01 Bijlage 1 Rapport haalbaarheid huisvesting Medemblik 1.0.pdf

De aanvullende investeringskosten voor de verduurzaming van Label A naar ENG bedragen € 3.910 k, voor een totaal van € 13.365 k. Let op: het bereiken van ENG geldt voor alle drie de torens, ook de delen die de gemeente verhuurt. Naast het voldoen aan de duurzaamheidsambitie van de gemeente voor 2040, heeft de opwaardering naar ENG wel een positief effect op de jaarlijkse energielasten en onderhoudskosten van installaties (zie bijlage 1), met een positief effect op de exploitatie, zoals in hoofdstuk 5 nader wordt toegelicht.

Toekomstgerichte huisvesting

Instandhouding huidige situatie

Duurzaamheidsambitie

Label A

ENG

Label A

ENG

Investeringskosten (afgerond, excl. BTW)

€ 9.455 k

€ 13.365 k

€ 5.155 k

€ 10.600 k

Aanvullende investering verduurzaming

Instandhouding huidige situatie (minimaal noodzakelijke investeringen) •

De investeringskosten voor het in stand houden van de huidige situatie en Label A komt in de raming uit op € 5.155 k. Dit is vergelijkbaar met de € 5.460 k zoals geraamd in de verkenning.

•

Hoewel deze investering op korte termijn lager is dan het realiseren van de toekomstger TGH, zullen met name op het gebied van installaties verschillende ingrepen in de komende jaren alsnog plaats moeten vinden.

+ € 3.910 k

•

+ € 5.445 k

De aanvullende investeringskosten voor de verduurzaming van Label A naar ENG zijn bij het instand houden van de huidige situatie met € 5.445 k hoger dan bij de TGH, voor een totale investering van € 10.600 k. Dit verschil wordt verklaard doordat de hiervoor noodzakelijke aanpassing van alle installaties in de drie gebouwen diverse bouwkundige ingrepen met zich mee brengen, die reeds inbegrepen zijn in de scope van de TGH, en de opslagen over deze aanvullende investeringen.

Dit komt tot uiting in hogere meerjaren onderhoudskosten (zie bijlage 1), die zoals in hoofdstuk 5 te zien sterk doortellen in de jaarlijkse exploitatie.

18

5.5 Gevolgen kapitaallasten Als onderdeel van de berekening van de structurele exploitatiekosten (hoofdstuk 5) zijn de gevolgen van de investeringskosten op de kapitaallasten uitgerekend, waarbij de hiernaast aangegeven uitgangspunten zijn gehanteerd. In de tabel hieronder is het verloop van de kapitaallasten in de doorgerekende periode van 15 jaar weergegeven. Deze staan in verhouding tot de totale investering per variant, met kleine fluctuaties gedurende de looptijd ten gevolge van de afschrijftermijnen per onderdeel.

Uitgangspunten Huidige kapitaallasten Voor de huidige kapitaallasten (€ 431.443) is gebruik gemaakt van de huidige geactiveerde kapitaallasten en afschrijftermijnen van de gehele gemeentelijke huisvesting (Noord, Midden en Zuid toren), zoals beschikbaar gesteld door de gemeente op 13 maart 2023.

Toekomstige kapitaallasten De weergegeven kapitaallasten per scenario betreft een combinatie van de huidige kapitaallasten en de kapitaallasten van nieuwe investeringen, op basis van investeringsraming per scenario met geldende afschrijftermijnen conform de Nota Activabeleid 2022 en een rekenrente van 0,50% conform opgave financieel adviseur gemeente.

19

5.6 Aandachtspunten en risico’s Tot slot worden enkele aandachtspunten en risico’s benoemd ten aanzien van de investeringskosten. Scope en ontwerp De ingrepen die onderzocht zijn in de ruimtelijk-functionele studie, functionele vlekkenplannen en het prijspeil van de investeringskostenraming, gaan uit van een efficiënte besteding van middelen en ingetogen en doelmatig ontwerp. Dit kadert de scope van de verbouwing af: het uitgangspunt is geen complete verbouwing, maar het effectief benutten van bestaande ruimtes en tussenwanden waarbij met beperkte aanpassingen maximale impact bereikt wordt. Voor het afwerkingsniveau en voorzieningen wordt een degelijke kwaliteit zonder overbodige luxe gehanteerd. Wijzigingen in de scope en keuzes gedurende het ontwerpproces kunnen de kosten van het project sterk beïnvloeden. Gezien het vroege stadium van dit haalbaarheidsonderzoek, houdt de raming rekening met een zekere mate van scopewijzigingen gedurende het proces, maar om de kosten te beheersen is het belangrijk om de eisen en kaders voor het ontwerp vroegtijdig goed in de definitiefase vast te leggen. Toekomstbestendigheid en desinvesteringen Bij de keuze om bepaalde investeringen (in beginsel) buiten het project/investering te laten, moet rekening gehouden worden op verdere investeringen op een later moment.

Voorbeelden zijn het op een later moment vervangen van alle niet-LED verlichting, het opwaarderen van de data-installatie, maar ook het pas na 2030

toewerken naar energieneutraal. Op een later moment brengen dezelfde ingrepen hogere/aanvullende kosten of bepaalde desinvesteringen met zich mee, o.a. door inefficiëntie (dubbel werk, organiseren projectorganisatie, opnieuw intern verhuizen, opnieuw afwerken wanden/plafonds, etc.) maar ook door prijsstijgingen en marktwerking. Deze aanvullende kosten/gemiste besparingen komen deels terug in de exploitatieberekening, bijvoorbeeld de hogere geraamde meerjaren onderhoudskosten bij het in stand houden van de huidige situatie en hogere energielasten bij Label A, maar dit is niet limitatief.

met het naar voren halen van deze werkzaamheden en het bijbehorende investeringskrediet. Fasering investering Arbo-conforme werkplekken Een groot deel van de bureaus en bureaustoelen is aan vervanging toe, het is technisch afgeschreven en daarnaast is het niet Arbo-conform. Gezien de noodzaak van vervanging wordt geadviseerd om de vervanging van dit meubilair naar voren te halen, vooruitlopend op de verbouwing. Daarbij is het advies om niet al het werkplekmeubilair in de huidige situatie te vervangen, maar 60-70% van het huidige meubilair, om eventuele desinvesteringen bij de keuze voor TGH te voorkomen.

