SC MER Jaarrekening 2021

Met deze is naast de kwaliteit ook de continuiteit van de dienstverlening verbeterd via onderlinge opvang bij afwezigheid. In 2021 is binnen HRM de gesprekscyclus voor alle HRM collega's doorontwikkeld. Door regelmatig in gesprek te zijn sturen we gerichter op de ontwikkeling van mensen en de inzet van hun kwaliteiten aan onze klanten.

27

Kosten efficiëntie Het team HRM opereert binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. In de loop van 2021 is het project E-HRM opgestart dat ertoe moet leiden dat met ingang van 2023 alle HRM processen met maximale efficiëntie kunnen worden uitgevoerd door harmonisatie en verregaande procesautomatisering. Met dit project beogen we tegelijkertijd de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Automatiseringsprocessen worden laagdrempeliger ingericht voor alle gebruikers. Informatie wordt transparanter en beter toegankelijk en de leidinggevenden worden beter ondersteund. Couleur locale De dienstverlening is in de volle breedte vrijwel gelijk voor de 4 organisaties. Vraagt een organisatie meer specifieke werkzaamheden / maatwerk dan wordt binnen het team nagegaan hoe we kunnen voorzien in deze additionele dienstverlening of maatwerk. Uiteraard bekijken we dan ook of het lokaal gevraagde maatwerk niet voor alle organisaties georganiseerd kan worden. We werken in partnerschap maar nemen ook onze signaleringsrol waar gevraagd bij de uitvoering. Kwetsbaarheid Met het samenbrengen van de HRM werkzaamheden binnen het SCMER is een stevige basis gelegd voor een optimale klantgerichte benadering alsook een kwalitatief goede- en kosten efficiënte levering van producten en diensten. Door deze brede basis is de kwetsbaarheid verminderd.

In 2021 is ook de samenwerking binnen SC-MER en daarbuiten verder geoptimaliseerd. De gebleken kwetsbaarheid van het bestaande E-HRM systeem en de niet-efficiënte processen wordt opgelost door het inmiddels lopende –en reeds genoemde- project E-HRM.

5.2.2 Informatisering In lijn met het in 2020 opgestelde bedrijfsplan informatisering (dat kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden voor de samenwerking op het gebied van Informatisering biedt) is de missie van het Team Informatisering: het ontzorgen van de deelnemende klantorganisaties. Dit wil het team informatisering bereiken door moderne informatiserings-faciliteiten en -diensten op een veilige manier beschikbaar te stellen tegen een marktconforme prijs, met een hoge betrouwbaarheid en een dienstverlenende instelling, zodat optimaal voorzien wordt in de behoefte van de klanten van de klantorganisaties. Dit betreft naast het reguliere werk ook de werkzaamheden in projectvorm. Kwaliteit en dienstverlening Om de klantorganisaties goed te kunnen bedienen ligt de focus op het continu verbeteren van de interne werkprocessen en het verkleinen van de afstand met de klantorganisaties door meer te focussen op de voorkant van het proces. De dienstverlening aan gemeenten en de eigen organisatie is stabiel, robuust en integraal en is gericht op het leveren van maximale toegevoegde waarde voor de deelnemende organisaties.

Ook informatiebeveiliging en privacy wordt gezien als een belangrijk speerpunt, waarbij we zorgen voor advisering, ondersteuning én uitvoering van relevante richtlijnen, dan wel wetgeving Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook bieden we ondersteuning bij de inbedding hiervan binnen de verschillende MER organisaties.

28

Kostenreductie en couleur locale We bieden kwalitatief hoogwaardige, gestandaardiseerde, geharmoniseerde en uniforme processen en diensten. Inzetten op uniformiteit betekent ook het planmatig en doordacht verminderen van het aantal verschillende oplossingen (programmatuur) voor dezelfde vragen. Dit resulteert in efficiëntere en goedkopere werkprocessen en oplossingen en het kunnen delen van kosten. Eventuele ‘couleur locale’ heeft dan ook enkel betrekking op specifieke en aanvullende wensen en eisen van een van de MER organisaties. Kwetsbaarheid Team Informatisering gaat bij iedere discipline uit van structureel voldoende eigen capaciteit met voldoende en vakbekwame medewerkers en voert regie op de informatisering vanuit SC-MER. Het doel is dan ook het verbeteren van de balans tussen vast en tijdelijk personeel, waarbij ingezet zal worden op meer eigen medewerkers en minder inhuur.

5.2.3 Financiën De missie van het team Financiën is de realisatie van de vijf K's. Die ambities hebben betrekking op het opleveren van kwalitatief, goede P&C producten (begroting, jaarrekening), het uitbrengen van adequaat, financieel advies en het voeren van een betrouwbare, actuele financiële administratie. Kwaliteit / Klantgerichtheid Kwaliteit uit zich voor het team Financiën op diverse manieren, bijvoorbeeld door een goed en efficiënt proces van oplevering van de P&C producten en de inhoudelijke kwaliteit van advisering. In 2021 zijn ook diverse, belangrijke processen bij financieel beheer (boeken van bankafschriften, registreren van facturen) met de LEAN methodiek vormgegeven, hetgeen ook een kwaliteitsimpuls is. Kostenreductie Diverse administratieve processen zijn geharmoniseerd. Een voorbeeld hiervan is E-facturering. Hierdoor zijn de financiële processen en het budgetbeheer vereenvoudigd. Verder voert het team Financiën de taken uit binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. In 2020 is besluitvorming aan de orde geweest, waardoor de veelal duurdere flexibele schil (inhuur) in 2021 afgebouwd kan worden. Kwetsbaarheid In 2020 is besluitvorming aan de orde geweest, hetgeen geresulteerd heeft in uitbreiding van het team Financiën op het vlak van functioneel beheer, financiële advisering en heffing en invordering.

Hierdoor is de kwetsbaarheid op deze taakvelden verminderd.

29

5.3

Wat hebben we daarvoor gedaan?

5.3.1

HRM

Voor de 4 organisaties is uitvoering gegeven aan de inmiddels vastgestelde Producten en Diensten Catalogus (PDC) bestaande uit het verstrekken van advies, het ondersteunen en het verzorgen van de uitvoering en administratie met betrekking tot: • • • • • • • • • • • •

Organisatieontwikkeling Arbeidsvoorwaarden & toepassing HR-instrumentarium Arbeidsongeschiktheid begeleiding & arbozorg Werving & selectie, duurzame inzetbaarheid & uitstroom Analyseren en interpreteren van management informatie Advies over medezeggenschapstrajecten Voeren van salarisadministratie Advisering over en uitvoering geven aan rechtspositie Administreren HR-cyclus: Instroom – doorstroom – uitstroom Voeren van de verzuimadministratie Voeren van de personeelsadministratie Functioneel beheer van applicaties & systemen

Daarnaast is in 2021 gestart met, of uitvoering gegeven aan een aantal projecten voor de vier organisaties zoals de aanbesteding van één bedrijfsarts voor de vier organisaties, onderhoud van de functiewaardering, invoering van E-HRM, harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, opstellen van nieuw sociaal statuut en geschillenregeling en het begeleiden van het hybride werken.

5.3.2 Informatisering • •

• • •

•

•

Er is gestart met het opstellen van strategisch beleid informatisering. In 2021 is een stap gezet in het verhogen van het kwaliteitsniveau in de breedte door meer als één team integraal te adviseren. De eerste resultaten hiervan waren eind 2021 reeds zichtbaar. Door het inrichten van portfoliomanagement realiseren we maximale meerwaarde voor de organisaties en leggen we de basis voor een goede klantgerichtheid. Er zijn moderne I&A-faciliteiten op een veilige manier beschikbaar gesteld tegen een marktconforme prijs, met een hoge betrouwbaarheid. Er is ingezet op de transformatie van grotendeels externe ondersteuning met inhuur naar structurele eigen capaciteit. Zowel kwantitatief als kwalitatief is de adviseurscapaciteit op het gewenste niveau gebracht, is de sturing op (voorheen) I&A en Informatiebeheer (voorheen DIV) gecentraliseerd. Is de gegevensveiligheidsorganisatie verder op orde gebracht. Na afronding van project SHIFT (samenvoeging tot één centrale ICT-infrastructuur) zijn in 2021 projecten uitgevoerd in het kader van de doorontwikkeling (LIFT). Projecten die in het kader van LIFT zijn uitgevoerd: harmonisatie firewalls, standaardisatie werkplekomgeving, multi-factor authenticatie, vervanging server hardware en implementatie Windows 10. Lease contracten zijn gestandaardiseerd en opnieuw ingedeeld.

