Bijlage 4 Exploitatieplan Bijlage 16 aanbestedingskader

Vooraf moet bedacht worden hoe uit de aanbiedingen die voldoen aan de minimumkwaliteit, de aanbieding wordt gekozen die het beste tegemoet komt aan de wensen. In de aanbestedingsstukken moeten dan ook niet alleen duidelijk en eenduidig de wensen worden beschreven, maar moet ook worden aangegeven hoe de extra kwaliteit

24

wordt beoordeeld. Voor elke wens (subgunningscriterium) wordt een waardering of gewicht vastgesteld. Ook moet worden aangegeven hoe de beoordelingen ofwel scores voor de verschillende wensen onderling en ten opzichte van de prijs worden gewaardeerd. Belangrijk bij Beste PKV is een goede verhouding tussen het gewicht van kwaliteitsaspecten en het gewicht van de prijs. Voorkomen moet worden dat kwaliteit zo weinig meetelt dat feitelijk alleen op de prijs wordt gegund. In dat geval kan beter voor het criterium “laagste prijs” worden gekozen. Het is verstandig om de gewichten en de beoordelingsmethodiek vooraf uitvoering door te rekenen met verschillende scenario’s. Dit om ongewenst strategisch inschrijven of manipulatief inschrijven te voorkomen.  Laagste prijs Voor laagste prijs kan worden gekozen als: a. het gevraagde in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar is en b. geen grote verschillen in kwaliteit zijn te verwachten en c. de inhoud en omvang van de opdracht eenduidig zijn vast te leggen. Naarmate minder is voldaan aan deze voorwaarden, is er meer reden om voor Beste PKV te kiezen.  Laagste kosten Bij het gebruik van dit criterium gaat het in feite ook alleen om een op geld gebaseerde afweging. Door alle denkbare kosten mee te nemen in de raming, worden al een heel aantal kwaliteitsaspecten meegenomen.

Gunning op laagste kosten kan zowel voor de aanbestedende dienst als voor de aanbieder grote kosten met zich mee brengen: de aanbestedende dienst moet data aanleveren, de meetmethode moeten beschrijven en mogelijkheden moeten aangeven hoe met nieuwe, innovatieve oplossingen omgegaan moet worden.  Toepassing criteria Een en ander betekent dat nog beter dan voorheen goed over het te kiezen gunningscriterium moet worden nagedacht. Overwegingen hierbij zijn:  de aard en complexiteit van de opdracht  de aard en complexiteit van de leveranciersmarkt  de waarde van de opdracht Belangrijkste eis die de Aanbestedingswet stelt aan gunningscriteria is dat ze transparant en proportioneel moeten zijn en niet discriminerend. Ze moeten bovendien voldoende rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de opdracht. De criteria moeten zo zijn geformuleerd dat inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze interpreteren en de aanbestedende dienst de inschrijvingen op objectieve wijze kan beoordelen. Geadviseerd wordt om met een inkoopadviseur te overleggen welk gunningscriterium het beste gehanteerd kan worden.

5.4

Selecteren

In deze fase wordt de aanbesteding uitgevoerd. 5.4.1 Publiceren / uitnodigen Bij een Europese of een nationale (niet-)openbare procedure wordt de aanbesteding op Tenderned of aanbestedingskalender gepubliceerd. Bij een enkelvoudige en een meervoudig onderhandse aanbesteding worden leveranciers rechtstreeks uitgenodigd. 5.4.2 Inlichtingen Bij een Europese aanbesteding en een nationale aanbesteding volgens het ARW 2016, moeten de deelnemers aan de aanbesteding in de gelegenheid worden gesteld vragen te stellen over de

25

aanbestedingsstukken. Ook bij de andere aanbestedingsvormen is het veelal aan te bevelen de deelnemers die mogelijkheid te bieden. Immers: zowel de aanbesteder als de potentiële opdrachtnemers hebben er belang bij dat eventuele onduidelijkheden in het bestek vóór het indienen van de inschrijving worden weggenomen. De vragen en opmerkingen worden in een Nota van Inlichtingen beantwoord. 5.4.3 Inschrijving Op de in het aanbestedingsdocument aangegeven datum en tijdstip moeten alle inschrijvingen bij de aanbesteder binnen zijn. In het bestek of in de aankondiging moet worden aangegeven op welke wijze men de inschrijving moet indienen. In de praktijk worden bij werken regelmatig de inschrijvingen geopend in aanwezigheid van de inschrijvers, in het geval het gunningscriterium laagste prijs is. De gemeente is echter niet verplicht om de inschrijvers tot de opening toe te laten. De gemeente maakt zelf de afweging of ze dit al dan niet wenst. Het is zinvol om dit alleen te doen als daar duidelijke argumenten voor zijn. Van de inschrijvingen wordt een proces-verbaal van aanbesteding opgemaakt. Hierin staan de namen en adressen van de inschrijvers, de percelen waarop is ingeschreven en de inschrijvingsprijzen indien die aan de inschrijvers bij een openbare opening zijn bekendgemaakt.

Het proces-verbaal wordt uiterlijk twee werkdagen na de opening aan alle inschrijvers ter beschikking gesteld. 5.4.4 Beoordelen en gunnen Na het houden van de aanbesteding volgt de beoordelingsfase. Dit is de fase waarin uit de verschillende offertes de beste aanbieding wordt geselecteerd. Als eerste moet worden bezien of de inschrijvers voldoen aan de geschiktheidseisen. Pas in tweede instantie wordt de aanbieding geselecteerd die het beste aansluit bij de opgestelde gunningscriteria. Het resultaat van de beoordeling van de inschrijvingen is een gunningsadvies. In paragraaf 8.3 wordt omschreven waar de bevoegdheid tot het nemen van gunningsbesluit ligt. 5.4.5 Aanvullende informatie Tijdens de evaluatie van de offertes kan blijken dat bepaalde aanbiedingen onduidelijkheden bevatten of niet geheel volledig zijn. Binnen bepaalde grenzen kunnen dergelijke omissies worden rechtgetrokken door het opvragen van aanvullende informatie. Dat is toegestaan zolang het verstrekken van aanvullende informatie niet leidt tot een aanpassing van de offerte. Zijn het echter substantiële gegevens, zoals een onvolledige prijsopgave, bepaalde onbeantwoorde vragen of relevante documenten die ontbreken, dan is er mogelijk sprake van een onaanvaardbare of onregelmatige aanbieding. Het (laten) herstellen van dergelijke omissies kan strijdig zijn met het gelijkheidsbeginsel.