Spoedeisende investeringen Op dit moment is het uitgangspunt van de gemeente dat de verbouwing op een zo kort mogelijke termijn start en dat de noodzakelijke investeringen van de spoedeisende installaties naar voor worden geschoven, om aanvullende kosten en desinvesteringen te vermijden. Dit is ook het uitgangspunt voor de kostenramingen en exploitatieberekening. Gezien de staat van deze installaties, brengt het uitstellen van de verbouwing bepaalde risico’s met zich mee voor de bedrijfszekerheid, met bijbehorende risico op kosten voor bijvoorbeeld noodreparaties of vroegtijdige vervangingen, die meegewogen moeten worden in de verdere besluitvorming. Afhankelijk van de uitgangspunten en aanbestedingsstrategie in het vervolgtraject, moet mogelijk rekening gehouden worden

20

6.1 Exploitatiekosten Met alle uitgangspunten van de toekomstgerichte huisvesting en de bijbehorende investeringskosten, is de exploitatieberekening gemaakt. De exploitatieberekening laat zien wat het effect van verschillende scenario’s is over een tijdsperiode. Met de exploitatiekosten wordt inzichtelijk wat economisch het meest voordelige scenario is over een tijdsperiode. In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten verder toegelicht. Voor het berekenen van de huidige en toekomstige exploitatiekosten zijn de volgende uitgangspunten en bronnen gehanteerd.

Huidige exploitatiekosten- en inkomsten (2023 en 2024) Voor de huidige exploitatiekosten- en inkomsten van de gehele gemeentelijke huisvesting (Noord, Midden en Zuid toren) wordt uitgegaan van de gemeentelijke begroting 2023.

Algemene rekenkundige uitgangspunten Exploitatieperiode In dit haalbaarheidsonderzoek is voor de exploitatieberekening een periode van 15 jaar inzichtelijk gemaakt, waarbij 2023 als jaar 0 geldt. Voor het maken van de exploitatieberekening is uitgegaan van een doorrekening van een langere periode (25 jaar). Een periode van 15 jaar is weergegeven, en geeft een meer realistische weergave van de investeringen, na 15 jaar zullen bijvoorbeeld installaties gedeeltelijk vervangen moeten worden i.v.m. levensduur van technische onderdelen. Hiervan is de financiële impact op dit moment nog niet volledig inzichtelijk te maken zijn. Een periode van 15 jaar geeft een meer betrouwbaard beeld.

Exploitatie inkomsten scenario’s (2025 e.v.) Huidige huurinkomsten De huidige huurinkomsten zijn bepaald op basis van het bedrag in de begroting van de gemeente per 2023.

Indexatie De inkomsten en uitgaven zijn conform de rekenregels van de gemeente niet geïndexeerd over de exploitatieperiode.

Huidige servicekosten Voor de huidige servicekosten is het bedrag in de begroting 2023 van de gemeente als basis gehanteerd. Dit bedrag is vervolgens gecorrigeerd op de lagere energiekosten aan de hand van de energie-kostenraming van bbn per scenario per 2025, zie bijlage 1.

Disconteringsvoet Voor het netto contant maken van de kasstromen wordt een disconteringsvoet van 0,5% aangehouden, in lijn met de rekenrente van de gemeente over kapitaalgoederen.

Een uitzondering hierop zijn de kapitaallasten. Daarvoor is gebruik gemaakt van de huidige geactiveerde kapitaallasten en afschrijftermijnen van de gemeentelijke huisvesting.

Extra huurinkomsten Voor het oppervlak dat in de TGH beschikbaar komt voor de verhuur, wordt een huur aangehouden van € 100,- per m2 VVO. Deze huurprijs is bepaald op basis van een analyse van aanboden transactiereferenties in de omgeving. Hoewel deze ruimten beschikbaar komen per 2025, wordt uitgegaan van ingangsjaar 2026 vanwege potentiële aanvangsleegstand en eventuele incentives.

Extra servicekosten in scenario’s De extra servicekosten in de scenario’s zijn op basis van de huidige servicekosten per m². Deze zijn gecorrigeerd op de lagere energiekosten aan de hand van de energiekostenraming van bbn per scenario. Overige baten De overige baten zijn op basis van het bedrag opgenomen in de begroting van de gemeente. Exploitatiekosten scenario’s (2025 e.v.) De weergegeven kapitaallasten per scenario betreffen een combinatie van de huidige kapitaallasten en de kapitaallasten van nieuwe investeringen. Huidige kapitaallasten De huidige kapitaallasten zijn conform de huidige geactiveerde kapitaallasten en afschrijftermijnen van de gehele gemeentelijke huisvesting.

Kapitaallasten nieuwe investeringen De kapitaallasten van de nieuwe investeringen per 2025 zijn op basis van investeringsramingen per scenario (zie hoofdstuk 4) met geldende afschrijftermijnen conform de Nota Activabeleid 2022 (Lokale wet- en regelgeving – overheid.nl) en een rekenrente van 0,50% conform opgave financieel adviseur gemeente. Zie paragraaf 4.5 voor een overzicht waarin de kapitaallasten per scenario zijn weergegeven.

