01 Bijlage 1 Rapport haalbaarheid huisvesting Medemblik 1.0.pdf

Gemeente Medemblik

Naar een veilige, gezonde en toekomstgerichte huisvesting

Haalbaarheidsonderzoek Versie 1.0 24 - 05 - 2023

Inhoudsopgave Hoofdstuk

Pagina

Overzicht bijlagen

1.

Inleiding

2

•

Bijlage 1: Rapport onderzoek en advies installatietechniek en duurzaamheid bbn

2.

Samenvatting

3

•

Bijlage 2: Geactualiseerde energielabels

3.

Huidige situatie

4

•

Bijlage 3: Functioneel vlekkenplan en ruimtelijke toets

4.

Toekomstgerichte huisvesting 1. Toekomstgerichte huisvesting 2. Uitgangspunten TGH 3. Kwalitatieve opbrengst TGH 4. Duurzaamheidsscenario’s TGH 5. In stand houden huidige situatie 6. Vergelijking impact

6 6 7 9 10 11 12

•

Bijlage 4: Investeringskostenraming

•

Bijlage 5: Exploitatieberekening

•

Bijlage 6: Organisatietraject - routekaart

5.

Investeringskosten 1. Investeringskosten 2. Uitgangspunten investeringskosten 3. Investeringskostenramingen 4. Overzicht investeringskosten 5. Gevolgen kapitaallasten 6. Aandachtspunten en risico’s

13 13 14 16 18 19 20

6.

Exploitatiekosten 1. Exploitatiekosten 2. Structurele huisvestingskosten 3. Total Cost of Ownership 4. Vergelijking, aandachtspunten en risico’s

21 21 23 25 26

7.

Doorkijk vervolg 1. Doorkijk vervolg 2. Voorbereidingsfase 3. Organisatietraject 4. Gefaseerde uitvoering

27 27 28 29 31

8.

Conclusies en advies

32

1

1. Inleiding Aanleiding De gemeente Medemblik is momenteel gehuisvest in twee kantoorgebouwen in Wognum, de Noord en Midden toren van de voormalige DSB aan de Dick Ketlaan 21. Samen met de Zuid toren, die ingezet wordt voor verhuur, vormen deze 3 gebouwen het gemeentehuis van de gemeente. Het onderhoud van het gemeentehuis is de afgelopen jaren uitgevoerd met de intentie om op termijn groot onderhoud uit te voeren. Hierdoor zijn de gebouwen op een minimaal niveau onderhouden om met name het functioneren en de veiligheid te waarborgen. Om het onderhoud te laten aansluiten bij de huidige wet -en regelgeving, de bedrijfszekerheid te garanderen en de onderhoudskosten voorspelbaar te houden is het uitvoeren van groot onderhoud op korte termijn noodzakelijk. De huidige staat van de gemeentelijke huisvesting maakt dat er investeringen gedaan moeten worden om een Arbo-conforme en veilige werkomgeving te creëren. Daarnaast is (mede door corona) de manier van werken veranderd. Dit vraagt om andere faciliteiten in de werkomgeving ter ondersteuning van een prettige manier van werken als ook een efficiënt gebruik van het vastgoed. Ook op gebied van duurzaamheid valt er in de gemeentelijke huisvesting een verdere verbeteringsslag te realiseren. Om de CO₂ uitstoot te verminderen is landelijk besloten om vanaf 2050 de CO₂ uitstoot met 95% te reduceren.

Ook de gemeente Medemblik dient met haar beleid bij te dragen aan deze afspraak. De gemeente zelf heeft hierbij de ambitie voor 2040 energieneutraal gesteld.

Om onder andere de dienstverlening naar de inwoners, ondernemers en andere maatschappelijke partners van gemeente Medemblik goed uit te voeren, heeft de gemeente de uitdaging om medewerkers te behouden en nieuwe medewerkers aan te trekken voor haar organisatie. Hiervoor wil de gemeente als goed werkgever de (werk)omgeving aan laten sluiten bij de gewenste en toekomstige dienstverleningsconcept en manier van werken. De gemeente heeft de wens om efficiënt gebruik te maken van de ruimte en een diversiteit aan (werk)plekken te creëren. Het benodigde installatietechnische en bouwkundige onderhoud en aanpassingen in combinatie met de aanvullende behoefte voor een ander werkplekconcept, zorgen samen voor het momentum om de inrichting aan te passen. Dit is het moment om niet alleen te kijken naar de huidige indeling en deze te vernieuwen, maar direct de mogelijke optimalisaties in en om de werkomgeving te realiseren. In 2022 is een verkenning uitgevoerd, waarin de mogelijkheden voor het creëren van een toekomstgerichte huisvesting binnen het bestaande gemeentehuis zijn onderzocht. Hierbij is ingegaan op de huidige situaties en ambities van de gemeente op de onderdelen vastgoed, technische installaties en manier van werken.

haalbaarheid van het scenario binnen de bestaande gebouwen meer in detail te toetsen en de financiële gevolgen inzichtelijk te maken, heeft het college gevraagd om dit haalbaarheidsonderzoek met financiële businesscase voor de toekomstgerichte huisvesting op te stellen. Doel haalbaarheidsonderzoek Het doel van dit onderzoek is de ruimtelijke en financiële haalbaarheid inzichtelijk te maken. Daarvoor wordt allereerst een ruimtelijk functionele toets en inpassingstudie gedaan, zo wordt er meer inzicht verkregen in de benodigde ruimte en aantallen werkplekken. De ruimtelijke toetsing gaat uit van de uitgangspunten in de verkenning, in deze fase herijkt en in meer detail uitgewerkt. Op basis van deze mogelijke inpassing zijn verschillende investeringsscenario’s inzichtelijk gemaakt. Deze investeringskosten zijn vertaald naar de exploitatieraming. De exploitatieraming geeft weer, wat de investering, het gebruik en het onderhoud zal kosten in de komende 15 jaar.

Op basis van de verkenning, heeft het college op 1 november 2022 een voorkeursscenario vastgesteld om nader te onderzoeken. Het voorkeursscenario is een combinatie van scenario B en C, met een gemiddelde flexfactor van 0,6 werkplek per FTE in combinatie met het faciliteren van activiteitgericht en hybride werken. Om de ruimtelijk-functionele

2

2. Samenvatting In dit haalbaarheidsonderzoek is het voorkeursscenario uit de verkenning voor de mogelijkheden voor een toekomstgerichte huisvesting voor het gemeentehuis van Medemblik herijkt en verder onderzocht. Het uitgewerkte voorkeursscenario is een combinatie van scenario B en C, met een flexfactor van 0,6. Het voorkeursscenario wordt in dit onderzoek Toekomstgerichte huisvesting (TGH) genoemd. De TGH is getoetst op ruimtelijke en financiële haalbaarheid, waarbij de businesscase inzichtelijk gemaakt is aan de hand van een geactualiseerde investeringskostenraming en een exploitatieberekening over een periode van 15 jaar. Ten behoeve van de besluitvorming is de TGH kwalitatief en financieel vergeleken met de noodzakelijke investeringen en exploitatielasten voor het in stand houden van de huidige situatie. Huidige situatie Door uitgesteld en minimaal uitgevoerd onderhoud, zijn er diverse technische installaties aan het einde van de technische en functionele levensduur. De installaties zullen op korte termijn vervangen moeten worden om de bedrijfszekerheid te waarborgen. Ook zijn investeringen nodig om te voldoen aan de Arbo-normen voor een veilige werkomgeving.

