijken, kunnen wij besluiten om uw Inschrijving af te wijzen. Voordat wij dat doen, zullen wij u eerst schriftelijk om de nodige verduidelijkingen vragen.

8.2.1 Subcriterium 1: vaste prijs Hier geeft u een prijs per jaar aan. De vaste prijs omvat alle kosten voor certificering, natuurlijke adviesfunctie en voor vaste deelverklaringen, waarbij ook rekening moet worden gehouden met bekende toekomstige ontwikkelingen. Er is tussentijds in principe geen ruimte voor heronderhandeling over de prijs in het contract. De vaste deelverklaring voor de gemeente betreft een specifieke subsidieverantwoording i.v.m. een eindafrekening inzameling huishoudelijk afval (jaarlijks), op basis van Uitvoeringsovereenkomst met NV HVC. De laagste totaalprijs wordt gewaardeerd met 35 punten. Het puntenaantal van overige Inschrijvingen is omgekeerd evenredig met de laagste prijs.

8.2.2 Subcriterium 2: tarief Hier geeft u aan het gewogen gemiddelde uurtarief voor de overige deelverklaringen en meer/minderwerk. De laagste prijs wordt gewaardeerd met 5 punten. Het puntenaantal van overige Inschrijvingen is omgekeerd evenredig met de laagste prijs.

gemeente Medemblik |

20/22

8.2.3 Rekenmethodiek In formule: aantal punten = (laagste prijs/aangeboden prijs) x 35 of 5. Bijvoorbeeld: er zijn twee aangeboden prijzen: 150 euro en 250 euro. De laagste prijs verdient 35 punten (8.2.1 vaste prijs). De hoogste prijs verdient 21 punten (150/250) x 35. De laagste prijs verdient 5 punten (8.2.2 tarief). De hoogste prijs verdient 3 punten (150/250) x 5.

8.3 Wensen en kwaliteit van de accountantswerkzaamheden en resultaten en rechtmatigheidsverantwoording gewijzigd Voor het Gunningscriterium ‘Wensen en Kwaliteit van de accountantswerkzaamheden en resultaten’ zijn maximaal 50 punten te behalen en voor het Gunningscriterium ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ maximaal 10 punten. Deze score komt tot stand door het beoordelen van de criteria aan de hand van de door u aangeboden schriftelijke informatie. De kwaliteit wordt beoordeeld op de volgende drie aspecten: 1: Helderheid van communicatie, planning en informatiestroom naar de organisatie (20 punten); 2: Helderheid van communicatie en informatiestroom aan raad en commissies (15 punten); 3: Kwaliteit en continuïteit controleteam (15 punten). Beoordeling van de gunning: deze worden beoordeeld naar gelang het antwoord aansluit bij de gestelde vraag of stelling, volgens onderstaande verdeling.

Beoordeling

Score %

Zeer goed

100%

Voldoende

50%

Onvoldoende

0%

gemeente Medemblik |

Basisbeoordelingscriteria Uit de beschrijving en de presentatie blijkt dat: Inschrijver de Opdracht op een uitstekende wijze ten behoeve van de opdrachtgever zal uitvoeren. Er is duidelijk sprake van een toegevoegde waarde. Beschrijving is helder. Het antwoord van Inschrijver geeft extra elementen aan naast de al gevraagde elementen. Inschrijver de Opdracht op een voldoende wijze ten behoeve van de opdrachtgever zal uitvoeren. Beschrijving is voldoende helder. Inschrijver de Opdracht op een onvoldoende wijze ten behoeve van de opdrachtgever zal uitvoeren. Er is duidelijk geen sprake van een