21

Onderhoud Voor het onderhoud zijn de volgende onderdelen aangehouden: bouwkundig (jaarlijks) onderhoud, inbouw (vloeren, wanden, plafonds), vaste inrichting (maatwerkmeubilair) gebruikersinstallaties (AV apparatuur, en spreekinstallaties), gebouw gebonden installaties en tuin/terreinonderhoud. Omdat de meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) van de gemeente in 2016 voor het laatst is vastgesteld en werkzaamheden en vervangingen lange tijd zijn uitgesteld, is er in de gemeentelijke begroting uitgegaan van in stand houden van de huidige situatie met minimale investeringen. Voor het haalbaarheidsonderzoek is gekozen om een realistisch beeld te schetsen op basis van kengetallen voor bouwkundig-, facilitair-, en installatietechnisch onderhoud (werktuigbouwkundig- en Elektra). Hierbij heeft bbn de kosten voor installatietechnisch onderhoud geraamd als onderdeel van het installatie- en duurzaamheidsadvies (bijlage 1). Voor het tuin/terreinonderhoud geldt dat de gemeente heeft aangegeven dat zij voornemens zijn het buitenterrein te willen herinrichten. Omdat het nog niet duidelijk is hoe dit ingericht gaat worden, wordt het bedrag voor tuinonderhoud uit de begroting van 2023 aangehouden.

Schoonmaakkosten Rekening houdende met een aanvangsleegstand van 1 jaar worden deze kosten vanaf 2026 (ingang verhuur van m² VVO die nu in gebruik zijn bij gemeente) naar rato van gebruik verminderd. Dit geldt alleen voor beide duurzaamheidsscenario’s van de TGH, aangezien daar extra meters worden verhuurd en de gemeente dus minder meters in gebruik heeft. Belastingen en heffingen Voor de belastingen en heffingen is het bedrag in de gemeentelijke begroting van 2023 aangehouden. Overige huisvestingskosten Deze kosten zijn bepaald op basis van het bedrag opgenomen in de gemeentelijke begroting van 2023. Verzekeringen Voor verzekeringen is uitgegaan van het bedrag opgenomen in de gemeentelijke begroting van 2023.

Beveiliging Voor beveiliging is uitgegaan van het bedrag opgenomen in de gemeentelijke begroting van 2023.

Verbruik water, elektra en gas Per 2025 is het verbruik van elektra en gas gebaseerd op de energiekostenraming van bbn per scenario, naar aanleiding van de voorgestelde investeringen. Hierbij opgeteld wordt het bedrag voor water uit de begroting van 2023.

22

6.2 Structurele huisvestingskosten Op basis van de uitgangspunten benoemd in de vorige paragraaf zijn de structurele huisvestingskosten per jaar bepaald voor de periode 2023-2038. Op de volgende pagina is voor deze periode het verloop van de jaarlijkse kosten weergegeven, met op deze pagina een overzicht voor de jaren 2023 t/m 2026. In bijlage 5 zijn per scenario de structurele huisvestingkosten weergeven voor een periode van 15 jaar.

Voor de huidige huisvestingskosten is jaar 2023 aangehouden, conform begroting gemeente 2023. Voor de toekomstige huisvestingskosten zijn de jaren 2025 en 2026 aangehouden voor ingang aanpassingen. Al met al gaan de structurele lasten vanaf 2025 in alle scenario’s sterk omhoog, met name als gevolg van uitgesteld onderhoud. Daarnaast kan geconcludeerd worden dat de structurele huisvestingskosten van scenario TGH aanzienlijk gunstiger is dan het instandhouding (0-scenario). Dit komt door hogere lasten voor onderhoud en energie enerzijds, en een lagere potentie voor inkomsten anderzijds bij het instandhouding.

De inkomsten zijn opgebouwd uit de volgende componenten: huurinkomsten (huidig en te verhuren), servicekosten (huidig en te verhuren), overige baten. De uitgaven zijn opgebouwd uit de volgende componenten: kapitaallasten (zie paragraaf 5.5), onderhoud, verbruik (water, elektra en gas), schoonmaakkosten, Belastingen en heffingen, overige huisvestingskosten, verzekeringen en beveiliging.

Huidige situatie - 2023 en 2024 Oppervlak

Instandhouden, label A - 2025 en 2026 M² BVO

M² VVO

Oppervlak

Instandhouden, ENG - 2025 en 2026

M² BVO

M² VVO

Oppervlak

Het verschil tussen de TGH met opwaardering naar ENG en het behouden van Label A is beperkter: de hogere investeringen/kapitaallasten voor het behalen van ENG worden in principe gecompenseerd door de lagere energielasten, waardoor ENG op jaarbasis net voordeliger is.

