Bijlage 4 Exploitatieplan Bijlage 16 aanbestedingskader

Bijlage 16 Aanbestedingskader - 3e herziening

Inhoudsopgave

1. Inleiding 1.1 1.2 1.3

Aanleiding Doelstelling Reikwijdte

2. Begripsbepaling 2.1 2.2 2.3

Inkopen en aanbesteden Werk, levering en dienst Begrippenlijst

3 3 4

5 6 6

3. Juridische uitgangspunten 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Europese regelgeving 9 3.1.1 EU Verdrag 9 3.1.2 EG-aanbestedingsrichtlijnen 9 Nationale regelgeving 9 Interne regelgeving 11 3.3.1 Algemene voorwaarden leveringen en diensten 11 3.3.2 Mandaat en volmacht 11 Uitvoeringsrichtlijnen 12 Uniforme bestekbeschrijvingen 12 Hardheidsclausule 12

4. Ethische en ideële beleidsuitgangspunten 4.1 4.2 4.3

4.4 4.5

Algemeen Integriteitseisen bestuurders en ambtenaren Integriteitseisen opdrachtnemers 4.3.1 Autoriteit Consument & Markt 4.3.2 Bureau Bibob 4.3.3 Gedragsverklaring Aanbesteden Maatschappelijk verantwoord inkopen - MVI 4.4.1 Manifest MVI – Actieplan 2020-2022 Gratis werken / leveringen / diensten

5. Inkoopproces 5.1 5.2 5.3

5.4

5.5

13 13 13 13 13 14 14 16 17

Algemeen 18 Inventariseren 18 Specificeren 20 5.3.1 Aanbestedingsdocument 20 5.3.1.1 Aanbestedingsprocedure 20 5.3.1.2 Technische beschrijving 20 5.3.1.3 Geschiktheid 21 5.3.1.4 Inschrijving 24 5.3.1.5 Gunning 24 Selecteren 25 5.4.1 Publiceren/uitnodigen 25 5.4.2 Inlichtingen 25 5.4.3 Inschrijving 26 5.4.4 Beoordelen en gunnen 26 5.4.5 Aanvullende informatie 26 5.4.6 Onregelmatige en onaanvaardbare inschrijvingen 26 Contracteren 27

5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6

Bekendmaken gunningsvoornemen, afwijzing en motivering Contracteerplicht en her-aanbesteding Rechtsbescherming Contracteren Publiceren gunning Proces verbaal van opdrachtverlening

6. Aanbestedingsprocedures 6.1 6.2

6.3

6.4

6.5

Algemeen Procedures 6.2.1 Openbare aanbesteding 6.2.2 Niet-openbare aanbesteding 6.2.3 Meervoudig onderhandse aanbesteding 6.2.4 Enkelvoudige uitnodiging /gunning uit de hand Omvang van de opdracht 6.3.1 Waardebepaling 6.3.2 Onnodig clusteren en opdelen in percelen 6.3.3 Percelenregeling Keuzeproces aanbestedingsprocedure 6.4.1 Europees aanbesteden 6.4.2 Aanbesteden onder de drempel 6.4.3 Duidelijk grensoverschrijdend belang Uitzonderingen 6.5.1 Uitgesloten opdrachten en afwijkingen 6.5.2 Sociale en andere specifieke diensten

7. Contractvormen 7.1 Keuze contractvorm 7.2

Contractvormen

8. Organisatorische uitgangspunten 8.1 8.2

8.3 8.4 8.5

Inkooporganisatie Verantwoording inkooptrajecten 8.2.1 Verloop inkoopproces 8.2.2 Europese aanbestedingen 8.2.3 Controle door accountant 8.2.4 Aanbestedingsdossier Verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden Regionale inkoopsamenwerking Evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

27 27 27 28 28 28

29 29 29 29 30 30 30 30 31 32 32 32 32 34 35 35 36

37 37

39 39 39 40 40 40 41 42 43

2

1 1.1

Inleiding Aanleiding

De gemeente Maasgouw verleent dagelijks opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze opdrachtverlening moet op doelmatige en rechtmatige wijze plaatsvinden. Deze beleidsnota biedt hiervoor de kaders. De nota is gebaseerd op de Europese en nationale wet- en regelgeving en bevat tevens eigen uitgangspunten, principes en ervaringen op het gebied van professioneel inkopen. Een inkoop- en aanbestedingsbeleid is een dynamisch document. Door wijzigingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie en voortschrijdend inzicht zal het beleid van tijd tot tijd aangepast moeten worden. Het meest actuele voorbeeld van een wijziging die van invloed is op de gemeentelijke inkooppraktijk is de wijziging van de Aanbestedingswet 2012 (per 1 juli 2016). De wetswijzigingen zijn verwerkt in deze nieuwe versie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze beleidsnota bevat een aantal beleidsmatige keuzes en is daarnaast informatief van aard. Hiermee is de nota een praktisch instrument voor een professioneel inkoopproces. Het op een juiste en volledige wijze daadwerkelijk toepassen van de kaders, regels en handvatten van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid kan ingewikkeld en soms risicovol zijn. Binnen het door de gemeente gekozen organisatiemodel zijn de afdelingen zelf verantwoordelijk voor hun inkopen.

Er mag echter niet van de afdelingen worden verwacht, dat zij zelfstandig deze complexe inkoopmaterie beheersen en kunnen uitvoeren. Ondersteuning met specifieke inkoopdeskundigheid en –ervaring is in veel inkooptrajecten gewenst en ook noodzakelijk.

1.2

Doelstelling

Met de formulering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt de professionalisering van de inkoop- en aanbestedingsactiviteiten door de gemeentelijke organisatie ondersteund en geoptimaliseerd. Het beleid geeft een kader aan waarbinnen de onderdelen van de gemeentelijke organisatie, die betrokken zijn bij de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten, geacht worden te opereren. Dat houdt in dat elk inkoopproces wordt uitgevoerd binnen de kaders van dit beleid. Een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt daarnaast bij aan een efficiënte besteding van de publieke middelen. Dit leidt tot kostenbesparing en een betere kwaliteit van het werk, de dienst of de levering. De gemeente Maasgouw stelt zich met het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid ten doel een doelmatig en integer aanbesteder te zijn. “Doelmatig” door het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. “Integer” door te handelen in overeenstemming met de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen van aanbestedingsrecht zijn: 



Proportionaliteit: het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Transparantie: de aanbesteder bepaalt steeds op voorhand hoe hij tijdens een aanbesteding te werk zal gaan en dit bekend zal maken aan de potentiële opdrachtnemers. Dit beginsel dwingt de aanbesteder de hierna te noemen beginselen van objectiviteit en non-

3





discriminatie in acht te nemen. Daarnaast draagt de transparantie van de aanbestedingsprocedure bij aan het waarborgen van de integriteit; Objectiviteit: dit beginsel is erop gericht aanbieders reële kansen te bieden een opdracht te verwerven op basis van een eenduidige selectie en gunningscriteria die in redelijke verhouding staan tot de te verwerven opdracht. Het beginsel van objectiviteit draagt mede bij aan het waarborgen van de precontractuele redelijkheid en billijkheid; Non-discriminatie: de verschillende aanbieders moeten gelijk behandeld worden. Dit beginsel verzet zich evenzeer tegen het benadelen van een aanbieder als het bevoordelen van een aanbieder en vereist de nodige zorgvuldigheid en objectiviteit van de aanbesteder.