Tegelijkertijd vragen de gemeentelijke ambities en ontwikkelingen in de manier van werken om aanpassingen aan de werkomgeving, om deze beter aan te laten sluiten op de actuele behoeften en het dienstverleningsconcept. Toekomstgerichte Huisvesting (TGH) Onder een toekomstgerichte huisvesting wordt een werkomgeving verstaan waar de gemeentelijke organisatie efficiënte inzet van middelen nu en in de toekomst de

gemeentelijke taken veilig en gezond kan uitvoeren. En die bijdraagt aan de ambities van de gemeente op het gebied van duurzaamheid en dienstverlening. Een gemeentehuis waar medewerkers, inwoners, ondernemers en andere maatschappelijke partners zich welkom voelen. Voor het werkplekconcept bij de TGH is activiteit gerelateerd werken op kantoor in combinatie met hybride werken het uitgangspunt. Hierbij is de verwachte te huisvesten formatie (360 FTE incl. groei) en beoogde werkplekfactor (0,6 wpl/FTE) herijkt en gebruikt om de (on)mogelijkheden en impact binnen de gebouwen ruimtelijk te toetsen. Hieruit is gebleken dat het mogelijk is om de ruimtebehoefte van de gemeentelijke organisatie in te passen in de Midden toren en één etage in de Noord toren. Er wordt hierbij ca. 1.500 m2 VVO vrijgespeeld voor verhuur door de gemeente. Duurzaamheid De bestaande energie labels zijn als onderdeel van het haalbaarheidsonderzoek vastgesteld, waaruit blijkt dat de huidige panden label A hebben, maar niet aan de door de gemeente vastgestelde ambitie om energieneutraal te zijn in 2040. De noodzakelijke maatregelen en kosten om tot een energieneutraal gebouw (ENG) te komen zijn onderzocht. Beide duurzaamheidsscenario’s zijn financieel uitgewerkt, om de afweging te maken of verder verduurzamen op dit moment een verstandige keuze is.

Financieel De investeringskosten en exploitatielasten zijn voor de TGH en het in stand houden van de huidige situatie voor beide duurzaamheidsscenario’s in detail uitgewerkt en inzichtelijk gemaakt. In beide gevallen is sprake van minimaal noodzakelijke investeringen voor spoedeisende vervangingen, onderhoud en

het creëren van een Arbo-conforme werkomgeving. Bij TGH worden daarnaast investeringen gedaan om de nieuwe manier van werken en dienstverlening te implementeren en faciliteren. Hoewel de investeringskosten voor de TGH hoger zijn dan voor het in stand houden van de huidige situatie, zijn de structurele huisvestingskosten en TCO1 voor de TGH aanzienlijk lager dan bij instandhouding van de huidige situatie, circa € 6,9 miljoen over een periode van 15 jaar. Uit de exploitatieberekening komt TGH ENG vervolgens € 1,0 miljoen over een periode van 15 jaar lager uit dan TGH Label A. Deze verschillen zijn te verklaren door de lagere energielasten in combinatie met lagere onderhoudskosten. Planning Na de besluitvorming over de te kiezen richting, moet het ontwerp- en verbouwproject formeel gestart worden. Rekening houdend met de urgentie in de spoedeisende vervangingen, wordt momenteel gestuurd op starten in Q3 2023. Het project begint met een voorbereidings- en definitiefases, waarbij o.a. het werkplekconcept en Programma van Eisen voor de verbouwing definitief uitgewerkt moeten worden. Conclusie Op basis van het onderzoek, is TGH ENG, vanuit financieel en economisch perspectief, de beste oplossingsrichting voor de gemeentelijke huisvesting. Na het realiseren van de TGH, kan het gemeentehuis er weer jaren tegenaan.

Zowel kwalitatief als financieel scoort het voorkeursscenario gedurende de exploitatieperiode van 15 jaar gunstiger dan het in stand houden van de huidige situatie.

1Total Cost of Ownership is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en

het in bezit hebben gedurende de hele gebruikscyclus. 3

3. Huidige situatie In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie van de huisvesting van de gemeente, als ook gemeente Medemblik zelf beschreven. Hierin staat de meest relevante opgehaalde informatie die van invloed is op het haalbaarheidsonderzoek. De focus ligt op het onderhoud van de gemeentelijke huisvesting, de duurzaamheid van het gemeentehuis en de gemeente als organisatie. Noodzakelijk onderhoud gemeentelijke huisvesting Om inzicht te krijgen in het noodzakelijk onderhoud is in dit onderzoek een verdeling gemaakt in spoedeisend, bouwkundig en overig installatietechnisch onderhoud. Dit geeft enerzijds de urgentie aan en anderzijds de mogelijkheid voor de gemeente om de spoedeisende vervangingen vooruitlopend op de realisatie of bij de start van de realisatie uit te laten voeren. Spoedeisende vervanging Door uitgesteld en minimaal uitgevoerd onderhoud zijn er diverse technische installaties die het einde van de technische en functionele levensduur hebben bereikt en op korte termijn vervangen moeten worden om de bedrijfszekerheid te waarborgen. De gemeente heeft adviesbureau bbn gevraagd om de noodzakelijke vervangingen in beeld te brengen. Het gaat hierbij om de vervanging en of uitvoeren van grootschalig onderhoud aan de centrale verwarming, de luchtbehandelingskast, klimaatregelinstallatie, verdeelkasten en brandmeldinstallatie.

Voor het volledige overzicht, toelichting en bijbehorende kosten wordt verwezen naar de bbn rapportage die als bijlage 1 is toegevoegd. Deze spoedeisende vervangingen moeten zo spoedig mogelijk uitgevoerd worden om risico’s op uitvallen van technische installaties te voorkomen en daarmee de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Bouwkundig onderhoud Voor de bouwkundige kwaliteit is visuele opname gedaan en is

gebruik gemaakt van de kennis die aanwezig is bij de gemeente. Het bouwkundig onderhoud bestaat onder andere uit het uitvoeren van reparaties en vervangingen op het gebied van stucwerk, plafonds, wanden, vloerafwerkingen, ramen, deuren, kozijnen en mogelijke wat herstelwerk aan de buitengevel en het dak. De status van het bouwkundig onderhoud is minimaal en vraagt investeringen om de gemeentelijke huisvesting in de toekomst goed wind- en waterdicht te houden. Op constructief vlak zijn er op dit moment geen gebreken zichtbaar. Bij het verwijderen van wanden en plafonds moet dit nader onderzocht worden, maar voor dit haalbaarheidsonderzoek is niet uitgegaan van dergelijke gebreken. Technische installaties Naast de technische installaties die op korte termijn vervangen moeten worden, zijn er andere installaties die op termijn ook vervangen moeten worden. Hieronder vallen de verlichting, inbraakinstallatie, data en camera-installatie, toegangscontrole, transportinstallatie (liften) en PV (zonnestroom) installatie. Bij deze installaties kan een keuze gemaakt worden in het moment van vervangen en daarmee de investering, maar om dubbel werk te voorkomen (bijvoorbeeld voor vervangen van plafonds en meermaals loskoppelen van installaties) kunnen deze werkzaamheden efficiënt gecombineerd worden met de overige werkzaamheden.

moeten worden, zodat deze ruimte niet toegankelijk is. Daarnaast is de wens om de route en bewegwijzering voor de verschillende bezoekers en publiek te verbeteren. De exacte wensen, mogelijkheden en inrichting moeten in een vervolgonderzoek nader uitgewerkt worden. In dit haalbaarheidsonderzoek is de herinrichting van de openbare ruimte opgenomen als een PM post. MJOP Tijdens het ophalen van alle benodigde informatie is gebleken dat de meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) van de gemeente in 2016 is vastgesteld. Werkzaamheden en vervangingen zijn een lange periode uitgesteld, waarbij als uitgangspunt het in stand houden van de huidige situatie met minimale investeringen is gehanteerd. Voor dit haalbaarheidsonderzoek is gekozen om een realistisch beeld te schetsen op basis van kengetallen voor bouwkundig-, facilitair-, en installatietechnisch onderhoud. De inventarisatie en kostenraming voor installatietechnisch onderhoud advies is uitgevoerd door adviesbureau bbn en is onderdeel van de rapportage van bijlage 1.

Zuid

Midden

Noord

Buitenterrein Het buitenterrein rondom de 3 gebouwen van de gemeentelijk huisvesting heeft een grootte van ca. 33.800 m2. De gemeente heeft de ambitie om de buitenruimte achter het gemeentehuis efficiënter in te zetten. Het voornemen is om het terrein deels in te zetten als openbare- en publieke ruimte. Hiervoor is een herindeling van het terrein nodig. De zonnepanelen die ook in de buitenruimte liggen blijven behouden, maar zullen afgeschermd

N 4

Duurzaamheid gemeentehuis De gemeenten in Nederland hebben een belangrijke taak bij het uitvoeren van maatregelen om (inter-)nationale doelstellingen op het gebied van klimaat en duurzaamheid te bereiken. Ze hebben een verantwoordelijkheid voor het beleid en de uitvoering op hun eigen grondgebied. Hierbij moet ten minste voldaan worden aan de geldende wet- en regelgeving. In de verkenning is voor de verduurzamingsmaatregelen uitgegaan van het advies van bbn uit 2018 met betrekking tot benodigde investeringen in installaties. Als onderdeel van dit haalbaarheidsonderzoek is bbn gevraagd om de mogelijke verduurzamingsmaatregelen en bijbehorende investeringen te herijken en hiervoor een advies uit te brengen. Door de wijze waarop een gemeente in de eigen bedrijfsvoering inzet op duurzaamheid, kan zij een voorbeeldrol vervullen.