Scenario TGH, label A - 2025 en 2026

M² BVO

M² VVO

Oppervlak

Scenario TGH, ENG - 2025 en 2026

M² BVO

M² VVO

Oppervlak

M² BVO

M² VVO

Gemeente

7.671

Gemeente

7.671

Gemeente

7.671

Gemeente

6.252

Gemeente

6.252

Verhuurd in 2023

2.030

Verhuurd in 2023

2.030

Verhuurd in 2023

2.030

Verhuurd in 2023

2.030

Verhuurd in 2023

2.030

Te verhuren

1.419

Te verhuren

20.019

9.701

Totaal

2025

2026

Te verhuren

0

Totaal

20.019

9.701

2023

2024

Inkomsten Totaal inkomsten

Te verhuren Totaal

0 20.019

9.701

2025

2026

Inkomsten € -495.063 € -495.063

Uitgaven

Totaal inkomsten

Te verhuren Totaal

0 20.019

9.701

2025

2026

Inkomsten € -495.063 € -488.318

Uitgaven

Totaal inkomsten

Totaal

Inkomsten € -495.063 € -461.115

Uitgaven

Totaal inkomsten

1.419 20.019

9.701

2025

2026

Inkomsten € -495.063 € -722.904

Uitgaven

Totaal inkomsten

€ -495.063 € -676.685

Uitgaven

Totaal uitgaven

€ 1.220.279 € 1.218.357

Totaal uitgaven

€ 2.535.992 € 2.532.340

Totaal uitgaven

€ 2.686.599 € 2.681.180

Totaal uitgaven

€ 2.385.465 € 2.347.304

Totaal uitgaven

€ 2.275.562 € 2.236.098

Som kasstromen

€

Som kasstromen

€ 2.040.929 € 2.044.021

Som kasstromen

€ 2.191.536 € 2.220.065

Som kasstromen

€ 1.890.402 € 1.624.401

Som kasstromen

€ 1.780.499 € 1.559.414

725.216 €

723.294

23

Hiernaast is het verloop van de kasstromen gedurende de exploitatieperiode van 15 jaar weergegeven. Afhankelijk van het te kiezen duurzaamheidsniveau (ENG of Label A) zullen nieuwe investeringen gedaan moeten worden in de toekomst voor de twee scenario’s met label A, ongeacht welk werkplekconcept er gekozen wordt. Dit betekent dat in jaar 18 of 28 de oranje en gele lijn nog een piek omhoog krijgen door de desbetreffende investeringen. Deze zijn voor nu net als de andere benodigde investeringen die na 15 jaar wellicht nodig zijn buiten beschouwing gelaten in de exploitatieberekening. Dit omdat de hoogte van investering afhankelijk zal zijn van de desbetreffende toekomstige situatie, ambitie en visie van de gemeente.

NCW kasstromen scenario's 0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

TCO 15 jaar

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

2030

2031

2032

2033

2034

2035

2036

2037

2038

Instandhouden, label A

€ 27.940.000 €

730.000 €

720.000 € 2.020.000 € 2.010.000 € 1.990.000 € 1.980.000 € 1.960.000 € 1.940.000 € 1.930.000 € 1.920.000 € 1.880.000 € 1.870.000 € 1.770.000 € 1.750.000 € 1.740.000 € 1.730.000

Instandhouden, ENG

€ 30.170.000 €

730.000 €

720.000 € 2.170.000 € 2.190.000 € 2.170.000 € 2.140.000 € 2.130.000 € 2.110.000 € 2.090.000 € 2.080.000 € 2.040.000 € 2.020.000 € 1.920.000 € 1.900.000 € 1.890.000 € 1.870.000

Scenario TGH, Label A

€ 22.080.000 €

730.000 €

720.000 € 1.870.000 € 1.600.000 € 1.580.000 € 1.560.000 € 1.550.000 € 1.500.000 € 1.490.000 € 1.480.000 € 1.440.000 € 1.430.000 € 1.300.000 € 1.290.000 € 1.280.000 € 1.260.000

Scenario TGH, ENG

€ 21.070.000 €

730.000 €

720.000 € 1.760.000 € 1.540.000 € 1.520.000 € 1.500.000 € 1.480.000 € 1.430.000 € 1.420.000 € 1.410.000 € 1.370.000 € 1.360.000 € 1.230.000 € 1.210.000 € 1.200.000 € 1.190.000

Scenario

NCW kasstromen scenario's - 15 jaar

€ 2.500.000

V

S

B

O

€ 2.000.000

V

B

T

€ 1.500.000

Instandhouden, label A Instandhouden, ENG

€ 1.000.000

Scenario TGH, Label A Scenario TGH, ENG € 500.000

€2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

2030

2031

2032

2033

2034

2035

2036

2037

2038

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

24

6.3 Total Cost of Ownership Om meer inzicht te geven in de totale kosten van het in eigendom hebben van de gebouwen worden de verschillende scenario’s inzichtelijk gemaakt aan de hand van de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dit is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en het in bezit hebben gedurende de hele gebruikscyclus. In deze grafiek is de TCO per scenario inzichtelijk gemaakt. Om de TCO te bepalen zijn de inkomsten en uitgaven gedurende de exploitatieperiode van 15 jaar netto contant gemaakt tegen 0,5%. In de grafiek hiernaast is de netto contante waarde per scenario weergegeven om de financiële verschillen tussen de scenario’s inzichtelijk te maken. De uitgaven zijn opgebouwd uit de volgende componenten: kapitaallasten, onderhoud, verbruik (water, elektra en gas), schoonmaakkosten, belastingen en heffingen, overige huisvestingskosten, verzekeringen en beveiliging. De inkomsten zijn zichtbaar als negatieve bedragen (onder de nullijn) opgebouwd uit huurinkomsten (huidig en te verhuren), servicekosten (huidig en te verhuren) en overige baten. De lijn in de grafiek geeft de TCO weer en betreft de inkomsten minus de uitgaven. Bij de TGH ENG is te zien dat de TCO het voordeligst uitpakt. Dit is al zichtbaar vanaf jaar 2, door de lagere energiekosten, lagere onderhoudskosten en de mogelijkheid om meer ruimte te verhuren per jaar 3. (Zie bijlage 5)

25

6.4 Vergelijking structurele huisvestingskosten In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op de verschillen tussen de TGH en de duurzaamheidsambities (ENG en label A) en het in stand houden van de huidige situatie met duurzaamheidsambities (ENG en label A). Bij TGH ENG is de investering (circa € 13,4 miljoen) en daarmee kapitaallasten hoog. Deze investering zorgt voor lage onderhoudskosten, lage energiekosten en ook hogere inkomsten omdat een groter oppervlak verhuurd kan worden.

Bij TGH label A is de investering (circa € 9,5 miljoen) en daarmee kapitaallasten gemiddeld. Deze investering zorgt voor gemiddelde onderhoudskosten, relatief hoge energiekosten maar ook hogere inkomsten omdat een groter oppervlak verhuurd kan worden.

Scenario

Bij instandhouding huidige situatie label A is de investering (circa € 5,2 miljoen) en daarmee de kapitaallasten relatief laag. Het gevolg hiervan is hoge onderhoudskosten en energiekosten.