Voorwaarde voor het vragen van aanvullende informatie of verduidelijkingen is dan ook dat de aanbestedende dienst het beginsel van gelijkheid in acht neemt en dat er geen sprake is van concurrentievervalsing. Als de inschrijver een fout of vergissing in zijn aanbieding heeft gemaakt is het de vraag in hoeverre hij deze mag herstellen. De Aanbestedingswet zegt hierover niets. Uit jurisprudentie blijkt dat rechters zich op het standpunt stellen dat aanvullingen, verduidelijkingen en het herstellen van fouten of vergissingen mogelijk zijn zolang men de beginselen van gelijkheid en transparantie in acht neemt en mits dat niet tot concurrentievervalsing leidt. 5.4.6 Onregelmatige en onaanvaardbare inschrijvingen Bij de beoordeling van de aanbiedingen kan blijken dat er aanbiedingen zijn die onregelmatig of onaanvaardbaar zijn. Inschrijvingen worden als onregelmatig aangemerkt wanneer ze onderling op elkaar zijn afgestemd en op die manier de vrije mededinging is uitgeschakeld. Daarnaast wordt een inschrijving als onregelmatig aangemerkt wanneer de inschrijving niet voldoet aan de voor de opdracht geldende regels.

26

Een inschrijving wordt als onaanvaardbaar aangemerkt als de inschrijver zelf niet aan de gestelde geschiktheidseisen voldoet, als de offerte te laat is ingediend of als de inschrijving naar objectieve maatstaven gemeten als “te hoog” of “te laag” moet worden beschouwd. Onregelmatige en onaanvaardbare inschrijvingen worden terzijde gelegd.

5.5

Contracteren

Het sluitstuk van het aanbestedingsproces wordt gevormd door de gunning en het sluiten van het contract. In deze paragraaf wordt een aantal aspecten van deze fase toegelicht. 5.5.1 Bekend maken gunningsvoornemen, afwijzing en motivering Nadat het gunningsbesluit is genomen worden de inschrijvers over de voorgenomen gunning geïnformeerd. De inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund krijgen een afwijzingsbrief, met daarin de redenen van de afwijzing en vermeldt aan wie de aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen. De afwijzingsbrieven dienen gelijktijdig aan de inschrijvers te worden verzonden. Een afgewezen gegadigde en/of inschrijving die om een toelichting vraagt, moet binnen 20 dagen schriftelijk antwoord krijgen. Er hoeft geen informatie te worden verstrekt indien het openbaar belang in het geding is, indien schade zou kunnen worden toegebracht aan de commerciële belangen van de inschrijver of indien de concurrentie ongunstig zou kunnen worden beïnvloed. Bij Europese aanbestedingen en bij nationale (niet-)openbare aanbestedingen voor werken, moet een opschortende termijn van 20 kalenderdagen (de “Alcateltermijn”) in acht worden genomen. Binnen deze termijn kunnen de afgewezen inschrijvers het voorgenomen gunningsbesluit aanvechten middels een kort geding bij de rechtbank.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om een kort geding aan te spannen tegen de voorlopige gunning kan de aanbesteder definitief gunnen. Tot die tijd mag de aanbesteder geen overeenkomst met de winnende inschrijver sluiten. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen kan per geval worden overwogen om ook een opschortende termijn toe te passen. 5.5.2 Contracteerplicht en her-aanbesteding De aanbestedingsregels kennen niet de verplichting voor de aanbestedende dienst om de opdracht te gunnen en een overeenkomst af te sluiten. In feite kan een aanbestedende dienst op ieder moment tijdens de aanbesteding, de aanbesteding staken. Dit intrekkingsbesluit moet gemotiveerd worden. Het besluit van de aanbestedende dienst om de aanbesteding te staken is overigens wel aanvechtbaar. Een aanbestedende dienst kan niet zonder meer overgaan tot her-aanbesteding. Een heraanbesteding van een opdracht is mogelijk in die gevallen waarin sprake is van een onaanvaardbare, onregelmatige of geen geschikte inschrijving. In de overige gevallen is her-aanbesteding alleen mogelijk als er een wezenlijke wijziging van de opdracht noodzakelijk is. 5.5.3 Rechtsbescherming Met de Aanbestedingswet zijn bestaande Europese rechtsbeschermingsrichtlijnen omgezet in nationale wetgeving, waarbij ondernemers tegen onjuist en/of onzorgvuldig handelende overheden worden beschermd.

Bijvoorbeeld kan met een beroep op de Aanbestedingswet een benadeelde ondernemer de rechter verzoeken een overeenkomst te vernietigen, omdat deze ten onrechte onderhands is gegund en volgens de Aanbestedingswet Europees aanbesteed had moeten worden. Een ander aspect is de motiveringsplicht bij het afwijzen van inschrijvingen. Als de gunningbeslissing onvoldoende wordt gemotiveerd, dan begint de opschortende termijn niet te lopen. Een ondernemer kan de rechter dan ook nog na de termijn van 20 dagen verzoeken de overeenkomst te vernietigen, omdat deze is gesloten zonder een geldige opschortende termijn.

27

5.5.4 Contracteren Na de definitieve gunning wordt de overeenkomst schriftelijk vastgelegd. Bij RAW-bestekken is het bestek samen met de offerte en een korte opdrachtbrief voldoende. Voor diensten en leveringen moet veelal een contract worden opgesteld. Het grootste en belangrijkste gedeelte van de overeenkomst ligt al vast in de vorm van het bestek, de Nota van Inlichtingen, de uitgebrachte offerte en de algemene voorwaarden. In het contract worden deze zaken van toepassing verklaard. Voor het overige dient in het contract aandacht te worden besteed aan zaken als looptijd, wijze van beëindiging, eventuele aanvullende voorwaarden en een geschillenregeling. Indien mogelijk en voor zover de omstandigheden van het geval dit toelaten wordt een conceptcontract opgenomen in het bestek, zodat inschrijvers tijdens de inlichtingenronde daarover vragen kunnen stellen. Het contract kan dan eventueel worden bijgesteld. 5.5.5 Publiceren gunning De gunning van (niet-)openbare procedures dient binnen 48 dagen na de gunning bekend te worden gemaakt. Hiervoor wordt dezelfde site gebruikt als waarop de aankondiging heeft plaatsgevonden: www.Tenderned.nl of www.aanbestedingskalender.nl 5.5.6 Proces verbaal van opdrachtverlening Voor Europese aanbestedingen moet een proces-verbaal van opdrachtverlening worden opgesteld.