Deze herindeling heeft ervoor gezorgd dat de lease contracten eenvoudiger te beheren zijn en beter aansluiten op onze eigen ICT begroting. 30

•

• •

•

•

•

5.3.3

Door de economische looptijd van de leasecontracten en technische levensduur van de ICTomgevingen op elkaar af te stemmen en de ICT apparatuur te standaardiseren (LIFT projecten), is in 2021 een besparing gerealiseerd van 182.600 euro. Er is gestart met de uitvoering van het Verbeterplan Archiefbeheer op basis van de archief KPI-audit 2019. In 2021 is door de corona pandemie meer thuiswerkapparatuur uitgeleverd om zo medewerkers te kunnen faciliteren in het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Dit heeft ook effect heeft gehad op de dienstverlening en manier van werken van de Servicedesk en adviseurs. Het chiptekort heeft ervoor gezorgd dat niet altijd onmiddellijk apparatuur beschikbaar was, maar door in overleg met leveranciers te treden over deze problematiek zijn de effecten minimaal geweest. Op basis van een intern onderzoek is de postverwerking efficiënter ingericht (onder meer door een andere manier van scannen van de post). Hierdoor zijn geen inhuurkrachten meer nodig en is het ziekteverzuim aanzienlijk gedaald. Als gevolg van corona is in het 4e kwartaal och weer een beroep op inhuurkrachten gedaan. Een onderzoek naar archiefbeheer heeft een duidelijk beeld gegeven van de verbeterpunten op dit gebied. Aan een aantal daarvan is inmiddels uitvoering gegeven.

Verder heeft de gemeentearchivaris advies uitgebracht over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de 4 organisaties op het gebied van de inrichting van het informatie- en archiefbeheer. In november 2021 is gestart met de volgende archief KPI-audit. Op basis van het hiervoor genoemde advies en de rapportages naar aanleiding van de archief KPI-audit zullen in 2022 voorstellen worden aangereikt. Er is gestart met de ontwikkeling van geharmoniseerd beleid en procedures op het gebied van gegevensveiligheid en er zijn voorbereidingen getroffen om uitvoerende taken centraal te beleggen in SC-MER. Roerdalen en Echt-Susteren dragen informatiebeveiliging en privacy taken in 2022 over aan SC-MER. Daarnaast is er regie gevoerd op het ENSIA verantwoordingsproces en zijn de gemeenten ondersteund bij de audits op gebied van gegevensveiligheid.

Financiën

We hebben voor de 4 organisaties de volgende producten en diensten uitgevoerd in 2021: • voeren van een betrouwbare, actuele financiële administratie (o.a. het registreren en verwerken van ongeveer 30.000 facturen); • adequate financiële advisering inzake (begroting, jaarrekening) van verbonden partijen; • kwalitatief goede oplevering van beheersdeel P&C producten (begroting, jaarrekening, bestuursrapportages); • adequate financiële advisering inzake raadsvoorstellen, collegenota’s, beleidsnota’s.

31

5.4

Wat heeft het gekost? Primitieve begroting 2021

Begroting 2021 na wijziging

Loonkosten bedrijfsvoering Stelpost langdurig ziekteverzuim stelpost onvoorzien Flexibele schil Financiën IB/ AVG Budget governance

5.859.674 218.228 50.000 120.000 170.440 70.000 90.000

8.516.135 -

8.502.554

13.581

170.440 38.512 -

172.706 11.567

-2.266 26.945

Totaal Algemeen

6.578.342

8.725.087

8.686.827

38.260

Centrale IT-infrastructuur Devices Telefonie Programmatuur

1.154.700 353.500 507.500 985.000

1.015.021 267.794 500.000 1.008.000

1.081.998 220.502 463.405 973.459

-66.977 47.292 36.595 34.541

Totaal I&A

3.000.700

2.790.815

2.739.364

51.451

9.579.042 €

11.515.902 €

11.426.191 €

89.711

2.943.196 3.937.299 2.659.847

3.540.718 4.736.641 3.199.843

3.513.042 4.699.617 3.174.832

-27.676 -37.024 -25.011

3. BEDRIJFSVOERING LASTEN Bedrijfsvoering Algemeen

Bedrijfsvoering I&A

TOTAAL LASTEN BV BATEN Bijdrage gemeenten

€

Deel bijdrage Maasgouw Deel bijdrage Echt-Susteren Deel bijdrage Roerdalen

Verschil raming/realisatie

Realisatie 2021

TOTAAL BATEN BV

€

9.540.342 €

11.477.202 €

11.387.491 €

-89.711

SALDO VAN BATEN EN LASTEN BV

€

-38.700 €

-38.700 €

-38.700 €

-

38.700

38.700

38.700

0

RESULTAATBESTEMMING Reserve leaselasten GEREALISEERD RESULTAAT

€

- €

- €

-

€

-

Toelichting op de baten en lasten Het resultaat van het programma Bedrijfsvoering is € 89.711 voordelig. Dit wordt vooral veroorzaakt door lagere lasten bij het budget IB/AVG en de 4 I&A budgetten (IT-Infrastructuur, Devices, Telefonie en Programmatuur). De lagere lasten bij IB/AVG zijn te verklaren omdat in tegenstelling tot de initieel geraamde eLearning module is gekozen is voor een gratis alternatief en dat de implementatie van het Information Security Management System (ISMS) pas in het laatste kwartaal opgepakt en derhalve worden de licentiekosten pas vanaf 2022 in rekening gebracht. Uit de cijfers is te herleiden dat er voordeel is op de 4 I&A budgetten van ruim € 50.000. De kosten voor programmatuur zijn ruim € 34.000 voordelig. De verklaring hiervoor is vooral gelegen in het uitstellen van de invoering van de Omgevingswet; hiervoor waren namelijk diverse kosten geraamd. De kosten voor telefonie zijn ruim € 36.000 voordelig. De verklaring hiervoor is enerzijds lagere abonnementskosten vanwege minder verbruikskosten en anderzijds lagere leasekosten voor 32

smartphones doordat minder dure toestellen zijn aangeschaft. De kosten voor IT-Infrastructuur en Devices zijn ongeveer € 20.000 nadelig. De kosten van deze budgetten vloeien met name voort uit de leasecontracten. De afgelopen tijd zijn de lease contracten gestandaardiseerd en opnieuw ingedeeld (financiële herindeling). Deze standaardisatie heeft als positief effect dat de lease contracten beter aansluiten op onze eigen begroting. Eind 2021 zijn nog grote uitgaven gedaan (via het leasecontract) inzake vervanging apparatuur servers. De stijging van de leaselasten hierdoor vindt pas plaats ingaande 2022 (en is ook begroot). Wel was hierdoor in 2021 over enkele maanden een extra vergoeding (rente) verschuldigd over hetgeen de herinvesteringswaarde te boven ging. Toelichting op het resultaat Het voorlopig resultaat van het programma Bedrijfsvoering is € 89.711 voordelig. Op grond van de ‘gemeenschappelijke regeling’ is de gemeentelijke bijdrage verlaagd zodat het eindresultaat uitkomt op 0.

Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal

€ € € €

Bijdrage 2021 BV 2.943.196,00 3.937.299,00 2.659.847,00 9.540.342

% 30,85% € 41,27% € 27,88% € 100,00% €

Resultaat BV 27.675,85 37.023,73 25.011,42 89.711,00

33

6. Programma Bestuur & Organisatie 6.1

Inleiding

Het Servicecentrum MER heeft een Algemeen Bestuur, een Dagelijks Bestuur, een directie en een ondernemingsraad. Onder het programma Bestuur & Organisatie valt de directie en de concernstaf. De directie heeft de dagelijkse leiding en is eindverantwoordelijk voor het SC-MER. De concernstaf ondersteunt en adviseert het bestuur en de directie bij zijn taak en organiseert, faciliteert en regisseert de onderliggende (besluitvormings-)processen intern binnen het SC-MER en over de vier organisaties heen en bewaakt de voortgang ervan. Tevens ondersteunt de concernstaf de Ondernemingsraad bij het uitvoeren van hun taken. In 2021 heeft de interim directie de 8 opdrachten van het bestuur, die de doorontwikkeling naar een professionele organisatie versnellen, afgerond. In de zomer 2021 is een nieuwe vaste directie geworven die op 1 september 2021 is gestart. Het bestuur heeft de nieuwe directie de volgende hoofdthema’s als opdracht gegeven: • Versterken van onze kwaliteiten. • Versterken van het strategisch vermogen van de organisatie: Van het hier en nu naar het meer vooruitkijken. • Versterken van de samenwerking intern, met onze gemeenten, met onze samenwerkingspartners en met onze burgers, bedrijven en instellingen. • Versterken van relaties en maken van verbindingen met onze inwoners en samenwerkingspartners. • Versterken identiteit.

• Op weg naar een stabiele ontwikkeling met verankering van de resultaten en met oog voor de menselijke maat.

6.2

Wat wilden we bereiken?

We faciliteerden het bestuur, de directie, de organisatie en de ondernemingsraad bij het besluitvormingsproces binnen het SC-MER. Daarnaast organiseren en regisseren we ook het gezamenlijke besluitvormingsproces voor de vier organisaties. De concernstaf heeft de leiding bij de thema’s bedrijfsvoering en dienstverlening en heeft de regie op de planning en control cyclus. SC MER Algemeen Bestuur 3 Dagelijks Bestuur 19 Managementteam SC MER 22 Ondernemingsraad 17

MER organisaties Portefeuillehoudersoverleg BV/DV 6 Breed Directie Beraad 25 Breed Bedrijfsvoeringsoverleg 13 Overleg vier ondernemingsraden 12

Om de versnelling van de doorontwikkeling naar een professionele organisatie te realiseren, is halverwege 2019 gestart met de 8 opdrachten van het bestuur. De nadruk daarbij lag op kostenefficiency, kwetsbaarheidvermindering, couleur locale, kwaliteit en klant(gerichtheid). In 2021 zijn de structurele financiële en organisatorische consequenties van gevolgen van deze opdrachten structureel vertaald met begrotingswijziging 2021-1.

34

Klantgerichtheid, Kwaliteit, Kostenefficiency, Kwetsbaarheidsmindering Na de sturing op de meer randvoorwaardelijke K’s, is in 2021 de focus naar ontwikkeling op kwaliteit & klant gelegd. Dit gaat hand in hand: betere kwaliteit moet leiden tot betere dienstverlening en meer klantgerichtheid. In 2021 is de gezamenlijke dienstverleningsvisie geconcretiseerd in een aantal (gezamenlijke) projecten zoals de pilot servicenormen, burgerportaal en snelbalie van het Sociaal Domein, routering van de telefonie. In 2021 zijn stappen gezet naar partners in samenwerking 2.0. Op basis van het BMC rapport over inefficiënties in de bedrijfsvoering van de vier organisaties en met ondersteuning vanuit de concernstaf, zijn 21 opgaven geformuleerd. In het kader van deze opgaven zijn in 2021 de mandaten van de vier organisaties aan SC MER verder geüniformeerd en is het proces van het bijwerken van de mandaten op elkaar afgestemd. De opdrachtgever – opdrachtnemer relatie is verlaten en voor de nieuwe accountrollen zijn de uitgangspunten vastgesteld.

Couleur locale Ook in 2021 is vanuit het programma bestuur en organisatie gestuurd op gezamenlijkheid. Opgaven voor de vier organisaties op het gebied van bedrijfsvoering, worden gezamenlijk opgepakt onder de regie van SC-MER. Dit reduceert de ‘couleur locale’ vraagstukken in de uitvoering en draagt bij aan de kwaliteit, kostenefficiency en kwetsbaarheidsvermindering.

6.3

Wat hebben we daarvoor gedaan? • • • • • • • • • • • • • •

Organisatie ontwikkeling SC MER Managen van het bestuurlijke besluitvormingsproces binnen het SC-MER; Managen van het besluitvormingsproces over de vier organisaties bij bedrijfsvoering en dienstverlening thema’s; Strategische advisering bestuur; Invulling opdrachtgeverschap bedrijfsvoering voor het SC-MER; Ontwerpen uitgangspunten accounthouderschap; Voorzitterschap klankbordgroep dienstverlening; Interne communicatie; Algemene juridische ondersteuning; Facilitering van de Ondernemingsraad; Kwaliteitstoets besluitvormingsvoorstellen. Secretariële ondersteuning voor de OR; Regie op en coördinatie van de P&C cyclus SC-MER; Controle van jaarrekening en jaarverslag.

35

6.4

Wat heeft het gekost?

Primitieve Begroting 2021 Verschil begroting 2021 na wijziging Realisatie 2021 raming/realisatie

4. BESTUUR EN ORGANISATIE Bestuur & Organisatie Algemeen

Accountantskosten Bureaukosten Communicatie Fiscaliteiten/ juridisch advies Huur huisvesting Loonkosten Bestuur en Organisatie Overige kosten Organisatieontwikkeling Project dienstverlening

TOTAAL LASTEN B & O Bijdrage gemeenten

€ Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen

25.000 10.000 5.000 15.000 210.000 183.155 23.131 60.000

25.000 10.000 5.000 15.000 210.000 366.155 23.131 60.000 63.812

25.000 8.899 9.602 210.000 369.944 64.353 29.585

0 1.101 -4.602 15.000 0 -3.789 -41.222 30.415 63.812

531.286 €

778.098 €

717.383 €

60.715

311.109 133.398 86.779

388.782 235.874 153.442

369.675 210.665 137.043

-19.107 -25.209 -16.399

717.383 €

-60.715

TOTAAL BATEN B & O

€

531.286 €

778.098 €

SALDO VAN BATEN EN LASTEN B & O

€

- €

- €

-

€

-

€

- €

- €

- €

-

RESULTAATBESTEMMING GEREALISEERD RESULTAAT

Toelichting op de baten en lasten -

-

Het communicatiebudget is overschreden. Dit heeft te maken met de start van een promotie filmpje over de samenwerking tussen de vier organisaties. De loonkosten kennen een overschrijding vanwege de incidentele vergoeding in 2021 die in de cao is overeengekomen. Het budget overige kosten is met circa € 34.000 overschreden in verband met verhoogde verzekeringsuitgaven, omdat SC MER is gegroeid in aantal medewerkers en dit met terugwerkende kracht is verwerkt. Het budget voor organisatieontwikkeling kent een onderputting. Dit heeft te maken met de overgang van de interim directie naar de nieuwe directie. Er resteert € 63.000 van het budget dienstverlening (afbakening couleur locale). Dit budget is al gealloceerd voor de digitale doorontwikkeling van de dienstverlening; de projecten burgerportaal en snelbalie bij het Sociaal Domein.

36

Toelichting op het resultaat Het voorlopige resultaat van het programma Bestuur & Organisatie was € 60.715 voordelig. Op grond van de ‘gemeenschappelijke regeling’ is de gemeentelijke bijdrage verlaagd zodat het eindresultaat uitkomt op o.

Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal

€ € € €

Bijdrage 2021 BO 101.109,00 133.398,00 86.779,00 321.286

% Resultaat BO 31,47% € 19.107 41,52% € 25.209 27,01% € 16.399 100,00% € 60.715

37

7. Paragrafen 7.1

Inleiding

Hier zijn de paragrafen opgenomen waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd met betrekking tot de beheersmatige aspecten. Het doel van deze paragrafen is om onderwerpen die verspreid in de begroting staan, gebundeld weer te geven. Bij SC-MER zien deze paragrafen er anders uit dan bij een gemeente, of zijn ze niet van toepassing. Dit laatste geldt voor de paragrafen verbonden partijen, grondbeleid en lokale heffingen.