21/22

toegevoegde waarde. Beschrijving is matig tot slecht. Een antwoord dat zeer goed wordt beoordeeld bij (1) ‘Helderheid naar de organisatie’ levert daar dus 20 punten op, een als voldoende beoordeeld antwoord bij (2) ‘Helderheid aan raad en commissies’ 7,5 punt, en bij (3) ‘Kwaliteit en continuïteit controleteam’ 7,5 punt. Een als voldoende beoordeeld antwoord bij het Gunningscriterium ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ levert 5 punten op. 1. Helderheid van communicatie, planning en informatiestroom naar de organisatie 2. Helderheid van communicatie en informatiestroom aan raad en commissies 3. Kwaliteit en continuïteit controleteam (aanvullend: cv’s apart bundelen) 4.Rechtmatigheidsverantwoording

max. 2 A4-tjes, lettertype Trebuchet lettergrootte 10 max. 2 A4-tjes lettertype Trebuchet lettergrootte 10 max. 1 A4-tje lettertype Trebuchet lettergrootte 10 max. 2 A4-tjes lettertype Trebuchet lettergrootte 10

8.3.1 Helderheid van communicatie, planning en informatiestroom naar de organisatie Wij vernemen graag van u op welke wijze u samen met het ambtelijk apparaat zorgt voor een heldere en zorgvuldige communicatie en planning. Beoordeeld wordt op:  De mate waarin de Inschrijver in staat is consistente verklaringen, conclusies en aanbevelingen te produceren;  Herkenbaarheid gemeentespecifieke zaken;  Door u gestelde randvoorwaarden voor uitvoering werkzaamheden;  Taakgerichtheid en leesbaarheid.

8.3.2 Communicatie en rapportage aan raad en commissies Wij vernemen graag van u op welke wijze u omgaat met onderzoek, productontwikkeling, voorlichting en de wijze waarop de raad en commissie worden betrokken en geïnformeerd. Beoordeeld wordt op:  Visie op de invulling van de natuurlijke adviesfunctie (onderbouw dit met voorbeelden);  Aantal publicaties en seminars in 2020 op het terrein van de decentrale overheid. Voeg drie voorbeelden bij van publicaties uit 2019 of 2020 die niet ouder zijn dan drie jaar;  Relevantie, toegankelijkheid en leesbaarheid van de informatie.

8.3.3 Kwaliteit en continuïteit controleteam Wij vernemen graag van u op welke wijze het controleteam ingericht wordt en hoe u de continuïteit van het team waarborgt. Beoordeeld wordt op:  Samenstelling en werkwijze van het controleteam;  Aantal jaren actief in de functie bij de organisatie van de Inschrijver;  Opleidingsniveau teamleden;  Continuïteit van de dienstverlening, bijvoorbeeld inzicht in personeelsverloop;  Kwaliteitsborging.

gemeente Medemblik |

22/22

8.3.4 Rechtmatigheidsverantwoording In de nabije toekomst moeten gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Het college van B&W legt in deze nieuwe situatie zelfstandig verantwoording af voor de rechtmatigheid in de organisatie en de wijze waarop interne controle is vormgegeven. Wij vernemen graag van u hoe u kijkt naar deze nieuwe werkwijze en wat dit voor gevolgen heeft voor de controleaanpak.

gemeente Medemblik |

23/22

Bijlage 1 Checklist in te leveren stukken Deze bijlage maakt onderdeel uit van de Aanbestedingsstukken voor de openbare Europese aanbesteding accountantsdiensten van gemeente Medemblik voor de verslagjaren 2022 t/m 2025. Deze checklist is om te controleren of uw Inschrijving volledig is. Omschrijving Programma van Eisen Formulier Uniform Europees Aanbestedingsdocument Formulier Prijs Formulier Referentie Een controleplan 2021, een managementletter 2021 en een eindrapport over een jaarrekening 2020

Inschrijving Kamer van Koophandel In het geval van een beroep op derde(n): een bewijsstuk waaruit blijkt dat u daadwerkelijk kunt beschikken over de middelen van de derde Plan van aanpak behorende bij de subgunningscriteria zoals beschreven in 8.3.1 t/m 8.3.4 van de inschrijfleidraad.