Dit proces-verbaal bevat in ieder geval de volgende informatie (hieronder alleen voor de “normale” procedures weergegeven): a) naam en adres van de aanbestedende dienst; b) voorwerp en waarde van de overheidsopdracht; c) namen van de uitgekozen gegadigden met motivering van die keuze; d) de namen van de uitgesloten en afgewezen gegadigden met motivering van die uitsluiting of afwijzing; e) de namen van de afgewezen inschrijvers met motivering van die afwijzing; f) of er inlichtingen zijn die op verzoek van een ondernemer geen deel hebben uitgemaakt van de nota van inlichtingen; g) de redenen voor de afwijzing van abnormaal laag bevonden inschrijvingen; h) de naam van de uitgekozen inschrijver en motivering voor die keuze en, indien bekend, het gedeelte van de overheidsopdracht dat de uitgekozen inschrijver voornemens is aan derden in onder-aanneming te geven; Dit proces-verbaal moet op verzoek aan de Europese Commissie ter beschikking kunnen worden gesteld.

28

6 Aanbestedingsprocedures 6.1

Algemeen

Een aanbestedingsprocedure is een set van regels die de stappen vormen van begin tot eind van het plaatsen van een overheidsopdracht. Voor inkopen boven het Europese drempelbedrag wordt een tweetal procedures onderkend:  

openbare aanbesteding niet-openbare aanbesteding

De openbare en de niet-openbare procedure mogen vrij gebruikt worden. De Aanbestedingswet beschrijft nog een aantal andere procedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedures. De toepassing van deze procedures is slechts in specifieke gevallen toegestaan. Deze specifieke situaties zullen zich in de gemeente Maasgouw niet snel voordoen. De procedures worden hier dan ook niet verder uitgewerkt. De Aanbestedingswet en de daaraan gerelateerde Gids Proportionaliteit bevat ook voor inkopen onder het Europese drempelbedrag regels en richtlijnen. Onder het Europese drempelbedrag worden in de gemeente Maasgouw de volgende procedures gehanteerd:    

6.2

openbare aanbesteding niet-openbare aanbesteding meervoudig onderhands aanbesteden enkelvoudige uitnodiging / gunning uit de hand

Procedures

In deze paragraaf worden de verschillende procedures op hoofdlijnen toegelicht. 6.2.1

Openbare aanbesteding De openbare procedure is de aanbestedingsprocedure waarbij elke deelnemer het bestek/de offerteaanvraag kan opvragen en een aanbieding kan indienen. Na de sluitingsdatum beoordeelt de aanbestedende dienst op grond van de vooraf bekendgemaakte selectie- en gunningscriteria welke inschrijver in aanmerking komt voor opdrachtverlening.

6.2.2

Niet-openbare aanbesteding De niet-openbare procedure wordt ook wel de procedure met voorafgaande selectie genoemd. Na de algemene bekendmaking van de aanbesteding kan iedere geïnteresseerde aanbieder zich als gegadigde aanmelden. Vervolgens vindt een selectie plaats: alleen de gegadigden die aan de hand van de gestelde criteria (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria) zijn uitgekozen, worden door de aanbesteder uitgenodigd om een aanbieding in te dienen. De niet-openbare procedure kan het beste worden toegepast bij het plaatsen van een opdracht in een markt met een groot aantal partijen. Het biedt dan het voordeel van twee

29

rondes: één ronde voor het selecteren van de geïnteresseerde partijen en één ronde voor het selecteren van de beste inschrijving. 6.2.3

Meervoudig onderhandse aanbesteding De onderhandse procedure is een aanbestedingsprocedure waaraan een beperkt aantal, door de aanbesteder uitgekozen, deelnemers wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding. Aan deze aanbestedingsprocedure gaat geen aankondiging of bekendmaking vooraf. De aanbesteder bepaalt op objectieve gronden welke marktpartijen hij aan de procedure wenst te laten deelnemen. Het aantal uit te nodigen leveranciers dient proportioneel te zijn. De leidraad daarvoor is drie tot vijf leveranciers. In paragraaf 6.4.1. wordt dit in een keuzetabel voor de aanbestedingsprocedure nader gedetailleerd. Indien de aanbesteder geen goed beeld van de markt en mogelijke leveranciers heeft, is het mogelijk om voorafgaand aan de aanbesteding eerst een aantal marktpartijen te benaderen om hun geschiktheid vast te stellen. Dit kan met een selectieprocedure worden uitgevoerd, die vergelijkbaar is aan de selectieprocedure bij de niet-openbare procedure. De meest geschikte leveranciers worden vervolgens met een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgenodigd.

6.2.4

Enkelvoudige uitnodiging / gunning uit de hand De enkelvoudige uitnodiging of gunning uit de hand is strikt genomen geen aanbesteding: er wordt slechts aan één onderneming gevraagd een offerte uit te brengen. Deze procedure wordt toegepast bij kleine opdrachten waar een aanbestedingsproces naar verhouding te veel kosten met zich zou brengen. De procedure wordt in zijn zuivere vorm slechts beperkt toegepast: vaak zullen toch meerdere leveranciers worden uitgenodigd. Per situatie zal dat moeten worden beoordeeld.

6.3

Omvang van de opdracht

6.3.1

Waardebepaling De keuze voor een aanbestedingsprocedure is deels afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de op te stellen raming vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald moet worden. Daarenboven gelden in ieder geval de navolgende regels: Algemeen:  bij het ramen van de waarde van een opdracht moet de aanbestedende dienst uitgaan van de economische waarde van de opdracht;  voor het bepalen van de waarde moet de volledige opdracht in ogenschouw worden genomen waarbij rekening wordt gehouden met alle elementen van de opdracht;  eventuele (optionele) aanvullende opdrachten of verlengingen van de overeenkomst moeten in de raming worden meegenomen. Daarbij wordt opgemerkt dat in de oorspronkelijke opdracht expliciet moet zijn duidelijk gemaakt dat de overeenkomst voorziet in een clausule of optie tot (stilzwijgende) verlenging;  het is niet toegestaan een opdracht organisatorisch, functioneel of in tijd op te knippen of de raming aan te passen met het doel onder een bepaalde drempelwaarde te blijven;  bij een combinatie in één opdracht van leveringen en / of diensten en / of werken vindt de raming plaats op grond van de totale waarde van de opdracht. Het onderdeel dat het hoofdbestanddeel van de opdracht vertegenwoordigt (veelal vertegenwoordigt het hoofdbestanddeel tevens de grootste financiële waarde van