7.2

Bedrijfsvoering

Inleiding SC-MER is een uitvoeringsorganisatie met als missie: “Prfessionals in Service dichtbij.” In deze begroting hebben alle organisatie onderdelen: Omgevingsdienst, Sociaal Domein, Bedrijfsvoering en Bestuur en Organisatie, hun eigen programma. Deze programma’s bestaan grotendeels uit lasten en baten met betrekking tot personeel. Er zijn nagenoeg geen inhoudelijke lasten en baten. Bedrijfsvoering levert advies en service en beheer inzake HRM, financiën en Informatisering aan de drie gemeenten én aan SC-MER. Het begrotingsprogramma van bedrijfsvoering bestaat naast de lasten en baten met betrekking tot het personeel ook uit de inhoudelijke kosten op het gebied van informatisering en automatisering. Deze paragraaf spitst zich toe op de bedrijfsvoering van SC-MER als geheel. Missie Prfessionals in Service dichtbij In SC-MER werken we iedere dag opnieuw aan onze missie. Professionals krijgen en creëren ruimte om innovatief, efficiënt en effectief hun werk te doen. De professionals die bij SC-MER werken met plezier. Zij verlenen service aan de inwoners van de drie gemeenten, en aan de collega’s van de drie gemeenten én aan de collega’s van SC-MER. Zij doen dit dichtbij, wat betekent dat ze betrokken en goed bereikbaar opereren, daarbij gebruik makend van de verschillende kanalen.

De ontwikkeling, doorontwikkeling en innovatie in SC-MER staat steeds in het licht van het bereiken van onze missie. Partners in Samenwerking 2.0 In 2021 is de samenwerking tussen de vier organisaties in een volgende fase beland; partners 2.0. Dit betekent dat onze professionals uit SC MER steeds meer de nabijheid opzoeken in gemeenten. Dit gebeurt bijvoorbeeld door de implementatie van accountrollen, het afstemmen van de mandaten en de verbeteringen van het besluitvormingsproces.

38

Sturing en besluitvorming SC-MER heeft een Algemeen Bestuur, een Dagelijks Bestuur en een directie. Het Algemeen Bestuur bestaat uit de drie colleges van Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen. De leden van het Algemeen Bestuur wijzen uit hun midden één lid per gemeente aan om zitting te nemen in het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur waren in 2021 ongewijzigd. De heer S. Strous was ook in 2020 voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. De directie vormt samen met de teammanagers en de directiesecretaris het MT-SC. In 2021 is een vaste directeur geworven die de interim directeur vanaf 1 september heeft opgevolgd. De aansturing van bedrijfsvoering is vanaf 2020 ingericht op vakgebied: HRM, Financiën/AO-IC, Informatisering (I&A en DIV). Gezien het feit dat bedrijfsvoering ook beleidsrijk is, is vakkennis in de aansturing van belang voor vier organisaties. Doordat de teammanagers samen met de directie het managementteam vormen zal de integraliteit, en daarmee de kwaliteit van besluiten toenemen. Het resultaat is dat er meer aandacht is voor de ontwikkeling van het vakgebied en voor de ontwikkeling van de medewerkers. Doordat de teammanagers rechtstreeks rapporteren aan de directie, en samen het managementteam vormen, neemt de integraliteit van afwegingen en besluiten toe.

Huisvesting en thuiswerken De huisvesting en de facilitaire ondersteuning van SC-MER worden verzorgd door de drie gemeenten. Sociaal Domein en de concernstaf zijn gehuisvest in Echt-Susteren, Omgevingsdienst in Maasgouw en Bedrijfsvoering in Roerdalen. In 2021 hebben de medewerkers van het SC-MER zoveel mogelijk thuisgewerkt. Hiervoor zijn meteen aan het begin van de pandemie voorzieningen voor getroffen. Voor verdere structurele afspraken in het kader van thuiswerken, wordt de landelijke cao gevolgd. In 2021 zijn hier onderhandelingen over gevoerd. Begin 2022 is het akkoord afgesloten voor de periode 1 januari 2021 – 1 januari 2023. Er zijn of worden lokale afspraken gemaakt over de ICT en meubilair, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van de landelijke cao. Overige bedrijfsvoeringstaken Communicatie en juridische ondersteuning voor het Servicecentrum worden vanaf 2018 niet meer door de gemeenten uitgevoerd onder de noemer gesloten beurzen principe. Communicatie in de zin van het beheer van het intranet SC-MER is ook in 2020 uitgevoerd door de concernstaf. Ook concern juridische zaken zijn in 2020 zoveel mogelijk opgepakt door de concernstaf (aanpassing mandaatvolmacht en machtigingsregister), waarbij voor specifieke juridische expertise een beroep is gedaan op de juristen in de deelnemende gemeenten. Voor inkoopadvies maakt het SC-MER gebruik van inkoopcentrum Zuid.

39

Personeel Onderstaand treft u een overzicht aan met HRM kengetallen uit 2021. Kengetallen MER t.b.v. jaarrekening 2021 Formatie in fte Bezetting in fte Afdeling Omgevingsdienst Sociaal Domein Bedrijfsvoering Bestuur en organisatie Totaal Servicecentrum MER

Ziekteverzuim Afdeling

65,7 62,57 99,03 3,22 230,52

Verzuimpercentage

86,73 80,07 99,29 4,00 270,09

Ziekmeldingsfrequentie

Gemiddelde verzuimduur

Omgevingsdienst

5,72%

0,93

18,03

Sociaal Domein Bedrijfsvoering Bestuur en organisatie

5,98% 5,14% 0,32%

0,98 0,67 0,3

18,9 29,15 3

Totaal Servicecentrum MER

5,56%

0,83

20,14

Tabel: ontwikkeling ziekteverzuim 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

2,89% 3,57% 7,77% 6,45% 7,70% 6,25% 5,56%

Tabel: ontwikkeling personeelbestand 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

66,36 120,36 255,41 276,06 260,79 250,42 270,09

40

7.3

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer

Kaders voor risicomanagement In juli 2017 zijn de kaders voor risicomanagement vastgesteld door het Algemeen Bestuur. De risico’s in Servicecentrum MER worden enerzijds veroorzaakt door exogene ontwikkelingen, zoals een toename van de vraag en liggen anderzijds aan de bedrijfsvoerings-kant. Risico’s als gevolg van beleidskeuzes en gemeentelijke projecten maken geen onderdeel uit van het risicomanagement van het SC-MER. In de kaders voor risicomanagement is ook het risicomanagementproces vastgelegd. Dit proces maakt onderdeel uit van de planning en control cyclus in SC MER. Risico-identificatie en risico-classificatie zijn belangrijke onderdelen van dit proces. Dit gebeurt met behulp van de kans- en gevolg-klassen uit de onderstaande tabel. Kans-klassen

Gevolg-klassen

Hoe waarschijnlijk is het dat het risico zich zal voordoen? Klein

Gemiddelde

Verwachte financiële omvang

Gemiddelde

20%

Als dit risico zich voordoet, wat zou het voor effect hebben op het realiseren van de doelstellingen van het Servicecentrum MER? Zeer laag

1-40%

< € 25.000

€ 12.500

Gemiddeld

40-60%

50%

Laag

€ 25.000 – € 100.000

€ 62.500

Groot

60-95%

80%

Gemiddeld

€ 100.000 - € 500.000

€ 300.000

Hoog

€ 500.000 - € 1000.000

€ 750.000

Zeer hoog

>€ 1000.000

€ 1.500.000

Het weerstandsvermogen bevat alle middelen en mogelijkheden waarover SC MER beschikt, om de gevolgen van niet begrote kosten te dekken zonder dat dit leidt tot aanpassing van het bestaand beleid. Hierbij zijn twee elementen belangrijk: Hoeveel middelen zijn nodig om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen? Dit noemen we de benodigde weerstandscapaciteit. Hoeveel middelen zijn beschikbaar om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen? Dit noemen we de beschikbare weerstandscapaciteit. Weerstandsvermogen= Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit = 1,0 < 1,4 1

1

Waarderingstabel ten behoeve van het weerstandsvermogen: > 2,0 uitstekend, 1,4<2,0 ruim voldoende, 1,0 < 1,4 voldoende, 0,8 < 1,0 matig, 0,6 < 0,8 onvoldoende en 0,6 ruim onvoldoende.