Bijzonderheden

opgenomen Deze producten betreffen dezelfde opdrachtgever, zijn geanonimiseerd en zijn onder leiding van de registeraccountant opgesteld die u ook voor de Opdrachtgever als verantwoordelijke wenst in te zetten. U kiest hierbij een opdrachtgever wiens opdracht inhoudelijk de meeste gelijkenis vertoont met de Opdracht zoals deze door de gemeente is geformuleerd. Niet ouder dan zes maanden, op het moment van Inschrijving. Als bewijsmiddel kan onder meer dienen een gesloten (onderaannemings-)overeenkomst of een door u en de derde, gedateerde en rechtsgeldig ondertekende verklaring. U wordt verzocht om één plan van aanpak aan te leveren waarin u op alle genoemde onderdelen ingaat. Let daarbij op het maximum aantal pagina’s dat in de inschrijfleidraad staat vermeld.

Let op:  In het geval van een combinatie moet iedere combinant zelfstandig het UEA invullen en rechtsgeldig ondertekenen, zoals toegelicht in paragraaf 6.4 van de inschrijfleidraad.  In het geval van een beroep op derde(n) moet iedere onderaannemer zelfstandig een UEA invullen en rechtsgeldig ondertekenen, zoals toegelicht in paragraaf 6.4 van de inschrijfleidraad.

Bijlage 1 Checklist in te leveren stukken

1/1

Bijlage 2 Programma van Eisen Deze bijlage maakt onderdeel uit van de Aanbestedingsstukken voor de openbare Europese aanbesteding accountantsdiensten van gemeente Medemblik voor de verslagjaren 2022 t/m 2025. In dit Programma van Eisen zijn twee soorten eisen opgenomen: 1) de minimumeisen (ook wel knockout eisen) waaraan u op het moment van indienen van uw Inschrijving moet voldoen, en 2) de eisen aan de uitvoering van de opdracht (ook wel uitvoeringseisen), waaraan u vanaf de start van de Opdracht moet voldoen. Voor de minimumeisen vragen wij u expliciet - in de rechterkolom – aan te geven dat u hieraan voldoet. Voor de uitvoeringseisen geldt dat u akkoord gaat door het indienen van uw Inschrijving; het is bij deze eisen niet nodig om per eis uw akkoord te geven. Naast de minimumeisen en de uitvoeringseisen moet u ook altijd voldoen aan de wettelijke eisen die bij deze Opdracht van toepassing zijn.

1. Inschrijvingsfase Nr.

Eisen

Akkoord Ja/nee

1. Algemeen De Inschrijver is bereid en in staat de dienstverlening als genoemd in hoofdstuk 3 van de inschrijfleidraad ten behoeve van de Opdrachtgever te verzorgen. 2 De Inschrijver is in staat de diensten als genoemd in hoofdstuk 3 van de inschrijfleidraad uit te voeren binnen de daartoe gestelde termijnen. 3 De Inschrijver garandeert dat de door hem te leveren diensten gedurende de looptijd van het contract van onveranderde, goede kwaliteit zijn en blijven en dat diensten in alle opzichten voldoen aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid, geschiktheid, normen, specificaties, overheidsvoorschriften. 4 De Inschrijver is bereid bij de uitvoering van de dienstverlening, indien nodig en gewenst, samen te werken met derden. 5 De Inschrijver heeft een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voor het verrichten van wettelijke controles. 2. Prijsstelling gewijzigd 1

6

Bijlage 2

De in bijlage 8 aangeboden prijzen, tarieven zijn vermeld in euro, zoveel mogelijk gespecificeerd, exclusief BTW. Het totaalbedrag van de Inschrijving is inclusief alle kosten, zoals administratie, overhead, materiaal, reis- en verblijf, verzekeringen, transport, belastingen, heffingen, kosten voor overleg, etc. Ontwikkelingen die bekend zijn op het moment van deze aanbesteding kunnen niet leiden tot prijswijziging. De prijzen gelden voor de gehele looptijd. Voor indexatie geldt dat de aanneemsom en de geoffreerde tarieven na het eerste controlejaar op verzoek van de Opdrachtnemer jaarlijks geïndexeerd kunnen worden met ten hoogste de CBS dienstenprijsindex (DPI). In de bijlage 8 wordt de prijsstelling onderverdeeld naar: - een vaste prijs per jaar voor de certificering, de natuurlijke adviesfunctie en de vaste deelverklaringen. - een gewogen gemiddeld uurtarief voor overige deelverklaringen en meer/minderwerk 1/6

Nr.