30

de opdracht) bepaalt de aard van de opdracht (werk, levering of dienst) en daarmee het van toepassing zijnde drempelbedrag. Werken:  het uitgangspunt voor de raming van de waarde van de opdracht is het gehele werk dat als zodanig een economische of technische functie kan vervullen;  er dient rekening te worden gehouden met alle te leveren prestaties;  in het geval de aanbestedende dienst zelf goederen aan aannemers ter beschikking stelt (“directieleveringen”) moeten deze in de raming worden meegenomen;  het bedrag van mogelijk ingecalculeerd meerwerk dient bij de waardebepaling te worden meegenomen; Leveringen en diensten:  bij het ramen van de waarde moet rekening worden gehouden met alle elementen die noodzakelijk zijn om aan de gestelde functionaliteiten van de opdracht te kunnen voldoen;  bij meerjarige overeenkomsten is de totale waarde van de opdracht (exclusief omzetbelasting) bepalend;  bij overeenkomsten voor onbepaalde tijd wordt de waarde vastgesteld door de maandelijks verschuldigde kosten met een factor 48 te vermenigvuldigen;  de raming van de waarde van “soortgelijke opdrachten” (opdrachten voor leveringen en diensten die met een zekere regelmaat worden geplaatst) vindt plaatst aan de hand van de waarde van de opdrachten zoals die in de afgelopen twaalf maanden zijn uitgevoerd 6.3.2

Onnodig clusteren en opdelen in percelen Het is niet toegestaan om onnodig verschillende opdrachten samen te voegen en daarmee één grotere opdracht te creëren, het zogenaamde clusterverbod. Met de Aanbestedingswet is het expliciet de bedoeling dat “vooral kleinere bedrijven een eerlijker kans op een opdracht krijgen”. Grotere opdrachten zijn moeilijker toegankelijk voor deze kleinere bedrijven en ZZP-ers. Dit geldt voor het clusteren van opdrachten van verschillende aanbestedende diensten, maar zelfs binnen een aanbestedende dienst. Als opdrachten toch worden samengevoegd moet dit in de aanbestedingsstukken worden gemotiveerd. Naast het verbod op onnodig clusteren van opdrachten, geldt het principe dat een opdracht in meerdere percelen moet worden opgedeeld. Als het opdelen in percelen niet passend wordt geacht, moet dit in de aanbestedingsstukken worden gemotiveerd. Voor de keuze van de aanbestedingsprocedure voor de in percelen opgedeelde opdracht geldt dat daarbij de geraamde waarde van de volledige opdracht als uitgangspunt moet worden gehanteerd. Onder “percelen” worden gelijktijdig, doch afzonderlijk te gunnen gedeelten van een werk, dienst of homogene levering verstaan. Opdeling in percelen kan ertoe leiden dat op basis van één aanbesteding door de aanbesteder meerdere contracten worden gesloten omdat voor elk perceel een aanbieding kan worden ingediend.

In het bestek / de offerteaanvraag kan worden aangegeven dat inschrijvers zowel op de afzonderlijke percelen mogen inschrijven als op de gehele opdracht. Het bestek / offerteaanvraag zal in een dergelijk geval moeten regelen op welke wijze bij de beoordeling van de aanbiedingen een vergelijking zal worden gemaakt tussen een aanbieding die ziet op één perceel en een aanbieding die meerdere percelen omvat. Het opdelen van percelen is niet hetzelfde als het “opknippen” van een opdracht. Van dit laatste is sprake als een opdracht in kleine stukken wordt geknipt om daarmee onder de aanbestedingsregels uit te komen. Dit opknippen is niet toegestaan.

31

6.3.3

Percelenregeling Binnen de Europese aanbestedingsprocedures bestaat nog de zogenaamde “percelenregeling”. De percelenregeling biedt de aanbestedende dienst de mogelijkheid om binnen een opdracht die Europees wordt aanbesteed, onder bepaalde voorwaarden percelen uit deze opdracht te lichten en die zonder een Europese aanbesteding te plaatsen. Deze voorwaarden zijn:  de waarde van het uit de opdracht te lichten perceel is minder dan 1.000.000 euro (bij werken) of 80.000 euro (bij leveringen en diensten);  de totale waarde van de percelen die uit de opdracht worden gelicht mogen niet meer bedragen dan 20% van de totale waarde van de opdracht.

6.4

Keuze aanbestedingsprocedure

Binnen de juridische randvoorwaarden moet een aanbesteder bepalen welke aanbestedingsprocedure hij in het concrete geval zal gebruiken om een opdracht aan te besteden. Daarbij zal de aanbesteder zich telkens moeten afvragen welke aanbestedingsprocedure hij vanuit een oogpunt van proportionaliteit, doelmatigheid, effectiviteit en efficiëntie het beste zou kunnen gebruiken. 6.4.1

Europees aanbesteden Het antwoord op de vraag of een opdracht Europees moet worden aanbesteed is afhankelijk van de aard van de opdracht (betreft het een werk, een levering of een dienst) en de waarde van de opdracht. Overheidsopdrachten moeten Europees worden aanbesteed als de waarde van de opdracht de Europese drempelwaarde overstijgt. Daarbij wordt uitgegaan van een reële raming van de waarde van de opdracht, exclusief BTW. De actuele drempelbedragen zijn te raadplegen via: https://www.pianoo.nl/regelgeving/drempelwaarden-europees-aanbesteden. Indien de aanbesteder verplicht is tot Europees aanbesteden, moet hij een Europese aanbestedingsprocedure toepassen. Vrijwel altijd zal dat één van de volgende procedures zijn:  openbare aanbesteding  niet-openbare aanbesteding Het staat de aanbesteder steeds vrij te kiezen tussen de openbare en de niet-openbare aanbesteding.

6.4.2

Aanbesteden onder de Europese drempel Onder de Europese drempel zijn meerdere aanbestedingsprocedures mogelijk. Bij de keuze van de procedure speelt proportionaliteit een belangrijke rol: de gekozen procedure, en de daarmee gepaard gaande uitvoering en kosten, moeten in verhouding staan tot de opdracht. Vanuit het streven naar doelmatige inkoop zijn de overwegingen in de keuze voor een procedure:  aard van de opdracht  omvang van de opdracht  transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers  aantal potentiële inschrijvers  gewenst eindresultaat  complexiteit van de opdracht  type opdracht / betrokken sector  grensoverschrijdend belang (zie ook paragraaf 6.4.4)

32

Onderstaande schema’s komen uit de Gids Proportionaliteit en vormen een leidraad voor het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure.

Let op: Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding is het uitgangspunt om tussen de 3 en 5 ondernemers hiervoor uit te nodigen. Meer ondernemers uitnodigen betekent dat er meer ondernemers aan het werk moeten om een offerte uit te brengen, hetgeen de transactiekosten verhoogt. Het blijft uiteraard steeds belangrijk om naar de concrete situatie te kijken. Let op: De vraag of Europees moet worden aanbesteed wordt beantwoord aan de hand van de Europese drempelbedragen. Het gaat daarbij om de uiteindelijke waarde van de opdracht niet om de geraamde waarde. Het is dan ook aan te bevelen om bij een geraamde waarde net onder de drempel te kiezen voor een Europese aanbesteding.