Daarom zijn twee verschillende duurzaamheidsscenario’s inzichtelijk gemaakt: 1) Energielabel A (voldoet aan wet- en regelgeving voor kantoorgebouwen voor 2030) 2) Energieneutraal gebouw (ENG, voldoet aan gemeentelijke duurzaamheidsambitie voor 2040) Omdat de tijdens de verkenning gehanteerde energie labels van de gebouwen (destijds vastgesteld op Label B en C) verlopen waren en de actuele energielabels van de gebouwen onduidelijk was na de reeds gerealiseerde verduurzamingsmaatregelen, heeft de gemeente bbn gevraagd om gelijk met het haalbaarheidsonderzoek de energielabels opnieuw vast te stellen.

Bij het opnieuw beoordelen van het energielabel, is vastgesteld dat de 3 panden minimaal voldoen aan energielabel A. Daarmee komt het streven naar energielabel A neer op het behouden van het huidige energielabel. De geactualiseerde energielabels zijn bijgevoegd als bijlage 2. Organisatie gemeente Medemblik De gemeente Medemblik bestaat uit 17 kernen, die alle een eigen identiteit hebben op het gebied van sport, school en samenzijn. Er zijn grote uitdagingen voor de gemeente. Het landelijke karakter van de gemeente en de diversiteit van de kernen met hun eigen voorzieningen vragen een hoge investering. Dit vraagt om de financiële situatie van de gemeente Medemblik op orde te krijgen en voorspelbaar te maken.

Onderdeel​

FTE​

Interne formatie (incl. groei, excl. medewerkers buitendienst)​

321​

Verwachte FTE extern / inleen​

39​

Totaal

360​

Voor de uitvoering van gemeentelijke taken is in het coalitieakkoord 2022-2026 opgenomen dat een stevige ambtelijke organisatie nodig is van gepassioneerde en professionele ambtenaren die met veel plezier werken voor de gemeenschappen in Medemblik. De organisatie wordt op sterkte gebracht en er wordt invulling gegeven aan moderne arbeidsvoorwaarden, waar medewerkers trots op kunnen zijn. Om de organisatie op sterkte te brengen heeft de gemeente op 29 maart 2023 de personeelsbegroting voor de programmabegroting2024 e.v. vastgesteld, die uitgaat op een toekomstige in het gemeentehuis te huisvesten formatie van 360 FTE. Voor dit haalbaarheidsonderzoek is dit als basis gehanteerd voor de ruimtebehoefte. Deze te huisvesten formatie houdt rekening met de verwachte groei van interne medewerkers (m.u.v. de medewerkers van de buitendienst, die niet op het gemeentehuis zijn gehuisvest) en extern / inleen en ruimte een aantal stagiaires.

5

4.1 Toekomstgerichte huisvesting Als onderdeel van dit haalbaarheidsonderzoek is de in de verkenning vastgestelde oplossingsrichting voor de TGH verder uitgewerkt en getoetst. Dit hoofdstuk definieert de eisen aan een TGH, omschrijft de gehanteerde uitgangspunten schetst de kwalitatieve verbetering die hiermee op verschillende vlakken in de toekomstige situatie gerealiseerd wordt. Daarnaast wordt, om de TGH in het juiste perspectief te plaatsen, kort ingegaan op de minimaal noodzakelijke ingrepen om de huidige situatie in stand te houden. Eisen aan toekomstgerichte huisvesting Onder een toekomstgerichte huisvesting en werkomgeving waar de gemeentelijke organisatie nu en in de toekomst hun gemeentelijke taken veilig en gezond kan uitvoeren, wordt verstaan een gemeentehuis … •

Dat is ingericht op de basisbenodigdheden voor de ambtelijke en politieke organisatie om hun publieke taak uit te voeren;

•

Dat flexibel is en zich kan aanpassen op toekomstige ontwikkelingen en behoeften van de organisatie;

•

Dat voldoet aan ten minste de wettelijke kaders en eisen, o.a. op gebied van duurzaamheid, installaties en systemen en inrichting (arbo-conformiteit);

•

Die de toekomstige manier van werken faciliteert, waarbij uitgegaan wordt van efficiënt ruimtegebruik met een

diversiteit aan werkplekken en faciliteiten. Geen poespas, maar een functionele inrichting en uitstraling; •

Met een professionele omgeving, die schoon, netjes en opgeruimd is en gezond werken ondersteunt door voldoende daglicht, groenvoorzieningen en een aangenaam klimaat.

•

Waar zowel medewerkers als bezoekers zich welkom en zowel fysiek als sociaal veilig voelen;

•

Dat duurzaam is en hiermee aansluit op de duurzaamheidsambities en voorbeeldfunctie van de gemeente.

Zoals ook in de verkenning is vastgesteld, is een van de belangrijkste voorwaarden om de TGH en efficiënt ruimtegebruik mogelijk te maken, de overgang naar een nieuw werkplekconcept en de daarbij horende andere manier van werken. Het gaat uit van een combinatie van hybride en activiteit gericht werken, waarmee de medewerkers hun taken beter kunnen uitvoeren en zo ook de inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners van de gemeente beter kan bedienen.

Een weloverwogen en doelmatige besteding van financiële middelen is hierbij het basiskader. De gemeente Medemblik gaat bij het realiseren van de toekomstgerichte werkomgeving uit van de minimaal noodzakelijke aanpassingen en een ingetogen en doelmatige inrichting en afwerkingsniveau. Concreet betekent dit een beperkte herindeling van de werkomgeving in de Midden- en Noordtoren, die door de gemeentelijke organisatie in gebruik zullen blijven. Daarnaast geldt ook voor de gehele huisvesting de noodzakelijk installatie technische en bouwkundige aanpassingen en onderhoud. Ook betekent dit dat bij de keuze van ingrepen en investeringen, slimme keuzes gemaakt worden die desinvesteringen zoveel mogelijk vermijden.

6

4.2 Uitgangspunten TGH Werkplekconcept Het uitgangspunt voor het werkplekconcept wordt activiteit gerelateerd werken op kantoor met een combinatie van hybride werken. Men heeft hierin geen eigen werkplek meer (met een uitzondering van bepaalde functies), de primaire werkplek blijft op kantoor. Afhankelijk van de werkzaamheden kiest men waar de werkplek is. Dit gaat zowel uit van de keuze ‘werk ik thuis of op kantoor?’, als ook ‘wanneer ik op kantoor werk, aan welk type werkplek zit ik dan voor welke activiteit?’.

Het nieuwe werkplekconcept sluit hiermee beter aan bij de veranderde manier van werken van afgelopen jaren die is versneld door corona. Hiermee ontstaat een efficiënter gebruik van het kantoor. Ook ontstaat er meer verhuurbare ruimte en daarmee minder vierkante meters die opgewaardeerd dienen te worden. Dit levert meer inkomsten op en beperkt de kosten. De gemeente zal enkel nog gebruik maken van de Midden toren in zijn geheel en een verdieping van de Noord toren. Het werkplekconcept gaat daarnaast uit van een flexfactor van 0,6 werkplek per FTE. Daarmee is er voor de diverse activiteiten, horend bij het werkproces van de gemeente, een bijpassende werkplek te vinden. Het uitganspunt is daarmee een efficiënt gebruik van de beschikbare ruimte met minimale aanpassingen om tot een functionelere indeling te komen. Dienstverleningsconcept Een belangrijk onderdeel voor de huisvesting is een nog op te stellen dienstverleningsconcept. De nieuwe huisvesting moet qua inrichting en faciliteiten, alsmede het gedrag en houding van de medewerkers bij uitstek passend zijn. Uit onderzoek van de Nationale Ombudsman (2019) blijkt dat de

respondenten een overheid willen die eerlijk is, begripvol met burgers communiceert en handelt met een menselijke maat. Als (landelijke) verbeterpunten voor een betere relatie komen de volgende punten naar voren: ▪ Begrijpelijk zijn (eenvoudig taalgebruik, simpele procedures, duidelijk maken waarvoor je bij welke instantie moet zijn); ▪ Dienstverlening via één loket ter voorkoming van het kastjenaar-muur-gevoel; ▪ Minder bureaucreatie én kennis van zaken van medewerkers; ▪ Burgers serieus nemen / goed luisteren naar (problemen van) burgers. De gemeente Medemblik vertaalt dit op hoofdlijnen als volgt in haar nog op te stellen dienstverleningsconcept: Gastvrij/vriendelijk en bereikbaar, denken vanuit de klant, efficiënt, begrijpelijk en duidelijk. Gastvrijheid (‘hospitality’) is wat doorklinkt in het contact met de inwoner. Elke medewerker is aanspreekbaar op zijn of haar dienstverlening. Ruimtelijke toets Om de ruimtebehoefte van de TGH vast te stellen en de bouwkundige (on)mogelijkheden voor de inpassing in het bestaande gebouw is de TGH nader uitgewerkt in een functioneel vlekkenplan en ruimtelijk getoetst. De details van de ruimtelijke toets zijn te vinden in bijlage 3, hierin staan de toelichting op de aanpak, uitkomsten en de conceptuele vlekkenplannen nader omschreven.