De Aanbestedingswet beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Dit betekent dat bij allerlei keuzes en afwegingen in de voorbereiding op en uitvoering van de aanbestedingsprocedure goed nagedacht moet worden over de proportionaliteit. Dit komt onder andere naar voren bij:  de keuze van de aanbestedingsprocedure  de te stellen geschiktheidseisen  de gunningcriteria Een belangrijke doelstelling van de Aanbestedingswet is de toegang tot aanbestedingen voor het MKB te verbeteren. Omzeteisen mogen niet meer worden gesteld, samenvoegen van opdrachten moet worden gemotiveerd, opdrachten moet zo veel mogelijk in percelen worden verdeeld en er moeten proportionele eisen worden gesteld.

1.3

Reikwijdte

Deze beleidsnota is bindend voor zowel bestuurders als ambtenaren van de gemeente Maasgouw. Verder dient de nota als toetsingskader voor de accountant om te beoordelen of de gemeente zich houdt aan de regels en afspraken. Ondernemers zijn door deze nota op de hoogte van de beleidsuitgangspunten van de gemeente op het gebied van inkoop- en aanbesteding. Het beleid geldt niet rechtstreeks voor de zogenaamde verbonden partijen van de gemeente Maasgouw (gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Maasgouw deelneemt). Deze organisaties hebben een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het voldoen aan de aanbestedingsregelgeving.

4

2 2.1

Begripsbepaling Inkopen en aanbesteden

De titel van deze nota voert de begrippen “inkopen” en “aanbesteden”, twee begrippen die aan elkaar zijn gerelateerd. “Inkoop” wordt vaak gedefinieerd als “alles waar een externe factuur tegenover staat”. Inkoop heeft betrekking op een breed scala van activiteiten en beperkt zich niet alleen tot inkoop van goederen maar omvat ook dienstverlening en de uitvoering van bijvoorbeeld infrastructurele werken. Zoals hierna zal blijken is aanbesteden een manier van inkopen. Inkoop kan verder worden omschreven als een proces, bestaande uit zeven fasen, zoals in onderstaande figuur is weergegeven:

De eerste vier fasen van het inkoopproces behoren tot de zogenaamde “tactische inkoop”. Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten die de voorwaarden creëren om operationele inkoop haar werk te laten doen: 1. 2. 3. 4.

Inventariseren Bepalen van de behoefte, inventariseren van het aanbod (marktconsultatie) en het vaststellen van de inkoopstrategie; Specificeren De behoefte wordt beschreven in een programma van eisen, een bestek of een productbeschrijving; Selecteren Aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers; Contracteren Het afsluiten van contracten.

De “operationele inkoop” omvat de uitvoerende inkoopactiviteiten. Operationele inkoop gaat uit van bestaande contracten en omvat de laatste drie fasen van het inkoopproces: 5. 6. 7.

Bestellen Het plaatsen van orders; Bewaken De producten die geleverd worden, de diensten of werken die uitgevoerd worden moeten worden gecontroleerd op de afspraken die hierover zijn gemaakt; Nazorg Evaluatie van de leverantie, de geleverde dienst of het uitgevoerde werk.

5

De tactische inkoop kan gezien worden als de voorbereiding en de operationele inkoop als de uitvoering. Het proces dat begint met specificeren en eindigt met contracteren heet “aanbesteden”. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarbij leveranciers, dienstverleners of aannemers in concurrentie gevraagd worden een aanbieding te doen. Aanbesteden maakt deel uit van de tactische inkoop. Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de “strategische inkoop”. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom uitbesteding (meerjarencontracten, innovatieve aanbestedingen enzovoorts).

2.2

Werk, levering en dienst

Overheidsopdrachten worden in drie categorieën ingedeeld, te weten: werken, leveringen en diensten. Het onderscheid is onder meer van belang om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd. Werk Onder “werk” wordt verstaan: “het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen”. Hieronder valt bijvoorbeeld de bouw van een brug of een kantoorgebouw, of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen – meestal, maar niet altijd - ook onder de definitie “werken”. Bijlage I van de Europese Richtlijn over aanbesteden bevat een limitatieve lijst van werkzaamheden die als “werk” worden aangemerkt. Levering Een overheidsopdracht voor leveringen omvat aankoop, lease, huur of huurkoop van producten alsmede de daarbij komende werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van de levering. Dienst Onder diensten vallen alle inkopen die niet zijn aan te merken als werken of leveringen.

2.3

Begrippenlijst

Hierna volgt een lijst van begrippen die in het kader van onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig worden gehanteerd. De meeste van deze begrippen worden in de nota nog nader toegelicht. Aanbesteden

het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht waarbij aannemers, leveranciers en dienstverleners worden uitgenodigd een offerte uit te brengen teneinde een werk, dienst of levering te kunnen uitvoeren c.q. te kunnen leveren.

Aanbestedende dienst

in het kader van deze nota: de gemeente Maasgouw.

Aanbesteder

de Aanbestedende dienst

Aanbestedingskalender

Elektronisch systeem waarmee (niet-)openbare aanbestedingen worden aangekondigd. Dit systeem is gekoppeld aan TenderNed, waardoor automatisch aan de verplichting tot publicatie via TenderNed wordt voldaan

Aanbestedingswet 2012

de per 1 januari 2012 (en per 1 juli 2016 gewijzigde) geldende nationale wet ter implementatie van de Europerse Richtlijn 2014/24, 2014/25 en 2014/23 waarmee de regels voor het aanbesteden worden bepaald. De Europese regels zijn er in verwerkt

6

ARW 2016

Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) bevat het Aanbestedingsreglement waarin de standaardprocedures en voorwaarden voor de aanbesteding van Europese en nationale overheidsopdrachten inzake de uitvoering van werken zijn opgenomen

Bestek

De omschrijving van de opdracht waar de aanbesteding betrekking op heeft, met de eventueel daarbij behorende tekeningen en de voor de opdracht geldende voorwaarden.

Dienst

Alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als een overeenkomst in verband met een levering of een werk

Enkelvoudige uitnodiging

De aanbestedende dienst verzoekt één leverancier een offerte uit te brengen. Er is geen sprake van concurrentie.

Gedragsverklaring Aanbesteden Een verklaring van het Ministerie van Justitie waarmee aangetoond kan worden dat op de leverancier geen uitsluitingsgronden, zoals bepaald in de Aanbestedingswet, van toepassing zijn. Gegadigde

Een natuurlijke – of rechtspersoon die zich bij een aanbesteding met een voorafgaande selectie aanmeldt met het verzoek te worden uitgenodigd voor deelname aan de aanbesteding.

GIBIT

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) Deze (geüniformeerde) gemeentelijke inkoopvoorwaarden helpen gemeenten om te waarborgen dat ze een IT- product of -dienst geleverd krijgen dat aansluit bij hun inkoopbehoefte.

Gids Proportionaliteit

Een document dat als “richtsnoer” verplicht moet worden toegepast ingevolge de Aanbestedingswet. In dit document wordt invulling gegeven aan het sleutelbegrip “proportionaliteit”.

Gunningscriteria

Criteria die worden gebruikt om te komen tot een beoordeling van een aanbieding.

Inkoop

Als totaalbegrip: alles waar een externe factuur tegenover staat. Ook wel omschreven als een proces dat zowel de tactische inkoop als de operationele inkoop omvat.

Inschrijving

Offerte / aanbieding.

Leverancier

Leverancier in de ruimste zin van het woord. Het begrip omvat de aannemer, de leverancier van goederen en de dienstverlener.