33

Besluitvorming omtrent keuze aanbestedingsprocedure Bovengenoemde schema’s bevatten de uitgangspunten voor de keuze van de aanbestedingsprocedure. De beslissingsbevoegdheid voor de uiteindelijk keuze vindt plaats volgens onderstaande tabel: Bevoegdheid tot het beslissen over de te voeren aanbestedingsprocedure functionaris werk dienst/levering opmerking budgethouder

teammanager College van B&W

<75.000

75.000 - 250.000 > 250.000

<30.000 En in alle gevallen waarin de inkoopadviseur negatief heeft 30.000 - 100.000 geadviseerd > 100.000

In hoofdstuk 8 wordt omschreven dat gebruik wordt gemaakt van een “Procesformulier inkopen”. Dit formulier is een soort checklist waarin alle relevante stappen om tot een aanbestedingsprocedure te komen worden doorlopen. Indien het College van B&W de beslissing moet nemen, gebeurt dat op basis van een gemotiveerd collegevoorstel. Het procesformulier bevat veel informatie die nodig is voor het betreffende voorstel. Let op: deze beslissingsbevoegdheid staat los van de bevoegdheid om opdrachten te verlenen/overeenkomsten te sluiten in het kader van inkoop. 6.4.3

Duidelijk grensoverschrijdend belang In de vorige paragrafen is een duidelijk onderscheid gemaakt tussen opdrachten met een waarde boven de Europese drempel en opdrachten onder de Europese drempel. De Europese wetgever heeft er uitdrukkelijk voor gekozen om opdrachten die onder de Europese drempel blijven, uit te sluiten van de door hem ingevoerde openbaarmakingsregeling. Wanneer echter vaststaat dat een opdracht met een waarde onder de Europese drempel een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft kan een “nationale” gunning (dus aan een onderneming gevestigd in de lidstaat van de aanbesteder), zonder dat sprake is van enige transparantie, een ongelijke behandeling opleveren ten nadele van een onderneming die in een andere lidstaat is gevestigd en mogelijkerwijs in deze opdracht is geïnteresseerd. Een dergelijke ongelijke behandeling kan discriminatie op grond van nationaliteit opleveren. De vraag die de aanbesteder zich bij de aanbesteding van een opdracht met een waarde onder de Europese drempel steeds dient te stellen is of de opdracht daadwerkelijk of potentieel ondernemingen uit andere lidstaten kan aantrekken.

Bij de beantwoording van die vraag worden de navolgende aspecten betrokken:  de geraamde waarde van de opdracht  de technische aard van de opdracht  de aard en omvang van de relevante markt (afbakening op basis van beoordeling alternatieven, analyse geografische markt, belemmerende factoren als taal, wetgeving, afwijkende werkwijze, afwijkende kwaliteitseisen)  de vestigingsplaats van de aanbestedende dienst  de mate van interregionale samenwerking van de aanbestedende dienst  de activiteiten van de aanbestedende dienst in andere EU-lidstaten  het internationale karakter van de opdracht. Als geconcludeerd wordt dat sprake is van een opdracht met een duidelijk grensoverschrijdend belang moet een passende mate van openbaarheid van de aanbesteding

34

van de opdracht in acht te worden genomen. Dat houdt in dat de opdracht op zodanige wijze bekend moet worden gemaakt dat een onderneming uit een andere lidstaat in staat wordt gesteld haar interesse kenbaar te maken. Een aankondiging van de opdracht via een landelijk medium, zoals TenderNed, is daarvoor voldoende.

6.5

Uitzonderingen / afwijkingen

6.5.1

Uitgesloten opdrachten en afwijkingen Boven de Europese drempel De Aanbestedingswet vermeldt een aantal situaties waarvoor de Europese aanbestedingsregels niet van toepassing zijn: 

Uitgesloten opdrachten (artikelen 2.24 Aanbestedingswet) en voorbehouden opdrachten (artikel 2.82 van Aanbestedingswet), onder meer:  uitsluitend recht aan een andere aanbestedende dienst of samenwerkingsverband van aanbestedende diensten;  verwerving of huur van grond of andere bestaande onroerende zaken;  arbeidsovereenkomsten;  arbitrage en bemiddeling;  advocaatdiensten in het kader van een rechtszaak of een advies in het kader van de voorbereiding van mogelijke gerechtelijke procedures;  notarisdiensten voor het waarmerken en voor echt verklaren van documenten;  mogelijkheid om overheidsopdrachten aan sociale werkplaatsen voor te behouden. Dit betekent in de praktijk dat de concurrentiestelling bij dergelijke opdrachten beperkt mag worden tot sociale werkvoorzieningen. Benadrukt wordt dat het niet is toegestaan om een opdracht één op één te gunnen aan een sociale werkvoorziening. Het is verplicht om concurrentie te bewerkstelligen en dus meerdere werkvoorzieningen te benaderen. In de aankondiging van de opdracht dient dan vermeld te worden dat de overheidsopdracht is voorbehouden aan de sociale werkvoorziening.



Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging (artikel 2.32 t/m 2.37 Aanbestedingswet) Ofwel: “gunning uit de hand”. Deze procedure mag worden toegepast als één van de volgende omstandigheden aan de orde is:  er zijn geen of geen geschikte inschrijvingen ontvangen;  er is maar één specifieke ondernemer die de opdracht kan uitvoeren;  de opdracht heeft dwingende spoed (voorwaarde is dat die spoed niet voorzienbaar was en niet aan de aanbestedende dienst is te wijten);  de opdracht vloeit voort uit een prijsvraag;  aanvullende werken of diensten;  aanvullende leveringen. De wet beschrijft de voorwaarden waaronder de onderhandelingsprocedure mag worden toegepast.

Onder de Europese drempel Voor de gemeente Maasgouw geldt dat de bovengenoemde uitzonderingen tevens gelden voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden. Het college van burgemeester en wethouders besluit per geval op basis van een gemotiveerd voorstel.