Samengevat is de conclusie dat de toekomstgerichte huisvesting goed inpasbaar is in het bestaande gebouw. Uitgaande van de te huisvesten formatie van 360 FTE en de vastgestelde flexfactor van 0,6 volgt uit de ruimtelijke toets dat hiervoor de gehele Middentoren in combinatie met 1 verdieping in de Noordtoren nodig zijn om de ruimtebehoefte van de gemeentelijke organisatie te vervullen. Binnen de haalbaarheidsstudie wordt vooralsnog uitgegaan van het in gebruik nemen van de begane grond van de Noord toren, waarbij ca. 1.500 m2 VVO vrijkomt voor aanvullende verhuur door de gemeente. In een vervolgfase kan nader worden bepaald of de inzet/verhuur van andere verdiepingen meer wenselijk is. Het functionele vlekkenplan dient gelezen te worden als een check op de benodigde fysieke ruimte voor het aantal werkplekken en de benodigde bouwkundige aanpassingen. Vanuit hier kunnen de juiste investeringen en de te verhuren vierkante meters bepaald worden.

Het functionele vlekkenplan toont een mogelijke inpassing en indeling van de diverse functionele werkplektypes. Het is niet een vlekkenplan waarin iedere afdeling een vast, afgebakend gebied heeft: de werkplekken kunnen in principe door alle medewerkers gebruikt worden en men kiest op basis van de werkactiviteit waar deze uitgevoerd wordt. In het vervolgtraject kan nader bepaald worden of (gedeeltes van) etages aan specifieke afdelingen of teams worden toebedeeld, of dat bijvoorbeeld met ankerpunten voor bepaalde afdelingen gewerkt gaat worden. Op basis van de ruimtelijke toets en omvang van de afdelingen/teams, zijn hier in ieder geval diverse mogelijkheden voor.

7

Inrichting werkomgeving De werkomgeving van de gemeente zal opnieuw ingericht worden met enkele herstelwerkzaamheden en opwaardering van diverse wanden, kozijnen en deuren. Onder de werkzaamheden en opwaardering vallen bijvoorbeeld het schilderen van de te behouden wanden, kozijnen en deuren, en ook het plaatsen van enkele nieuw tussenwanden (die geplaatst worden t.b.v. de herindeling). Daarnaast zal ook het vervangen van de vloerafwerking en vervangen van het meubilair worden meegenomen. Een deel van het meubilair is reeds vervangen of valt buiten de scope. Deze zullen niet vernieuwd worden, dit betreft:

geldt dit voor zowel de Zuid, Midden en Noord toren. Aantal werkplekken Met de vastgestelde FTE en flexfactor wordt voor het aantal Arbo-conforme werkplekken in de nieuwe situatie gestreefd naar ca. 216 werkplekken. Voor de aantallen en groottes van vergaderzalen, is in overleg met de gemeente besloten om in deze fase een vergelijkbaar aantal als in de bestaande situatie te handhaven. Ter illustratie van de verwachte orde van grootte, zijn de aantallen zoals ingetekend in de ruimtelijke toets hieronder weergegeven. Deze cijfers zijn gehanteerd als basis van de investeringskostenraming. Functie

Aantal plekken / capaciteit

•

Restaurant inclusief overlegruimte MBG01 begane grond Midden toren;

•

2e verdieping Midden toren;

•

Volledige Zuid toren, deze is verhuurd;

Informeel overleg / aanlanden

130+

•

Deel Noord toren, deels te verhuren (ca. twee etages);

Arbo-conforme werkplekken

214

Naast het opwaarderen van de ruimte in gebruik door de gemeente, zal de vrijgekomen verhuurbare ruimte in het Noord toren verhuurgereed worden gemaakt. Dit omvat enkel de minimale herstelwerkzaamheden op de in inrichting (schilderen wanden, kozijnen en deuren en vervangen tapijt). De reeds verhuurde ruimte in de Zuid toren wordt niet aangepast. Afhankelijk van het gekozen duurzaamheidsconcept zullen in alle gebouwen werkzaamheden aan de technische installaties uitgevoerd moeten worden, waarvoor ook de systeemplafonds (gedeeltelijk) vervangen moeten worden. In het geval van ENG

Vergaderen*

243 (+ ca. 28 in bestuursvleugel)

(Video)bellen (nieuw)

13

* Aantal vergaderzalen en verdeling 2p, 4-8p, 10-16p, 16-24+ zalen vergelijkbaar met huidige situatie gerealiseerd

Publieksgebied Het publieksgebied wordt verplaatst van de begane grond in het Noord toren naar de begane grond van de Midden toren. Ook deze verhuizing is ruimtelijk getoetst en met een aanpassing in dienstverleningsconcept en een efficiënte indeling is het mogelijk om binnen de beschikbare ruimte een passend publieksgebied te realiseren.

Raadszaal In deze haalbaarheidsstudie is het uitgangspunt om de huidige ruimte voor de Raadszaal te behouden. Opfrissen van de ruimte (wanden, vloerbedekking en plafonds) is meegenomen in de berekening. Het voorzien van de ruimte met nieuw meubilair (los en maatwerk), het vervangen van AV installaties en spreekinstallaties is niet meegenomen. In de volgende fase zal nader onderzocht moeten worden of de Raadszaal in het gebouw moet blijven (mogelijk op een andere plek) of dat het huren van een externen locatie tot de mogelijkheden behoort. AV-installaties De AV-installaties in zowel het werkgebied, als voor de commissiekamers worden vervangen, om hybride werken- en vergaderen mogelijk te maken en de politieke taak van de gemeente beter te kunnen vervullen. Buitenterrein Voor het aanpassen van het buitenterrein, worden de huidige ideeën van de gemeente aangehouden. Dit gaat uit van het terrein gedeeltelijk in zetten als openbare- en publieke ruimte. Daarvoor is een herindeling van het terrein nodig waarbij de oostkant beter benut en betrokken wordt bij het geheel. Voorstel is om de PV panelen niet toegankelijk te maken en af te schermen met een hekwerk. In de huidige situatie is het voor bezoekers niet altijd duidelijk in welk gebouw men moet zijn. Het is aan te raden de huidige bewegwijzering en bebording te vervangen en de routing te verbeteren.

De buitenruimte is niet verder uitgewerkt in de haalbaarheidsstudie, maar met het oog op de toekomst is deze in de investeringskosten wel alvast met een PM post omschreven, om na aanvullend onderzoek in te vullen.