Eisen

7

De in bijlage 8 genoemde bedragen voor certificering, de natuurlijke adviesfunctie en de vaste deelverklaringen zijn vaste prijzen.

Akkoord Ja/nee

2. Uitvoeringsfase Nr.

Eisen

1. Algemeen gewijzigd Indien de Opdrachtnemer niet, of niet binnen de overeengekomen tijdsduur de afspraken met betrekking tot de dienstverlening nakomt, is de Opdrachtgever gemachtigd en gerechtigd: ─ van de Opdrachtnemer te eisen dat deze voor eigen kosten onmiddellijk corrigerende actie onderneemt en ─ gemaakte extra kosten voor noodzakelijke verwerving van de dienstverlening in rekening te brengen bij de Opdrachtnemer. 2 De Opdrachtnemer stelt een vaste contactpersoon aan voor alle communicatie tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. 3 De verantwoordelijkheid voor het controleteam zoals bedoeld in hoofdstuk 8 van de inschrijfleidraad is in handen van een registeraccountant zoals bedoeld in Artikel 393, 1e lid van boek 2 van het BW. 4 De Opdrachtnemer zet voor zijn werkzaamheden zoveel mogelijk dezelfde personen in. 5 Bij iedere vervanging van personeelsleden wordt vervangend personeel ter beschikking gesteld dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van ten minste gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel. Vervanging door personeel dat aan mindere kwalificaties voldoet kan slechts bij uitzondering (en dan tegen een lagere tariefstelling) plaatsvinden na instemming van de Opdrachtgever. 6 Vervanging van personeel leidt niet tot extra kosten voor de Opdrachtgever.

7 Jaarlijks is er een evaluatiegesprek met betrekking tot de dienstverlening van de Opdrachtnemer. 8 De Opdrachtnemer biedt door middel van een backoffice diensten aan op het gebied van gemeentefinanciën, bestaande en nieuwe regelgeving evenals benchmarks op de verschillende gemeentelijke beleidsterreinen, voor zover dat passend is binnen de onafhankelijkheidsvoorschriften die voor accountants gelden. 2. Certificerende functie (inclusief SiSa) gewijzigd 1

9 10

11

De Opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor de certificering van de jaarrekening. De Opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor de volgende rapportages: • managementletter aan de algemeen directeur en het college van B&W; • rapport van bevindingen jaarrekening (inclusief bestuurlijke rapportage over de hoofdlijnen van de managementletter) aan de gemeenteraad. De door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planning van de Opdrachtgever volgen. Dit alles binnen de in overleg vastgestelde tijdslimieten in de planning & controlcyclus. • Jaarlijks interim controle voor 1 december, definitieve managementletter 1 januari. • Het rapport van bevindingen is uiterlijk binnen 2 weken na het vaststellen van de conceptjaarrekening door het college van B&W, gereed.

Programma van Eisen

2/6

Nr.

Eisen Deze termijnen kunnen nog worden aangepast afhankelijk van een nadere invulling van de planning & controlcyclus van de Opdrachtgever.

12

13

14

15

16

De minimale communicatiestructuur met betrekking tot de jaarrekeningcontrole is als volgt: • de verantwoordelijke accountant is direct aanspreekbaar per mail of telefonisch voor de beantwoording van praktijkvragen; • de verantwoordelijke accountant heeft minimaal 2x per jaar overleg met het eerste aanspreekpunt van de Opdrachtgever of zijn/haar vervanger afzonderlijk over de ontwikkelingen; • jaarlijkse voorbespreking jaarrekeningcontrole tussen accountant (senior manager) en het aanspreekpunt van de Opdrachtgever; • uiterlijk 1 december zal de planning van de jaarrekeningcontrole en de oplevering van het rapport van bevindingen in gezamenlijk overleg met het aanspreekpunt zijn vastgesteld; • 1e dag controle: overdracht van jaarrekeningdossier door de gemeentesecretaris en het aanspreekpunt van de Opdrachtgever aan de accountant (senior manager); • de Opdrachtnemer heeft binnen het controleteam één aanspreekpunt voor de organisatie.