35

6.5.2

Sociale en andere specifieke diensten Voorheen werd in het aanbestedingsrecht onderscheid gemaakt tussen 2a- en 2b-diensten. Voor 2b-diensten gold een verlicht regime: de aanbestedingsregels waren – kort gezegd – in beperkte mate van toepassing op diensten die tot de 2b-categorie behoorden. Dit onderscheid tussen 2a- en 2b-diensten is verdwenen. In plaats daarvan geldt nu een vereenvoudigde procedure voor “sociale en andere specifieke diensten”. Deze diensten kenmerken zich door een beperkt grensoverschrijdend belang. Gedacht kan worden aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en enkele juridische diensten. Een opsomming van de diensten waarvoor de vereenvoudigde procedure geldt is te vinden in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU.  Boven € 750.000 De specifieke voorschriften voor sociale en andere specifieke diensten staan in artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet. Die artikelen zijn alleen van toepassing op opdrachten met een waarde van € 750.000 of meer. Bij deze procedure zijn een (voor)aankondiging en een gunningsbericht verplicht. De gegunde opdracht moet worden gepubliceerd op TenderNed.  Onder € 750.000 Voor sociale en andere specifieke diensten onder de drempel van € 750.000 gelden andere regels. Op deze categorie zijn de Europese aanbestedingsregels (hoofdstuk 2 Aanbestedingswet) immers niet van toepassing.

Uiteraard zijn wel de algemene beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit op dergelijke opdrachten van toepassing op grond van hoofdstuk 1 van de Aanbestedingswet. Met inachtneming van die beginselen is de aanbestedende dienst vrij in de keuze voor een aanbestedingsprocedure. Voor de gemeente Maasgouw geldt dat opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten tot een bedrag van € 30.000 één op één kunnen worden gegund. Voor opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten met een waarde tussen € 30.000 en € 750.000 wordt een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure toegepast. Daarbij geldt dan niet de verplichting (zoals wel bij opdrachten > € 750.000) om de opdracht aan te kondigen en de gunning bekend te maken.

36

7 Contractvormen 7.1

Keuze contractvorm

Met een aanbestedingsprocedure wordt een opdracht in de markt gezet. Het resultaat van de aanbesteding is een contract tussen opdrachtgever (de gemeente Maasgouw) en opdrachtnemer (de leverancier). Contracten kunnen allerlei verschillende vormen hebben. In de volgende paragraaf wordt een aantal contractvormen kort toegelicht. De gemeente is vrij in de keuze van de contractvorm. Uiteraard moet de contractvorm wél bij de aard van de opdracht passen. Ook is er een samenhang tussen contractvorm en gunningscriterium. Het gunningscriterium “laagste prijs” pas niet bij een geïntegreerd contract waarbij de opdrachtnemer meer doet dan alleen de uitvoering van een opdracht conform een voorgeschreven bestek. (zie ook hierna).

7.2

Contractvormen

Hieronder volgt een korte beschrijving van de meest voorkomende contractvormen in het kader van inkoop: 1. Traditioneel contract Er is sprake van een traditioneel contract als de opdrachtgever het volledige ontwerp en bestek heeft uitgewerkt en de opdrachtnemer de opdracht volgens dit gedetailleerde bestek realiseert. De opdrachtgever beheert alleen de uitvoering, de realisatie. Er vindt bewaking op output plaats. Een traditioneel contract kan worden gegund op “laagste prijs” maar ook op “laagste kosten” en “Beste PKV”. 2. Geïntegreerd contract Ook aangeduid als “innovatief contract”. Bij deze contractvorm omvat de rol van de opdrachtnemer méér dan alleen de uitvoering. Het kan zijn dat de opdrachtnemer ook het ontwerp maakt en/of het onderhoud doet en/of de financiering. Bij geïntegreerde contracten heeft de opdrachtnemer grote invloed op (de kwaliteit van) het ontwerp. En dat is ook juist de bedoeling: er wordt gebruik gemaakt van het innovatieve vermogen van de leverancier. Deze contracten worden toegepast als de opdrachtgever (i.c. de gemeente) innovatie en creativiteit van het bedrijfsleven wil bevorderen. Het zal bijna altijd om (technisch) complexe projecten gaan en vrijwel uitsluitend bij werken worden toegepast. De opdrachtgever stuurt in dergelijke contracten veel meer op het proces dan op de output. 3.

Raamovereenkomst Een raamovereenkomst wordt gesloten met één of meerdere ondernemers. Het doel van de overeenkomst is het plaatsen van een stroom van toekomstige opdrachten bij de ondernemers die in de raamovereenkomst meedoen. Partijen spreken voor de looptijd van de raamovereenkomst een aantal voorwaarden af (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid, levertijd) waaronder de opdrachten (nadere overeenkomsten) worden gegund. Bij een raamovereenkomst bestaat geen afnameverplichting. In een raamovereenkomst worden de afspraken vastgelegd waaronder opdrachten kunnen worden geplaatst, zonder dat er een plicht is om dergelijke opdrachten te plaatsen.

37

Overigens is een raamovereenkomst niet geheel vrijblijvend. De gemeente is niet zomaar vrij om opdrachten bij andere leveranciers te plaatsen, indien voor dergelijke opdrachten een raamovereenkomst is afgesloten. Een raamovereenkomst moet worden aanbesteed als een normale overheidsopdracht. De te volgen procedure wordt (mede) afgestemd op de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst gebrachte opdrachten. Vervolgens zal de aanbestedende dienst op basis van de raamovereenkomst nadere opdrachten plaatsen. Voor het plaatsen van deze nadere opdrachten geldt een regime dat afhankelijk is van het soort raamovereenkomst. De Aanbestedingswet onderscheidt een raamovereenkomst met één enkele ondernemer en een raamovereenkomst met meerdere ondernemers. In een raamovereenkomst met een enkele ondernemer kan de nadere opdracht direct worden verstrekt op basis van de in de raamovereenkomst vastgelegde voorwaarden. In de raamovereenkomst met meerdere leveranciers kan de aanbestedende dienst alleen direct nadere opdrachten plaatsen als alle voorwaarden voldoende in de raamovereenkomst zijn bepaald. Er zou dan bijvoorbeeld bij toerbeurt een nadere opdracht kunnen worden verstrekt.

Als de voorwaarden verder ingevuld moeten worden, kan de aanbestedende dienst nadere opdrachten plaatsen door alle contractanten uit te nodigen die in staat zijn om de opdracht uit te voeren om in concurrentie een inschrijving te doen (“minicompetitie”). De looptijd van een raamovereenkomst mag in principe niet langer zijn dan vier jaar. In uitzonderingsgevallen is theoretisch een langere duur mogelijk, maar dan moeten daar zeer nadrukkelijke redenen voor zijn. 4. Raamcontract Een raamcontract is een overeenkomst met een leverancier waarbij een afnameverplichting bestaat. Binnen een raamcontract worden afroepen geplaatst. In een raamcontract worden alle condities ten aanzien van de afroepen vastgelegd. Een raamcontract geldt als een concrete overheidsopdracht en kan met één of meerdere leveranciers worden afgesloten, daarin is de gemeente vrij. De looptijd van een raamcontract is in principe niet aan een maximumtermijn gebonden. Een raamcontract wordt aangemerkt als een reguliere overheidsopdracht waarop de aanbestedingsregels van toepassing zijn.