41

Het Algemeen Bestuur heeft gekozen voor een weerstandsvermogen met de waardering ‘voldoende’. Een uitkomst van 1,0 betekent dat de organisatie precies genoeg geld heeft om de risico’s financieel af te dekken. Er wordt niet geopteerd voor een hogere waardering omdat dit zou impliceren dat de gemeenten een te hoog deelnamebedrag betalen. Evaluatie risico’s: veel risico’s hebben zich niet of slechts deels voorgedaan SC MER kijkt terug op een periode waarbij er is geïnvesteerd in de robuustheid van de organisatie. Dit is voor een groot deel de verklaring voor het feit dat veel van de risico’s die voorzien waren in de begroting 2021 zich niet of slecht deels hebben voorgedaan of sterk zijn afgenomen. Daarnaast zijn er een aantal risico’s die niet waren voorzien bij de opstelling van de begroting 2021, zoals de pandemie, de krapte op de arbeidsmarkt en gegevensonveiligheid. In onderstaande tabel is aangegeven welke risico’s in 2021 zijn onderkend en is de risico score in beeld gebracht. In de toelichting is voor ieder risico aangegeven welke beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en in hoeverre het risico zich heeft voorgedaan. De reserves zijn in 2021 niet ingezet om risico’s op te vangen. Tabel: ingeschatte risico’s in begroting 2021 en toets of het risico zich ook heeft voorgedaan Risico

Beheersmaatregel

Alle 5 ambities In de praktijk blijkt dat personeel van SC-MER (nog) onvoldoende berekend is (kwalitatief en/of kwantitatief) op de uit te voeren taken.

Voorgesteld - Onderhoud functiegebouw - Aantrekkelijk werkgeverschap - Opleiden en trainen - Budgetteren frictiekosten Uitgevoerd -Onderhoudsronde -Opleiden en trainen -Inhuur extra capaciteit

Kans

Impact

groot

hoog

Risico Score 600.000

Dit risico heeft zich deels voorgedaan. In algemene zin is SC MER door inzet van personeel in de praktijk in staat geweest om de taken uit te voeren. Per team is hier wel verschil. Zo is er op diverse terreinen inhuur gepleegd. Risico heeft zich vooral voorgedaan bij Informatiebeheer. Dit heeft met name te maken met de onduidelijkheden governance archiefbeheer vier organisaties.

Kostenefficiency Uniforme inrichting processen De organisaties worden het niet eens over de uniforme inrichting van de processen.

klein Voorgesteld - Organiseren om op 1 lijn te komen met de vier organisaties; Proces ontwerp en procesimplementatie op basis van LEAN - Sturing op dit punt - Meten van de voortgang - Procesborging (continu verbeteren)

gem

60.000

Dit risico heeft zich deels voorgedaan. Het uitblijven van uniforme inrichting van processen is met name aan de orde bij informatiebeheer en HRM. Met het in 2021 gestarte programma ZGW MER breed en het E-HRM project worden ook hier verdere uniforme inrichting vormgegeven.

Uitgevoerd Proces ontwerp en implementatie

42

Risico

Beheersmaatregel

Effecten wet en regelgeving Niet in te schatten effecten van veranderende wet- een regelgeving. Een belangrijk voorbeeld is de Omgevingswet.

Voorgesteld - Agendering in het gezamenlijke overleg met opdrachtgevers. - Opname in het UP met evt. gevolgen voor de begroting in de BW.

Kans

Impact

groot

hoog

Risico Score 600.000

Dit risico heeft zich niet voorgedaan. De omgevingswet is uitgesteld naar 2022. Voor zowel de Omgevingswet en de nieuwe wet inburgering zijn de voorbereidingen tijdig geraamd in de UPs en hebben in 2021 plaatsgevonden. De privacy impact analyse dient nog te worden uitgevoerd.

Uitgevoerd Voorbereiding implementatie wetten is opgenomen in de UPs. Vertraging in de ICT doorontwikkeling. Vertraging in de ICT doorontwikkeling.

groot Voorgesteld Investeren in implementeren van ICT Uitgevoerd Implementatie bedrijfsplan Naar één ICT – omgeving (SHIFTLIFT) Investeren in implementeren van ICT

Realisatie DIV plan niet afgerond Realisatie DIV plan een sprong voorwaarts niet afgerond.

Uitgevoerd Problematiek is verder geanalyseerd

Niet in control zijn Niet in control zijn ten aanzien van budget, rechtmatigheid, en afspraken UP.

Uitgevoerd

gem

60.000

Dit risico heeft zich voorgedaan. Hybride situatie is er nog er heeft nog geen substitutie plaatsgevonden. Met de uitvoering van het verbeterplan archiefbeheer is gestart. Onduidelijkheid t.a.v. governance, verantwoordelijkheden en bevoegdheden blijft voortbestaan. Hier is een extern advies over geformuleerd dat in bewerking is in samenhang met het nieuwe verbeterplan op basis van de KPI audit. klein

Voorgesteld - Periodieke managementinfo SC-MER breed - Periodieke stuurinformatie SCMER breed - PDCA Interne Controle werkt.

600.000

Dit risico heeft zich niet voorgedaan. In 2020 is het bedrijfsplan risicomanagement opgesteld en met BW 2021-1 zijn hiervoor ook de investeringen beschikbaar gesteld. Verder is gestart met verbetering relatie met de klanten en daarmee het inzicht in de klantbehoeften.

klein Voorgesteld - Monitoring - Inzicht in afhankelijkheden - Randvoorwaarden zijn ingevuld

hoog

gem

60.000

Dit risico is sterk afgenomen. De teams OD en SD zijn in control met de UPs en de UP rapportages. Ook periodiek overleg met de financieel adviseurs en de teams ingesteld. De structuur van P&C cyclus – UPs is ook geïmplementeerd. De PDCA cyclus Interne Controle wordt nog niet

43

Risico

Beheersmaatregel Project periodieke management- en stuurinformatie is in uitvoering

Prioritering op werkvloer Prioritering vindt plaats op de werkvloer.

Voorgesteld - Helder UP met daarin gekoppeld persoonlijke werkplannen

Kans

Impact

Risico Score rondgemaakt, controles worden wel uitgevoerd maar dienen gestructureerd te worden teruggekoppeld aan management en directie. De organisatie is nog niet in control op gebied van de AVG. gem gem 150.000 Dit risico heeft zich niet voorgedaan. Zie toelichting bij risico niet in control zijn.

Uitgevoerd UPs Aansturing Afname RUD opleidingen Vraag van RUD-partners naar opleidingen van de RUD academie neemt af met als gevolg dat de begroting SC-MER niet sluitend is.

gem Voorgesteld Sturen aan de kostenkant: vaste kostenstructuur op vast werkpakket.

laag

31.250

Dit risico heeft zich niet voorgedaan.

Uitgevoerd Schommelingen RUD opdrachten Schommelingen in opdrachten uit het RUD-netwerk.

gem Voorgesteld Sturen aan de kostenkant: vaste kostenstructuur op vast werkpakket.

laag

31.250

Dit risico heeft zich niet voorgedaan.

Uitgevoerd Afname dienstverlening Squit 2020 Afname dienstverlening door implementatie Squit 2020

Voorgesteld Opname in het UP

gem laag 31.250 Dit risico heeft zich niet voorgedaan. Implementatie Squit2020 heeft nog niet plaatsgevonden.

Uitgevoerd Opname in het UP Frictiekosten Frictiekosten als gevolg van taakvermindering door de wet kwaliteitsborging.

gem Voorgesteld - Flexibele schil - Opname in het UP

gem

150.000

Dit risico heeft zich niet voorgedaan. De inwerkingtreding van deze wet is uitgesteld, samen met de Omgevingswet.

Uitgevoerd Flexibele schil - Opname in het UP Grote schommelingen klantvraag

groot

hoog

600.000

44

Risico

Beheersmaatregel

Het op enig moment meer of minder medewerkers nodig hebben vanwege niet begrote pieken of dalen in de klantvraag vanwege “open-einde” regelingen (OD en SD).