Levering

Een overeenkomst voor de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten. De levering van de producten kan ook het aanbrengen en het installeren van het product omvatten.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Bij de inkoop van diensten, leveringen en werken in alle fasen van het inkoopproces wordt rekening gehouden met sociale – en duurzaamheidsambities om uiteindelijk te komen tot een levering, dienst of werk dat aan die duurzaamheidsambities voldoet. Niet-openbare aanbesteding

Ook wel: “openbare aanbesteding met voorafgaande selectie”. Aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt waarbij eenieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op

7

basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie gemaakt en de alsdan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen. Onderhandse aanbesteding

Aanbesteding zonder openbare aankondiging waarbij een beperkt aantal leveranciers tot inschrijving wordt uitgenodigd.

Opdracht

De schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een opdrachtnemer.

Openbare aanbesteding

Aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij eenieder een inschrijving kan doen.

Programma van Eisen

Document waarin opgenomen de eisen en wensen die de opdrachtgever stelt aan de aan te trekken leverancier en het te verwerven product.

Selectiecriteria

Objectieve, kwalitatieve criteria op basis waarvan een leverancier wordt geselecteerd. Selectiecriteria hebben betrekking op de aanbieder en zijn onder te verdelen in uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.

Social Return on Investment

Het zodanig inrichten van aanbestedingen dat er ook sociale doelen worden gerealiseerd dan wel dat er vanuit sociaal oogpunt positieve neveneffecten worden bereikt.

TenderNed

Elektronisch systeem waarmee (niet-)openbare aanbestedingen verplicht moeten worden aangekondigd. Dit geldt zowel voor Europese als nationale aanbestedingen.

Werk

Het product van een bouwwerk of wegenbouwkundig werk in zijn geheel, dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

8

3 3.1

Juridische uitgangspunten Europese regelgeving

De Europese regelgeving met betrekking tot aanbestedingen is onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie een gemeenschappelijke markt te creëren waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd kan plaatsvinden. Toepassing van de Europese regelgeving moet leiden tot een professioneel inkoopproces waarbij transparantie, objectiviteit en non-discriminatie de kernbegrippen zijn. 3.1.1

EU-Verdrag Het EU-Verdrag bevat algemene grondbeginselen die van toepassing zijn op het handelen van overheidsinstellingen. De bepalingen van het EU-Verdrag gelden voor opdrachten boven én onder de Europese drempelwaarden zoals die worden vermeld in de Europese richtlijnen. Het Verdrag bevat onder meer bepalingen omtrent het vrije verkeer van goederen, het vrije verkeer van werknemers, de vrijheid van vestiging en het vrije verkeer van diensten. De bepalingen van het EU-Verdrag hebben directe werking en burgers/particulieren kunnen dus een rechtstreeks beroep doen op de rechten die uit deze bepalingen volgen.

3.1.2

EG-aanbestedingsrichtlijnen Met het vaststellen van de aanbestedingsrichtlijnen wordt beoogd dat de markt van overheidsopdrachten ook feitelijk wordt opengesteld en dat er een daadwerkelijke mededinging op het gebied van overheidsopdrachten wordt gewaarborgd.

3.2

Nationale regelgeving

Naast de Europese aanbestedingsregels is er nationale regelgeving die relevant is voor de gemeente als inkoper: 

Aanbestedingswet 2012 Met de Aanbestedingswet zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de Nederlandse wetgeving geïmplementeerd. Een belangrijk onderdeel van deze wet is de Gids Proportionaliteit. De Aanbestedingswet bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur: het Aanbestedingsbesluit. De Aanbestedingswet 2012 is naar aanleiding van drie Europese richtlijnen gewijzigd en op 1 juli 2016 in deze gewijzigde vorm in werking getreden. Het herziene inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Maasgouw dat met deze nota wordt vastgelegd, sluit volledig aan bij de gewijzigde Aanbestedingswet.

9



Aanbestedingsbesluit Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur: het Aanbestedingsbesluit. Dit is een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet. Onderdeel van dit besluit zijn: het Aanbestedingsreglement Werken 2016, het model Uniform Europees Aanbestedingsdocument en de Gids Proportionaliteit.



Aanbestedingsreglement Werken 2016 Het ARW 2016 is een praktische uitwerking van de Aanbestedingswet voor de aanbesteding van werken. Op grond van de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst verplicht om het ARW 2016 toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het “pas toe of leg uit principe”). Aanbestedende diensten zijn vrij om het ARW 2016 te gebruiken bij opdrachten voor leveringen en diensten. Voor Maasgouw gelden wat betreft deze opdrachten de uitgangspunten zoals hieronder vermeld in paragraaf 3.3.



Uniform Europees Aanbestedingsdocument Dit document vervangt bij aanbestedingen zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempels het Nederlandse model Eigen Verklaring. Het UEA is een eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor deelname aan een aanbestedingsprocedure. Inschrijvers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij de inschrijving te verstrekken, wat de administratieve lasten verlicht.



Gids Proportionaliteit De Gids Proportionaliteit is een bij het Aanbestedingsbesluit aangewezen richtsnoer dat voorschriften bevat met betrekking tot de wijze waarop aanbestedende diensten uitvoering moeten geven aan het proportionaliteitsbeginsel. De voorschriften uit de Gids moeten worden nageleefd tenzij er zwaarwegende argumenten zijn die afwijking van de voorschriften van de Gids rechtvaardigen. Het principe dat daarbij moet worden gehanteerd is met een Engelse term omschreven: “comply or explain”: de voorschriften worden in beginsel gevolgd, en als ervan wordt afgeweken moet dit worden gemotiveerd, veelal in de aanbestedingsstukken.



Algemene beginselen van behoorlijk bestuur Naast de algemene beginselen van het EG-Verdrag hebben overheden bij het plaatsen van overheidsopdrachten ook rekening te houden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Deze beginselen zijn er ter bescherming van burgers en ondernemers. Voor de inkoop- en aanbestedingspraktijk zijn dat in het bijzonder de volgende beginselen: gelijkheidsbeginsel vertrouwensbeginsel rechtszekerheidsbeginsel beginsel van fair play motiveringsbeginsel zorgvuldigheidsbeginsel.



Gemeentewet De Gemeentewet vormt het wettelijk kader voor het handelen van de gemeente. Sinds 2004 is de accountantscontrole uit deze wet uitgebreid met een rechtmatigheidstoets. Dit betekent dat de accountant in zijn rapportage moet aangeven of de overheidsgelden zijn uitgegeven met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving.



Burgerlijk Wetboek De Boeken 3 (Vermogensrecht) en 6 (Verbintenissenrecht) van het Burgerlijk Wetboek zijn van belang voor de gemeente als contracterende rechtspersoon.

10

3.3

Interne regelgeving

3.3.1

Algemene voorwaarden leveringen en diensten Bij het inkopen van goederen en diensten wordt normaal gesproken gewerkt met algemene inkoopvoorwaarden. Algemene voorwaarden zijn contractvoorwaarden die zien op zaken als aansprakelijkheid, betalingstermijnen en risicoverdeling. Veel leveranciers hebben hun eigen algemene voorwaarden. Het werken met algemene voorwaarden van verschillende leveranciers leidt voor de gemeente tot een veelvoud van bepalingen, wat de eenduidigheid niet ten goede komt. Bovendien is het maar de vraag of helder is met welke voorwaarden de gemeente als opdrachtgever akkoord gaat, met alle risico’s van dien. Immers: in de algemene voorwaarden van een leverancier worden vaak allerlei verplichtingen en risico’s afgeschoven op de wederpartij. De gemeente Maasgouw beschikt over eigen algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Deze voorwaarden zijn in beginsel verplicht van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en opdrachten met betrekking tot levering van zaken en het verrichten van diensten aan de gemeente met een geraamde waarde groter dan € 10.000. Toepassing van de algemene voorwaarden voor opdrachten met een waarde onder dit bedrag is niet verplicht maar wel toegestaan. Er zijn uitzonderingen op deze verplichte toepassing. Zo zijn bepaalde leveringen en/of diensten zo specifiek dat de algemene inkoopvoorwaarden niet passend zijn.