38

8 Organisatorische uitgangspunten 8.1

Inkooporganisatie

Binnen de gemeente Maasgouw wordt het gecoördineerde inkoopmodel gehanteerd:  De budgethouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen inkopen (decentraal)  Op centraal niveau is er een coördinator inkoop die: o Budgethouders ondersteunt en adviseert bij hun inkopen o Aanbestedingen begeleidt o Inkoopbeleid opstelt, implementeert en evalueert

8.2

Verantwoording inkooptrajecten

8.2.1

Verloop inkoopproces De gemeente streeft naar een professioneel inkoopproces. In alle fasen van het inkoopproces worden keuzes gemaakt die hun invloed op het inkoopresultaat hebben. Zoals eerder uiteengezet zijn de eerste fasen de belangrijkste, daar waar de inkoopstrategie wordt bepaald. Bij het bepalen van die inkoopstrategie, maar ook van de aanbestedingsstrategie, is het van belang om onder andere rekening te houden met de risico’s. Om dit proces goed te beheersen wordt voor inkopen vanaf een bepaalde waarde het “Procesformulier inkoop” toegepast:  leveringen en diensten vanaf € 30.000  werken vanaf € 75.000 Het Procesformulier is een soort checklist waarmee de stappen voor het bepalen van de inkoopstrategie worden doorlopen. Het wordt toegepast voordat de daadwerkelijke inkoop start. De inkoopcoördinator geeft zijn advies, waarmee een deskundige toetsing op enerzijds toepassing van het beleid en anderzijds op het minimaliseren van de aanbestedingsrisico’s wordt geborgd. Indien de ambtenaar ondanks een negatief advies van de inkoopcoördinator, toch de voorgestelde werkwijze wil volgen moet een besluit van het afdelingshoofd worden gevraagd. Op het formulier wordt duidelijk aangegeven wanneer besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk is.

Met het formulier worden alle belangrijke keuzes en motiveringen op een systematische wijze vastgelegd. De verwerkingsvolgorde van het formulier is als volgt:  de ambtenaar die een inkooptraject wil doorlopen neemt het initiatief voor het opstarten van het formulier  nadat alle relevante informatie is ingevuld gaat het formulier naar de inkoopcoördinator. In de praktijk is het vaak verstandig om de inkoopcoördinator al in een vroeger stadium te betrekken  na het advies van de inkoopcoördinator gaat het formulier terug naar de ambtenaar die vervolgstappen conform het formulier uitvoert  het inkoopproces wordt uitgevoerd conform de keuzes van het formulier  opname van het formulier in het aanbestedingsdossier. Het vormt de basis van het aanbestedingsdossier (zie paragraaf 8.2.4). Het procesformulier geeft de input voor het nemen van de beslissingen over de te voeren aanbestedingsprocedure, waaronder de keuze van het soort aanbestedingsprocedure. De besluitvorming over deze keuze vindt plaats volgens het schema dat in paragraaf 6.4.2 is opgenomen.

39

8.2.2

Europese aanbestedingen Aanbestedende diensten moeten jaarlijks een opgave van de uitgevoerde Europese aanbestedingen aan de Europese Commissie verstrekken. Dit vindt automatisch vanuit TenderNed plaats, dat automatisch wordt gevoed vanuit Aanbestedingskalender. De behandelend ambtenaar moet voor Europese aanbestedingen een proces verbaal van opdrachtverlening opstellen. Dit proces verbaal kan door de Europese Commissie worden opgevraagd. In paragraaf 5.5 is omschreven welke informatie in dit proces verbaal moet zijn opgenomen.

8.2.3

Controle door accountant In de jaarrekening wordt onder meer ingegaan op de inkoop- en aanbestedingsactiviteiten van de gemeente. De jaarrekening valt onder de controle van de accountant. De accountant toetst de naleving van wet- en regelgeving en de handhaving van interne beleidsafspraken waaronder het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. De controleverklaring (voorheen “accountantsverklaring”) bevat een expliciet oordeel of voldaan is aan de Richtlijnen voor Europese aanbestedingen, de nationale wetgeving en de gemeentelijke beleidsregels omtrent aanbesteding. Als de controleverklaring aanleiding geeft tot het maken van opmerkingen rapporteert de accountant dit aan de raad en kan hij zijn goedkeuring onthouden. Dit kan tot gevolg hebben dat de gemeente onder financieel toezicht van de provincie wordt gesteld.

8.2.4

Aanbestedingsdossier Van iedere aanbesteding van een werk met een geraamde waarde groter dan € 30.000 en van iedere aanbesteding van een levering of dienst met een geraamde waarde groter dan € 10.000 wordt een dossier bijgehouden. Het dossier wordt aangelegd en bijgehouden door de behandelend ambtenaar. Na de opdrachtverstrekking wordt het dossier aan het archief aangeboden. Dossiervorming is enerzijds een instrument voor de financiële controle maar bevordert daarnaast de transparantie van de wijze waarop het inkoop- en aanbestedingsbeleid ten uitvoer wordt gelegd. In dat kader wordt nog opgemerkt dat het aanbestedingsdossier in beginsel openbaar is in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), voor zover het dossier geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens bevat. Bij de samenstelling van het dossier geldt als uitgangspunt dat alle doorlopen stappen goed gedocumenteerd zijn vastgelegd. In onderstaand overzicht is aangegeven welke gegevens deel uit maken van het aanbestedingsdossier. Daarbij geldt dat de samenstelling van het dossier afhankelijk is van de gevolgde aanbestedingsprocedure. Enkelvoudig Startformulier inkooptraject

Meervoudig Onderhands

Nat. / Eur. nietopenbaar

Nat. / Eur. openbaar

●

●

●

Keuze aanbestedingsprocedure

●

●

●

●

Planning

●

●

●

●

●

●

Aankondiging

40

Bestek / offerteaanvraag / Programma van Eisen

●

●

●

Uitnodigingsbrieven

●

●

●

Ontvangen offertes

●

●

●

●

●

●

●

● (EU)

● (EU)

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Proces Verbaal van aanbesteding Proces verbaal van opdrachtverlening Beoordelingsmethodiek

●

Voorgenomen gunning / afwijzing Definitieve gunning / opdrachtverstrekking / overeenkomst Aankondiging gegunde opdracht

8.3

●

●

Verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Voor het goed functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet sprake zijn van een heldere verdeling van bevoegdheden binnen de gemeentelijke organisatie. Uitgangspunt daarbij is de Gemeentewet en in de tweede plaats de lokale regelgeving in de vorm van het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit met het daarbij behorende register. In het duale stelsel is de gemeenteraad het bevoegde orgaan voor het stellen van kaders voor inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat doet de Raad met het vaststellen van deze nota. De wijze waarop binnen deze kaders invulling wordt gegeven aan dit beleid is voorbehouden aan het college. De raad controleert vervolgens of het college bij de uitvoering van het beleid binnen de vastgestelde kaders is gebleven. Keuze aanbestedingsprocedure De keuze voor de aanbestedingsprocedure en de keuze voor de contractvorm ligt in beginsel bij het college van burgemeester en wethouders, tenzij het inkooptrajecten betreft die volgens dit beleid door ambtenaren kunnen worden behandeld. Hoe de bevoegdheden liggen is met de tabel zoals opgenomen in paragraaf 6.4.2. weergegeven. Besluit tot gunning van de opdracht De bevoegdheid tot het besluiten tot gunning van een opdracht is een beslissing die op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan het college is voorbehouden.