Voorgesteld - Zo goed mogelijk ramen van productie binnen de UP’s - Monitoring en signalering naar opdrachtgevers Uitgevoerd -Ramingen -Overleg opdrachtgevers -Kosten in relatie brengen met legesopbrengsten

Kans

Impact

Risico Score Dit risico heeft zich niet voorgedaan. Ramingen op basis van forecast en bijstellen begroting voor inzet extra capaciteit op basis hiervan heeft ertoe geleid dat dit risico zich niet heeft voorgedaan. Personele inzet bij hoog water ramp is opgevangen binnen bestaande bezetting.

gem

laag

Klantgerichtheid Dienstverleningsprocessen sluiten niet op elkaar aan De dienstverlening aan de externe klant is suboptimaal, omdat de dienstverleningsprocessen van gemeenten en SC-MER niet goed op elkaar aansluiten.

Voorgesteld - Beleidsuniformering - Gezamenlijk aanpak met de vier organisaties. Uitgevoerd Bestuurlijke besluitvorming herinrichting dienstverleningskanalen Gezamenlijke aanpak

UP BV niet tijdig afgerond Het UP BV 2021 is niet tijdig afgerond.

Dit risico is afgenomen. Bestuurlijke opdracht om de dienstverlening voor de inwoners efficiënt in te richten. Dit wordt in 2022 geïmplementeerd aan de hand van projecten op diverse terreinen, herroutering telefonie, burgerportaal en snelbalie SD.

gem Voorgesteld - Capaciteit vrijmaken voor opstellen UP. - Monitoren en sturen.

31.250

laag

31.250

Dit risico heeft zich voorgedaan. In 2021 is een PDC voor HRM, Financiën en Informatisering opgesteld en zijn proef UPs 2022 opgesteld.

Uitgevoerd Capaciteit vrijgemaakt voor PDC. Kwaliteit Onvoldoende ruimte voor onvoorziene, onontkoombare en onuitstelbare activiteiten Vastgestelde begroting biedt onvoldoende ruimte om onvoorziene, onontkoombare en onuitstelbare activiteiten op te pakken.

gem

Voorgesteld - Opname in het UP - Agendering in het gezamenlijke overleg met opdrachtgevers. Uitgevoerd - Opname in het UP - Datagedreven gezamenlijke overleg met opdrachtgevers.

Van analoog naar digitaal

laag

31.250

Dit risico heeft zich niet voorgedaan. In begroting post onvoorzien en ziekteverzuim opgenomen. UP en rapportages en datagedreven overleg met de opdrachtgevers zodat ze tijdig op de hoogte zijn om eventuele ruimte te creëren in de begroting (BW 2021-3).

groot

gem

240.00

45

Risico

Beheersmaatregel

In onze organisaties lukt het niet om snel om te schakelen van analoog werken naar digitaal werken.

Voorgesteld - Sturing in de vier organisaties - Opleiden personeel - Functioneel beheer Uitgevoerd Digitalisering maakt onderdeel uit van verbetering processen.

Kwaliteit stuurinformatie Terugval kwaliteit sturingsinformatie door implementatie Squit2020

Voorgesteld Opname in het UP

Kans

Impact

Risico Score Dit risico heeft zich deels voorgedaan. De vier organisaties werken nog hybride wat veel extra werk voor Informatiebeheer veroorzaakt. In 2021 is gestart met het programma ZGW MER breed.

gem

laag

31.250

Dit risico heeft zich niet voorgedaan. Implementatie Squit2020 heeft nog niet plaatsgevonden.

Uitgevoerd Kwetsbaarheid Taken horen niet tot SC MER Taken worden door SC-MER uitgevoerd maar behoren niet tot het takenpakket.

klein Voorgesteld Opname in het UP. Agenderen in reguliere opdrachtgevers en poho overleggen. Uitgevoerd Opname in het UP. Bespreekbaar maken en afspraken hierover maken.

Taken horen wel tot SC-MER Taken worden door de gemeenten uitgevoerd maar horen tot het takenpakket SC-MER.

12.500

Dit risico is afgenomen. In zijn algemeenheid geldt dat helderheid over taakverdeling een blijvend aandachtspunt bij nieuwe medewerkers in de vier organisaties. Specifiek bij Informatiebeheer geldt dat hier onvoldoende helder is op strategisch, tactisch en operationeel niveau hoe de taakverdeling is.

klein Voorgesteld Opname in het UP. Opname in het UP. Agenderen in reguliere Agenderen in reguliere opdrachtgevers en poho opdrachtgevers overleggen. en poho overleggen.

laag

laag

12.500

Dit risico Kleinis afgenomen. Laag Zie bovenstaand.

12.500

klein

12.500

Uitgevoerd Opname in het UP. Bespreekbaar maken en afspraken hierover maken. Taken worden niet uitgevoerd vanwege onduidelijkheid Taken worden niet uitgevoerd omdat onduidelijk is of ze tot het takenpakket van de gemeenten dan wel het SC-MER behoren.

Voorgesteld Opname in het UP. Agenderen in reguliere opdrachtgevers en poho overleggen.

laag

Dit risico is afgenomen. Zie bovenstaand.

Uitgevoerd Opname in het UP. Bespreekbaar maken en afspraken hierover maken.

46

Risico

Beheersmaatregel

Kans

Impact

Risico Score

Gem

gem

150.000

Couleur locale Bedrukken couleur locale. Vanuit de gemeenten wordt de couleur locale vraag teveel benadrukt.

Voorgesteld Sturen op gezamenlijkheid, uniformering en standaardisering.

Dit risico is afgenomen. Steeds meer bestuurlijke inzet om gezamenlijk op te trekken op de terreinen SD, OD en BV.

Uitgevoerd Sturen op gezamenlijkheid, uniformering en standaardisering.

Risico’s die zich hebben voorgedaan en die niet in de begroting 2021 zijn onderkend Veranderende werkwijze door pandemie Door de coronapandemie kunnen medewerkers niet meer/deels op kantoor werken.

Uitgevoerd Videobellen via Ms teams Thuiswerkfaciliteiten Thuiswerkregeling

Krapte op de arbeidsmarkt In 2021 is er een grote krapte op de arbeidsmarkt in zijn algemeenheid, en meer specifiek bij specialistische functies op het gebied van Informatisering en de VTH taken.

Uitgevoerd Stageplekken Relatie met opleidingsinstituten Werkervaringsplekken Hogere uurtarieven Tijdelijke urenuitbreiding

Risico gegevensveiligheid

Uitgevoerd Technische voorbereiding op een mogelijke aanval door bijv. scannen systemen, installeren Zivver, vernieuwen firewalls en het veiliger maken van het netwerk E-learning uitgerold over privacy en gegevensveiligheid

We lopen voortdurend risico op beveiligingsincidenten die in uitzonderlijke gevallen de dienstverlening kunnen verstoren en kunnen leiden tot grote schade. In 2021 was de kwetsbaarheid in de veelgebruikte software Apache Log4j het meest opvallende incident.

Dit risico heeft zich voorgedaan. De begroting is opgesteld voor de start van de pandemie. Het SC MER heeft één manier van videobellen voor de vier organisaties geïntroduceerd. Thuiswerkplekken zijn voor een deel gefaciliteerd. Een thuiswerkregeling is opgesteld en zit in besluitvorming. Vermoede neveneffecten van de veranderende werkwijze zijn lager ziekteverzuim/ verhoging effectiviteit. Aanvullend risico’s ontstaan t.a.v. gegevens-veiligheid. Dit risico heeft zich voorgedaan. Er wordt gezocht naar andere manieren voor benadering van de arbeidsmarkt, met ondersteuning van team HRM.

Dit risico heeft zich niet voorgedaan. De uitval van systemen en diensten is niet aan de orde geweest door snel maatregelen te treffen, zoals het installeren van patches. Bij het ontbreken van patches of andere maatregelen is het offline brengen van systemen wel degelijk een te overwegen optie.