Voor deze leveringen/diensten gelden specifieke voorwaarden:

1. De Nieuwe Regeling Voor de uitvoering van een technische adviesdienst (ingenieursdiensten, architectendiensten) met een geraamde waarde groter dan € 10.000 is De Nieuwe Regeling 2011 (DNR 2011, herziening 2013) van toepassing, en aanvullend daarop de Algemene Voorwaarden van de gemeente, voor zover niet deze niet strijdig zijn met de bepalingen van DNR. Onder het ge noemde bedrag is toepassing van de voorwaarden niet verplicht maar uiteraard wel toegestaan. DNR is een standaardregeling voor het afsluiten van overeenkomsten tussen opdrachtgevers en (technische) adviseurs. Voor onderwerpen waarin DNR niet voorziet worden aanvullend de gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. In het contractdocument moet deze toepassing van de voorwaarden, en de hiërarchie ervan, worden vermeld. 2. Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) Op 8 december 2016 zijn door de VNG de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) vastgesteld. Gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden wordt aangeraden om de GIBIT op te nemen in het inkoopbeleid en de GIBIT te gebruiken voor inkoop van producten en/of diensten op het gebied van ICT. Vandaar dat deze voorwaarden ook binnen de gemeente Maasgouw gehanteerd worden indien sprake is van een aanbesteding met een dergelijk onderwerp.

Zie hiervoor de link: https://www.pianoo.nl/gemeentelijkeinkoopvoorwaarden-bij-it-gibit Voor bepaalde opdrachten kan het, gezien de aard van de opdracht, wenselijk zijn om (deels) van de gemeentelijke algemene voorwaarden af te wijken en eventueel (deels) de voorwaarden van de leverancier te hanteren. Dergelijke afwijkingen moeten uitdrukkelijk in het contractdocument (overeenkomst / opdrachtbrief) worden vermeld. 3.3.2 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- , volmacht- en machtigingsregeling (en het daaraan verbonden register) van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

11

3.4

Uitvoeringsrichtlijnen

Uitvoeringsrichtlijnen zijn gestandaardiseerde algemene voorwaarden met betrekking tot de uitvoeringsfase van een werk. Voor de gemeente Maasgouw geldt dat onderstaande geüniformeerde algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard op de uitvoering van een werk met een geraamde waarde groter dan € 25.000. Onder dit bedrag is toepassing van de voorwaarden niet verplicht maar wel toegestaan. 

Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) 2012 Dit reglement bevordert de objectiviteit en zorgvuldigheid tijdens de uitvoeringsfase. De UAV 2012 legt de administratieve en juridische verhouding tussen gemeente en aannemer eenduidig en op objectief te toetsen wijze vast. In de bestekken volgens de RAW- en STABU – systematiek worden deze voorwaarden standaard van toepassing verklaard.



Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contracten (UAV-GC) 2005 Voor bijzonder complexe werken worden soms zogenaamde geïntegreerde contracten toegepast (zie hiervoor hoofdstuk 8). Voor die situatie zijn de UAV-GC 2015 opgesteld. De UAV-GC vormen een juridisch fundament voor geïntegreerde contracten voor zowel de bouw als de grond-, weg- en waterbouw. De UAV-GC definiëren een kader voor het integraal vastleggen van de verantwoordelijkheden voor ontwerp en uitvoering, eventueel in combinatie met meerjarig onderhoud. De UAV-GC maken het mogelijk contracten op te stellen voor het volledige project, van programma van eisen tot en met realisatie en onderhoud.

3.5

Uniforme bestekbeschrijvingen

In het geval van een aanbesteding van een werk kan gebruik worden gemaakt van de zogenaamde RAW-bestekken en STABU-bestekken. Dit zijn geautomatiseerde bestekbeschrijvingen waarvan de vorm en indeling eenduidig en algemeen aanvaard zijn. Gebruikmaking van deze wijze van bestekbeschrijving is afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht. 

RAW-bestekken RAW (Rationalisering Automatisering Wegenbouw)- bestekken zijn geautomatiseerde vormen van bestekbeschrijvingen die worden gebruikt in de grond-, weg- en waterbouw. Deze wijze van bestekschrijven bevordert de transparantie en objectiviteit van het inkoopproces.



STABU-bestekken De STABU-systematiek is de standaard systematiek voor het schrijven van bestekken in de bouwbranche, vergelijkbaar met voornoemde RAW-systematiek. Het omschrijft zowel het bouwkundige deel, als de technische installaties.

3.6

Hardheidsclausule

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Deze uitzondering is bedoeld voor incidentele en specifieke gevallen.

12

4 4.1

Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Algemeen

Ethische en ideële uitgangspunten geven aan welke waarden en normen de gemeente Maasgouw wil uitdragen in haar inkoop- en aanbestedingspraktijk. In de volgende paragrafen worden deze uitgangspunten achtereenvolgens behandeld.

4.2

Integriteitseisen bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen van de gemeente Maasgouw worden op objectieve, transparante en nietdiscriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren onderhouden een zakelijke relatie met de opdrachtnemer en zijn te allen tijde integer. De gemeente Maasgouw beschikt over een integriteitscode voor bestuurders en een integriteitscode voor ambtenaren. Deze codes bevatten afspraken over het in acht nemen van sociale en ethische normen bij het verrichten van werkzaamheden door bestuurders en medewerkers. De codes vormen in die zin een basis voor een integere inkooppraktijk.

4.3

Integriteitseisen opdrachtnemers

De gemeente Maasgouw stelt eisen aan de integriteit van opdrachtnemers. Deze moeten betrouwbaar zijn en geen criminele activiteiten ontplooien. De twee instanties met een toetsende en controlerende functie op dit gebied zijn de Autoriteit Consument & Markt en het Bureau BIBOB. Verder bestaat de mogelijkheid om de integriteit van ondernemers te bepalen door het opvragen bij het Ministerie van Justitie van een zogenaamde Gedragsverklaring. 4.3.1

Autoriteit Consument & Markt De Autoriteit Consument & Markt (waaronder het voormalige Nma ressorteert) ziet erop toe dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge of (veel) te lage inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, wordt – door tussenkomst van het college van burgemeester en wethouders - contact opgenomen met de Autoriteit Consument & Markt.

4.3.2

Bureau BIBOB De Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) biedt bestuursorganen een extra instrument om de integriteit te controleren van partners met wie zij zaken doen. De wet mag slechts in bepaalde gevallen worden toegepast:  bij het aanvragen van bepaalde vergunningen en subsidies  bij aanbestedingen in de sectoren bouw, ICT en milieu.