8

4.3 Kwalitatieve opbrengst TGH Na het realiseren van de TGH, kan het gemeentehuis er weer jaren tegenaan: de bedrijfszekerheid is gewaarborgd en de huisvesting voldoet aan de huidige eisen, wensen en ambities van de gemeente op gebied van werkomgeving, dienstverlening aan de inwoners en duurzaamheid. Door het uitwerken en faciliteren van een nieuw werkplekconcept, ontstaat ruimte die tot extra inkomsten kan leiden, maar ook extra flexibiliteit biedt om toekomstige ontwikkelingen op te vangen. Werkomgeving In de TGH wordt meer gericht op het hybride en activiteit gericht werken, met als gevolg dat per FTE minder ruimte nodig is. Hiermee speelt de werkomgeving beter in op de huidige wensen en behoeften vanuit de nieuwe manier van werken, en wordt de beschikbare ruimte beter benut. Het gebouw gaat daarbij uit van flexibiliteit, diversiteit aan werkplekken en een efficiënt ruimtegebruik. Ook met een functionele inrichting zonder poespas, wordt een kwalitatief goede werkomgeving gerealiseerd, met een uitstraling die werkprocessen ondersteunen en die invulling geeft aan de gewenste look & feel zoals in de verkenning omschreven door de medewerkers: een frisse, lichte omgeving met die open en transparant is en waar verbinding centraal staat. De werkomgeving wordt een plek waar men graag naar toe wil komen en zich sociaal en fysiek veilig voelt.

De uitstraling van zowel de werkomgeving als het publieksgebied sluiten aan bij de ambities van de gemeente, op het gebied van dienstverlening, goed werkgeverschap en duurzaamheid en draagt zo bij aan de voorbeeldfunctie die de gemeente heeft tegenover haar inwoners.

Functionaliteit en verbinding Vanuit de verschillende sessies in de verkenning is opgehaald dat de medewerkers van de gemeente voornamelijk naar kantoor komen voor verbinding. Deze verbinding is enerzijds een functionele verbinding, gericht op werk, waarbij men samen werkt en kennis deelt. Deze functionaliteit is gewaarborgd in de werkplekmix van de TGH die beter aansluit op de door de medewerkers omschreven activiteiten en werkpatronen. De werkomgeving biedt ruimte om individueel te werken of samen te werken en faciliteert hybride werken en vergaderen. Daarnaast voorziet de werkomgeving in sociale verbinding: de medewerkers van de gemeente komen naar kantoor om elkaar te ontmoeten voor de sociale cohesie, gezelligheid en plezier in het werk. De toekomstgerichte werkomgeving wordt nog meer een plek waar je elkaar kan ontmoeten.

gaat uit van nieuwe AV middelen (Bytes), werkomgeving (Bricks) en zal er daarnaast in een parallel organisatie traject gestuurd worden op het gedrag van de gebruiker (Behaviour). Meubilair Door de lagere werkplekfactor zijn er, ook met de groei van de gemeente meegenomen, minder werkplekken nodig. Het nieuwe meubilair sluit beter aan op de feitelijke activiteiten en behoeften. Ten opzichte van het volledig vervangen van het bestaande meubilair, worden desinvesteringen voorkomen (werkplekken die een deel van de tijd leeg staan). Verhuurbaarheid Door een efficiënter gebruik van de gebouwen door de gemeente ontstaat er een groter verhuurbaar oppervlak dan in de huidige situatie. Dit leidt tot meer inkomsten voor de gemeente, met een positief effect op de structurele exploitatielasten.

Publieksgebied Het verplaatsen van het publieksgebied naar de Midden toren. Maakt dat er een nieuwe invulling aan het dienstverleningsconcept gegeven kan worden. Hiermee zullen de burgers, bedrijven en partners zich meer welkom voelen bij de gemeente en beter geholpen kunnen worden. Het balie ontwerp is gedateerd en vervult niet meer wat de gemeente Medemblik wil uitstralen en hoe zij haar burgers wil helpen. Werkplekconcept Het werkplekconcept is een weloverwogen samenhang van visie, manier van werken en faciliteiten in de werkomgeving die de manier van werken ondersteunen. De nieuwe huisvesting

9

4.4 Duurzaamheidscenario’s TGH Voor de gemeentelijke huisvesting is eind maart 2023 het energielabel door adviesbureau bbn opnieuw bepaald (bijlage 1). Hierbij is gekeken naar de isolatie van het gebouw en de installaties voor verwarming, koeling, warm water, ventilatie, bevochtiging en verlichting. Op de schaal is label G het slechtste en A+++++ het beste. De Noord en Zuid toren hebben een energielabel A+++ en de Midden toren heeft een energielabel A++. Daarmee is energielabel A behaald, waarmee aan de wettelijk eis voor kantoorgebouwen in 2030 voldaan wordt. In de verkenning was als uitgangspunt gehanteerd om de reeds voorziene verduurzamingsmaatregelen af te ronden bij de verbouwing. Dit komt neer op het behouden van energielabel A. Daarnaast heeft de gemeente Medemblik in de Raadsvergadering van 28 oktober 2021 de ambitie uitgesproken om in 2040 energieneutraal te zijn, waarbij het gemeentehuis op het niveau energie neutraal gebouw (ENG) is. ENG komt overeen met label A+++++ . In overleg met de gemeente is besloten om de aanvullende maatregelen die nodig zijn om van Label A naar ENG te gaan te onderzoeken, om de afweging te kunnen maken en de mogelijkheid te creëren om deze maatregelen efficiënt met de verbouwing te combineren. Bij het bepalen van de scope en ambities van de verbouwing, kan hierin een keuze gemaakt worden.

Voor de TGH zijn beide scenario’s nader onderzocht en uitgewerkt in de investeringskostenraming en exploitatieberekening. Een gedetailleerde omschrijving van de benodigde aanpassingen en bijbehorende kostenraming zijn gemaakt door bbn en opgenomen in bijlage 1. De hoofdlijnen en

overwegingen worden in dit hoofdstuk kort toegelicht.

worden hier alvast kort benoemd.

Behouden label A Voor het behouden van energielabel A zijn enkel aanpassingen en investeringen nodig op de plekken waar de indelingen gewijzigd worden om de TGH te realiseren. Door het uitgangspunt van doelmatig met zo min mogelijk indelingswijzigingen, zullen deze investeringen beperkt blijven. Het installatieconcept blijft hetzelfde zoals in de huidige situatie, waardoor installatiecomponenten zoveel mogelijk behouden blijven. Gevolg hiervan is dat de onderhoudskosten hoger zijn, doordat deze componenten meer onderhoud vergen.

Toekomstbestendigheid De keuze voor label A behouden of ENG heeft niet enkel betrekking op de investering voor de huisvesting nu: het is goed om ook naar toekomstige investeringen te kijken met het oog op huidige en toekomstig duurzaamheidsbeleid en ambities.

Energieneutraal Gebouw (ENG) Voor het aanpassen van de technische installatie naar ENG zal voor de TGH een nieuw installatieconcept worden gerealiseerd binnen de gemeentelijke huisvesting. Ondanks het uitgangspunt van doelmatig met zo min mogelijk indelingswijzigingen, zullen door de grote aanpassingen in het installatieconcept de bouwkundige kosten hoger zijn, dit doordat de plafonds ook vervangen moeten worden. Doordat er een volledig nieuwe installatie wordt gerealiseerd, zullen de jaarlijkse onderhoudskosten en energiekosten lager zijn dan bij behouden label A. Voor ENG is het nodig om 700 PV (zonne)panelen bij te plaatsen op het buitenterrein voor de benodigde eigen energieopwekking. Overwegingen m.b.t. duurzaamheidsscenario Hoofdstuk 4 en 5 gaan verder in op de investeringskosten als ook de exploitatielasten, inclusief de gevolgen hierop van de te kiezen duurzaamheidsscenario’s. Enkele eerste overwegingen

De gemeente Medemblik heeft in haar beleid opgenomen om vanaf 2040 energieneutraal te zijn in alle gemeentelijke gebouwen. Een keuze voor behouden van label A zou hiermee betekenen dat over ca. 10 jaar, afhankelijk van de doorlooptijd van de realisatie van de nieuwe huisvesting, de investering naar ENG alsnog gedaan moeten worden. Mocht er afgeweken worden van de ambitie van de gemeente voor 2040, is er vanuit het klimaatakkoord de eis voor energie neutrale kantoren vanaf 2050. Dat betekent ongeacht de keuze voor de huisvesting nu is dat minimaal over ca. 20 jaar de investering naar ENG hoe dan ook gemaakt zal worden. In beide gevallen, zal deze latere investering t.g.v. prijsstijgingen en dubbel werk waarschijnlijk hoger uitvallen in vergelijking met het in één keer uitvoeren van de werkzaamheden. Investeringen t.o.v. exploitatie De hogere investeringskosten met betrekking tot de duurzaamheidsmaatregelen om te komen tot ENG, verdienen zich deels terug in lagere onderhoudskosten als ook lagere kosten door minder energieverbruik. Bij het uitstellen van de investering, wordt pas later gebruik gemaakt van deze mogelijke besparingen.