Aandachtspunten & Risico’s Ten aanzien van de doorrekening gelden de volgende aandachtspunten en risico’s:

Bij instandhouding huidige situatie ENG is de investering (circa € 10,6 miljoen) en daarmee kapitaallasten relatief hoog. Ondanks deze investering blijven de onderhoudskosten hoog doordat het huidige installatie concept aangepast wordt en niet volledig vervangen. De investeringen in verduurzaming zorgen wel voor lage energiekosten.

In de berekening zijn de huidige huurinkomsten inclusief servicekosten overgenomen uit de gemeentelijke begroting 2023 en aangehouden voor de aankomende 15 jaar. Er is geen onderzoek gedaan naar de resterende looptijd van de huurcontracten en in hoeverre de contracten voor huur nog marktconform zijn. Dit kan een risico vormen indien huurcontracten aflopen.

De TCO van de toekomstgerichte huisvestingsscenario’s is veel lager dan de TCO van in stand houden huidige situatie. De TGH ENG is circa € 1,0 miljoen gunstiger voor de exploitatieperiode van 15 jaar dan de TGH label A. Ten opzichte van Instandhouding label A is dit circa € 6,9 miljoen gunstiger voor deze periode. Dit vergt een hogere investering maar dit zorgt ook na de periode van 15 jaar nog voor een positief effect op de exploitatiekosten.

Kapitaallasten

Onderhouds kosten

Energiekosten

Huurinkomsten

Investering ca.

Toekomstgerichte HV

ENG

Hoog

Laag

Laag

Hoger

€ 13,4 miljoen

Toekomstgerichte HV

Label A

Gemiddeld

gemiddeld

Hoog

Hoger

€ 9,5 miljoen

Instandh. huidige situatie

ENG

Hoog

Hoog

Laag

Lager

€ 10,6 miljoen

Instandh. huidige situatie

Label A

Laag

Hoog

Hoog

Lager

€ 5,2 miljoen

Voor de ruimte dat bij het doorvoeren van de TGH beschikbaar komt voor de verhuur, is een huurprijs aangehouden van € 100,per m2 VVO. Een gemeente is verplicht een gebouw minimaal kostendekkend te verhuren. Er dient nog gecontroleerd te worden in hoeverre deze marktconforme huurprijs kostendekkend is.

26

7.1 Doorkijk vervolg In dit hoofdstuk wordt een doorkijk gegeven worden op de te nemen vervolgstappen om te komen tot een toekomstgerichte huisvesting. De exacte planning van het project hangt af van de gekozen strategie en uitgangspunten die in de definitiefase (1) worden bepaald. Ook de aanbestedingsstrategie (AS) en de wijze van contracteren van bijvoorbeeld architect, adviseur(s) en aannemer(s) bepaalt in grote mate de planning. Na de definitiefase kan een meer gedetailleerdere en realistische planning gegeven worden. Voor nu kan voor de totale planning uitgegaan worden van een periode van 2 tot 2,5 jaar, waarvan 1 tot 1,5 jaar uitvoering. De te nemen stappen zijn hieronder beschreven. 0 Voorbereidingsfase – start Q3 2023 Na het raadsbesluit over de keuze voor de toekomstgerichte huisvesting en de daaraan gekoppelde voorbereidingskrediet, zal de gemeente naar verwachting vanaf Q3 2023 kunnen starten met voorbereidingsfase. De te nemen stappen in deze fase zijn in paragraaf 7.2 nader toegelicht. 1 Definitiefase Afhankelijk van het Raadsbesluit zal vanaf Q3 2023 gestart kunnen worden met de definitiefase, in deze fase zullen de

uitgangspunten voor het vervolg van het project helder worden gemaakt. Er zullen medewerkerssessies georganiseerd worden om te komen tot een passend werkplekconcept d.m.v. een organisatietraject. In de definitiefase zal het technisch en functioneel programma van eisen worden gerealiseerd, dat in deze fase wordt afgerond. Het is van belang om in de definitiefase de uitgangspunten ten aanzien van de Raadzaal (behouden of verplaatsen) en het dienstverleningsconcept helder te hebben.

Gelijktijdig aan de definitiefase zal de aanbestedingsstrategie (AS) bepaald worden, waarmee de inrichting van het verdere ontwerp- en bouwtraject uitgewerkt wordt. In de aanbestedingsstrategie wordt bepaald op welke wijze architect, aannemer(s) en installatieadviseur worden aanbesteedt en gecontracteerd. Daarin zijn verschillende mogelijkheden met verschillende vooren nadelen. 2 Aanbestedingsfase Na afronding van de definitiefase en besluit over de aanbestedingsstrategie, zal in deze fase een aanbestedingsprocedure doorlopen worden om de architect, aannemer(s) en installatieadviseur te contracteren.

0

1

3 ontwerpfase In deze fase zal het technisch en functioneel programma van eisen de basis vormen voor het uitwerken van een ontwerp dat gebruikt kan worden voor de uitvoering. Tijdens de ontwerpfase zal het ontwerp verschillende fasen doorlopen (Schetsontwerp, Voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, technisch ontwerp). Met als doel om een uitvoering gereed ontwerp te realiseren. In deze fase zal ook de fasering van de werkzaamheden verder uitgewerkt worden met bij behorend schuifplan. Dat als basis zal dienen voor de uitvoeringsvolgorde. Zie ook paragraaf 7.4. 4 Uitvoeringsfase Afhankelijk van de mate van fasering van de werkzaamheden, moet rekening gehouden worden met een uitvoeringsperiode van 1 tot 1,5 jaar. Organisatie traject – doorlopend tijdens gehele project Om te komen tot een geslaagd en gedragen werkplekconcept, is het belangrijk om de organisatie op gezette tijden mee te nemen tijdens het traject. Een toelichting op dit traject wordt weergegeven in paragraaf 7.3 en bijlage 6.