Bij de ondertekening van de uiteindelijke overeenkomst wordt de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigd door de burgemeester (artikel 171 Gemeentewet). Via mandaat (besluit tot gunning) respectievelijk volmacht (ondertekening) kunnen deze bevoegdheden worden overgedragen aan nader aan te wijzen gemeentefunctionarissen. Het gemeentelijke mandaatregister geeft aan in welke gevallen en door welke functionarissen namens het college (in mandaat) een opdracht kan worden verleend. De overgedragen bevoegdheid is steeds geclausuleerd in die zin dat er een maximum bedrag aan is verbonden en dat de besteding van dit bedrag past binnen het door de raad vastgestelde budget.

41

8.4

Inkoopsamenwerking

Inkoopsamenwerking kan (inkoop)voordelen opleveren, zoals:  door een groter inkoopvolume een betere inkoopprijs  lagere aanbestedingskosten omdat de kosten van de aanbesteding over meerdere aanbestedende diensten kunnen worden verdeeld  betere kwaliteit van de specificaties vanwege bundeling van inhoudelijke kennis  afstemming van inhoudelijk beleid op allerlei terreinen, als gezamenlijk wordt ingekocht Er zijn echter ook nadelen te onderkennen, zoals:  de complexiteit van inkooptrajecten kan (aanzienlijk)toenemen als meerdere aanbestedende diensten zijn betrokken: er is (veel) meer overleg en afstemming nodig  dit geldt zeker bij inkooptrajecten die politieke besluitvorming door colleges van burgemeester en wethouders vereisen  de doorlooptijd van inkooptrajecten kan eveneens (aanzienlijk) toenemen  de kosten van een gezamenlijke aanbestedingsprocedure zouden hoger kunnen zijn, vanwege de toegenomen complexiteit en de toegenomen doorlooptijd De gemeente Maasgouw staat in principe positief tegenover regionale samenwerking op het gebied van inkoop en aanbesteding met collega-gemeenten, indien de mogelijke voordelen groter zijn dan de mogelijke nadelen. Per geval dient bezien te worden in hoeverre regionale / intergemeentelijke samenwerking tot de mogelijkheden behoort en in welke mate daarmee in economische en maatschappelijke zin voordelen kunnen worden behaald.

In de Aanbestedingswet is bepaald dat opdrachten niet onnodig geclusterd mogen worden (zie paragraaf 6.2). Met inkoopsamenwerking zou van clustering sprake kunnen zijn. Dat zal zich vooral voordoen indien door het grotere gezamenlijke inkoopvolume de kansen voor het MKB op een opdracht worden verkleind. Of met andere woorden: indien er een negatief effect op de marktwerking kan ontstaan. Het clusterverbod zal de mogelijkheden van inkoopsamenwerking beperken; de mate waarin zal per inkooptraject verschillen. Toepassing beleid bij inkoopsamenwerking De gemeenten die deelnemen aan een gezamenlijk inkooptraject beschikken elk over een eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Om te voorkomen dat die verschillende beleidsdocumenten allemaal van toepassing zijn op het gezamenlijke inkooptraject (en een onwerkbare situatie ontstaat) wordt in dergelijke situaties veelal ervoor gekozen om één gemeente aan te wijzen als “penvoerder” van het inkooptraject waarbij dan ook het inkoop- en aanbestedingsbeleid van die betreffende gemeente van toepassing wordt verklaard op het inkooptraject. Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft in zo’n geval geen toepassing.

Het college van burgemeester en wethouders neemt het besluit om gevallen als hier omschreven het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de “penvoerende” gemeente van toepassing te verklaren op het gezamenlijke inkooptraject en het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid buiten toepassing te laten. Samenwerking in de regio In de regio wordt waar dat mogelijk en wenselijk is, de samenwerking op het gebied van inkoop opgezocht. Zo vindt bijvoorbeeld de inkoop op het gebied van sociaal domein op Midden-Limburgs niveau plaats. De inkoopadviseurs uit de Midden-Limburgse regio komen op reguliere basis bij elkaar voor een inkoopoverleg. Daarin worden actuele ontwikkelingen besproken en wordt bezien op welk gebied er samenwerking of afstemming aan de orde kan zijn. Wat de drie MER-gemeenten betreft kan worden gemeld dat op dit moment nog wordt onderzocht of het wenselijk en mogelijk is om het werkveld “inkoop” samen te voegen. De gemeenten worden daarbij ondersteund door een extern adviesbureau.

42

8.5

Evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

De snel veranderende regelgeving, de ontwikkelingen in de jurisprudentie alsmede de ontwikkeling van de gemeentelijke (inkoop)organisatie nopen tot een regelmatige evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het onderhavige beleid zal regelmatig worden geëvalueerd. De evaluatie vindt plaats op basis van de volgende criteria:  zijn er wijzigingen in (Europese) wet- en regelgeving?  zijn er (landelijke) wijzingen in de aanbestedingspraktijk, bijvoorbeeld door jurisprudentie  zijn de beleidsuitgangspunten nog actueel?  is de inrichting van de inkooporganisatie nog optimaal?  is het beleid voldoende bekend binnen de organisatie?  worden de opgestelde beleidsuitgangspunten voldoende nageleefd? Hierbij worden de resultaten van de accountantscontrole betrokken. De evaluatie wordt uitgevoerd door de afdeling Staf, waar nodig ondersteund door de vakafdelingen. De resultaten van de evaluatie worden kenbaar gemaakt aan de raad. Zo nodig zal het beleid worden aangepast. Besluitvorming omtrent een wijziging van het beleid geschiedt door de raad met uitzondering van tussentijdse wijzigingen als gevolg van nieuwe regelgeving of jurisprudentie.

43