10

4.5 In stand houden huidige situatie Zoals in de verkenning vastgesteld, zijn er naast investeringen voor het realiseren van een TGH, ook minimaal noodzakelijk investeringen om de gemeentelijke huisvesting te onderhouden en op de huidige wijze te blijven gebruiken. Niet investeren in de gemeentelijke huisvesting is, door de huidige staat van de panden, niet mogelijk. Voor een goede vergelijking met de investerings- en exploitatiekosten voor TGH is daarom ook het zogeheten ‘0scenario’ uit de verkenning, dat uitgaat van instandhouding van het huidige gebruik, herijkt. Voor de vergelijking wordt ook in het 0-scenario het onderscheid in duurzaamheidsambitie gemaakt tussen energielabel A en energieneutraal. De gehanteerde uitgangspunten en scope zijn hieronder beknopt aangegeven. Uitgangspunten Het in stand houden van de huidige situatie vraagt om te investeren in bouwkundig onderhoud van de panden als ook in het herstel en vernieuwing van de inrichting. Deze investeringen zijn nodig om veilig en volgens de Arbo-normen te kunnen werken. Het huidige budget in de begroting van de gemeente (beschikbaar voor het MJOP) is door de uitgestelde onderhoud werkzaamheden niet voldoende om het gehele benodigde budget te dekken. Werkomgeving Uitgangspunt bij instandhouding van de huidige situatie, is dat er geen andere manier van werken geïntroduceerd wordt.

De noodzakelijke vervanging voor het meubilair betekent dat al het

bestaande meubilair één op één vervangen zal worden. Dit betreft enkel de ruimten die gebruikt worden door de gemeente, de ruimten die verhuurd worden aan derden vallen hier buiten Bouwkundig zal de huisvesting worden opgefrist. Dit in tegenstelling tot het opwaarderen in de TGH. Naast het vervangen van de vloerafwerking om een veilige werkomgeving te creëren, omvat het opfrissen enkel minimale herstelwerkzaamheden en bijvoorbeeld schilderwerk van de wanden, kozijnen en deuren. Een verhuizing of functionele aanpassingen aan het publieksgebied zijn hierin niet meegenomen. AV-installatie De AV-installaties zullen enkel vervangen worden in de commissiekamer, de AV-installaties van de werkplekken worden niet vervangen. Technische installatie Voor de technische installaties zullen enkel de spoedeisende vervangingen plaats vinden. Uitgangspunt is dat eventuele aanpassingen of verbeteringen van overige installaties t.z.t. als onderdeel van (groot) onderhoud worden meegenomen. Label A De huidige panden hebben al het energielabel A. Doordat er geen wijzigingen in de indeling en gebruik worden gemaakt, zijn er verder geen aanvullende aanpassingen voor de installaties of van de gebouwen nodig. De investeringen zullen dus enkel voor de noodzakelijke vervangingen en onderhoud zijn.

Energieneutraal gebouw (ENG) Voor het in stand houden van de huidige situatie met het verbeteren van het energielabel naar ENG zijn aanvullende investeringen nodig in installaties. Dit zijn enkel de investeringen om het huidige energielabel (A++/A+++) naar energieneutraal (A+++++) te krijgen. Doordat hiervoor de installaties achter het plafond vervangen en aangepast dienen te worden, worden hierbij ook de systeemplafonds vervangen. Net als bij TGH, geldt dit geldt dit voor zowel de installaties als de plafonds bij instandhouding voor alle drie de panden. Effect behouden indeling werkomgeving Met deze vervangingen en onderhoudswerkzaamheden houden we de panden van de gemeentelijke huisvesting in stand. Bij het enkel investeren in onderhoud en noodzakelijke vervangingen, blijven de indeling en werkplekken dezelfde faciliteiten bieden als in de huidige situatie. Dit voldoet niet aan de eisen en ambitie van de gemeente voor de werkomgeving . De manier van werken is in de laatste jaren veranderd, samen met de huidige en toekomstige groei van de gemeente past een meer flexibele en diverse werkomgeving beter bij het ondersteunen van de werkzaamheden. Ook aan de wens om de inwoners beter te ontvangen en van dienst te zijn, wordt bij minimale investeringen geen invulling gegeven in de huisvesting.

11

4.6 Vergelijking impact Impact van de scenario’s De uitgangspunten voor diverse scenario’s hebben een impact op het ruimtelijk functionele aspect van de huisvesting en daarmee ook hoe toekomstbestendig deze zal zijn. De keuze op duurzaamheid ligt tussen het streven naar energieneutraal of het behouden van energielabel A. Dit geeft, binnen een type werkplekconcept, nauwelijks verschil in het ruimtelijk functionele aspect. Tussen het toekomstgericht huisvesten en het in stand houden van de huidige situatie zit wel een groot verschil. Voor het aantal werkplekken zullen er in het TGH-scenario 216 werkplekken zijn, bij instandhouding zullen de huidige 304 behouden blijven. Voor het verhuur aan derden komt er in de TGH ca. 1.500 m2 VVO vrij, bij het in stand houden zal dit gelijk blijven. Het publieksgebied zal in het TGH-scenario verplaatst als ook vernieuwd in concept worden, bij het instandhouding blijft dit gelijk. Bij de technische installaties zit er hebben zowel de keuze van het werkplekconcept als het te bereiken energielabel een impact. Bij de TGH met ENG wordt het installatieconcept gewijzigd en daarbij worden alle installaties vervangen (voor zolang de levensloop van de installaties). Bij TGH met energielabel A, worden de installaties deels vervangen en wordt het huidige installatieconcept verbeterd.

In 2040 of 2050 zullen de installaties aangepast en/of vervangen moeten worden door installaties die ENG behalen. Bij het in stand houden van het huidige werkplekconcept zullen de installaties aangepast worden, het

installatieconcept wordt niet gewijzigd. Bij het in stand houden en het behouden van energielabel A zullen enkel de spoedeisende vervanging plaatsvinden.

Energieneutraal bij TGH is daarnaast ruimtelijk functioneel het meest toekomstbestendig. Daarbij zullen geen vervangingen van installaties nodig zijn wat bij label A wel het geval is.

Kijkend naar de ruimtelijk functionele toekomstbestendigheid voorziet het vernieuwen van het werkplekconcept in de toekomstige manier van werken en het in stand houden niet.

Naast de ruimtelijk-functionele impact, hebben de keuzen in werkplekconcept en te behalen energielabel, ook een effect op de investerings- en exploitatiekosten. Deze worden in hoofdstuk 4 en 5 nader toegelicht.

Scenario

Ruimtelijk functioneel

ToekomstBestendig

Werkplekconcept

Energielabel

Aantal werkplekken

Verhuur aan derden

Publieksgebied

Vervangen installaties

TGH

ENG

216

Verhoogd

Vernieuwd

Volledig & nieuw installatie concept

++

TGH

A

216

Verhoogd

Vernieuwd

Groot deel & verbeteren huidig installatie concept

+

Instandhouding huidig

ENG

304

Onveranderd

Onveranderd

Deels & opwaarderen huidig installatie concept

+

Instandhouding huidig

A

304

Onveranderd

Onveranderd

Enkel spoedeisend

0

12

5.1 Investeringskosten Als onderdeel van dit haalbaarheidsonderzoek zijn de globale investeringskosten voor de diverse aanpassingen nodig voor TGH, waarbij de huisvesting gereed gemaakt wordt voor hybride werken en activiteitgericht werken, op kengetallenniveau uitgewerkt. Om inzicht te krijgen in de investeringskosten van de verduurzamingsmaatregelen, zijn twee ramingen separaat uitgerekend: een voor het behouden van energielabel A (vergelijkbaar met de gehanteerde scope in de verkenning) en een met de aanvullende investeringen voor het opwaarderen naar ENG. Voor het maken van een goede vergelijking zijn deze investeringsramingen voor de TGH, naast de herijkte investeringskosten voor instandhouding van de huidige situatie (0-scenario) gezet. Zoals al in de verkenning vastgesteld, is dit 0-scenario feitelijk geen oplossingsrichting omdat hiermee geen toekomstgerichte huisvesting gerealiseerd wordt. De volledige investeringsramingen voor de vier richtingen zijn als bijlage 4 toegevoegd aan dit rapport. In dit hoofdstuk wordt verder ingegaan op de opzet van de ramingen, de financiële uitgangspunten, de financiële verschillen en voorlopige conclusies. Samenvatting scope Toekomstgerichte huisvesting Voor het creëren van een toekomstgerichte huisvesting worden de indeling, inrichting en gebruikersvoorzieningen aangepast om hybride en activiteitgericht te kunnen werken.