13

De aanbestedende dienst kan aan het Bureau BIBOB (onderdeel van het Ministerie van Justitie) een advies vragen wanneer twijfels bestaan over de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Het Bureau adviseert de aanbesteder over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen om een overheidsopdracht niet te gunnen, dan wel een ter zake gesloten overeenkomst te ontbinden dan wel geen toestemming te verlenen voor het inschakelen van een onderaannemer. Een BIBOB-advies is niet bindend. De gemeente moet zelf een afweging maken of een eventueel door het Bureau BIBOB vastgesteld gevaar zo zwaarwegend is dat een opdracht niet aan een gegadigde of inschrijver kan worden gegund. De afweging om een BIBOB-advies aan te vragen bij een aanbesteding dient – met het oog op het ingrijpende karakter van het instrument – weloverwogen en met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur en de beginselen van het aanbestedingsrecht te worden gemaakt. Daarbij spelen proportionaliteit, rechtszekerheid en rechtsgelijkheid een belangrijke rol. Indien een aanbestedende dienst overweegt een BIBOB-advies te vragen, dan moet dit in de aanbestedingsstukken vermeld staan. 4.3.3

Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) Het Ministerie van Justitie kan de integriteit van aannemers en leveranciers onderzoeken. Het Ministerie geeft op verzoek van de ondernemer een Gedragsverklaring Aanbesteden af. Met een Gedragsverklaring kan een gegadigde of inschrijver bewijzen dat enkele uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Hij bewijst daarmee dat hij:  niet onherroepelijk is veroordeeld voor de verplichte uitsluitingsgronden (zie paragraaf 5.3.3)  niet onherroepelijk is veroordeeld voor een delict in strijd met de beroepsgedragsregels (facultatieve uitsluitingsgrond, zie paragraaf 5.3.3). Indien daartoe aanleiding bestaat kan de aanbesteder de inschrijver verzoeken een Gedragsverklaring over te leggen. Voor de gemeente Maasgouw geldt dat de noodzaak voor het opvragen van een Gedragsverklaring per geval wordt beoordeeld door de behandelend ambtenaar, in overleg met de inkoopcoördinator.

4.4

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen - MVI

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een overkoepelende term voor beleid dat gericht is op inkopen met een bredere ambitie dan alleen kwaliteit en financiële kosten. Dit betekent dat bij de inkoop van diensten, leveringen en werken in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met sociale – en duurzaamheidsambities om uiteindelijk te komen tot een levering, dienst of werk dat aan die duurzaamheidsambities voldoet. PIANOO, het expertisecentrum voor aanbesteden, onderscheidt zeven MVI-thema’s: 1. Milieuvriendelijk inkopen Aandacht voor balans tussen “people”, “planet” en “profit”. Waar mogelijk wordt ingekocht met een neutraal of positief effect op het klimaat door sturing op CO2 – reductie en producten met geen of een lagere klimaat- en energiebelasting. 2. Circulair inkopen Zo weinig mogelijk waardevermindering van grondstoffen. Producten worden aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal ingezet. Bij inkoop wordt rekening gehouden met de aard van de materialen en grondstoffen die worden gebruikt en met de wijze waarop de winning, de productie en het (her)gebruik plaatsvindt.

14

3. Biobased inkopen Het uitgangspunt is om producten in te kopen die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen. Kansrijke productgroepen zijn, naast energie, facilitaire productgroepen zoals bouwmaterialen, wegwerpbekers, schoonmaakmiddelen en meubilair. 4.

MKB-vriendelijk inkopen Het verbeteren van de toegang van het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) is één van de doelstellingen van de Aanbestedingswet 2012. Het MKB wordt als de motor van innovatie beschouwd maar is minder goed in staat om te gaan met tijdrovende, complexe en langdurige aanbestedingsprocedures. De belangrijkste belemmeringen voor het MKB zijn de gestelde eisen, de omvang van de opdracht, de gekozen procedure en de transactiekosten van de opdracht. De Aanbestedingswet biedt mogelijkheden om aanbestedingen toegankelijk(er) te maken voor het MKB.

5.

Innovatiegericht inkopen. Met innovatiegericht inkopen worden marktpartijen gestimuleerd om met innovatieve en unieke oplossingen te komen. Deze innovatieve oplossingen richten zich op het goedkoper, duurzamer, sneller, betrouwbaarder of veiliger uitvoeren van publieke taken. Innovatiegericht inkopen kan op twee manieren: de overheid kan doelgericht het bedrijfsleven uitdagen een innovatieve oplossing te ontwikkelen voor haar probleem of zij kan ruimte bieden aan marktpartijen om een ontwikkelde innovatieve oplossing aan te bieden.

6. Social Retun On Investment (SROI) SROI is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De overheid kan bij het verstrekken van opdrachten, de opdrachtnemer stimuleren of verplichten om kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te stimuleren of verplichten om kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken bij de uitvoering van de opdracht. Vaak wordt SROI toegepast in de vorm van een contractbepaling. De inschrijvers verplichten zich dan om een bepaald percentage (bijvoorbeeld 5%) van (bijvoorbeeld) de loonsom van een opdracht aan te wenden om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. Andere mogelijkheden zijn: het stellen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden of het voorbehouden van een opdracht aan Sociale Werkvoorziening-bedrijven. Bij toepassing van SROI worden afspraken gemaakt met de opdrachtnemer over het creëren van extra arbeidsplaatsen, werkervaringsplekken of stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Social return is in principe mogelijk bij alle inkoopprocedures onder en boven de Europese aanbestedingsdrempel. Over het algemeen lenen diensten en werken zich beter voor social return dan leveringen vanwege de lage arbeidscomponent van deze laatste. Steeds moet worden beoordeeld of social return bij een specifieke aanbesteding proportioneel en toepasbaar is.

In een aantal gevallen is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen:  als door social return daadwerkelijk verdringing van bestaande banen zou optreden;

15

  

als er door de aard van het werk geen geschikt aanbod op de regionale arbeidsmarkt voorhanden is (ter beoordeling van gemeente/UWV); als het door lokale en regionale arbeidsmarktkenmerken niet mogelijk is om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen (ter beoordeling gemeente/UWV); als toepassing social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt.

7. Internationale sociale voorwaarden De internationale sociale voorwaarden richten zich op het bevorderen van de internationale arbeidsnormen zoals het tegengaan van dwangarbeid, slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Het toepassen van deze voorwaarden bij inkoop van leveringen, diensten en werken draagt bij aan het uitbannen van misstanden in de inkoopketen.

Thema’s MVI 4.4.1

Manifest MVI – Actieplan 2020 - 2022

Uit het Coalitieakkoord 2018-2022 (“Samen op weg naar een duurzaam Maasgouw”) volgt dat de gemeente Maasgouw een actieve bijdrage wil leveren aan een schone, veilige en duurzame leefomgeving. Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen een centrale plaats te geven in het inkoopproces wordt duurzaamheid een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeente. In dat verband is aangesloten bij het Manifest MVI. Het Manifest MVI is een initiatief van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. In dit Manifest spreken overheidspartijen (ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen) af om werk te maken van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in de eigen organisatie, waarbij zij verder gaan dan de toepassing van de minimumeisen. De deelnemers aan het Manifest bepalen zelf hun doelstellingen op basis van hun eigen ambities. Zij leggen deze ambities en doelstellingen vast in een actieplan. De gemeente Maasgouw neemt deel aan het Manifest en heeft in verband daarmee het “Actieplan 2020 – 2022” vastgesteld. In het Actieplan komen de volgende onderwerpen aan de orde:      

stand van zaken per 2020; welke doelen worden gesteld en welke acties worden uitgevoerd om de doelen te bereiken; hoe worden de doelstellingen concreet gemaakt; hoe wordt MVI binnen de organisatie verankerd; hoe worden de rollen en verantwoordelijkheden ter borging van de uitvoering van het actieplan verdeeld; hoe wordt het Actieplan geëvalueerd.