2

3

4

AS Organisatie traject

27

7.2 Voorbereidingsfase In deze paragraaf worden de te nemen stappen in de voorbereidingsfase beschreven. Na het raadsbesluit over de keuze voor de toekomstgerichte huisvesting met duurzaamheidsrichting. zullen enkele stappen gezet moeten worden om de definitiefase te kunnen starten en te doorlopen. Hiervoor is een voorbereidingskrediet noodzakelijk. Inrichten projectorganisatie Voor het vervolg van het project zal de gemeente de interne projectorganisatie moeten inrichten en vaststellen. Wanneer de projectorganisatie is ingericht, zal gestart worden met het definitief vaststellen van de scope en vervolgstappen. Om de interne projectorganisatie te ondersteunen bij de vervolgfasen, wordt geadviseerd om adviseurs in te huren die de projectorganisatie ondersteunen tijdens de definitiefase. Te denken valt aan: •

Een adviseur om te komen tot een functioneel en technisch PvE;

•

Een adviseur voor het organisatietraject om te komen tot een integraal werkplekconcept (zie paragraaf 6.3 voor een uitgebreidere toelichting);

•

Aanbestedings- en inkoopadviseur voor het ondersteunen bij het opstellen van een aanbestedingsstrategie;

•

Een bouwprojectmanager;

•

Interne adviseurs vanuit P&O, financiën, communicatie, vastgoed etc. om te ondersteunen.

Vervanging meubilair Gezien de noodzaak van vervanging van een groot deel van de bureaus en bureaustoelen, wordt geadviseerd om de vervanging van dit meubilair naar voren te halen, vooruitlopend op de verbouwing. Het huidige werkplek meubilair is technisch afgeschreven en daarnaast niet Arbo-conform. In deze fase kunnen de voorbereidingen in gang gezet worden. Spoedeisende vervangingen technische installaties Door uitgesteld en minimaal uitgevoerd onderhoud zijn er diverse technische installaties die op korte termijn aan vervanging toe zijn. Deze spoedeisende vervangingen betreffen de vervanging en of uitvoeren van grootschalig onderhoud aan de centrale verwarming, de luchtbehandelingskast, klimaatregelinstallatie, verdeelkasten en brandmeldinstallatie. Deze werkzaamheden moeten zo spoedig mogelijk uitgevoerd worden om risico’s op uitvallen van technische installaties te voorkomen en daarmee de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Uitgangspunt is om werkzaamheden te starten bij de uitvoering de verbouwing. Indien gekozen wordt om deze werkzaamheden naar voren te halen (vooruitlopend op de verbouwing), moet rekening gehouden worden met de hiervoor geraamde kosten.

Dit zal onderzocht moeten worden om een keuze te kunnen maken. In de voorbereidingsfase zal de interne projectorganisatie moeten afwegen of hiervoor externe begeleiding nodig is. Dienstverleningsconcept In de definitiefase zal helderheid verschaft moeten worden over het dienstverleningsconcept, met het verhuizen van het publieke gebied van de Noord toren naar de Midden toren en het ontwerp van het publieksgebied is mogelijk een aanpassing nodig op het huidige dienstverleningsconcept. In de voorbereidingsfase zal de interne projectorganisatie moeten afwegen of hiervoor externe begeleiding nodig is. helderheid moeten krijgen of hiervoor aanpassingen nodig zijn hoe het dienstverleningsconcept gewijzigd en vastgesteld moet worden (met eventuele externe begeleiding).

Raadszaal In de definitiefase zal helderheid verschaft moeten worden over de positie en inrichting van de Raadszaal. Er zal onderzocht worden of Raadszaal in het gebouw moet blijven (mogelijk andere plek) of extern huren.

28

7.3 Organisatietraject Stappenplan Als gevolg van de huisvestingskeuze van de gemeente, moet de organisatie worden betrokken bij het (nieuwe) werkplekconcept, en de bijbehorende nieuwe manier van werken. Dit vraagt om een begeleidingstraject voor de medewerkers. Om te duiden waarom dit van belang is en wat daarbij komt kijken, is dit organisatietraject, een toelichting op de integraliteit van de drie elementen van een functioneel werkplekconcept en op de bijbehorende doorontwikkeling van de manier van werken binnen de gemeentelijke organisatie toegevoegd als bijlage 6.

Stap 2: Randvoorwaarden Naast een visie van de gemeente Medemblik op haar manier van werken dienen ook de randvoorwaarden te worden geformuleerd om deze werkwijze mogelijk te maken en te faciliteren middels een werkplekconcept en een dienstverleningsconcept. Voor dit stappenplan is het opstellen van een dienstverleningsconcept niet meegenomen. Dit vraagt een aanvullend traject en is afhankelijk van de ambitie, visie en behoefte van de gemeente. Voor de integraliteit is deze wel in de visuele weergave op de volgende pagina opgenomen.

Hieronder wordt beknopt aangegeven welke stappen worden doorlopen om te komen tot de routekaart van het organisatietraject. Een routekaart voor de doorontwikkeling van de manier van werken binnen het gemeentekantoor. De mate van verandering verschilt tussen de toekomstgerichte huisvesting en het in stand houden van de huidige situatie. De routekaart en diverse activiteiten die in de verschillende stappen plaatsvinden, worden op de volgende pagina’s weergeven en nader toegelicht. Stap 1: Visie Om de werkomgeving van de gemeentelijke organisatie te kunnen vernieuwen is het noodzakelijk om te weten op welke manier er gewerkt gaat worden. Een nieuwe werkomgeving vraagt dus om een visie op de nieuwe manier van werken. Hoe wil het bestuur & management werken als gemeentelijke organisatie? Hoe vertaalt dit zich in haar dienstverlening? En hoe moet dit ondersteund worden middels haar huisvesting?

Stap 3: Aanpak Vervolgens kan een aanpak worden opgesteld om de routekaart naar de (hybride) manier van werken te implementeren in de organisatie (tijdens het huisvestingstraject).