De vloerafwerking en het meubilair worden vervangen om veilig en Arbo-conform te werken. De look & feel van het gebouw wordt opgefrist, waarbij

een ingetogen en doelmatig afwerkingsniveau het uitgangspunt is. Met minimale bouwkundige aanpassingen een maximale ruimtelijk kwaliteit behalen is daarbij het doel. Het huidige publieksgebied in de Noord toren verplaatst naar de Midden toren. De nu voorziene aanpassingen aan de raadzaal (zowel installaties als inrichting) zijn meegenomen in de investeringen. In combinatie met een andere manier van werken en vergaderen komt er in de Noord toren ruimte vrij die verhuurd kan worden: hier worden de minimaal noodzakelijke aanpassingen gedaan om dit gebied verhuur gereed te maken. Om desinvesteringen te voorkomen, worden de indeling en inrichting van het restaurant en naastgelegen overlegruimte op de begane grond van de Midden toren, alsook de gehele 2e verdieping in de Midden toren, niet aangepast: deze gebieden zijn recent verbouwd en voldoen aan de ambities en eisen voor de toekomstige omgeving. Ook in de kelder en het daar aanwezige archief zijn geen aanpassingen qua indeling en inrichting voorzien. Voor de installaties zijn zowel spoedeisende vervangingen voor de bedrijfszekerheid, als aanpassingen door de herindeling van een toekomstgerichte werkomgeving opgenomen. Denk hierbij aan het aanpassen van de luchtbehandeling, verlichting en datainstallaties.

worden en daardoor zullen plaatselijk de plafonds in de Midden en Noord toren vervangen worden. Om een technische installatie te realiseren die voldoet aan ENG, zal het volledige installatieconcept aangepast worden en zullen de installaties in alle gebouwen vervangen worden en zullen daardoor ook alle plafonds vervangen moeten worden. Samenvatting scope in stand houden huidige situatie Bij instandhouding worden de indeling en manier van werken niet gewijzigd waardoor het gebruiksoppervlak hoger is dan de TGH. Wel worden de vloerafwerking en meubilair aangepast om aan de Arbo-eisen te voldoen. Als onderdeel van uitgesteld onderhoud worden kleine bouwkundige herstelwerkzaamheden uitgevoerd en wordt de afwerking opgefrist (ook hier met uitzondering van het restaurant, naastgelegen overlegruimte en de tweede verdieping van de Midden toren). Bij in stand houden wordt het publieksgebied in de Noord toren niet aangepast. De nu voorziene investeringen voor de raadzaal zijn meegenomen. Voor de installaties, zijn er bij energielabel A, naast de spoedeisende vervangingen, geen wijzigingen (de huidige installaties voldoen aan de eisen en indeling wordt niet aangepast) opgenomen. Voor het realiseren van een technische installatie die voldoet aan ENG, zullen de installaties in alle gebouwen aangepast worden, met behoud van het huidige installatieconcept.

Daardoor zullen alle plafonds vervangen moeten worden.

Bij behoud van energielabel A zullen de technische installaties alleen ter plaatse van de wijzigingen in indeling aangepast

13

5.2 Uitgangspunten investeringskosten Opbouw en gehanteerde uitgangspunten De investeringsraming is opgebouwd uit 7 hoofdonderdelen. Hieronder worden deze nader toegelicht, met per onderdeel de gehanteerde uitgangspunten en duiding van eventuele verschillen met de globale investeringsraming in de verkenning. In deze fase van het project zijn de kosten geraamd op kengetallenniveau, op basis van referentieprojecten en ervaringen bij vergelijkbare (verbouw)projecten. Het gehanteerde prijspeil voor alle kosten is 2023. De bedragen zijn excl. BTW. 1 - Spoedeisende installaties Dit zijn de investeringen voor de spoedeisende vervangingen van de technische installaties, als onderdeel van dit haalbaarheidsonderzoek nader onderzocht en op kengetallenniveau geraamd door bbn (zie bijlage 1 voor onderbouwing en details). Bbn adviseert deze investeringen zo spoedig mogelijk te doen omdat de bedrijfszekerheid van de installaties sterk terugloopt. De raming betreft de directe (bouw)kosten. Hierover is op basis van ervaring een opslagpercentage van 15% gehanteerd voor indirecte kosten (opslagen aannemer, algemene kosten, winst en risico). 2 - Installaties t.b.v.

verduurzaming en herindeling Aanvullend op de spoedeisende installaties, zijn de investeringen voor de overige installaties inzichtelijk gemaakt die nodig zijn voor de verduurzaming en herindeling van de gebouwen (zie bijlage 1 voor onderbouwing en details). Ook hier betreft het de

directe (bouw)kosten, waarover op basis van ervaring een opslagpercentage van 15% gehanteerd is voor indirecte kosten. 3 - Bouwkundige aanpassingen De bouwkundige ingrepen zijn te verdelen in vier hoofditems: • Het uitvoeren van diverse plaatselijke bouwkundige ingrepen, zoals herstelwerkzaamheden, het vervangen van deuren/beslag, het verbeteren van akoestiek, slopen/aanpassen/vervangen van tussenwanden. Hierin wordt een differentiatie gemaakt ten aanzien van investeringsniveau: o Basis/minimaal: Toegepast in het 0-scenario, bij verhuurbaar maken en gangzones werkgebied TGH. Minimale herstelwerkzaamheden, uitvoeren onderhoud en sober en doelmatig opfrissen wandafwerkingen, wanden en kozijnen met deuren. o Midden: Toegepast in gebieden met kantoor- en werkgebied, met aanvullende aanpassingen t.b.v. herindeling en opwaarderen ruimtelijke ervaring. o Hoog: Toegepast in gebieden met hoger afwerkings/investeringsniveau of grotere bouwkundige ingrepen, zoals (nieuwe) vergaderzalen, publieksgebied en Raadzaal. • Het vervangen van de versleten/afgeschreven vloerafwerking, om een veilige omgeving te realiseren. Het gehanteerde kostenniveau is afhankelijk van het verwachte gebruik/slijtage; • Het vervangen van (systeem)plafonds en plafondafwerking

• •

door de herindeling en aanpassingen aan installaties; Voor het opknappen/opfrissen van de toiletten, in lijn met het algemene afwerkingsniveau is een stelpost opgenomen. De herinrichting van de buitenruimte is benoemd als PM post.

Voor de bouwkundige kosten is op basis van recente referentieprojecten een opslagpercentage van 15% gehanteerd voor indirecte kosten (opslagen aannemer, algemene kosten, winst en risico). Scope wijzigingen ten opzichte van de verkenning: • Het verhuizen van en de aanpassingen aan het publieksgebied naar de Midden toren is aan de scope van dit haalbaarheidsonderzoek toegevoegd (geen onderdeel scenario’s verkenning). • Het aanpassen van de Raadzaal en commissiekamer(s) is aan de kostenraming toegevoegd (werd bij de verkenning beschouwd als separaat project). • Investeringskosten voor verhuur gereed maken Noord toren toegevoegd aan scope t.b.v. exploitatieberekening (bij verkenning geen onderdeel investeringskosten werkomgeving gemeente, daar PM te verrekenen in kostendekkende huur).

14

Opbouw en gehanteerde uitgangspunten (vervolg) 4 - Gebruikersvoorzieningen (IT/AV) Dit zijn de kosten voor audiovisuele middelen voor de werkomgeving en vergaderfaciliteiten. Uitgangspunt in de TGH is dat alle vergaderzalen uitgerust worden met apparatuur voor hybride vergaderen, voor het 0-scenario is aangehouden dat de vergaderzalen ongewijzigd blijven. Daarnaast is onder deze post een globale raming opgenomen voor het vervangen/vernieuwen van de spreekinstallatie en AV-middelen voor de raadzaal.