Vanuit de Opdrachtgever is één contactpersoon voor de Opdrachtnemer beschikbaar; • tijdens de uitvoering van de controle is er wekelijks overleg over de voortgang van de accountantscontrole tussen de accountant (controleleider), het aanspreekpunt van de Opdrachtgever en de teamleider financiën; • bespreking concept rapport van bevindingen jaarrekening in gezamenlijk overleg met de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder; • toelichting van de jaarrekeningcontrole door de accountant (partner) in de audit- of raadscommissie en/of gemeenteraad bij de aanbieding van de stukken door het college van B&W. Het rapport van bevindingen bevat in ieder geval de volgende elementen: • de rapportering over de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening; • opvattingen over de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle c.q. het samenvattend geheel van alle beheersmaatregelen; • de kwaliteit van de informatiecyclus; De Opdrachtnemer voert controle uit conform geldende gedrag- en beroepsregels en andere actuele (gemeentelijke) regelgeving.

In het bijzonder zijn dat de Gemeentewet (met name de artikelen 212 en 213), het actuele Besluit begroting en verantwoording, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet financiering decentrale overheden en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten accountantscontrole decentrale overheden, maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen. Rapporteringtoleranties worden gesteld op fouten en onzekerheden zoals opgenomen in het vigerende controleprotocol. De controletoleranties zijn conform de minimumeis van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten accountantscontrole decentrale overheden. Tot de opdracht aan de Opdrachtnemer voor de controle op de jaarrekening hoort ook het geven van ondersteuning bij de verantwoording richting derden (reviews).

Programma van Eisen

3/6

Nr.

Eisen

17

De Opdrachtnemer brengt n.a.v. de interimcontrole een managementletter uit bestemd voor de algemeen directeur en het college van B&W. De managementletter zal tevens besproken worden met de auditcommissie. De nadruk van de managementletter ligt op de bedrijfsvoering: ─ het functioneren van de administratieve organisatie; ─ de interne controle; ─ de geautomatiseerde gegevensverwerking; ─ het financieel beheer. Ook wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische en exploitatierisico's. In de managementletter worden tevens geconstateerde kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de Opdrachtgever kunnen worden opgelost. De managementletter geeft de te realiseren verbeterpunten aan voordat wordt overgegaan tot het opstellen van de jaarrekening. Deze verbeterpunten betreffen zowel gemeentebrede verbeterpunten als verbeterpunten per organisatieonderdeel.

De minimale communicatiestructuur met betrekking tot de interimcontrole is als volgt: ─ jaarlijkse voorbespreking pre-audit tussen accountant (partner) en gemeentesecretaris en het aanspreekpunt van de Opdrachtgever (indicatie juni); ─ jaarlijks afstemmen concept managementletter accountant (partner) met gemeentesecretaris en het aanspreekpunt van de Opdrachtgever (indicatie medio oktober). De jaarlijkse managementletter wordt voor 1 januari van het volgende kalenderjaar uitgebracht.

18

19

20

21

3. Adviesfunctie gemeenteraad De Opdrachtnemer voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de gemeenteraad, zoals omschreven in hoofdstuk 3 van de inschrijfleidraad. 23 De natuurlijke advisering moet op eigen initiatief van de Opdrachtnemer zonder aanvullende opdracht en kosten plaatsvinden. 24 In het kader van deze adviesfunctie zal de eindverantwoordelijke accountant op verzoek als adviseur verschijnen in gemeenteraads- en/of commissievergaderingen. In de huidige opzet moet rekening worden gehouden met circa vier keer per jaar bijwonen van een audit- of raadscommissie en/of de gemeenteraad. Deze overleggen vinden doorgaans in de avonduren plaats. 4. Adviesfunctie college van B&W en management 22

25 26

27

De Opdrachtnemer voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de organisatie en het college van B&W, zoals omschreven in hoofdstuk 3. De Opdrachtnemer geeft 1x per jaar een dagdeel voorlichting over actuele onderwerpen op de actualiteitendag van de financiële medewerkers van de Opdrachtgever. De natuurlijke advisering moet op eigen initiatief van de Opdrachtnemer zonder aanvullende opdracht en kosten plaatsvinden.