Het Actieplan MVI wordt tweejaarlijks – bij voorkeur gelijktijdig met het inkoop- en aanbestedingsbeleid – geëvalueerd.

16

5.

Gratis werken / leveringen / diensten

Indien een leverancier een gratis werk, levering of dienst aanbiedt – al dan niet in het kader van de uitvoering van een opdracht - zal de gemeente daar zeer zorgvuldig en terughoudend mee omgaan. Uit het oogpunt van integriteit zal bij de overwegingen om een gratis product al dan niet te aanvaarden worden overwogen of en in hoeverre een derde partij daardoor benadeeld zou kunnen worden en in hoeverre een tegenprestatie – in welke vorm dan ook – van de gemeente wordt verwacht.

17

5 5.1

Inkoopproces Algemeen

In paragraaf 2.1 is een figuur opgenomen waarin het inkoopproces in zeven fasen is verdeeld: 1. Inventariseren 2. Specificeren 3. Selecteren 4. Contracteren 5. Bestellen 6. Bewaken 7. Nazorg In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de fasen 1 tot en met 4. Het inkoopproces begint met fase 1, waarin de hele voorbereiding op de inkoop plaats vindt. Hier worden de belangrijkste keuzes van het inkoopproces gemaakt. Fasen 2 tot en met 4 omvatten het eigenlijke aanbestedingsproces. Het begint met het opstellen van de specificaties en de overige informatie in het aanbestedingsdocument. Het aanbestedingsproces eindigt met de totstandkoming van een contract met één van de inschrijvers die aan de procedure heeft deelgenomen. Het gaat dan om de inschrijver wiens inschrijving als beste uit de bus is gekomen. Het hele proces is erop gericht om datgene te kopen waar behoefte aan bestaat, bij de meest geschikte contractpartner die de beste oplossing en de beste condities biedt. Voor elke stap geldt dat de aanbesteder één of meer beslissingen moet nemen die hem dichter bij de juiste behoeftestelling en de juiste contractspartner met de gewenste oplossing brengen. Een belangrijk aandachtspunt moet hier worden vermeld. Iedere inkoop en aanbesteding is uniek.

Voor elke situatie gelden specifieke eisen, wensen, behoeften en omstandigheden waar over nagedacht moet worden, zowel inhoudelijk als procesmatig. Een nieuwe inkoop-/ aanbestedingstraject is geen kopie van het vorige of een (schijnbaar) soortgelijk traject.

5.2

Inventariseren

Deze fase is de belangrijkste van het hele inkoop- en aanbestedingsproces. Bij het inventariseren – ook wel voorbereiden genoemd – wordt onderzocht en vastgesteld wat de werkelijke behoefte is en hoe de markt hierop kan inspelen. Hier worden belangrijke en fundamentele keuzes gemaakt, zoals: wat willen we inkopen, hoe willen we contracteren (wat doet de leverancier, wat doet de gemeente), hoe gaan we de markt benaderen. De inkoopstrategie wordt hier bepaald. In deze fase is het vaak belangrijk om verder te kijken dan de voor de hand liggende mogelijkheden en te beoordelen of de gemeente wellicht iets heel anders wil. In deze fase wordt de meeste invloed op het uiteindelijke inkoopresultaat uitgeoefend. Keuzes die hier worden gemaakt zijn bepalend voor de volgende fasen en het resultaat van het inkoopproces. In de figuur op de volgende pagina wordt dat weergegeven. Deze inkoopfase kan een ingewikkelde zijn, zeker bij een complexe inkoopvraag. De organisatie moet met een open en kritische blik naar haar inkoopbehoefte en -strategie kunnen en durven kijken. Veelal is dit een spel waarin meerdere disciplines betrokken kunnen zijn: inhoudelijk deskundigen, inkoop-/aanbestedingsdeskundigen, juristen, financieel experts, enz. Ook voor eenvoudige inkooptrajecten loont het de moeite om goed na te denken over het te voeren inkooptraject.

Dit hoeft niet veel tijd te kosten en het zal altijd tijd zijn, die later wordt terug verdiend.

18

De behoefte om een werk, dienst of levering in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van de gemeente, dan wel ter uitvoering van bestuurlijke besluiten. Uitgangspunt is dat er voor elke uitgave (van tevoren) financiële dekking is. In uitzonderlijke gevallen kan door het college van dat uitgangspunt worden afgeweken (aanbesteden onder voorbehoud), mits dat degelijk wordt onderbouwd en heel duidelijk in het bestek wordt aangegeven, zodat potentiële inschrijvers daarvan op de hoogte zijn. Dit aanbesteden onder voorbehoud moet tot een absoluut minimum worden beperkt. De inschrijvers moeten veel tijd en geld steken in het maken van hun inschrijvingen, dat mag niet onderschat worden. Van de gemeente mag verwacht worden dat ze daar zorgvuldig mee omgaat en ondernemers niet nodeloos kosten laat maken. Marktconsultatie Er kunnen inkoopsituaties bestaan waarbij het gewenst en/of zinvol is om vooraf met een aantal marktpartijen de behoeften en mogelijkheden te bespreken. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen indien de gemeente iets wil inkopen waar het weinig of geen ervaring mee heeft, of de gemeente wil informatie over een nieuwe (technische) ontwikkeling. Een marktconsultatie helpt de gemeente in het beter inventariseren van de specifieke wensen en deze beter af te stemmen op de marktmogelijkheden. Het leidt tot doelmatiger inkopen.

Het in een voortraject met potentiële leveranciers spreken is toegestaan onder de volgende voorwaarden:  de leverancier krijgt geen kennisvoorsprong ten opzichte van eventuele andere leveranciers. In de latere aanbesteding mag geen ongelijkheid tussen leveranciers ontstaan. Dit betekent dat alle kennis die met de leverancier wordt gedeeld, ook aan andere leveranciers beschikbaar wordt gesteld  het gesprek in het voortraject mag er niet toe leiden dat de uiteindelijke vraagspecificatie toegeschreven is naar de mogelijkheden of producten van de leverancier  de leverancier mag geen voorsprong in tijd krijgen. Als de aanbesteding wordt uitgeschreven krijgen alle deelnemende leveranciers een bepaalde tijd om een inschrijving op te stellen. Er moet voor worden gewaakt dat de leverancier die in de marktconsultatie is geraadpleegd, feitelijk meer tijd krijgt om zijn aanbieding te maken. Deze spelregels kunnen worden samengevat tot: er mag geen ongelijkheid tussen leveranciers ontstaan. Dit wordt ook wel aangeduid als dat er een “level playing field” moet zijn. Keuze aanbestedingsprocedure Een relevante stap in de voorbereidingsfase is de keuze van de aanbestedingsvorm: welke procedure wordt gevolgd. In het volgende hoofdstuk zijn de criteria opgenomen, die bij het maken van die

19

keuze een rol spelen. De primaire insteek daarbij is de waarde van de opdracht. In paragraaf 6.4.1 is een tabel opgenomen die als uitgangspunt voor de keuze van de aanbestedingsprocedure geldt. Behalve de waarde van de opdracht zijn ook nog andere aspecten van belang in de procedurekeuze.