1. Visie

bestuur & management

strategisch

tactisch

2. randvoorwaarden

3. Aanpak

management & interne experts

organisatie

operationeel

29

Uitvoering stappenplan Benodigde capaciteit stappenplan Het is uiteraard aan de gemeente om te bepalen of zij het voorgestelde stappenplan/ organisatietraject (deels) zelf intern oppakken of dat zij, naast het projectmanagement op huisvesting, tevens ondersteund willen worden door een projectleider organisatiegericht huisvesten (OGH). Deze externe projectleider heeft kennis van huisvestingsprocessen en adviseert over het verandertraject dat de organisatie te wachten staat.

Vervolg stappenplan Deze routekaart wordt, in lijn met het HR-plan en in nauwe samenwerking met management en het projectteam, voorbereid, vastgesteld, gecommuniceerd en uitgevoerd tijdens het vervolg van de huisvestingsfases. Bij de uitrol van de routekaart zijn de haltes erop gericht om de organisatie te betrekken en te laten participeren bij de ontwikkeling van het nieuwe werkplekconcept, en de bijbehorende nieuwe manier van werken te laten ontdekken. Hierdoor worden bewustwording, betrokkenheid en acceptatie van het nieuwe werkplekconcept vergroot.

N.B.: Ongeacht of de gemeente dit stappenplan intern of extern oppakt, is er daarnaast vanuit het huisvestings- en organisatietraject interne capaciteit nodig van de gemeentelijke organisatie m.b.t. interne kennis en kunde over de gemeentelijke organisatie. Op basis van de gemaakte huisvestingskeuze kan een projectorganisatie worden ingericht en kan de gevraagde interne capaciteit worden bepaald.

Fasering stappenplan Tijdens dit stappenplan wordt een integrale benadering voorgesteld waarbij de huisvesting en de organisatieontwikkeling op elkaar worden afgestemd. De vorige pagina geeft een visuele weergave van de integraliteit tussen het huisvestingstraject en begeleidingstraject van de organisatie. Hierbij zijn enkele voorbeelden van haltes van de routekaart tijdens het vervolgtraject vervaagd weergegeven ter indicatie. De daadwerkelijke haltes van de routekaart zijn uiteraard afhankelijk van de huisvestingskeuze die de gemeente maakt en de bijbehorende mate van verandering in de manier van werken.

Benodigde investering De investering om dit stappenplan voor het organisatietraject extern uit te laten voeren, is € 50.000,-. Dit bedrag is opgenomen in de investeringskostenraming. De kostenraming voor het vervolgtraject (uitrol routekaart) is sterk afhankelijk van de huisvestingskeuze en ambitie m.b.t. het gewenste werkplekconcept en bijbehorende manier van werken. In de investeringskosten is hiervoor uitgegaan van € 135.000 op basis van vergelijkbare referentieprojecten. Ook voor het opstellen van het dienstverleningsconcept is op basis van referentieprojecten een aparte post opgenomen geraamd op € 35.000. Deze zal afhankelijk van de invulling van het traject en de visie van de gemeente ingevuld worden.

Instandhouding huidige situatie Bij instandhouden van de huidige situatie adviseren wij ook om een Organisatie-traject op te starten zoals hiervoor beschreven in 3.5. Binnen de gemeente is er op dit moment nog niet een werkplekconcept concreet vastgesteld. In de afgelopen jaren is de manier van werken veranderd, daarnaast wil de gemeente groeien naar een sterke organisatie zijn. Het is dan ook goed om met de medewerkers af te spreken waar de behoefte van de

gebruikers ligt. Met een focus op hoe men de ruimte gebruikt en wat de verwachtingen en werkafspraken onderling zijn. Daarnaast zullen afdelingen ook tijdelijk ergens anders moeten werken tijdens het uitvoeren van de noodzakelijke werkzaamheden. Ook dit vraagt om communicatie naar en het begeleiden van de werknemers. Omdat we in het haalbaarheidsonderzoek bij ‘instandhouding van de huidige situatie’ enkel uitgaan van de noodzakelijke kosten is het nu niet opgenomen in de investeringen, het wordt wel geadviseerd dit te doen.

Haltes begeleidingstraject Organisatie Werkgroep Bricks Verhaallijn Visie & ambitie

Randvoorwaarden DVC

Stap 1 Visie & ambitie

Routekaart Kloofanalyse

Werkgroep Bytes

HRplan

Vervolg: Uitrol

WPC Medemblik

Werkgroep Behaviour

Stap 2 Randvoorwaarden WPC

Activiteitenplanning

Stap 3 Aanpak routekaart

30

7.4 Gefaseerde uitvoering De realisatie van de nieuwe huisvesting zal gefaseerd plaats moeten vinden. De werkzaamheden van de gemeente gaan immers door, ook tijdens de realisatie. Dit is ongeacht welk scenario er gekozen zal worden. Het vervangen van tapijt, meubilair, installaties, het doen van enkele bouwkundige aanpassingen, etc. vraagt om het tijdelijk elders huisvesten van (een deel van) de organisatie.

vermeden wordt, zullen investeringen nodig blijven voor in het tijdelijk onderbrengen of deels elders voortzetten van de werkzaamheden. Een gefaseerde uitvoering brengt ook een langere duur van de verbouwing met zich mee, die leidt tot aanvullende kosten voor zowel de werkzaamheden als ten gevolge van markteffecten en prijsstijgingen.