Programma van Eisen

4/6

Nr.

Eisen

In het kader van deze adviesfunctie zal de eindverantwoordelijke accountant op verzoek als adviseur verschijnen in collegevergaderingen. In de huidige opzet moet rekening worden gehouden met circa 2 keer per jaar advisering aan het college of portefeuillehouder. 5. Deelverklaringen gewijzigd 28

Bij deelverklaringen gelden vaak specifieke deadlines voor indiening van de verantwoording met de accountantsverklaring. De Opdrachtnemer garandeert voldoende capaciteit voor de uitvoering van de benodigde controlewerkzaamheden, zodanig dat deze deadlines gehaald worden. 30 Declaraties voor deelverklaringen worden slechts ingediend indien deze niet in de vaste prijs zijn opgenomen, na uitdrukkelijke toestemming van de Opdrachtgever en worden voorafgegaan door een geaccordeerde offerte met een vaste prijs. Op de offerte geeft de Opdrachtnemer minimaal aan: ─ de werkzaamheden die hij verricht; ─ de uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn;. ─ de tarieven per functiesoort. In het kader van deelverklaringen wordt als Opdrachtgever verstaan: de griffier namens de gemeenteraad, het aanspreekpunt namens het college en management. 6. Meerwerk en facturering gewijzigd 29

31

32

33 32 34 33 35 34 36 35

Meerwerk wordt slechts gedeclareerd na uitdrukkelijke toestemming van de Opdrachtgever om extra activiteiten te verrichten en wordt voorafgegaan door een geaccordeerde offerte. Op de offerte geeft de Opdrachtnemer minimaal aan: ─ de werkzaamheden die hij verricht; ─ de uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn;. ─ de tarieven per functiesoort. In het kader van meerwerk wordt als Opdrachtgever verstaan: de griffier namens de gemeenteraad, het aanspreekpunt namens het college en management. Bij een verkleining van de gemeentelijke organisatie brengt de Opdrachtnemer een calculatie uit van de op de vaste prijs toe te passen korting op basis van het uurtarief als genoemd in bijlage 8 waarin verder het aantal uren, de in te zetten categorie en het aantal medewerkers en een omschrijving van de vervallen werkzaamheden worden gegeven. Bij meer-/minderwerk en deelverklaringen geldt het uurtarief als ingevuld op bijlage 8. Als algemene restrictie geldt dat negatieve bedragen of bedragen van € 0 niet mogen worden gegeven. De Inschrijving is een “best-bid”, dat wil zeggen een eerste en enige inschrijving; er wordt niet nader onderhandeld over tarieven of andere zaken in de Inschrijving. Opdrachtnemer factureert de Opdrachtgever naar het volgende e-mailadres: crediteuren@medemblik.nl De factuur voldoet aan de te stellen fiscale eisen.

De Opdrachtnemer vermeldt op de factuur minimaal: ─ een door de Opdrachtgever aan te geven projectnummer en projectomschrijving; ─ een specificatie van de daadwerkelijk geleverde diensten; ─ afzonderlijke bedragen als ook het totaalbedrag; ─ de datum van levering;

Programma van Eisen

5/6

Nr.

Eisen

37

─ het BTW bedrag; ─ BTW-nummer; ─ KvK-nummer (indien van toepassing); ─ Bankrekeningnummer. De Opdrachtnemer factureert achteraf per maand.

Programma van Eisen

6/6

OVEREENKOMST GEGEVENSUITWISSELING TUSSEN ZELFSTANDIG VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKEN 

* = invulveld.