5.3

Specificeren

Een specificatie is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product (de dienst, de levering of het werk) moet voldoen. Naast deze productspecificatie wordt hier ook omschreven hoe de aanbesteding verloopt, oftewel hoe de aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd. Met de specificaties en de procedurebeschrijving wordt een aanbestedingsdocument– ook wel bestek genoemd – opgesteld. Dit document vormt voor de deelnemers aan de aanbestedingsprocedure de basis voor hun inschrijvingen. Afhankelijk van het detailniveau waarop de eisen in het bestek zijn omschreven zal er voor de deelnemers meer dan wel minder oplossingsvrijheid bestaan. 5.3.1

Aanbestedingsdocument Een aanbestedingsdocument (bestek, offerteaanvraag) bestaat in principe uit de volgende onderdelen: 1. aanbestedingsprocedure 2. technische beschrijving 3. geschiktheid 4. inschrijving 5. gunning Ieder aanbestedingsdocument is uniek en vereist zijn eigen unieke aandacht. Elke aanbesteding heeft immers zijn specifieke kenmerken en eisen. Een aanbestedingsdocument is nooit zomaar knip- en plakwerk van een andere of vorige aanbesteding. In de Inkooptool is een sjabloon voor een aanbestedingsdocument opgenomen: een gestandaardiseerde structuur voor een aanbestedingsdocument dat als uitgangspunt kan dienen voor elke aanbesteding. Het invullen van het aanbestedingsdocument vereist enerzijds kennis van zaken van het in te kopen product, anderzijds van het aanbestedingsproces.

5.3.1.1 Aanbestedingsprocedure In dit onderdeel van het aanbestedingsdocument wordt omschreven hoe de aanbestedingsprocedure verloopt, zoals:  de te hanteren procedure  een eenduidige tijdsplanning van de aanbesteding, inclusief deadlines  spelregels die op de aanbesteding van toepassing zijn. 5.3.1.2 Technische beschrijving De technische beschrijving kan zeer gedetailleerd en inhoudelijk zijn of alleen in de vorm van een functionele omschrijving zijn opgesteld:  inhoudelijk het bestek geeft een volledig omschrijving van het gewenste product en wel zodanig dat het resultaat getoetst kan worden aan de gestelde eisen. Een leverancier levert datgene wat volledig is omschreven. In bepaalde gevallen heeft een leverancier een (beperkte) mogelijkheid om (alternatieve) oplossingen aan te dragen.

20



functioneel er wordt omschreven welke functie het in te kopen product moet hebben, maar niet hoe dat technisch kan worden vorm gegeven. Een leverancier heeft de vrijheid om zelf een technische oplossing te bedenken, zolang die maar past binnen de functionele eisen.

Bij het opstellen van het bestek wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:  het resultaat moet duidelijk worden gespecificeerd (inhoudelijk of functioneel);  het resultaat moet worden opgesteld met objectieve eisen en wensen;  er mag geen gebruik worden gemaakt van verwijzing naar merken, octrooien of typen of naar een bepaalde oorsprong of herkomst. In de gevallen waarin een dergelijke verwijzing onvermijdelijk is moet aan de verwijzing worden toegevoegd “of daarmee overeenstemmend”;  in geval van een Europese aanbesteding moet worden verwezen naar Europese normen. Indien deze niet bestaan wordt bij voorkeur verwezen naar internationaal aanvaarde normen. 5.3.1.3 Geschiktheid In het aanbestedingsdocument worden veelal ook eisen over de geschiktheid van de leverancier opgenomen. Dit zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver, zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening, moet voldoen. De geschiktheidseisen zijn voor alle gegadigden gelijk en worden ook op gelijke wijze toegepast. Geschiktheidseisen worden op twee niveaus, en voor sommige aanbestedingen op drie niveaus, gesteld: a. uitsluitingsgronden b. minimumeisen c. selectiecriteria, voor niet-openbare aanbestedingsprocedures Deze drie soorten geschiktheidseisen worden hieronder inhoudelijk verder toegelicht.

Als er geschiktheidseisen worden gesteld moet dat altijd plaatsvinden door het toepassen van een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA, de vervanger van de Eigen Verklaring). Het UEA is een formulier waarop een leverancier met ja of nee aangeeft of hij voldoet aan de geschiktheidseisen. Alle geschiktheidseisen moeten proportioneel zijn: ze moeten in relatie tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht staan, en passen bij de aanbestedingsprocedure. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen moet terughoudend met geschiktheidseisen worden omgegaan: ze mogen alleen worden gesteld als op geen andere wijze voldoende zekerheid over de geschiktheid van de uit te nodigen leveranciers kan worden verkregen. Als ze worden toegepast moet dit in het aanbestedingsdocument beargumenteerd worden (“comply or explain”). Ad a. Uitsluitingsgronden Voor Europese aanbestedingen bestaan dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Dwingende uitsluitingsgronden moeten worden toegepast op alle Europese aanbestedingen en op alle aanbestedingen waarbij het ARW 2016 wordt toegepast.

Een aanbestedende dienst moet een onderneming dus uitsluiten als deze in de afgelopen vijf jaar onherroepelijk is veroordeeld voor een van de volgende strafrechtelijke delicten:  deelneming criminele organisatie  omkoping  fraude  witwassen geld  terroristische misdrijven  kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel.

21

Voor nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn er alleen facultatieve uitsluitingsgronden. De aanbestedende dienst kan ervoor kiezen de verplichte uitsluitingsgronden toe te passen. Facultatieve uitsluitingsgronden worden alleen toegepast als deze relevant voor de opdracht zijn. Artikelen 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet omschrijven de uitsluitingsgronden. Facultatieve uitsluitingsgronden kunnen van toepassing worden verklaard. Deze uitsluitingsgronden kunnen worden toegepast bij schendingen tot drie jaar terug. De facultatieve uitsluitingsgronden zijn:  schendingen op het gebied van milieu-, sociaal- en arbeidsrecht;  slechte financiële situatie, bijvoorbeeld faillissement of liquidatie;  ernstige fout in de beroepsuitoefening;  overtreding van de mededinging  belangenconflict in de zin van artikel 1.10 Aanbestedingswet;  vervalsing mededinging wegens betrokkenheid bij de voorbereiding;  aanzienlijke tekortkomingen bij eerdere opdrachten;  valse verklaringen;  onrechtmatige beïnvloeding;  niet voldaan aan het betalen van belastingen en/of sociale verzekeringspremies. Deze opsomming is niet limitatief: een aanbestedende dienst kan andere uitsluitingsgronden in het aanbestedingsdocument opnemen mits deze proportioneel zijn.

Niet-Europese aanbestedingen Alle hierboven genoemde uitsluitingsgronden zijn facultatief voor nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Algemeen Bij elke opdracht moet worden afgewogen of en welke uitsluitingsgronden worden toegepast. Indien uitsluitingsgronden worden toegepast moeten deze worden uitgevraagd met de UEA. Bewijsstukken waarmee de inschrijver kan aantonen dat de UEA naar waarheid is ingevuld mogen in principe alleen worden opgevraagd bij de winnende inschrijver, dus na voorgenomen gunning. Bij een niet-openbare aanbestedingsprocedure mogen de bewijsstukken aan de geselecteerde gegadigden worden gevraagd. Welke bewijsstukken mogen worden gevraagd is voorgeschreven:  Gedragsverklaring Aanbesteden: met een door de minister van Justitie afgegeven Gedragsverklaring Aanbesteden (niet ouder dan 12 maanden), kan de ondernemer aantonen dat er in de voorafgaande 4 jaar geen onherroepelijke veroordelingen zijn geweest;  uittreksel Kamer van Koophandel: daarmee kan een bedrijf aantonen dat het niet failliet is of in surseance verkeert.  verklaring belastingdienst: het bedrijf heeft sociale premies en belasting betaald. De onderneming krijgt in de regel acht kalenderdagen om de bewijsstukken te verstrekken. In bepaalde gevallen kan de gemeente besluiten aanvullend onderzoek te doen (zie paragraaf 4.3.1).