Het is wenselijk om gedurende de verbouwing de dienstverlening van de gemeente zoveel mogelijk voort te zetten. Daarnaast rekening houdend met beperkt beschikbare alternatieve locaties, wordt voorzien dat de tijdelijke huisvesting zoveel mogelijk opgelost wordt binnen de beschikbare (schuif)ruimte in de gemeentelijke huisvesting. Hiermee worden kosten bespaart t.o.v. een uitvoering in één keer, waarbij voor de gehele doorlooptijd een vorm van tijdelijke externe huisvesting noodzakelijk is. Uitgaande van een tijdelijk andere manier van werken, evt. in combinatie met tijdelijk meer thuiswerken, lijkt dat binnen de huidige gebouwen mogelijk. In het vervolg bij de voorbereidings- en ontwerpfasen zal een gedetailleerd schuifplan worden ontwikkeld, met een planning voor de verbouwing en de invulling voor de tijdelijke huisvesting. De fasering zal afhangen van het te maken doorschuifplan. Hierin zal omschreven staan wanneer in welk deel van het pand de werkzaamheden plaatsvinden en waar de desbetreffende afdelingen dan tijdelijk gehuisvest zullen zitten. Met deze fasering en tijdelijk deels (intern of extern) verhuizen moet in het haalbaarheidsonderzoek al rekening worden gehouden. Hoewel de noodzaak voor volledige externe verhuur

31

8. Conclusies en advies Met dit haalbaarheidsonderzoek voor een toekomstgerichte huisvesting voor gemeente Medemblik, is de ruimtelijke en financiële haalbaarheid inzichtelijk gemaakt aan de hand van een ruimtelijk functionele toets en een exploitatieberekening over een periode van 15 jaar. Het advies aan de gemeente Medemblik, op basis van het onderzoek, is om te kiezen voor de toekomstgerichte energieneutrale huisvesting (TGH ENG). Uiteindelijk lijkt de TGH kwalitatief als financieel de beste keus, met voordelen op alle vlakken: Dit voordeel komt zowel op organisatie-, huisvestings-, duurzaamheids- als financieel niveau naar voren. Ambitie en organisatie Met het kiezen voor de toekomstgerichte huisvesting ENG geeft de gemeente als werkgever een duidelijk signaal af. Hierbij voorziet het in het groeien naar een sterke organisatie met goed werkgeverschap, die nieuwe medewerkers wil aantrekken. Met oog voor de professionele medewerkers, die werken in een professionele werkomgeving. Een werkgever die samenwerking ondersteunt zodat er optimale kwaliteit geleverd kan worden. Zo wordt invulling gegeven aan moderne arbeidsvoorwaarden en wordt een werkomgeving gecreëerd waar medewerkers trots op kunnen zijn, ook in het belang van inwoners, ondernemers en andere maatschappelijke partners.

Huisvesting De toekomstgerichte huisvesting geeft invulling aan de wensen en behoeften van de gemeente organisatie. Het ondersteunt een nieuw werkplekconcept dat beter bij de huidige en toekomstige manier van werken aansluit. De huisvesting voorziet in de basisbenodigdheden en wettelijke kaders en eisen, het is flexibel en voorzien van een diversiteit aan werkplekken (o.a. Arboconforme werkplekken) en faciliteiten. De huisvesting straalt

daarmee professionaliteit uit door de schone, gezonde en nette omgeving én men voelt zich er welkom en veilig. De huisvesting van de gemeente wordt efficiënter benut, dit past bij het gemeentebeleid en biedt mogelijkheden om meer ruimte beschikbaar te maken voor verhuur. Het publieksgebied verplaatst naar de Midden toren, dit biedt ruimte voor een nieuw dienstverleningsconcept. Hiermee kunnen niet alleen de medewerkers zelf prettiger werken, maar ook betere dienstverlening aan de inwoners, ondernemers en andere maatschappelijke partners verzorgen. Hoewel het buitenterrein niet in detail is meegenomen in de haalbaarheidsstudie, biedt de ruimte zeker extra mogelijkheden als openbare en publieke ruimte, die het waard zijn om nader te onderzoeken. Vooruitlopend op de realisatie van de toekomstgerichte huisvesting is het advies om het huidige werkplekmeubilair te vervangen (60-70%), omdat het huidige meubilair niet Arboconform is en technisch is afgeschreven. Dit meubilair kan na de verbouwing worden ingezet. Voor de Raadszaal is in dit onderzoek uitgegaan van het opfrissen van de huidige ruimte (schilderen wanden, vervangen vloerbedekking en plafonds), de inrichting en AV apparatuur is buiten beschouwing gelaten. Een mogelijke andere positie van de Raadszaal (en de daarbij benodigde investeringen) zijn niet meegenomen in dit onderzoek.

In het vervolg zal nader onderzocht moeten worden of de Raadszaal in het gebouw moet blijven (mogelijk andere plek) of extern huren.

Duurzaamheid Het advies aan de gemeente is te investeren in een energieneutraal gebouw (ENG). Met deze investering zullen de kosten over een periode van 15 jaar aanzienlijk lager zijn dan het in stand houden van de huidige situatie. Daarnaast zal de gemeente voldoen aan de eigen vastgestelde ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn. De gemeente geeft hiermee ook invulling aan de voorbeeldfunctie aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners en omliggende gemeenten van WestFriesland en daarbuiten. Financieel Middels de exploitatieberekening zijn de twee duurzaamheidsscenario’s voor de TGH vergeleken met het in stand houden van de huidige situatie. TGH ENG, geeft daarin de meest economisch voordelige situatie. Met het investeren in energieneutraal is de Total Cost of Ownership (TCO) veel lager dan de TCO bij het in stand houden van de installaties. Dit is circa € 6,9 miljoen gunstiger over een periode van 15 jaar, ten opzichte van Instandhouding Label A. TGH ENG is € 1,0 miljoen gunstiger dan TGH Label A over deze periode. Deze verschillen zijn te verklaren door de lagere energielasten in combinatie met lagere onderhoudskosten. De keuze voor de Toekomstgerichte huisvesting ENG draagt hiermee ook bij aan de eerste pijler uit het coalitieakkoord, het op orde brengen van de financiën.

Met het voordeel over de meerjaren zal het kiezen voor dit scenario het meeste balans op de begroting geven.

32