BEHOREND BIJ OVEREENKOMST ACCOUNTANTSDIENSTEN Intern zaaknummer: Status: Datum: Versie VNG:

Z-20-121602 concept 17 februari 1.0, april 2021

Gemeente Medemblik, waarvan *het college van Burgemeester en Wethouders/de Gemeenteraad* de verwerkingsverantwoordelijke is, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door * de heer of mevrouw, persoonsnaam, functie en *Bedrijf, gevestigd te *plaatsnaam, KvK nummer *nummer, Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door *de heer of mevrouw, persoonsnaam, functie hierna afzonderlijk te noemen “Partij” of gezamenlijk “Partijen”

OVERWEGENDE DAT a) Partijen <maak keuze: voeren beide op grond van <naam wettelijke regeling> taken uit of <hebben op <datum> de <titel hoofdovereenkomst>, hierna naam Hoofdovereenkomst/, afgesloten>, b) Partijen zullen ter uitvoering van de hiervoor vermelde <taken/afspraken> Persoonsgegevens verwerken; c) Op de verwerking van Persoonsgegevens door Partijen zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing; d) Partijen zijn ieder Verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in artikel 4, aanhef en onder 7, AVG voor de verwerkingen die zij uitvoeren; e) Partijen stellen vast dat zij beide ieder voor zich verwerkingsverantwoordelijke zijn voor hun eigen deel van de verwerking, als bedoeld in artikel 3.2 van deze overeenkomst. f) Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken vastleggen over de verwerking van Persoonsgegevens; En komen het volgende overeen:

Artikel 1

Definities Overeenkomst Gegevensuitwisseling bij Accountantsdiensten

Pagina 1 van 8

1.1 1.2

Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Overeenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis. Bijlagen: aanhangsels bij deze Overeenkomst, die deel uitmaken van deze Overeenkomst.

Ingangsdatum en duurDeze Overeenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen. 2.2 Deze Overeenkomst eindigt op het moment dat Partijen de verwerking van Persoonsgegevens hebben beëindigd. 3.1 Partijen verwerken de door of via Partijen ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de hierboven genoemde overeenkomst Accountantsdiensten en daarmee voor *doel*. 3.2 Iedere Partij vult de door haar uit te voeren leveringen aan de andere Partij in tabel 1 van Bijlage 1 in.

Artikel 2

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

Beveiligingsmaatregelen Partijen zorgen ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen ten aanzien van de levering van Persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 32 AVG. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau bij de verwerkingen genoemd in Bijlage 1. Geheimhouding Personen die werken voor Partijen moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Partijen en eventueel ingeschakelde derden hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden hebben aan de geheimhouding. Verwerkers Partijen houden - indien van toepassing – bij welke verwerkers zijn ingeschakeld bij de uitwisseling van de Persoonsgegevens. Rechten van betrokkenen Als Betrokkene een beroep doet op zijn rechten, zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, kan deze zich richten tot de Partij die Verwerkingsverantwoordelijke is voor de desbetreffende verwerking (zie Bijlage 1). Mocht een Betrokkene zich tot de verkeerde Verwerkingsverantwoordelijke richten, dan zorgt de Partij die het verzoek ontvangt, dat dit verzoek naar de juiste Partij wordt verzonden. Partijen zullen elkaar zo nodig redelijkerwijs ondersteunen bij het tijdig afhandelen van de hierboven genoemde verzoeken.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging Op verzoek van een Partij werkt de andere Partij altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.

Inbreuk in verband met Persoonsgegevens tijdens de uitwisselingPartijen zullen elkaar dan over en weer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Partijen vermelden hierbij - voor zover bekend - de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen. 5.2 In geval van een Inbreuk nemen Partijen zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen. 5.3 Partijen maken na een geconstateerde Inbreuk afspraken over welke Partij de melding doet bij de toezichthoudende autoriteit en/of de Betrokkene(n).

Artikel 5

6.1 6.2

Partijen maken - indien noodzakelijk - in de Hoofdovereenkomst afspraken over de teruggave en wissing van Persoonsgegevens. De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Overeenkomst. Overeenkomst Gegevensuitwisseling bij Accountantsdiensten

Pagina 2 van 8

7.1

7.2

Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan de bevoegde rechter. Partijen kunnen onderling ook zelf vooraf en bevoegde rechter aanwijzen (forumkeuze). Deze Overeenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de Hoofdovereenkomst.