Indien uit de bewijsstukken blijkt dat de inschrijver niet voldoet aan de gestelde eisen of indien de bewijsstukken niet (tijdig) worden ingeleverd, dan is de inschrijving ongeldig en wordt de inschrijver alsnog uitgesloten van deelname (deze sanctie dient het bestek te vermelden). Uitsluiting van deelname vindt niet plaats als het gebrek eenvoudig is te herstellen. Als een van de verplichte uitsluitingsgronden van toepassing is, wordt de inschrijver uitgesloten van deelname. Als een van de facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing is, kan de gemeente eventueel advies inwinnen bij het Bureau BIBOB (zie paragraaf 4.3.1). Ad b. Minimumeisen Met de minimumeisen wordt aangegeven wanneer een leverancier in principe geschikt is om deze opdracht uit voeren. Op twee aspecten mogen minimumeisen worden gesteld:

22

 

financieel-economische draagkracht; technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid.

Deze eisen worden hieronder toegelicht. Ook de minimumeisen worden in de UEA opgenomen. Tevens dient daarbij te worden aangegeven of en welke bewijsstukken door de aanbesteder opgevraagd kunnen worden. In principe krijgt een leverancier acht dagen om de bewijsstukken te verstrekken. Als niet wordt voldaan aan de minimumeisen wordt de leverancier van verdere deelname aan de procedure uitgesloten. Financieel-economische eisen Er kunnen geschiktheidseisen op financieel-economisch gebied worden gesteld. Daarmee verkrijgt de gemeente meer zekerheid dat de onderneming financieel sterk genoeg is om de opdracht goed en volledig uit te voeren. De Aanbestedingswet biedt verschillende (beperkte) mogelijkheden voor het stellen van deze geschiktheidseisen (artikelen 2.90 en 2.91 van de wet). Omzeteisen mogen in principe niet worden gesteld, tenzij de gemeente kan beargumenteren dat dit wél noodzakelijk is. Die argumentatie moet dan in het aanbestedingsdocument zijn opgenomen. Als wel omzeteisen worden gesteld, mogen deze nooit hoger zijn dan drie maal de geraamde waarde van de opdracht; bij eenvoudige opdrachten dient dit nog lager te zijn. Technische – en beroepsbekwaamheid Met eisen op het gebied van beroepsbekwaamheid wil de aanbesteder borgen dat de leverancier in staat is om de opdracht op een inhoudelijk goede wijze uit te voeren.

De gestelde geschiktheidseisen moeten wel steeds verband houden met het onderwerp van de opdracht, met andere woorden: ze moeten proportioneel zijn. Op onder andere de volgende aspecten kunnen eisen worden gesteld. 1. Beroepsbevoegdheid De aanbestedende dienst kan verlangen dat de ondernemer aantoont dat hij staat ingeschreven in het beroepsregister of het handelsregister of indien van toepassing beschikt over een bijzondere vergunning (art. 2.98 Aanbestedingswet). 2. Referenties De bekwaamheid van de inschrijver wordt vaak aan de hand van referenties, diploma’s, certificeringen, etc. getoetst. Referenties hebben betrekking op een of meer recent uitgevoerde opdrachten, waarbij de gemeente eventueel informatie kan inwinnen bij opdrachtgevers. De insteek hierbij is dat wordt beoordeeld welke kerncompetenties noodzakelijk zijn, en dat voor die kerncompetenties naar referenties wordt gevraagd. Het gaat dan niet om één of een aantal allesomvattende referenties, maar om referenties per kerncompetentie. Per kerncompetentie wordt één referentie gevraagd. Het is van belang dat in het bestek duidelijk wordt omschreven waaraan het referentieproject moet voldoen om discussie met de inschrijver te voorkomen. Daarnaast moet het begrip “recent” worden ingevuld:  voor werken: in de afgelopen 5 jaar  voor diensten en leveringen: in de afgelopen 3 jaar.  Indien noodzakelijk: langer 3.

Certificaten Bij certificeringen is, gelet op het beginsel van non-discriminatie, een aandachtspunt om in het bestek bij de omschrijving van een certificaat (bijv. ISO 9001) toe te voegen de zinsnede “of gelijkwaardig”. Wel mag de eis worden gesteld dat dit certificaat is afgegeven door een accreditatieinstelling.

23

Ad c. Selectiecriteria Selectiecriteria worden toegepast bij niet-openbare aanbestedingsprocedures. Selectiecriteria zijn geen ja/nee eisen: middels scores wordt aangegeven in welke mate een inschrijver aan het criterium voldoet. Ze zijn bedoeld om een ranglijst van gegadigden bij een procedure met voorselectie te kunnen maken, op basis waarvan alleen de beste inschrijvers worden uitgenodigd voor het vervolg van de procedure. De beoordeling moet op een transparante en objectieve wijze plaatsvinden. Selectiecriteria kunnen betrekking op soortgelijke aspecten als waar minimumeisen op worden gesteld. 5.3.1.4 Inschrijving In dit deel van het aanbestedingsdocument wordt omschreven waar de inschrijving uit moet bestaan en eventueel hoe de inschrijving moet worden ingedeeld. Het is relevant om dit goed en volledig te doen, zodat inschrijvers precies en duidelijk weten welke informatie ingediend moet worden. Zowel inschrijvers als gemeente hebben er baat bij als hier geen misverstanden over bestaan. De opsomming dient aan te sluiten bij de gunningcriteria: het dient voor de inschrijvers duidelijk te zijn welke informatie zij moeten aanleveren, zodat gunning op een transparante en objectieve wijze kan plaatsvinden. 5.3.1.5 Gunning De gunningcriteria bepalen op welke wijze de opdracht wordt gegund. Ze mogen niet verward worden met de geschiktheidseisen en selectiecriteria.

Geschiktheidseisen en selectiecriteria hebben uitsluitend betrekking op de inschrijver (dus het bedrijf), gunningscriteria uitsluitend op de inschrijving (dus op datgene dat wordt aangeboden).  Criteria In het aanbestedingsdocument moet het gunningcriterium worden benoemd. Er is een keuze uit drie criteria:  de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV)  de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit  de laagste prijs. De overkoepelende term voor deze drie criteria is Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) De Aanbestedingswet schrijft voor dat een aanbestedende dienst bij de gunning van opdrachten boven de Europese drempel (en bij de toepassing van het ARW 2016 onder de drempel) in beginsel kiest voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding (Beste PKV). De Gids Proportionaliteit gaat ook uit van gunning op basis van Beste PKV. Het toepassen van de andere twee criteria mag alleen als deze keuze in de aanbestedingsstukken wordt gemotiveerd.  Beste PKV Bij Beste PKV worden naast prijsaspecten ook kwaliteitsaspecten meegewogen. De aanbestedende dienst bepaalt wat de verlangde minimumkwaliteit is en legt die vast in harde, controleerbare minimumeisen. Daarnaast worden de aanvullende eisen bepaald, die worden vastgelegd in subgunningscriteria. Beide worden vastgelegd in het bestek/de opdrachtbeschrijving.