47

7.4

Financiële kengetallen

Als gevolg van een wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient het jaarverslag en de begroting een aantal verplichte financiële kengetallen te bevatten. De kengetallen zijn afgeleiden van bestaande informatie en genereren geen ‘nieuwe’ informatie. De kengetallen moeten het bestuur wel gemakkelijker maken om inzicht te krijgen in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling. In onderstaande tabel is het verloop van de financiële kengetallen te zien die van toepassing zijn voor SC MER: de netto schuldquote, de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. In het BBV zijn ook kengetallen voorgeschreven voor grondexploitatie en belastingcapaciteit. Beiden zijn niet van toepassing voor het SC-MER.

Financiële kengetallen Realisatie 2020

Begroting 2021

Realisatie 2021

Netto schuldquote

6,9%

5,3%

7,5%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

6,9%

5,3%

7,5%

Solvabiliteitsratio

3,3%

5,4%

2,8%

Structurele exploitatieruimte

0%

0%

0%

Grondexploitatie

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Belastingcapaciteit: lokale heffingen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kengetal

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het SC-MER ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Omdat er bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt bij de berekening van de netto schuldquote onderscheid gemaakt door het kengetal zowel inclusief als exclusief de doorgeleende gelden te berekenen. Op die manier wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is én wat dat betekent voor de schuldenlast. Zowel de netto schuldquote alsook de quote gecorrigeerd voor verstrekte leningen is voor het SC-MER niet relevant, aangezien het SC-MER geen leningen mag aantrekken. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin SC-MER in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Ook deze ratio is niet zozeer relevant, aangezien de algemene reserve van de MER een minimale omvang (zeker vergeleken met de drie MER-gemeenten) heeft en de omvang van de passiva per ultimo balansdatum aanzienlijk kan fluctueren en dus een vertekend beeld geven.

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. 48

Tevens zijn in het BBV kengetallen voorgeschreven voor de grondexploitatie en de belastingcapaciteiten. Deze kengetallen zijn met name van belang voor gemeenten. Beide kengetallen zijn niet van toepassing voor het SC-MER en zijn derhalve niet uitgewerkt.

7.5

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

Deze paragraaf is aan de orde voor wat betreft de 3 auto’s van de Omgevingsdienst. De totale investering bedroeg € 73.107 in 2014. De afschrijving van vervoersmiddelen gebeurt over een periode van 8 jaar. In 2015 is begonnen met afschrijven. De afschrijving bedraagt € 9.138 per jaar (met rente hoeft geen rekening te worden gehouden).

7.6

Paragraaf financiering

Het SC-MER wordt volledig gefinancierd door de deelnemende gemeenten en contracten met derden. Dit zijn gemeenten waarvoor het Servicecentrum (met name de OD) betaalde werkzaamheden verricht. Schatkistbankieren Per 1 januari 2014 is het verplicht Schatkistbankieren een feit. Hierdoor zijn alle decentrale overheden verplicht om hun (tijdelijk) overtollige liquide middelen aan te houden in de rijksschatkist. Hierdoor hoeft het Rijk minder geld te lenen op de financiële markten en daalt de staatsschuld. Met het oog op de verplichting met betrekking tot het schatkistbankieren worden alle overtollige middelen boven de grens van € 250.000 dagelijks afgestort naar de schatkist. Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's (2) Rijks schatkist aangehouden middelen (3a) = (1) > (2) Ruimte onder het drempelbedrag (3b) = (2) > (1) Overschrijding van het drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag (4a) (4b) (4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

122

138

197

182

128 -

112 -

53 -

68 -

Verslagjaar 21.548 21.548 -

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag 250 minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Som van de per dag buiten 's Rijks (5a) schatkist aangehouden middelen 11.094 12.585 18.150 16.706 (negatieve bedragen tellen als nihil) (5b) Dagen in het kwartaal 91 91 92 92 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's (2) - (5a) / (5b) 122 138 197 182 Rijks schatkist aangehouden middelen

49

Risicobeheer (kasgeldlimiet en renterisiconorm ) De kasgeldlimiet laat zien welk risico er bestaat ten aanzien van vlottende schulden. Het ‘rood’ staan is aan regels en richtlijnen gebonden. Hiermee beoogt de wetgever te voorkomen dat lagere overheden uitsluitend kortlopende leningen afsluiten. Het aantrekken van leningen met een kortlopende rentevaste periode is aantrekkelijk, wanneer de rente hierop erg laag is. Maar het renterisico (van een stijgende rente in het geval van herfinanciering) is daarmee in verhouding hoog. Om dit risico te beperken, mogen gemeenten maximaal 8,5 % van het jaarlijkse begrotingstotaal gebruiken voor kortlopende leningen. Voor de MER is de kasgeldlimiet niet relevant aangezien er geen sprake is van kortlopende leningen. Kasgeldlimiet

Q4-2021

Q3-2021

Q2-2021

Q1-2021

2020

1 2 3

Vlottende schuld

€0

€0

€0

€0

€0

Vlottende middelen

€ 118.549

€ 93.868

€ 111.649

€ 249.817

€ 161.527

Netto vlottende schuld (1-2)

-€ 118.549

-€ 93.868

-€ 111.649

-€ 249.817

-€ 161.527

4

Kasgeldlimiet

€ 1.831.661

€ 1.831.661

€ 1.831.661

€ 1.831.661

€ 1.786.633

(5a) = (4>3 )

Ruimte onder kasgeldlimiet

€ 1.950.210

€ 1.925.529

€ 1.943.310

€ 2.081.478

€ 1.948.160

(5b) = (3>4)

Overschrijding kasgeldlimiet Berekening kasgeldlimiet:

(4a)

Begrotingstotaal

(4b)

Percentage regeling

(4) = (4a x 4b) Kasgeldlimiet

€

21.548.954

€

21.548.954

€

21.548.954

€

21.548.954

€ 21.019.216

8,5%

8,5%

8,5%

8,5%

8,5%

€ 1.831.661

€ 1.831.661

€ 1.831.661

€ 1.831.661

€ 1.786.633

De renterisiconorm is een maatstaf om te bepalen welke kredietrisico’s SC MER loopt op de vaste schulden. Dit zijn de schulden met een looptijd langer dan 1 jaar. De renterisiconorm wordt gemeten in een bedrag ter grootte van 20% van het begrotingstotaal. De renterisiconorm is voor de MER niet relevant aangezien de MER geen leningen mag aantrekken.

Renterisiconorm

2021

1

Renteherziening leningen o/g Renteherziening leningen u/g Saldo

€ € €

-

2

Aflossing leningen o/g Aflossing leningen u/g Saldo

€ € €

-

3

Renterisico (saldo 1 + 2)

€

-

4

Renterisiconorm

€

4.309.791

(5a) = (4>3) (5b) = (3>4)

Ruimte onder renterisiconorm Overschrijding renterisiconorm

€ €

4.309.791 -

€

21.548.954 20% 4.309.791

Berekening renterisiconorm: (4a) Begrotingstotaal (4b) Percentage regeling (4) = (4a x 4b) Renterisiconorm

€

50

7.7

Verbonden partijen

De GR MER kent geen verbonden partijen.

51

8. Balans 8.1

Waarderingsgrondslagen en resultaatbepaling

Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats o.b.v. historische kosten. Tenzij in de balans anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en Lasten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Lasten (kosten) worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Voor laatstgenoemde kostencategorie wordt geen voorziening of verplichting opgenomen. Materiele vaste activa met economisch nut Waardering op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Lineair afschrijven van slijtende investeringen met ingang van de maand volgend op de maand van ingebruikneming, uitgaande van de verwachte gebruiksduur en rekening houdend met een eventuele restwaarde. Voor de afschrijving van de voertuigen is gerekend met een afschrijvingstermijn van 8 jaar.

Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. Vlottende activa en passiva Vorderingen en activa Vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt zo nodig een ‘voorziening dubieuze debiteuren’ gevormd. De voorziening dubieuze debiteuren wordt statisch bepaald o.b.v. de ingeschatte inningskansen. Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Met het oog op de verplichting met betrekking tot het schatkistbankieren worden alle overtollige middelen boven de grens van € 250.000 dagelijks afgestort naar de schatkist. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

52

Tabel: balans per 31 december 2021

Balans per 31 december 2021 ACTIVA

31-dec-2021

31-dec-2020

Vaste activa Materiele vaste activa (investeringen met economisch nut)

€

9.139 €

18.277

Totaal vaste activa

€

9.139 €

18.277

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd < 1 jaar

€ €

2.225.694 € 1.888.519 €

1.903.667 2.420.941

Liquide middelen Banksaldi

€

118.540 €

161.527

Overlopende activa (overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen)

€

447.141 €

658.591

Totaal vlottende activa

€

4.679.895 €

5.144.726

TOTAAL GENERAAL ACTIVA

€

4.689.034 €

5.163.003

Vlottende Activa

PASSIVA

31-dec-2021

31-dec-2020

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves

€ €

130.681 € - €

130.681 38.700

Voorzieningen Voorzieningen

€

250.000 €

55.000

Totaal vaste passiva

€

380.681 €

224.381

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen m.u.v. jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

€

3.473.749

€ 2.956.295

€

834.604 €

1.982.328

€

- €

-

Totaal vlottende passiva

€

4.308.353 €

4.938.622

TOTAAL GENERAAL PASSIVA

€

4.689.034 €

5.163.003

53

Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het betreft de financiële verplichtingen waarvan de contractduur het boekjaar 2021 overschrijdt. Overeenkomsten met samenwerkingsverbanden zijn in dit overzicht niet meegenomen. Overeenkomsten waarbij de totale jaarlijkse lasten lager zijn dan € 20.000 zijn ook niet meegenomen. Tabel: niet uit de balans blijkende verplichtingen Naam opdracht

Leverancier/aannemer

Einddatum contract

Tijdelijk Personeel

Talentsourcer

Bedrijvenzorgpakket

IZA

Personeels- en Salarisadministratie

Centric

31-12-2023

Suite voor het sociaal domein/Key2Finance

Centric

31-12-2022

Sociale recherche gemeenschappelijke regeling Leudal

Onbepaalde tijd

Gemeenschappelijke regeling Westrom uitvoering ‘oude WSW’ en re-integratie

Westrom

Onbepaalde tijd

Digitaal archief

Decos Software Engineering BV, Master IT Solution

31-12-2024 Onbepaalde tijd

31-12-2021

Software ondersteuning bij vergunningsverlening Roxit B.V. en handhaving

31-12-2024

Lease apparatuur

31-12-2024

Econocom Public B.V.

8.2 Toelichting Balans Activa Vaste activa De balanspost Vaste Activa is onderverdeeld in Materiële Vaste Activa (MVA), Immateriële Vaste Activa (IVA) en Financiële Vaste Activa (FVA). SC MER beschikt uitsluitend over MVA, waar hierna kort op wordt ingegaan. Materiële vaste activa De boekwaarde van de drie auto’s, aangeschaft in 2014 voor een totaalbedrag van €73.107, bedraagt per ultimo 2021 € 9.139 (ultimo 2020 18.277). De jaarlijkse afschrijvingskosten bedragen € 9.138. De afschrijvingstermijn is 8 jaar en de restwaarde is € 0. SC MER beschikt niet over materiele vaste activa met maatschappelijk nut. Derhalve zijn deze niet op de balans zichtbaar. Het verloop van deze balanspost is opgenomen in de onderstaande tabel. Materiele vaste activa 2021 Verloopoverzicht

Boekwaarde AanDes31-12-2020 schaffingen investeringen

Investeringen met economisch nut

€

18.277 €

-

Totaal

€

18.277 €

- €

Afschrijvingen

Duurzame waardeverminderingen

Boekwaarde 31-12-2021

€

9.138

€

9.139

- €

9.138 €

- €

9.139

54

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar

Boekwaarde 31-12-2020

Boekwaarde 31-12-2021

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd < 1 jaar

€

2.225.693,95 €

1.903.666,61

€

1.888.519,26 €

2.420.941,89

TOTAAL

€

4.114.213,21

4.324.608,50

€

a. Specificatie vorderingen op openbare lichamen

Specificatie vorderingen op openbare lichamen per ultimo 2021

Bedrag

Gemeente Maasgouw Gemeente Echt-Susteren Gemeente Roerdalen Veiligheidsregio Limburg Noord Coördinatiecentrum RUD Noord Limburg Gemeente Beesel Overige debiteuren Gemeente Venlo Gemeente Heerlen Overige debiteuren Overige debiteuren

€ € € € € € € € € € €

938.928,21 889.135,26 364.740,01 578,88 8.356,18 1.612,50 106,05 10.298,99 10.502,93 113,26 1.321,68

Totaal

€

2.225.693,95

Liquide middelen De liquide middelen zijn als gevolg van het schatkistbankieren beperkt tot maximaal € 250.000. De Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) is de vaste bankrelatie van SC-MER. Het banksaldo bij de BNG > € 250.000 wordt dagelijks overgeboekt naar ‘de schatkist’. Het saldo bij de ‘Schatkist’ dient volgens de regels van het BBV te worden verantwoord onder de uitzettingen met een looptijd < 1 jaar. De BNG bevestigt jaarlijks via de ‘standaard bankverklaring’ het eindsaldo per de ultimo van het jaar. Liquide middelen Bank Nederlandse Gemeenten Rabobank Totaal

Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2021 31-12-2020 114.512,58 161.527,25 4.027,82 118.540,40 161.527,25

55

Overlopende activa Overlopende Activa Overige nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Transitoria: nog te ontvangen bedragen

348.615,00 98.526,00 -

274.734,73 370.950,00 12.906,06

Totaal

447.141,00

658.590,79

Reserves en Voorzieningen Het eigen vermogen van het Servicecentrum MER bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserve Leasekosten I&A. Het saldo van de algemene reserve van € 130.681 kan worden beschouwd als een beperkte buffer voor onvoorziene financiële tegenvallers (weerstandscapaciteit). De bestemmingsreserve leasekosten I&A (projectenkalender 2015-2016) is gecreëerd in 2016. Deze reserve is bestemd als dekking voor de leaselasten uit de projectenkalender I&A gedurende de eerste 6 jaar. In 2021 is € 38.700 aan deze reserve onttrokken en zal deze reserve beëindigd worden. Reserves en voorzieningen

Saldo 31-12-2020

Toevoeging

Onttrekking

Algemene reserve

€

130.681,00

Bestemmingsreserves Reserve Leasekosten I&A

€

38.700,00

Voorzieningen Voorziening verlofuren saldi

€

55.000,00 €

195.000,00

Totaal

€

224.381,00 €

195.000,00 €

€

Bestemming resultaat Vermindering dekking vorig boekjaar afschrijvingskosten

38.700,00

38.700,00 €

-

€

-

Saldo 31-12-2021

€

130.681,00

€ € € €

250.000,00

€

380.681,00

In het BBV is ten aanzien van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen het volgende aangegeven: “Uitgangspunt is dat een GR op basis van wegingsfactoren, die los staan van de budgettaire situatie, zelf dient te bepalen of bij een arbeidskosten gerelateerde verplichting sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. Van belang daarbij is te bepalen of de desbetreffende kosten een voorspelbaar gelijkmatig patroon (zoals vakantiegelden) dan wel een ongelijkmatig patroon hebben. In het eerste geval zal geen verplichting moeten worden opgenomen, in het tweede geval wel”. Binnen het SC MER is sprake van een overmatig verlofsaldo, deels veroorzaakt door de coronapandemie (maar ook voorheen al aan de orde); het BBV geeft aan dat hiervoor een financiële verplichting / voorziening moet worden opgenomen. In deze jaarrekening gebeurt dit middels de voorziening verlofurensaldi (€ 250.000).

56

Vlottende Passiva Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar Het Servicecentrum MER maakt geen gebruik van daggeldleningen of gelijkwaardige kortlopende leningen, noch van een rekening courant krediet faciliteit bij de bank. De ‘gewone’ betaalrekening is ondergebracht bij de Bank Nederlandse gemeenten. Onder deze categorie resteert uitsluitend het crediteurensaldo per ultimo 2019 dat in de volgende tabel wordt gepresenteerd.

Rentetypische looptijd < 1 jaar

Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2021 31-12-2020

Openstaande posten crediteuren

€ 3.473.749

€ 2.956.295

Totaal