6 - Losse inrichting Deze post omvat het benodigde meubilair voor de werkomgeving. Voor het benodigde meubilair is gekeken naar de eerder opgevraagde offerte van de gemeente voor het vervangen van het huidige meubilair, met een verificatie op de verwachte aantallen werkplekken en vergaderzalen voor TGH en instandhouding. In beide gevallen wordt het meubilair in de recent verbouwde gebieden (restaurant, naastgelegen overlegruimte en 2e verdieping Midden toren) niet vervangen. Op basis van recente referentieprojecten is een prijspeil gehanteerd voor basismeubilair van degelijke kwaliteit.

Scope wijzigingen ten opzichte van de verkenning Het aanpassen van de voorzieningen in de Raadzaal en commissiekamer(s) is aan de kostenraming toegevoegd (werd bij de verkenning beschouwd als separaat project).

Daarnaast zijn stelposten opgenomen voor nieuw los meubilair in de raadzaal, planten en in de TGH een post voor nieuwe bewegwijzering.

5 - Vaste inrichting Vaste inrichting omvat stelposten voor maatwerkmeubilair zoals voor de raadzaal, het publieke gebied, balies en pantry’s.

7 - Bijkomende kosten Voor de investeringsraming zijn bijkomende kosten opgenomen, te weten:

Scope wijzigingen ten opzichte van de verkenning • De nieuwe vaste inrichting t.g.v. het verhuizen van het publieksgebied naar de Midden toren is aan de scope toegevoegd (geen onderdeel scenario’s verkenning). • De inrichting van de Raadzaal en commissiekamer(s) is aan de kostenraming toegevoegd (werd bij de verkenning beschouwd als separaat project).

• •

•

Marktwerking: in de raming is een percentage gehanteerd om rekening te houden met de veranderende en onzekere marktomstandigheden. Overige projectkosten: Dit is een percentage waarin benodigde advieskosten zijn meegenomen, denk hierbij aan aanbestedingsadvies, architect, installatie- en duurzaamheidsadvies en projectmanagement. Post onvoorzien: In de haalbaarheidsfase is een post

•

•

onvoorzien nodig voor eventuele onvoorziene wijzigingen en scopewijzigingen. Kosten gefaseerde uitvoering: In het vervolgtraject dient nog bepaald te worden hoe de werkzaamheden uitgevoerd gaan worden (zie Hoofdstuk 7). In dit haalbaarheidsonderzoek is rekening gehouden met een gefaseerde uitvoering. Dit brengt kosten met zich mee door meerdere verhuizingen en leveringen en langere doorlooptijden van de bouw. De exacte kosten afhankelijk zijn van de nog te bepalen strategie. Aanvullend zijn specifieke voorbereidings- en begeleidingskosten opgenomen voor het begeleiden van de gemeente voor de implementatie van het organisatietraject, het nieuwe werkplekconcept en de implementatie van een nieuw dienstverleningsconcept bij het realiseren van de TGH.

Scope wijzigingen ten opzichte van de verkenning • Opslagpercentage voor marktwerking en prijsstijgingen toegevoegd. • Kosten voor gefaseerde uitvoering als raming toegevoegd voor betere inschatting totale kosten. • Percentage post onvoorzien opgehoogd om rekening te houden met scopewijzigingen tijdens definitiefase en/of ontwerpproces, met hogere kosten tot gevolg dan nu voorzien.

15

5.3 Investeringskostenramingen Toekomstgerichte huisvesting Overzicht van de investeringskosten voor de TGH, met de kosten voor het consolideren van Label A en het opwaarderen naar ENG. Zie bijlage 4 voor de gedetailleerde uitwerking.

TGH, ENG

TGH, label A aantal of m2

eenheid prijs

sub totaal

haalbaarheid onderzoek

aantal of m2

eenheid prijs

sub totaal

haalbaarheid onderzoek

1 Spoedeisende installaties

€

1.957.300

€

1.957.300

2 Installaties t.b.v. verduurzaming en herindeling

€

1.408.750

€

4.104.925

3 Bouwkundige aanpassingen

€

2.168.770

€

2.168.770

4 Gebruikersvoorzieningen (IT/AV)

€

142.500

€

142.500

5 Vaste inrichting

€

235.000

€

235.000

6 Losse inrichting Overall totaal 1 t/m 6

€ €

518.867 6.431.187

€ €

518.867 9.127.362

aantal of m2 7 Bijkomende kosten Algemene posten bijkomende (project)kosten Marktwerking (over 1 t/m 6) Overige projectkosten (advies e.d.) (over 1 t/m 6) Post onvoorzien (incl. scope wijzigingen) (over 1 t/m 6) Kosten gafaseerde uitvoering (over 1 t/m 3) Specifieke/aanvullende voorbereidings en begeleidingskosten Adviseur/organisatietraject werkplekconcept Implementatie werkplekconcept Implementatie dienstverleningsconcept

eenheid prijs

aantal of m2

sub totaal

eenheid prijs

sub totaal

5% € 15% € 15% € 10% €

6.431.187 € 6.431.187 € 6.431.187 € 5.534.820 €

321.559 964.678 964.678 553.482

5% € 15% € 15% € 10% €

9.127.362 € 9.127.362 € 9.127.362 € 8.230.995 €

456.368 1.369.104 1.369.104 823.099

1 € 1 € 1 €

50.000 € 135.000 € 35.000 €

50.000 135.000 35.000

1 € 1 € 1 €

50.000 € 135.000 € 35.000 €

50.000 135.000 35.000

7 Bijkomende kosten

€

3.024.397

€

4.237.676

Totaal 1 t/m 7

€

9.455.584

€

13.365.038 16

Instandhouding huidige situatie, minimaal voldoen aan wet- en regelgeving (0-scenario) Overzicht van de investeringskosten voor het in stand houden van de huidige situatie, met de kosten voor het consolideren van Label A en het opwaarderen naar ENG. Zie bijlage 4 voor de gedetailleerde uitwerking.

Instandhouden, label A aantal of m2

eenheid prijs

Instandhouden, ENG

haalbaarheid onderzoek

sub totaal

1 Spoedeisende installaties

€

2 Installaties t.b.v. verduurzaming en herindeling

€

3 Bouwkundige aanpassingen

€

4 Gebruikersvoorzieningen (IT/AV)

aantal of m2

eenheid prijs

haalbaarheid onderzoek

sub totaal

€

1.957.300

€

3.359.725

1.069.180

€

1.463.860

€

20.000

€

20.000

5 Vaste inrichting

€

-

€

-

6 Losse inrichting Overall totaal 1 t/m 6

€ € aantal of m2

7 Bijkomende kosten Algemene posten bijkomende (project)kosten Marktwerking (over 1 t/m 6) Overige projectkosten (advies e.d.) (over 1 t/m 6) Post onvoorzien (incl. scope wijzigingen) (over 1 t/m 6) Kosten gafaseerde uitvoering (over 1 t/m 3) Specifieke/aanvullende voorbereidings en begeleidingskosten Adviseur/organisatietraject werkplekconcept Implementatie werkplekconcept Implementatie dienstverleningsconcept

eenheid prijs

1.957.300 -

546.650 3.593.130

sub totaal

aantal of m2

5% € 15% € 15% € 10% €

3.593.130 € 3.593.130 € 3.593.130 € 3.026.480 €

179.657 538.970 538.970 302.648

€ € €

50.000 € 135.000 € 35.000 €

-

eenheid prijs

€ €

546.650 7.347.535

sub totaal

5% € 15% € 15% € 10% €

7.347.535 € 7.347.535 € 7.347.535 € 6.780.885 €

€ € €

50.000 € 135.000 € 35.000 €

367.377 1.102.130 1.102.130 678.089

-

7 Bijkomende kosten

€

1.560.244

€

3.249.726

Totaal 1 t/m 7

€

5.153.374

€

10.597.261 17

5.4 Overzicht investeringskosten Hiernaast zijn de totale investeringskosten voor de hiervoor beschreven richtingen samengevat. Enkele eerste constateringen die hieruit getrokken kunnen worden: Toekomstgerichte huisvesting •

De investeringskosten voor de TGH, met behoud van Label A (voldoet aan wet en regelgeving per 2030) en bedraagt € 9.455 k.

Label A is vergelijkbaar met het duurzaamheidsniveau gehanteerd in de verkenning. De hogere kosten ten opzichten van de geraamde kosten in de verkenning (€ 7.065 k) zijn het gevolg van de aanvullingen op de scope en de hogere opslagpercentages die gehanteerd zijn door de huidige marktonzekerheden, fasering en doorlooptijden. •